Conceptos Generales de la Gerencia de

Proyectos

1
 ¿Es esto aceptable?
84% de los proyectos de
86% termina por encima del presupuesto infraestructura no terminan a
tiempo

82% tiene órdenes de cambio

Fuente: Estudio realizado a 35 firmas de construcción en Estados Unidos con proyectos de mas de US$100 millones
Reflexión

¿Porqué fracasan los proyectos?

“Si haces lo que siempre has hecho, obtendrás lo que siempre has conseguido”….Tony Robbins

Exponga (en orden de importancia) 5

razones por las cuales fracasan los proyectos
Definición de Gerencia
de Proyectos
La Gerencia de Proyectos es la aplicación de técnicas, herramientas
y procedimientos en la planificación, la dirección, la coordinación, y
el control de metas preestablecidas de alcance, tiempo, calidad,
del proyecto en cuestión (1)

1) Tomado de Proyectos . German Arboleda Vélez. Capítulo 18, Pág 449.

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 5

PMI (Project Management
Institute)

Institución internacional
Buenas prácticas para la gerencia de proyectos
Mejoramiento continuo

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 6

¿En que consiste la metodología
del PMI®?
La aplicación del conocimiento, de las
habilidades, y de las técnicas para
ejecutar los proyectos en forma
eficiente y efectiva se conoce como
Temporal Dirección de Proyectos

La Guía del PMBOK®— Quinta

Proyecto Edición es un estándar contiene
las prácticas fundamentales que
deben tener todos los directores
de proyectos para lograr altos
niveles de excelencia en los
Único proyectos. Le da a los directores
de proyectos las herramientas
esenciales para realizar la
dirección de proyectos y entregar
resultados a las organizaciones.
¿En que consiste la metodología del
PMI®?
Grupos de proceso Áreas de conocimiento El enfoque PMI® para la
gerencia de proyectos
Iniciación Gestión de la integración
considera la interacción de los
5 grupos de procesos y el
Planificación Gestión del alcance
manejo de 10 áreas de
Ejecución Gestión del cronograma
conocimiento, resultando en
Seguimiento y control Gestión de los costos 49 procesos para la dirección
Cierre Gestión de la calidad de proyectos.
Gestión de los recursos
Gestión de las
comunicaciones
Gestión de los riesgos
Gestión de las
adquisiciones
Gestión de los
interesados
¿En que consiste la metodología
del PMI ?
®

Grupos de Proceso de
la Metodología del
PMI®
¿Qué se hace durante el…Inicio, la planeación
y la ejecución del proyecto?
Inicio
• Seleccionar al Director del
Proyecto.
• Dividir el proyecto en fases.
• Identificar a los interesados
y determinar su influencia,
expectativa e impacto.
• Determinar los requisitos,
restricciones, supuestos y
riesgos de alto nivel.
• Familiarizarse con la cultura
de la compañía y sus
procesos.
• Determinar la organización
inicial del proyecto.
• Finalizar el acta de
constitución del proyecto.
Planeación Ejecución
• Planificar como gestionarás el • Implementar el plan.
proyecto. • Completar los paquetes de
• Detallar los requisitos. trabajo.
• Describir los entregables del • Recolectar y documentar las
proyecto. lecciones aprendidas.
• Definir el cronograma y • Evaluar al equipo.
presupuesto del proyecto. • Implementar los cambios
• Crear una versión preliminar de aprobados.
los documentos de adquisición. • Producir los informes del
• Definir el equipo del proyecto. proyecto.
• Diseñar la EDT. • Llevar a cabo las reuniones con
• Estimar los requisitos de reglas.
recursos. • Realizar actividades de
• Definir estándares de calidad. formación de equipos.
• Planificar el manejo de las • Prevenir los problemas.
comunicaciones • Seguir los procesos.
Durante el ….Seguimiento y control,
Cierre…¿Qué se lleva a cabo?
Monitoreo y Control Cierre
• Medir el desempeño de • Confirmar que los requisitos del
acuerdo con el plan. proyecto han sido alcanzados.
• Definir y analizar las • Obtener la aceptación formal
variaciones. del cliente.
• Recomendar cambios y decidir • Verificar que se cumpla con el
acerca de estos. criterio de finalización del
• Gestionar la configuración. proyecto, establecido
• Controlar las líneas base. previamente.
• Realizar inspecciones a las • Realizar los pagos finales.
adquisiciones. • Documentar las lecciones
• Identificar la causa raíz de los aprendidas finales.
problemas. • Actualizar los registros del
• Gestionar reservas de tiempo y proyecto.
costo. • Completar el cierre de las
• Reanalizar los riesgos. adquisiciones.
¿En que consiste la metodología
del PMI ?
®
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y ÁREAS DE
CONOCIMIENTO
13
Algunos conceptos….
Operaciones vs Proyectos
• Son trabajos repetitivos que se
ejecutan en el tiempo y
Operaciones proporcionan un bien o servicio
constante
• Soportan la organización

• Se terminan cuando el objetivo se

alcanza
Proyectos • Entregable único

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 14

Proyecto – Programa -
Portafolio
Un proyecto
tiene comienzo y
fin, es TEMPORAL.
Portafolio: Conjunto de
Crean un proyectos, programas y
otros trabajos no
producto, servicio necesariamente
interdependientes que se
o resultado agrupan para facilitar su
control, optimizar recursos
UNICO. y reducir riesgos.
Programa: Grupo de
proyectos
Se elaboran interrelacionados entre si.
Los programas alinean
múltiples proyectos ara
gradual y optimizar costos y lograr
objetivos globales.
progresivamente.

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 15

 Definiciones básicas
Proyecto
Programa
Portafolio Planificación
estratégica
PMO
Portafolio

Programa 1 Programa 2

Proyecto Proyecto

Proyecto Proyecto Proyecto

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE

PROYECTOS.
16
PMO: Project Management Office
La PMO (Project Management Office) Es un departamento que centraliza y estandariza la gestión de
proyectos, facilitando la distribución de los recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Algunas funciones de la PMO:

Tipos de PMO:
Existen diferentes tipos de estructuras de PMO, cada
una varía del control y la influencia que ejerza sobre
los proyectos:
1. De apoyo: el suministro de plantillas, mejores
prácticas, la formación, el acceso a la
información y las lecciones aprendidas de otros
proyectos. El grado de control proporcionado
por el PMO es bajo.
2. Control: Proporcionan apoyo y exigen el
cumplimiento a través de diversos medios. El
grado de control proporcionado por el PMO es
moderado.
3. Directiva: Toma el control de los proyectos
directamente. El grado de control
proporcionado por el PMO es alta
• Gestionar las interdependencias entre los proyectos,
programas y portafolios.
• Integrar la información de todos los proyectos para evaluar si
la organización está cumpliendo con sus objetivos
estratégicos.
• Ayudar a proporcionar recursos.
• Recomendar la terminación de los proyectos, cuando
corresponda.
• Dar seguimiento al cumplimiento de los procesos de la
organización.
• Ayudar a recabar las lecciones aprendidas y hacerlas
disponibles para otros proyectos.
• Proporcionar plantillas (ejemplo: para las estructuras de
desglose del trabajo o los planes de gestión de las
comunicaciones).
• Proveer comunicación centralizada acerca de los proyectos.
• Estar involucrada de manera más activa durante la iniciación
del proyecto que en las fases siguientes del proyecto.
• Ser parte del comité de control de cambios.
• Priorizar proyectos.

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 17

PMO: Project Management Office

¿Tengo una PMO en mi organización? Si no

es así, ¿sería conveniente tenerla? Si usted
fuese el responsable de justificar ante la
alta dirección la creación de una PMO,
exponga 5 razones para convencerla.

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 18

Tipos de organización
La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa, lo que puede
afectar a la disponibilidad de recursos e influir en cómo se llevan a cabo los proyectos.
Los tipos pueden ser: Funcional, Proyectizada y Matricial

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 19

Tipos de estructura organizacional
Funcional
• Es la forma más común de organización.
• Se agrupan por áreas de trabajo (producción,
contabilidad, mercadeo, mantenimiento, etc.)
• Los proyectos ocurren en un solo
departamento.
• Si se necesita información de otro
departamento, la solicitud se le transmite al
jefe de ese departamento.
Proyectizada
• La empresa está organizada por
proyectos.
• Se asigna el personal y se reporta a un
director de proyectos.
• Los miembros del equipo no tienen donde
regresar una vez finaliza el proyecto.
Tipos de estructura organizacional

Matricial • Los miembros del equipo tienen dos

jefes.
• La comunicación pasa de los miembros
del equipo a ambos jefes.
• Los miembros del equipo realizan el
trabajo del proyecto, además de su
trabajo normal.
• En una organización matricial fuerte, el
poder recae en el director del proyecto.
En una matricial débil, el poder recae en
un gerente funcional, mientras que el
poder del director del proyecto es
comparable con el de un coordinador o
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de expedidor. En una organización matricial
cada tipo de estructura? equilibrada, el poder es compartido
¿En que tipo de estructura se encuentra entre el gerente funcional y el director
mi organización? del proyecto.
Ciclo de vida de un proyecto
Es el progreso del proyecto a través de diferentes etapas. Lo que necesitas hacer para
producir los entregables del proyecto. Puede ser impulsado por un plan o impulsado por
los cambios

El ciclo de vida define las fases que el proyecto tendrá y

conectará el principio con el fin.
Las fases ayudan a organizar el proyecto.
Al subir el número de fases aumenta el control, pero
pueden aumentar el tiempo y el costo.
Las fases son definidas con el fin de disminuir la
incertidumbre.
La fase finaliza con los entregables. Se puede empezar
una fase sin terminar la anterior asumiendo el riesgo de
manera controlada: FAST TRACKING
Las fases son:
◦ Son secuenciales, definen un control técnico eficiente.
◦ Disminuyen la incertidumbre con el paso del tiempo
◦ Son generalmente aceptadas en todos los tipos de
proyectos

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 22

Los costos del proyecto

Costo del proyecto Vs.

Tiempo
Tomado del PMBOK. Pág 39. Figure 2-8. typical cost
and Staffing Levels Across a Generic Project Life cycle
Structure

Costo de los cambios Vs

Tiempo
Tomado del PMBOK. Pág 40. Figure 2-9. Impact of
Variable Based on Project time

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 23

Los Interesados…

• Los interesados son personas u organizaciones

cuyos intereses pueden verse afectados de
forma positiva o negativa por el proyecto o su
producto.
• Las personas o los grupos que podrían ejercer
influencia positiva o negativa sobre el proyecto,
pero que de otra forma no serían considerados
parte del proyecto también se consideran
interesados.
• Debes mantenerlos informados, pedirles sus
opiniones y trabajar para satisfacer sus
necesidades y expectativas
• El gerente del proyecto debe gestionar las Haz una lista de todos los
influencias de los diferentes grupos de interés INTERESADOS en tu proyecto
del proyecto para asegurar un resultado
exitoso

CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 24