Profesor: Alumna:

Ing. Margareth Galindo T.S.U. Sibila Alejandra

C:I: 19364802
T4-F4 MM02

El tigre 20 de abril de 2020

La comunicación en la organización:

Es la esencia de su buen funcionamiento y la garantía del cumplimiento de los

objetivos y metas establecidas, ayuda a coordinar y a controlar las responsabilidades
en los funcionarios que la integran y lo más importante ayuda a fomentar el buen
ambiente laboral.

Si la organización es una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:

 Operacionales: Se refiere a tareas u operaciones.

 Reglamentarios: Ordenes e instrucciones.
 Mantenimiento: Relaciones públicas, captación y publicidad.

Importancia de la Comunicación en las Organizaciones:

Una buena comunicación es esencial para la eficacia de cualquier grupo u

organización, en cambio la mala comunicación es probablemente la causa más citada
de conflictos entre personas. La comunicación perfecta, se daría cuando un concepto
o idea se transmitiera en forma tal que la imagen mental del receptor fuese
exactamente la misma que concibió el emisor.

Tipos de comunicación en las organizaciones:

La comunicación en las organizaciones se puede dividir en dos grandes grupos:

1. Comunicación Interna:

Es la elaboración y difusión de mensajes que se hacen circular puertas adentro, se

refiere a la comunicación entre los miembros de la organización, en esta
comunicación es trascendental lo que sus miembros quieren decir y cómo quieren
decirlo, y de qué manera se transmite mejor el mensaje sabiendo que existe una
diferencia entre lo que se recibe y lo que se percibe, por lo que se hace de vital
importancia fomentar la participación y el compromiso de las personas que forman la
organización. Así es que se crean y mantienen los vínculos entre el personal, incluso
cuando no forman parte del mismo área o sede.

Dentro de este tipo de comunicación se pueden usar redes sociales, carteleras,

chats, e-mails, informes, folletos, eventos, reuniones, encuestas, discursos, circulares.

A su vez, la comunicación interna puede ser:

 Descendente: Cuando el mensaje se difunde desde los mandos más altos de la

compañía hasta alcanzar las bases.
 Ascendente: Cuando el mensaje lo difunden quienes ocupan la base de la
pirámide organizacional hacia quienes ocupan cargos superiores.
 Horizontal: Ambos al mismo nivel.
 Informal (rumores): De persona a persona sin atender niveles según los
deseos de éstas de compartir y relacionarse.

2. Comunicación Externa:

La componen todos los mensajes que se envían y reciben entre la organización y

su entorno. Reside en proyectar, promover y reforzar la imagen de la organización,
publicitar sus proyectos o actividades, saber a quienes nos dirigimos y conseguir la
participación e interacción de nuestros participantes, o lo que es lo mismo, dar a
conocer la organización a los demás.

Por entorno se puede entender tanto los proveedores como los clientes, la
competencia y hasta la sociedad en su conjunto.

En general, puertas afuera, la organización intenta persuadir al receptor y crear una

buena imagen de sí misma. Para eso se puede apelar a la publicidad, folletos, call
centers, oficinas, entre otras estrategias.
Funciones de la comunicación en las organizaciones:

Dentro de la comunicación de las organizaciones se pueden identificar diversas

funciones. Algunas de ellas son:

 Motivación: Si la organización quiere que sus colaboradores rindan mejor y

alcancen así los objetivos, la comunicación puede estar orientada en este
sentido. Por ejemplo, informándoles que si alcanzan cierto objetivo recibirán
una determinada compensación o beneficio.
 Información: Cuando se quiere poner al tanto al personal sobre algo, o
aclarar cierto rumor, la comunicación por medio de mails, carteles o
reuniones, pueden apuntar en esa dirección.
 Interacción: Por medio de reuniones, encuentros o redes sociales, por poner
algunos ejemplos, se puede apuntar a que los colaboradores interactúen entre
sí. Muchas veces es una buena manera de integrar al personal así como
también de generar cierta identidad y cofradía.
 Control: Muchas veces, desde Recursos Humanos se procede, por ejemplo, a
la elaboración de un reglamento o contrato que determina cómo deben
comportarse los empleados en determinadas ocasiones.
 Feedback: Muchas veces, la empresa quiere no solo enviar mensajes desde
las más altas jerarquías sino también que sean sus bases quienes reporten u
opinen sobre diferentes cuestiones. Las reuniones, redes sociales o encuestas
pueden ser una buena alternativa para ello.

Elementos de la comunicación en las organizaciones:

Como en cualquier tipo de comunicación, los elementos que la integran son los
siguientes:
  Emisor: Aquel miembro que se encarga de la elaboración y envío del
mensaje. En este caso podría ser, por ejemplo, el departamento de Recursos
Humanos, el líder de un área o los colaboradores de un sector.
 Receptor: Quien e interpreta el mensaje y pueden ser los mismos que los
actores mencionados previamente. Es que, en las organizaciones, es muy
común que los roles de emisor y receptor se alternen constantemente.
 Mensaje: El contenido que se quiere difundir.
 Codificación: Es el lenguaje por el cual se pueden expresar la información,
las intenciones, las ideas.
 Canal: Es el portador del mensaje como el teléfono, la computadora, etc. De
su selección adecuada depende en gran medida el cumplimiento del objetivo.
 Decodificación: Es la traducción realizada por el receptor.
 Retroalimentación: Es lo que permite al emisor saber si el receptor recibió o
no el mensaje.

Proceso de la Comunicación:

Para que haya comunicación se necesita una intención, manifestada como un

mensaje que va a transmitirse. Va de un origen (el emisor) a un receptor. El mensaje
se codifica (se convierte en una forma simbólica) y se transmite por obra de algún
medio (canal) al receptor, quien retraduce (decodifica) el mensaje enviado por el
emisor. El resultado es una transferencia de significados de una persona a otra. El
proceso de comunicación está compuesto por siete partes: La fuente de la
comunicación, codificación, mensaje, canal, decodificación, receptor y
retroalimentación.
La comunicación Interpersonal:

Está formada por la comunicación Oral, Escrita, y No Verbal.

 La Comunicación Oral: Es el principal medio de transmitir mensajes,

discursos, encuentros formales entre dos personas y discusión en grupo, su
ventaja es la velocidad y la retroalimentación.

La principal desventaja de esta comunicación es que cuantas más personas deban

transmitir el mensaje mayor es la posibilidad de que se distorsione.

 Comunicación Escrita: Está formada por memorandos, cartas, correo

electrónico, transmisiones de fax, publicaciones de las organizaciones, y
cualquier otro medio de transmitir por escrito palabras o símbolos, la
comunicación escrita está más meditada, es más lógica y clara.
 Comunicación No Verbal: Se define con una mirada, la entonación o el
énfasis que damos a las palabras, una sonrisa, un pliegue de seño, y un
movimiento provocativo del cuerpo comunica un significado.
Barreras de la comunicación:

Se entiende por barreras de la comunicación a los diferentes obstáculos o

dificultades que pueden presentarse durante el proceso comunicativo.

Tipos de barreras comunicativas:

Existen distintos tipos de barreras comunicativas, como son:

 Físicas: Circunstancias que dificultan la comunicación, tales como ruidos

ambientales, obstáculos físicos (vidrios, paredes, cortinas) que distorsionen o
impidan el entendimiento.
 Semánticas: Tienen que ver con el código, es decir, la lengua en la cual se
inscriben los significados de las palabras, los gestos u otro tipo de signos (en
la comunicación no verbal). Puede tener que ver con diferencias dialectales o
idiomáticas.
 Fisiológicas: Vinculadas a la configuración anatómica tanto del emisor como
del receptor o receptores, lo que puede traducirse en condiciones médicas
(sordera, mudez) o incluso en enfermedades o condiciones transitorias
(ronquera, conjuntivitis, etc.).
 Psicológicas: Reflejan la condición mental o emocional de alguno de los
actores, que pudiera sabotear la transmisión del mensaje. Por ejemplo, estados
de catatonia en los que un individuo no responde a los estímulos
comunicativos.
 Administrativas: Todas aquellas barreras que tienen que ver con la
administración de la comunicación, es decir, con su gestión, y que atañen a las
instancias involucradas en un instante puntual, como el contexto cultural y
circunstancial en que ocurre, los mecanismos tecnológicos usados, etc.
Estrategias para evitar las barreras comunicativas

Las barreras comunicativas no son insalvables. Algunas estrategias para evitarlas

son:

 Tener consciencia lingüística: Saber expresarse de manera que el receptor

entienda con facilidad, evitando expresiones inadecuadas y potenciando las
convenientes.
 Construir el momento comunicativo: Evitar comunicarse corriendo, sin el
tiempo suficiente para garantizar la correcta recepción del mensaje o en
ámbitos que dificulten la recepción del mensaje.
 Prestar la atención debida: La comunicación es un proceso activo que
requiere de la atención de los involucrados.
 Asegurarse de que los códigos sean comunes: En lugar de asumir que todo
el mundo piensa y habla como uno lo hace, conviene asumir la diferencia y
verificar antes de emitir el mensaje, que el receptor maneje el mismo código y
los mismos sentidos.
 Controlar las emociones: Muchas veces, la emocionalidad puede precipitar
las cosas y hacernos decir algo distinto a lo que queremos. Conviene lidiar
con ellas de un modo eficiente para que no entorpezcan la comunicación.

Costos de una comunicación deficiente:

 Costos monetarios.
 Disminuye el servicio al cliente con la correspondiente pérdida de algunos de
ellos.
 No detectar con rapidez las amenazas competitivas.
 No dar respuesta a tiempo a determinados acontecimientos.
 Tiempo y energía gastados.
  Oportunidades perdidas.
 Aumenta la frustración y disminuye la eficiencia.
 No se aprovecha la sabiduría colectiva.
 Incremento de las tensiones, desmotivación, falta de identificación de los
intereses comunes en fin se daña el clima de trabajo.

Redes Formales:

 Comunicación descendente (superior - subordinado):

Va desde las personas superiores jerárquicamente a las de menor posición. Sus

formas más habituales son los memorándum, las instrucciones, las definiciones de
política, etc. En general es inadecuada en las organizaciones e inexacta.

 Comunicación ascendente (subordinado - superior):

Los empleados transmiten mensajes a sus superiores. Según los estudios es el

canal de comunicación más ineficaz en las organizaciones. Los de arriba suelen no
contestar y a los subordinados se les hace difícil comunicarse en forma eficaz. Sus
formas más habituales son los buzones de sugerencias, las reuniones de grupos y
presentaciones de quejas. Es importante para tomar decisiones coherentes.

 Comunicación horizontal (personal de distintos campos):

Es la que fluye entre funciones y es necesaria para coordinar e integrar los

distintos trabajos en la organización.

 Comunicación diagonal:

Es la menos usada. Es la que cruza distintas funciones y niveles de una

organización. Aparece cuando no es posible comunicarse en forma vertical u
horizontal.
Redes Informales:

Las redes informales se dan por los patrones de interacción basados en la amistad
y los intereses compartidos por el tipo de personal o profesional. Las relaciones
informales en las organizaciones se dan de una manera que no tiene mucho que ver
con la formalidad establecida en las organizaciones.

Ejemplos: Dos colegas que son fanáticos del baloncesto, o que comparten su
afición por diversos libros, etc.

Funciones de las redes informales en las organizaciones:

 Confirmar:

Algunas comunicaciones informales ratifican los mensajes formales. Ejemplo:

Cuando un trabajador escucha algún tipo de aviso de parte de su supervisor o de
alguna fuente importante y lo menciona a los demás.

 Expandir:

La comunicación informal llena las lagunas que dejaron los mensajes formales
incompletos. Ejemplo: Cuando un empleado recurre a otro con mucha más
experiencia para preguntarle algo que no le queda muy claro.

 Acelerar:

Con frecuencia, las redes informales entregan los mensajes con anticipación a los
canales oficiales. Ejemplo: Cuando algunos empleados hacen llegar algún mensaje
que se aplicará en la empresa con anticipación.

 Contradecir:
 Las redes informales a veces contradicen los mensajes oficiales. Ejemplo: Cuando
un empleado de un determinado campo menciona a otro que el mensaje que recibió
de su superior no es tal y como dice.

 Circunvalar:

Los contactos informales a veces le ayudan a evitar canales oficiales que son
difíciles y que hacen perder mucho tiempo. Ejemplo: Un supervisor puede mandar a
realizar alguna tarea a su subordinado sin necesidad de hacerlo por vía formal (algún
tipo de documento).

 Complementar:

A veces hasta la gerencia sabe que la comunicación informal hará una mejor tarea
que la formal. Es justamente por esto que algunas empresas elevan la comunicación
informal a la categoría de política oficial, y fomentan los contactos francos entre
personas de distintas partes de la organización.

¿Cómo mejorar la comunicación en la organización?

Se deben llevar a cabo dos tareas:

 Mejorar los mensajes.

 Mejorar la comprensión de estos (siendo un mejor codificador y
decodificador, esforzándose por que le entiendan y entender).

Para ello existen las siguientes técnicas:

 Seguimiento: Supone asumir que uno no está siendo comprendido, por lo que
se tratara de establecer esa comprensión del sentido del mensaje.
 Regulación del flujo de información: para evitar el exceso de
comunicaciones (Se basa en el principio de la excepcionalidad, es decir,
comunicar solo las desviaciones importantes de lo prescrito en las políticas y
procedimientos a los superiores).
  Utilización de la retroinformación: constituye el canal que permite la
respuesta del receptor para determinar si se ha recibido el mensaje y se ha
producido la respuesta esperada por el comunicador.
 Empatía: ponerse en el lugar del otro (el receptor) para prever la forma en
que probablemente se decodificara su mensaje.
 Repetición: para asegurarse que si no se entendió una parte del mensaje, la
otras transmitirán uno idéntico.
 Escuchar eficazmente: Más que ser entendido por otros es importante
entender lo que otros están diciendo.
 La comunicación asertiva: Es una forma de expresión consciente,
congruente, clara, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras
ideas y sentimientos o defender nuestros legítimos derechos sin la intención
de herir, o perjudicar a los demás.

Retroalimentación de la comunicación:

La comunicación permite continuar el ciclo y verificar su operatividad, es la

retroalimentación: el intercambio así sea momentáneo de los roles de emisor y
receptor, que confirma que los mensajes se estén comprendiendo cabalmente.

En muchos casos esto requiere de señales claras de atención como un

asentimiento, una palabra clave (“ok”, “entiendo”, “claro” o afines), u otras marcas
claras de retroalimentación.