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ESCUELA TECNICA DEL EJERCITO AF – 2019

REFERENCIA BIBLIOGRAFÍCA DESARROLLADA ESPECIALIDAD


TECNICOS DE ADMINISTRACIÓN PARA EL EXAMEN DE
ASCENSO DE SUBOFICIALES PROMOCIÓN 2020

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS Y LA GESTIÓN


DE ALMACENES

1. ¿Qué es el Sistema de Abastecimiento?

a) Concepto

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos,


normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados la gestión
eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las
entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribución o suministro, empleo
y conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas para
atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal
desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos
productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública.
Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad
de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración
Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

Concepto
i) Políticas Son decisiones de alto nivel que buscan unificar conductas
y orientar procesos hacia el logro de metas y objetivos , a
través de lineamientos que guían las acciones del sistema
de abastecimientos y delimitan el grado de discrecionalidad
en la toma de decisiones, se puede definir también como el
conjunto de orientaciones y guías de acción que las
autoridades y la alta dirección de cada organismos emite
para regular la actuación directiva de sus funcionarios y las
actividades de los servidores en cumplimiento de los fines y
objetivos institucionales, por lo tanto las autoridades de las
diferentes entidades del sector público adoptarán sus
decisiones en base a políticas públicas

ii) Objetivos Los objetivos, son los aspectos cualitativos que se desea
alcanzar e involucran una descripción de los resultados que
se pretenden obtener en un horizonte temporal, cuyo
propósito conduce a alcanzar con eficiencia la misión y
visión del sistema, Los objetivos estratégicos son los
propósitos o fines esenciales que una entidad pretende
alcanzar para lograr la misión que se ha propuesto en el
marco de su estrategia.

iii) Normas Es el conjunto de reglas o lineamientos legales de


cumplimiento obligatorio, dictado por autoridad competente
que tiene por finalidad establecer el marco normativo del
sistema de abastecimientos, con un criterio de valor y cuyo
incumplimiento trae aparejado una sanción. Generalmente,
impone deberes y confiere derechos.

iv) Atribuciones Las atribuciones son el conjunto regulado por normas de


actividades procesos y procedimientos asociados al
desempeño de funciones de logística o almacene del
estado.

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v) Procesos técnicos Planeamiento y programación (Plan anual de


contrataciones) Compra y contratación (D.
Leg.1017,D.S.2008-MEF )
Proceso de almacenamiento o internamiento: Proceso de
distribución:
Inventario físico y control de almacén:
Alta y Baja de bienes de consumo de almacén:
Registro y control de existencias
Control patrimonial (Ley N° 29151 y D.S.007-2008-Vivienda)
CAP. VII

vi) Procedimientos Recepción:


Verificación y control de calidad:
Internamiento:
Registro y control:
Custodia:
Formulación del pedido:
Autorización de despacho: CAP. VIII

Acondicionamiento de materiales:
Control de materiales:
Entrega de materiales, etc.

b) Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento


Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:
i) Programación
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- determinación de necesidades.
- consolidación de necesidades.
- formulación del plan anual de contrataciones.
- ejecución de la programación.
- evaluación de la programación.

ii) Catalogación de bienes


Este proceso comprende las siguientes actividades:
- identificación de bienes no codificados.
- actualización de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes

iii) Registro y control

CAP. VII
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.
- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.

iv) Contrataciones del estado


CAP. VIII
Este procedimiento está regulado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, aprobado D.Leg.1017 y su reglamento aprobado mediante el Decreto
Supremo 184-2008-MEF.

Consideraos que este proceso merece mayor atención por lo que en el presente
documento se profundiza su desarrollo.

v) Recuperación de bienes

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Este proceso comprende las siguientes actividades:


- recolección o selección.
- reparación o reconstrucción.
- utilización.

CAP. I vi) Mantenimiento


Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la
entidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los
equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la organización.

CAP. II
vii) Seguridad
Es el proceso mediante el cual se provee de seguridad, previenen, detectan y/o
eliminan las situaciones de riesgo que pueden causar daño o pérdida a la entidad,
a la información o a los medios materiales, bienes muebles e inmuebles, a fin de evitar
la paralización de los procesos desarrollados por la entidad.
CAP. III

viii) Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la
ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado almacén, con fines
CAP. IV de custodia. El control de los bienes, tanto muebles como de consumo, que entren
y salgan del almacén, deberán ser administrados mediante sistema informático que
permita registrar su movimiento a través de:
Las entradas, Se controla a través del Cardex físico, indicando el código asignado
correspondiente conforme al catálogo de bienes, nombre del proveedor, número de
factura, fecha de ingreso, fecha, unidad de medida, cantidad, descripción puntual
CAP. V
del bien, referenciado inicialmente el documento fuente de ingreso.
Las salidas, mediante el registro de las solicitudes o pedidos comprobantes de
salida de bienes denominado “P/C/S” y los formatos de salidas provisional de
almacén, a través de guías de remisión, incluyendo los datos de la unidad orgánica
solicitante, fecha de solicitud, unidad de medida, cantidad, descripción puntual de
los bienes solicitados, identificándolo inicialmente mediante el código del catálogo
de bienes.
 Adicionalmente, para los bienes muebles clasificados como activos de uso, se
deberá incluir el número de serie del activo y el responsable de su uso, Asimismo,
deberá registrar los movimientos, descargando del sistema de control los bienes
CAP. VII
entregados y permitiendo la consulta de existencias en forma oportuna e
inmediata,

ix) Distribución
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra
CAP. VIII
el círculo de almacenes, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario
con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

x) Disposición final
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a
detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a
las diferentes dependencias de la entidad.

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c) Políticas para el sistema de abastecimientos:


Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de
catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacena-
miento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de
bienes y disposición final
i) El Almacén debe ser un área física seleccionada bajo criterios y técnicas
adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que. van a
emplearse para la producción de servicios públicos o de bienes económicos.
Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden
a los procesos técnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y
Distribución.
ii) En cada organismo público, a nivel central, descentralizado o desconcentrado, el
órgano de Abastecimiento tendrá a su cargo la organización e implementación
de uno o más Almacenes para la custodia temporal de los bienes que adquiere
y suministra.
iii) Loyaut de Almacén.-, a efecto de planear el croquis o distribución de los
espacios físicos del almacén. de acuerdo a las posibilidades de cada entidad,
o de acuerdo a las características técnicas y magnitud de las compras, se
establecerá áreas físicas de uso específico para:
a. Oficina
b. Recepción y despacho.
c. Corredores y pasadizos.
d. Zona de almacenaje.
e. Vestuarios de personal.
f. Servicios higiénicos.
g. Zonas para ampliaciones.
h. Áreas de estacionamiento exterior.

iv) Es responsabilidad del Jefe de Almacén, entre otros;


a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes
a la entidad.
b. Proteger y controlar las existencias en custodia.
c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacén.
d. Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido.
e. Coordinar la oportuna reposición del stock.
f. Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacén.

v) Son factores a considerar en la selección y organización del local de almacén


los siguientes:
Área requerida, debe permitir que las operaciones que en ella se realicen, se
efectúen en un área física adecuada, sin que tropiece con inconvenientes por falta
de espacio. Se determina en base a la cantidad y volumen de los bienes previstos
para adquirir, incluyendo proyecciones de futuras ampliaciones.
Seguridad, el lugar geográfico y el local deben reunir condiciones que eviten el
deterioro o merma ocasionado por agentes atmosféricos, así como preservar la
integridad humana y física ante acciones de terceros o de desastres natura- les.
Facilidad de recepción, contemplar la no interferencia con otras actividades que
ejecuta la Institución; debe existir vías de acceso para personas y vehículos para que
los proveedores entreguen sin dificultad sus artículos.
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Características de materiales, según la naturaleza de los bienes, se debe tener en


consideración el peligro que pue4an o no ocasionar al personal que labora en el
almacén, así como a la comunidad, ejemplo, explosivos, productos químicos, tóxicos,
radioactivos, etc.
Facilidad de utilización por los usuarios, considerar la cercanía y fluidez de tránsito
CAP. I para que el abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma eco- nómica,
rápida y segura.
Tiempo de suministro, considerar la distancia en que se encuentran las unida- des
usuarias y sus necesidades de reposición, ejemplo, cuando la atención de pedidos
se tuviera que efectuar el mismo día, el almacén estaría ubicado en la misma
CAP. II localidad; si éstos tuvieran que atenderse al día siguiente o al tercer día, la
localización puede hacerse fuera del perímetro del lugar en que se encuentran las
dependencias usuarias.
Centros de abastecimiento, tiene que ver con la fuente de suministro y el tamaño del
local del almacén; cuando más alejado esté el almacén de las fuentes de suministro,
mayor será su tamaño.
CAP. III

Vías de comunicación, se localizará el almacén en lugares en que haya fluido


servicio de transporte para el acarreo de bienes y materiales.
Infraestructura disponible, considerar áreas o edificaciones que por sus
características resulten apropiadas y que además el costo de acondicionamiento
CAP. IV resulte económico.
Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo
cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos siguientes:
1) Diseño de protectores y cascos de seguridad.
2) Elección de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e
CAP. V instalación adecuada.
Ubicación de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause
más daño que el fuego, etc.

d) Objetivos
- Los objetivos del sistema de abastecimientos son:
- Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía.
- Asegurar el flujo.
- Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de
CAP. VII
abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública.
- Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los
bienes y suministros diverso para el desarrollo de las actividades de la entidad
y aumento de la precisión
- Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y
CAP. VIII
distribución bienes
- Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes
obsoletos, deteriorados, etc.)
- Procesamiento más rápido y con mayor exactitud los grandes volúmenes de
bienes y suministros
- Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio
- Monitorización del almacén y de las actividades, así como el flujo de
recursos
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e) Marco normativo Sistema de Abastecimiento

e.1) Ley de creación: Decreto Ley Nº 22056 del 30-12-1977


Instituye a partir del 1 de Enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento que
conforman como Oficina Central Técnico Normativa la Dirección Nacional de
Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración Pública, y como órganos
de ejecución, las Oficinas de Abastecimiento de los Ministerios, Organismos
cuyo Jefe tiene rango de Ministro, Organismos Públicos Descentralizados y
Concejos Municipales.
Resolución jefatural Nº 335-90-INAP/DNA Aprueba el Manual de
administración de Almacenes para el sector público (Vigente a la fecha).

e.2) La Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP, aprobó las Normas Generales del


Sistema de Abastecimiento que fueron las siguientes:
SA.01 Aplicación de los Criterios de Eficiencia. (Derogada)
SA. 02 Integridad de Administración del Abastecimiento. (Derogada)
SA. 03 Actualización y Utilización de Información para el Abastecimiento
(Derogada)
SA.04 Unidad de Adquisiciones de Bienes y Servicios. (Derogada)
SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia temporal de Bienes
(Vigente) SA.06 Austeridad del Abastecimiento (Vigente)
SA. 07 Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios.
(Vigente) Ley Nº 26507 del 19/07/19
Declara en disolución al Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), como
organismo público descentralizado del Poder Ejecutivo dependiente
directamente del Presidente de la República.
Al entrar en vigencia la Ley Nº 26850- Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado y el Decreto Supremo Nº 039-98, derogan diversos dispositivos
entre ellos el Decreto Supremo Nº 034-80-VC, el Decreto Supremo. Nº 065-
85-PCM y las Normas Generales de Abastecimiento en lo referente a: SA.01,
SA.02, SA.03 y SA.04 contenidas en la Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP.
SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes (vigente)
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente CAP. VIIpor el
Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte
imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con
documentos fuentes (orden de compra: O/C, Or- den de Servicio: O/S, Nota
de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA).
Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de
Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto. CAP. VIII

Y se codifican según los Catálogos Nacionales vigentes, se registran tanto el


ingreso como la salida en las tarjetas de control de salidas físicas o Bind Card
y se informa documentadamente en el Cardex Físico, para que haga lo propio
ante la Oficina de Contabilidad en el kardex valorado, a través del Resumen del
Movimiento de Almacén (RJ. Nº 335-90-INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con el
documento de salida pedido comprobante de salida de al- macén “PECOSA
“. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los
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insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA),
que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su
aprobación y autorización por resolución de Oficina General de
Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de
Administración.

SA.06 Austeridad del Abastecimiento (vigente)


“En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o
administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e
instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad
apropuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la política
gubernamental. La austeridad no significa “dejar de gastar”, sino más bien,
“hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos o materiales con los
que se cuenta o de los que se dispone”.
La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la
equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, el empleo
mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada
combinación, para obtener más y mejores resultados en beneficio de la
colectividad en general.
La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación,
observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la
entidad pública, cualquiera sea su denominación, estructura, ubicación,
directivos, etc.
Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus
funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de
Administración y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para la
mejor aplicación de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios.
Entre ellos tenemos los siguientes:
 la estandarización de bienes y servicios: para controlar la excesiva
variedad o mixtura de los mismos.
 la relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir,
por ser mínimo su requerimiento anual.
 imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las
dependencias de la entidad, la relación e información básica de los
bienes y servicios programables.
 establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede
programarse, en función a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real
cantidad de personal que labora, etc.
 los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de
supervisar la aplicación de las medidas de austeridad del
abastecimiento, en el ámbito de competencia.
 periódicamente, la Oficina de Abastecimiento conducirá y coordinará
la evaluación y resultado de la austeridad del abastecimiento, para
proponer su perfeccionamiento.”

SA. 07 Verificación del Estado y utilización de bienes y servicios (vigente)


Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación sobre la
existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios
que dispone la Municipalidad.
e.3) Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional
Aprobado por Resolución jefatural Nº 335-90-INAP/DNA

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a. Objeto:
Establece normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la
administración de almacenes en organismos del Sector Público
Nacional.
b. Alcance:
CAP. I
La presente norma es de aplicación por los organismos del Sector
Público.
c. Base Legal:
- Decreto Legislativo N° 534 - Ley del Instituto Nacional de Ad-
ministración Pública.
- Decreto Ley N° 22056, que instituye el Sistema CAP. deII
Abastecimiento.
- Resolución Jefatural N° 1 18-80-INAPIDNA, que aprueba las
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.
Capacidad económica de la entidad, a efecto de planear el equipa-
miento de almacén.
CAP. III

i) En el almacén, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad


se establecerá áreas físicas de uso específico para:
a. Oficina
b. Recepción y despacho.
CAP. IV
c. Corredores y pasadizos.
d. Zona de almacenaje.
e. Vestuarios de personal.
f. Servicios higiénicos.
g. Zonas para ampliaciones. CAP. V

h. Áreas de estacionamiento exterior.

ii) El almacén contará con muebles y equipos necesarios para efectuar


la conservación, manipulación, protección y control de los bienes en
custodia. En la selección del mobiliario y equipo se tomará en cuenta:
a) Características de los bienes; a fin de rodearlos de las condiciones
que necesitan para su conservación, de acuerdo con las
instrucciones de los fabricantes o técnicos especializados.
b) Naturaleza del trabajo en lo que se refiere a:
1) Necesidad del mobiliario y equipo.
CAP. VII 2) Tiempo de duración del trabajo. CAP. VII

3) Imposibilidad de hacer el trabajo con el equipo existente.


4) Especificaciones técnicas de los bienes.
Factores relacionados con la capacidad del piso, humos,
humedad, calor, frío, suciedad, equipo auxiliar, tolerancia, etc.
CAP. VIII
c) Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipoCAP. VIII
de
seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier otro
equipo, sobre todo en los aspectos siguientes:
1. Diseño de protectores y cascos de seguridad.
2. Elección de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios
e instalación adecuada.
Ubicación de sistemas de rociadores en zonas donde el agua
no cause más daño que el fuego.
d) Equipo apropiado para el trabajo, las guías para selección
adecuada de los equipos son las siguientes:

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1) Capacidad necesaria.
2) Tamaño conveniente.
Ajuste a las tareas por realizar.
e) Costos de operación de los equipos, en lo que respecta a
mantenimiento, costos de suministro de combustible o
electricidad, etc.
iii) La distribución y clasificación de los espacios en las zonas de
almacenaje debe ser cuidadosamente estudiada; poniendo especial
atención en dar a los bienes una clasificación adecuada que agrupe
en secciones o anaqueles correlativos a aquellos que guarden cierta
semejanza.
Son aspectos a considerar:
a. Espacio disponible.
b. Cantidad prevista de bienes por almacenar.
c. Cantidad de clase de bienes.
d. Manipulación que necesitan.
e. Características que presentan.
f. Condiciones ambientales que requieren.
g. Características de mobiliario y equipo necesarios para su
conservación.
h. Seguridad que hay que proporcionarles.
i. Control que necesitan.
j. Frecuencia de demanda de cada tipo de artículos.

iv)
En Almacenes cuyo tamaño no permite una fácil ubicación del lugar
en que se encuentran los bienes, se colocará en una parte visible del
mismo, el plano de la distribución de espacios de la zona de
almacenaje. Cada sección o ambiente tendrá un número o símbolo
que identifique su ubicación y el material que en ellos se encuentran
almacenados.
v) Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con
muebles y equipos específicamente para los materiales que en ellos
se van a depositar, rodeándolos de las características especiales que
dichos materiales necesitan para su conservación, de acuerdo con las
instrucciones del fabricante o de técnicos especializados.
vi) Los bienes permanecen en almacén en forma temporal, aquellos que
se encuentren almacenados por un periodo superior a los 12 meses
y que definitivamente no van a ser utilizados por la entidad, deben
ser transferidos para satisfacer necesidades de otros organismos del
Sector Público.
vii) Cada organismo, de acuerdo a sus posibilidades, cuidará de
contratar una cobertura de seguro que comprenda a la infra-
estructura de Almacén y a los bienes almacenados

2. Procesos y Procedimientos de Almacén


a. Proceso de almacenamiento:
b. Proceso de distribución:
c. Inventario físico de almacén:
d. Baja de bienes de almacén:
f. Registro y control de existencias:

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a. Proceso de Almacenamiento:
El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, las actividades concernientes
a éste proceso están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico
determinado con fines de custodia como vía para trasladados físicamente (temporal o
definitivo) a quienes los necesitan. Consta de las fases siguientes: recepción, verificación
y control de calidad, internamiento, registro y control y custodia.
CAP. I

1. Recepción:
a. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del
momento que los bienes han llegado al local del almacén y termina con la
ubicación de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificación y
CAP. II control de calidad.
b. La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo (Orden de
Compra o Guía de Remisión u otro documento análogo).
c. Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutarán de acuerdo a lo
siguiente:
CAP. III
1) Examinar en presencia de persona responsable de la entrega; los registros,
sellos, envolturas, embalajes, etc., a fin de informar sobre cualquier
anormalidad.
2) Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse de
anotar las discrepancias encontradas en los 1documentos de recibo.
CAP. IV
3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guías y en el exterior
del mismo bulto. Esta acción no será necesaria cuando el
número y características de los bienes recepcionados
permitan efectuar una verificación cuantitativa sin problema
alguno.
4) Anotar en la documentación de recibo:
CAP. V

- Nombre de la persona que hace la entrega.


- Nombre de la persona que recibe la mercadería.
- Número de placa del vehículo utilizado en el transporte
(cuando sea pertinente)
- Fecha y hora de recepción.
2. Verificación y control de calidad:
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecuta- das
en un lugar determinado independiente de la zona de almacenaje,
CAP. VII comprende las acciones siguientes:
a) Retirar los bienes de los embalajes.
b) Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su
contenido en forma cuantitativa y cualitativa.

CAP. VIII
c) La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar que las
cantidades recibidas sean iguales a las que se consignan en la
documentación de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales
de identificación, como longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad,
presión, temperatura, etc.
d) La verificación cualitativa, denominada control de calidad, se realizará
para verificar que las características y propiedades de los bienes
recepcionados estén de acuerdo con las especificaciones técnicas
solicitadas.

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e) La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la


persona que hace la entrega, cuando la cantidad y las
características de los bienes permitan realizar la verificación
cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción.
f) Si por el número y características de los bienes recepcionados fuera
necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de
calidad, el Jefe de Almacén suscribirá la guía respectiva dando
conformidad sólo por el número de bultos recibidos y el peso bruto
respectivo.
g) Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser
sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o exámenes serán
encargadas por el Jefe del órgano de Abastecimiento a especialistas
o entes especializados del mismo organismo u otros del Sector
Público y excepcionalmente a las del Sector Privado
h) La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable del almacén
en el rubro respectivo de la Orden de Compra o Guía respectiva. Se
sustenta en la verificación que éste realice o con el informe favorable
de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal anterior.

3. Internamiento:
Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares
previamente asignados. Se ejecutarán las labores siguientes:
a) Agrupar los bienes según su tipo, período de vencimiento,
dimensión, etc.
b) Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado
en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación
sea ágil y oportuna.
c) Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de
almacenaje distinto.
d) En casos que los espacios disponibles, resulten reducidos, se
procederá a internar el íntegro del grupo en zonas previstas para
las ampliaciones.
e) Si el Almacén de abastecimiento no cuenta con los equipos o
ambientes especiales para la conservación de determinados
bienes, éstos se internarán a través de otros órganos u organismos
que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia
corresponde a estos últimos. El Jefe de Almacén efectúa la
constatación del ingreso y da conformidad al mismo.
4. Registro y control:
a) Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se procederá a
registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible, la misma que
será colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos
bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros
conceptos distintos a la compra, se procederá previamente a formular
la correspondiente Nota de Entrada a Almacén.
b) Copia del documento de ingreso (Orden de Compra-Guía de
Internamiento o Nota J de Entrada a Almacén), será remitida al área
respectiva para efecto del registro de ingreso en la Tarjeta de
Existencias Valoradas de Almacén.
c) Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional
se codifican conforme el procedimiento establecido en el “Manual

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de Codificación del Patrimonio Mobiliario del Sector Público,


aprobado con Resolución Jefatural N° 126-89- INAPIDNA.

5. Custodia:
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad que los bienes
almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas
en que fueron recibidas. Las acciones concernientes a la custodia son las
siguientes:
a) Protección a los materiales, está referida a los tratamientos
específicos que son necesarios a cada artículo almacenado, a fin
de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia,
temperatura, etc. Las técnicas por aplicar serán las estipuladas en
normas técnicas, manual del fabricante u otros textos especializados.
b) Protección del local de almacén, a las áreas físicas destinadas a
servir de almacén se les debe rodear de medios necesarios para
proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos
y las instalaciones mismas, de riesgos internos y externos. Para el
efecto se tomarán medidas a fin de evitar:
- Robos o sustracciones.
- Acciones de sabotaje.
- Incendios.
- Inundaciones, etc.

c) Protección al personal de almacén, se debe contemplar todos los


aspectos de protección al personal por los daños que puedan causar
a su integridad física, con tal fin se les dotará de los equipos e
implementos necesarios para la adecuada manipulación de
materiales. Asimismo, se diseñarán planes de seguridad que
contemplarán programas de evacuación para casos de siniestros
(incendios, terremotos, inundaciones) y de entrenamiento en el
manejo de equipos de manipulación de materiales de seguridad.

b. Proceso de Distribución:
Proceso técnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades
de naturaleza técnico-administrativa, referida a la directa satisfacción de
necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las fases
siguientes: formulación de pedido, autorización de despacho, acondicionamiento
de materiales, control de materiales y entrega al usuario.

b.1) Formulación del pedido:


a) Se emplea (utiliza) el formulario Pedido-Comprobante de Salida;
b) Se formulan en base a los respectivos Cuadros de Necesidades
debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la
entidad y disponibilidad de bienes en Almacén.
c) El órgano de Abastecimiento establecerá un calendario para la
presentación de pedidos de aquellas dependencias cuyo con- sumo
de bienes sea constante.
d) Los pedidos de bienes que no son de consumo regular, serán
presentados de acuerdo al periodo consignado en el
correspondiente Cuadro de Necesidades.

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e) La formulación del Pedido Comprobante de Salida corresponde a


la unidad usuaria, y la autorización para la atención, al Jefe del
órgano de Abastecimiento.
f) Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atención
de los pedidos a un grupo de bienes, el órgano de Abastecimiento
CAP. I puede asumir la formulación del Pedido Comprobante Salida.
g) Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia solicitante, los
Pedidos-Comprobante de Salida serán remitidos al Director o Jefe
de Abastecimiento para recabar la respectiva autorización de
despacho.
CAP. II
b.2) Autorización de despacho:
a) La autorización se otorgará para aquellos bienes que figuran en el
respectivo Cuadro de Necesidades.
b) Se autorizará pedidos no programados sólo en el caso que se
deriven de situaciones de emergencia calificados por el Director
CAP. III General de Administración o quien hace sus veces en la entidad; y
se atenderá con cargo a los stock de seguridad.
c) Esta fase comprende lo siguiente:
- Numeración y registro del Pedido Comprobante de Salida.
- Aprobación del Director o Jefe de Abastecimiento.
CAP. IV - Valorización del Pedido Comprobante de Salida;
- Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de
Existencias Valoradas de Almacén.
-
b.3) Acondicionamiento de materiales:
a) El responsable del Almacén dirigirá los Pedidos Comprobantes de
CAP. V
Salida aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes
para su entrega.
b) Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar des-
tinado para el despacho.
c) En el caso de distribución con destino a localidades fuera del
perímetro de la ciudad, será necesario determinar el tipo de
embalaje a utilizar, para lo cual se tomará en cuenta los factores
siguientes:
 Destino de la carga.
 Transbordos a que se someterá la carga durante la travesía.
CAP. VII  Características físicas del material a embalarse.
 Peso y volumen de la carga.
 Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.

d) El acondicionamiento o embalaje de los artículos por distribuir debe


CAP. VIII realizarse en forma tal que se evite:
 Despostillados, roturas o aplastamientos.
 Daños por manchas con grasa u otro agente nocivo.
 Deterioro en el acabado.
 Daños por causas climatológicas.
 Pérdida total, parcial o extravío.

e) En el caso de bienes embalados se procederá al marcado, sellado


y numerado, además de otras señales indicadoras en los bultos.

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b.4) Control de materiales:


a) En cada Almacén se establecerá un control de salida de materia- les,
el que será encargado al personal de Seguridad o Vigilancia o a
una persona que para tal función se designe.
b) El encargado del acarreo o transporte de los bienes, presentará al
salir del Almacén, el Pedido-Comprobante de Salida a la persona
encargada del control de salida de materiales, quien verificará si el
contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá
una copia del mismo, la que será entregada al área responsable
del control de stock.
c) Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad
utilizando medios de transporte, el transportista presentará en los
puestos de vigilancia de la entidad, copia del Pedido- Comprobante
de Salida respectivo. El personal de vigilancia efectuará las
constataciones que en ejercicio de sus funciones deba realizar.

5) Entrega de materiales:
a) En el momento de hacer la entrega de materiales, se cuidará
que la persona que realiza la recepción lo haga en forma
serena y consciente.
b) Será precaución del responsable del Almacén que la
dependencia de destino devuelva el Pedido Comprobante de
Salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna.
c) Es función inherente al Almacén que los bienes a despachar
fuera del perímetro de la ciudad, estén amparados por una
cobertura de seguro.

c. Inventario Físico de Almacén:


Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o
presencia real .de los bienes almacenados, apreciar su estado de
conservación o deterioro y condiciones de seguridad.
c.1) Tipos de Inventario:
16
1. Inventario masivo. - Incluye a todos los bienes almacenados.
Forma parte del Inventario Físico General que comprende la
verificación física de bienes en uso y de almacén. Se efectúa
cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, como
mínimo una vez por año; requiere de un apropiado programa y
sirve de sustento de los estados financieros de la entidad.
b) Inventario selectivo. - Comprende a un grupo de bienes previa-
mente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que
sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen
al día, completos y exactos; y verificar que las existencias físicas
concuerden con los registros de las Tarjetas de Control Visible de
Almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas
correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de
almacén, sólo se efectúa el bloqueo temporal de la documentación
y el despacho del grupo de bienes objeto de inventario por el plazo
que se estime dure el mismo.

c.2) Preparación del Inventario:


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Corresponde al órgano de Abastecimiento precisar instrucciones,


plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efecto de
realizar la verificación de bienes de almacén. Son condiciones previas al
Inventario, las siguientes:
a) Ordenamiento del Almacén, el principio del buen ordenamiento
debe mantenerse en los almacenes en todo momento, sin
embargo, se hace más necesario cuando se trata de realizar
Inventarios.
b) Documentación, es imprescindible preparar la documentación
para la toma de Inventario. Son cuatro los aspectos a considerar:
 Las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén y las
Tarjetas de Control Visible de Almacén deben estar al día.
 Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante el
período de inventario. Estos quedarán temporalmente en la
Zona de Recepción y serán internados una vez concluido el
Inventario.
 Despacho de materiales y equipos correspondiente a Pedidos
Comprobantes de Salida pendientes de atención. Los bienes
de pedidos no reclamados permanecen en la Zona de
Despacho.
 Suspender la recepción de pedidos por un período
prudencial antes del inicio del inventario.
c) Equipo de verificadores (Comisión de Inventario):
- Cuando se trate del Inventario Físico General, la
verificación física será realizada por la Comisión a que se
refiere el numeral 4, Rubro III de la Norma General de
Abaste cimiento SA. 07 - Verificación del estado y utilización de
bienes y servicios.
- Si se trata del Inventario de Existencias Físicas de Almacén,
el Jefe de Abastecimiento designa la Comisión de
Verificación, la que en ningún caso será integrada con
personal de almacén, éstos últimos sólo intervendrán para
indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes.
d) Medios o Instrumentos:
El Equipo de Verificadores será dotado de medios adecuados como
Catálogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitirá
CAP. VII certificar las medidas, denominaciones, pesos, códigos, etc., de cada uno de
los bienes que se esté verificando.
c.3) Formas de efectuar el Inventario:
 Al barrer.- El Equipo de Verificadores procede a efectuar el
Inventario empezando por un punto determinado del almacén,
CAP. VIII continuando el control de todos los bienes almacenados, sin excepción
alguna. Esta modalidad se utilizará para efectuar el Inventario Masivo
de Almacén.
 Por selección. - Consiste en constatar la veracidad de las existencias
del grupo de bienes sobre los cuales se tiene interés, sin importar su
ubicación. Esta forma se utiliza para realizar inventarios de tipo
selectivo.
c.4) Sobrantes de Inventario.

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Si en el proceso de verificación se establece bienes sobrantes, se


procederá en la forma siguiente:
a. Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:
 Documentos-fuente no registrados en las Tarjetas de Existencia
Valoradas de Almacén.
 Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada CAP. I en el

respectivo Pedido Comprobante de salida.


 Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

b. En el caso que el origen de los sobrantes de almacén se deba a


las dos primeras causas indicadas en el literal anterior, éstos se
CAP. II
incorporan en los registros de existencias formulando la respectiva
Nota de Entrada a Almacén (como Alta de Bienes, por concepto de
Sobrante de Inventario).
c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien
similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del
bien sobrante debe figurar como faltante en el bienCAP.similarIII

entregado. En este caso se procederá a realizar ajustes a la


respectiva Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén, anulando la
salida del bien sobrante, la misma que será sustentada con el
informe de la Comisión de Verificación, previo inicio de la
determinación de responsabilidad. Asimismo se registrará CAP.
la IVsalida
del bien faltante.

c.5) Faltantes de Almacén.


En el caso que como consecuencia de la conciliación entre los
registros de existencias y el inventario físico realizado, CAP. seV
determinen bienes faltantes, la Comisión de Verificación actuará
en la forma siguiente:
a. Faltante por robo o sustracción. - Organizará un expediente
de las investigaciones realizadas acompañadas de la denuncia
policial correspondiente.
b. Faltante por merma.- Tratándose de bienes sólidos o líquidos que
por su naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando
esté dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica
respectiva. Cuando la merma ocurra por acción de animales
depredadores, la Comisión de Verificación evaluará e informará
sobre si la merma se debe estrictamente a esa causa.
c. Faltantes por negligencia.- El Jefe de Almacén y el servidor
o servidores a cargo de la custodia, son responsables tanto CAP. VII
pecuniaria como administrativa mente de la pérdida.

d. Baja de Bienes de Almacén:


d.1) Se dará de baja a los bienes que como resultado del Inventario
Físico General estén considerados para tal proceso. CAP. VIII

d.2) S o n objeto de baja:


a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en
completo estado de inutilidad.
b. La merma producida en las existencias por efecto de
volatilización o por acción de animales depredadores.
c. Los bienes perdidos por robo o
sustracción, y
d. Bienes que por vencimiento o su estado de
descomposición no son recomendables para consumo.

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3) De acuerdo a lo establecido en el Art. 4°, inciso b, del Decreto Ley


N° 22867, la baja será aprobada mediante Resolución por el Director
General de Administración o funcionario equivalente en la entidad y
se sustenta en la forma siguiente:
a. Para los casos 2a y 2b, con el Informe Técnico en el que se
CAP. I califica su estado de inutilidad.
b. En el caso 2c, con el Informe de la Comisión de Inventario, el
expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia
policial correspondiente.
c. Para el caso 2d, con el Informe Sanitario respectivo y el Informe
CAP. II
de Control Interno sobre deslinde de responsabilidad.

4) Resuelta la baja, se registra, informa y sustenta su salida con la Re-


solución respectiva.
5) Para efecto de la enajenación de bienes dados de baja, se procederá
CAP. III
conforme al procedimiento establecido en el Decreto Supremo N°
025-78-VC.- Reglamento de Administración de la Propiedad Fiscal.

e. Reposición de Stock:
CAP. IV Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico-administrativas,
inherentes a la función de almacén, que tienen por finalidad el mantener la
continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a
fin que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar así que
lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.
CAP. V

e.1) V a r i a b l e s utilizadas:
a) Nivel máximo de stock.- Cantidad de cada tipo de bien que se estima
es sl1ficiente para atender en condiciones normales y por un período
determinado, las necesidades de la entidad.
b) Stock mínimo o de seguridad.- Cantidad de cada tipo de bien que se
requiere para continuar el abastecimiento, durante el tiempo que
demore el trámite de reposición de stock.
c) Punto de pedido.- Es el momento ideal para iniciar las acciones
conducentes a la reposición de existencias, a fin de evitar el consumo
CAP. VII total del stock mínimo o de seguridad.

e.2) Cuantificación de las variables:


El Jefe de Almacén coordinará con el área encargada de la
CAP. VIII
Programación del Abastecimiento para cuantificar las variables que
permitirán establecer los puntos de pedido para cada tipo de bien. La
determinación de cada una de ellas se efectúa en la forma siguiente:
a. La magnitud del nivel máximo de stock, está dada por la cantidad
de un tipo de bien que necesita para atender las necesidades de
todas las dependencias de una entidad, en un período trimestral,
semestral o anual. Si las necesidades son mayores a la capacidad
del almacenamiento, puede considerarse excepcionalmente
cantidades para períodos bimensuales o mensuales, según

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convenga. Se utiliza como documentos-fuente los Cuadros de


Necesidades.
b. El stock mínimo o de seguridad se determina empleando la
siguiente fórmula:

CAP. I
STOCK = Q x T2 mínimo T1

Donde:
Q = nivel máximo de stock.
T1 = tiempo que se estima se consumirá totalmente Q. CAP. II

T2 = tiempo que se considera se demora el trámite de reposición de stock.

e.3) Formulación del requerimiento de renovación de stock: CAP. III


El trámite de reposición de stock se inicia (Punto de Pedido) cuando
las existencias desciendan al nivel en que se empieza a consumir el
stock mínimo o de seguridad. Para tal efecto, el jefe de Almacén
procederá a:

a. Formular el proyecto del Cuadro de Adquisición por los bienesCAP. IV que


a la fecha debe iniciarse el trámite de reposición de stock.
b. Remitir el proyecto del Cuadro de Adquisición al área responsable
de la Programación del Abastecimiento, a fin de que se proceda a
la adquisición inmediata.
c. Coordinar con el área a cargo de la Programación del CAP. Abaste-
V

cimiento, a fin de racionar la distribución hasta que se efectúe la


respectiva reposición de existencias.

f. Registro y Control de Existencias:


Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan
datos sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacén y cantidades
disponibles para distribuir.
Según las posibilidades de cada entidad, los registros y reportes se
elaboran en forma manual o mediante procesos automáticos de datos; en
el primer caso se empleará tarjetas y formularios y en el segundo se
utilizará el diseño de los mismos.
El registro y control de existencias se realiza en los documentos CAP. VII

siguientes:
- Tarjeta de Control Visible de Almacén
- Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén
- Resumen del Movimiento de Almacén.
CAP. VIII

Los documentos-fuente para efectuar los registros son:


- Orden de Compra-Guía de Internamiento
- Nota de Entrada a Almacén.
- Pedido-Comprobante de Salida

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f.1) Tarjeta de Control Visible de Almacén:


a. Finalidad.- Controlar en unidades físicas, el movimiento y saldo de
cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del Almacenero y
permanece junto al grupo de bienes en ella registrado.
b. Descripción.- El formulario a emplear es el SA. RIC.06, que
consta de las especificaciones siguientes:
 Encabezamiento:
 Nombre del formulario: Control Visible de Almacén.
 Número de Tarjeta: Se enumera correlativamente las tarjetas
empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.
 Artículo: Denominación y características del bien almacenado
(una tarjeta por cada tipo de bien).
 Código: Según Catálogo Nacional de Bienes.
 Unidad de Medida: Término usado para contar, medir o
 pesar los bienes almacenados.
Cuerpo:
Columna 1 - Fecha: La correspondiente al día, mes y año del
movimiento.
Columna 2 - Comprobante: Denominación y número del
documento-fuente que da origen al movimiento.
Columna 3 - Movimientos (unidades físicas), dividida en tres (3)
sub-columnas.
3A - Entrada: cantidad de bienes ingresados.
3B - Salida: Cantidad de bienes egresados.
3C - Saldo: Diferencia de las sub-columnas (3A) y (3B).

f.2) Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén:


a. Finalidad. - Suministrar información sobre el movimiento de
entradas y salidas de bienes en almacén, así como determinar
existencias en cantidades totales y unitarias debidamente
valorizadas. El registro en este documento debe ser permanente y
estará a cargo del órgano de Abastecimiento en un área distinta a la
de Almacén.
b. Descripción. - El formulario a utilizar es el SA. RIC-07, cuyas
especificaciones son las siguientes:
Encabezamiento:
• Nombre del formulario: Existencias Valoradas de Almacén.
• Tarjeta Nº: Se enumera correlativamente las tarjetas
empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.
Cuerpo:
Columna 1: Fecha: La que corresponde al día, mes y año del
movimiento de cada uno de los bienes.
Columna 2: Comprobante: Dividida
en dos sub-columnas:
2A- Clase de documentos que ampare el movimiento de bienes en
Almacén. 2B - N°: El correspondiente al documento de entrada o salida.
Columna 3: cantidades:
Dividida en tres (3) sub-columnas:
3A - Entrada: cantidad de bienes ingresados. 3B - Salida:
Cantidad de bienes egresados.

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3C - Saldo: Diferencia de las sub-columnas (3A) Entrada y (3B) Salida.


Columna 4: Precio unitario: Valor de cada artículo ingresado o
egresado.
Columna 5: Costo Promedio: Esta columna se utilizará al aplicarse
el Método de Valuación (Costo Promedio) resultante de aplicar la
fórmula siguiente:
Saldo Monetario (Columna 6C)
Costo Promedio = –––––––––––––––––––––––––––––––––––
Saldo Físico (Columna 3C)

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Columna 6: Importes:
Dividida en tres sub-columnas
6A - Entrada: Valor en moneda nacional de los bienes ingresados
CAP. I 6B - Salida: Valor en moneda nacional de los bienes egresados.CAP. I
6C - Saldo: Diferencia de las sub-columnas (6A) Entrada y
(6B) Salida.
Base (de izquierda a derecha):

CAP. II
- Artículo: nombre de cada tipo de bien CAP. II

- Unidad: Nombre de cada tipo de bien.


- Código; El que corresponde al bien de acuerdo con el
Catálogo Nacional de Bienes.
CAP. III c. Utilización.- Las tarjetas se mantendrán en ficheros, denomina-
CAP. III dos
Kárdex. Serán agrupadas y clasificadas de acuerdo con las Clases
de los Grupos Genéricos del Catálogo Nacional aprobado con
Resolución Directoral N° 001-89-INAPIDNA (dejada sin efecto por
Resolución Directoral N° 002-93-INAPIDNA, del

CAP. IV
22-DIC-93, que amplía, modifica y elimina algunos item del vigente
CAP. IV
Catálogo Nacional de Bienes).
Cada grupo de tarjetas será diferenciado colocando el código de la
clase respectiva en una pestaña adhesiva en la parte superior de
la tarjeta que señala la separación de una y otra clase de bienes.
Dentro de cada clase, las tarjetas se ordenarán alfabéticamente
CAP. V CAP. V
conforme al orden asignado en el Catálogo Nacional de Bienes.

f.3) Resumen Interno del Movimiento de Almacén:


a. Finalidad: Resumir el resultado de las operaciones de entradas y
salidas de bienes del Almacén. Este documento será elaborado
mensualmente y servirá para conciliar los saldos con los que
contenga las notas de contabilidad tanto de entradas de bienes
como de las salidas de bienes elaborado por la Oficina de
Contabilidad.

b. Descripción.- El formulario a utilizar es el SA. RIC.08CAP.-VIIParte


del Movimiento de Almacén, que consta de las especificaciones
siguientes:

1. Encabezamiento:
- Nombre del organismo: El que corresponda a la entidad a la que
pertenece la dependencia que está llenando el formato.CAP. VIII
- Nombre del formulario: Resumen del Movimiento de Almacén.
- Número: El asignado al formulario en forma correlativa.
- Día, mes y año: Fecha que corresponde al período a que se
refieren las operaciones.
Cuerpo:
Columna 1: Grupos Genéricos del Catálogo Nacional de Bienes,
dividida en dos (2) sub-columnas:

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1A - Código: El que corresponde según Catálogo Nacional de


Bienes.
1B - Denominación: La que corresponde al Código asignado. Columna
2: Saldo anterior.- Considerar los datos de la columna
4 Saldos del Día indicados en el parte anterior.
Columna 3: Movimientos.- Registra las entradas y salidas por cada
Grupo Genérico de Bienes, dividida en dos sub-columnas:
3A- Entradas: Indica al importe en moneda nacional de los ingresos
de bienes en el grupo respectivo.
3B - Salidas: Indica el importe en moneda nacional de las salidas de
bienes en el grupo respectivo.
Columna 4: Saldo del Día.- Resulta de agregar a la columna 2, las
entradas (3A) y deducir las salidas (3B).
Recuadro inferior izquierdo.- Documentos sustentatorios: Se
consigna la numeración de los documentos-fuente considerados en la
información, dividida en dos (2) secciones:
Sección 1 - De Entrada.- Se anotan los números de las Órdenes
de Compra y/o Nota de Entrada expedidas; así como los documentos
anulados.
Sección 2 - De Salida.- Se anotan los números de los Pedidos-
Comprobantes de Salida expedidos así como los anulados.
Base:
Para consignar las firmas de las personas autorizadas de la elaboración
y revisión del documento (Jefe de Almacén y Director o Jefe de
Abastecimiento).
c. Número de copias y su distribución:
Original: Archivo de Almacén
Copia: Para remitir a Contabilidad junto con los documentos
sustenta torios.

f.4) Nota de Entrada a Almacén:


a. Finalidad.- Sirve de documento-fuente y se utiliza para informar
sobre ingresos de bienes al Almacén, por conceptos distintos al
de adquisición con Orden de Compra.
b. Descripción.- El formulario a emplear es el SA. ALM.01, que
consta de las especificaciones siguientes:
Encabezamiento:
- Nombre del organismo: El que corresponda a la entidad a
la que pertenece el documento que se está elaborando.
- Nombre del Formulario: Nota de Entrada a Almacén
- Con destino a: Para el caso que el bien tenga un bien
específico.
- Referencia: Describir la clase de documento y su
numeración, que ha dado origen al ingreso de los bienes.
Recuadro Derecho:
- Número: El asignado al documento en forma correlativa
- Día, mes y año: Indicar la fecha de formulación del
documento.
Cuerpo: Dividido en dos (2) partes; superior e inferior: Parte Superior:

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Columna 1 - Artículos.- Dividida en cuatro (4) sub-columnas:


1A código: El que corresponde según Catálogo Nacional.
1B Cantidad: Número de bienes recibidos.
1C Descripción: Nombre y características de cada tipo de bien
recibido.
1D Unidad de medida: Término usado para contar, medir, o
pesar los bienes recibidos
Columna 2 - Valores.- Dividida en dos (2) sub-columnas:
2A Unitario: Valor estimado o consignado en la documentación
de la referencia.
2B Total: Producto de multiplicar la sub-columna (1B) Cantidad.
por la sub-columna (2A) Valor Unitario.
Parte Inferior:
Cuentas del Mayor.- Anotar en cada recuadro el código de la
Cuenta Principal, Divisionaria o Sub divisionaria, así como los
respectivos importes en moneda nacional.

Base.- Para consignar las firmas del Director de Abastecimiento y del


Jefe de Almacén.
c. Utilización.- Este formulario es de utilización compartida por las
Oficinas de Abastecimiento y Contabilidad. A la Oficina de
Abastecimiento le compete consignar los datos siguientes:
Encabezamiento, Columna 1 - Artículos y, Columna 2 - Valores. A la
Oficina de Contabilidad le corresponde llenar los recuadros
correspondientes a Cuentas del Mayor.
d. Número de copias y su distribución:
1era. copia: Archivo de Almacén.
2da. copia: Registro y Control de Existencias
3era. copia: Registro y Control del Patrimonio Mobiliario (sólo en el
caso de ingreso de bienes patrimoniales).

f.5) Pedido-Comprobante de Salida:


a. Finalidad.- Servir de documento-fuente, en él se efectúa el pedido, se
autoriza y registra la salida de bienes de Almacén.
b. Descripción.- El formulario a utilizar es el SA. DST-Ol, que consta de las
especificaciones siguientes:
Encabezamiento:
- Nombre del organismo- Nombre del Formulario: Pedido- Comprobante
de Salida.
Cuerpo:
Parte Superior (Izquierda):
Dependencia Solicitante: Indicar el nombre de la entidad orgánica
que efectúa el pedido. Solicito entregar a: Nombre del funcionario o
servidor que recibirá los bienes solicitados. En ningún caso suscribirá
el «recibí conforme» otra persona distinta a la señalada en el presente
rubro.
Con destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a ser utilizados
los bienes.
Parte Superior (derecha):
Lugar y Fecha: Localidad de la dependencia y fecha de formulación
del documento. Número: Es el número correlativo correspondiente a
cada Pedido Comprobante de Salida. Código de la Dependencia:
Asignado a cada unidad orgánica por la Oficina de Racionalización de
cada entidad.
Parte izquierda del cuerpo:
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Columna 1 - Renglones.- Aparecen impresos los números de


cada uno de los renglones en forma sucesiva.
Columna 2 - Artículos Solicitados.- Indicar la cantidad y
características de los bienes solicitados. Se divide en tres (3) sub-
columnas:

CAP. I
2A Cantidad: número de bienes solicitados
2B Unidad de Medida: término usado para contar, medir o pesar los
bienes.
2C Descripción: Nombre o denominación de los bienes
solicitados.
CAP. II Parte derecha del cuerpo:
Columna 3 - Orden de Despacho.- Para indicar la cantidad que el
Director o Jefe de Abastecimiento autoriza entregar. Se divide en tres
(3) sub-columnas:
3A Código: El que corresponde según Catálogo Nacional
3B Cantidad: Número de bienes que se autoriza despachar.
CAP. III
3C Valores: Unitario y Total por cada tipo de bien. Los Valores Unitarios
se extraen de las respectivas Tarjetas de Existencias Valoradas de
Almacén.
Columna 4 - Código Patrimonial.- Utilizar sólo en el caso de entregas
de bienes que constituyen el patrimonio de la entidad. Anotar el número
CAP. IV
o código patrimonial asignado al bien con- forme a la Resolución
Jefatural N° 1 26-89-INAP/DNA.
Base:
Cuentas del Mayor.- Anotar en cada recuadro el código de la Cuenta
Principal, Divisionaria o Sub divisionaria, así como los importes en
moneda nacional. Recuadro.- Formulario utilizado hasta el renglón N°
CAP. V
... inclusive. Para indicar en letras, el número del último renglón utilizado
en el formulario.
Fecha de recepción.- Fecha en la que se efectúa la entrega.
A renglón seguido deben firmar las siguientes personas:
1. Solicitante: Jefe de la dependencia que solicita.
2. Director o Jefe de Abastecimiento.
3. Jefe de Almacén.
4. Recibí conforme: Persona que recepciona los bienes solicita-
dos (debidamente autorizado por el Jefe de la dependencia
solicitante).

CAP. VII c. Utilización. - Este formulario es de utilización compartida por


las dependencias solicitantes, Abastecimiento y Contabilidad.
A la dependencia solicitante le corresponde consignar los datos de:
- Parte Superior (izquierda)
- Columna 1 - Renglones
CAP. VIII
- Columna 2 - Artículos solicitados
- Recuadro - Formulario solicitado hasta el renglón No ...
inclusive
- Fecha de recepción
Al órgano de Abastecimiento le compete anotar:
- Código de la dependencia.
- Número del Pedido Comprobante de Salida.
- Columna 3 - Orden de Despacho.
- Columna 4 - Código Patrimonial.

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Para Contabilidad están reservados los recuadros de Cuentas del Mayor.


d. Número de copias y su distribución:
Original: Para remitir a Contabilidad
1era. Copia: Archivo de Almacén
2da. Copia: Registro y Control de Existencias.
3era. Copia: Registro de Control de Patrimonio Mobiliario (sólo en
el caso de salida de bienes patrimoniales).
4ta. Copia: Dependencia solicitante.

28

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CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

29

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3. El Sistema Nacional de Abastecimientos en Diagramas

CAP. I
a. Aspectos generales

Es el conjunto de normas, técnicas, métodos, procedimientos,


dispositivos legales e instituciones que regulan el proceso de
Concepto abastecimientos o logística comprendiendo la adquisición,
administración y distribución de bienes, servicios, así como
CAP. II el control patrimonial y están orientados a la solución global
de la administración de bienes y servicios.

Regular la determinaciones relacionadas con la adquisi-


ción, administración y distribución de bienes, servicios y
suministros en estado óptimo garantizado y eficaz para
Objetivos ser empleados en la producción de servicios públicos que
debe brindar la entidad, así como en el apoyo logístico a la
ejecución de obras.
CAP. III

• Contribuyen al empleo racional y eficiente de los bienes


y suministros que requieren las entidades con la finalidad
Fines de evitar paralizaciones a falta de ellos.
• Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los
procesos de abastecimiento de bienes y servicios en los
organismos que conforman la administración pública.

CAP. IV
Se orientan a proporcionan los elementos materiales (bienes) y
El sistema servicios y actividades complementarias en forma oportuna
de Abasteci- para ser empleados en las actividades gubernamentales para
miento el cumplimiento de sus fines básicamente sus funciones se
resumen a las siguientes actividades: recibir los bienes, los
clasifica, los almacena, los ubica, los mantiene y los cuida, los
entrega con autorización y solicita su reposición.
Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las acti-
CAP. V vidades del Sistema de Abastecimiento y administrar los
recursos materiales y los servicios de mantenimiento de la
municipalidad.
a. Adquirir, almacenar y distribuir los recursos materiales y de
servicio que requieran los Órganos de la Municipalidad.
Funciones b. Efectuar el control de los activos fijos y de las adquisiciones
generales realizadas por la municipalidad.
c. Organizar, actualizar, valorar y controlar el Inventario de
Bienes Muebles de la Municipalidad.
d. Programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el man-
tenimiento de las Unidades Motorizadas, así como la
prestación de Servicios auxiliares.
e. Obtener los bienes y servicios que requieran los Órganos
de la Municipalidad, cumpliendo con las disposiciones y
requisitos establecidos.
f. Disponer el mantenimiento y reparación oportuna de las
maquinarias, vehículos y equipo de propiedad munici-
pal.
g. Brindar el apoyo adecuado y oportuno de las diferentes
CAP. VII unidades en materia de su competencia.

Tuvo como órgano rector a la Dirección Nacional de Abaste-


Órgano cimiento del fenecido Instituto Nacional de Administración
Rector Pública.

... va

CAP. VIII

30

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... viene

El Área de Es la Unidad encargada de la administración y gestión de


Bienes o los bienes (suministros y activos fijos) servicios y control
Abast. y Ctrol. patrimonial.
Patrim.

Ejecutar las acciones técnicas administrativas relacionadas


con el aprovisionamiento y suministro conveniente, ade-
Finalidad cuado y oportuno de los bienes y servicios requeridos por
las dependencias usuarias para el cumplimiento de sus
actividades y acciones (misión).

La estructura orgánica del Área de bienes o abastecimientos


está determinado por varios factores en función al tamaño, la
finalidad, las características, las funciones, la disponibilidad de
personal y lo que es más importante, los recursos financieros
disponibles de la organización, por lo tanto, usualmente se
considera la estructura siguiente:
Área de adquisición u obtención:
- Planeamiento
- Saneamiento y recuperación de bienes
Área de recepción y almacenamiento
- Internamiento
Estructura - Verificación
- Ubicación
- Mantenimiento
- Seguridad
- Custodia
Área de registro e información
- Identificación
- Catalogación
- Registro de proveedores
- Programación
- Registro y control
Área de control patrimonial
- Identificación de bienes patrimoniales
- Clasificación
- Codificación
- Registro y control
- Mantenimiento
- Seguridad

CAP. VII

CAP. VIII

31

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b. Sistema Nacional de Abastecimiento y Control Patrimonial


CAP. I

Conjunto de actividades, procedimientos, principios y


normas de organización y gestión orientados a admi-
nistrar el flujo de los bienes y servicios que adquiere el
Estado como la administración y control de los bienes
patrimoniales, y está orientado básicamente a la distribu-
ción racional de materiales e insumos y a la solución glo-
CAP. II bal de las necesidades de la administración pública.

Sistema de
Abastecimiento
CAP. III y Control
Patrimonial

El Abastecimiento de bienes
se define como una función
CAP. IV
de apoyo al funcionamiento
interno de la entidad, orientado
a suministrar o atender el reque-
rimiento de bienes en óptimas
condiciones garantizando su
distribución oportuna para ser
empleados en la producción de
bienes, servicios, proyectos y
CAP. V
actividades.
Sistema de Sistema de
Abastecimiento Abastecimiento
y Control y Control
Patrimonial Patrimonial

Proceso mediante el cual se orga- Conjunto de actividades orienta-


nizan, se administran y se contro- do a proporcionar toda clase de
lan los bienes de activo fijo con la servicios que complementen las
finalidad de tener dominio y dispo- operaciones y, actividades que
sición de uso así como de mante- realiza la entidad en condiciones
ner en estado óptimo y operativo permanentes oportunas y garan-
promulgando su periodo de vida tizados.
útil a través de su mantenimiento Por otro lado, los servicios están
permanente. relacionados con la administra-
ción, operación, mantenimiento
CAP. VII y seguridad de los bienes de ac-
tivo fijo, así como tras actividades
auxiliares de apoyo a la dinámico
institucional tales como: alquiler
de medios o implementos, mante-
nimiento y reparación, transporte,
embalaje, fletes, seguros, servicios
públicos, etc.
CAP. VIII

32

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c. Funciones Específicas del Sistema de Abastecimiento

Funciones Generales
• Planificar adquisiciones y contrataciones.
• Adquirir bienes, servicios y obras.
• Almacenar bienes y suministros.
• Distribuir bienes y suministros.
• Atender servicios.
• Administrar y controlar el movimiento de activos.
• Emitir información.

• Determina las necesidades de bienes, servicios y suministros que requiere


los proyectos ,obras, programas, actividades ,etc
• Planifica el suministro, adquisición y contratación de bienes, servicios y CAP. II CAP. III CAP. IV CAP. V
suministros.
• Formula el plan anual de adquisiciones y contrataciones.
• Programa de procesos de selección y adquisiciones.
• Elabora el plan de obtenciones y la programación de adquisiciones.
• Evalúa la ejecución del plan anual de adquisiciones y contrataciones.
• Programar las actividades de mantenimiento preventivo de los bienes de
activo fijo.
• Planifica y controla la ejecución de los procesos de selección.

Planificación de la • Organizar la adquisición de bienes


adquisición y la contratación de servicios.
Proceso de selección • Llevar y mantener al día el regis-
de contrataciones y tro de contratos y procesos de
adquisiciones contratación y los expedientes de
Tiene a su cargo la res- contratación.
ponsabilidad de la ad- • Recepcionar, verificar y archivar los
ministración, control y expedientes de contratación.
registro de los bienes • Elaborar contratos en coordi-
patrimoniales y bienes o nación con asesoría jurídica de

activos no depreciables Administración Adquisición y acuerdo a la pro forma de contra-


(bienes menores de 18 y Control Contratación tación.
de la UIT) de la entidad patrimonial • Elaborar ordenes de compra y
así como la aprobación servicios por la compra de bienes
de altas, bajas, transfe- y servicios.
rencias de bienes patri- • Efectuar el seguimiento de los
moniales. documentos registros y contratos
y verificar su cumplimiento.
• Elaborar informes para CONSU-
CODE y la contraloría general de
Administración Almacenamiento la república.
y Control y Servicios • Llevar el registro de garantías
patrimonial generales de los bienes y servicios y obras
contratada.

Constituye la parte más esencial de las funciones • Recepciona los bienes y suministros adquiridos, los almacena,
del sistema de abastecimiento a través del cual registra y se encarga de la distribución física.
se desarrollan funciones que facilitan y regulan • Preserva a través de la seguridad y el mantenimiento de los bienes
las salidas o entregas de bienes a los usuarios o y suministros almacenados.
dependencias usuarias. • Coordina la oportuna reposición de stocks de bienes de usos
• Ejecutar la distribución de bienes y suministros permanente e imprescindible.
de acuerdo a los requerimientos programados. • Controla y reporta el flujo de entradas y salidas de los bienes y
• Elaborar los pedidos comprobantes de salida. suministros existentes.
• Formular el registro y control de las entregas de • Administra y controla el flujo de los servicios públicos y otros
bienes. servicios básicos que requiere la entidad. CAP. VII
• Autoriza los despachos y atención de los bienes • Administra el servicio de transporte y cautela su operatividad.
y suministros. • Ejecuta programas de mantenimiento y reparación de equipos,
• Acondiciona los materiales para su entrega. maquinarias, unidades de transporte, muebles y enseres.
• Entrega los bienes, suministros y otros bienes. • Ejecuta acciones de mantenimiento y limpieza de las instalacio-
nes de la entidad.

CAP. VIII
33

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d. Funciones Específicas del Sistema de Abastecimiento


CAP. I

Obtención

CAP. II Planeamiento
Procesos orientados a la identificación de
las necesidades de bienes y servicios – Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Adquisición
Normado por la Ley de Contrataciones y Ad-
quisiciones del Estado y su Reglamento.
Recuperación de bienes
CAP. III Conjunto de actividades de naturaleza téc-
nica, jurídica y administrativa orientadas a
volver a tener dominio o disposición de

Información Abastecimiento

CAP. IV
• Catalogación Almacenamiento o recepción
- Normalización o selección • Ambiente e instalaciones
- Identificación • Internamiento
- Clasificación • Verificación
- Codificación • Rotación
• Registro interno de proveedo- • Ubicación
res • Ordenamiento
CAP. V - Se copia y se invita a provee- • Racionalización – Equipo
dores. Mantenimiento
- Se analiza y evalúa la informa- • Manipulación
ción de proveedores • Preventivo
- Se registra y sustenta en una • Correctivo
base de datos. • Evitar su deterioro
• Programación trimestral de BB y Seguridad
SS • Protección del almacén
• Registro y control varios • Custodia
- Inventarios Distribución y disposición final
- Información • Formulación del pedido
- Kardex físico • Autorización del pedido
- Tarjeta control de activos Acondicionamiento y verificación
- Registro auxiliar ingresos O/C de materiales
- Registro auxiliar salidas P.C.S. • Registro y control de salida de
materiales
• Embalaje
CAP. VII • Despacho o entrega de materia-
les
• Seguro
• Transporte
• Información

CAP. VIII

34

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e. Proceseos Técnicos del Sistema de Abastecimientos


Constituye una de las etapas más importantes del Sistema de Abaste-
cimientos a través del cual se planifica las adquisiciones que realizará la
organización durante el ejercicio, mediante la equilibrada estimación
01
de necesidades de bienes y servicios, el plan debe considerar todas
las adquisiciones y contrataciones futuras cuyo proceso de selección
Planeamiento
signifique licitación pública, concurso público, adjudicaciones directas
y programación públicas o selectivas así como las adjudicaciones de menor cuantía
programables.
Por otro lado, la programación se refiere al proceso mediante el cual
se prevé en forma racional y sistemática la atención de necesidades
de bienes y servicios.

02
Es la etapa a través de la cual se desarrollan los mecanismos y acciones
orientadas a obtener o adquirir los bienes y servicios formalizando su
Adquisición propiedad y disponibilidad en base a las necesidades previstas en el
plan, la adquisición u obtención está normada por la ley de contrata-
ciones y adquisiciones y su reglamento.

Es el proceso técnico a través del cual se realiza la ubicación temporal


03 de bienes en un espacio físico determinado llamado almacén con
fines de custodia hasta la entrega definitiva o atención de los bienes
de acuerdo a los requerimientos.
Almacenamiento
• Recepción • Verificación y control
• Internamiento • Ubicación
• Registro y control • Custodia
Procesos
Técnicos del Es el proceso técnico, que consiste en la ejecución o desarrollo de un
Sistema conjunto de actividades de naturaleza técnico administrativo que
de Abaste-
04 se refieren a la entrega directa de los bienes, a los usuarios para el
cimiento cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos trazados. Consta
de las siguientes etapas:
Distribución • Formulación del pedido
• Autorización de despacho
• Acondicionamiento de los bienes a entregar
• Control y verificación de materiales
• Entrega de materiales

Es la etapa a través de la cual se registra y controla el flujo de opera-


05 ciones (tanto del ingreso como la salida de bienes, los mismos que se
detallarán en los respectivos registros y documentos diseñados para
Registro y éste fin e informar a las respectivas áreas que lo requieran.
Control El control se refiere al conjunto de métodos y medidas adoptadas
dentro de la entidad, para salvaguardar sus activos y verificar su
exactitud.
• Verificaciones • Inspecciones • Inventarios
06
Es el proceso técnico a través del cual se desarrollan e implementan ac-
Mantén. y seg. tividades relacionadas con la operación, mantenimiento y seguridad de
Patrimonial los bienes de capital (maquinaria, equipo, instalaciones, inmuebles, etc.)
con la finalidad de preservar dichos bienes e incrementar su vida útil.
CAP. VII

Es el proceso a través del cual se recoge, analiza y evalúa la información


07 necesaria acerca de los proveedores de bienes y servicios, se sustenta
en una base de datos que permite su análisis y verificación para calificar
la idoneidad de los proveedores de los bienes y servicios que oferta
Información
los precios y la calidad de los productos. En éste proceso se incluye
también la catalogación de los bienes así como el registro y control
de la información del flujo de bienes.
CAP. VIII

35

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f. Proceso Técnico de Planificación y Programación


CAP. I

Constituye uno de los elementos más importantes de los


procesos técnicos, mediante el cual se elaboran los planes y
programas de adquisiciones y contrataciones de bienes,
servicios, materiales y suministros diversos para obras públicas
la misma que estará relacionada con las diferentes etapas del
CAP. II plan estratégico que provee las bases para efectuar la ejecu-
ción y el control asegurando que los recursos asignados se
usen para alcanzar las metas y objetivos previstos.

Planificación

El Área de compras así A través de esta fase se


CAP. III
como el comité especial determinan las necesida-
son los órganos encar- des y requerimientos de
gados de la organización las diferentes áreas de
Definir las Programación
conducción y ejecución actividad de la entidad así
funciones del Área de necesidades
de las compras de la enti- como también el reque-
de Compras y de bienes, servi-
dad, así como convocar a rimiento de materiales e
los diferentes procesos de determinación del cios y materiales insumos de las obras a
comité especial para obras
selección. ejecutar, en términos de
cantidad, precio, obras,
CAP. IV
calidad, disponibilidad,
tiempo, etc.

Plan Anual de
Contrataciones

Se determinan los precios Es una herramienta de


referenciales los que esta- gestión, que se utiliza para
rán basados en la etapa formular y programar en
CAP. V anterior (estudio de mer- forma consolidada todas
cado) los mismos que Cuadro las compras de la entidad,
Determinar los
servirán y determinarán consolidado de a través de los diferentes
valores referencia-
las compras, a través de necesidades de procesos de selección.
les para la convo-
los diferentes procesos de BBS. SS. y obras Sobre la base de los re-
catoria
selección. querimientos formulados
por las diferentes áreas
usuarias, la dependen-
cia encargada de las ad-
quisiciones definirá con
precisión la cantidad y las
características técnicas.
Formulación
del estudio de
mercado previo

CAP. VII
• A través del estudio de mercado-previo se define los pre-
cios, la calidad, la disponibilidad y la cantidad de bienes y
servicios y materiales que se requiere.
• Se determinan las características técnicas precisando los
objetivos, las funciones y la operatividad de los mismos.

CAP. VIII

36

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g. Documentos e Instrumentos de Gestion que se requieren


CAP. I

Plan Plan Plan Anual de Presupuesto


Estratégico Operativo Adquisiciones y institucional
Institucional Contrataciones aprobado P/A

CAP. II

h. Procesos Técnicos de Abastecimientos de Adquisición

Es el proceso mediante el cual el Área de Abastecimientos determina los objetivos y metas, así como las acciones,
actividades y tareas necesarias para la adquisición u obtención de bienes, el proceso de planificación y progra-
mación de los bienes a adquirir se realiza a través del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
CAP. III
Finalidad
• Eliminar o reducir el riesgo y la incertidumbre en las adquisiciones.
• Aumentar la eficacia y la eficiencia.
• Uniformizar los criterios de programación de las adquisiciones.
• Documentos que se utilizan
• Plan anual de adquisiciones y contrataciones.
• Programación trimestral de bienes y servicios.
• Expediente de contratación.
• Contratos celebrados entre entidad y postores ganadores.
CAP. IV

Programación Constituido por el conjunto de proce-


Finalidad de compras
Regularizar la situa- dimientos, normas y técnicas utilizadas
ción física, contable para formalizar el compromiso de compra
y jurídica tanto de o adquisición de bienes ya sea a título
los bienes consu- oneroso, gratuito o de donación.
mibles como de los Adquisición La contratación a título oneroso está
bienes patrimoniales reglamentado pro la ley de contrataciones
o de activo fijo tales y adquisiciones del Estado a través de sus CAP. V
como: Recuperación diferentes etapas.
de bienes Contratación Finalidad
• Bienes faltantes
• Bienes sobrantes • Centralizar y controlar todo el proceso
• Situación de bie- de adquisición
nes sin uso prolon- • Verificar, evaluar y contrastar con el plan
gado anual de adquisiciones.
• Situación de bienes • Conciliar con la programación de com-
excedentes pras de bienes y servicios.
• Situación y estado Documentos que se utilizan
de conservación • Orden de compra – guía de interna-
• Situación jurídica miento.
legal. • Cotizaciones obtenidas.
• Cuadro comparativo de cotizaciones.
• Comprobantes de pago autorizados por
la SUNAT.
• Nota de entidad de almacén.
• Contratos suscritos entre la entidad y los
postores ganadoras de la buena pro.
• Resoluciones de donaciones recibidas. CAP. VII

Documentos que se utilizan


• Actas de determinación de situación de bienes y - Bienes sin uso
servicios - Bajas, etc.
- Faltantes • Notas de entrada de almacén
- Sobrantes • Pedido comprobante de salida.
- Altas • Resolución administrativa respectiva.

CAP. VIII

37

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i. Proceso de Almacenamiento:
CAP. I
El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, las actividades
concernientes a éste proceso están referidas a la ubicación temporal de bienes
en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía para
trasladados físicamente (temporal o definitivo) a quienes los necesitan. Consta
d:: las fases siguientes: recepción, verificación y control de calidad,
internamiento, registro y control y custodia.
CAP. II
La salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden
de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante
de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido por
los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con
CAP. III PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de
los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén
(PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su
aprobación y autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento,
o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administración
en las municipalidades.
CAP. IV

4. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de


Abastecimiento
CAP. V
Los Subsistemas de Abastecimiento
Los Subsistemas de Abastecimiento son:
a) Fase de Información y Control de necesidades
A través de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva
información sobre: los bienes, servicios y obras; adquiridos; precio y condiciones de compra;
seguridad; garantía que ofrecen; acciones de seguimiento y control a realizar; etc.,
requeridas por la entidad y sus diversas gerencias, para tomar la decisión más conveniente
en condiciones óptimas de registro de información.
Está constituido por los Procesos Técnicos de:
- Programación: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA.
CAP. VII - Catalogación: Catalogación Nacional de Bienes Muebles y Enseres
- CNBME, y otras catalogaciones
- Registro del análisis de la oferta.
- Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada
Proceso Técnico.
b) Fase de Negociación/Obtención - Contratación
CAP. VIII
A través de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para negociar,
conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de

38

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los bienes o servicios necesarios. La contratación de consultoría y obras públicas está


conformado por los Procesos Técnicos de:
CAP. I
- Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicación de Menor Cuantía - AMC,
Adquisición Directa - AD, Concurso Público - CP y Licitación Pública - LP.
- Recuperación de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes para
uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se había perdido por
descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia tecnológica,
etc. CAP. II
c) Fase de internamiento
A través de este mecanismo se lleva todo el proceso de recpeción e internamiento
de los bienes y activos adquiridos. Comprende tambien la ubicación, registro y
control de los bienes internados.
d) Fase de Utilización/Preservación
CAP. III
A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización, uso,
conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepción
integral, para una adecuada utilización y preservación.
Esta fase está constituido por los Procesos Técnicos de:
- Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo mano de obra - la entidad
compra la materia prima - o a todo costo. CAP. IV

- Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos.


- Seguridad integral: para personas y bienes.
- Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA, para consumo
inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.
CAP. V

Fase de información y control de


necesidades

Fase de Fase de negociación


utilización y y obtención
preservación (Contratación)

Fase de
internamiento
CAP. VII

CAP. VIII
39

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j. Proceso Técnico de Almacenamiento


CAP. I

Es la secuencia de operaciones y acciones que se desarrollan a partir del


momento en que los bienes o materiales han ingresado a los almacenes de
la entidad y termina con la ubicación ordenada, en el lugar que previamente
se les ha designado, comprende las etapas de:
Descarga:
• Control previo de la llegada de los materiales.
CAP. II • Desembarcar, pesar, contar, registrar.
Desembalaje
Inspección y control
Que los bultos y paquetes estén conforme a lo descrito en la guía de remisión,
sin roturas, daños o deterioros.

Recepción o
CAP. III
Almacena-
Definida como el conjunto miento Una vez abiertos los bultos
de acciones que se realizan y/o paquetes, embalajes,
con el objeto de preservar etc. se procederá a revisar
los bienes ingresados y su contenido comproban-
sean entregados al con- do los materiales recibidos
las mismas características fin de determinar con exac-
sumidor o usuario, con Manteni- Verificación con la orden de compra a
miento y y control de
CAP. IV físicas y numéricas en que titud, que los artículos re-
custodia calidad
fueron recibidas, en rea- cepcionados son realmente
lidad la custodia consiste los materiales solicitados en
en darle
que un tratamiento
no sufran sustraccio- las cantidades
técnicos pedidos.requeridas
miento
adecuado
nes, a los
mermas nibienes para
variaciones Almacena- así como de los requisitos
que puedan disminuir su
cantidad o su calidad. Conjunto de actividades relaciona-
das entre sí orientadas al ingreso a
los almacenes de la entidad de los
CAP. V bienes adquiridos o recepcionados,
en el lugar donde pueden ser racio-
Todo movimiento de ma- nalmente conservados y protegidos El material o los bienes
teriales que se realiza en al- para su utilización posterior. recibidos, luego de consta-
macén debe ser registrado tar su conformidad, debe
y acompañado con su do- ser clasificada e internada
cumentación sustentatoria al almacén junto con su

(O/C, N/E, etc.). El registro y Registro y Interna- documentación correspon-


control se realizará a través Control miento diente, procediendo a ubi-
del kardéx físico y el Bind carlos siguiendo la técnica
Card o control visible de pre-establecida, luego de
almacén. asignarle ubicación, se re-
mitirá copia de la orden de
compra y guía de remisión
a registro y control
• Clasificación
• Ubicación
Documentos que se utiliza
CAP. VII
• Orden de compra-guía de internamiento
• Guía de remisión del proveedor.
• Nota de entrada a almacén.
• Kardex físico.
• Control visible de almacén.
• Catalogo dnacional de bienes muebles.
Entrega
• Pedido comprobante de salida P/C/S
CAP. VIII • Kardex físico.
• Control visible de almacén.

40

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k. Proceso de Distribucion:
Proceso técnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades CAP. I de
naturaleza técnico-administrativa, referida a la directa satisfacción de necesidades. Incluye
las operaciones de traslado interno. Consta de las fases siguientes: formulación de pedido,
autorización de despacho, acon- dicionamiento de materiales, control de materiales y
entrega al usuario.
i) Formulación del pedido:
a. Se emplea (utiliza) el formulario Pedido-Comprobante de Salida; CAP. II

b. Se formulan en base a los respectivos Cuadros de Necesidades debidamente


conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de
bienes en Almacén.
c. El órgano de Abastecimiento establecerá un calendario para la presentación
de pedidos de aquellas dependencias cuyo con- sumo de bienes sea
constante. CAP. III

d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular, serán presentados


de acuerdo al periodo consignado en el correspondiente Cuadro de
Necesidades.
e. La formulación del Pedido Comprobante de Salida corresponde a la unidad
usuaria, y la autorización para la atención, al Jefe del órgano de
Abastecimiento. CAP. IV

f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la aten- ción de los
pedidos a un grupo de bienes, el órgano de Abaste- cimiento puede asumir la
formulación del Pedido Comprobante Salida.
g. Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos-
Comprobante de Salida serán remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento
CAP. V
para recabar la respectiva autorización de despacho.

ii) Autorización de despacho:


h. La autorización se otorgará para aquellos bienes que figuran en el respectivo
Cuadro de Necesidades.
i. Se autorizará pedidos no programados sólo en el caso que se deriven de
situaciones de emergencia calificados por el Director General de
Administración o quien hace sus veces en la entidad; y se atenderá con cargo
a los stock de seguridad.
j. Esta fase comprende lo siguiente:
i. Numeración y registro del Pedido Comprobante de Salida.
ii. Aprobación del Director o Jefe de Abastecimiento. iii. Valorización
CAP. VII

del Pedido Comprobante de Salida;


iv. Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de
Existencias Valoradas de Almacén.

41CAP. VIII

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iii) Acondicionamiento de materiales:


CAP. I k. El responsable del Almacén dirigirá los Pedidos Comprobantes de
Salida aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para
su entrega.
l. Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar des- tinado
para el despacho.
m. En el caso de distribución con destino a localidades fuera del
CAP. II perímetro de la ciudad, será necesario determinar el tipo de embalaje
a utilizar, para lo cual se tomará en cuenta los factores siguientes:
i. Destino de la carga.
ii. Transbordos a que se someterá la carga durante la travesía.
iii. Características físicas del material a embalarse. iv. Peso y
CAP. III volumen de la carga.
v. Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.
n. El acondicionamiento o embalaje de los artículos por distribuir debe
realizarse en forma tal que se evite:
i. Despostillados, roturas o aplastamientos.
CAP. IV
ii. Daños por manchas con grasa u otro agente nocivo. iii. Deterioro
en el acabado.
iv. Daños por causas climatológicas. v. Pérdida total, parcial o
extravío.
o. En el caso de bienes embalados se procederá al marcado, sellado y
CAP. V
numerado, además de otras señales indicadoras en los bultos.
iv) Control de materiales:
d) En cada Almacén se establecerá un control de salida de materia- les,
el que será encargado al personal de Seguridad o Vigilancia o a una
persona que para tal función se designe.
e) El encargado del acarreo o transporte de los bienes, presentará al
salir del Almacén, el Pedido-Comprobante de Salida a la persona
encargada del control de salida de materiales, quien verificará si el
contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá una
copia del mismo, la que será entregada al área responsable del control
de stock.
f) Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad
utilizando medios de transporte, el transportista presentará en los
CAP. VII
puestos de vigilancia de la entidad, copia del Pedido- Comprobante
de Salida respectivo. El personal de vigilancia efectuará las
constataciones que en ejercicio de sus funciones deba realizar.

42
CAP. VIII

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v) Entrega de materiales:
g) En el momento de hacer la entrega de materiales, se cuidará
CAP. I que
la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y
consciente.
h) Será precaución del responsable del Almacén que la dependencia
de destino devuelva el Pedido Comprobante de Salida con la
conformidad respectiva y en forma oportuna.
i) Es función inherente al Almacén que los bienes a despachar
CAP.fuera
II
del perímetro de la ciudad, estén amparados por una cobertura de
seguro.

Proceso de Distribución

CAP. III

Formulación del
pedido
Entrega Autorización
de del
materiales despacho

CAP. IV

Registro y Acondicionamiento y
control de salida verificación de mate-
de materiales riales para su entrega

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

43

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k. Proceso Técnico de Distribución


CAP. I

Actividad que consiste en solicitar o requerir los materiales


o bienes del almacén a fin de cumplir con las acciones o
actividades derivadas de su función y se formula en base a
los respectivos cuadros de necesidades, se atiende en base a
una programación pre-establecida a través del pedido com-
probante de salida que corresponde a la unidad usuaria.
CAP. II

Formulación
del pedido

Consiste en otorgar la au-


torización correspondiente
Ésta actividad es inherente para la atención de los pedi-
CAP. III al almacén y consiste en dos, los mismos que deben
entregar los bienes a los estar incluidos en el cuadro
usuarios que lo solicitaron Autoriza- de necesidades.
en condiciones adecuadas Entrega de ción del Comprende la numeración
y conformes a los requeri- materiales despacho y el pedido comprobante
dos, para lo cual firmará el de salida, la aprobación del
correspondiente pedido Director o Jefe de Abas-
comprobante de salida en Conjunto de actividades tendientes a tecimiento, la valoración
CAP. IV señal de conformidad. atender y dar salida a los bienes que se de la P/C/S y el registro de
encuentran almacenados por medio
de procedimientos y normas que fa-
la salida autorizado en el
ciliten y regulen su salida es la función respectivo kardex.
de entregar los materiales solicitados
al usuario en condiciones de calidad
exigida y cantidad determinada.
Registro y Acondicionam. y
control de salida verificación de
de materiales materiales para su
CAP. V entrega

Actividades que consisten en de- Comprende las acciones destinadas


sarrollar mecanismos de control de a poner a disposición los bienes
salida de materiales encargados al para su correspondiente despacho,
personal de vigilancia y seguridad, incluye el retiro de los bienes de
que se encuentran conformes con su ubicación y colocarlos listos en
los documentos que sustenten su el lugar destinado para su entrega
salida y el registro respectivo de sa- determinando el tipo de embalaje,
lida será contabilizado que el karkex destino de la carga, características
físico (salidas) así como el kardex físicas del material de embalaje,
físico valorado y los respectivos peso y volumen de la carga además
vaucher de salida de bienes. se deberá tener en consideración
la protección de los bienes y evitar
posibles daños roturas, deterioros,
pérdidas parciales, etc.

CAP. VII Documentos que se utiliza


• Cuadro consolidado de requerimientos.
• Pedido comprobante de salida.
• Nota de transferencia.
• Kardex físico
• Control visible de almacén
• Kardex físico valorado

CAP. VIII

44

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l. Proceso Técnico de Registro y Control de Existencias


CAP. I

En que consiste? Finalidad


Consiste en registrar tanto el ingreso Registro y
Centralizar el ingreso al almacén de
como la salida de los bienes en los Control de
todos los bienes aún cuando la natu-
respectivos libros y documento de la existencias
raleza física de los mismos requiera
finalidad de controlar el movimiento su ubicación directa o en otro lugar
de los mismos en forma documental o dependencia solicitante.
e informar a las respectivas áreas que Todos los bienes adquiridos ingre-
lo requieran. sarán físicamente al almacén de la CAP. II
Objetivo Ingreso de entidad para su custodia temporal,
• Controlar el movimiento y gestión Bienes o de lo contrario su ingreso se reali-
de los bienes.
zará administrativamente mediante
• Controlar las salidas existentes y
documentos.
contrarrestar con los inventarios
Documentos que se utilizan
físicos.
• Orden de compra.
• Informar sobre el movimiento de
• Guía de remisión del proveedor.
ingresos y salidas de bienes a la
• Nota de entrada a almacén.
oficina de contabilidad a través de
• Control visible de almacén. CAP. III
notas de contabilidad.
• Controlar el movimiento de los
bienes patrimoniales; estado de
conservación, uso, utilidad eco- Finalidad
nómica, depreciación, revaluación, Controlar la salida de los bienes a
etc. través de los pedidos comprobantes
de salida así como la asignación y
responsabilidad de los bienes pa-
trimoniales. CAP. IV
Etapas
• Formulación del pedido.
• Autorización del despacho.
Salida de • Acondicionamiento de los mate-
Bienes riales entregados.
• Chequeo y verificación.
• Entrega a los usuarios.
• Documentos que se utilizan
• Pedido comprobante de salida. CAP. V
• Nota de transferencia.
• Kardex físico.
• Control visible de almacén.

Es un proceso técnico a través de


la cual se verifica y determinas los
bienes existentes en el almacén y
consiste en constatar la existencia
física y real de los bienes almacena-
dos, apreciar su estado de conser-
vación o deterioro y condiciones de
seguridad.
El inventario físico debe ser una prác-
Inventario tica usual de buena gestión y propia
Físico del almacén sin esperar la interven-
ción de la oficina de contabilidad,
el órgano de control institucional,
comisiones de auditoría externa, etc
que por función propia debe efec- CAP. VII
tuarlo cada tres meses o cuando las
circunstancias lo requieran:
• Hoja de inventario.
• Kardex físico.
• Control visible de almacén.
• Kardex físico valorizado.

CAP. VIII

45

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ll. Procesos Técnicos del Mantenimiento y Seguridad Patrimonial


CAP. I

Es el conjunto de ac-
ciones y medidas téc-
Proceso de nicas de protección
mantenimiento, Manteni- Seguridad desarrolladas en forma
seguridad y miento preventiva y eliminar
control las condiciones de
riesgo tales como mal
CAP. II
uso, robo, accidente,
deterioro, pérdidas e
inoperatividad.
Distribución

Son las acciones desarrolladas tendientes a po-


ner a disposición de los usuarios los bienes que
CAP. III
serán utilizados en las operaciones y acciones
Disposición de la entidad.
final Es la ejecución y control físico de los bienes de
activo fijo que va desde el punto de origen hasta
el uso o disposición final.

Son los procedimientos administrativos que se


CAP. IV utilizan para la anotación y control de los bienes
patrimoniales.
Por lo tanto, la entidad deberá llevar un registro
y control permanente de los bienes de activo fijo,
en tarjetas auxiliares, libros auxiliar, estándar o
cualquier otro sistema de control computarizado
en el que se registren y controlen los siguientes
aspectos:
Identificación del activo
CAP. V • Denominación
• Nombre e identificación según catálogo de
bienes.
• Descripción breve del bien.
• Documento de ingreso (O/C – N/E).
Registro y
• Fecha del documento
Control
• Documento de salida (P.C.S., fecha, dependen-
cia).
• Nombre del responsable de su uso.
• Código contable.
• Código patrimonial.
• Registro y control contable
• Fecha de adquisición o ingreso.
• Costo del bien.
• Incrementos por reexpresión o ajustes por
inflación.
• Incrementos por revalidación de activos.
• Ajustes por diferencia de cambio hasta antes
de instalarlo.
CAP. VII • Incrementos por mejoras de carácter perma-
nente.
• Retiros (baja de bienes, venta de activos).
• Transferencias a otras entidades.
• Monto de depreciación mensual.
• Valor neto de activos.
• Estado de conservación.

CAP. VIII

46

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m. Proceso Técnico de Información

Es el proceso a través de la cual se recoge, analiza y evalúa la infor-


mación referida a los productos. Se sustenta en una base de datos
que permita su análisis y verificación para calificar la idoneidad de
los bienes y servicios que se realizan a través de:
• Invitación a proveedores a proporcionar información sobre sus
productos.
• Acoplar información sobre oferta de bienes.
• Se analiza y evalúa la información proporcionada por los proveedores.
• Se registra y sustenta en una base de datos.

Registro del
análisis de la
oferta
Es el proceso mediante el cual se
desarrolla el registro sistematización, Es el proceso sistemático a través
correlación, integridad y tratamiento del cual se desarrollan mecanismos
de la información para los fines de y procedimientos para la depuración,
análisis de datos, estadística, genera- homogenización, ordenamiento,
ción de información contable, etc. Registro y Proceso de codificación de los bienes. Se realiza
Catalogación
Se realiza a través de: Control información a través de:
• Registro del movimiento de exis- • Identificación de los ítems.
tencias. • Selección o normalización.
• Se verifica y concilia con el movi- • Clasificación.
miento físico. • Codificación.
• Se inspecciona.
• Se realizan inventarios físicos.
• Se proporciona información. Plan anual de
adquisiciones

Es el proceso mediante el cual se prevé en forma racional y sistemá-


tica la atención de necesidades de bienes y servicios.
Se realiza a través del Plan Anual de adquisiciones y está orien-
tado a la identificación de necesidades de BBS y SS así como la
programación anual de distribución de bienes en función a los
requerimientos.
47

C C AP C C C C C AP
AP . AP AP AP AP
VIII .
VII .. . . .V
IV III II I

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n. Aspecto Normativo del Sistema de Abastecimiento


CAP. I

Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA


Las Normas generales están orientadas a desarrollar
mecanismos que garanticen el buen uso de los recur-
sos materiales, el empleo racional y eficiente.
• Aplicación del principio de unidad de almacén.
• Inventarios físicos anuales.
CAP. II • Procedimientos para toma de inventarios físicos.
• Control de vehículos.
• Control de activos fijos.
• Unidad de abastecimiento.
• Adquisiciones.
Normas
R.C. Nº 320-2006-CG Generales
• Criterio de econo-
CAP. III mía en la compra
de bienes y contra-
tación de servicios.
• Unidad de alma- • D. Legislativo Nº 1017
cén. Ley de Contrataciones
• Toma de inventario Ley de del Estado.
fís ico. Normas de Contrataciones y • D.S. Nº 184-2008-EF.
• Baja de bienes de Control interno Adquisiciones del Reglamento de la Ley
activo fijo. Estado
CAP. IV de Contrataciones del
• Acceso, uso y custo- Estado
dia de bienes.
• Control sobre vehí-
culos oficiales del
Estado.
• Protección de bie-
nes de activo fijo. Normas sobre
Patrimonio Fiscal
CAP. V

Ley Nº 29151 L.S.NBE.


D.S. Nº 007-2008, Reglamento LG SNBE
• Reglamento general de procedimientos administra-
tivos de los bienes de propiedad estatal.
• Procedimiento de registro y control de los BBS
inmuebles de propiedad del Estado.
• Directiva para el registro contable de los bienes de
propiedad del Estado.
• Directiva para la entrega de información de bienes
inmuebles.
• Directiva que regula trámites de inscripción de
primera de dominio de predios.
• Saneamiento legal de bienes inmuebles.
CAP. VII
• Normas para enajenación de bienes.
• Disposiciones referidas a las donaciones de bienes.
• Directiva para el saneamiento de la propiedad
mobiliario del Estado.
• Directiva para permuta de predios de dominio
privado del Estado.
• Alta y baja de bienes muebles.
• Directiva de arrendamiento de predios.
• Reglamento para el inventario nacional de bienes
CAP. VIII
muebles.

48

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5. Gestión de Almacenes
CAP. I

a) Almacén
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de
una entidad con objetivos y metas bien definidas de internamiento, resguardo,
custodia, control y distribución o abastecimiento de materiales y productos
asignados a los usuarios que desarrollan, actividades, proyectos y obras públicas.
CAP. II

b) Funciones del almacén


La manera de organizar u administrar el almacén dpende de varios factores
tales como el tamaño y el plano de organización, el grado de descentralización
deseada, la variedad y magnitud de los bienes e in- sumos a distribuir, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manipulación y distribución
CAP. III de los bienes. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes
funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
- Recepción de Materiales, bienes y suministros de funcionamiento
- Registro de entradas y salidas del Almacén.
- Almacenamiento de materiales.
CAP. IV - Mantenimiento de materiales y de almacén.
- Despacho de materiales.
- Coordinación del almacén con el control de inventarios y contabilidad.
c) Principios básicos del almacén
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
CAP. V proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la entidad, antes de ser
requeridos para la administración, la producción de servicios públicos.
Todo almacén puede considerarse necesario para una entidad según el apoyo
que preste a las funciones y actividades de la entidad.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento
rápido de entrada y salida, o sea de una rápida rotación.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva
los costos de administración final, sin agregarle valor, razón por la cual se debe
conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al
menor costo posible de operación.
Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:
- La custodia fiel y eficiente de los bienes, materiales o productos debe
CAP. VII encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona CAP. en
VII cada
almacén.

- El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especia-


lizadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda
en el control de inventarios.
CAP. VIII - Debe existir una s o l a p u e r t a , o en todo caso una de entradaCAP.yVIIIotra de
salida de materiales (ambas con su debido control incluido las ventanillas
de atención a los usuarios).
- Se debe llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
- Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control
de producción sobre las existencias.
- Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el
nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
- La identificación debe estar codificada.
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- Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e


identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
- Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al
almacén.
- Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación
CAP. I

autorizada según sistemas existentes.


- La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté
asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
- La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder
CAP. II
realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
- Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
- La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materia- les.
- El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacena- miento
propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones
de operación. CAP. III

d) Tipos de almacén
Los almacenes se pueden diferenciar según:
i) La Organización:
Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados.CAP.Se
IV
da el primer caso cuando del establecimiento (Organización de gran
tamaño) que reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras
que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén
situados en otros lugares.

En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden CAP. V


estar
constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o
secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener
reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil,
especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o
estanterías que dificultan la visibilidad.
ii) Movimiento de Material
Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir
almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) mas o menos
elevado y almacenes sin mecanización.
iii) El Techo
- Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna
de protección y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia
CAP. VII
a las inclemencias del tiempo.
- Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia
sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección.
- Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aquí se distinguen aún en
condiciones de conservación.)
CAP. VIII

iv) Según las Operaciones


Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las
siguientes exigencias:
- Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez
distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso
bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados
contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen
lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico y de control)

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- Espera de los bienes y control de calidad, antes de la conformidad de


la verificación.
- Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente
destinar locales separados a tal exigencia.
- Almacenamiento propiamente dicho.
CAP. I v) Tipo de Material
Los bienes o suministros que se resguarda, custodia, controla y
abastece en un almacén puede contener lo siguiente:
- Almacén de bienes fungibles o de consumo y Partes Componentes:
Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno
CAP. II
de suministros de funcionamiento y otros bienes para atender el normal
funcionamiento operativo de la entidad.

- Almacén de Alimento y/o víveres destinados a los programas


sociales:
- Almacén de Productos en Proceso:
CAP. III
- Almacén de materiales de construcción ,destinados a las obras en
ejecución y/o proyectos de gran envergadura
- Almacén de materias primas y suministros diversos destinados a la
producción
- Almacén de Productos Terminados:
- Almacén de Herramientas:
CAP. IV
Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un en- cargado
especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se
prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de
mantenimiento.
e) las áreas del almacén
CAP. V Normalmente una planta de almacén en cualquier entidad pública debe tener
como mínimo tres áreas:
- Área de recepción.
- Área de almacenamiento.
- Área de entrega.
El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de
operaciones y de la organización de cada entidad, en lo particular. Estas pueden
estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro
de un mismo local.
e-1) Área de Recepción:
El flujo oportuno de los materiales o bienes, que entran, para que esté
CAP. VII liberado de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del
área de recepción y de su óptima utilización.
Las condiciones que impiden el flujo oportuno son:
- Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
- Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
CAP. VIII - Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.
El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen
máximo de bienes que se descarga y del tiempo de su permanencia
en ella.
El tiempo de permanencia de los bienes en el área de recepción
debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación
depende de la fluidez con que estas se pasan del transporte del
proveedor al almacén.

e-2) Área de Almacenamiento:


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En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para


cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige rea- lizar las
operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es
indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar
organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.
e-3) área de entrega:
CAP. I
la preparación de pedidos es un subproceso que tradicionalmente está
asignado al almacén. por ello, las estructuras organizativas de los
almacenes suelen disponer de personal dedicado a esta tarea. sin
embargo, la preparación de pedidos es uno de las actividades asociadas
a la gestión de pedidos y distribución. es decir, en una gestión enfocada
a procesos, la responsabilidad de la preparación de los pedidos debe estar
CAP. II asignada fuera de la gestión de los almacenes, si bien, funcionalmente puede
ser desarrollada en ellos.
- Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
- Ser acompañada de un documento de salida, una nota de
remisión o una factura.
CAP. III
- Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la
mercancía con el documento de salida.
f) Características de la Zona de Almacenamiento:
El análisis que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para
distribuir una zona adecuada , tiene que realizarse en función de tres
factores:
CAP. IV
- Usuarios a los que se va servir.
- El espacio de que se dispone.
- Los artículos o bienes que se van a guardar.
- El flujo de movimiento, grado y magnitud de los bienes
CAP. V g) Principios básicos en el Área de Almacenamiento:
- Primeras en entrar, primeras en salir principio básico de todo almacén, para
evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser
entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las
existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son
despachadas.
- Colocar los bienes de mayor demanda o requerimiento, más al alcance y
disposición de la ventanilla de atención o de las puertas de recepción y
entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
- Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal.
Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
- Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve un bien, hay
CAP. VII
una ocasión más para estropearla.

- Prohibir la entrada al área del almacén a personas extrañas, a el sólo se


permitirá ingreso al personal autorizado.
- Controlar las salidas de bienes del área de almacenamiento a través de
documentación adecuada.
CAP. VIII - Llevar registros de existencias al día.
- Eliminar el papeleo superfluo e innecesario.
- Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones
a la medida de lo que se almacena.
- El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de
almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo
permitan las condiciones de operación.
- El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales
perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros,
bastidores o pilas independientes de artículos.

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- El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal


y el punto de distribución en el opuesto.
- Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones,
puede pensarse en lo siguiente:
- Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas,
etc.
- Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el
espacio existente.
- una distribución y colocación de los bienes que permita ahorrar espacio
por el sistema de almacenamiento diversificado.
- un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o
estantería de varios niveles sobrepuestos.
- reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías
movibles o en bloques.
- eliminación del almacenamiento de bienes obsoletos o en desuso,
reducción de existencias por medio de los sistemas y mecanismos
automatizados

h) Procedimientos de almacenes
- el titular del almacén es el responsable del orden, registro, control,
internamiento y suministro de los bienes muebles y de consumo que se
encuentran bajo su custodia
- será responsabilidad del titular del área del almacén tener al día los registros
de control de los artículos en su custodia.
- será responsabilidad del titular del almacén coordinar con su personal para
que los almacenes estén en buenas condiciones de higiene y seguridad.
- será responsabilidad del titular del almacén notificar al área solicitante la
incorporación de los bienes cuando se hubiese requerido con anterioridad y
que no se hubiese surtido en el momento solicitado.
- será responsabilidad del titular del almacén entregar la información
inherente a los movimientos de entradas y salidas a las áreas de
contabilidad, control patrimonial, etc. así como cualquier aclaración de los
movimientos sobre todo de los bienes muebles.
- El almacén general será el única área facultada para recibir bienes muebles
y bienes de consumo. (Unidad de Almacén)
- Al recibir los bienes, el persona encargado de la recepción, certificarán
que cumplan con las características de calidad y contenido estipuladas
en el contrato y orden de compra, guia de internamiento, que ordene su
incorporación al almacén ; asimismo, solicitará al área usuaria o técnica, emita
el visto bueno de los mismos, de considerarse necesario.
- Previo a la adquisición de bienes se consultará en el sistema software
CAP. VII
de entradas y salidas verificando los saldos, de los bienes requeridos
a efecto de evitar compras innecesarias.
- Deberán llevar a cabo inventarios físicos por lo menos una vez al año
así como por muestreo físico cada tres meses.
- Los movimientos de salidas de bienes de consumo deberán de ser
con una orden de salida PE.CO.SA. CAP. VIII

i) Procedimiento para controlar los bienes en el almacén general.


- Registra los bienes de consumo y los bienes muebles adquiridos, para
su incorporación al sistema software.
- Incorpora y acomoda los bienes de consumo y de inversión en el
espacio físico del almacén.

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- Solicita a control de calidad, cuando es materia prima y/o material de


laboratorio por medio de la solicitud de análisis emita su dictamen de
aprobación para proceder a la entrega del material al área solicitante
- Incorpora e identifica con clave conforme al catálogo de bienes al
sistema software y asigna el número de inventario cuando es bien
mueble clave del catálogo de adquisiciones, bienes muebles y servicios
CAP. I e informa al área solicitante.
- Emite vale de salida.
- Recibe y registra salida del almacén en el sistema software.
- Entrega en el caso de bienes de consumo y bienes muebles con vale
de salida y/o orden de producción al área solicitante y se elabora
resguardo cuando es bien mueble.
CAP. II

j) Procedimiento para realizar el inventario físico


- Realiza, una vez al año el inventario físico.
- Distribuye el instructivo para llevar a cabo la toma física del inventario,
CAP. III
indicando las actividades a realizar los días, horas y personal que formara
parte en la toma física del inventario.
- Imprime los listados y las tarjetas de control de inventarios de los bienes de
los diversos almacenes (marbetes), los cuales son entregados al área
solicitante para ser colocados en el momento del inventario.
- Acomoda los bienes y coloca los marbetes a cada uno de ellos y
CAP. IV
proceden al conteo físico, con la participación del personal de almacén,
contabilidad y como veedor un representante del OCI o control interno.
- Se captura en el modulo de inventarios las cantidades obtenidas del conteo
físico y obtiene cifras de existencias físicas y compara contra existencias
reportadas en el sistema software o con los listados proporcionados
- Informa al área de ciontabilidad de la culminación del inventario para realizar
CAP. V el cierre anual y los ajustes correspondientes.

k) Procedimiento para generar codificaciones y números clave de bienes


- Verifica en el sistema software si el bien que va a solicitar esta registrado,
para elaborar la requisición de compra si esta registrado procede a
elaborarla si no pasa al siguiente punto.
- Solicita al almacén por escrito sea dado de alta el bien y/o modificación
cuando el bien sea de las mismas características del que ya existe pero es
necesario realizar algún cambio en el sistema software indicando la
descripción del producto, unidad de medida, presentación y/o
especificaciones necesarias.
- Se codifica al bien con el código correspondiente, para darle de alta en el
CAP. VII almacén correspondiente

l) Procedimiento de recepción y entrega de materia prima.


- Recepción de bienes con factura original y cuatro copias anexando copia
del pedido y/o de requisición de compra y certificado de análisis.
CAP. VIII
- Recibe los bienes del proveedor con la documentación correspondiente,
verificando físicamente las existencias, respecto a cantidad, no. de lote y
fecha de caducidad, firma de verificación en la factura y la entrega al
proveedor.
- Recibe el jefe de almacén la factura del proveedor, sella y firma de recibido
una vez validada por el recepcionista.
- Registra en el sistema software en el modulo de ingresos de accesando el
pedido y/o la requisición de compra registrando el numero de la factura,
cantidad, precio, fecha de caducidad y no. de lote. quedan- do el producto
en el modulo de consulta de artículos en control de calidad.

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- Elabora formato de de análisis y registra el control de calidad para que


realice las pruebas correspondientes.
- Realiza las pruebas de control de calidad de acuerdo a las especificaciones
de los productos solicitados.

- Aprueba y/o rechaza en el sistema software y regresa el formato de


la solicitud de análisis con el sello de aprobado y/o rechazado
CAP. I y

distribuye de la siguiente manera:


a) Área de almacén general (original).
b) Control de movimiento de materiales (copia).

- Recibe el formato original de la solicitud de análisis de aprobadoCAP. II y/o


rechazado y registra en la bitácora el resultado y archiva si es aprobado
pasa al punto no.
- Recibe copia del formato de solicitud de análisis, en caso de ser
rechazado notifica al proveedor que el producto no cumple con las
especificaciones de calidad
- Recoge producto rechazado y procede a realizar el cambio CAP. III físico

correspondiente.
- Recibe pedidos de salida y/o Pecosa., aplica la salida de bienes
descontándose la cantidad de las existencias en el sistema software y
entrega.
- Recibe orden de salida y/o vale de salida de material extraordinaria, revisa,
prepara los bienes que va a surtir verificando cantidad, no de lote
CAP. IVy fecha

de caducidad, entrega y firma con nombre en la hoja de material surtido para


ordenes de producción y entrega para su folio.
- Recibe los bienes, verifica y firma con nombre de recibido y entrega orden
de salida de bienes y/o vale de salida de materiales.
- Recaba la documentación de movimientos de entradas y salidas del día y
CAP. V
elabora reportes y distribuye de la siguiente manera:
Copia para contabilidad, compia para control de inventarios,etc.

ll) Procedimiento de recepción y entrega de bienes generales, y de mantenimiento.


- Entrega bienes con pecosa original y cuatro copias anexando copia del
pedido.
- Recibe bienes del proveedor con la documentación correspondiente,
verificando físicamente los bienes y la cantidad, N° de lote, firma de
verificación en la factura y entrega al proveedor.
- Recibe el jefe de almacén la factura del proveedor sella y firma de recibido.
CAP. VII
- Se registra la factura en el sistema software en el módulo de captura de facturas
CAP. VII
de bienes accesando el pedido y/o la requisición de compra registrando el
número de la factura, cantidad y precio afectando las existencias de cada
producto, en el caso de material de laboratorio envía a control de calidad.
- Informa al área solicitante la recepción de los bienes.
- emite vale de salida de material (PECOSA) recabando la firma de
CAP. VIII
autorización y entrega al almacén. CAP. VIII
- surte los bienes requeridos por el área solicitante y firma con nombre de
entregado.
- revisa y recibe los bienes solicitados y firma con nombre de recibido y
entrega vale de salida de material.
- procede a darle un número de folio a la pecosa, se entrega el original para
el área solicitante y dos copias para el almacén.
- recaba los movimientos de entrada de bienes y elabora reporte diario de
entradas y distribuye de la siguiente manera:

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- Recaba los vales de salida y elabora reporte diario de movimientos de


salidas y distribuye de la siguiente manera:
a) Área solicitante (original)
b) Área de contabilidad (copia)
c) Área de almacén general (copia para archivo)

m) Procedimiento para elaborar los pedidos comprobantes de salida de almacén


- Elabora la pecosa de almacén
- Conteniendo los siguientes datos.
a) Fecha del día que se realiza
b) Número de pecosa
c) Área solicitante.
d) Descripción de los artículos
e) Unidad de medida.
f) Cantidad solicitada.
g) Nombre del jefe del departamento de almacén general de
entregado.
h) Nombre de quien recibe materiales.
i) V° B° por parte de los responsables de cada área y/o a quien se
designe.
 Entrega la pecosa al responsable del área y/o a quien designe
para autorización.
 Previamente revisado y rubricado por el jefe de área.
 Recibe vale de salida, revisa y autoriza.
 Recibe y entrega la pecosa en el almacén general para su
distribución.
 Recibe, prepara material y entrega, firma con nombre de
entrega- do.
 Recibe y revisa material y firma con nombre de recibido.

n) Principales Funciones Generales de Abastecimiento


Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o
logística de las municipalidades peruanas son:

1. Dirigir, programar y ejecutar la administración y gestión del


Abastecimiento conforme a los lineamientos y políticas de la
entidad, normas presupuestarias, técnicas de control sobre
adquisiciones y otras normas pertinentes.
2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la
entidad.
3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Ser-
vicios.
4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su
aprobación, en coordinación con las Gerencias de Planeamiento y
Presupuesto y de Administración y Finanzas.
5. Prestar asistencia a los Comités Especiales de Adquisiciones de bienes y
servicios en los procesos de selección
6. Participar en la conformación de los Comités Especiales para las licitaciones,
concursos públicos y adjudicaciones directas de mayor y menor cuantía.
7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.
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8. Reportar información mensual a nivel de compromiso, de las órdenes de compra


y de servicios, a la Gerencia de Administración y Finan- zas.
9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los
bienes muebles.
10. Cautelar y mantener al día el margesí de bienes patrimoniales de la entidad.
CAP. I

11. Cautelar que los bienes inmuebles de la entidad que cuenten con los respectivos
títulos de propiedad y estén inscritos en los registros públicos
12. Supervisar las acciones de tasación, valuación, actualización o ajuste del valor
monetario de los activos fijos y de las existencias en almacén.
CAP. II 13. Tramitar ante el respectivo Comité de Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales,
las solicitudes de baja y posterior venta, transferencia, incineración o
destrucción, según el caso, de los bienes muebles.
14. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sus- tente el
ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales.
CAP. III
15. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles
e infraestructura municipal y la prestación de servicios para tal fin.
16. Supervisar la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo
de la maquinaria, equipo mecánico y flota vehicular

CAP. IV
17. Otras que le encargue el Gerente de Administración.

ñ) Organización de la gestión de almacenes


En el entorno actual, cada vez más complicado en cuanto a procesos y marco
legal normativo y con menores márgenes de actuación y falencia en información
especializada, las organizaciones buscan continuamente oportunidades de
CAP. V mejora que las haga más competitivas. En este sentido, cada vez son más
conscientes de la importancia de la gestión de almacenes (y la gestión logística
en general) como parte esencial a la hora de aportar más valor a la modernización
del estado y reducir los costos de gestión.
Hoy en día el tema de la logística es un asunto tan importante que las entidades
del sector público promueven áreas específicas para su trata- miento, y es en
la actualidad un aspecto básico en la constante lucha por ser una organización
moderna eficiente y eficaz.
Anteriormente la logística o la gestión de almacenes era solamente una unidad
orgánica que recepcionaba y atendía los bienes adquiridos por la entidad, tener
el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible,
CAP. VII actualmente éstas actividades aparentemente sencillas han sido redefinidas
y ahora son todo un proceso, es más se han desarrollado procedimientos de
manera tal que estamos hablando de todo un sistema que debería incluir todo lo
relacionado a la programación, selección, adquisición, ejecución contractual,
internamiento y distribución, sin olvidarnos del control patrimonial de los bienes
muebles e inmuebles
CAP. VIII
La logística tiene muchos significados, uno de ellos, es la encargada de la
distribución eficiente de los bienes de una determinada entidad con un menor
costo y un excelente servicio a los usuarios.
Por lo tanto la logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el
movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como
todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y sus
canales de distribución se encauzan de modo tal que el rendimiento presente y
futuro de la entidad sea maximizada en términos de costos y beneficios así como
en efectividad.
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La logística determina y atiende también en forma óptima los bienes y servicios


en forma correcta, al usuario, el lugar correcto y el tiempo correcto. Si asumimos
que el rol de las contrataciones del estado es estimular la demanda, el rol de la
logística será precisamente satisfacerla.
Solamente a través de un detallado plan y análisis de la demanda en términos
de nivel, locación y tiempo, es posible determinar el punto de partida para el
logro del resultado final de la actividad logística, atender dicha demanda en
términos de costos y efectividad.
La logística no es por lo tanto una actividad funcional sino un modelo, un marco
referencial; no es una función operacional, sino un mecanismo de planificación y
gestión; es una manera de pensar que permitirá incluso reducir la incertidumbre
en un futuro desconocido.

o) Actividades clave de almacenes


Las actividades claves son las siguientes:
- Servicio a los usuarios.
- Gestionar el internamiento de los bienes adquiridos y su distribución
adecuada
- Ubicación y Transporte adecuado.
- Gestión de Inventarios.
- Procesamiento de pedidos y atención oportuna de los usuarios.
En conjunto estas actividades lograrán la satisfacción del usuario y la
organización, la reducción de los costos, que es uno de los factores por los
cuales las entidades están obligadas a enfocarse a la logística.
Otros factores que intervienen en la evolución de la logística son:
- Aumento en líneas de producción y variedad de los servicios públicos.
- La eficiencia en producción de los servicios públicos, y alcanzar niveles
altos de productividad.
- La cadena de distribución quiere mantener cada vez menos inventarios.
- Desarrollo de sistemas de información.
- Uso de estrategias JIT. (justo a tiempo)
Todo esto en conjunto traerá los siguientes beneficios:
- Incrementar la competitividad y mejorar el rendimiento de la organización
para acometer el reto de la globalización.
- Optimizar la gerencia y la gestión logística.
- Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la de- cisión
de compra: calidad, confiabilidad, precio, internamiento, distribución, y
protección. CAP. VII

- Ampliación de la visión Gerencial para convertir a la logística en un modelo


de organización, un marco de referencia, y un mecanismo de programación
de las actividades internas y externas de la entidad.
La definición tradicional de logística afirma que el producto adquiere su valor
cuando el usuario recibe los bienes en el tiempo y en la forma adecuada, al
CAP. VIII
menor costo posible.

p) En logística, el servicio de atención al usuario implicará:


p-1 Grado de certeza: No es tan necesario llegar rápido con la distribución, como
llegar con certeza, con el mínimo rango de variación.
p-2 Grado de confiabilidad: Una cadena se conforma de diferentes eslabones.
Eso es una cadena logística. Si se agregan algunos que no están
relacionados, se segmentan las responsabilidades; el usuario final pierde la
confianza, al parecer por mayores errores de interpretación y responsables

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difusamente identificables. El usuario debe poder manifestar cuál es su


criterio de confiabilidad, cómo entiende que deberían ser atendidos.
p-3 Grado de flexibilidad: Implica que el almacén pueda adaptarse
eficientemente a los niveles de demanda. Un operador logístico que
considera excesivo la solicitud de eficiencia cuando se da un salto por
estacionalidad frecuente, desconoce qué es antivalor para los usuarios.
CAP. I CAP. I
q) Aspectos cualitativos:
Se trata aquí, no de la calidad del producto, sino del servicio de atención que se
debe brindar, del cual debe buscarse su homogeneidad en toda la cadena
logística. En muchos casos, se cuida minuciosamente el proceso productivo de
servicios públicos, se diseña con mucho cuidado pero no de la atención a los
usuarios.
CAP. II CAP. II

r) La mejora continua:
Día a día deben replantearse los parámetros que se manifiesten mal, de los
errores y desviaciones que pueden existir en los procesos, de acuerdo a los
objetivos pensados, pero también aquellos que están bien. Es más saludable
cuestionar internamente lo que aparentemente resulta bien, a que lo haga el
CAP. III público. Las m e j o r a s d e l a s v a r i a b l e s l o g í s t i c a s s e d e b e nCAP.entender
III
como una exigencia de la modernización del estado.
La distribución física y la gestión de materiales son procesos que se integran en la
logística, debido a su directa interrelación, la primera provee a los usuarios un
nivel de servicio requerido por ellos, optimizando los costos de transporte y
almacenamiento desde los sitios de producción a los sitios de consumo, la
CAP. IV segunda optimizará los costos de flujo de materiales desde los proveedores CAP. IV hasta
la cadena de distribución con el criterio JIT. (Justo a tiempo, con cantidades
solicitadas exactas a los pedidos solicitados).
El JIT forma parte de las actividades logísticas. Es una filosofía de
administración que se esfuerza en eliminar desperdicio por producir la parte
correcta en el lugar correcto en el tiempo correcto. El desperdicio resulta de
CAP. V
alguna actividad que agrega costo sin agregar valor JIT (también CAP.conocido V
como apoyo de producción).
Los componentes de la administración logística, empiezan con las entradas que
son materias primas, recurso humano, financiero e información, éstas se
complementan con actividades tanto gerenciales como logísticas, que se conjugan
conteniendo salidas de logística, que son todas las características y beneficios
obtenidos por un buen manejo logístico.
s) Características para lograr el buen funcionamiento de la administración
logística se necesitan ciertas características en el manejo logístico como son
las siguientes:
- Que exista una organización de almacenes formal estructurada y
sistémica.
CAP. VII - Que se promueva la logística a nivel Gerencial.
- Que se instituya la logística asociada con el concepto de valor agregado.
- Orientación al usuario asociado a las actividades y proyectos (pro- gramas
estratégicas).
- Alta flexibilidad para el manejo de situaciones inesperadas.
CAP. VIII
- Outsourcing o tercerización, como parte de la estrategia si el proceso de
logística no funciona y la tercerización resulta más barata en cuanto, a su
administración y atención al usuario.
- Mayor dedicación a los aspectos de planeación que a lo operativo.
- Entender que la logística forma parte del plan estratégico.
- Promover las Alianzas estratégicas.
Otro aspecto importante en el manejo logístico son los sistemas de información,
ya que la información es lo que mantiene el flujo logístico abierto, a su vez la
tecnología de la información parece ser el factor más importante para el
crecimiento y desarrollo logístico, un sistema de órdenes es el enlace entre la
entidad, los proveedores y los usuarios, sin embargo la información como
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cualquier recurso organizacional, está sujeta al análisis de operaciones, a su vez


la valoración permite tomar decisiones rápidas y efectivas.
Las consideraciones generales en logística son que todo cambio en el
entorno tiene repercusiones en la logística de las organizaciones, toda
organización hace logística, también la interrelación natural de los elementos
institucionales, internos y externos.
CAP. I

6. La Logística Inversa

a) Aspectos generales
Para definir logística inversa en el sector público es necesario y preciso cambiar
CAP. II
los procesos y la gestión por resultados, repensar, en que los bienes y servicios
solicitados deben ser atendidos de manera precisa y exacta a programas
estratégicos definidos, desde el punto de vista de la atención y consumo necesario
para ese programa el mismo que debe estar planificado y programado
previamente. Por tanto vamos a elucubrar sobre estos aspectos de modernización
en la gestión de almacenes, previamente recordemos que significa la logística.
CAP. III Logística: proceso de planificar internar los bienes adquiridos, implementar y
controlar un flujo de materiales, insumos, e información relacionada desde el punto
de origen hasta el punto de consumo de una forma eficiente y lo más económica
posible con el propósito de cumplir con los requerimientos del usuario final.
Logística inversa: es el proceso de proyectar, implementar y controlar el flujo de
materiales e insumos e información relacionada desde el punto de consumo
CAP. IV (actividades y proyectos) hasta el punto de origen de una forma eficiente y lo
más económica posible con el propósito de recuperar su valor ó el de la propia
devolución.

b) ¿Por qué logística inversa?


CAP. V
La logística inversa gestiona el retorno de los bienes adquiridos y asignados a los
programas estratégicos, bienes y suministros de funcionamiento en la cadena
de suministro, de la forma más efectiva y económica posible.
Además se encarga de la recuperación y reciclaje de los bienes no consumidos,
envases, embalajes y residuos peligrosos; así como de los procesos de retorno
de excesos de inventario, devoluciones de obras, productos obsoletos e
inventarios estaciónales
c) La logística inversa no es un capricho
Existen por lo menos tres vectores para su impulso:
Consideraciones de costo beneficio: productos mejores con costo de producción
mas bajo, i bienes adquiridos y diseccionados hacia programas estratégicos,
actividades o proyectos planificados,
CAP. VII Requerimientos legales: derivados de la protección del medio ambiente, a la
salud y del medio, de consideraciones por costos de procesamiento de residuos,
etcétera.
Responsabilidad social: generalmente impulsado por organizaciones no
gubernamentales y asociaciones de consumidores que apoyados en su poder
de compra buscan productos más seguros y ambientalmente amigables;
CAP. VIII obviamente las firmas nunca pierden dinero, detrás hay un posicionamiento
mercadotécnico en un segmento “premiun” orgulloso de consumir de manera
“correcta”.
d) Causas que generan la necesidad de una logística inversa
- Necesidad de adquirir bienes y suministros diversos exactamente para
lo necesario y adecuado para las actividades y proyectos.
- Retorno de exceso de inventarios y aplicados a otras actividades.
- Devoluciones de bienes no necesarios.
- Productos y bienes obsoletos.

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- Inventarios estacionales.
e) Procesos en logística inversa.
Los procesos en logística inversa se enfocan a cinco objetivos claves: pro-
curación de compras, reducción de insumos ; sustitución de materiales de mayor
calidad i menores costos, y gestión de residuos.
En cada uno de los procesos de la logística institucional se pueden identificar
CAP. I los
cinco enfoques señalados: inversa.
f) Actividades de la Logística Inversa
- Retirada de mercancía.
- Clasificación de mercadería.
CAP. II
- Reacondicionamiento de productos.

• Devolución a orígenes.
• Destrucción.
• Procesos administrativos.
• Recuperación, reciclaje de envases y embalajes y residuos
CAP. III

peligrosos.
g) Elementos de dirección en la logística inversa
Se identificaron varios los elementos clave en pro de una adecuada dirección
en logística inversa:
Filtrado de entrada de bienes o control de calidad: Se trata de controlarCAP.localidad
IV
de los bienes y suministros de funcionamiento defectuosa o que no cumpliese
con los requisitos de devolución.
Ciclos de tiempo. Las devoluciones son siempre procesos excepciona- les,
por lo que es muy difícil reducir los ciclos de tiempo relativos a las decisiones en
cuanto a la aceptación de un pedido devuelto. Se trata de definir un buen
mecanismo de toma de decisiones, es decir, qué hacer con cada CAP. V posible
devolución (reventa, reparación, eliminación) También aquí entraría la decisión
de cómo recompensar al personal de la entidad que consiga acortar al máximo
este ciclo de tiempo.
• Sistemas de información de la logística inversa. No existe un software
diseñado especialmente para este propósito, así que la elección lógica será,
o bien el desarrollo de un sistema a medida, o la implementación y
modificación de uno que ya se posea (opción más económica). Este sistema
deberá ser lo suficientemente flexible como para manejar la enorme
variedad de casos distintos que se puedan dar en las adquisiciones, y
lo suficientemente complejo como para funcionar bien a través de los
posiblemente numerosos unidades orgánicas Un software de logística
inversa exitoso deberá reunir información significativa que de hecho pueda
ayudar en el seguimiento, tanto de las propias ingresos y salidas como de
los costos que impliquen las mismas, y crear una base de CAP. VII
datos con
información relativa a las razones de cada desviación.

h) Factores claves para el éxito.


• Administración y control
CAP. VIII
Los procesos de la logística inversa deben ser “mapeados” en la
estructura funcional para ser comprendidos a lo largo de toda la cadena
de suministros y ser posicionados en el contexto relacional de dirección
correcta.
• Indicadores de desempeño
Es necesario establecer un costeo basado en actividades para medir el
desempeño de la logística inversa. Todo programa, así como cada una de
las acciones de éstos debe ser medido; la práctica permitirá valorar más
rápido y fácilmente cualquier propuesta innovadora.

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7. Perfil del jefe de almacén


- Perfil y habilidades del responsable de almacén.
- Conocimiento de los procesos de negocio de la compañía/sector.
- Conocimiento de las técnicas y herramientas de almacenamiento.
CAP. I CAP. I
- Experiencia previa en puestos similares con duración en función del tamaño
del almacén y de la empresa.
- Conocimiento básico de gestión de recursos humanos.
- Conocimiento de los sistemas de calidad Usuario avanzado de herramientas
informáticas Organización y método.
- Espíritu de iniciativa.
CAP. II CAP. II

8. Función de almacenes y su organización


Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las entidades del
sector público, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo
de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las
CAP. III CAP. III
actividades importantes para el funcionamiento de la organización; sin embargo, muchas
veces fue olvidada por considerársele como depósito donde se guardaban los materiales
que se requerían.
Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con
los materiales y bienes necesarios para el funcionamiento y desarrollo de actividades de las
entidades del sector público.
CAP. IV CAP. IV

9. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento


El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.
a. Programación de necesidades
CAP. V Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas institucionales,
CAP. V

concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades.


b. Elaboración del requerimiento de necesidades
Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes, servicios y
obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.
c. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación
del PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada año. No se podrá ejecutar
ningún proceso de selección que previamente no haya sido incluido en el PAAC,
siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposición.
d. Ejecución de los procesos de selección
CAP. VII
Consiste en la realización de los procesos de selección de acuerdo al objeto
CAP. VII
del proceso. Los procesos de selección se rigen por la Ley Anual de
Presupuesto y por la ley de contrataciones del estado y su reglamento.

e. Ingreso al Almacén Institucional


CAP. VIII
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos
CAP. VIII
procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso
físico y custodia temporal de bienes, (Catalogación, Registro en las Tarjetas
de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de
conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de
Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad).
f. Valorización de las existencias de almacén
Se realiza en función a los documentos fuentes o tasación, aplicando el
Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

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Precio de“A” (primera entrada) + Precio de“A” (ultima


entrada) Costo Promedio = ––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––
Saldo Final de“A” + Ultima entrada de“A”

CAP. I g. Inventario Físico


- Anualmente se llevaran a cabo 2 inventarios de existencias físicas en
almacén, preferentemente durante los meses de julio y diciembre de cada
año, a fin de dar cumplimiento a la normatividad en materia de manejo
de almacenes e inventarios a fin de dar fe y garantizar la confiabilidad
de los registros efectuados durante el ejercicio fiscal corriente. De la
CAP. II misma forma se deberán programar por lo menos tres conteos con
muestreos selectivos de bienes con la finalidad de conciliar los
movimientos registrados contra las existencias físicas en el momento de
su elaboración.
- Es responsabilidad del encargado de administrar los almacenes la
detección de bienes de consumo de nulo y lento movimiento así como
CAP. III de someter a disposición de las Unidades Administrativas , los bienes que
por su naturaleza sean susceptibles de ser transferidos. De la misma
forma es responsable de actualizar en forma periódica el Catálogo de
Bienes.
- A nivel Central queda estrictamente prohibida la operación de alma- cenes
alternos en las Unidades Administrativas, salvo autorización expresa de
CAP. IV
la gerencia de administración (caso de almacenes en la construcción de
obras públicas) pero la documentación de ingreso y salida de almacén se
lleva en el almacén central.
- Se utilizará el método de inventarios perpetuos para relacionar los
movimientos del almacén efectuados hasta el momento del inventario físico.

CAP. V

10. Formulación del Pedido o Requerimiento

a) Solicitud de pedido
- La solicitud de bienes se inicia con el requerimiento y/o pedido escrito por la
jefatura de la dependencia solicitante, dirigida a la Unidad de Abastecimientos
de la entidad quien lo derivará al Jefe de Almacén.
- El Jefe de Almacén evaluará el requerimiento, elaborará y procesará en el
sistema de cómputo el respectivo Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).
- Una vez impresa la PECOSA, se procederá a suscribirla conjunta- mente
con el Jefe de la dependencia solicitante.
CAP. VII
- Una vez suscrita la PECOSA por el Jefe de Almacén y por el jefe de la
dependencia solicitante, será remitido al Jefe de la Unidad de Abastecimientos
para la respectiva autorización de despacho.
- LA PECOSA se formula en base a los respectivos cuadros de necesidades
debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y
CAP. VIII
disponibilidad de bienes en almacén.
- La Unidad de Abastecimiento establecerá un calendario para la
presentación de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes
sea constante.
- Los pedidos de bienes que no son de consumo regular serán pre- sentados
de acuerdo al período consignado en el correspondiente cuadro de
necesidades.

b. Autorización de Despacho
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a. Una vez autorizado el despacho de los bienes se procederá a hacer


entrega de los mismos a la dependencia solicitante, debiendo el jefe o la
persona designada por éste, firmar la PECOSA de recepción y
conformidad.
b. La autorización se otorga para aquellos bienes que figuran en el
respectivo cuadro de necesidades.
c. Se autorizará pedidos no programados sólo en los casos derivados de
situaciones de emergencia, los que deberán ser calificados por la
Gerencia de Administración, siendo atendidos con cargo a los stocks de
seguridad.
d. Esta fase comprende lo siguiente:
 Registro del Pedido Comprobante de Salida.
 Aprobación del Jefe de Almacén.
 Valorización del Pedido Comprobante de Salida;
 Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de
 Existencias Valoradas de Almacén.

e Está prohibido que el almacenero haga entrega de bienes de la


Municipalidad sin contar con el respectivo Pedido Comprobante de Salida
(PECOSA).
c) Acondicionamiento Materiales
a. El responsable del almacén dirigirá los Pedidos de Comprobante de Salida
aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para su
entrega.
b. Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para
el despacho.
c. El acondicionamiento o embalaje de los artículos por distribuir debe realizarse
en forma tal que se evite:
• Despostillados, roturas o aplastamiento.
• Daños por manchas con grasas u otro agente nocivo.
• Deterioro en el acabado.
• Daños por causas climatológicas.
• Pérdida parcial, total o extravío.
d) Control de Materiales
a. En cada almacén se establecerá un control de salida de materiales
el que será encargado al personal de seguridad o vigilancia; o una
persona que para tal función se designe.
b. El encargado del acarreo o transporte de los bienes presentará al
salir del almacén el Pedido Comprobante de Salida a la persona
encargada del control de salida de materiales, quien verificará si el
contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá una
copia del mismo lo que será entregado al área responsable del control
de stock.
c. Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando
medios de transporte, el transportista presentará en los puestos de
vigilancia de la entidad copia del Pedido Comprobante de Salida
respectivo. El personal de vigilancia efectuará las constataciones que
en ejercicio de sus funciones deba realizar.
e) Entrega de Materiales
a. En el momento de hacerse la entrega de materiales se cuidará que
la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y
consciente.

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b. Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de


destino devuelva el Pedido Comprobante de Salida con la
conformidad respectiva y en forma oportuna.
c. Es función inherente al almacén el que los bienes de despachar fuera
del perímetro de la ciudad, estén amparados por una cobertura de
seguro.
CAP. I CAP. I

11. Inventario Físico de Almacén

a) Concepto
La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes con
CAP. II que cuenta la entidad, en el plazo señalado; con el fin de asegurar su existencia
CAP. II

real, estado de conservación y condiciones de seguridad. La toma de inventarios


permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables,
a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir
y proceder a las regularizaciones del caso.
El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente
CAP. III de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo CAP. III para
efectos de identificación.
Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y
conciliación con la información contable, deben investigarse, y luego practicar los
ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable.
Cuando la entidad contrate los servicios de terceros para llevar a cabo la toma de
CAP. IV CAP. IV
inventarios físicos, el producto final presentado así como la base de datos debe
tener la conformidad del área contable, en forma previa a la cancelación de dicho
servicio.
b) Inventario Masivo
Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del Inventario Físico
CAP. V General que comprende la verificación física de bienes en uso y deCAP. almacén.
V

La entidad, dentro de los primeros quince (15) días hábiles de iniciado un nuevo
periodo efectuará la toma de inventarios físicos generales de sus almacenes, para
tal efecto el Gerente General de Administración o quien haga sus veces,
propondrá a la Alcaldía, la constitución de una Comisión de Inventario que
estará encargada de realizar el Inventario Físico indicando el cronograma,
equipos y personal necesario.
La Comisión de Inventario estará integrada como mínimo por:
- Un representante de la Oficina de Control Patrimonial o la que haga sus
veces
- U representante de la Unidad de Contabilidad
- El Jefe de la Oficina de Control Institucional de la entidad quien
CAP. VII participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada
aplicación de los procedimientos establecidos.
- Personal debidamente calificado, y
- Personal de apoyo.
El inventario se efectuará cerrando las operaciones del almacén, requiere de un
apropiado programa y sirve de sustento de los estados financieros de la entidad.
CAP. VIII
La verificación física de los bienes a inventariarse incidirá principalmente en los
siguientes aspectos:

- Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación,


- Estado de conservación,
- Condiciones de utilización,
- Condiciones de seguridad; y,
- Funcionarios responsables.

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Concluida la verificación física, la Comisión de Inventario deberá remitir el


Inventario Físico a la Gerencia de Administración o la que haga sus veces, con
el Informe Final del Inventario, el que deberá detallar:
c. Inventario Selectivo
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza
periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de
stock se mantienen al día, completos y exactos; y verificar que las existencias
físicas concuerden con los registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacén y
las Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades
de almacén; sólo se efectúa el bloqueo temporal de la documentación y el despacho del
grupo de bienes objeto de inventario por el plazo que se estime dure el mismo.
El Gerente de Administración o el Jefe de la Unidad de Abastecimientos, designará el
personal de Verificación, la que en ningún caso será integrada con personal de almacén,
estos últimos sólo intervendrán para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los
bienes.
d. Preparación del Inventario
Corresponde a la Gerencia de Administración o quien haga sus veces pre- cisar
instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efecto de
realizar la verificación de bienes de los almacenes.
Son condiciones previas al Inventario:
a. Ordenamiento del almacén: el principio del buen ordenamiento debe
mantenerse en los almacenes en todo momento; sin embargo se hace más
necesario cuando se trata de realizar Inventarios.
b. Documentación: es imprescindible preparar la documentación para la toma
de Inventario. Son cuatro los aspectos a considerar:
- Las Tarjetas de Existencia Valorada y las de Control Visible de
Almacén deben estar al día.
- Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante el período
de inventarios. Estos quedarán temporalmente en la zona de recepción
y serán internados una vez concluido el Inventario.
- Despacho de materiales y equipos correspondientes a los Pedidos
Comprobante de Salida pendientes de atención. Los bienes de
pedidos no reclamados permanecen en la zona de despacho.

- Suspender la recepción de pedidos por un período prudencial antes del


inicio del Inventario.
e) Medios e Instrumentos
El equipo de verificadores será dotado de medios adecuados tales como:
Catálogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitirá
certificar las medidas, denominaciones, pesos, códigos, etc., de cada uno de los
bienes que se esté verificando.
f) Formas de efectuar el Inventario

i. Al barrer
El equipo de verificadores procede a efectuar el Inventario empezando por un
punto determinado del almacén; continuando el control de todos los bienes
almacenados, sin excepción alguna.
Esta modalidad se utilizará para efectuar el Inventario Masivo de
Almacén.
ii. Por selección
Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes
sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicación. Esta forma se
utiliza para realizar inventario de tipo selectivo.
g) Sobrantes de Inventario

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Si en el proceso de verificación se establece bienes sobrantes se procederá en la


forma siguiente:
i) Determinar su origen, principalmente entre las siguiente causas:
- Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias
Valoradas.
- Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo
Comprobante de Salida.
- Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
sobrante.
ii) En el caso que el origen de los sobrantes de almacén se deba a las dos
primeras causas indicadas en el literal anterior, éstos se incorporan en los
registros de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacén.
iii) Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en
lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar
como faltante en bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar
el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencias
Valoradas de Almacén anulando la salida del bien sobrante, la misma que será
sustentada con el informe de la Comisión de Verificación; previo inicio de la
determinación de responsabilidades. Asimismo, se registrará la salida del bien
faltante.

h) Faltantes de Almacén
En el caso que como consecuencia de la conciliación entre los registros de existencias
y el inventario físico realizado se determinen bienes faltantes, la Comisión de
Verificación actuará en la forma siguiente:
i) Faltante por robo o sustracción
Organizará un expediente de las investigaciones realizadas acompañadas
de la denuncia policial correspondiente.
ii) Faltante por merma
Tratándose de bienes, sólidos o líquidos, que por su naturaleza se volatizan,
será aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida en la
norma técnica respectiva.
Cuando la merma ocurra por acción de animales depredadores, la Comisión
de Verificación evaluará e informará sobre si la merma se debe estrictamente
a esa causa.
iii) Faltantes por negligencia.
El jefe de almacén y el servidor o servidores a cargo de la custodia son
responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida.

CAP. VII

12. Reglamento de Organización y Funciones – ROF de Almacenes

a) ¿Cuál es el marco normativo aplicable?


Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM
b) ¿Qué es el Reglamento de Organización y Funciones - ROF? CAP. VIII

El Reglamento de Organización y Funciones es el documento técnico normativo


de gestión institucional de establecer:
- La estructura orgánica de la entidad.
- Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada uno de sus
órganos y unidades orgánicas.
- Las relaciones de coordinación y control entre órganos, unidades orgánicas y
entidades cuando corresponda.
¿Qué normas son aplicables para elaboración y aprobación del Reglamento
de Organización y Funciones - ROF?
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El Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM de fecha 26 de julio de 2006, que


aprueba los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de
Organización y Funciones - ROF. En el artículo 3º de esta norma se establece las
entidades del Sector Público que deben seguir estos lineamientos para la
elaboración y aprobación del ROF.

CAP. I c) ¿Cuándo es necesario aprobar un nuevo Reglamento de Organización yFunciones -


ROF?
Se requiere la aprobación del ROF en los siguientes casos:
 La creación de una nueva entidad.
 La fusión de entidades.
 Por efectos de la transferencia de funciones en el marco del proceso
CAP. II
 de descentralización.
 Por existencia de un proceso de reorganización de la Entidad aprobado
conforme Ley.
 Por modificación del marco legal sustantivo que conlleve una afectación de
la estructura orgánica o modifique total o parcial las funciones previstas para
la entidad.
CAP. III  Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad con la finalidad
 de cumplir con mayor eficiencia su misión y funciones.
d) ¿Cuál es el órgano responsable de la elaboración del ROF?
La conducción del proceso de elaboración y formulación del ROF de las Entidades es
responsabilidad del órgano encargado de las funciones de planeamiento,
CAP. IV
racionalización o de quien haga sus veces.
¿Qué entidad u órgano debe emitir Informe Previo para la aprobación del
ROF?
El proyecto de ROF, debidamente visado por el órgano responsable de su elaboración,
así como por el órgano de asesoría jurídica, adjuntándose el proyecto de ROF, el
proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF y el informe Técnico Sustentatorio
CAP. V
(aprobado por la Secretaría General en el caso de Ministerios y Organismos Públicos
Descentralizados); debe ser remitido para informe previo:
 A la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de
 Ministros, en el ámbito del Poder Ejecutivo (Ministerio y OPDs).
 La Secretaría de Gestión Pública podrá solicitar a la entidad más
información, la realización de las modificaciones que corresponda o emitir un
Informe Previo favorable. En este último caso, se procederá a tramitar la
aprobación del correspondiente Decreto Supremo.
 A la Gerencia General del Gobierno Regional.
 A la Gerencia del Gobierno Local.
 ¿Cómo se aprueba el ROF de las entidades?

CAP. VII

CAP. VIII
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e) La aprobación del ROF de las entidades se efectuará como sigue:


Institución Dispositivo Legal
Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados y Por Decreto Supremo
otros Orga- nismos Públicos con calidad de pliego
presupuestal adscritos a la Presidencia del Consejo de
Ministros o a los Ministerios, con indepen- dencia de la
denominación formal que las normas les reconozcan.

Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado Nacional de Por Resolución del Titular
Elecciones, Oficina Nacional de Procesos Electorales,
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil,
Consejo Nacional de la Magistratura, Defensoría del
Pueblo, Contraloría General de la República, Tribunal
Constitucional y Universidades Públicas.
Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras
Privadas de Fondos de Pensiones y Banco Central de
Reserva del Perú.

Gobierno Regional Por Ordenanza Regional


Municipalidades Por Ordenanza Municipal
Organismos Públicos Descentralizados de Gobiernos Por Ordenanza Municipal

f) ¿Qué ficha técnica se debe utilizar?


El formato aprobado mediante Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM, que se
encuentra en la página web de la PCM:
http://www.pcm.gob.pe/InformacionGral/sgp/2006/FichaTecnicaROF.xls
g) Contenidos mínimos para el Manual de Operaciones
Los programas y proyectos contarán con un manual de operaciones en el
que se consignará por lo menos la siguiente información:
 Descripción del programa o proyecto, incluyendo el objetivo, la descripción
de éste y la identificación de entidades, órganos o unidades orgánicas
ejecutoras que tienen responsabilidades respecto del programa o
proyecto.
 Organización del programa o proyecto: organización, funciones y
responsabilidades.
 Procesos principales tales como programación y aprobación de
actividades, ejecución de recursos, proceso de coordinación,
desembolsos, según corresponda.
 Procesos de supervisión, seguimiento y evaluación: supervisión técnica,
informes (financieros, registros contables, de progreso), auditorias,
inspección y supervisión, según corresponda.
Contenidos mínimos para el Reglamento de Funciones de Comisiones
Las Comisiones creadas con una vigencia mayor a doce (12) meses o en
razón de un encargo permanente aprobarán un Reglamento de Funciona- miento
consignando, respecto, del régimen de sesiones: i) periodicidad, ii) quórum, iii)
reglas de votación y iv) reglas de aprobación de acuerdos.
De las Universidades Públicas
Las Universidades Públicas deberán tomar en cuenta las disposiciones
establecidas en estos lineamientos únicamente para la conformación de

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los órganos y unidades orgánicas con responsabilidades administrativas.


Corresponde a la Secretaría General del Ministerio de Educación la emisión del
CAP. I
Informe Previo a que se refiere el artículo 33º del Decreto Supremo Nº 043-
2006-PCM.
h) Documentación obligatoria que deben adjuntar las entidades al presentar el
proyecto del ROF
A fin de que la Secretaría de Gestión Pública pueda emitir la correspondiente
CAP. II opinión técnica, las entidades públicas deberán adjuntar la siguiente
documentación:
• Proyecto de Reglamento de Organización y Funciones.
Adjuntar el proyecto de ROF debidamente estructurado.
• Informe Técnico.
CAP. III Elaborado por la Oficina responsable de la entidad, el mismo debe funda- mentar
la necesidad para aprobar un nuevo ROF o para su modificación y sustentar
las modificaciones que contiene el proyecto de ROF respecto del vigente.
El informe técnico debe contener los siguientes temas:
 Análisis funcional
 Análisis de Estructura (anexar organigrama vigente y organigrama
CAP. IV  propuesto)
 Análisis de no duplicidad de funciones
 Análisis de consistencia
 Efectos presupuestales
 Ficha Técnica.
 En la cual se adjuntará la Información de carácter General, Orgánica,
CAP. V Funciones y Presupuestal.
 Proyecto de Decreto Supremo aprobatorio con su exposición de motivos.
 La Ficha Técnica se encuentra a disposición de las entidades públicas en
el portal electrónico de la Presidencia del Consejo de Ministros: www.pcm.
gob.pe

CAP. VII

76
CAP. VIII

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CAPITULO VIII
GLOSARIO DE TERMINOS

1. ABASTECIMIENTO
CAP. I

Práctica para localizar y procurar mercancías y productos

2. ALMACÉN DE DEPÓSITO
CAP. II
Una instalación o centro de consolidación que está autorizado por los clientes para almacenar
mercancías. El pago de derechos e impuestos se harán efectivos sólo una vez que las
mercancías han sido retiradas

3. ACCIÓN DE CONTROL
CAP. III
Se denomina acción de control a la que desarrolla el personal de los órganos del Sistema o
contratados por éste y/o de las sociedades de auditoria independientes designadas y
contratadas para tal fin, para dar cumplimiento mediante la aplicación de un conjunto de
procedimientos y métodos de trabajo a las atribuciones que le confiere la presente ley.
Comprende las auditorias y exámenes especiales, programadas en función a: Misión de la
entidad, los Criterios de Rotación de Énfasis, Materialidad, Áreas Críticas y/o de incidencia,
CAP. IV

requerimientos provenientes de Directivas específicas y/o normas de carácter general, y demás


disposiciones contenidas en la normativa de control vigente.

4. ACTA DE CONCILIACIÓN
CAP. V
Documento en que se expresa la declaración interinstitucional final sobre la certidumbre de
los montos de ingresos y gastos registrados durante un determinado Año Fiscal. Es de carácter
interinstitucional porque participan representantes del Pliego Presupuestario, la Dirección
Nacional de Presupuesto Público y la Contaduría Pública de la Nación.

5. ACTIVIDAD
Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la
operatividad de la acción de gobierno. Representa la producción de los bienes y servicios que
la Entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones dentro de los procesos y
tecnologías acostumbrados. Reúne acciones que concurren en la operatividad y mantenimiento
de los servicios públicos o administrativos existentes. Representa la producción de los bienes y
CAP. VII
servicios que la entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los
procesos y tecnologías vigentes. Es permanente y continua en el tiempo. Responde a objetivos
que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente, a través de sus Componentes y Metas.

6. ACTIVIDADES DE MONITOREO
CAP. VIII
Representan al proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al
sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran.
Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su
reforzamiento.
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:
a. Durante la realización de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad;
b. De manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de
las actividades, incluidas las de control; y,

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c. Mediante la combinación de ambas modalidades.

7. ACTIVO FIJO
Se considera como Activo Fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su
uso. CAP. I

8. ADMINISTRADOR DE RED
Persona que tiene a su cargo la gestión técnica, administrativa y operativa del sistema de redes.
CAP. II

9. ADQUIRIENTE DE BASES
El proveedor que puede participar en el proceso de selección hasta la presentación de
propuestas, por haber adquirido las Bases o, en su caso, haberlas recibido.
CAP. III

10. AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA DE GASTOS


Consiste en la reducción de la disponibilidad presupuestal de los gastos previstos en el
Presupuesto institucional, por efecto del registro de una Orden de Compra, Orden de Servicio
o cualquier documento que comprometa una Asignación Presupuestaria.
CAP. IV

11. AÑO FISCAL


Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos.
Corresponde al año calendario.
CAP. V

12. ARCHIVO
Conjunto de registros que guardan relación. Al registro se le puede considerar como la
información básica a la que se puede acceder en bloque y al archivo como una organización
de los registros.
Porción de memoria auxiliar normalmente en disco ocupada por un conjunto homogéneo de
información (datos o programa)

13. ASIGNACIÓNPRESUPUESTARIA
CAP. VII
Son los Recursos Públicos contenidos en la Ley Anual de Presupuesto, aprobados por una
determinada Entidad del Sector Público. Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos
Institucionales del Pliego, debiendo consignarse -necesariamente- en el Presupuesto
Institucional como condición necesaria para su utilización por parte de la Entidad.

CAP. VIII
14. AUTONOMÍA
Potestad para decidir en las materias de su competencia conforma a la Constitución y la Ley.
15. AUTORIDAD
Autoridad es la relación existente en cargos organizacionales donde una persona -
administrador- tiene responsabilidad de las actividades que efectúen otras personas -
subordinadas-. La autoridad es inherente al cargo funcional y ejerce discrecionalidad al adoptar
decisiones que afecten a los servidores bajo su mando. Ello implica el ejercicio de un tipo de
poder legítimo, pero circunscrito al ámbito de una organización.
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16. BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO


La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos
bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber sido expuestos a acciones
de diferente naturaleza, como las siguientes:
CAP. I

Obsolescencia técnica Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y avances
tecnológicos.
Daño y/o deterioro Desgaste o afectación de los bienes debido al uso continuo.
Pérdida, robo y/o sustracción Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o
circunstancias fortuitas.
CAP. II

Destrucción Afectación de los bienes por causas ajenas al manejo institucional, (inclemencias
del tiempo, actos de violencia, etc.)
Excedencia Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecerán en la
misma situación por tiempo indeterminado.
CAP. III
Mantenimiento y/o reparación onerosa Cuando el costo de mantenimiento y/o reparación de
un bien es significativo, en relación a valor real.
Reembolso y/o reposición Opera para los bienes asegurados cuando los documentos
contractuales correspondientes así lo determinan.
Cualquier otra causa justificable La
CAP. IV causa justificable debe sustentarse ante la
Superintendencia de Bienes Nacionales.

17. BASE DE DATOS


CAP. VConjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlación y que están almacenados
con criterios independientes de los programas que los utilizan. La filosofía de las bases de
datos es la de almacenar grandes cantidades de datos de una manera no redundante y que
permita las posibles consultas de acuerdo a los derechos de acceso.

18. BASES
Los documentos que contienen los aspectos administrativos, las especificaciones técnicas y
los términos de referencia o expediente técnico, según corresponda, que con el conjunto de
condiciones, procedimientos establecidos por la Entidad y, cuando corresponda, la proforma
del contrato, rigen un proceso de selección específico en el marco de la Ley y el presente
Reglamento.
CAP. VII

19. BASES INTEGRADAS


Las Bases definitivas del proceso de selección, como resultado de la formulación y absolución
de consultas y/u observaciones, o, luego de transcurridos los plazos para dichas etapas, sin
que los adquirientes las hayan formulado.
CAP. VIII

20. BIENES
Objetos o cosas que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento
de sus fines.
Los activos de cualquier tipo, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, y los documentos
o instrumentos legales que acrediten, intenten probar o se refieran a la propiedad u otros
derechos sobre dichos activos.
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21. BIENES DE CAPITAL


Denominación que reciben los bienes que intervienen en el proceso productivo y que
generalmente no se transforman (como maquinaria y equipo)
Se aplica al Activo Fijo, que abarca -algunas veces- gastos que contribuyen a la producción.
CAP. I Es
sinónimo de capital (o bienes) de producción. Son los activos destinados para producir otros
activos.

22. BIENES DE CONSUMO


CAP. II
Son todas aquellas mercancías producidas en el país o importadas para satisfacer directamente
una necesidad como: alimentos, bebida, habitación, servicios personales, mobiliario, ornato,
etc.
Es cualquier mercancía que satisface una necesidad del público consumidor. Estos bienes
constituyen lo opuesto a los bienes de capital (como es el caso de las maquinarias de una
CAP. III
fábrica), los cuales se utilizan para producir otros bienes.

23. BIENES Y SERVICIOS


Gastos para la adquisición de bienes, pago de viáticos y asignaciones por comisión de
servicio o cambio de colocación, así como pagos por servicios de diversa naturaleza,
CAP. IV sin

vínculo laboral con el Estado o personas jurídicas.

24. CALIDAD
Un proceso de mejoramiento continuo, en donde todas las áreas de la empresa participan
CAP. V
activa mente en el desarrollo de productos y servicios, que satisfagan las necesidades del
cliente, logrando con ello mayor productividad”.

25. CALENDARIO DE COMPROMISOS


Es la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba la Dirección Nacional de
Pre- supuesto Público, para establecer el monto máximo para comprometer mensualmente,
dentro del marco de las Asignaciones Presupuestarias aprobadas en el Presupuesto
Institucional del Pliego y de acuerdo a la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal.

CAP. VII
26. CALENDARIO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
El documento elaborado por la Entidad que convoca a un proceso de selección, en el cual se
fijan los plazos para cada una de sus etapas.

CAP. VIII

27. CAMPO
Espacio en la memoria para almacenar temporalmente un dato durante el proceso. Su
contenido varía de durante la ejecución del programa. Un campo numérico sólo puede
almacenar valores (dígitos) y un campo alfanumérico cualquier carácter (dígito, letra, símbolo,
especial)

28. CAPACITACIÓN
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La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se


desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño
en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa permanente,
aprobado y que pueda brindar aportes a la institución.
En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitación es un esfuerzo que realiza la
entidad para mejorar el desempeño de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitación, debe
CAP. I

estar en relación directa con el puesto que desempeña. Los conocimientos adquiridos, deben
estar orientados hacia la superación de las fallas o carencias observadas durante el proceso de
evaluación.

29. CAPTACIÓN
CAP. II

Proceso propio de la ejecución de ingresos mediante el cual se perciben Recursos Públicos


por la prestación de un servicio público de carácter individualizado por parte de las Entidades
Públicas.

CAP. III

30. CARGO
Es la denominación que exige el empleo de una persona que, con un mínimo de calificaciones
acorde con el tipo de función puede ejercer de manera competente las atribuciones que su
ejercicio le confiere.
Los cargos son los puestos de trabajo a través de los cuales los funcionarios y servidores
CAP. IV

desempeñan las funciones asignadas.


Se denomina cargo al conjunto de tareas orientadas al logro de un objetivo. Exige la contratación
de una persona, que con un mínimo de calificaciones puede ejercer de manera competente,
las funciones y responsabilidades que se le asigne.
CAP. V
La Carrera Administrativa no se efectúa a través de los cargos sino por los niveles de carrera
de cada grupo ocupacional, por lo que no existen cargos de carrera.
La asignación a un cargo siempre es temporal. Es determinada por la necesidad institucional y
respeta el nivel de carrera, grupo ocupacional y especialidad alcanzados.

31. CARGO DE CONFIANZA


Es la denominación que corresponde a un funcionario designado por autoridad competente,
en aplicación de las disposiciones vigentes.

CAP. VII
32. CIERRE PRESUPUESTARIO
Conjunto de acciones orientadas a conciliar y completar los registros presupuestarios de
ingresos y gastos efectuados durante el Año Fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual de
Presupuesto fija el período de regularización.

CAP. VIII

33. CLASIFICACIÓN DE CARGOS


La clasificación de cargos, es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la entidad,
basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mínimos
exigidos para su desempeño.

34. COMPETENCIA

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Conjunto de atribuciones y responsabilidades inherentes o asignadas a una entidad pública


para el ejercicio de sus funciones.

35. COMPONENTE
Es la división de una Actividad o Proyecto que permite identificar un conjunto de acciones
presupuestarias concretas. Cada componente a su vez comprende necesariamente una o más
Metas Presupuestarias orientadas a cumplir los Objetivos específicos de las Actividades o
Proyectos previstos a ejecutar durante el Año Fiscal.

36. COMPROMISO DEL GASTO


Es un acto administrativo a través del cual la autoridad competente acuerda o contrata con un
tercero la ejecución de una obra, la adquisición de un bien, la prestación de un servicio o la
transferencia de recursos, entre otros, luego de cumplido el proceso establecido en el marco
legal vigente.
El compromiso es previo a la realización del gasto por obligaciones contraídas a través de
disposición legal, contrato o convenio, de acuerdo a lo dispuesto en el presente Capítulo. En
ningún caso puede realizarse con posterioridad al pago.
El Compromiso afecta parcial o totalmente la Asignación Presupuestaria de la actividad o
proyecto aprobado al Pliego, en la Ley Anual del Presupuesto y sus modificaciones
presupuestarias y su cuan- tía se determina en forma cierta o aproximada, ésta última cuando
no pueda calcularse exactamente, dentro del marco establecido por la normatividad
presupuestaria vigente.
El Compromiso no puede exceder los montos aprobados a los Pliegos Presupuestarios en las
Asignaciones Trimestrales ni los autorizados en los respectivos Calendarios de Compromisos.
El Compromiso no implica obligación de pago.

37. CONCIENCIA DEL CONTROL


Se refiere a la importancia que la gerencia brinda al control interno y, por lo tanto, a la atmósfera
dentro de la cual funcionan los controles internos específicos de la entidad. Dicha conciencia
es, en gran parte, un elemento intangible; es una actitud de la gerencia que, cuando se
comunica y busca cumplirse, sirve para reducir la probabilidad de que los controles contables
específicos sean omitidos.
Un indicador que puede dar origen a la falta de confiabilidad por parte del auditor en el ambiente
de control, es el hecho que la gerencia, con el propósito de motivar al personal a lograr las metas
previstas, crea una atmósfera que conduce a un comportamiento indisciplinado o poco ético, o
permita al personal de la entidad que logre las metas evitando los controles establecidos.
Para que la conciencia de control sea realista, la gerencia debe haber impartido directivas claras
para que los controles no deban ser pasados por alto. A fin de lograr el objetivo deseado la
entidad debe establecer mecanismos generales de control para hacerlo eficaz. La adopción
de medidas correctivas oportunas por la gerencia al conocer una debilidad existente en el
control interno, demuestra su compromiso y refuerza la conciencia de control.

38. CONSULTOR
El contratista que presta servicios profesionales en la elaboración de estudios y proyectos y en
la supervisión y gerencia de obras; en la inspección de fábrica, peritajes y puesta en servicio
de obras, equipos bienes y maquinarias; en investigaciones; auditorias asesorías, estudios de
prefactibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares

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y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la elaboración de términos de


referencia, especificaciones técnicas y Bases de distintos procesos de selección, entre otros.

39. CONTROL INTERNO


Es un proceso continúo realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la entidad;
CAP. I para

proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos siguientes:


- Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los
servicios que deben brindar cada entidad pública;
- Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal; CAP. II

- Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,


- Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

CAP. III
40. CONTROL PREVIO
Conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las
entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos
y humanos.

CAP. IV

41. CUADRO DE NECESIDADES


Es el documento oficial mediante el cual todas las dependencias de una organización
formalizan todas sus necesidades de bienes, servicios y obras, de acuerdo a objetivos y metas
establecidas en los Planes Estratégicos y Operativos de la Organización y que será
consolidado y valorizado para la formalización del Plan Anual de Adquisiciones CAP. V y
Contrataciones del Estado, en un marco presupuestal aprobado.

42. DESPACHAR
Descarga de un contenedor en un transportador o cantidad pagada a un transportador para
fletar el transporte de mercancías.

43. DISTRIBUCIÓN
Proceso de depósito y transporte de mercancías acabadas entre el final de la línea de
producción y el cliente final. CAP. VII

44. DESIGNACIÓN
La designación consiste en el desempeño de un cargo de responsabilidad directiva o de
confianza por decisión de la autoridad competente en la misma o diferente entidad CAP. enVIIIeste
último caso se requiere del conocimiento previo de la entidad de origen y del consentimiento
del servidor. Si el designado es un servidor de carrera, al término de la designación reasume
funciones del grupo ocupacional y nivel de carrera que le corresponda en la entidad de origen.
En caso de no pertenecer a la carrera concluye su relación con el Estado.
Es el acto por el cual la autoridad encarga y autoriza el desempeño de cargos de confianza
con los derechos y las limitaciones que las leyes establecen. Se puede designar a un servidor
de la Entidad o a una persona que no se encuentre dentro de la misma, para desempeñar
cargos de confianza.

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45. DEVENGADO
El Devengado es la obligación de pago que asume un Pliego Presupuestario como
consecuencia del respectivo Compromiso contraído. Comprende la liquidación, la identificación
del acreedor y la determinación del monto, a través del respectivo documento oficial.
En el caso de bienes y servicios se configura, a partir de la verificación de conformidad del
bien recepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos
administrativos y le- gales para los casos de gastos sin contraprestación inmediata o directa.
El Devengado representa la afectación definitiva de una Asignación Presupuestaria.

192

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RESERVADO RE 31 - 62

EJÉRCITO DEL PERÚ

PERSONAL

CORRESPONDENCIA
MILITAR
EDICIÓN 2010

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CAPITULO 1

GENERALIDADES

1.1 OBJETO

El presente reglamento prescribe las normas para la formulación,


trámite, distribución y registro de la correspondencia militar.

1.2 Finalidad

a. Uniformar la formulación y tramitación de la documentación


administrativa en el Ejército.

b. Facilitar al personal militar la redacción y presentación de los


documentos militares.

1.3 Alcance

El contenido del presente reglamento está dirigido al personal militar y


debe ser de conocimiento y cumplimiento de todas las dependencias del
Ejército.

1.4 Base legal o doctrinaria

La presente publicación se basa, en lo que corresponda, en los


siguientes dispositivos legales y normativos:

a. Decreto Ley Nº 19414, Ley de Utilidad Pública, Defensa,


Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación, de
fecha 16 mayo 1972, y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo
Nº 022-75-ED de fecha 29 octubre 1975.

b. Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, de fecha


10 junio 1991, y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº
008-92-JUS de fecha 26 junio 1992.

c. Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, de fecha


08 mayo 2000, y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo

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Nº 019-2002-JUS de fecha 17 mayo 2002.

d. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información


Pública, de fecha 02 agosto 2002, y su reglamento aprobado mediante
Decreto Supremo Nº 072 de fecha 06 agosto 2003.

e. Normas para el Uso del Servicio de Correo Electrónico en las


Entidades de la Administración Pública, aprobado mediante Resolución
Jefatural Nº 088-2003-INEI de fecha 31 marzo 2003.

f. DUFSIDE (Directiva única para el funcionamiento del sistema de


Inteligencia del Ejército) 2004.

1.5 Clasificación de seguridad

Las prescripciones contenidas en el presente reglamento son de


carácter público.

1.6 Definiciones

a. Correspondencia militar.- Conjunto de documentos elaborados


en las dependencias del Ejército sobre asuntos oficiales.

b. Correspondencia de entrada o recibida.- Es la documentación que


llega a una dependencia.

c. Correspondencia de salida o remitida.- Es la documentación que se


despacha de una dependencia.

d. Clase correspondencia o correo.- Cabo o Sgto encargado de


transportar, entregar o recibir, con la debida seguridad y bajo cargo, la
correspondencia militar y civil entre las distintas dependencias.

e. Publicaciones.- Son los textos, obras o documentos emitidos por


una autoridad militar y que contienen la información necesaria para
facilitar el cumplimiento de las funciones de las dependencias del Ejército.

f. Formatos.- Son impresos autorizados que contienen espacios en


blanco apropiados para ser llenados con determinada información. Se
emplean para uniformar el tamaño, ordenamiento y redacción de los
documentos.
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g. Tramitación o trámite.- Es el procedimiento a desarrollar para el


movimiento de un documento y la solución de su contenido.

h. Oficina postal.- Oficina encargada de recibir y despachar la


correspondencia cursada entre dos o más dependencias diferentes.
Normalmente se establece en las dependencias del nivel Gran Unidad,
direcciones del EMGE y similares, así como en las RRMM.

i. Mesa de partes.- Oficina de trámite interno de las dependencias,


encargada de recibir y despachar la correspondencia cursada. Normalmente
se establece en los niveles de unidad y similares.

j. Oficina de trámite documentario.- Oficina encargada de atender


los requerimientos de información de personas naturales y jurídicas, que
sean solicitados al Ejército. Normalmente se establece en las dependencias
y reparticiones del instituto especialmente designadas (JEMGE, IGE, RRMM,
Direcciones del EMGE, Núcleos desconcentrados).

k. Documento.- Es un vehículo de comunicación escrita que forma


una unidad, constituida por la información y su soporte.

l. Soporte.- Es la tecnología en la cual la información del documento se


encuentra grabada, siendo ejemplos de ello: el papel, el microfilm, el disquet
o el CD.

m. Documento electrónico.- Es toda información originada por


procesamiento electrónico de datos y/o almacenada en medio magnético,
electrónico o similar, susceptible de ser utilizada en las dependencias del
Ejército.

CAPITULO 2

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

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2.1 Generalidades

a. Ciclo vital del documento es la denominación que se da a las


distintas fases o etapas por las que pasa un documento, desde su formulación
hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.

1) Genéricamente, son tres las categorías de actividades que


comprende el ciclo vital del documento:

a) La producción b)
El trámite
c) El uso

2) La producción de documentos puede abarcar las siguientes


actividades:

a) Elaboración b)
Revisión
c) Aprobación
d) Clasificación en cuanto al tránsito, la naturaleza y la
tramitación.

3) El trámite puede comprender la recepción, el registro, el control,


el direccionamiento a los interesados, la distribución, la
expedición, el archivo, la clasificación en cuanto a la
temporalidad y la eliminación, de ser pertinente.

4) El uso puede incluir la solución, la consulta y la


reproducción.

b. Se considera gestión de documentos al planeamiento y al control de


las actividades pertinentes al ciclo vital del documento.

c. El ciclo vital del documento, así como los procedimientos que serán
ejecutados en cada una de sus actividades, es específico para cada soporte y,
dentro de una misma categoría de soporte, varía con el grado de seguridad
establecido, o sea, la gestión de un documento “en papel” es diferente de la
gestión de un documento “electrónico”, y la gestión de un documento “común”
es distinta de la gestión de un documento “secreto”.
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2.2 Clasificación

Los documentos se clasifican de la siguiente forma:

a. Por su carácter:

1) Oficial.- Documento que se cursa en el ejercicio de sus funciones,


entre las autoridades y/o personal militar, sobre asuntos
relacionados con la institución.

2) Particular.- Documento que se cursa entre las autoridades y/o


personal militar sobre asuntos particulares.

b. Por su alcance:

1) Interno.- Documentación que se cursa en el ejercicio de sus


funciones, entre los comandos de unidades y dependencias de la
institución.

2) Externo.- Documentación que cursan en el ejercicio de sus


funciones, los comandos de unidades y dependencias con
organismos ajenos a la institución.

c. Por su empleo:

1) Documentos administrativos.- Son aquellos que tratan sobre


asuntos que deben ser formulados de acuerdo al
procedimiento establecido en la presente publicación y que por su
naturaleza no son de carácter normativo ni técnico. Estos
documentos están constituidos por:
a) Oficio
b) Parte
c) Informe d) Directiva
e) Estudio de estado mayor
f) Hoja de recomendación g) Hoja informativa
h) Hoja de coordinación
i) Hoja de respuesta
j) Hoja de trámite
k) Acta
l) Solicitud
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m) Elevación
n) Orden telefónica
o) Orden interna
p) Memorándum
q) Radiograma
r) Dictamen
s) Acuse de recibo
t) Decreto

2) Documentos operacionales.- Son aquellos documentos empleados


para impartir instrucciones detalladas sobre las diversas
actividades operativas de la institución. Están constituidos por:

a) Orden de operaciones
b) Plan de operaciones
c) Procedimiento operativo vigente (POV)
d) Apreciación de situación

3) Dispositivos legales.- Son aquellos documentos normativos,


establecidos por la Constitución y las leyes peruanas, emitidos por
la autoridad competente y de cumplimiento en el ámbito respectivo.
Están constituidos por:

a) Ley
b) Decreto Legislativo
c) Decreto Ley
d) Decreto de Urgencia
e) Decreto Supremo
f) Resolución Legislativa
g) Resolución Suprema
h) Resolución Ministerial
i) Resolución de la Comandancia General del Ejército
j) Resolución Directoral
k) Resolución Jefatural

4) Dispositivos administrativos.- Son aquellos documentos que contienen


disposiciones normativas y doctrinarias de uso en el Ejército. Esta
clasificación comprende:

a) Publicaciones militares

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(1) Manuales
(2) Reglamentos
(3) Reglamentos orgánicos
(4) Cuadros de organización
(5) Cuadros de asignación de personal (6) Manual
de organización y funciones (7) Manual de
procedimientos

b) Órdenes administrativas

(1) Orden General del Ejército (2) Orden


Logística del Ejército (3) Orden de RM,
GU o unidad

5) Formatos.- Son documentos impresos que contienen espacios para


ser llenados con la información pertinente, siendo su objetivo simplificar
la documentación oficial, por lo que su remisión se efectuará sin emplear
oficios, memorándums, etc., a no ser que sea indispensable. Están
constituidos por:

a) Formatos generales
b) Formatos internos

d. Por su tipo de confección:

1) Manuscrita.- Es aquella escrita a mano y que no constituye un


documento oficial dentro de la institución. Se consideran dentro de esta
clasificación los informes preliminares antes de ser oficiales y
mecanografiados.

2) Mecanográfica.- Es aquella escrita mediante un dispositivo de impresión


mecánico o eléctrico, constituye un documento oficial del comando o de
la persona que lo emite.

3) Digitalizada.- Es aquella escrita mediante un ordenador,


empleando un formato electrónico y que puede ser almacenada en cualquier
medio magnético; constituye un documento oficial del comando o de la
persona que lo emite.

e. Por el medio de remisión

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1) Manual.- Es aquella correspondencia remitida empleando los servicios


postales o mensajeros designados por los comandos de las unidades o
dependencias promotoras de los documentos.

2) Telefax o fax.- Es aquella correspondencia confeccionada por


cualquier medio para el envío a los comandos de unidades o
dependencias a través del equipo telefax, el cual permite la
trasmisión electrónica de documentos en forma impresa.

3) Electrónica.- Es aquella correspondencia confeccionada por


medios informáticos para el envío a los comandos de unidades o
dependencias a través del Sistema de Tramitación Electrónica de la
Red Militar (Intranet), el cual permite la trasmisión electrónica de
documentos en forma de archivos adjuntos a mensajes militares.

f. Por la clasificación de seguridad de su contenido:

1) Clasificados.- Son aquellos que tratan de asuntos que, por su


naturaleza, deben ser de conocimiento restringido y por lo tanto,
requieren medidas especiales de seguridad para su custodia y
difusión.

2) Comunes.- Son aquellos cuyo conocimiento por otras personas


además de los destinatarios, no representa inconvenientes.

g. Por el plazo de tramitación:


1) Normales.- Son aquellos cuyo estudio, solución y tramitación deben
ser realizados hasta en ocho días útiles.

2) Urgentes.- Son aquellos cuyo estudio, solución y tramitación debe


ser realizado hasta en cuarenta y ocho horas.

3) Muy urgentes.- Son aquellos cuyo estudio, solución y tramitación


debe ser inmediata.

CAPITULO 3

NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DE


LA CORRESPONDENCIA MILITAR

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Sección I. DISPOSICIONES GENERALES

3.1 El papel

El papel a emplearse en la documentación escrita debe corresponder a


las características siguientes:

a. Tipo

1) Para las autógrafas de Leyes, Resoluciones o Disposiciones de la


Comandancia General del Ejército y Resoluciones de menor
jerarquía, será de tipo bond blanco, con un peso de
120 g.

2) Para los oficios, cartas, memorándums, etc. será de tipo bond


blanco, con un peso de 80 g. Las copias serán impresas en papel
tipo bond blanco, con un peso de 60 g.

3) Para los demás documentos internos se empleará cualquier tipo


de papel (bond, bulky, periódico, continuo, etc.) de cualquier
gramaje.

b. Dimensiones

1) Para la mayoría de documentos oficiales se empleará el tamaño


oficial: A-4 (210mm x 297 mm).

2) Para los documentos de contenido o formato reducido se empleará


el tamaño A-5 (148mm x 210mm).

3) Para aquellos documentos que por circunstancias particulares


deban realizarse en hojas de papel de mayor o menor tamaño, las
medidas se ajustarán a lo especificado en la norma ISO 216
(Anexo 30).

3.2 La tinta

a. La tinta a emplearse en la documentación escrita de carácter


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oficial será de color negro.

b. Cuando un documento requiera la presencia de gráficos podrá usarse


tinta de color para estos.

3.3 Tipo de letra

Para la documentación oficial formulada en computadora se usará lo


siguiente:

a. Tipo de fuente: Arial

b. Estilo de fuente: Normal; se permitirá el empleo en negrita solamente


para resaltar títulos, párrafos, palabras, etc., en un documento.

c. Tamaño: Doce (12)

3.4 Márgenes de los documentos

a. Margen superior: Primera página: 40mm; páginas siguientes: 30mm.

b. Margen izquierdo: 30mm

c. Margen derecho: 20mm d.

Margen inferior: 20mm

Atendiendo a un principio de economía de medios, la documentación


interna de cualquier dependencia del Ejército podrá ser confeccionada con
márgenes menores al descrito, siempre que no atenten contra la estética,
claridad y comprensión de lo escrito.

3.5 Estructura de un documento

De manera general, todo documento militar consta de un


encabezamiento, un cuerpo y un término.

a. El encabezamiento comprende el membrete, la denominación del


año en curso, el lugar y fecha, la designación y numeración del
documento, el destinatario, el asunto y la referencia (si hubiera).

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b. El cuerpo expresa el contenido o texto del documento.

c. El término comprende la firma, la post firma, el sello oficial, los


anexos, la distribución y la autenticación, si hubiere lugar.

3.7 Post firma

Permite la rápida identificación de la autoridad que firma el documento.


Debe ser utilizado obligatoriamente en la correspondencia militar oficial.

a. Características

Consta de una raya horizontal de 5.5 cm encima de la cual se estampa


la firma. Al pie de esta raya va el número de serie, a renglón seguido
el nombre y apellidos en letra mayúscula arial
12, a renglón seguido el grado en letra minúscula arial 11 y, por último,
el empleo del firmante en letra minúscula arial 10. Todas las
inscripciones irán en letras de color negro y centrado. Puede ser
impresa en computadora o estampada en sello.

3.8 Firma de la correspondencia

a. La correspondencia será firmada, en principio, por el jefe de la


dependencia, sin embargo, cuando el volumen de ella demande apreciable
tiempo para la firma, se puede delegar esa responsabilidad de la siguiente
forma:

1) El jefe de la dependencia firma:

a) La correspondencia dirigida a las autoridades de igual o


superior jerarquía.
b) La correspondencia clasificada que se dirige a las
autoridades subordinadas, pudiendo delegarse la firma de
los documentos de clasificación “RESERVADO”.
c) Los documentos de carácter interno de la dependencia que
revistan particular importancia.
d) Los originales de los documentos de distribución
múltiple, tales como directivas y oficios múltiples.

2) La autoridad inmediatamente subordinada puede firmar:


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a) La correspondencia común dirigida a las dependencias


subordinadas y la de clasificación “RESERVADO”.
b) Las copias de los documentos de distribución múltiple,
debajo de la frase “Es copia”.
c) Los documentos formulados durante la ausencia temporal del
jefe de la dependencia, anteponiendo las iniciales “PO” (por
orden), el grado y su empleo. Ejemplo:

PO Comandante del BIM 27

Firma

O-410072024-O
JUAN NUMAS DEL SOLAR My
Ejecutivo

3) Las anotaciones recaídas en los documentos después de


su tramitación y explotación, así como la autorización de las
copias certificadas, serán firmadas por el jefe de la dependencia.

b. La firma “PO” (por orden), significa que el que firma, autoriza la acción o fin
que se persigue en representación del jefe de la dependencia, quien en realidad es
el que imparte la disposición contenida en el documento.

c. En caso de ausencia prolongada del jefe de la dependencia


(vacaciones, licencia, etc.), firma los documentos en su representación la
autoridad inmediata subordinada, indicando su nombre, grado, cargo y la
condición de jefe accidental de la dependencia, lo que significa que asume la
responsabilidad de las acciones que contengan los documentos. Ejemplo: El
Gral Brig Cmdte Gral Acc.

El My Jefe de Unidad Accidental

Firma

O-410072024-O JUAN
NUMAS DEL SOLAR
My Ejecutivo

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3.15 Espacios

a. El cuerpo del documento debe comenzar a una distancia de


20 mm verticales (doble espacio) de la última línea del encabezamiento,
dejándose normalmente un espacio vertical entre líneas sucesivas de un mismo
párrafo, y espacio y medio o doble espacio entre párrafos.

b. Cuando el cuerpo del documento consta de 9 líneas o menos, se


empleará espacio y medio (15 mm verticales o 1.5 líneas) entre líneas
sucesivas.

c. El término debe ir 20 mm verticales debajo de la última línea del cuerpo.

d. Al final de la última página, en la parte inferior izquierda, irán las


iniciales (con subrayado) del oficial responsable de su preparación y del que
digitó el documento, separados por una línea oblicua. Ejemplo: JEN/ldp.
Cuando la naturaleza del documento exige que la misma persona que lo
formula sea la que lo digite, las siglas del digitador serán reemplazadas por
un punto. Ejemplo: JEN/. Cuando el documento es formulado por el jefe de la
dependencia o por un equipo de la misma, figurarán solamente las iniciales
del digitador después de la raya oblicua. Ejemplo: /jen.

e. A la misma altura y en el extremo derecho de las iniciales


indicadas en el subpárrafo d., se consignará la fecha abreviada del día en que
se mecanografió o digitó el documento. Ejemplo:

JEN/ldp 02 Feb 09

f. Para facilitar la ubicación de los documentos en los programas de


texto en computadora, es necesario también colocar a renglón seguido la ruta
de acceso al documento; ejemplo:

C:/Mis Documentos/Personal/Oficios/sanciones.doc

g. Las disposiciones contenidas en a. y b. anteriores deben servir


como una guía sin rigidez, pues habrán casos en que será necesario
supeditarse a la estética y buena presentación de la correspondencia.

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3.16 Párrafos

a. Cuando el cuerpo del documento comprenda más de un párrafo,


cada uno de ellos debe identificarse en la siguiente forma y orden:

b. Párrafo : Número seguido de punto…………… 1.


c. Subpárrafo : Letra minúscula seguida de punto…. a.
d. Inciso : Número con un paréntesis………….. 1)
e. Subinciso : Letra con un paréntesis……………… a)
f. Acápite : Número entre paréntesis……………. (1)
g. Subacápite : Letra entre paréntesis……………….. (a)
h. Literal : Número subrayado…………………... 1
i. Subliteral : Letra minúscula subrayada…………. a
j. Guion : Signo de guion……………………….. –

b. Se puede emplear guiones en lugar de las letras o los números ya


indicados, para enumerar las divisiones siguientes a un párrafo, subpárrafo,
inciso, etc., y esta sea la última división que se realice.

c. El número o letra que identifica cada división o subdivisión debe


escribirse debajo de la primera letra de la primera palabra del párrafo, división o
subdivisión que lo antecede (Anexo 1).

3.17 Sangrías

a. Las sangrías a emplear normalmente en todo documento para la


separación de párrafos, subpárrafos y demás subdivisiones será de 0.75 cm (03
espacios horizontales). Ejemplo:

1. 0 cm (comienzo del texto)


a. 0.75 cm
1) 0.75 cm
a) 0.75 cm (y así sucesivamente)

b. En caso la numeración de los párrafos y subpárrafos impida o restrinja


las sangrías señaladas, se podrá adaptar estas en favor de la estética y buena
presentación del documento.

3.22 Copias

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a. Se debe formular el número de copias que establece la distribución.

b. Cuando un documento clasificado tenga que formularse en dos o más


ejemplares, estos deben ser numerados correlativamente empleando cifras
separadas por un guion a continuación de la palabra COPIA (en una sumilla), la
primera cifra indica el número de la copia o ejemplar y la segunda el número total de
copias o ejemplares que se han formulado. Ejemplo:

COPIA Nº 1-4
CGE
Digepere
LIMA

En este ejemplo, la numeración corresponde a la primera copia de un


documento del cual se han formulado cuatro ejemplares. Los demás
ejemplares se identificarán con los números 2 - 4, 3 - 4 y 4 - 4, respectivamente.

3.23 Identificación

a. Para cada tipo de documento (oficio, informe, memorándum, etc.), de


manera independiente se adopta una numeración siguiendo el orden natural de
los números enteros, la cual se inicia el 01 de enero y se cierra el 31 de
diciembre de cada año.

b. Después de la numeración del documento, a un espacio horizontal, se


colocará la clave que identifica a la oficina, negociado, departamento,
subdirección, etc., en la cual el documento fue elaborado.

c. Después de la identificación de la dependencia, separado por una raya


diagonal “/”, se colocará el código de archivo del documento, de acuerdo a lo
especificado en el RE 345-1, Sistema de Archivo del Ejército, Edic. 2005.

Sección II. REDACCIÓN

3.24 Criterios para la redacción

a. Unidad

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En cada documento se debe tratar un solo asunto. Cuando se desee


abordar dos o más temas que no estén directamente relacionados, se preparará
un documento por separado para cada uno de ellos.

b. Integridad
En el documento se deberá abarcar todos los temas directamente
relacionados con el “Asunto”. Estos temas deberán ser enunciados y
tratados dentro del texto en forma expresa y/o haciendo las referencias
pertinentes en un anexo.

c. Coherencia
Los diferentes puntos sobre una misma materia que se exponen
en un documento deben conservar un orden lógico.

d. Objetividad
El motivo o idea del documento debe expresarse claramente en el
“Asunto” y su contenido debe referirse a este.

e. Claridad
El documento debe ser escrito de tal manera que se comprenda
fácil e íntegramente, evitándose las expresiones ambiguas o rebuscadas,
las palabras irrelevantes, las figuras literarias, así como las oraciones o
párrafos excesivamente extensos. Las palabras a emplearse en todo
momento serán las correspondientes al idioma español y, cuando sea
imprescindible, se podrá utilizar extranjerismos o vocablos extranjeros, los
que se escribirán entre comillas. Se evitará emplear abreviaturas para la
redacción de los documentos.

f. Precisión
Toda palabra debe emplearse con propiedad y de acuerdo al
significado que le corresponde, con el fin de evitar posteriores aclaraciones.

g. Concisión
Se logra utilizando oraciones simples y cortas, tratando de
expresar un solo pensamiento en cada oración.

3.25 Consideraciones para la redacción

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a. En concordancia con las características establecidas en el párrafo


precedente, para la redacción de un documento debe considerarse tácitamente,
sin que esto implique una norma rígida, lo siguiente:

1) Hechos
Uno o más párrafos en donde se informe sobre los aspectos
fundamentales y la situación relativa al asunto.

2) Discusión
Un párrafo en el cual se desarrolle la idea, la discusión o el análisis
del asunto tratado.

3) Opinión
Un párrafo emitiendo opinión sobre el núcleo conceptual del
problema planteado.

4) Acción
Un párrafo donde se consignarán las conclusiones,
consecuencias, decisiones y/o acciones que se toman o solicitan.

b. Al redactarse un documento, primero se deberá plasmar en un


borrador en orden lógico las ideas que se van a expresar, y luego a base de
las mismas se debe determinar el tipo de documento a usar, la clasificación de
seguridad que le corresponde, las referencias a las que se va a hacer mención,
anexos si los hubiere, distribución y número de copias; luego se redactará en
limpio lo anteriormente realizado.

c. Como norma general y a fin de descubrir errores en la elaboración de la


documentación y su correspondiente sintaxis, se recomienda realizar una revisión
del texto completo del documento antes de presentarlo a la firma.

d. La correspondencia militar es impersonal. Los términos que se


empleen serán sobrios, decorosos y de respetuosa consideración, tanto los
dirigidos del subalterno al superior, como de este a aquel, evitándose las
fórmulas vacías de contenido o de pura cortesía.

e. La redacción en los documentos de carácter oficial será limpia y


nítida, no debiéndose subrayar palabras o frases para llamar la atención .

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f. Cuando se formule un documento escrito de carácter oficial, este


deberá ser dirigido al cargo, salvo casos excepcionales en los que se dirigirá a
la persona cuando la situación lo amerite.

g. Cuando se expresen cantidades, se indicarán en letras mayúsculas,


seguidas del número correspondiente entre paréntesis.

h. Cuando se expresen sumas monetarias, la cifra y unidad monetaria


deberá indicarse en letras mayúsculas, seguidas del número correspondiente entre
paréntesis y precedido del símbolo que representa la moneda.

i. Cuando se mencione a una determinada persona, deberá indicársele


con su grado, arma o especialidad, nombres, apellidos y número de CIP según
corresponda, por lo menos en la primera vez que aparezca en el texto de la
documentación.

j. En el texto de un documento solo podrán escribirse palabras


íntegramente en letras mayúsculas para indicar cantidades, sumas monetarias,
clasificación de seguridad, apellidos, y nombres geográficos. Asimismo, se
deberá considerar el siguiente tratamiento epistolar cuando se dirija a:
1) Un oficial de mayor antigüedad: Informo, solicito, dígnese,
recomiendo.

2) Un oficial de igual antigüedad: Informo, agradeceré, propongo.

3) Un oficial de menor antigüedad: Comunico, sírvase, sugiero.

3.26 Empleo de abreviaturas y siglas

a. A fin de facilitar la comprensión del texto, debe evitarse el empleo


excesivo de abreviaturas y siglas.

b. En los documentos utilizados en el ámbito del Ejército, solo debe


emplearse las abreviaturas y siglas establecidas en el ME 30-30, Símbolos y
Abreviaturas, observando el principio de que la primera referencia de la
abreviatura o sigla en el texto debe estar acompañada de la palabra o palabras
que representa.

c. Las abreviaturas militares no deben ser empleadas en documentos


destinados al medio civil.
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3.27 Consideraciones especiales

a. El documento de carácter oficial dirigido a las autoridades extranjeras en


general, será escrito en idioma español, pudiendo agregarse una traducción si
fuera solicitada o se considere necesaria, pero en cualquier caso el documento
en español es el que se considera oficial.

b. Si se considera conveniente, el documento externo de carácter oficial,


de índole comercial, podrá ser redactado en idioma extranjero; no obstante,
para mejor comprensión debe adjuntarse al archivo una traducción del
documento.

c. La documentación oficial que por su extensión lo amerite, tanto la


original como las copias, podrá ser impresa en el anverso y reverso del papel,
únicamente en los casos que se empleen impresoras láser o de inyección de
tinta y en papel blanco tipo bond 80 g.

3.28 Fórmulas de cortesía

a. En la correspondencia dirigida a las autoridades nacionales o


extranjeras, así como a las eclesiásticas, se emplearán, obligatoriamente, los
términos de cortesía, por lo que deberá escribirse según el protocolo vigente.

b. En la dirigida a oficiales del Ejército o entre oficiales de las Fuerzas


Armadas, se debe anteponer al nombre la palabra “señor” y luego el título
profesional o el grado que ostenten, según sea el caso; y la palabra “Don/Doña”
o sus respectivas abreviaturas. Ejemplo: Señor General de Brigada Don Jorge
OSORIO PANDO.

3.29 Escritura de fechas

a. En el encabezamiento o al pie de toda correspondencia deberá figurar la


fecha. Su escritura se hará en forma completa. Ejemplo: 09 (dos dígitos) de
mayo (en minúsculas) de 2009.

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b. Cuando una fecha tenga que mencionarse en el texto, se procederá de


la misma forma. Si la documentación es entre dependencias del instituto podrá
emplearse la versión abreviada. Ejemplo: 25 Ene 09.

3.30 Forma de escribir el lugar

a. Tanto en el encabezamiento como al pie de todo documento, según


el caso, el nombre de la ciudad, localidad, etc., donde se redacta la
correspondencia – escrito en minúsculas – precederá a la fecha. Ejemplo:
Lima, 20 de febrero de 2009.

b. De preferencia, cuando se redacte la correspondencia en algún


distrito o barrio de la ciudad o localidad donde reside la oficina expedidora,
debe consignarse como lugar la ciudad o localidad de origen y no el distrito o
barrio de dicha ciudad o localidad. Ejemplo:
En un documento redactado en el distrito del Rímac – Lima debe
consignarse como lugar la ciudad de Lima.

3.31 Escritura de horarios

a. Cada vez que en la correspondencia debiera indicarse la hora, será


tenida en cuenta la hora oficial vigente en el país. La hora correspondiente
se escribirá con cuatro números separados por pares por un punto o dos
puntos, tal como se muestra en los ejemplos siguientes: 21.30 h, 14:00 h,
09.45 h, 00:25 h (la letra “h” se refiere al símbolo de hora, que como todo
símbolo no tiene plural. Ver anexo 29).

b. Si la correspondencia con indicación de horarios fuera remitida a


entidades fuera del instituto, puede indicarse adicionalmente al horario
descrito, la hora antes del mediodía (a.m.) o después del mediodía (p.m.).
Ejemplo: La cena se servirá a las 21.00 h (9.00 p.m.).

c. En ciertos textos también puede referirse a la hora en letras,


pero no es recomendable mezclar las letras con los números. Ejemplo: Es
preferible “La reunión es a las diez de la noche”, en lugar de “La reunión es a
las 10 de la noche”.

3.32 Referencia a personas

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a. Los nombres de personas, cualquiera sea su categoría, se


escribirán completos y siempre en su orden natural, es decir, primero los
nombres (en minúsculas) y luego los apellidos (en mayúsculas). Cuando se
trate de personal militar femenino casado, se podrá agregar el apellido de
su cónyuge con la preposición “de”.

b. Cuando en un documento se realicen citas sucesivas referentes a


una misma persona, solo se escribirá el grado y apellido. Ejemplo: “… el Cap
PALACIOS ordenó…”.

c. El grado del personal militar femenino permanecerá invariable o


sea en género masculino, anteponiendo el artículo (que definirá el sexo) al
grado. Ejemplo: “... la Capitán Silvia GONZÁLEZ...”.

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CAPITULO 4

FORMULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN MILITAR

Sección I. DISPOSICIONES GENERALES

4.1 Generalidades

La correspondencia militar, por su contenido y finalidad, toma diversos


nombres y formas que en la práctica se han agrupado para facilitar su
empleo; esta clasificación se detalla en el párrafo 4.2.

4.2 Clase de documentos y escalón del destinatario

CORRESPONDENCIA MILITAR ESCALÓN DEL DESTINATARIO


--------------------------------------------------
Superior Subordinado Similar
Oficio X X X
Oficio múltiple - X X
Memorándum X X X
Informe X - -
Dictamen X - -
Parte X - -
Solicitud X - -
Elevación X - -
Decreto - X -
Directiva - X X
Hoja de coordinación - X X
Hoja de trámite - X X
Hoja de respuesta X X X
Hoja informativa X - X
Hoja de recomendación X - -
Estudio de Estado Mayor X - X
Acuse de recibo - X X
Radiograma X X X
Orden telefónica - X X
Orden interna - X X

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Sección II. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS MILITARES

4.3 Oficio

a. Es un documento utilizado para impartir órdenes, dictar normas,


efectuar gestiones, hacer consultas, remitir documentos, etc. El formato de
un oficio se detalla en el anexo 2, modelo 1 y su contenido es el siguiente:
1) Encabezamiento. Comprende:

a) Denominación del año en curso


Ubicada en la parte superior céntrica de la hoja,
aproximadamente a 20 mm verticales del borde superior.
b) Lugar y fecha
Ubicado en la parte superior derecha, a 40 mm del borde
superior. El día y el año se pondrá en números arábigos
y el mes en letras minúsculas.
c) Indicativo
Ubicado en la parte superior izquierda, a 30 mm del
borde izquierdo y a 15 mm (espacio y medio) debajo de
la línea del lugar y fecha. Comprende: la palabra “Oficio”,
el número de orden de este, la clave (combinación de
letras y números) que identifica a la oficina que formula
el documento, y el campo y subcampo en el que debe ser
archivado. Ejemplo: Oficio Nº 45 X-18/02.03 (X-18 es la
clave que identifica al Departamento de Publicaciones
Militares y 02.03 el campo y subcampo en el que debe
ser archivado).
d) Destinatario
Se ubica debajo del indicativo, a 15 mm (espacio y medio).
Comprende la palabra “Señor” y a continuación, después
de tres espacios horizontales, el grado y el cargo de la
autoridad a quien va dirigido el oficio. Si se dirige a un
cuartel general se consignará debajo a renglón seguido,
entre paréntesis, el nombre de la dependencia a quien
compete directamente el asunto. Ejemplo:
Señor General de Ejército Comandante General
del

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Ejército (Dirección de
Personal)
e) Asunto
(1) Se ubica debajo del destinatario, a 15 mm
(espacio y medio. Comprende la palabra
“Asunto” seguida de dos puntos y a continuación,
dejando un espacio horizontal, se expone la materia
por tratar, la que expresará en el menor número de
palabras el contenido exacto u objeto del oficio,
de manera que no se necesite leer todo el
documento para comprender de lo que se trata. No
debe usarse expresiones generales, tales como:
“Remite documento que se indica”; cuando el asunto
ocupe más de una línea, la segunda debe comenzar
a un espacio vertical debajo de la anterior y al pie
del texto del asunto. Ejemplo:

Asunto Fecha de iniciación de curso de


entrenamiento para empleados civiles.

(2) Todos los documentos que se deriven de otro,


deberán llevar redactado el asunto textualmente
como en el documento de origen, a fin de facilitar la
referencia, legajo y archivo correspondiente.

f) Referencia
Se ubica debajo del asunto, a 15 mm (espacio y
medio). Se utiliza cuando el oficio está relacionado con
otros documentos. Comprende la abreviatura “Ref.”
seguida de dos puntos, y a continuación, dejando
un espacio horizontal, el número, el indicativo y la
fecha del documento al que se hace referencia. Los
dos puntos deben ir exactamente al pie de los que
corresponden al asunto. Las referencias figurarán en
el orden en que son mencionadas en el cuerpo del
documento

2) El Cuerpo

Constituye la parte sustancial del oficio, pues en él se

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exponen la materia o motivo que origina el documento.

a) Se inicia con la frase protocolar de introducción: “Tengo


el honor/agrado de dirigirme a Ud. para manifestarle lo
siguiente:”, la cual va a dos espacios verticales de la
línea escrita que le antecede, y se inicia a un espacio
horizontal después de los dos puntos que siguen al
asunto o la referencia (Anexo 2, ejemplo 1).
b) Luego se desarrollará el cuerpo utilizando los párrafos
necesarios; si se utiliza más de un párrafo el texto se
organizará de acuerdo a lo establecido en el Anexo 1.
c) El cuerpo termina con la invocación “Dios guarde a
Ud.”, la que irá en la parte inferior derecha, a 2 espacios
verticales de la línea escrita que le antecede.
d) Cuando el cuerpo del oficio va a terminar cerca del
margen inferior de la página y se aprecia que no habrá
espacio suficiente para escribir el término (firma,
distribución, etc.) se copiarán por lo menos dos líneas
del texto en la página siguiente, a fin de no aislar el
término con respecto al cuerpo del oficio.
e) Para la introducción y en la redacción se debe emplear
los siguientes términos:

3) Término

Comprende la firma, post firma, el sello oficial, los anexos, la


distribución y las iniciales del nombre del oficial responsable de la
preparación del documento y de la persona que lo digitó.

b. Oficio de trámite externo


Oficio dirigido a una dependencia o autoridad ajena a la
institución. El formato (Anexo 2, modelo 2) es similar al del oficio común,
con las siguientes variaciones:

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1) En el destinatario se debe inscribir lo

siguiente: Señor (Grado/Título profesional, en

minúsculas)
(Nombre y APELLIDOS, EN MAYÚSCULAS)
(Puesto o cargo, en minúsculas)

2) En la introducción protocolar del cuerpo se debe adicionar el


grado militar o título académico y el cargo del destinatario del
oficio; ejemplo:

“Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., señor Ingeniero


secretario del Ministerio de Defensa, para……….”.

3) En el término, en lugar de la invocación “Dios guarde a Ud.”,


se coloca la siguiente expresión:

“Aprovecho la oportunidad para expresarle (si es la primera vez


que se le envía una carta) / reiterarle (si se le ha enviado cartas
con anterioridad) los sentimientos de mi mayor consideración y
estima personal.”

c. Oficio múltiple (O/M)

Oficio dirigido a dos o más destinatarios que deben tener


conocimiento del documento. El formato del oficio múltiple (Anexo 3) es
similar al del oficio común, con las siguientes variaciones:

1) En el indicativo se consigna la sigla O/M (Oficio múltiple) en


lugar de oficio. Se empleará el mismo número de documento
para todos los ejemplares del oficio.

2) Debe llevar en la parte inferior izquierda, a la altura de la firma,


la Distribución, o sea, la nómina de los destinatarios, para evitar
que se hagan transcripciones inútiles a las dependencias que
ya hayan recibido el documento.

3) Como por lo general los oficios múltiples son impresos en


varias copias (una para cada destinatario), la primera copia
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podrá llevar el sello ORIGINAL, quedando para el archivo de


la dependencia que la emite.

d. Oficio de transcripción

1) Es la copia exacta del tenor de un determinado documento


que se hace dentro del formato de un oficio; normalmente
se usa para poner en conocimiento del destinatario una
resolución, un parte, un informe, etc., cuyo contenido
conviene comunicarlo sin ninguna alteración.

2) El texto transcrito deberá copiarse en forma continuada entre


comillas, las que deberán colocarse al inicio antes de la fecha
y al final después de haber consignado la palabra “Firmado”
seguida del grado, cargo y nombre de la autoridad que firma
el documento transcrito (Anexo 4).

4.4 Parte

Es el documento empleado para proporcionar a un superior la


información completa sobre hechos o sucesos producidos. Su formato
(Anexo 5) es igual al del oficio con las siguientes variaciones:

a. Encabezamiento. En el indicativo se considera la palabra Parte


en lugar de Oficio.

b. Cuerpo. Se inicia dos espacios verticales debajo del asunto, con


la expresión “Tengo el honor de dirigirme a Ud., para dar cuenta …”.

c. Después de dos espacios verticales, al pie del vocativo, se


empieza la exposición ordenada de hechos que se quiere dar cuenta,
tratando de dar respuesta a las preguntas: ¿quién?, ¿qué?, ¿dónde?,
¿cuándo?, y ¿cómo?

d. Asimismo, en lugar de la invocación “Dios guarde a Ud.” lleva la


siguiente expresión: “Es todo cuanto tengo que dar cuenta a Ud. para los
fines consiguientes”.

4.5 Informe

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Es un documento en el que se hace una exposición detallada sobre


determinado asunto, a pedido del superior o por propia iniciativa. También
se emplea para completar o coordinar los partes que se elevan a la
superioridad. Su formato (Anexo 6) es igual al del oficio con las siguientes
variaciones:
a. Encabezamiento. En el indicativo se considera la palabra Informe
en lugar de Oficio.

b. Cuerpo. Como vocativo o introducción se emplea la expresión


siguiente: “Tengo el honor/agrado de dirigirme a Ud., para
informarle lo siguiente: …”.

c. Similar al parte, el informe termina con la invocación: “Es todo


cuanto tengo a bien informar a Ud. para los fines consiguientes”.

4.6 Directiva

a. Es un documento que contiene normas, procedimientos o


disposiciones, que emite un comando determinado, para orientar la acción
de los comandos subordinados.

b. La directiva es un documento de carácter temporal; si su contenido


tiene o adquiere carácter permanente, debe constituirse en una publicación
militar o en parte de una de ellas.

c. No se remite acompañada por un oficio, ya que en el


encabezamiento se indica el destinatario.

d. En el Anexo 7 se detalla el formato y las indicaciones sobre su


contenido.

4.8 hoja de Recomendación

a. Es un documento formulado con la finalidad de presentar


recomendaciones que faciliten al escalón superior la toma de decisiones
sobre un problema o asunto determinado.
b. En el Anexo 9 se describe el formato y las indicaciones sobre su
contenido.

4.9 hoja Informativa

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a. Es un documento que sirve para hacer conocer, en forma precisa


y resumida, la situación en la que se encuentra un determinado asunto o
un trámite.

b. También se emplea para encabezar un expediente voluminoso, a


fin de enterar al comando sobre su contenido en forma sucinta.

c. En el Anexo 10 se describe el formato y las indicaciones sobre su


contenido.

4.10 hoja de Coordinación

a. Es un documento empleado para realizar coordinaciones entre


diferentes departamentos o secciones del estado mayor, solicitando opinión,
observaciones, sugerencias, etc. Su finalidad es simplificar el proceso de
trámite entre las diferentes dependencias en un cuartel general.

b. En el Anexo 11 se describe el formato y las indicaciones sobre su


contenido.

4.11 hoja de Respuesta

a. Es un documento que se emplea para contestar la acción solicitada


en la Hoja de Coordinación.

b. En el Anexo 12 se describe el formato y las indicaciones sobre su


contenido.

4.12 hoja de Trámite

a. Es un documento que se utiliza para la remisión de documentos


cuya acción corresponde a escalones laterales o subordinados.

b. En el Anexo 13 se describe el formato y las indicaciones sobre su


contenido.

4 - 13

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CAPÍTULO 5

TRÁMITE Y REGISTRO

Sección I. TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA

5.1 Generalidades

a. Para la remisión de la correspondencia se debe emplear


el conducto regular del canal de comando, excepto para la
documentación que debidamente autorizada se remite empleando
canales técnicos: canal de inteligencia, canal de doctrina, etc.

b. Las Oficinas de Trámite Documentario serán las únicas


autorizadas para recibir solicitudes de personas naturales o jurídicas de
acceso a información no clasificada que posea o produzca el Ejército
del Perú, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, así como en
las establecidas en el Texto Único de Procedimientos Administrativos
de la institución (TUPAE).

c. No se debe formular un documento adicional para remitir otro


documento; así por ejemplo: las directivas, los informes o partes deben
remitirse sin los llamados “oficios de atención”.

d. Se exceptúa de esta regla el caso en que habiéndose recibido


un documento, este deba enviarse a otra dependencia para su atención,
en cuyo caso se acompañará con una hoja de trámite.

5.2 Trámite de la documentación

a. Para la correcta tramitación de la documentación oficial


se
requiere considerar los siguientes aspectos:

1) A quién debe dirigirse.

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2) Conducto regular que debe seguir.

3) Forma de elevar la correspondencia recibida en trámite.

b. La documentación se dirige a la autoridad competente, es


decir, a quien tenga atribuciones para resolver el asunto tratado o
a quien corresponda conocer o darle cumplimiento, remitiendo copia de
la misma a otras dependencias involucradas, si fuera necesario que
tomen conocimiento de la misma.

c. Se considerará como promotor de un documento a quien lo firma,


aun cuando no formule el documento por sí mismo.

d. El destinatario es el comando de la unidad o dependencia a


la que va dirigida el documento, así como los que estén contemplados
dentro de la distribución del documento como receptores de una copia
informativa; sea porque le corresponda tomar acción o conocimiento. Se
entenderá como destinatario, aun cuando no reciba el documento por
sí mismo, y lo haga a través de terceros o del sistema de tramitación
electrónica.

e. Cuando el promotor necesite que el destinatario sea el primero


en enterarse del contenido del documento remitido, se estampará el
sello “Personal” en el sobre que contiene dicho documento, de tal forma
que este abra personalmente el sobre.

f. El plazo para la tramitación de la correspondencia interna del


Ejército, es el siguiente:

1) Para los documentos normales: Hasta ocho días útiles.

2) Para los documentos urgentes: Hasta cuarenta y ocho horas.

3) Para los documentos muy urgentes: Su tramitación debe


ser inmediata.

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g. La cuenta del plazo tiene inicio con el registro del documento


en la mesa de partes de la dependencia u oficina que tiene que tomar
acción directa sobre el documento y termina en cuanto sea expedido.
Cuando el asunto exige mayor plazo para su estudio, el jefe de la
dependencia dará cuenta al respecto al comando interesado, solicitando
ampliación de plazo, de ser pertinente.

h. Respecto al manejo y distribución de la correspondencia externa


del Ministerio de Defensa u otros organismos públicos o privados, deberá
observarse las siguientes normas:

1) Todo documento emitido por los comandos de unidades y


dependencias sobre asuntos del servicio, hacia organismos o
instituciones fuera del ámbito del Ejército, será canalizado a
través de su comando superior al Comandante General del Ejército
para su aprobación y tramitación respectiva.

2) En cuanto a la documentación tramitada al Despacho Ministerial


sobre solicitudes de información formuladas entre otros, por
congresistas o comisiones del Congreso de la República, los
comandos deberán ceñirse estrictamente en sus respuestas a los
siguientes plazos:

a) Muy Urgente : Tres (03) días

b) Urgente : Siete (07) días

c) Rutina : Diez (10) días

3) En caso de requerirse de un tiempo mayor se deberá


informar, al término de la distancia a la Comandancia General
del Ejército, la necesidad que solicite a la Secretaría General
del Ministerio de Defensa una ampliación del plazo
establecido; los plazos de respuesta referidos anteriormente
se encuentran normados en los Arts. 132º,
134º y complementarios de la Ley Nº 27444, “Ley del
Procedimiento Administrativo General”.

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4) En caso de recibirse directamente documentación de los


organismos mencionados, deberán ser devueltos al remitente
indicándoseles que deberán dirigirse a la Comandancia General
del Ejército.

5) El Comandante General del Ejército tiene facultad para dirigirse


mediante oficio a cualquier autoridad pública o privada de la
república, con excepción de aquellas autoridades políticas
ubicadas en el conducto regular del trámite de la correspondencia
de responsabilidad del Despacho Ministerial.

6) Igualmente podrá dirigirse directamente a cualquier comando


subordinado, debiendo remitir copia de la documentación
originada a los comandos superiores que corresponda.

5.3 Conducto regular

Se denomina “conducta regular al trámite que sigue la


correspondencia oficial a través del orden jerárquico administrativo establecido
en la institución, mediante el cual el contenido de la correspondencia, en los
casos que sea necesario, es sometido a conocimiento, opinión y control de los
comandos que actúan como conductos antes de llegar al destinatario final.

Los comandos ubicados en el trayecto del conducto regular


efectuarán las siguientes acciones:

a. Devolver, con las anotaciones del caso, la correspondencia recibida


para trámite cuando no esté ajustada a la normatividad vigente.

b. Según sea apropiado, en la correspondencia que tramiten deberán


emitir opinión, aprobando, ampliando u observando el tenor de lo
manifestado.

c. Elevar todas las solicitudes del personal bajo su responsabilidad, para


consideración o aprobación del organismo correspondiente. El detalle de la
redacción de la elevación se encuentra especificado en el párrafo
4.15 y en el anexo 16 de este reglamento.

5.4 Trámite de la correspondencia de rutina


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La correspondencia de rutina es aquella que se emite con una


periodicidad preestablecida. El calendario de remisión de dicha documentación
debe estar establecido como un anexo de los reglamentos respectivos de cada
uno de los sistemas del Ejército, indicándose en el mismo lo siguiente:

a. Período (día, semana, mes, trimestral, semestral, anual y eventual).

b. La fecha u oportunidad de remisión.

c. El remitente.

d. El asunto.

e. Forma de remisión.

f. Destino.

g. Vía de remisión (conducto regular).

h. El número de copias que deben elaborarse.

i. Las referencias.

5.5 Remisión de la correspondencia

a. La remisión de la documentación oficial se efectuará a través


de las oficinas postales y mesas de partes de las dependencias de la
institución, así como empleando los servicios públicos y privados que sean
pertinentes.

b. Las oficinas postales centralizarán y canalizarán la documentación


de las unidades y dependencias de su jurisdicción.

c. Las oficinas postales recibirán y distribuirán a las dependencias


situadas en su jurisdicción, la documentación oficial proveniente de las
dependencias fuera de la misma y de organismos públicos y privados.

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d. Para remitir la correspondencia a lugares alejados de la guarnición


de origen, las oficinas postales utilizarán la valija postal del Ejército (VPE),
debiendo incluir la guía de remisión (por duplicado) lo que permitirá al
destinatario verificar los documentos que se le remite y acusar recibo de la
recepción.

e. La documentación oficial será entregada o recibida mediante


cargos firmados por separado, en los que se deberá consignar lo siguiente:

1) Nombre de la oficina postal, dependencia que entrega y


recibe.

2) Relación detallada de los documentos o materiales que se


entregan o reciben.

3) Lugar, fecha y hora de entrega o recepción.

4) Post firma y firma de la persona que entrega, así como de la que


recibe.

f. Los Clases correspondencia depositarán en las oficinas postales


correspondientes, la documentación remitida por sus dependencias;
asimismo, recogerán la correspondencia remitida hacia ellas.

g. Recibido un documento a través de la valija postal del Ejército


o servicio postal, el destinatario formulará un acuse de recibo como
constancia de la recepción del mismo, lo cual es independiente de la
respuesta que origine el contenido del documento.

Sección II. LIBROS DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y


REMITIDA

5.11 Generalidades

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a. Los libros de correspondencia son documentos de valor oficial


que se emplean para registrar los documentos recibidos y remitidos.

b. Las dimensiones de los libros serán de 40 x 25 cm y deberán


tener como mínimo de 100 a 200 folios.

c. La tapa y contratapa serán de cartón, forradas en percalina


negra. En el centro de la tapa se inscribirá con letras mayúsculas de
imprenta y de un color que resalte: CORRESPONDENCIA RECIBIDA
o CORRESPONDENCIA REMITIDA, según corresponda.

d. En el reverso de la tapa se pegarán las instrucciones sobre la


forma en que deben llenarse las diferentes casillas del formato (anexos
26 y 27). Inmediatamente antes del folio Nº 1 habrá una hoja en blanco
que servirá para formular el acta de legalización correspondiente.

e. Diariamente, antes de la inscripción del primer documento del


día, se anotará en la parte central de la página, con tinta roja, la fecha
en que se realiza el registro. Todas las demás anotaciones se harán con
tinta negra.

5.12 Libro de correspondencia recibida

a. En el libro de correspondencia recibida (anexo 26) se registrará


diariamente la correspondencia recibida en cada una de las mesas de
partes de las dependencias del Ejército.

b. El formato de cada página tendrá 7 casillas y 4 subcasillas, en


las que se registrará lo siguiente:

1) Casilla 1: Nº de orden. Es un número correlativo anual que


se empleará como dato estadístico. Al final de cada día,
mes y año, se podrá determinar cuántos documentos han
sido recibidos en la dependencia.

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2) Casilla 2: Remitente. Abreviatura o sigla reglamentaria de


la unidad, dependencia o autoridad que envía el
documento; ejemplo: BIM 53, GAC 211, RMC, etc.

3) Casilla 3: Documento. Esta casilla consta a su vez de


cuatro subcasillas:

a) Subcasilla 1: Clase. La abreviatura del tipo de


documento que se recibe; ejemplo: O/M (oficio
múltiple); Elev. (elevación).

b) Subcasilla 2: Indicativo. El número del documento,


la clave de la oficina expedidora, ejemplo: C.3.a.1. y el
código de archivo del documento, ejemplo: 02.32.

c) Subcasilla 3: Fecha. El día, mes y año del documento,


expresando el día con 2 dígitos, el mes con las 3
primeras letras y el año con las 2 últimas cifras; ejemplo.
05 Abr. 94.

d) Subcasilla 4: Clasificación. La abreviatura de la


clasificación del documento; ejemplo: ES (estrictamente
secreto); S (secreto); C (confidencial), etc.

4) Casilla 4: Asunto. Generalmente se registrará el asunto del


documento o un resumen de este.

5) Casilla 5: Recibido por. Se anotará el grado y nombre de quien


recibe el documento.

6) Casilla 6: Fecha/hora de recepción. Se anotará la fecha y hora


en que se entrega el documento.

7) Casilla 7: Firma. Se registrará la firma de quien recibe


el
documento.

5.13 Libro de correspondencia remitida


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a. En el libro de correspondencia remitida (anexo 27) se registrará


diariamente la correspondencia enviada a otras dependencias.

b. El formato de cada página tendrá 7 casillas, de las cuales


los Nº 1, 3 (con sus 04 subcasillas), 4, 6 y 7 tienen la misma
denominación y llevan la misma finalidad que las indicadas para el libro
de correspondencia recibida. Las otras son:
1) Casilla 2: Destinatario. Se consignará la abreviatura o sigla
reglamentaria de la dependencia o autoridad a quien se
envía el documento.

2) Casilla 5: Recibido por. Se registrará el nombre de quien


recibe el documento.

5.14 Instrucciones para llevar los registros en los libros


de correspondencia

En el anexo 28 se indican las instrucciones para llevar los libros


de correspondencia, las que deben ir pegadas en el reverso de la tapa
de los mismos.

Sección III. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN


CLASIFICADA

5.15 Generalidades

a. Todo personal militar y civil es responsable de mantener la


cultura del “secreto” de la información, que por razones de trabajo u otras
llegue a su conocimiento.

b. Los oficiales, técnicos, suboficiales, empleados civiles y tropa


serán responsables de cualquier indiscreción o “infidencia” que
cometan, siendo pasibles de hacerse acreedores a la sanción
correspondiente contemplada en el Código de Justicia Militar (CJM).

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c. Se debe restringir, al mínimo indispensable, el acceso de


personal
al material clasificado.

d. Todas las reparticiones del Ejército considerarán dentro de su


organización, un oficial de control de documentación
“ESTRICTAMENTE SECRETO”, quien tendrá en cuenta para su
desempeño lo dispuesto en el ME 38-10; Cap 9, Sec I.

5.16 Materialización de la clasificación de seguridad

a. El responsable de la confección de un documento


deberá
determinar la clasificación de seguridad de acuerdo a lo prescrito en el ME
38-10; Cap 7, Sec I.

b. La documentación clasificada tiene un acceso restringido y no


es de conocimiento público; su divulgación está sancionada en el CJM
para el personal militar y en el Código de Procedimientos Penales para
el personal no militar.

c. Los rollos de películas, discos, disquets, CD, cintas


magnetofónicas, casettes y otros soportes llevarán los marcos de
clasificación en sus cajas o depósitos y en el mismo material, con la
etiqueta u otro señalamiento similar, de tal forma que la clasificación
sea visible en todo momento.

5.17 Clasificación excesiva y reclasificación

a. Debe evitarse, por una errónea interpretación del sistema de


clasificación, que se realice una clasificación excesiva a los documentos,
toda vez que esto causa retrasos innecesarios en la transmisión de
estos, se incrementan los problemas de manejo y almacenaje, y además,
provoca que el personal desestime la importancia de la documentación
clasificada, volviéndola rutinaria.

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b. Toda autoridad que detecte documentación o material con


clasificación excesiva deberá comunicarse con la oficina de origen para
solicitar y/o recomendar la reclasificación de dicha documentación, así
como de las copias, si las hubiera.

c. Las mismas personas que tienen autoridad para clasificar,


tienen también la responsabilidad de cambiar la clasificación original
de un documento, cuando han cambiado los factores que determinaron
la clasificación original.

d. La autoridad que efectúa un cambio de clasificación, lo hará


conocer a todos los poseedores de copias del documento o material
cuya clasificación ha sido cambiada, quienes, a su vez, colocarán
el sello siguiente en la parte central del margen izquierdo del documento
(dimensiones: 3 x 10 cm):

RECLASIFICADO A: (nueva clasificación)


AUTORIZADO POR: (quien ordena)
FECHA :

Asimismo, se tachará el sello que tenía y se pondrá el sello de


la
nueva clasificación al lado o debajo del anterior.

e. Los documentos clasificados, formulados por el Ejército, que


por alguna razón deban pasar a conocimiento de autoridades civiles y
cuyo contenido se refiere a la defensa nacional, deberán llevar un sello
con la siguiente inscripción, que se colocará en la parte superior
izquierda del documento (dimensiones: 4 x 10 cm):

ADVERTENCIA

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Este documento contiene información que afecta a la


defensa nacional y por consiguiente su trasmisión o
revelación a personas no autorizadas será penado de
acuerdo a lo establecido en el Código de Justicia
Militar.

5.18 Remisión de la documentación clasificada

a. La correspondencia militar clasificada como ESTRICTAMENTE


SECRETO o SECRETO no se remitirá por intermedio de las oficinas
postales, sino de la siguiente forma:

1) Dentro del país, por intermedio de un oficial designado por


la Dirección de Inteligencia en LIMA y por los comandos de
GU en las demás guarniciones.

2) Al extranjero, en la valija diplomática, por intermedio de un


oficial de enlace.

b. Para ello, los documentos de clasificación “ES” serán


entregados al oficial de control de documentación “ES”, quien los anotará
en el registro correspondiente, cerrará los sobres y los entregará a la
mesa de partes, verificando su colocación en la valija de
correspondencia, o los entregará al oficial designado para su transporte.

c. El oficial de control de documentación “ES” anotará en el


registro correspondiente el nombre de la persona de la mesa de partes
que recibe dicha documentación.

d. Las medidas de protección para la remisión de la correspondencia


clasificada figuran en el ME 38-10. (Seguridad Militar)

5.19 Sistema de recibos

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a. Cuando se remita un documento “ES” o “S” se adjuntará un


formato de acuse de recibo, reteniendo una copia de este formato con
fines de control.

b. El recibo identificará a la autoridad del destinatario y del


remitente, e indicará el nombre y Nº del documento. Por ningún motivo
se indicará el asunto, además, el recibo no tendrá clasificación de
seguridad alguna.

c. Cuando el destinatario reciba el documento deberá devolver


el recibo del remitente debidamente firmado; el remitente destruirá el
duplicado del recibo, archivando el original recibido.

d. Obligatoriamente se empleará este procedimiento de recibos


para los documentos de clasificación “ES”; para los de categoría “S”,
“R” y “C” solamente se hará cuando el remitente desea tener la
seguridad de que ha llegado al destinatario.

5.20 Transporte de la documentación clasificada

a. En lo posible se evitará emplear agencias de transporte


terrestre particulares para remitir correspondencia oficial clasificada;
tampoco deberá utilizarse agencias de transporte o Courier en las que
trabaja personal extranjero, en particular de países limítrofes.

b. Para la recepción, despacho y custodia de las valijas postales


militares diplomáticas, desde las RRMM, GGUU u otra dependencia
hasta la instalación civil de despacho y viceversa, debe emplearse un
oficial.

c. Deben establecerse las coordinaciones convenientes a fin


de que las valijas permanezcan el mínimo tiempo en las instalaciones
civiles de despacho.

d. Debe procurarse que el material por emplear en la confección


de las valijas, así como las llaves, candados o cualquier otro elemento

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de seguridad de estas, sean de la mayor calidad y ofrezcan el máximo


de seguridad.

e. Para el caso del transporte del Legajo Personal Nº 2,


cuando por razones de cambio de colocación tengan que
trasladarse a otra guarnición los oficiales, técnicos, suboficiales y/o
tropa reenganchada, deberán llevar consigo su LP Nº 2 en sobre
cerrado y lacrado, el que será entregado al oficial de personal de la
unidad de destino, quien deberá verificar su conformidad y acusar recibo
a la unidad origen.

f. El personal militar cambiado de colocación a una unidad


ubicada en zona declarada en emergencia y/o viceversa, NO llevará
consigo el LP Nº 2, debiendo ser remitido este por medio de la valija
postal.

g. El personal militar cambiado de colocación no deberá ser


comisionado para transportar documentación militar. En caso de ser
necesario por razones del servicio, el transporte de dicha
documentación deberá contar con la autorización del comando
respectivo, para lo cual el oficial de seguridad deberá adoptar las
medidas de seguridad y contrainteligencia convenientes, a fin de evitar
su pérdida o sustracción.

5.21 Almacenaje

a. Los documentos clasificados se guardarán en cajas de


seguridad o archivadores metálicos con barras de seguridad y
candados. En caso de no disponer de estos se utilizarán muebles de
madera.

b. Los archivadores metálicos y los muebles de madera podrán


complementarse, teniendo presente que los documentos de más
alta clasificación deben ir en los archivadores metálicos.

c. No se guardará documentación clasificada en muebles que


tengan vidrios.
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5.22 Prescripciones para trabajar con material clasificado

a. En las dependencias donde los documentos de clasificación


“ES” no son muy voluminosos, el oficial de control de documentación
“ES” será el responsable del control y archivo de toda la documentación
de esta clasificación.

b. Ninguna persona, cualquiera que sea su jerarquía o empleo podrá

sacar documentación clasificada para trabajar fuera de la


dependencia
donde labora.

c. Por ningún motivo deben quedar documentos clasificados


sin
registrar en la mesa de partes.

d. Cuando por alguna circunstancia especial un determinado


documento debe ser entregado en forma directa al destinatario, este
debe ordenar su registro en la mesa de partes respectiva.

e. En caso de pérdida de documentación clasificada, el Oficial de


seguridad realizará inmediatamente la investigación de
contrainteligencia correspondiente, a fin de determinar si hay presunción
de infidencia o falta contra la seguridad, recomendando a su comando
la acción correctiva respectiva y remitiendo una copia del informe a la
DIE y BIE por el Canal de Inteligencia.

f. A fin de evitar pérdidas de textos militares, los comandos


en todos los niveles adoptarán las medidas de control y seguridad
correspondientes, verificando periódicamente los cargos de
publicaciones militares clasificadas, tanto de la unidad o dependencia
como de la que disponen los oficiales, técnicos y suboficiales.

5.23 Destrucción de la documentación clasificada

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La destrucción de la documentación clasificada que ha cumplido


su tiempo de vigencia se hará de acuerdo a lo dispuesto en el ME
38-10, Cap 7, Sec I. Seguridad Militar.

CAPÍTULO 6

DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

6.1 Disposiciones generales

a. La documentación electrónica tendrá la misma validez que


la documentación remitida por medios manuales.

b. Se debe preferir la remisión de la documentación por medios


electrónicos, siempre que sea posible y de acuerdo a su clasificación
de seguridad, a fin de reducir costos y el tiempo requerido para su
tramitación.

c. La documentación electrónica se elaborará empleando los


formatos dispuestos para los diversos documentos y de acuerdo con los
modelos establecidos en la presente publicación.

d. Las únicas dependencias autorizadas para tramitar


documentación electrónica serán las previstas en la presente
publicación.

e. El envío y recepción de la correspondencia electrónica se hará


únicamente empleando la infraestructura instalada de la red informática
de la institución (intranet institucional), estando prohibido el empleo de
redes y correos electrónicos ajenos a ella.

f. Solo está permitido tramitar por medios electrónicos, la


documentación con clasificación de seguridad Reservado y/o Común.
La documentación con mayor clasificación de seguridad deberá ser
tramitada empleando el formato y los medios de distribución manual
dispuestos para cada caso.

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g. La Dirección de Telemática del Ejército (DITELE) asumirá


las funciones de entidad de registro, verificación y certificación de la
documentación electrónica de la institución, administrando el
sistema de tramitación de documentación electrónica, para lo cual
verificará la siguiente información:
1) Fecha y hora de envío del documento.

2) Fecha y hora en que el documento fue abierto para


lectura por los destinatarios de acción e información.

3) Si los documentos han sido borrados sin haber sido


abiertos o si transcurridas las 72 horas de haber sido
enviados, estos no han sido abiertos, informando al
promotor del documento en dichos casos.

h. El sistema de tramitación de documentación electrónica deberá


contar con los mecanismos necesarios para certificar la recepción y
lectura de los documentos electrónicos, pudiendo emitir certificados a
solicitud de los promotores, como cargo de la correspondencia.

i. La DITELE, en su calidad de entidad de registro, verificación y


certificación de la documentación electrónica, mantendrá copia (en
medios magnéticos) de todos los documentos electrónicos que se
tramiten.

j. La DITELE implementará y dispondrá los mecanismos de


seguridad para el acceso y operación del sistema de distribución de
documentación electrónica.

k. Toda documentación electrónica llevará una “Firma digital” para


certificar su autenticidad e integridad, empleando los procedimientos
previstos en la presente publicación.

l. Los procedimientos para la tramitación electrónica de la


correspondencia militar se encuentran establecidos en el correo
electrónico de mensajes militares, Sistema “Chasqui”.

m. Para efectos de las definiciones en la presente publicación,


entiéndase como:
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1) Autenticación electrónica
Proceso técnico que permite determinar la identidad del
promotor que firma electrónicamente un documento
electrónico, en función del mensaje de datos firmado por este
y al cual se le vincula este proceso; no otorga certificación
notarial.

2) Certificación digital
Documento electrónico generado y firmado digitalmente
por el comando de una unidad o dependencia de la
institución o por la entidad de registro, verificación y
certificación al cual vincula un par de claves con otra
unidad o dependencia de la institución, instituciones
armadas o instituciones públicas o privadas.

3) Documento electrónico
Conjunto de mensajes de datos basados en bits o impulsos
electromagnéticos, elaborados, generados, trasmitidos,
comunicados y archivados a través de medios
electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.

4) Firma digital
Es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de
cifrado y que tiene la finalidad de asegurar la integridad del
mensaje de datos a través de un código de verificación, así
como la vinculación entre el titular de la firma digital y el
mensaje de datos remitido.

5) Firma electrónica
Cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado
o adoptado por una parte con la intención precisa de
vincularse, autenticar y garantizar la integridad de un
documento electrónico o un mensaje de datos, cumpliendo
todas las funciones características de una firma
manuscrita.

6) Par de claves
Es un sistema cifrado que comprende una clave privada y
su correspondiente pública, ambas asociadas.
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6.2 Disposiciones para la firma


digital

a. La firma digital otorga validez a la documentación electrónica


emitida en forma análoga a aquella que lleva firma manuscrita.

b. La firma digital es un bloque de caracteres que acompaña a


un documento electrónico, acreditando quién es su autor
(autenticación) y que no ha existido alguna manipulación posterior de
los datos (integridad).

c. Para firmar digitalmente un documento electrónico se debe


emplear una clave secreta, a la que solo tendrá acceso el promotor del
documento, hecho que le impedirá posteriormente negar su autoría (no
revocación). El promotor queda vinculado de esta manera al documento
que ha firmado.

d. El titular de la firma digital será el comando de la unidad


o dependencia autorizado de la Institución, atribuyéndole la entidad
de registro, verificación y certificación de la documentación
electrónica, de manera exclusiva el certificado conteniendo la firma
digital, e identificándolo objetivamente con todo documento
tramitado electrónicamente con la misma.

e. La autoridad designada como titular de una firma digital


deberá en caso le sea requerido, proporcionar a la entidad de registro,
verificación y certificación de la documentación electrónica la
información exacta y completa sobre la documentación y firma digital
empleadas.

f. La entidad de registro, verificación y certificación de la


documentación electrónica registrará los datos de las unidades y
dependencias del Ejército autorizadas a emplear la firma digital,
con la finalidad de certificar las claves y establecer el vínculo entre una
determinada firma digital y el promotor real de un documento.

g. La información relativa a las claves y datos que no son materia


de certificación, deberán ser mantenidos en custodia por el Oficial de

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Tramitación de Documentación Electrónica (OTDE) y solo podrá


exhibirse con autorización del comando, por orden superior o a
requerimiento de la entidad de registro, verificación y certificación de la
documentación electrónica.

h. Los propósitos de las firmas digitales técnicamente deben


garantizar los siguientes
puntos:
1) Que el mensaje, mediante el documento electrónico
redactado, fue promovido y firmado con la clave secreta de
la firma digital.

2) Garantizar la integridad del documento electrónico firmado


digitalmente, dado que cualquier alteración en el
documento o en la firma digital puede ser detectada.

3) El promotor del documento electrónico no pueda


desconocer un mensaje que ha sido firmado
digitalmente usando la clave privada, dado que esta se
mantiene bajo su control exclusivo.

i. Los comandos de las unidades y dependencias titulares de la


firma digital tendrán las siguientes
obligaciones:
1) Generar la clave secreta y firmar digitalmente mediante
los procedimientos establecidos por la entidad de registro,
verificación y certificación.

2) Mantener el control y la reserva del caso de la clave secreta,


bajo su responsabilidad.

3) Observar las condiciones establecidas por la entidad


de registro, verificación y certificación para el certificado
digital y la generación de firmas digitales.

6.3 Disposiciones para los certificados


digitales

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a. El certificado digital es el documento electrónico generado y


firmado digitalmente por la entidad de registro y verificación de la
documentación electrónica, la cual vincula una firma digital con una
persona o con el comando de unidad o dependencia autorizado para
poseerla, confirmando su identidad.

b. Los certificados digitales emitidos por la entidad de registro


y verificación de la documentación electrónica deberán contener como
mínimo la siguiente información:

1) Datos que identifiquen a la unidad, dependencia o persona


autorizada a poseer firma digital.

2) Datos que identifiquen a la entidad de registro y


verificación
de la documentación electrónica.

3) La clave pública.

4) La metodología para verificar la firma digital del


suscriptor
incluida en un documento.

5) Número de serie del certificado.

6) Vigencia del certificado.

7) Firma digital de la entidad de registro y verificación de


la
documentación electrónica.

c. El certificado digital podrá cancelarse por una de las siguientes


causas:

1) A solicitud del titular de la firma digital.

2) Por revocatoria de la entidad de registro y verificación de la


documentación electrónica.

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3) Por expiración del plazo de vigencia.

4) Por cese de operaciones de la entidad de registro y


verificación de la documentación
electrónica.

d. La entidad de registro y verificación de la documentación


electrónica revocará el certificado digital en caso se determine que la
información contenida en él es inexacta o ha sido modificada.

e. La desactivación de una unidad o dependencia, así como el


cambio del comando no revocan los certificados emitidos para los
documentos promovidos antes del cambio de situación.

f. Los certificados de firmas digitales emitidos por otros


organismos fuera de la institución tendrán validez, siempre y cuando
tales certificados sean reconocidos por una autoridad de certificación
nacional que los garantice, en la misma forma que lo hace la institución
con sus propios certificados.

6.4 Disposiciones de la entidad de registro, verificación y


certificación
de la documentación electrónica

a. Tiene como funciones emitir o cancelar certificados digitales,


así como brindar otros servicios inherentes al propio certificado o
aquellos que brinden seguridad al sistema de certificación de la
documentación electrónica.

b. Cumple con la función de levantamiento de datos y


comprobación de la información de un solicitante de certificado digital;
identificación y autenticación del suscriptor de una firma digital;
aceptación y autorización de solicitudes de emisión de certificados
digitales; y aceptación y autorización de las solicitudes de cancelación
de certificados digitales.

c. Debe contar con un registro disponible en forma permanente, que


servirá para constatar la clave pública de determinado certificado, el cual
no podrá ser usado para fines distintos:
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1) El citado registro deberá contar con una sección referida


a certificados digitales que hayan sido emitidos, debiendo
consignar las circunstancias que afecten la cancelación o
vigencia de los mismos, así como constar la fecha y hora de
inicio y finalización de los mismos.

2) A dicho registro podrá accederse a través de la intranet del


Ejército y su contenido estará a disposición de las unidades
y dependencias que lo soliciten.

d. La DITELE, en su calidad de entidad de registro, verificación y


certificación de la documentación electrónica, se desempeñará como
autoridad de certificación de las firmas electrónicas, siendo competente
dentro del Ejército, para lo cual implementará un centro de certificación
de documentación electrónica con el fin de cumplir con lo estipulado en la
presente publicación.

e. La DITELE normará los procedimientos para custodiar las claves


correspondientes a las firmas digitales de las unidades y dependencias de
la institución.

6.5 Responsabilidad del oficial de tramitación de documentación


electrónica

a. Para el proceso de trasmisión y/o recepción de documentos, cada


unidad y dependencia contará con Oficial de Tramitación de Documentación
Electrónica (OTDE), el cual será nombrado por el comando de la unidad
o dependencia y desarrollará esta labor en adición a sus funciones.

b. El OTDE deberá efectuar la validación de los documentos


enviados y recibidos mediante la comparación del documento escrito con
el documento electrónico almacenado en un medio magnético (USB, CD,
etc.).

c. El OTDE será el administrador local del sistema y deberá cumplir


las siguientes funciones:

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1) Supervisará la elaboración y trasmisión de la correspondencia


a través del sistema.

2) Será el fedatario del documento tramitado desde y hacia el


sistema, y como tal otorgará la certificación del contenido,
colocando su rúbrica en la parte superior derecha del
documento recibido.

3) Efectuará la distribución interna de la correspondencia, de


acuerdo a lo indicado en el texto del documento.

4) Verificará que no se realice la tramitación de correspondencia


desde estaciones no autorizadas, como otros terminales
que se encuentren conectados a internet, siendo el sistema
“Chasqui” el único autorizado, previo encriptado con el
software en uso.

5) Verificará el correcto archivo de los documentos.

6) Supervisará diariamente que su casilla electrónica no contenga


mensajes con documentos sin abrir; asimismo, la trasmisión
del mensaje (acuse de recibo de documentos).

6.6 Seguridad informática

a. Toda dependencia militar que emplee equipos de cómputo, como


medida de seguridad deberá activar un sistema de protección para que
al momento de encender la computadora solicite esta la clave de acceso,
para evitar que personal no autorizado ingrese a los diferentes archivos.

b. Todo documento clasificado formulado en computadora, al


momento de guardarlo en los medios de almacenamiento o soporte (Disco
duro, USB, CD, etc.), será grabado con la opción de “Protección de archivo
con contraseña”, para que al momento de abrir el archivo, el programa
solicite la clave de acceso, con la finalidad de evitar que personal no
autorizado tenga acceso al documento.

c. Las computadoras con información de documentación clasificada


NO deberán estar conectadas al servicio de Internet.

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RE 345 - 1

MINISTERIO DE DEFENSA
EJERCITO DEL PERU

REGISTROS Y ARCHIVOS

SISTEMA DE ARCHIVOS

DEL EJERCITO

LIMA - PERU

2003

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CAPITULO 1

GENERALIDADES

1. OBJETO

Normar la organización de los archivos y los procedimientos que regulan el


funcionamiento del Sistema de Archivos en el Ejército.

2. FINALIDAD

a. Contar con un sistema estructurado en el marco de las normas del Sistema


Nacional de Archivos.

b. Uniformar criterios para la gestión de documentos y administración de archivos en


todas las Unidades y Dependencias del Ejército.

c. Brindar un eficiente servicio a los usuarios en cada uno de los archivos integrantes
del Sistema.

4. ALCANCE

a. Este sistema será aplicado en todos los escalones del Ejército con autonomía,
en coordinación con el Archivo General de la Nación y los Órganos de Control del
Instituto, bajo la supervisión y asesoramiento de la Unidad de Archivo Central.

b. Las prescripciones contenidas en el presente reglamento están estrechamente


ligadas, a las disposiciones de seguridad prescritas en el RE 340-10
Correspondencia, Trámite y Registro y el ME 38-10
Seguridad Militar.

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CAPITULO 2

INSTRUCCIONES FUNDAMENTALES

SECCION I

DISPOSICIONES GENERALES

5. SISTEMA DE ARCHIVO DEL EJERCITO

Es la integración de los archivos del Ejército con el fin de participar en la dirección,


conducción, organización, coordinación, ejecución y supervisión de los programas
archivísticos para la conservación, tratamiento y servicio del patrimonio documental.

El Sistema de Archivos del Ejército está conformado por:

a. La Unidad de Archivo Central, ubicado en el Cuartel General del


Ejército;

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b. Los Archivos Periféricos, que se encuentran constituidos en los Núcleos de


Desconcentración y Direcciones del CGE.

c. Los Archivos de Gestión, corresponden a cada una de las Unidades


Orgánicas, Órganos de Asesoramiento, Apoyo y Ejecución.

SECRETARIA
GENERAL DEL
EJÉRCITO

ARCHIVO
CENTRAL
(CA-CGE)

ARCHIVO ARCHIVO DE
PERIFÉRICO GESTION

Series Series Series


documental documental documental
e

6. LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL

a. Es el Archivo de mayor nivel jerárquico del Ejército, conductor del Sistema de


Archivos, de quien los archivos periféricos y de gestión dependen técnica y
normativamente. Estructural y orgánicamente depende de la Secretaría General
del Ejército (CA-CGE). Conserva, organiza y sirve la documentación de valor
permanente e histórico.

b. La Unidad de Archivo Central con relación al Sistema de Archivos del Ejército,


es la responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar
y controlar

c. las actividades archivísticas a nivel del Ejército, así como la


conservación y uso de la documentación administrativa e histórica proveniente
de los archivos periféricos y de gestión así como intervenir en las transferencias
y depuración de documentos en coordinación con el Archivo General de la
Nación.

d. Atribuciones técnicas normativas de la Unidad de Archivo Central :

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(1) Recepcionar, conservar, organizar, interpretar y poner al servicio


de los usuarios la documentación que custodia.

(2) Intervenir en el proceso de depuración de documentos declarados


innecesarios, de acuerdo a las disposiciones
administrativas y legales vigentes.

(3) Realizar estudios de costo/beneficio para la incorporación e


implementación de la informática en el sistema de archivos.

(4) Brindar un eficiente servicio de información a las unidades


administrativas y operativas del Ejército.

(5) Formular y Proponer la adecuación de documentos de gestión


archivística para su aprobación.

(6) Asesorar y Supervisar los archivos periféricos y de gestión del


Ejército.

(7) Promover la capacitación archivística y cursos afines para mantener


permanentemente personal capacitado en el sistema de archivo.

(8) Coordinar las acciones técnico-archivísticas con el Archivo General de


Nación, por depender técnica y normativamente de él.

d. La Unidad de Archivo Central contará con los documentos de


gestión siguiente:

(1) Manual de Organización y Funciones


(2) Manual de Procedimientos Archivísticos
(3) Plan de Trabajo Archivístico
(4) Normas de Control y Seguridad
(5) Programa de Microfilmación y Digitalización

7. ARCHIVOS PERIFÉRICOS

a. Son los responsables de conservar, organizar y sistematizar los documentos


pasivos de uso potencial proveniente de los archivos de gestión, da
cumplimiento a la Tabla General de Retención de Documentos,
transfiriéndolo con carácter obligatorio a la Unidad de Archivo Central.

b. Administrativamente dependen de su respectivo Comando, técnica y


normativamente de la Unidad de Archivo Central del Ejército.

8. ARCHIVOS DE GESTIÓN

a. Organizan, conservan y utilizan la documentación activa, generada y recibida


por cada oficina en el ejercicio de sus funciones, así como de transferirlas al
Archivo Periférico ó Unidad de Archivo Central.

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b. Los archivos de Gestión son de responsabilidad de los Oficiales encargados,


designados por el Comandante General o Jefe de la Repartición o Dependencia.

c. Técnica y normativamente dependen de la Unidad de Archivo Central.

SECCIÓN II DISPOSICIONES

ESPECÍFICAS

9. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La documentación formulada y recibida por el Ejército, en cumplimiento de sus


facultades y funciones atribuidas por la Constitución Política del Estado, Ley
Orgánica del Ministerio de Defensa y el Manual de Organización y Funciones del
Ejército; es clasificada, codificada y ordenada, según las características de la
documentación y necesidades de la información, concordante con las normas
técnicas del Sistema Nacional de Archivos.

a. La clasificación consiste en la separación de los documentos formando un


cuadro de clasificación, de tal manera que cada campo funcional y sus
respectivas series documentales queden organizadas formando parte de la
estructura de un todo. Cada campo funcional o serie documental es único y
distinto de los demás con características propias que lo diferencia.

b. La codificación consiste en asignarle un número o código a cada uno de los


campos funcionales, series documentales o asuntos primarios para su mejor
identificación y ubicación.

c. La ordenación consiste en establecer la precedencia de los


documentos en el tiempo y en el espacio, que permita su localización inmediata,
eligiendo el tipo de ordenación que más se adecue a la

6 - 56

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necesidades de la información, pudiendo ser alfabética, numérica,


cronológica o la combinación de ellos.

10. ORGANIZACIÓN EN LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL

a. Los documentos en la Unidad de Archivo Central del Ejército se organizarán


respetando el principio de procedencia administrativa y de orden original o
natural.

b. Los documentos que proceden de los archivos periféricos y de gestión, no deben


ser mezclados ni alterados en la forma como se organizaron los documentos al
momento de su producción.

c. Los documentos son recibidos con una Relación a Transferir,


previamente clasificados, ordenados y codificados, tal como está expresado en
el Cuadro de Clasificación de Documentos. (Ver Anexo N° 01).

d. En la Unidad de Archivo Central del Ejército se practicará la selección y


depuración de documentos; es decir, elegir aquellas series documentales
que se conservarán permanentemente como patrimonio histórico y aquellas
series documentales que se conservarán temporalmente porque son
documentos susceptibles de ser eliminados; vencido el plazo establecido en la
Tabla General de Retención de Documentos. (Ver Anexo N° 02).

11. ORGANIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS

a. Los documentos del Archivo Periférico del Ejército son también organizados
respetando el principio de procedencia administrativa y de orden original o
natural. Es decir, no se mezclarán los documentos procedentes de los archivos
de gestión, ni alterar la forma como estaban organizados los documentos al
momento de producirse.

b. En los Archivos Periféricos se conservaran temporalmente los documentos


mayores de cinco (05) y menores de once (11) años, a partir del onceavo
(11°) año se transferirá a la Unidad de Archivo Central del Ejército, previa
relación de documentos a transferir.

12. ORGANIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

a. La clasificación de los documentos en los Archivos de Gestión es orgánico-


funcional. Dicha clasificación se realiza teniendo como base la estructura
orgánica y las funciones. En el Ejército, el cumplimiento de las funciones y
actividades de cada unidad orgánica da origen a las series documentales o
asuntos primarios.

b. Para cada documento que integra la serie documental se elige el tipo de


ordenación más conveniente que permita localizar de manera inmediata la
información contenida en los documentos; alfabética, numérica, cronológica, o
su combinación.

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c. Procedimientos para la organización:

(1) Los documentos que se van formulando en cada Dependencia, referidos a


un mismo asunto, serán agrupados y archivados juntos en estricto orden
cronológico, formando expedientes, iniciando con el documento que dio
origen el trámite.

(2) Los documentos producidos en el Instituto están agrupados en treinta


(30) grandes campos funcionales o asuntos principales, asignándole a
cada campo un código, constituyendo el sistema de archivos del Ejército.
Los campos funcionales son:

01. Administración Interna


02. Personal
03. Inteligencia y Contrainteligencia
04. Cartografía y Geografía
05. Instrucción y Entrenamiento
06. Organización
07. Operaciones
08. Movilización y Reservas
09. Abastecimiento - Logística
10. Ingeniería
11. Intendencia
12. Material de Guerra
13. Comunicaciones
14. Transportes
15. Sanidad
16. Veterinaria
17. Agropecuaria
18. Planes, Programas y Presupuesto
19. Economía y Finanzas
20. Inspecciones y Visitas
21. Justicia Militar y Asesoría Legal
22. Investigación y Desarrollo
23. Asuntos Civiles y Desarrollo Nacional
24. Relaciones Públicas
25. Técnica Administrativa
26. Estadística
27. Doctrina
28. Operaciones Psicológicas
29. Derechos Humanos
30. Bienestar

(3) A cada asunto principal le corresponde una cantidad variable de asuntos


primarios, a los cuales se les ha asignado dos dígitos, escritos después del
segundo número, separado por un punto. Por ejemplo, cuando el campo
funcional Personal tiene como asunto principal Personal Civil y asunto
primario la serie documental Bajas, se organizará de la siguiente manera:

02. Personal.
02.02 Personal Civil.
02.02.02. Bajas.

(4) Cuando la cantidad de documentos producidos y conservados requiere


divisiones más específicas, conviene subdividir el asunto primario en
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asuntos secundarios, a los cuales se les asigna también otro código.


Por ejemplo, el asunto primario Bajas, puede subdividirse en los siguientes
asuntos secundarios:

02.02.02. Bajas

01. Profesionales
02. Técnicos
03. Auxiliares
04. Servicio Interno
05. Contratados
06. Nombrados

(5) Cuando aparecen nuevos campos funcionales, y existe la necesidad


de crear otras subseries y/o asuntos secundarios al interior del asunto
primario, los documentos se agruparán siguiendo ese orden, dando
cuenta de estos cambios a la Dirección de Educación y Doctrina del
Ejército (DIEDE), para su evaluación y/o incorporación oficial en el Cuadro
de Clasificación.

(6) Se evitará clasificar los documentos por “Diversos” o “Varios”, debido


a la tendencia generalizada de menor esfuerzo.

(7) Los documentos clasificados como Secreto y Reservado también forman


parte de este Cuadro, pero físicamente no son archivados junto a los
demás asuntos, sino en un lugar seguro, preferentemente en
archivadores de metal que dispongan de llave y clave. Los documentos
“Estrictamente Secretos” no tendrán referencias en el archivo general;
después de su inscripción en el libro de registro, el Oficial de Seguridad
los guardará directamente en las cajas de seguridad, de acuerdo a lo
prescrito en el ME 38-10
Seguridad Militar.

(8) Para archivar los documentos se utilizarán archivadores de gaveta metálica.


Las gavetas estarán provistas de un fólder donde se colocarán los
documentos ordenados de adelante hacia atrás, separados y señalados
con pestañas de referencia hacia arriba. Tal como se indica en la figura.

Los documentos se archivan observando los pasos siguientes:

(a) Revisión

1. En el documento a archivar, en el ángulo superior


derecho, debe constar la palabra ARCHÍVESE , debajo

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de esta, la fecha y firma de la autoridad que autoriza, una vez


cumplido el fin para el cual fue generado.

2. Efectuar el tratamiento más conveniente en caso de estar en


proceso de deterioro.

3. Los documentos que traten de un tema específico deben estar


completos y con fastener formando un solo
expediente.

(b) Clasificación

1. Elegir la palabra o frase que determine el nombre del asunto


primario, bajo el cual será archivado el
documento, resaltando o subrayando para su fácil
identificación. La palabra elegida permitirá localizar la
documentación cuando esta sea solicitada.

2. Cuando un documento contiene más de un asunto primario, se


marcarán las palabras correspondientes en forma distinta. Esto
dará lugar al uso de una referencia cruzada.

(c) Codificación

1. Precisa el campo funcional a la que corresponde y a la serie


documental que pertenece, para archivar el
documento escribir el código en el ángulo superior derecho de
la primera página, a continuación de la palabra archívese;
sin interferir la parte escrita.

2. Cuando hay necesidad de hacer una referencia cruzada, hay


que indicarlo adicionando una hoja de acuerdo el formato
establecido.

(d) Registro

Anotar el número de registro asignado al documento en el Libro o


Cuaderno de correspondencia recibida o remitida. Para este
propósito el (la) responsable del Registro coordinará diariamente
con la Mesa de Partes sobre la información pertinente.

(e) Archivamiento

1. Sacar la carpeta o fólder de la bolsa colgante


correspondiente de acuerdo al código.
2. Colocar el ó los documentos en la carpeta y ubicarlo en la
gaveta, quedando la parte opuesta del lomo del fólder hacia
arriba.

3. Colocar las referencias cruzadas si se trata de dos


asuntos en un mismo documento.

4. Es conveniente no sobrepasar la capacidad de las car-


petas, si así fuere se adicionará otro fólder.
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5. Cuando se formula un expediente amplio y éste por su volumen


no puede ser archivado en la gaveta
correspondiente, se deberá acondicionar un fólder y lugar
adecuado, estableciendo una referencia cruzada.

(f) Referencias cruzadas

1. Es un documento cuyo contenido se relaciona con dos o más


asuntos, físicamente sólo puede ser archivado en una carpeta,
según el número de código que se le haya asignado.

2. En el otro u otros lugares donde podría ser archivado, sea


porque trata de asuntos diferentes o porque se relaciona con
ellos, se colocará el formato de referencia cruzada para indicar
donde se encuentra el documento (Ver Anexo 03).

(g) Clasificación de Correspondencia

1. Es necesario subdividir el asunto primario Correspondencia


Interna, que no corresponde a otras series, en carpetas
separadas por unidades orgánicas.

2. En casos como del asunto primario Legajos de


Personal, puede subdividirse los legajos por grados del
personal ordenándose alfabéticamente las carpetas para
su fácil localización. Por ejemplo: Oficiales, Técnicos y Sub
Oficiales, Tropa y Personal Civil.

3. Cuando la cantidad de documentos recibidos y


formulados en un campo funcional o asunto principal no
alcanza más de diez (10) por año, no será necesario abrir una
carpeta para el campo, sino que uno o más campos podrán ser
archivados en una sola carpeta, separando los
documentos con una cartulina (separador-guía),escribiendo
en las pestañas el número correspondiente. Por ejemplo,
colocar en una sola carpeta los siguientes campos
funcionales separados por una guía:

- Trasportes
- Sanidad
- Veterinaria
- Agropecuaria.

13. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

a. La conservación de documentos consiste en mantener la integridad física y


el texto de los documentos a través de la implementación de los medios de
preservación y sistemas de seguridad.

b. Los archivos integrantes del Sistema contarán con locales e instalaciones


apropiadas, equipos, mobiliario así como del material necesario para la
protección y conservación de los documentos.

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c. El Sistema de Archivos del Ejército, debe disponer de la siguiente


infraestructura:

1) Locales. El local de la Unidad de Archivo Central y los Archivos


Periféricos estarán ubicados distante de los lugares que puedan
ocasionar un siniestro así como de lugares excesivamente húmedos,
al mismo tiempo, cercano a los usuarios que
frecuentan a esas instalaciones. El local debe ser de material noble,
evitándose el revestimiento de muros y paredes con materiales
inflamables (tapizones, alfombras, etc.). El local de la Unidad de Archivo
Central del Ejército, debe contar con los siguientes ambientes:

(a) Repositorios. Son ambientes donde se conservan documentos,


estos deben ser amplios y seguros, el ingreso será para el personal
que labora en dicha instalación.

(b) Área de trabajo técnico archivístico. Instalación apropiada para


realizar la labor técnico archivística de organización, descripción y
selección de documentos.

(c) Área técnico de microformas. Ambiente donde se realiza la


compactación o reducción de los documentos mediante los
sistemas de digitalización o microfilmación.

(d) Área de Informática. Ambiente donde se digitan los documentos.

(e) Área de restauración. Reintegración, laminación y


encuadernación de documentos.

(f) Sala de consulta. Ambiente equipado con medios de


seguridad y control, para atender a los usuarios.

(g) Área administrativa o de Dirección. Sala donde despacha


el Director.

Las instalaciones eléctricas y sanitarias deberán conservarse en perfecto


estado; así mismo deberán contar con ventilación e iluminación especial
(luz blanca); la humedad relativa debe oscilar entre 45 y 50 % y la
temperatura en 20 a 22º grados centígrados.

(2) Estantería. La estantería debe ser preferentemente de metal, fija o


corrediza, de doble frente, con divisiones verticales o cuerpos
horizontales o paneles, que permitan variar el tamaño según el espacio
y las necesidades. Los corredizos deben tener
cerraduras de seguridad.

(3) Archivador de gaveta. Mueble metálico de cuatro (04) gavetas o


cajones provisto de bolsas colgantes que permitan guardar los
documentos en carpetas en forma ordenada, aprovechando al máximo
el espacio disponible. Cada cajón tiene un porta etiqueta donde se
colocan los nombres y códigos de identificación que facilite la búsqueda
al interior.

(4) Planero o planoteca. Mueble destinado a la conservación


horizontal o vertical de planos, mapas, grabados, carteles u otros
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documentos de gran formato. Estos muebles permiten guardar,


conservar y evitar el deterioro de los planos.

(5) Cajas archiveras. Diseñada especialmente con las


especificaciones técnicas para dar seguridad a los documentos, evitando
su deterioro ante la presencia de roedores, la acción del polvo o la
exposición a la luz.

(6) Equipos. El archivo debe estar equipado con :

a. Ventilador de techo. b.
Extractores de aire. c.
Deshumedecedores.
d. Detectores de humo.
e. Mesas de trabajo y de consulta.
f. Cajas archiveras de medida uniforme para conservar
documentos.
g. Extinguidores recargables con polvo químico seco, colocado en
lugares establecidos de acuerdo al Plan de Seguridad.
h. Computadoras con una base de datos especialmente
estructurados.
i. Sistema de micro formas, visor-copiadora.

(7) Materiales. Los materiales requeridos son:

a. Carpetas (fólder). Permiten guardar documentos, pueden ser de


cartulina rígida o cartón cubierta con plástico, se utiliza para
guardar documentos, debe de disponer de pestaña donde se
escribirá la referencia para archivar.

b. Fastener. Son sujetadores metálicos que permiten asegurar los


documentos.

c. Archivador de palanca. Es de cubierta de cartón y sirve para


guardar documentos. El sujetador de palanca permite sacar papeles
de cualquier parte. Se guardan en estantes y armarios, colocados
verticalmente y con el lomo hacia afuera, donde se pega una
etiqueta con las indicaciones de su contenido y el número de código
de Archivo.

d. Separador-guía. Es una hoja de cartulina del tamaño del


documento, dispone de una pestaña donde se escriben las
anotaciones de referencia necesarias para indicar los
documentos que contiene. Se emplea para:

1. Indicar las series documentales que se han agrupado en


cada campo funcional.

2. Clasificar documentos en los archivadores de palanca,


fólder o carpetas.

3. Registrar los documentos archivados, haciendo referencia


el tipo, número, fecha, expedidor,
clasificación, asunto; y, constituir un índice.

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d. La conservación de los documentos contempla lo siguiente:

(1) Que los documentos archivados, se encuentren perfectamente


ordenados, doblando cuidadosamente los que tengan
dimensiones mayores que la carpeta.

(2) Que las carpetas y cajas archiveras sean revisadas


periódicamente de acuerdo al Plan de Trabajo, a fin de constatar el
estado de conservación, eliminando las condiciones
desfavorables.

(3) Controlar los factores externos del deterioro de los documentos: (limpieza,
mobiliario, ventilación por medios naturales o mecánicos);
evitando incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial sobre
los documentos; prevenir las acciones de contaminación ambiental
evitando la oscuridad completa de los ambientes.

(4) Por deterioro de los documentos se debe evitar utilizar cintas


adhesivas, sirviendo mediante copia los documentos más
consultados; protegiendo éstos en cajas de cartón desacidificada o de
coroplast, evitando cualquier restauración empírica, ni usar productos
químicos sobre los documentos. Los deteriorados por agentes biológicos
deben separarse de los que se encuentran en buen estado.

(5) Se debe prohibir el ingreso de personas extrañas a los


repositorios; así como, fumar, comer o beber en ellos,
desconectando los servicios eléctricos y revisando los servicios
sanitarios al término de la jornada laboral; disponer de extintores con
carga de polvo químico seco vigente.

(6) Que los documentos de valor permanente sean encuadernados.


En la carátula y en el lomo se debe anotar las referencias del contenido,
en la primera página se colocará el índice de los documentos que
contiene el volumen, colocándolos en los estantes en forma vertical con
el lomo hacia afuera.

(7) Los documentos de valor permanente que puedan deteriorarse por su


manipulación constante, acción climática u otros agentes destructores
serán microfilmados o digitalizados, como medio de preservación y
seguridad de los originales.

(8) La microforma es una técnica empleada en los archivos


modernos, consistente en digitalizar o microfilmar los
documentos en tamaño reducido, conservando los CD’s o las películas
en rollos o tirillas; éstas ocupan el 2% del espacio que se necesitaría
para archivar los documentos originales, teniendo el mismo valor legal
que el documento original. Mediante un visualizador se obtienen las
imágenes ampliadas para su lectura, pudiéndose obtener
copias de tamaño normal de los documentos. Los
documentos se ordenan siguiendo la clasificación orgánica. De
igual forma las cajas donde se conservan las micro formas deben ser
debidamente rotulas para indicar el material que contiene.

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(9) Cuando se emplee el sistema computarizado de procesamiento


automático de datos, el archivamiento o almacenamiento se hace
mediante el sistema informático con la seguridad respectiva.

14. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

a. La descripción de documentos consiste en identificar, analizar y


determinar los caracteres internos y externos de estos, con la finalidad de
elaborar los instrumentos descriptivos: registros, listas e índices en los
archivos administrativos; así como los inventarios, guías, catálogos en los
archivos históricos.

b. En el Sistema de Archivos del Ejército, los instrumentos descriptivos a utilizar


son: registros, cuadro de clasificación de documentos, relación de
transferencia de documentos en los Archivos de Gestión, inventario general,
los inventarios de transferencia y de eliminación, cuadro de clasificación de
documentos y la base de datos en la Unidad de Archivo Central.

c. Los instrumentos descriptivos indicados sirven como medios de control,


localización y difusión de los documentos en todos los archivos que integran el
Sistema. Los instrumentos descriptivos son:

(1) Registro, es un instrumento de control, que contiene la


inscripción numerada y ordenada cronológicamente de la salida y
entrada de documentos. Los datos básicos a registrar son: número de
orden, fecha de recepción, tipo documental, entidad remitente,
descripción del asunto, pase o derivación. (Anexo 10)

(2) Lista, breve enumeración ordenada de piezas documentales


remitidas o recibidas. (Anexo 11)

(3) Índice, instrumento de referencia formado por encabezamientos. (4)

Cuadro de clasificación, es un instrumento de consulta de la


fase de identificación, que refleja la organización de un fondo
documental o de la totalidad de los fondos de un archivo. (Anexo
01)

(5) Inventario, es un instrumento de referencia que describe las series


documentales siguiendo su organización. El inventario debe
recoger una introducción histórica explicativa de la
evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro
de clasificación. Los asientos del inventario recogen la signatura de la
unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende.
Los inventarios se clasifican en: esquemáticos, analíticos, de
remisión y para eliminación.

(6) Base de Datos, es un instrumento de control, referencia y consulta


informático, diseñado para describir los caracteres

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externos e internos de los documentos, en base a las


necesidades de información.

15. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Es el traslado físico de los documentos de un archivo a otro, al vencimiento de los


periodos de retención establecidos en la Tabla General de Retención de
Documentos. Los procedimientos son:

a. Al vencimiento de los plazos de conservación establecidos en la Tabla General


de Retención de Documentos, la Unidad de Archivo Central elaborará un
cronograma anual de transferencias.

b. La Unidad Orgánica que transfiere los documentos, elaborará la relación


de transferencia de las Series Documentales (Ver Anexo 04), en original con
dos copias, quedando uno como cargo o constancia de la transferencia.

c. La Unidad Orgánica responsable de la transferencia, al momento de elaborar


la relación tendrá que foliar cada expediente.

d. La Unidad receptora de la transferencia, confrontará la relación con la


documentación, al culminar la revisión, suscribirá un acta de
conformidad.

e. Los Archivos Periféricos transferirán a la Unidad de Archivo Central del


Ejército todos los documentos mayores a los diez (10) años.

f. La Unidad de Archivo Central conservará los documentos declarados


históricos por tiempo indefinido.

16. SELECCIÓN Y DEPURACION DE DOCUMENTOS

a. La selección documental consiste en un estudio de valores: el valor para


la administración que los produce y el valor para la investigación científica y
cultural.

b. Para que los documentos sean declarados de valor permanente e histórico


se tendrá en cuenta su importancia como fuente de información histórica,
jurídica, sociológica, económica, estratégica, religiosa, ideológica y cultural, sin
que la antigüedad sea determinante.

c. La Depuración consiste en la identificación y elección de las series


documentales considerados innecesarios, los mismos que son
susceptibles de eliminación en el tiempo.

d. La correcta gestión de documentos y administración de los archivos en el


Ejército requieren de la evaluación y selección constante para su conservación
permanente o su eliminación, al vencimiento del plazo de conservación
establecido en la Tabla General de Retención de Documentos.

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e. La Tabla General de Retención de Documentos, especifica el período de


conservación de los documentos en la Unidad de Archivo Central del
Ejército, Archivos Periféricos y de Gestión, estos varían
dependiendo de la importancia del contenido informativo de los documentos y
el uso posterior que puedan tener.

f. La Tabla General de Retención de Documentos es elaborado por la Unidad


del Archivo Central del Ejército (CA-CGE) y aprobado por la Secretaría General
del Ejército, como ente Evaluador de Documentos y Órgano Consultivo de la
Alta Dirección.

g. Teniendo en consideración la necesidad de consulta, facilidades de


espacios, mobiliario y volumen del archivo permanente de los CCGG, Servicios
y Dependencias se fijan los siguientes períodos de archivo de las Ordenes
Generales del Ejército:

(1) Archivo de más de treinta (30) años a cargo del Archivo Central del
Ejército.

(2) Cuartel General del Ejército (Departamento de Pensiones), Cuartel


General de RR MM y GG UU alejadas de las sedes de Región hasta
treinta (30) años.

(3) CCGG de GGUU próximas a la sedes de RRMM, Jefaturas de


Servicios del Ejército y Dependencias de magnitud similar, hasta diez
(10) años.

(4) Servicios Divisionarios, COMOV y Oficinas de magnitud similar hasta


diez (10) años. UU tipo BI, Cía autónoma y Oficinas de magnitud similar
hasta cinco (05) años.

(5) Direcciones, Jefaturas y Oficinas del CGE, hasta cinco (05) años. (6)

Departamentos del CG, de los NNDD y Secciones del EM de GG


UU, hasta cinco (05) años.

(7) Agregadurías Militares, hasta dos (02) años.

h. Al vencimiento de estos plazos los documentos serán transferidos a la


Unidad de Archivo Central del Ejército.

i. Los CCGG de los NNDD, GGUU, Servicios, Unidades y Dependencias


archivarán en su Legajo de Normas, copia de las disposiciones contenidas en
las Ordenes Generales del Ejército que sean de interés para la repartición.

j. La conservación de los documentos referidos a las OOGGE se verán


garantizados si se cumplen estrictamente las disposiciones sobre la selección
y depuración de documentos establecidos.

k. Para determinar la permanencia de los documentos en un Archivo, se tendrá


en cuenta los siguientes criterios:

(1) Evitar conservar los documentos mayor tiempo que el necesario, sin
destruir los que puedan tener valor.
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(2) Hacer uso del buen juicio y sentido común para apreciar el tiempo de
permanencia de los documentos, evitando que el volumen de los archivos
aumente excesivamente. En caso de duda, se debe conservar el
documento antes que destruirlo.

(3) El expedidor, antes que el destinatario, está en condiciones de apreciar las


acciones que se deriven del documento, así como establecer el periodo
adecuado de permanencia del documento.

(4) Los documentos formulados durante el desarrollo de las actividades


funcionales tendrán una permanencia de cinco (05) años después de
concluidas éstas, excepto los que puedan producir consecuencias
administrativas o tengan valor estadístico o histórico, cuya permanencia
será mayor.

(5) Los documentos informativos empleados para formular otros que los
involucre, pierden su valor para el destinatario una vez explotados.

(6) Determinar el valor futuro de un documento apreciando el tiempo durante


el cual puede ser de utilidad, para:

(a) Efectuar las acciones por las cuales ha sido formulado.


(b) Concluir las posibles acciones secundarias, derivadas de su objetivo
principal.
(e) Deslindar responsabilidades administrativas. (d)
Proporcionar Información escolástica.
(e) Servir como fuente informativa y experimental de los resultados
obtenidos, como para proporcionar información estadística.
(f) Constituir un documento histórico.

(7) En cada unidad y repartición del Ejército, el responsable directo del


archivo llevara un registro sobre el número de consultas mensuales de
cada documento, lo cual servirá para determinar, mediante proceso
estadístico, hasta que tiempo es consultado un documento después de
formulado, y con que frecuencia. Esta información servirá como elemento
de juicio para reajustar los tiempos de permanencia de los documentos.

17. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

La eliminación de documentos consiste en la destrucción de los declarados


innecesarios (administrativos y sustentatorios contables) por el Comité Evaluador
de Documentos del Ejército y autorizado por el Archivo General de la Nación,
siguiendo los procedimientos legales vigentes. Los procedimientos a seguir son:

a. La Unidad de Archivo Central de Ejército, al vencimiento de los plazos


de conservación de los documentos, elaborará la relación a eliminar (Ver
Anexo 05), de aquellas series documentales de valor temporal.

b. La relación de los documentos a eliminar serán puestos a


consideración del Comité Evaluador de Documentos del Ejército, quienes
declararán su valía haciendo constar su decisión en un Acta.

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c. La selección y depuración de los documentos se realizará sólo en la Unidad


de Archivo Central, excepcionalmente pueden hacerse también en los Archivos
Periféricos de los NNDD, bajo la supervisión de la Unidad de Archivo Central.

d. La autorización para la eliminación de documentos declarados


innecesarios, será gestionado al Archivo General de la Nación, adjuntando la
relación a eliminar, Acta del Comité Evaluador de Documentos y muestras de
las series documentales.

e. Recibida la autorización de Eliminación de Documentos se procederá: (1) A

la incineración, si los documentos pertenecen a clasificados


como confidenciales, secretos o estrictamente secretos y otros que
pudieran dar lugar a la trasgresión de las medidas de contrainteligencia.

(2) Si se trata de documentos administrativos y sustentatorios contables, la


Unidad del Archivo Central entregará fraccionados en pequeñas partes
o reciclados al Archivo General de la Nación.

f. Cada vez que se eliminan documentos autorizados sean comunes o


clasificados, se conservan las relaciones.

g. Al momento de ser retirado la documentación para su eliminación se


levantará un acta, la misma que será suscrita por los representantes del
Archivo General de la Nación y del Ejército.

h. Las Agregadurías Militares remitirán copia del Acta de Destrucción de las


Ordenes Generales al CGE (Dirección de Inteligencia).

i. La incineración de los documentos se hará de acuerdo a lo prescrito en el


ME 38-10 (Seguridad Militar) en presencia de los funcionarios del Archivo
General de la Nación.

j. Los documentos de valor temporal susceptibles de eliminación que hayan


cumplido el fin para el cual fueron generados, corresponden a:

(1) Correspondencia interna y externa, cuando hayan cumplido los cinco (05)
años y la información contenida no tiene mayor trascendencia o la misma
información se encuentra registrada en otros documentos.

(2) Sustentatorios contables o de auditoria, cuando hayan cumplido más de


diez (10) años y no reviste importancia para fines administrativos ni
legales, en concordancia con las normas del Sistema Nacional de Control.

k. Los documentos de valor permanente e históricos no se eliminan por


constituir patrimonio documental de la Nación.

18. SERVICIOS QUE BRINDA EL ARCHIVO

a. Poner a disposición de los usuarios la documentación con fines de


información o prueba jurídica.

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b. En los archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivos del Ejército,


a solicitud de sus unidades orgánicas y del interesado, prestará servicio a
través de las modalidades de lectura, consulta, búsqueda, expedición de
copias y préstamo de los documentos que custodia.

c. La Unidad de Archivo Central debe funcionar como un centro de


investigación y de cultura, sirviendo a los usuarios que requieren de él para
realizar sus investigaciones y promover exposiciones con
documentos históricos.

d. En los archivos integrantes del Sistema debe existir un control de préstamos,


basado en que un documento nunca debe salir del archivo sin dejar una
referencia. El préstamo comprende las siguientes actividades: solicitud,
registro y devolución.

(1) Solicitud de Préstamo

(a) Los préstamos se solicitarán mediante el llenado de un


formato estructurado especialmente para dicho fin (Ver Anexo 06)
por duplicado, consignando sus datos y firma.

(b) Los documentos del archivo pueden ser solicitados, por:

1 Por el asunto de que trata el documento; por las


derivaciones que pueda tener el asunto.
2 Por el tipo de documento.
3 Número.
4 Fecha o el emisor.

(c) Solicitado el documento, el archivero precisa la palabra o frase


del asunto de que trata, consultando el inventario, ubicando el
documentos donde está registrado, fijándose en el número del
código bajo el cual está archivado. En caso necesario, también
puede utilizarse el Libro de Registro de Entrada o de Salida de
Correspondencia para obtener el número de código de archivo.

(d) Obtenido el número de código del documento se procede a


localizar en el mueble o gaveta, haciendo entrega del documento
requerido.

(2) Registro de Préstamo

(a) La solicitud de préstamo será registrado en el Libro


correspondiente, donde se anotarán cronológicamente los
documentos prestados, y que sirva al mismo tiempo como
información estadística. (Ver Anexos 07, 08 y 09).

(b) En el lugar físico del documento que sale de una carpeta, se


colocará la copia de la Papeleta de Préstamo del solicitante como
constancia.

(c) Cuando se solicite copia del documento, este se


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proporcionará al interesado, haciéndole hincapié la


conservación e integridad física.

(3) Devolución de documentos

(a) Los documentos prestados no deben permanecer más de tres


(03) días fuera del archivo. Vencido este plazo se solicitará su
devolución si es que esta no se ha producido, pudiéndose
extender una prórroga por un (01) día.

(b) Al ser devuelto el documento se anotará en la solicitud y en el


registro la fecha de devolución del préstamo, el archivero
devolverá el documento al lugar correspondiente.

(c) En caso de extravío de algún documento, se procederá a la


investigación correspondiente a fin de determinar la
situación administrativa del solicitante, procediendo al mismo
tiempo solicitar copia de él a la entidad donde fue formulado o de
donde fue recibido.

19. PERSONAL

a. El personal asignado a la Unidad del Archivo Central y Archivos de Gestión


deben ser Oficiales, Técnicos, Sub Oficiales y Empleados Civiles, con
capacitación en materia de gestión de documentos, administración de archivos,
técnicas archivísticas, conservación de documentos y micro formas
(microfilmes y digitalización).

b. El personal requerido para el funcionamiento de la Unidad de Archivo


Central es:

(1) Un (01) director


(2) Dos (02) especialistas en archivo
(3) Seis (06) técnicos en archivo
(4) Personal Administrativo.

20. PRESUPUESTO

a. La Secretaría General del Ejército (CA-CGE), deberá considerar dentro


del presupuesto anual, fondos para el funcionamiento del Sistema de Archivos,
incluyendo el transporte por transferencia de un archivo a otro.

b. El dinero que ingresa por los servicios externos que brinda la Unidad de
Archivo Central o Periférico de los NNDD, a través de copias autenticadas,
serán destinados al mejoramiento del sistema.

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CAPITULO 3

MECANISMOS DE CONTROL

21. SUPERVISIÓN

a. Un aspecto importante de los mecanismos de control del Ejército es la


supervisión del funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos, así como
del cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Archivos y Protección
del Patrimonio Documental de la Nación, para el cual los Comandos darán las
facilidades de caso.

b. La Unidad de Archivo Central del Ejército y el Archivo General de la Nación


son los estamentos competentes para realizar la supervisión al amparo del
artículo 10º incisos d, i, del Decreto Supremo Nº 008-92- JUS, Reglamento de
la Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

22. EVALUACIÓN

a. Uno de los indicadores de la evaluación archivística es el Plan Anual de


Trabajo Archivístico, el mismo que será formulado por la Unidad de Archivo
Central de Ejército, y aprobado por resolución de la
Comandancia General, remitiendo copia al Ministerio de Defensa y al Archivo
General de la Nación antes del 31 de marzo de cada año. Plan que será
remitido para su cumplimiento.

b. El informe de evaluación del cumplimiento de las actividades


archivísticas contempladas en el Plan, será semestral remitiéndolo al Archivo
General de la Nación.

c. El Archivo General de la Nación supervisará de oficio el


funcionamiento de los archivos así como la aplicación de las normas técnicas,
remitiendo un informe técnico con las observaciones y recomendaciones del
caso.

23. CONTROL

Los Órganos de Control del Ejército y la Contraloría General de la República,


verificarán lo siguiente:

− Funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.


− Plan de Trabajo Anual
− Aplicación de las directivas y documentos de gestión archivística emitidos
por la Unidad de Archivo Central (UAC).
− Elaboración del Cuadro de Clasificación de Documentos.
− Existencia de los inventarios, relación de los documentos a transferir y de los
documentos a eliminar.
− Existencia y aplicación del Programa de Control de Documentos (PCD).
− Cronograma Anual de Transferencia de Documentos.
− Cronograma Anual de Documentos a Eliminar.

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− Verificación del estado de protección y conservación de los


documentos.
− Constatar y evaluar los locales de archivos y sus instalaciones.
− Asignación de los equipos y mobiliario.
− Verificación de la prestación de los servicios.
− Atención a los usuarios, y
− Capacitación constante del personal de archivo.

24. RELEVOS

a. Los archivos en sus diversos niveles, serán motivo de relevo por los
Comandos correspondientes.

b. El contenido de los archivos en sus diferentes niveles, serán incluidos en los


Estados de Relevos correspondientes, efectuándose con los instrumentos
descriptivos (Párrafo 14) siguientes:

- Inventario de Documentos para Relevo (Anexo 13)


- Registro de Documentos (Anexo 10)
- Lista de Documentos (Anexo 11)
- Índice de Documentos (Anexo 12)
- Cuadro de Clasificación de Documentos (Anexo 01)
- Base de Datos

c. El Sistema de Inspectoría en sus diferentes niveles, verificará que se de


cumplimiento a lo especificado en los párrafos anteriores.

26 - 56

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ANEXO 01: CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS POR CODIGO DE


ARCHIVOS

1. CAMPO FUNCIONAL 01
(ADMINISTRACIÓN)

01.00. ADMINISTRACIÓN
INTERNA

Documentos relativos a las actividades internas que se llevan a cabo


en cada repartición, con el objeto de asegurar su normal
funcionamiento y mantenimiento.

01.01. Legajo de Normas


.02. Procedimientos Operativos Vigentes (POV)
.03. Administración Interna de la Correspondencia
.04. Personal y Relaciones Sociales Internas
.05. Organización Interna y Distribución de Trabajo
.06. Útiles de Oficina y formularios
.07. Estado de Relevo
.08. Escalafón
.09. Ordenes
.10. Memoria Anual
.11. Gestiones pendientes (No satisfechas)

2. CAMPO FUNCIONAL 02
(PERSONAL)

02.00 PERSONAL

Documentos relativos al personal militar y civil que presta servicios en


el Ejército; así como lo referente al control de la población militar (Ley
del SMO).

02.00.01. Potencial Humano


.02. Utilización del Potencial Humano
.03. Control de Efectivos
.04. Himnos y Símbolos (Heráldica)
.05. Accidentes, Prevención y Reducción
.06. Defunciones y Servicio Funerario en el Ejército
.07. Vacaciones; Permisos y Licencias
.08. Facilidades Sociales
.09. Actividades Recreativas
.10. Condecoraciones y Recompensas en General
.11. Orientación y Ayuda al Personal
.12. Reconocimiento de tiempo de Servicios
.13. Audiencias en General
.14. Personal de Servicio
.15. Lista de Revista
.16. Servicios de Personal
.17. Viajes al exterior.

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02.01 PERSONAL MILITAR

02.01.01. Reclutamiento de Personal


.02. Altas
.03. Bajas
.04. Clasificación de Personal
.05. Reclasificación
.06. Apreciación y Calificación
.07. Ascensos
.08. Cambios de Colocación y Permutas
.09. Destaque y Reincorporación
.10. Nombramientos y Representaciones Especiales
.11. Personal en el Extranjero
.12. Disciplinas (Faltas)
.13. Faltos, Desertores y Abandono de Destino
.14. Uniformes, Grados e Insignias
.15. Documentos Personal Individuales

02.02 PERSONAL CIVIL

02.02.01. Altas y Contratos


.02. Bajas
.03. Clasificación y Reclasificación
.04. Apreciación y Calificación
.05. Ascensos
.06. Personal Civil en Estudios
.07. Disciplina (Faltas)
.08. Ausencias Injustificadas
.09. Documentos Personales Individuales
.10. Seguro Social
.11. Captación de Empleados Civiles
.12. Permuta, Rotación y Destaques
.13. Cese y Reincorporación

02.03 PERSONAL DE LA RESERVA

02.03.01. Personal Considerado en la Reserva y su Situación


.02. Altas y Llamamiento
.03. Bajas
.04. Clasificación y Reclasificación
.05. Apreciación y Calificación
.06. Ascensos
.07. Nombramientos y Destaques
.08. Permisos y Licencias
.09. Cambios de Situación
.10. Disciplina (Faltas)
.11. Documentos Personales Individuales
.12. Residencia de Oficiales en Retiro.

02.04 PERSONAL DE OTROS II AA, PNP Y OTROS

02.04.01. Personal de otros Institutos Armados


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.02. Personal de PNP


.03. Otros

3. CAMPO FUNCIONAL 03 (INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA)

03.00 INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA

Documentos acumulados durante las actividades de inteligencia,


contrainteligencia enlace, reconocimiento e información técnica
militar.

03.01 INTELIGENCIA FRENTE EXTERNO

03.01.01. Ecuador
.02. Colombia
.03. Brasil
.04. Bolivia
.05. Chile
.06. Otros países
.07. Inteligencia Técnica
.08. Diversos

03.02. INTELIGENCIA FRENTE INTERNO

03.02.01. Factor Político


.02. Factor Sociológico
.03. Factor Económico
.04. Factor Militar
.05. Asuntos Subversivos
.06. Sendero Luminoso
.07. MRTA
.08. Otras organizaciones Subversivas
.09. Diversos

03.03. CONTRAINTELIGENCIA

03.03.01. Aspectos Administrativos


.02. Seguridad de Fronteras, Puertos, Aeropuertos, Transito Militar y
Seguridad Civil.
.03. Seguridad de las Instalaciones
.04. Contraterrorismo
.05. Seguridad Personal
.06. Seguridad de las Informaciones
.07. Seguridad de Armamento, Material y Equipo
.08. Seguridad de Comunicaciones
.09. Operaciones de Contrainteligencia
.10. Oficial de Seguridad
.11. Diversos

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4. CAMPO FUNCIONAL 04 (CARTOGRAFIA Y GEOGRAFIA)

04. 00 C A R T O G R A F I A Y GEOGRAFIA

Documentos acumulados durante el proceso de preparación,


producción y distribución de cartas topográficas o material
relacionado, excepto calcos o cartas de situación de operaciones.

04.01. Cartografía en General


.02. Designaciones y Especificaciones Cartográficas
.03. Materiales de Información Cartográfica y Geodésica
.04. Administración de Cartas
.05. Obtención de Material Cartográfico y Geográfico
.06. Abastecimiento y Mantenimiento de material Cartográfico y
Geográf
ico.
.07. Disposición Final del Material Cartográfico y Geográfico.

5. CAMPO FUNCIONAL 05 (INSTRUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO)

05.00 INSTRUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO

Documentos acumulados durante el planeamiento, programación,


conducción, control y supervisión de los diferentes programas
conducidos o fomentados por el Ejército.

05.01. Planes y Programas de Instrucción


.02. Instrucción para formaciones de Oficiales en el Ejercito
.03. Instrucción de Oficiales en el Ejército
.04. Instrucción de Oficiales del Ejército en Centros de Instrucción de otros
IIAA y Particulares.
.05. Instrucción de Oficiales del Ejército en Centros de Instrucción
Extranje
ros.
.06. Instrucción de Personal Auxiliar y Especialista en el Ejército.
.07. Instrucción de Personal Auxiliar y Especialista en otros Centros de
Instrucción.
.08. Instrucción de Personal Especializado
.09. Instrucción Militar en los Cuerpos de Tropa
.10. Instrucción de Personal Civil del Ejército
.11. Instrucción de la Reserva
.12. Ayudas de Instrucción
.13. Facilidades de Instrucción
.14. Entrenamiento Industrial
.15. Informe de Instrucción
.16. Controles y Exámenes
.17. Conferencias
.18. Demostraciones
.19. Concursos de Eficiencia de Entrenamiento (tiro, ecuestre etc.)
.20. Profesorado
.21. Publicaciones de Instrucción
.22. Instrucción Civil y Alfabetización
.23. Entrenamiento Físico
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6. CAMPO FUNCIONAL 06
(ORGANIZACIÓN)

06.00. ORGANIZACIÓN

Documentos que establecen las organizaciones generales y detalladas


y asignaciones, Incluye las creaciones, reorganizaciones y
desactivaciones.

06.01. Organización general


.02. Organización Numérica (CAP y COEq)
.03. Organización Nominal
.04. Organización Funcional
.05. Organización de otros Institutos Armados
.06. Organización de Fuerzas Nacionales y Extrajeras
.07. Estudios e Informes de Organización

7. CAMPO FUNCIONAL 07
(OPERACIONES)

07. 00 OPERACIONES

Comprende los planes operativos y los documentos relativos a las


operaciones realizadas, así como sobre la historia del Ejército y sus
componentes.

07.01. Planes y Operaciones al Nivel Nacional (Conjunto)


.02. Planes y Operaciones al Nivel Instituto Armado
.03. Planes y Operaciones de Teatros de Operaciones
.04. Planes y Operaciones de GGUU
.05. Planes y Operaciones de Destacamento y Unidades
.06. Planes y operaciones de Servicios y Apoyos
.07.00 Actividades Internacionales
.01 Rondas de Conversaciones
.02 Reunión
Bilateral
.03 Intercambios Militares
.04 Conferencia Militar
.05 Conferencias Bilaterales
.06 Asuntos Antárticos
.07 Operaciones de Paz
.08 Otros

8. CAMPO FUNCIONAL 08 (MOVILIZACION Y RESERVAS)

08. 00 MOVILIZACION Y RESERVAS

Documentos acumulados por ejecución del proceso de desarrollo para


la expansión del Ejército desde su actual organización hasta alcanzar
un potencial previsto en el planeamiento de movilización.
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08.01. Documentos Generales sobre Movilización


.02. Documentos referentes a relaciones con otros IIAA y con
Autoridades Civiles.
.03. Planeamiento de la Movilización del Ejército
.04. Preparación de la Movilización del Ejército
.05. Ejecución de la Movilización
.06. Desmovilización
.07. Empadronamiento de RRHH Ofls, Tcos y Sub Ofls.
.08. Empadronamiento de RRMM
.09. Necesidades de Movilización de RRHH
.10. Necesidades de Movilización de RRMM
.11. Posibilidades de Movilización de RRHH
.12. Posibilidades de Movilización de RRMM
.13. Comités de Movilización
.14. Organización
.15. Llamamiento de Reservas
.16. CONR

9. CAMPO DE FUNCIONAL 09 (ABASTECIMIENTO-LOGISTICA)

09. 00 ABASTECIMIENTO EN GENERAL (LOGÍSTICA)

Documentos acumulados durante el proceso general de la función de


abastecimiento en todas las clases para el Ejército. Los documentos
sobre abastecimiento específico se archivarán bajo los campos
funcionales 10 al 17.

09.01. Obtención de Artículos Programados


.02. Obtención de Artículos fuera de Presupuesto
.03. Producción Industrial Nacional
.04. Producción Industrial Extranjera
.05. Producción Industrial por el Ejército
.06. Abastecimiento de Artículos Controlados
.07. Reglamentaciones del Material (especificaciones)
.08. Manipulación de los Abastecimientos
.09. Recepción, Almacenamiento y Distribución
.10. Contabilidad y Control de los abastecimientos
.11. Abastecimientos por el Programa de Ayuda Militar (PAM)
.12. Licitaciones y Ofertas de Precio
.13. Contratos

10. CAMPO FUNCIONAL 10 (INGENIERIA)

10. 00 INGENIERIA

Documentos relativos a las propiedades inmuebles del Ejército,


equipo y abastecimiento de Ingeniería y construcciones militares.

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10.01. Administración y Supervisión de


Ingeniería
.02. Planeamiento General y Distribución de Instalaciones Militares.
.03. Bienes inmuebles
.04. Planeamiento, Proyectos y Presupuesto de Construcciones
militares.
.05. Licitaciones y Contratos de Construcción Militares
.06. Planeamiento, Proyectos y Presupuestos para la construcción de
Caminos
.07. Licitaciones y contratos para la construcción de Caminos
.08. Control de Obras
.09. Contratación de Mano de Obra Civil
.10. Mantenimiento de Instalaciones Militares
.11. Adquisición de Material de Ingeniería
.12. Abastecimiento de Equipo de Ingeniería
.13. Mantenimiento de Equipo de Ingeniería
.14. Abastecimiento de Herramientas de Ingeniería
.15. Mantenimiento de Herramientas de Ingeniería
.16. Abastecimiento de Muebles, Enseres y otros materiales
.17. Mantenimiento de Muebles, Enseres y otros materiales
.18. Abastecimiento de Material y Equipo para Desminado Humanitario
.19. Mantenimiento de Material y Equipo para Desminado Humanitario
.20. Abastecimiento y Mantenimiento de otros Equipos de Ingeniería
.21. Equipo y Material proporcionado por el PAM
.22. Equipo y Material proporcionado por otros Ministerios
.23. Disposición final del Equipo y Material de Ingeniería
.24. Control de Material Radioactivo

11. CAMPO FUNCIONAL 11 (INTENDENCIA)

11. 00 INTENDENCIA

Documentos relativos a las actividades de obtención, abastecimiento,


mantenimiento y disposición final de artículos de Intendencia.

11.01. Administración
.02. Adquisición de Artículos de Intendencia
.03. Abastecimiento y Mantenimiento de Víveres
.04. Abastecimiento y Mantenimiento de Vestuario y Equipo
.05. Abastecimiento y Mantenimiento de Carburantes y Lubricantes y Equipo
correspondiente.
.06. Abastecimiento y Mantenimiento de Equipo de Oficina
.07. Abastecimiento y Mantenimiento de Material de Campamento.
.08. Abastecimiento y Mantenimiento de Instrumental de Bandas.
.09. Abastecimiento y Mantenimiento de útiles diversos (cocina,
comedor, esgrima, peluquería, etc.)
.10. Abastecimiento y Mantenimiento de Equipo y Material para
Fábricas y Talleres.
.11. Disposición final del Equipo y Material de Intendencia
.12. Plan y Control de Alimentación
.13. Registro de Sepulturas, Entierros y Disposición de efectos
personales.
.14. Bazares
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.15. Cantinas y Cafeterías


.16. Lavanderías
.17. Librerías
.18. Mano de Obra Civil

12. CAMPO FUNCIONAL 12 (MATERIAL DE GUERRA)

12. 00 MATERIAL DE GUERRA

Documentos relativos a la obtención, abastecimiento, mantenimiento


y disposición final de Material de Guerra.

12.01. Administración y Supervisión de material de Guerra


.02. Abastecimiento de Vehículos
.03. Mantenimiento de Vehículos
.04. Abastecimiento de Armamento
.05. Mantenimiento de Armamento
.06. Abastecimiento de Municiones
.07. Mantenimiento de Municiones
.08. Abastecimiento de Equipo de Control de Tiro
.09. Mantenimiento de Equipo de Control de Tiro
.10. Abastecimiento de maquinaria y Equipo de Mantenimiento.
.11. Mantenimiento de Maquinaria y Equipo de Mantenimiento.
.12. Disposición final del Material de Guerra

13. CAMPO FUNCIONAL 13


(COMUNICACIONES)

13. 00 COMUNICACIONES

Documentos relativos a las actividades de trasmisiones, obtención,


abastecimiento, mantenimiento y disposición final del material.

13.01. Administración y Supervisión de Comunicaciones


.02. Telecomunicaciones del Ejército
.03. Telecomunicaciones al Nivel Nacional
.04. Telecomunicaciones Internacionales
.05. Guerra Electrónica
.06. Electrónica Industrial
.07. Instalaciones de Comunicaciones
.08. Técnica de Telecomunicaciones
.09. Actividades de Fotografía y Películas
.10. Registro de Radio-aficionados y Estaciones Radiodifusoras.
.11. Convenios de Trasmisiones con otras Entidades Estatales y Privadas.
.12. Adquisición de Equipo y Material de Comunicaciones
.13. Abastecimiento de Comunicaciones
.14. Mantenimiento de Comunicaciones
.15. Disposición final del Equipo y Material de Trasmisiones
.16. Documentos de Internet
.17. Documentos de Intranet

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14. CAMPO FUNCIONAL 14 (TRANSPORTES)

14. 00 TRANSPORTES

Documentos relativos al transporte de personal y carga en vehículos


motorizados, ferrocarriles, embarcaciones marítimas, fluviales y
lacustre y por medios aéreos y sobre el material empleado en los
transportes hasta su disposición final.

14.01. Administración y Supervisión de Transportes


.02. Transportes Terrestre
.03. Transporte por Agua
.04. Transporte Aéreo
.05. Convenio y empleo de Transportes de otros IIAA
.06. Convenio y empleo de Transportes Estatales
.07. Convenios y Empleo de Transportes de Empresas Particulares.
.08. Obtención de Equipo de Transporte
.09. Trámites de Aduana

15. CAMPO FUNCIONAL 15 (SANIDAD)

15. 00 SANIDAD

Documentos relativos al cuidado médico y preventivo del personal,


actividades de laboratorio y otras facilidades sanitarias; atención dental;
y sobre el material de sanidad.

15.01. Administración y Supervisión Sanitaria


.02. Administración de Facilidades de Tratamiento Técnico Médico
.03. Administración de Pacientes Internos
.04. Administración de Pacientes Externos
.05. Administración del Servicio de Alimentación
.06. Administración de Propiedades de Pacientes Internados
.07. Atención Médica Profesional
.08. Atención Médica Preventiva
.09. Atención Médica al Personal Civil
.10. Servicio de Farmacia
.11. Servicio de Laboratorio y Patológico
.12. Control Médico y Dental y Dental Anual (Aptitud física)
.13. Servicio de Personal de Enfermeros
.14. Historias Clínicas Individuales
.15. Rayos X
.16. Atención Dental
.17. Acuerdos con otras Instituciones para Atención Sanitaria
.18. Adquisición de Material Médico y Dental
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.19. Abastecimiento de Equipo, Instrumental y Material Médico y Dental.


.20. Mantenimiento de Equipo, Instrumental y Material Médico Dental.
.21. Disposición final del Equipo e Instrumental Médico y Dental.

16. CAMPO FUNCIONAL 16


(VETERINARIA)

16. 00 VETERINARIA

Documentos relativos a la inspección de alimentos de origen animal,


tratamiento y cuidado sanitario de los animales y sobre material
veterinario.

16.01. Administración y Supervisión de Veterinaria


.02. Actividades de las Instalaciones Veterinaria
.03. Salud Pública Veterinaria
.04. Facilidades Industriales de Veterinaria
.05. Contratos y Acuerdos con otras Instituciones sobre Asuntos de
Veterinaria
.06. Preservación y Recuperación de Ganado
.07. Abastecimiento de Material y Equipo de Veterinaria
.08. Mantenimiento de Material y Equipo de Veterinaria
.09. Trasporte de Material y Equipo de Veterinaria
.10. Trasporte de Ganado en General
.11. Disposición Final de Equipo y Material Veterinario
.12. Desmilitarización y disposición de Abastecimiento de veterinaria
excedente

17. CAMPO FUNCIONAL 17


(AGROPECUARIA)

17. 00 AGROPECUARIA

Documentos relativos a la producción pecuaria y agrícola destinada a


satisfacer las necesidades del Ejército.

17.01. Administración y Supervisión Agropecuaria


.02. Actividades de las Instalaciones Agropecuarias
.03. Producción Agropecuaria
.04. Actividades de los Centros Agropecuarios
.05. Granjas y Huertas de unidades
.06. Exposiciones, Ferias, Concursos etc Agropecuarios
.07. Convenios y Contratos de Explotación Agropecuaria
.08. Relaciones con otras Instituciones Agropecuarias
.09. Obtención a Inventario de Especies Pecuarias
.10. Abastecimiento de Ganado y otras Especies Pecuarias
.11. Trasporte y Evacuación de Ganado Equino y Otras especies
pecuarias.
.12. Reforma de Ganado y otras Especies Pecuarias
.13. Obtención de Material y Equipo Agropecuario
.14. Abastecimiento de Material y Equipo Agropecuario
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.15. Mantenimiento de Material y Equipo Agropecuario


.16. Seguridad Agropecuaria
.17. Disposición final de Material y Equipo agropecuario

18. CAMPO FUNCIONAL 18 (PLANES, PROGRAMAS Y PRESUPUESTO)

18. 00 PLANES, PROGRAMAS Y PRESUPUESTO

Documentos acumulados durante la preparación de planes y


programas del Ejército y los relacionados con las funciones
administrativas al ponerlos en ejecución. Para la mejor organización del
archivo se le ha dividido en dos sub campos. Muchos de estos
documentos se archivan sólo al escalón Cuartel General del Ejército,
pero también los hay en todos los escalones.

18.01. PLANEAMIENTO

18.01.01. Planeamiento al Nivel Nacional


.02. Planeamiento de Posibilidades Estratégicas
.03. Planeamiento de Movilización
.04. Planeamiento de Guerra No Convencional
.05. Planeamiento de Relaciones Públicas
.06. Planeamiento para Casos de Emergencia
.07. Planeamiento sobre Organización y Operaciones
.08. Planeamiento de Ayuda al Desarrollo Nacional

18.02. PROGRAMAS Y PRESUPUESTO

18.02.01. Programa Directores


.02. Programas de Ejecución y Presupuesto
.03. Programas de Revisión y Análisis

19. CAMPO FUNCIONAL 19 (ECONOMIA Y FINANZAS)

19. 00 ECONOMIA Y FINANZAS

Documentos acumulados durante las actividades de financiación,


fiscalización, contabilidad y supervisión de los recursos presupuestales,
no presupuestales y particulares resultantes de su administración en las
dependencias del Ejército.

19.01. Formulación de Presupuesto


.02. Ejecución de Presupuesto
.03. Control de
Presupuesto

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.04. Finanzas

20. CAMPO FUNCIONAL 20 (INSPECCIONES Y VISITAS)

20.00 INSPECCIONES Y VISITAS

Documentos relativos al planeamiento y ejecución de inspecciones,


conducción de investigaciones de inspectoría, al planeamiento y
ejecución de visitas y la correspondencia relacionada.

20.00.01 Inspecciones Generales


20.00.02 Inspecciones Específicas
20.00.03 Planeamiento y Programación de Inspecciones
20.00.04 Visitas Programadas
20.00.05 Visitas Inopinadas
20.00.06 Visitas de Comando
20.00.07 Legajos Informativos

20.01. Investigaciones
.01.01 Investigaciones casos concretos de Inspectoría.
.01.02 Informes de Investigación.
.01.03 Elevaciones de Investigaciones realizadas.
.01.04 Acciones finales de Inspectoría.

20.02. Auditorias
.01.01 Auditorias
.01.02 Informes de Auditorias.

21. CAMPO FUNCIONAL 21 (JUSTICIA MILITAR Y ASESORIA LEGAL)

21.00 JUSTICIA MILITAR Y ASESORIA LEGAL

Documentos acumulados al aplicar los procedimientos de Justicia


Militar y durante las actividades de asesoría legal en la administración
del Ejército.

21.01. JUSTICIA MILITAR

21.01.01. Administración General y Supervisión de justicia Militar


.02. Nombramiento de la Justicia Militar
.03. Citaciones y Diligencias Judiciales Diversos
.04. Delitos contra la Seguridad y Leonor de la Nación
.05. Delitos contra el Orden Constitucional y la Seguridad del Estado.
.06. Delitos que afectan la disciplina de los Institutos Armados.
.07. Delitos Contra los Deberes de Función de las Infracciones en el
Ejercicio de Mando o Autoridad.
.08. Delitos que afectan el Servicio Militar
.09. Delitos contra la Propiedad
.10. Delitos contra la Fe Pública
.11. Denuncias y veredictos de las Cortes de Honor que no dan lugar a
Juicios.

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.12. Medidas restrictivas de la Libertad y Condenas Judiciales


.13. Justicia en el Extranjero (par proteger los derechos del personal
del Ejército)

21.02. ASESORIA LEGAL

21.02.01. Contratación y Asuntos Comerciales


.02. Legislación Militar
.03. Asuntos Internacionales
.04. Asuntos Civiles (Derecho Civil)
.05. Asuntos Administrativos

22. CAMPO FUNCIONAL 22 (INVESTIGACION Y DESARROLLO)

22. 00 INVESTIGACION Y DESARROLLO (ID)

Documentos acumulados durante las actividades de planeamiento,


programación, administración y conducción de las investigaciones,
desarrollo, pruebas, evaluación y su aceptación o rechazo para el
empleo por el Ejército en cualquier campo de sus actividades,
proporcionando información sobre como sería equipado, cómo
combatiría y cómo sería administrado.

22.01. Planeamiento y Programación de Investigación y Desarrollo.


.02. Administración General de ID
.03. Objetivos y Proyectos Específicos de ID
.04. Investigación de Factores Humanos
.05. Investigación de Sistemas de Información y su Negación
.06. Investigación de Organización y Doctrina
.07. Investigación de Armamento, Equipo y Material
.08. Investigación de Sistemas Administrativos
.09. Investigación y Desarrollo en Países Extranjeros
.10. Acuerdos de Investigación y Desarrollo con otras Instituciones
Nacion
ales
.11. Acuerdos de Investigación y Desarrollo con Países Extranjeros.

23. CAMPO FUNCIONAL 23 (ASUNTOS CIVILES Y DESARROLLO


NACIONAL)

23.00 ASUNTOS CIVILES Y DESARROLLO NACIONAL

Documentos relacionados con las actividades del Ejército tendientes


a beneficiar a la colectividad, contribuir al mejoramiento socio-
económico local o nacional y auxilio a la población civil en casos de
emergencia.

23.01. Administración y Supervisión de Acción Cívica


.02. Participación en Carreteras
.03. Participación en Alfabetización
.04. Participación en Industrias
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.05. Participación en Agropecuarias


.06. Participación en Colonización
.07. Participación en Cartografía
.08. Participación en Asistencia Sanitaria y de Salud
.09. Participación en la Educación
.10. Participación en la Distribución de Alimentos
.11. Participación en la Ayuda en casos de Desarrollo
.12. Participación en los Estudios y Evaluación de Recursos
Regiona
les.
.13. Participación en el Establecimiento y Abastecimiento Temporal de
Servicios Públicos.
.14. Participación en el Mejoramiento de Localidades
.15. Comité de Autodefensa y Desarrollo
.16. Defensa Civil
.17. Proyectos Especiales
.18. Relaciones Civil - Militar
.19. Otras Organizaciones

24. CAMPO FUNCIONAL 24 (RELACIONES PUBLICAS)

24. 00 RELACIONES PUBLICAS

Documentos acumulados durante las actividades de relación del


Ejército con el Publico y las autoridades civiles, así como a la
publicación efectuada sobre esas relaciones.

24.01. Comunicados Oficiales


.02. Gestión y Coordinación del Ejército con Otras Instituciones y
Me
dio
s.
.03. Informaciones de la Institución para la Realización de los
diferentes eventos Internos.
.04. Notas de Prensa
.05. Directivas, Normas y Resoluciones Supremas

25. CAMPO FUNCIONAL 25 (TECNICA ADMINISTRATIVA)

25. 00 TECNICA ADMINISTRATIVA

Documentos relativos a los procedimientos administrativos vigentes y al


establecimiento de normas y técnicas para hacerlos mejores, más
rápidos y mas económicos.

25.01. Mejoramiento del Sistema Administrativo existente


.02. Formatos y Formularios Administrativos
.03. Empleo de medios Electrónicos en la Administración
.04. Estudio del Dispositivo de Oficinas
.05. Estudios sobre Procedimientos y Métodos

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.06. Estudios Administrativos


.07. Libros y Publicaciones de Carácter Administrativo
.08. Actas de Destrucción de Documentos
.09. Control de la Correspondencia en Trámite
.10. Distribución de Documentos

26. CAMPO FUNCIONAL 26 (ESTADÍSTICA)

26. 00 ESTADISTICA

Constituyendo la Estadística una ciencia y un arte fundamentales


para el progreso futuro, por el estudio de la experiencia obtenida, es
aplicable a todos los campos y subcampos funcionales indicados
para el archivo; y los documentos pertinentes se clasificarán y
ordenarán en igual forma que la indicada en este Anexo 1, Código de
Archivos.

26.01. Personal
.02. Inteligencia
.03. Doctrina
.04. Instrucción y Operaciones
.05. Logística
.06. Derechos Humanos
.07. Asuntos Civiles
.08. Asuntos Jurídicos
.09. Sanidad

27. CAMPO FUNCIONAL 27 (DOCTRINA)

27.00 DOCTRINA GENERAL

27.00.01. Observaciones y Sugerencias


.02. Incentivos por Aportes de Doctrina
.03. Avances de Producción de Doctrina
.04. Proyectos de Investigación
.05. Referencias Bibliográficas de Estudio para OO Candidatos al
Asce
nso.
.06. Relación de Oficiales Candidatos al Ascenso
.07. Referencias Bibliográficas para Examen de Auto preparación.
.08. Remisión de Pruebas Preparatorias
.09. Acuses de Recibo de Pruebas Preparatorias
.10. Recepción y Distribución de Manuales Diversos
.11. Vigencia de Manuales y Reglamentos

27.01. DOCTRINA TÁCTICA

27.01.01. Publicaciones Militares Nivel Unidad


.02. Publicaciones Militares de Tipo BI
.03. Publicaciones Militares de Tipo Cía y Sec

27.02. DOCTRINA TÉCNICA

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27.02.01. Publicaciones Militares Armas de Apoyo


.02. Publicaciones Militares Armto Mayor y Menor
.03. Publicaciones Militares WHH de Combate y Apoyo de Combate.
.04. Otras Publicaciones

27.03. DOCTRINA ESTRATEGICA

27.03.01. Publicaciones Militares a Nivel EO


.02. Publicaciones Militares a Nivel GGUU
.03. Publicaciones Militares Conjuntas
.04. Otras Publicaciones

27.04. DOCTRINA ADMINISTRATIVA

27.04.01. Personal
.02. Seguridad
.03. Instrucción y Entrenamiento
.04. Logística
.05. Asuntos Civiles
.06. Derechos Humanos
.07. Bienestar
.08. Economía y Finanzas

28. CAMPO FUNCIONAL


28

28.00 OPERACIONES SICOLÓGICAS

Documentos relacionado con casos Operaciones Sicológicas, tanto


en el Frente Interno como en el Frente Externo.

28.01. Administración
.02. Educación
.03. Información
.04. Propaganda y Contra propaganda
.05. Agitación
.06. Relaciones Públicas
.07. Relaciones en la Comunidad
.08. Información a las Tropas
.09. Actividades cívicas – Patrióticas
.10. Planes
.11. Diversos

29. CAMPO FUNCIONAL 29 (DERECHOS HUMANOS)

29.00 DERECHOS HUMANOS

Documentos relacionados con casos de violación de los Derechos


Humanos, tanto en el Frente Interno como en el Frente Externo.

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04.- ME 100 – 10 PERSONAL

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CAPITULO 1

GENERALIDADES SECCIÓN

I. INTRODUCCION

SECCIÓN II. FUNCIONES DEL OFICIAL DE PERSONAL

1.6 Funciones del Oficial de Personal


a. El Oficial de Personal para poder asesorar al Comandante y cooperar con él en el ejercicio del
Comando debe:
1) Obtener y estudiar las informaciones referentes a las actividades de personal y difundirla
al Comandante, EM y a las Unidades.
2) Realizar apreciaciones y presentar recomendaciones sobre asuntos de personal.
3) Preparar los planes de personal.
4) Transformar en órdenes las decisiones referentes a personal y transmitirlas a los
elementos interesados de la GU.
5) Coordinar las actividades de personal en las diferentes Unidades.
6) Supervisar en nombre del Comandante la ejecución de los planes y órdenes de
personal.
7) Recomendar cambios en los planes, directivas y órdenes para asegurar su reajuste.
8) Coordinar con los otros Oficiales del EM, aspectos relacionados y/o que tengan
ingerencia al campo de personal

b. Como asesor del Comandante en asuntos de personal, el Oficial de Personal debe analizar
constantemente la situación de personal y estar preparado en todo momento para
contribuir a la apreciación de la situación del Comandante y demás miembros del EM sobre
los factores de personal que pueden favorecer o no, una forma de acción determinada.

c. En cuanto a planes y órdenes, tener en cuenta que:


1) En el manual del Oficial de Estado Mayor figuran los diferentes pasos y la secuencia en
las cuales se suceden las acciones del EM, desde el momento en que se recibe una
misión hasta su total cumplimiento.
2) El Plan de Personal se basa en la decisión del Comandante. El Oficial de Personal toma
previsiones, por lo que normalmente formula y mantiene actualizada sus apreciaciones y
planes con anticipación antes que el Comandante llegue a una decisión, haciendo
después los reajustes necesarios para apoyar mejor la decisión.
3) El Plan de Personal debe ser revisado para asegurarse que apoya en forma adecuada la
operación de la Unidad y que evita conflictos con las normas en vigencia.
4) Cuando el Plan de Personal ha sido aprobado por el Comandante se distribuye a los
elementos subordinados mediante:
a) Orden Administrativa.
b) Mensajes.
c) Conferencias.
d) Párrafo 4 de la Orden de Operaciones.
e) Boletines, circulares, oficios, memorándums.
f) Un Anexo a la Orden de Operaciones o a la Orden Administrativa.
d. La coordinación tiene por objeto asegurar y promover la cooperación de todos los elementos
que contribuyan a cumplir una misión. El Oficial de Personal no sólo debe coordinar acciones con otras
secciones del EM, sino también debe coordinar aquellas funciones de las secciones del EM General
cuyas actividades principales están dentro de su campo de acción.
e. Se tendrá particular cuidado en coordinar con los Comandantes de las Unidades
subordinadas aquellos asuntos de personal en los que se tenga interés.
f. La responsabilidad del Oficial de Personal como Oficial de Estado Mayor se extiende más allá
de las fases de planeamiento y coordinación debiendo asegurarse que los planes de personal, directivas,
1-
171
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órdenes e instrucciones, sean debidamente integradas teniendo en cuenta la misión de la Unidad. Aún
más, debe determinar la efectividad de tales planes, directivas y órdenes, a fin de sugerir los cambios para
su mejoramiento. El Oficial de Personal cumple sus funciones de supervisión por medio de visitas,
inspecciones y estudios de los partes e informes de las Unidades. Solamente con una supervisión dinámica
y constante del desarrollo de las funciones de personal puede este, conocer la efectividad colectiva de
la Unidad.

1.7 Campos de responsabilidad


a. El Oficial de Personal tiene la responsabilidad de realizar el planeamiento, coordinación,
supervisión y control de las funciones o actividades que están agrupadas en los siguientes campos de
responsabilidad:
1) Mantenimiento del Efectivo de la Unidad.
a) Efectivos.
b) Reemplazos.
2) Administración de Personal.
a) Procedimientos de personal.
b) Prisioneros de Guerra.
c) Personal Civil.
3) Mantenimiento de la Disciplina, Ley y Orden.
4) Incremento y Mantenimiento de la Moral.
a) Servicios de Personal.
b) Entierros.
5) Administración del Cuartel General/PC.

SECCIÓN III. ORGANIZACION DE LA SECCION PERSONAL

1.8 Generalidades
La eficiencia del sistema de personal de una GU depende en gran parte de la organización de la
Sección de Personal. Para que esta se considere bien organizada deben satisfacerse las condiciones
siguientes:
a. Que cumpla la función para la cual ha sido creada.
b. Que sea simple y sencilla a fin de evitar complicaciones.
c. Que sea flexible para poder atender el volumen de trabajo del momento y poder adaptarse a
las diferentes situaciones.
d. Que agrupe actividades relacionadas y asigne funciones específicas a los negociados o
individuos.
e. Que se utilice al personal en forma eficiente y económica.
f. Que actúe a través de los escalones jerárquicos de Comando facilitando los enlaces de las
otras Secciones del EM, así como las Secciones de Personal de otros EM.

1.9 Efectivo
La Sección de Personal tiene un efectivo de personal variable de acuerdo con el escalón de que
se trate y a la distribución de personal que haga el Comandante General dentro de las diferentes
secciones de su EM.

1.10 Organización
Los cuadros de organización prescriben para cada Unidad la composición de las Secciones del
EM, pero el Oficial de Personal con aprobación del Comandante General o del JEM, puede reorganizar su
sección teniendo en cuenta lo siguiente:
a. Las condiciones locales.
b. La disponibilidad de personal.
c. La importancia que adquieren algunas funciones del Oficial de Personal en una situación
particular.
d. La misión de la GU.
1-
172
ESCUELA TECNICA DEL EJERCITO AF - 2019

Por ejemplo, en algún caso el problema de PPGG puede influir considerablemente en la


organización de la sección y en otros puede ser sólo de poca importancia según la situación táctica.

1.11 Tipos de organización


a. Organización Funcional
Reúne en un negociado o sub-negociado, a todo el personal, relacionado a una función o
grupo de funciones de los campos de responsabilidad en particular. Por ejemplo, un negociado o sub-
negociado que coordina y controla la actividad de ascensos, considerará simultáneamente los ascensos
relativos a Oficiales, Tcos y SSOO, Tropa y Personal Civil.
b. Organización no Funcional
La organización no funcional contempla negociados o sub-negociados de acuerdo a las
categorías del personal (Oficiales, Tcos SSOO, Tropa y Civiles). Por ejemplo, la organización no funcional
colocaría los ascensos de Oficiales en un negociado, los de Tropa en otro, etc.
c. En cualquier organización, la distribución y asignación de los deberes dependerá del personal
disponible. Si no se dispone de personal suficiente será necesario reducir el número de Sub-negociados y
lógicamente, cada Sub-negociado tendrá varias funciones a su cargo.

ORGANIZACION NO FUNCIONAL DE LA SECCION DE PERSONAL

JEFE DE SECCION

NEGOCIADO DE NEGOCIADO DE NEGOCIADO DE NEGOCIADO DE


OFICIALES TCOS Y SOO TROPA PERSONAL CIVIL

1-
173
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CAPITULO 2

MANTENIMIENTO DEL EFECTIVO DE LA UNIDAD

SECCIÓN I. GENERALIDADES

2.1 Consideraciones Básicas


a. La guerra se hace principalmente sobre la base del personal; destruirlo es una de las finalidades
más importantes del adversario, sino la principal; conservarlo constituirá siempre uno de nuestros objetivos; por
ello es indispensable que todos los Comandos tengan conocimiento de los procedimientos más adecuados de
su conservación, administración y empleo.
b. El potencial humano de un Estado estará formado por el número de individuos capaces de servir
en las Fuerzas Armadas; el cual no podrá asegurarse que en tiempo de guerra se disponga de todo el personal
necesario, debido a que será necesario para el funcionamiento de la infraestructura económica del estado;
tampoco ello es posible en tiempo de paz, debido a que el número de individuos en filas esta limitado por el
ordenamiento jurídico respectó al servicio militar y la limitación en el presupuesto del Estado
c. La administración del Potencial Humano Comprende:
1) El planeamiento de los Programas de Potencial Humano Militar y Civil en función de las
limitaciones presupuéstales y el ordenamiento jurídico respecto al servicio militar.
2) El establecimiento de criterios para el desarrollo del Potencial Humano.
3) La obtención y distribución del Potencial Humano.
La complejidad de las funciones a desarrollarse en este campo es de tal magnitud, que escapan a
las desarrolladas en la Primera Sección de los EEMM de un TO, correspondiéndole a los más altos Escalones
de Nivel Nacional.
d. Se entiende por EFECTIVO al número de hombres que forman una Unidad orgánica cualquiera, se
diversifican en los siguientes tipos:
1) Efectivo de Organización, es el personal de una Unidad que le permite cumplir eficientemente
su misión.
2) Efectivo Necesario o Completo, es la cantidad de hombres previstos en los Cuadros de
Organización para las Unidades en caso de Guerra.
3) Efectivo de Día, es el personal que pasa lista en un momento dado en una Unidad.
e. El proceso de Toma de Decisiones y los Planes que formula un Comando, se elaboran teniendo en
consideración la situación, tanto de EFECTIVOS, como de los REEMPLAZOS que se puedan obtener.
f. Este campo de responsabilidad comprende las funciones siguientes:
1) Efectivos.
2) Reemplazos.
SECCIÓN II. EFECTIVOS
2.2 Generalidades

2-1
ESCUELA TECNICA DEL EJERCITO AF - 2019

a. Los efectivos, constituyen una de las principales indicaciones de la capacidad combativa de una
Unidad; por consiguiente, para determinar el grado de efectividad de la Unidad es esencial que el Comandante
y el EM disponga de las informaciones más precisas sobre los efectivos actuales o planeados; asimismo, los
Efectivos de día y los que se estima recibir para disponer de los cuadros de efectivos exactos y al día son
consideraciones indispensables para que la apreciación del Comandante arribe a una buena y oportuna
Decisión.
b. El Oficial de Personal tiene la responsabilidad de establecer un procedimiento conveniente que
permita al Comandante y al Estado Mayor, tener la información sobre los efectivos que se necesitan.
c. Dada la naturaleza de la información por manejar en esta función, así como, la de Bajas y
Reemplazos, con la que guarda estrecha relación; es imprescindible automatizar su manejo con un adecuado
soporte informático, que a su vez permita intercambiar datos con los componentes del Sistema de Personal de
las Unidades Subordinadas, EO, DE y TO.

2.3 Bajas de Personal


a. Se entiende por bajas, a cualquier reducción de los efectivos de una Unidad.
b. El envío oportuno de la información completa y exacta sobre bajas producidas se realiza siguiendo
los procedimientos que se indican en esta Sección. Los Comandantes deben poner énfasis en la
responsabilidad que tiene cada individuo de comunicar inmediata y exactamente la información esencial sobre
las bajas que se produzcan ya que esta información puede ser tergiversada o perder su valor si no es
transmitida con oportunidad.
c. Las bajas de personal son de dos tipos:
1) Bajas de Combate.
2) Bajas No Combate.
a) Bajas no debidas al combate.
b) Bajas administrativas.
d. Consideraciones de los tipos de bajas
1) Bajas de Combate.- Son aquellas que se producen por acción directa del enemigo o por
causas relacionadas con el combate. Dichas bajas se agrupan en las siguientes categorías:
a) Muertos en combate o como consecuencia de heridas producidas en acción.
b) Heridos o lesionados en el combate, incluyendo las bajas psíquicas.
c) Desaparecidos en combate.
d) Capturados por el enemigo.
2) Bajas no Combate.- Son aquellas bajas producidas por causa ajenas a la acción de enemigo
y como consecuencia de ciertas normas administrativas. Estas bajas están constituidas por la
suma de las bajas no debidas al combate y las bajas administrativas.
a) Bajas no Debidas al Combate.- Son aquellas producidas por causas ajenas a la acción
del enemigo. Comprende:
(1) Muertos fuera de la zona de acción (Accidentes, desastres naturales, etc.)
(2) Desaparecidos.
(3) Evacuados.
(4) Enfermos.
(5) Accidentados.
(6) Heridas por mano propia.
(7) Enfermos mentales.
b) Bajas Administrativas.- Son aquellas que se producen como consecuencia de la
aplicación de ciertas normas administrativas y jurídicas, tales como:
(1) Cambios de empleo.
(2) Rotación de personal.
(3) Desertores.
(4) Cumplimiento de condenas penales.
(5) Licencias.

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2.4 Informe de Bajas


a. El éxito o fracaso de éste sistema de informes depende del adoctrinamiento, entrenamiento del
personal y del control constante de parte de todos los Comandantes; para lo cual el Oficial de Personal deberá
mantener un funcionamiento eficiente y eficaz respecto a:
1) Funcionamiento oportuno y seguro del soporte Informático.
2) Facilidad de comunicación disponible desde los niveles más bajos hasta los Comandantes de
los diferentes niveles.
b. La secuencia de los informes se pueden dividir en fases de acuerdo a los niveles de verificación
preestablecidos, de la siguiente manera:
1) Nivel Compañía.- Primera etapa
a) La primera fase del informe de bajas se realiza dentro de la Unidad tipo Compañía según
la situación que se encuentre la Compañía en combate o no. Los testigos deben comunicar
los datos referentes a las bajas en la Unidad. Los informes dados por los soldados
individualmente sirven de base para el informe que da el Comandante de Compañía.
b) Estos informes se basan en las verificaciones con los Jefes de Sección, Puestos de
Socorro de Batallón y puntos de recolección del Batallón.
2) A Nivel Unidad.- Segunda etapa
a) Cuando el Comandante de Compañía está seguro de que cuenta con información exacta,
prepara un informe de bajas que se envía al Batallón.
b) Mediante la sección personal de la Unidad El comandante eleva el informe de bajas a la
Gran Unidad
3) A nivel Gran Unidad.- Tercera etapa
a) El Oficial de Personal de la GUC, recepciona los informes de bajas de las distintas
Unidades subordinadas y procede a verificar los datos solicitando y verificando en los
siguientes canales:
(1) Por los canales de sanidad y de entierro
(2) Por otros canales y documentos disponibles como son informes de internados en
centros de salud y hospitales, informaciones de otras GGUUC.
b) Los informes verificados son transmitidos luego al Ayudante General del Escalón
Superior.
c) En los casos de muerte, el Comandante de la GUC designará a los Comandantes
encargados de la preparación de cartas de pésame, para el envío a la dirección familiar.
Estas cartas deben ser remitidas previa constatación que el Ayudante General del
Ejército ha enviado anteriormente la notificación a sus familiares del fallecimiento.
4) A nivel Ejército de Operaciones.- Cuarta etapa.
a) En este Nivel de Oficial de Personal recepciona los informes de bajas de las GGUUCC
quien hace otra verificación con los informes de admisión de hospital, informes de
entierro, registro de extraviados e información dada por las GGUUCC vecinas.
b) Cuando se ha verificado los informes de bajas, se envía al CG del Teatro de
Operaciones.
5) A nivel Teatro de Operaciones.- Quinta etapa
a) Los informes de Bajas son recibidos de los elementos orgánicos de la Fuerza Terrestre.
b) En cada CG del TO se revisa los informes de bajas y luego se envía la información al
Ayudante General del Ejército, incluyendo como datos del individuo; nombre, dirección,
número de serie y otros datos.
c) Tan pronto como todos los datos han sido verificados, el Ayudante General envía un
documento por los servicios postales a la dirección familiar del individuo, indicando la
naturaleza de la baja.
c. Los Informes de Bajas tiene por objeto:
1) Asegurar la notificación rápida y exacta de cada baja al familiar o persona indicada.
2) Proporcionar datos estadísticos y de personal para:
a) Propósitos de planeamiento.
b) Apreciaciones de Bajas.
c) Historial de la Unidades y Grandes Unidades.
3) El mantenimiento de las buenas relaciones públicas y de la moral militar.

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176 PROMOCION AF - 2020
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d. En la formulación y trámite del informe de bajas es necesario tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
1) Las bajas se considerarán de gravedad en el informe como "bajas de combate" solamente
cuando se trata de muertos, perdidos, capturados, internados, heridos o accidentados, como
resultado de la acción contra fuerzas enemigas. Los heridos o accidentados que no requieren
hospitalización no serán considerados.
2) Todas las demás bajas, tales como, heridos, casos psiconeuróticos, congelamiento, pie de
trinchera, heridas por mano propia y casos de simulación de enfermedad, se considerarán
como bajas “no combate”.
3) En los casos de desaparecidos en combate, los Comandantes de la Gran Unidad de
Combate, de Batallones aislados, Compañías Autónomas y Unidades similares, darán cuenta
en forma provisional y harán conocer esa situación en el informe de bajas, disponiendo de
cinco (05) días para verificar todas las fuentes posibles de información para asegurarse que el
individuo está realmente perdido y no herido, accidentado, muerto o en alguna otra condición
de baja; después del cual se remitirá la información definitiva.
4) Los Oficiales de Personal de los Estados Mayores de las Grandes Unidades, Grandes
Unidades de Batalla y del Teatro de Operaciones, centralizan los informes de bajas
provenientes de las diversas Unidades subordinadas y establecen el informe correspondiente
para elevarlo al Escalón Superior. Una copia completa se mantiene en el archivo del Cuartel
General. Otros informes que llegan al Cuartel General como elementos de comparación y
control son los siguientes:
a) Informe de los hospitales. b)
Informe de entierros.
c) Informe de los capellanes sobre funerales.
d) Informe de la Policía Militar sobre extraviados.
5) Los informes correspondientes a "bajas de combate" son elevados inmediatamente que se
comprueba la evidencia de la baja. Se empleará para ello cualquier medio de comunicación disponible.
6) Los informes correspondientes a bajas “no debidas al combate” sólo se elevan cuando se
refieren al personal seriamente lesionado, enfermo o muerto. e.
Contenido de los Informes de Bajas
Entre otras cosas, el informe de bajas puede contener lo siguiente:
1) Bajas de Combate
a) Nombre, grado, número de serie, arma o servicio, OME. b)
Categoría de la baja (muerto, herido. etc.)
c) Fecha de la baja.
d) Lugar y circunstancia en la que se produjo.
e) Gratificaciones especiales a que tiene derecho. f)
Situación de sus pertenencias personales.
g) Situación de su carta declaratoria de herederos.
2) Bajas No combate
a) Bajas No Debidas al Combate
(1) Muertos
(a) Nombre, grado, número de serie, arma o servicio, OME. (b)
Fecha de la muerte.
(c) Lugar de la muerte. (d)
Causa de la muerte.
(e) Gratificaciones especiales a que tienen derecho.
(f) Si la muerte se produjo en acto del servicio y no se requiere investigación
complementaria.
(g) Situación del pago de propinas o haberes (al día, adeuda, etc.) (h)
Situación de sus pertenencias personales.
(2) Heridos lesionados y enfermos (comunes o mentales).
(a) Nombres, grado, número de serie, arma o servicio, OME. (b)
Breve diagnóstico de la herida, lesión o enfermedad.

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177 PROMOCION AF - 2020
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(c) Fecha en que se inicia. (d)


Ubicación del paciente.
(3) Desaparecidos
(a) Nombre, grado, número de serie, arma o servicio, OME. (b)
Fecha desde la cual se le considera desaparecido.
(c) Breve resumen de las circunstancias que interesen. b)
Bajas Administrativas
Los Comandantes en todos los escalones requieren disponer de la mayor información disponible
para establecer los procedimientos más convenientes para mantener el efectivo de su Unidad,
Gran Unidad, etc. completa, por estas circunstancias es necesario considerar dentro del informe
de bajas aquellos aspectos relevantes como desertores y cambios de colocación, en el caso de
personal de oficiales o especialistas.

f. Casos en que no es necesario el Informe


Cuando los heridos o lesionados no requieren hospitalización, no es necesario hacer informes, sin
embargo, estas ocurrencias deben anotarse en los documentos personales del individuo que se encuentre en
dicha situación.

2.6 Necesidades de datos sobre bajas


a. Todos los Escalones de Comando necesitan datos sobre las bajas que se produzcan.
Normalmente se organiza un negociado para las bajas, en la Ayudantía General del Comandante
de la Fuerza Terrestre.
b. Teatro de Operaciones
El Teatro de Operaciones requiere datos referentes a:
1) Bajas totales, incluyendo las bajas de combate y bajas no debidas al combate para cortos y
largos períodos de tiempo, por armas, por OME y por grados, con el fin de planear la
distribución de los reemplazos.
2) Bajas netas, determinadas por la diferencia entre las bajas totales y el porcentaje de personal
que vuelve al servicio dentro del Teatro de Operaciones, teniendo en cuenta las normas de
evacuación y los porcentajes de bajas por arma, por OME y por grados; estos datos sirven
de base para la Apreciación de Bajas del Teatro de Operaciones y para los pedidos de
reemplazos.
3) Porcentaje de recuperación en los hospitales, por tipo de bajas y por períodos de tiempo, para
planear la distribución de los que regresan de los hospitales.
c. Zona Administrativa
El Cuartel General de la Zona Administrativa necesita hacer cálculos de bajas no debidas al combate
para períodos largos, por armas, por OME y por grados como una base para las apreciaciones de reemplazos.
d. Ejército de Operaciones
El EO requiere cálculos de las bajas de combate y bajas no debidas al combate por largos
períodos de tiempo precisando armas, OME y grados.
Estos datos son utilizados para predecir el efecto que tendrán las bajas en las Formas de Acción
Tácticas que considere el Comando; también serán utilizadas como base para la Apreciación de Reemplazos y
para el planeamiento de las distribuciones de los reemplazos disponibles.
e. División de Ejército
La DE que opera independientemente, requiere los mismos datos que el EO, pero si opera como
parte de él requiere los mismos datos que las GGUUCC.
f. La Gran Unidad de Combate
La GUC no hace apreciación de bajas para prever el pedido de sus reemplazos, limitándose
únicamente a consolidar los pedidos que le remitirán sus diversas Unidades orgánicas y de refuerzo, quienes
realizaran sus cálculos por periodos cortos de tiempo (entre 1 a 5 días, o de acuerdo a la disponibilidad de la
entrega de reemplazos). Para el primer periodo de operaciones (los primeros 5 días de operaciones), realizaran
un Estimado de sus Bajas y para los periodos subsiguientes lo harán sobre las base de sus bajas reales. El
pedido de reemplazos lo harán teniendo en cuenta el Arma, OME y Grado y/o de acuerdo a los requerimientos
del Escalón Superior.

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178 PROMOCION AF - 2020
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2.7 Factores que afectan el porcentaje de bajas


Hay varios factores que influyen en el porcentaje de bajas, tanto para la Gran Unidad como para una
fuerza de operaciones bajo ciertas condiciones particulares.
Los factores que se detallan a continuación, permitirán al Oficial de Personal, un análisis comparativo de
ambas fuerzas para realizar una buena estimación de bajas en las operaciones futuras, por lo que deben ser
analizados cuidadosamente para establecer su influencia en las pérdidas de personal:

a. Misión
Es la consideración básica que el Comandante debe tener en cuenta para tomar una decisión.
Para el proceso de Apreciación de Bajas, se debe tener en cuenta todos aquellos factores que podrían afectar
su cumplimiento, como el momento en que se vive, la distancia que falta recorrer hasta el objetivo, si ésta se
debe cumplir de día o de noche, los obstáculos que existen o se puedan presentar para su cumplimiento, los
recursos de los que se dispone, el tipo de operación por realizar, etc.
b. Clima y Condiciones Meteorológicas
1) Las condiciones meteorológicas influyen en los porcentajes de bajas para una operación
particular. Las malas condiciones reducen los promedios de bajas ya que restringen el
movimiento, lo cual tiende a disminuir la actividad de combate; y por consiguiente se reduce
el porcentaje de muertos y heridos, por otro lado hace mas difícil el control eficaz de las
pequeñas Unidades de combate, al incrementarse el porcentaje de desaparecidos y
capturados.
2) Los porcentajes de bajas no debidas al combate son más afectadas por las variaciones del
tiempo y las condiciones climatéricas generales de la zona. En la estación lluviosa, en climas
tropicales y en la estación de invierno, en las regiones templadas y de extremo frío, el
porcentaje de enfermedades respiratorias se incrementan significativamente, los climas
tropicales tienen el más elevado porcentaje de enfermedades transmisibles, las zonas
templadas están plagadas de enfermedades de las vías respiratorias y en menor grado de
otras enfermedades transmisibles. En las regiones de extremo frío el mayor problema de las
bajas no debidas al combate son producidas por enfermedades comunes de las vías
respiratorias.
3) La cantidad de enfermos cubre una gran parte del porcentaje de bajas no debidas al combate y
el porcentaje total de bajas tiene como causa más frecuente, los cambios de estación y la
región en la cual la Unidad este operando.
c. Dispositivo
1) Las bajas de combate se producen en un mayor porcentaje en las unidades de primera línea
y estas disminuye del frente hacia retaguardia.
2) Puede decirse que las bajas en la Zona Administrativa y en la Zona del Interior son
insignificantes. Sin embargo es de suponer que el empleo de armas de destrucción masiva
por el enemigo incrementaría el promedio de bajas en las de combate y administrativa y
posiblemente en la Zona del Interior.
3) Las bajas no debidas al combate se producen donde quiere que haya personal; sin embargo,,
la permanencia a la intemperie y el desgaste físico y mental debido a largos períodos de
combate, son causa de que este porcentaje sea mayor en las unidades como en los
combatientes.
d. Enemigo
La composición del enemigo influye directamente en la Apreciación de Bajas y proporciona toda la
información necesaria para determinar la fuerza. Se deberá realizar un rápido análisis de las Unidades a los
que se enfrenta, las fuerzas de Guerrillas que puedan afectar el número de bajas, así como las Unidades que
la apoyan dentro de ellas, la Aviación, las armas de largo alcance que lo asiste, las Unidades Especiales, que
determinarán las posibilidades de mayor o menor número de bajas durante las operaciones.
Al tratar de ellos se considera a todas las Fuerzas Enemigas opuestas que pueden ser por razón
de tiempo, lógicamente empleadas contra nuestras propias fuerzas y que podrían afectar el cumplimiento de la
misión. La Fuerza Total enemiga no puede exceder, pero si puede igualar o ser menor que el total de nuestras
fuerzas considerada en la composición. Estas influirán marcadamente en los resultados de la operación y en la
cantidad de bajas.
e. Terreno
Tratándose del porcentaje de bajas de combate, es difícil separar el factor terreno del tipo de
operación y de las características del enemigo. Un defensor eficiente, empleando adecuadamente el terreno
puede elevar las bajas del atacante las cifras insospechables, mientras mantiene sus pérdidas a un porcentaje

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mínimo. El mar, los ríos, las montañas y el terreno llano, cuando se interponen en el camino del atacante,
influyen en el porcentaje de las bajas de combate.
El porcentaje de bajas no debidas al combate, no es influenciado directamente por el terreno.
f. Situación Táctica
Las actividades del enemigo que más afectan nuestras actividades de personal son: guerra
sicológica, sabotaje, operaciones especiales de comandos, aerotransportados, aeromóviles y/o anfibios en la
retaguardia de nuestro dispositivo y la acción de la aviación en nuestra zona de acción.

La Probable Forma de Acción del enemigo, incrementará las cantidades de bajas de combate por
la acción de sus elementos de Comandos y Sabotaje. La Aviación con sus salidas de caza y bombardeo
influirán negativamente en nuestros efectivos aumentando las bajas de combate y al mismo tiempo la moral
del personal. El efecto sobre las actividades de personal se materializará en el aumento de las bajas de
combate y en la moral de las tropas, razón por la cual el Comandante deberá establecer la forma de acción
más adecuada, a fin de contrarrestar la acción del enemigo en relación con la misión por cumplir.
g. Situación Logística
La buena preparación y conducción de las operaciones militares, dependen de la eficiencia y
oportunidad del apoyo logístico que les sea posible proporcionar.
Disponer del material en condiciones de prestar servicios, la atención oportuna de los heridos y
enfermos, la disponibilidad de los medios más adecuados de transporte, así como el aprovechamiento de los
medios existentes en la zona, son aspectos que deben ser solucionados por el sistema logístico de los
Ejércitos en operaciones y tienen especial incidencia, para que una fuerza pueda cumplir su misión. Los
limitados medios materiales ponen en desventaja a una fuerza afectan su moral por ende aumentan sus bajas
de combate.
El avance tecnológico actual obliga a una determinada fuerza a disponer de los medios materiales
más modernos para ponerse en ventaja frente al adversario, una Unidad bien entrenada y con una muy
elevada moral, necesita de un buen material bélico que permita explotar su condición y doblegar al adversario.
El material antiguo pone en desventaja y limita el accionar de las tropas en combate, debido a que
sus características técnicas no alcanzaron el equilibrio deseado.
Un juicioso análisis de estos factores permitiría al Comandante establecer la calificación
correspondiente en la apreciación de bajas.
h. Situación de Asuntos Civiles
Durante las operaciones, las actividades de Asuntos Civiles inciden marcadamente en las
actividades de personal, debiendo controlarse particularmente la actitud hostil de la población civil hacia
nuestras tropas o de nuestra población hacia el enemigo.
El control de las instalaciones hospitalarias, abastecimientos sanitarios o de otro tipo y alimentos
existentes en la zona, servirán de soporte necesario para el desarrollo de las operaciones; así como el control
adecuado de los medios de comunicación civil, a fin de evitar interferencias en las acciones que contribuyan a
obtener las ventajas requeridas.
i. Situación de Operaciones Sicológicas
La Acción Sicológica influirá favorablemente en las opiniones, sentimientos y conductas de
nuestras tropas, con la finalidad de mantener el espíritu combativo, reforzar su moral y lograr el apoyo de la
población a las fuerzas durante las acciones. Para poder lograr el efecto deseado la acción sicológica requiere
de la Guerra Sicológica, destinada a destruir la voluntad de lucha del adversario e influir decididamente en las
mentes de la población y fuerzas enemigas para cambiar la actitud frente a sus autoridades y que favorezcan a
nuestras operaciones, ganar a nuestra causa simpatizantes y aliados en las filas enemigas y de esta manera
apoyar y facilitar el desarrollo de las operaciones militares en todo momento. La importancia del desarrollo de
estas actividades puede ocasionar a que la lucha sea librada sin que se produzca la ruptura de hostilidades y
en el caso de que esta se produzca, influirá favorablemente a quien las haya desarrollado adecuadamente.

2.12 Registros e informes


a. Los registros e informes de personal proporcionan información al Comandante, y para controlar las
actividades de personal. Estos documentos son de dos clases, unos que se refieren al personal como
individuos y otros al personal de la Unidad como un todo.
b. Se entiende por registro el documento en el que se asentaran datos, noticias, disposiciones,
ordenes, partes, etc, en forma sintética, ya sea cronológicamente o por actividad.
Se entiende por Informe las noticias, datos, etc, que se suministren ya sea en forma escrita o verbal,
acerca de un comando, unidad u organismo, a las instancias correspondientes con el objeto de mantenerlas
informadas de las necesidades, novedades, efectivos, etc, ocurridas en un lapso determinado.

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c. Los registros e informes de personal deben ser exactos, y oportunos para ser de valor. En
consecuencia el Oficial de personal debe asegurar el establecimiento de procedimientos administrativos
eficientes, incluyendo el empleo de máquinas de registro, cuando sea posible.
d. Los efectos de las armas de destrucción masiva incrementan las necesidades de protección de los
informes y registros importantes. En estas situaciones la ubicación de los locales donde se almacenan y los
procedimientos de almacenamiento de los registros e informes deben ofrecer la máxima protección contra los
daños que ocasionan el fuego y la explosión se debe también tener en consideración la necesidad de duplicar
ciertos registros básicos manteniéndolos almacenados en locales diferentes.
e. Pocos Oficiales del Estado Mayor tratan frecuentemente con tal cantidad de datos numéricos como
el Oficial de personal. Pocos problemas de personal son resueltos satisfactoriamente sin hacer uso de hechos
tomados de datos estadísticos, del análisis de los estudios estadísticos o de datos al día disponibles de
registros e informes previos.
f. El Oficial de Personal hace empleo de los datos estadísticos. Ellas proporcionan conocimiento del
estado de los asuntos de personal y una historia de la experiencia de estos asuntos.
g. Los documentos de personal que se refieren al personal como individuos se relacionan a cambios,
ascensos, recompensas, castigos, permisos, etc. Entre los documentos de personal que corresponden a la
Unidad, además de los documentos comunes de toda sección de EM (Cuaderno de trabajo, Diario de Sección,
POV, etc.) se tiene los siguientes:
1) Situación diaria de personal.
2) Informe periódico de personal.
3) Informe de bajas de combate y no combate.
4) Informes especiales de efectivos.
5) Partes de accidentes.
6) Otros.
h. Situación Diaria de Personal.
1) Es el medio más efectivo que emplea el Oficial de Personal para dar a conocer al
Comandante, al Estado Mayor y al Escalón Superior, la última información de personal
resultante de las acciones de la unidad en un período dado. Al nivel GUC, la situación diaria
de personal es preparada diariamente por G-1, por lo general con datos hasta las 1800 horas,
con información obtenida de las unidades subordinadas orgánicas y Unidades de combate en
refuerzo (para las unidades de servicio en refuerzo ver el sub-párrafo g(2) (a)3.
En campaña las unidades subordinados transmiten sus datos, normalmente por teléfono y en
código. El documento contiene datos relativos a: efectivos de día y de organización, bajas
diarias y acumuladas, altas, prisioneros de guerra y días transcurridos en combate. El
documento en sí no es remitido; se transmite únicamente los datos totales al Cuartel general
inmediato superior a través de los canales de comando. La responsabilidad de la transmisión
oportuna de estos datos es del Oficial de Personal en la Gran Unidad.
2) Las Grandes Unidades de Combate, Divisiones de Ejército y Ejército de Operaciones totalizan
y transmiten a su escalón inmediato superior los datos de la situación diaria de personal para
un período de 24 horas, normalmente de 1800 a 1800 horas.
a) GUC
(1) Todos los días, normalmente después de las 1800 horas, el Oficial de Personal de
las unidades subordinadas orgánicas y de las Unidades de combate en refuerzo,
transmiten a la Sección Personal de la Brigada, los datos diarios sobre bajas en el
día, altas, bajas acumuladas, prisioneros de guerra capturados por la Unidad y días
transcurridos en combate, anotando éstos en las columnas correspondientes de la
situación diaria de personal. (Ver ME 101-5, MOCEM 2da parte formato de la situación
diaria de personal).

(2) La situación diaria de personal completa servirá para informar al Comandante y al Estado
Mayor, sobre la situación de los efectivos de la GU; sin embargo, los datos que se transmitan
al Escalón Superior por teléfono o por otros medios, serán sólo los correspondientes a los
totales de cada columna para la Brigada y para cada Unidad de Combate en refuerzo.
(3) Normalmente una vez por semana, cada Brigada transmite el Escalón Superior, una
información adicional de los datos totalizados de las UU de servicio en refuerzo de la
Brigada.
b) División de Ejército

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La Sección Personal de la DE formula la situación diaria de personal colocando en el formato los


datos recibidos de las Brigadas y en forma separada los datos de cada unidad de combate que no
ha sido dada en refuerzo.
Esta es la forma como se presenta diariamente la situación de personal al Comandante de la DE y
al EM. Sin embargo los datos de la situación diaria transmitidos al Escalón Superior serán los
totales de todas las tropas de combate pertenecientes a los elementos orgánicos y asignados a la
DE, incluyendo aquellas unidades que han sido dadas en refuerzo a las Brigadas. Una vez por
semana la DE transmite al Ejército de Operaciones los datos totalizados titulados: “Cuartel General
y Tropas de servicio”. Estos últimos datos comprenden los totales consolidados del Cuartel
General, la Compañía del Cuartel General de la DE y todas las Unidades de servicio dadas en
refuerzo a las Grandes Unidades de Combate y cuyos informes ya han sido remitidos por ellas.
c) Ejército de Operaciones (EO)
La Sección Personal formula la situación diaria de personal colocando en el formato los datos
recibidos de la DD EE si existen y en forma separada los datos de las Brigadas y cada Unidad de
combate que opera directamente bajo control del EO. Al transmitir la situación diaria de personal
al escalón superior la única totalización de datos que se hace es para las Unidades de combate
que operan directamente bajo control del EO de lo contrario se trasmiten los datos en la misma
forma que se reciben. Una vez por semana el EO trasmite al escalón superior los datos totales
recibidos de la Divisiones de Ejército si existen, referentes al Cuartel General y tropas de servicios
y un dato adicional titulado “Cuartel General y tropas de servicios del EO; esta última información
comprende los datos totalizados del Cuartel General, Compañía del CG del EO y todas las
Unidades de servicios asignadas que operan directamente bajo su control.
3) Debido a que la situación diaria de personal debe llegar al Oficial de personal del EO diariamente
antes de las 0600 hrs., es trasmitida por el medio más expedito disponible, generalmente por teléfono.
Cualquier medio eléctrico que se utilice debe obligar a codificar los datos.
4) La exactitud de la situación diaria de personal depende de la información proporcionada por las
Unidades subordinadas ya que su formulación se basa en esas informaciones. El Oficial de Personal
no incluye al personal considerado como «extraviado o desaparecido»en la situación diaria, hasta
que haya transcurrido un tiempo suficiente (05 días) para recuperar o encontrar al personal extraviado
que puede haber evadido la captura, haber sido herido y evacuado o mezclado con una Unidad vecina.
El Oficial de personal debe confrontar periódicamente los datos de la situación diaria de personal,
con los registros que lleva el Comandante de Unidad, Intendente, Capellán y el Comandante de la
Policía Militar, para verificar datos y comprobar la exactitud. Es recomendable, asimismo, que los
Oficiales de Personal de las Unidades reajusten los datos acumulados de sus Unidades en los
informes posteriores a medida que reciban información exacta.
h. Informe Periódico de Personal
1) Es un documento confeccionado por la Sección Personal y remitido periódicamente o cuando lo solicite
el Escalón Superior; el muestra la situación de personal presentando los datos pertinentes. Los
asuntos que se consideran, incluyen la totalidad de las actividades del personal de la Unidad, durante
un período de tiempo dado.
2) La importancia de este informe es doble. En primer lugar permite al Comandante y a los Oficiales
de Estado Mayor interesados, obtener periódicamente una recapitulación de los hechos referentes a
todas las actividades de personal dentro de la Unidad, comparando estos hechos con los contenidos
en informes anteriores, el Comandante y Estado Mayor pueden determinar rápidamente las
actividades que requieren más atención, así como las Unidades subordinadas en las cuales tal
atención es necesaria, en segundo lugar puede servir de base a la parte de personal en el informe de
Unidad.
3) La mayor parte de los datos anotados en el informe periódico de personal son obtenidos de
los registros de la Sección Personal y en las Secciones del Estado Mayor Especial. Se solicitará
datos a las Unidades subordinadas solamente cuando no sea posible obtener en el Cuartel
General.
i. Informes Especiales de Efectivos
1) Cuando las Unidades son atacadas con armas de destrucción masiva, agentes químicos
biológicos o con cualquier otro medio, que cause gran número de bajas de personal en un
corto período de tiempo, es necesario elevar un informe especial de efectivos. En tales
circunstancias, el informe es remitido inmediatamente por el Oficial más antiguo
sobreviviente, o por equipo de control de daños enviando al área del desastre. Este informe,
en forma de mensaje, debe contener el número aproximado de bajas.
2) Tan pronto como sea posible, debe enviarse otro informe con el número exacto de bajas y
efectivos que quedan, así como del, personal clave que se ha perdido. Este informe se usa
para apreciar la situación de esa Unidad y determinar si es necesario enviar reemplazos para
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devolver a la Unidad toda su efectividad o si es más conveniente reemplazar con otra


Unidad. También sirve para determinar las necesidades en personal clave.

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SECCIÓN III. REEMPLAZOS

2.13 Generalidades
a. La finalidad de un sistema de reemplazos es mantener las Unidades y servicios con sus
efectivos lo más completo posible, mediante la entrega oportuna y apropiada de personal entrenado.
b. El sistema de reemplazos permite mantener siempre a las Unidades con efectivos completos,
debiendo los reemplazos asignados, por su asociación con los veteranos, aprender rápidamente las
importantes lecciones del campo de batalla y estos a su vez instruirlos.
c. Se denomina “Reemplazo”, al individuo destinado a llenar una vacante que se produzca en
una
unidad u organización militar.
d. En el caso particular que no hubiera vacante en una organización y se destinará a ella a uno o
más
individuos, éstos toman el nombre de "Personal de Suplemento" o simplemente “Suplemento”.
e. Existen dos métodos utilizados en el sistema de reemplazos:
1) Reemplazos individuales, para completar el efectivo de las Unidades.
2) Reemplazos de Unidad, para reemplazar Unidades.

2.14 Cálculos de Reemplazos


a. El planeamiento de reemplazos en el EO y Escalón Superior visa reemplazar las bajas
calculadas en la Apreciación de Bajas para períodos cortos (hasta de 05 días) y períodos largos (más de 05
días). La DE y GUC solicitan sus reemplazos al Escalón Superior antes del inicio de las operaciones sobre
la base de la estimación de bajas para el primer periodo corto; posteriormente a partir del segundo periodo
lo realizara en base a sus bajas reales.
b. Las bajas en operaciones aerotransportadas deben de calcularse para las fuerzas
participantes, tanto para el movimiento hacia el área objetivo, como para las operaciones dentro de la
cabeza aérea. Los pedidos de reemplazos iniciales para las Unidades que realizan el asalto
aerotransportado, están basados en apreciaciones y no en bajas reales. Esto se debe principalmente a:
1) Al prolongado entrenamiento técnico que requiere éste personal.
2) A las fuertes bajas que sufren normalmente las Unidades de asalto al comienzo
de la operación.
3) Al tiempo y facilidades disponibles para que la Unidad reciba e integre los reemplazos
con anticipación a la operación.
4) A la consecuente reducción del plazo de entrega de los reemplazos.
En un período establecido, posteriormente al asalto aerotransportado que puede ser el (D+2),
las Unidades Aerotransportadas inician sus pedidos de reemplazos bajo los mismos procedimientos
prescritos para las otras Unidades terrestres.
c. El apoyo en reemplazos para una operación anfibia importante debe ser planeada con toda
anticipación, con el fin de asegurar la disponibilidad del número adecuado de reemplazos y la integración
del plan de reemplazos con el Plan Logístico. Siempre que sea posible, deben proporcionarse
reemplazos calificados al comienzo de la operación, en la cabeza de playa, con el fin de mantener la
efectividad de las Unidades de combate apoyadas.

d. El planeamiento de reemplazos en la Zona Administrativa visa reemplazar tanto las


bajas calculadas como las necesidades derivadas de la creación de nuevas Unidades.
e. Al nivel de la Fuerza Terrestre del Teatro de Operaciones, las apreciaciones de bajas del EO
y Zonas Administrativas, se emplean como base para la asignación de los reemplazos disponibles.
Además, debe considerar en sus apreciaciones al personal que regrese al servicio desde los hospitales
dentro del TO y al personal de este que será entrenado para llenar las necesidades de reemplazos a las
Unidades de servicio y de combate. Por lo tanto las apreciaciones de las necesidades de reemplazo para
el TO están basadas en el porcentaje de bajas, de éste, incluyendo las bajas administrativas y a las que
hay que restar el porcentaje de personal que se gana por la clasificación y reasignación.

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CAPITULO 3

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

SECCIÓN I. GENERALIDADES

3.1 Definición
a. La denominación “Administración de Personal” significa la forma o formas de organizar y
emplear a los individuos para mejor empleo de sus cualidades o habilidades a beneficio de ellos y del
conjunto. La administración de personal comprende las funciones siguientes:
1) Procedimientos de Personal.
2) Prisioneros de Guerra.
3) Personal Civil.
b. La organización del potencial humano, en forma científica y activa, permite alcanzar la
finalidad que se desea, con mayor economía de tiempo.
c. Está demostrado que, para asignar el hombre a un puesto determinado en forma precisa y
emplearlo eficientemente, debe conocerse profundamente la naturaleza humana la técnica para la
clasificación y asignación (Psicotécnica).

3.2 Importancia y necesidad


a. Los hombres, los recursos económicos, el equipo y las ideas son necesarios para alcanzar la
victoria, pero si no se utilizan bien los primeros, de poco o nada servirán los otros. El hombre, es el
elemento esencial e invariable en la guerra. Su acción se hace sentir:
1) Por su número, que determina la fuerza del potencial humano.
2) Por su instrucción y entrenamiento, que determinan la capacidad técnica de ese
potencial y;
3) Por sus virtudes y educación que determinan su capacidad moral.
b. La capacidad física del potencial humano es limitada y no puede modificarse en magnitud
con acertadas gestiones diplomáticas o financieras, las que si podría aumentar la capacidad económica o
el equipo.
c. La capacidad técnica del potencial humano puede, en cambio, ser mejorada dentro de
variados límites con la utilización de métodos y procedimientos de instrucción y Administración de
Personal.
d. Vemos pues, que la única forma de mejorar el rendimiento del hombre como elemento
esencial de la guerra, es aumentando su capacidad técnica y su capacidad moral, aumentos que pueden
ser alcanzados poniendo en practica buenos procedimientos de Administración de Personal y métodos de
instrucción y de atención a las necesidades de los hombres.
e. El problema de la Administración de Personal es de por si complejo, pero la complejidad
aumenta en el Ejército por:
1) La necesidad de crear y mejorar su sistema que, aplicado en tiempo de paz, este en
condiciones de desdoblarse y ampliarse durante la movilización, el periodo de
operaciones y la desmovilización.
2) El volumen del personal por administrar, el cual, tomando el sentido moderno de la
Guerra Total, llega a comprender a la población integra del país, y el de hacer conocer a
la sección lo que intenta el Ejército con la Administración de Personal.
f. El sistema de personal que se adopte, debe ser lo suficientemente flexible, para resolver los
problemas que se presenten en las situaciones que surjan, particularmente, en los cuatro periodos del
ciclo básico de cualquier nación. Estos período son:
1) Período de Paz
Caracterizado por la tranquilidad, durante el cual deben hacerse los planes y realizar una
investigación constante y profunda. Es necesario adquirir un rendimiento máximo de los
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medios disponibles, hacer todo lo posible para adquirir y conservar un alto valor del
personal y formular planes para una vasta y rápida expansión.
2) Período de Movilización
Es durante este período donde el plan de personal recibe su primera prueba y en el cual
se realizan los reajustes convenientes.
Conviene recordar la tendencia moderna a suprimir las declaratorias de guerra e iniciar
las operaciones en el menor tiempo posible, ya que las posibilidades de actuación de los
probables adversarios disminuirán todo plazo, en consecuencia nuestros planes deberán
ser efectivos, sencillos y de rápida ejecución.
3) Período de Operaciones
Este es el verdadero período de prueba. Si los planes de personal desarrollados y
ampliados en tiempo de paz y durante la movilización son sólidos y adecuados a la
realidad nacional, no requerirán grandes cambios durante este periodo.
4) Período de Desmovilización
Es un período extremadamente difícil para la complejidad de las labores que implica y
que se agrava debido a la crítica y a la ansiedad de opinión pública que desea saber
cuáles son nuestros planes de desmovilización; el efecto que estos tendrán en nuestra
posición internacional y la situación del personal llamado al servicio.

3.3 Principios básicos de la Administración de Personal


a. La Administración de Personal está regida por los principios básicos siguientes:
1) Emplear al hombre más adecuado para el cargo
Todos los hombres tienen habilidades o condiciones para desempeñar un empleo, pero el
grado de habilidad o condición no es el mismo en todos ellos. Este principio busca
emplear al hombre que posea las mejores condiciones para el desempeño del empleo o
cargo que se necesite cubrir.
2) Estimular el deseo de producir mediante la creación de incentivos.
Al hombre hay que explicarle el fin que se persigue con su trabajo, ofrecerle medios de
recreación, atenderlo con solicitud, librarle de sus preocupaciones y solucionarle sus
problemas personales. El elogio, el consejo y la recompensa, personales y mesurada del
superior, constituye la llave del éxito para que el hombre tenga deseos de trabajar y alcance
un mayor progreso.
3) Incrementar sus aptitudes para el trabajo mediante la instrucción y entrenamiento
adecuado.
Un hombre deseoso de trabajar en el puesto para el cual está clasificado es una garantía;
pero si se le adiestra convenientemente, se obtendrán mejores resultados. Alentar la
iniciativa, aumentar la capacidad individual mediante el adiestramiento y el empleo de
nuevos métodos, es el modo de obtener mayor rendimiento.
4) Aprovecharlo por completo en tareas esenciales.
Este principio trata de evitar el empleo de individuos adiestrados, en trabajos de poca o
ninguna habilidad. Así como no debe usarse una grúa de gran potencia para levantar un
peso insignificante, tampoco debe emplearse un especialista, en un trabajo corriente, la
adecuada utilización del hombre requiere revisiones continuas en la asignación de tareas
y empleos, métodos para evitar pérdidas de trabajo, etc.
5) Asegurar el desarrollo profesional.
El hombre siempre busca el mejoramiento profesional y mayores conocimientos. Conviene
aprovechar las oportunidades para el mejoramiento del individuo, mediante la rotación
inteligente y progresiva de los empleos, pasaje por escuelas, etc.
b. Si los principios básicos de la administración de personal no son respetados, no se podrá
lograr el objetivo final o sea la eficiente utilización del potencial humano para la consecución de los objetivos
militares trazados por los diferentes escalones de Comando de las Fuerzas Terrestres durante la conducción
de las operaciones militares.

3.4 Recomendaciones
Además de los principios cuyo cumplimiento es imperativo en el trato a los hombres, se deben
considerar algunas recomendaciones tales como:
a. Tener cuidado con los castigos de rutina. Más vale evitar que corregir, en consecuencia, un
consejo oportuno, es de gran rendimiento para evitar las faltas. No es mejor jefe el que consigue lo que
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desea por la práctica del temor al castigo; mejor es aquel que conociendo íntimamente a cada uno de sus
hombres tiene tacto y tino para conseguir de ellos el máximo rendimiento.
b. No corregir al grupo, el castigo debe ser individualizado.
c. Ser justo y oportuno en la corrección sólo así tiene efecto individual y colectivo.
d. Castigar en privado, encomiar en público; así se asegura el rendimiento de la moral.
e. No dejarse arrastrar por el impulso si el jefe se irrita y no actúa serenamente, los resultados
serán funestos para el mantenimiento de la moral y la obtención del éxito.

3.5 Responsabilidad en la Administración de Personal


a. El Comandante
1) Es responsable de reconocer la importancia del individuo como elemento del potencial
humano militar y procurar su máxima utilización desplegando un esfuerzo constante para
aumentar sus aptitudes, intereses y habilidades, estimular su iniciativa; inculcarle lealtad
y patriotismo.
2) Debe procurar que las relaciones entre el personal de su Unidad sean satisfechas. Para
obtener estas debe:
a) Mantener una vigorosa dirección.
b) Orientar al personal sobre la finalidad por obtener.
c) Evitar toda oportunidad de mal entendido e incomprensión.
d) Visitar y entrevistar frecuentemente al personal, preocupándose por el bienestar de
los individuos.
e) Aceptar las quejas y adoptar la acción correspondiente para aquellos que sean
justas.
f) Crear el sentido de confianza y simpatía que de a los subordinados libertad para
acercarse al superior en busca de consejo y ayuda, no sólo en cuestiones militares,
sino también en problemas personales.
g) Incentivar, motivar y reconocer por medio de felicitaciones y condecoraciones ya sea
personalmente y/o públicamente a su personal como consecuencia de una acción
meritoria.
b. Los Oficiales del Estado Mayor
1) El Estado Mayor es un grupo de Oficiales organizado y entrenado, cuya tarea es ayudar
al Comandante de una Unidad o repartición militar en el ejercicio del Comando, deben
examinar las órdenes que se expidan y los procedimientos que se siguen, desde
el punto de vista del efecto que pueden producir sobre los individuos, cuidando que no
se violen los principios del personal.
2) Para el cumplimiento de esta tarea, los Oficiales del Estado Mayor deben poseer
conocimientos sobre la naturaleza humana, pensando que al hombre no se le puede
estandarizar como a las armas, instrumentos o motores, sino que su capacidad, su
rendimiento y su conducta son diferentes, variables y siempre de índole personal; en tal
sentido los Oficiales de Estado Mayor deben considerar para el mejor conocimiento de
la naturaleza humana los siguientes aspectos:
a) La condición previa de los individuos antes de su ingreso a filas.
b) Su idiosincrasia, afectada por la herencia o por el medio ambiente.
c) Su estado físico, mental y emocional, que difiere según sea su origen o que necesita
diferentes técnicas de mando y de administración.
d) Sus condiciones intelectuales, las cuales deben ser apreciadas para luego poderlas
orientar y conducir.
3) El Oficial de Personal
El Oficial de Personal de una repartición militar es responsable de:
a) Coordinar, apoyar y asesorar a los diferentes escalones de comando y de EM en lo
referente a la Administración de Personal.
b) Dirigir las actividades de su propia sección de EM.
c) Realizar una eficiente clasificación y distribución del personal de reemplazos
asignado así como del personal captado en las Zonas de Operaciones a las
diferentes Unidades de acuerdo al tipo y necesidad de estas.
d) En caso que el TO autorice a las GGUU el reclutamiento de personal militar será
responsabilidad del Oficial de Personal, de realizar la clasificación, selección y
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distribución del personal militar captado en la Zona de Operaciones a las diferentes


Unidades de acuerdo al tipo y necesidad de estas.
e) La ampliación juiciosa de las directivas del Comando sobre todo lo que esté
destinado a procurar bienestar.
f) Realizar un continuo y apropiado estímulo del personal de la GU para el trabajo,
presentando recomendaciones y directivas sobre recompensas, condecoraciones,
ascensos, pagos, cambios de colocación, reasignación por motivo de ascenso,
bienestar así como el control de la ejecución de estas medidas.
g) Realizar una constante apreciación que permita conocer la efectividad de todas las
medidas que se dictan proponiendo los cambios que demande la situación.

SECCIÓN II. PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL

3.6 Generalidades

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a. Los procedimientos de personal, son los medios específicos por los cuales se pone en acción
muchos de los principios de administración de personal para conseguir la máxima utilización del potencial
humano.
b. Los procedimientos comúnmente empleados en campaña para cumplir con los principios de
administración de personal son: clasificación, asignación, ascenso, cambio de colocación, reasignación,
reclasificación y separación del servicio.
c. En el Estado Mayor, el Oficial de Personal es el responsable del planeamiento, ejecución y
control de todo lo que se refiere a la aplicación de los procedimientos de personal, La bondad de esta
aplicación, se reflejará en la moral y eficiencia de la GU; pero si los procedimientos no son empleados
adecuadamente, los resultados serán adversos.
3.7 Clasificación
a. La clasificación es un proceso que tiene por objeto descubrir y adecuar las capacidades
militares del personal así como sus aptitudes para la ejecución de determinadas tareas.
b. La clasificación contribuye a obtener el mejor y más económico empleo del personal.
c. En el Ejército, los individuos se agrupan en equipos desempeñando cada cual tareas
especializadas o interdependientes. Para poder cumplir con el primer principio de administración de
personal, "emplear el hombre más adecuado para el cargo", es necesario hacer una constante
determinación, evaluación y reevaluación de las posibilidades físicas y mentales que interesen, de
educación, de aptitud y de experiencia militar del individuo para que así pueda ser asignado a puestos en
los cuales se utilicen al máximo sus condiciones, la clasificación exacta es vital para la moral, salud y éxito
profesional de cada individuo, así como para la buena satisfacción de las necesidades del servicio.
d. El número de especialidades existentes en el Ejército es considerable; mediante la
clasificación se deben asimilar las especialidades civiles a las militares y señalar las posibilidades de
adiestramiento militar a cada una de las ocupaciones civiles.
e. El detalle de las especialidades militares y de las condiciones que deben reunir los individuos
para el desempeño de determinado puesto se encuentra debidamente especificadas en los códigos de
OME para Oficiales, Tcos y SSOO y Tropa en vigencia.
f. Para asignar a cada individuo el trabajo que se espera de él y para determinar que
adiestramiento es más conveniente, la clasificación militar debe apreciar las características individuales
siguientes:
1) Características mentales: tales como capacidad para aprender, aptitud, interés
y habilidad adquirida en el adiestramiento o empleo anterior.
2) Características físicas: Salud física, fortaleza, resistencia, agilidad y otras que influyan
en el cumplimiento de las obligaciones.
3) Características emocionales y de personalidad que pueden hacer que el individuo
fracase o triunfe durante el adiestramiento o en el rigor del combate. En época de guerra
disponiéndose de poco tiempo y existiendo escasez de medios, es imposible probar a
cada individuo para los diversos puestos que hay en el Ejército; en consecuencia, es
necesario emplear técnicas de clasificación que permitan determinar rápidamente la
capacidad de cada individuo, por numerosos que ellos sean. Las pruebas que se
detallan a continuación, serán empleadas cuando el Comando del TO autorice a las
GGUU el reclutamiento de personal para su asignación y/o reasignación, teniéndose
en cuenta que las apreciaciones que se efectúen deben ser objetivas.
a) Examen Médico
Que reúna los requisitos mínimos para soportar las exigencias de la vida en
campaña, debiendo ser un elemento que aporte al cumplimiento de la misión de la
GU y no constituya en un corto periodo en un problema constituyéndose en una
baja administrativa. Este examen es importante dada la gravedad de la situación
pueda ser el único examen que se realice para la captación de reservas y pedidos
de reemplazos.
b) Examen o Pruebas Mentales.
Los exámenes o pruebas mentales son importantes dentro del proceso de
selección y clasificación del personal, ya que nos permite descubrir las tareas que
posiblemente sean realizadas con mayor probabilidad de éxito. Conjuntamente
con los factores que arrojan las entrevistas y la observación, constituirán
poderosos elementos de juicio para la clasificación del personal.
c) La Entrevista Personal.
(1) La entrevista es el contacto directo que se establece con el sujeto a través de
una conversación controlada. Su finalidad es doble ya que, desde el punto de
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vista de la selección y clasificación del personal ayudará a determinar sus


aptitudes y desde el punto de vista personal, permitirá guiarle y ayudarle a
resolver los problemas relativos a la satisfacción de sus necesidades.
(2) Las entrevistas pueden ser de las siguientes formas:
(a) Exploratorias
Si se dedican al sondeo de las aptitudes y formas de conducta, debiendo
realizarse en forma sistemática con todo el personal.
(b) Voluntarias
Las destinadas aquellos sujetos que acuden por iniciativa propia en busca
del consejo y que normalmente se realizan después de las exploratorias.
(c) Especiales
Aquellas destinadas al estudio de problemas específicos.
(3) Normalmente las entrevistas son sumarias y permiten la selección del personal
para los diferentes puestos particularmente los especializados de las GGUU.
d) La Observación
La observación es la técnica psicológica de uso más frecuente. Se aprovecha para
estudiar aquellos rasgos de la conducta que no es posible medir por las otras técnicas,
así como para obtener datos complementarios a los obtenidos por éstas. Todo
individuo tiene un perfil psicológico que puede ser apreciado por la simple observación
lo que permitirá definir su posible comportamiento y características personales.
e) Análisis de los empleos o tareas desempeñadas.
La determinación de los deberes que comprende cada empleo, así como la
habilidad, conocimiento y capacidad que debe tener el que lo ocupa permite
diferenciarlos unos de otros, facilitando la asignación. Los conocimientos que se
obtienen en el análisis de los puestos, de los factores de seguridad y salud, permiten
conocer también cual es el adiestramiento que conviene dar al personal, el puesto
que debe ocupar y las relaciones de habilidad y responsabilidad de las tareas.
f) Clasificación
El Oficial de Personal realizará la clasificación del personal asignado procedentes
del TO y del personal alistado o reclutado en la Zona de Operaciones cuando el TO
autorice su captación, en cuyo caso la convocación o reunión de dicho personal se
realizará según lo establecido en la Ley de Servicio Militar. El Oficial de Personal
deberá tener en consideración su capacidad física para realizar las tareas militares,
estableciéndolos por categorías de la siguiente manera:
(1) Categoría "A".- Personal apto para formar parte de las Unidades de combate
con calificación 1 en todos los factores.
(2) Categoría "B".- Personal apto para formar parte de las Unidades de servicios
de la Zona de Combate, con calificación 2, como grado más bajo en cualquiera
de los factores.
(3) Categoría "C".- Personal que debe ser evacuado a la Zona Administrativa y a
la Zona del Interior con calificación 3, como grado más bajo en cualquiera de
los factores.
(4) Categoría "D".- Personal sin valor militar, con calificación 4, como grado más
bajo, en alguno de los factores.

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Los factores que se tendrán en cuenta para determinar la capacidad física son
los siguientes:
(a) Visión.
(b) Locomoción.
(c) Discernimiento.
(d) Fuerza Física.
(e) Estado Psicológico.
(f) Otros Sentidos (Audición, Olfato, etc.)
Estos factores no son absolutos y podrán ser variables en función de las
necesidades específicas del medio ambiente y la situación. Para el caso del
personal que conforma Unidades de FFEE, por el tipo de misión que cumplen,
estos factores son determinantes para su clasificación debiendo ser el personal
necesariamente de Categoría “A”.
3.8 Asignación

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a. La asignación es el procedimiento por medio del cual se destina al individuo a un empleo de


acuerdo con su clasificación y las necesidades del servicio.
b. La asignación cumple con mantener al hombre más adecuado en los cargos señalados
durante la clasificación, aumentar la capacidad para el combate mediante la instrucción y el adiestramiento,
y aprovecharlo en tareas esenciales.
c. El trabajo que ejecuta el individuo, debe estar de acuerdo con sus posibilidades ya que esto
puede aumentar o disminuir su moral, debido a que se le asigna tareas que estén por encima o por
debajo de sus posibilidades.
d. Como las necesidades operativas priman en la asignación, se puede considerar como buen
procedimiento de asignación, aquel que coloca al soldado en el empleo para el cual está mejor capacitado
y que, sirviendo a las necesidades operativas, satisface los deseos del individuo.
e. La asignación de personal en el Ejército, se puede hacer a los siguientes puestos o empleos:
1) Puestos o empleos que puede ser eficientemente desempeñados simplemente con los
conocimientos o habilidad traídas de la vida civil, los que requieren únicamente una
breve orientación para adaptarlos a la vida militar.
2) Puestos o empleos que puede ser eficientemente desempeñados, después de un corto
período de entrenamiento o práctica.
3) Puestos o empleos que pueden ser eficientemente desempeñados, cuando se tiene las
aptitudes necesarias y además se requiere largos períodos de entrenamiento.
f. Cuando se disponga de muchos individuos para empleos afines, como resultado de la
clasificación, la mejor solución es asignar los mejores a los puestos iguales de más categoría o
responsabilidad. Por ejemplo, si en un BI hay seis vacantes para apuntadores de ametralladora y son 20
soldados clasificados como aptos para desempeñar esta función, la solución será escoger los 6 mejores
para asignarlos como apuntadores de ametralladora.

3.9 Ascensos
a. En el Ejército los ascensos significan la promoción del personal militar, a grados superiores
que exigen más pericia o incrementan las responsabilidades. Los procedimientos de ascensos en época
de guerra, están reglamentados por Ley.
b. Cuando se establezcan planes o normas de ascensos, hay que tener en cuenta que los
objetivos del ascenso son:
1) Dar al individuo el grado de autoridad necesaria para la efectiva ejecución de sus
deberes que este de acuerdo con las responsabilidades concernientes.
2) Asegurar el mantenimiento de la moral y eficiencia en la Unidad y estimular la iniciativa
individual, por lo oportuno ascenso al mejor calificado.
3) Utilizar al máximo la especialidad o habilidad del individuo, mediante su asignación a
empleos de responsabilidad, donde pueda desarrollar toda su capacidad.
4) Dar un incentivo que impulse al individuo a realizar un mayor esfuerzo y por consiguiente
aumentar su eficiencia.
c. El Oficial de Personal en lo referente a ascensos, es responsable de:
1) Que los Comandos subordinados cumplan con las leyes y directivas sobre ascensos y
con las que se dicten para casos particulares.
2) Establecer normas de ascensos en el Campo de Batalla.

3) Mantener al día los registros de ascendidos en la División, del número de vacantes y de


las recomendaciones de ascensos en trámite.
4) Observar las normas vigentes y ver que ellas no alteren la moral.
5) Asegurarse de que los individuos aptos para el ascenso en una Unidad no se retrasen, si
existen vacantes en otras Unidades.
6) Instruir sobre este aspecto a los diferentes Comandos y EEMM subordinados

3.10 Reclasificación
a. Es el procedimiento administrativo que permite revisar y revaluar la clasificación del personal
con el objeto de obtener de él, un mejor rendimiento.
b. La reclasificación del personal es un proceso continuo destinado a investigar sobre la causa
de un servicio deficiente e inadecuado del individuo a fin de cambiarlo a otro empleo, que está más de
acuerdo con sus habilidades y si el resultado de la prueba es deficiente, retirarlo del servicio.
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3.11 Reasignación
Se llama así al cambio de un individuo de un tipo de tarea o función a otro. Puede o no estar
acompañada de un cambio de colocación. La reasignación tiene por objeto, efectuar un cambio de
ocupación del individuo porque en la que está no se utilizan completamente sus habilidades no alcanzan a
cubrir las necesidades de la ocupación actual y también cuando hay necesidad de su pericia en otro lugar
o empleo.

3-
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3.13 Generalidades

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.
SECCIÓN IV. PERSONAL CIVIL
3.22 Generalidades

a. La razón fundamental del personal civil, es conservar el potencial del personal militar para
emplearlo esencialmente en tareas propias de combate. El personal militar será utilizado, lo menos
posible, en la ejecución de trabajos que puedan ser realizados por civiles. La mayoría de las tareas en el
Teatro de Operaciones, extrañas al combate, pueden ser desempeñadas por elementos civiles, y en
muchos casos, con mayor eficiencia que si fueran realizadas por las tropas.
b. El personal civil que se emplea en el Ejército, en campaña se clasifica en dos categorías
generales:
1) Personal de empleados civiles del Ministerio de Defensa considerados en las
organizaciones pie de guerra de las GGUU, y con el cual se inicia Operaciones.
2) Personal para Mano de Obra Civil (MOC) que se obtiene de acuerdo a las necesidades.
c. La obtención y administración del personal civil del Ministerio de Defensa se legisla por la ley
respectiva que prescribe entre otras cosas que dicho personal está sujeto a las disposiciones
contempladas en los Reglamentos militares en todo lo referente a disciplina, moralidad y discreción.

3.23 Mano de Obra Civil


a. Se denomina Mano de Obra Civil (MOC) al trabajo que realiza la población civil en provecho
de las operaciones militares de acuerdo a los Convenios Internacionales.
b. Las fuentes de la mano de obra civil pueden ser: el propio país, el amigo o el enemigo.
c. El personal de mano de obra civil será empleado de preferencia, para realizar los trabajos
siguientes:
1) De oficina y administración.
2) De construcción de toda índole.
3) En la conservación de carreteras, vías férreas, puentes, aeródromos, locales etc.
4) En labores de almacenes y depósitos.
5) En la conducción y mantenimiento de vehículos.
6) En el servicio de hospitales.
7) Como estibadores y auxiliares en los muelles.
8) Como colaboradores en el control de los prisioneros de guerra y refugiados.
9) Trabajos diversos.
d. Además de estas tareas, destinadas a evitar el empleo de personal militar, será necesario mano
de obra civil para otras actividades destinadas a resolver los propios problemas del país que contribuya
indirectamente al desarrollo de las operaciones militares; tales son:
1) Seguridad pública y del gobierno local.
2) Servicios públicos.
3) Abastecimiento del agua, luz etc.
4) Servicio médico y asistencia social.
5) Necesidades de transportes.
6) Industrias privadas.
7) Comercio.
8) Agricultura.
e. En todo Plan de Operaciones, esencialmente al nivel de Teatro de Operaciones, se debe
hacer previsiones para el empleo de Mano de Obra Civil. Estas previsiones se harán de acuerdo a las
Unidades de Mano de Obra Civil disponibles, a las necesidades futuras y a las condiciones de las

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localidades que se encuentran dentro del territorio en que se actúa. El planeamiento de empleo de MOC
debe incluir los siguientes puntos:
1) Organización y responsabilidades.
2) Condiciones de empleo.
3) Afectación de personal especializado, equipos de mano de obra civil y tropas para el
control.
4) Abastecimientos diversos: alimentación, vestuarios, equipos, herramientas, alojamiento
en campaña, etc.
5) Arreglos para la remuneración del trabajo.
6) Administración del trabajo.

3.24 Clasificación del personal de Mano de Obra Civil


El personal de mano de obra civil en un Teatro de Operaciones se clasifica, para el trabajo, en los
tipos siguientes:
a. Personal Fijo
Constituido por los empleados y obreros civiles que residen en la zona de trabajo o en
lugares próximos a ella y que una vez terminadas sus labores diarias retornan a sus hogares. En ese caso
el Ejército sólo tiene la responsabilidad referente a jornales y, en forma limitada y especial, lo referente a
vestuario y alimentación.
b. Personal Móvil.
Constituido por civiles que se encuentran organizados en Unidades, con Comandos militares
y sujetos a disciplina militar. Estas Unidades son trasladadas al lugar donde se les necesita en igual forma
que en una Unidad militar. El Ejército asume la responsabilidad por su administración, vestuario, equipo,
alimentación y alojamiento. Por lo regular, la Unidad básica empleada es la Compañía, la cual puede estar
constituida por el número de Oficiales e individuos de tropa suficientes para controlar un efectivo de 100 a
250 trabajadores civiles.

CAPITULO 4

MANTENIMIENTO DE LA DISCIPLINA, LEY Y ORDEN

SECCIÓN I. GENERALIDADES

4.1 Consideraciones básicas


a. La disciplina militar es la rectora del orden y la obediencia en una Unidad o repartición militar
e implica la subordinación consciente de la voluntad individual en provecho del conjunto.
b. La falta de disciplina en una Unidad, normalmente indica falta de Comando y baja moral. Por
el contrario, una Unidad bien disciplinada demuestra que está bien comandada y que tiene buena moral y
espíritu de cuerpo.
c. Los principales objetivos que debe alcanzar el Oficial de Personal al asesorar al Comandante
son:
1) Mantener la efectividad de la Unidad asegurando que el respeto a la autoridad sea
preservado, velando por el cumplimiento de los reglamentos y eliminando o
disminuyendo las condiciones adversas a la disciplina.
2) Reducir al mínimo la pérdida del potencial humano militar por causas debidas a juicios,
castigos y confinamientos.
d. Además de mantener informado al Comandante, el Oficial de Personal coordina, hace planes

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y controla las actividades referentes a la administración de la disciplina, ley y orden, excepto en lo


referente al procedimiento penal militar, encargándose específicamente de:
1) Mantenimiento de la disciplina.
2) Faltos y desertores.
3) Problemas de extraviados.
4) Instalaciones disciplinarías.
5) Policía Militar.
6) Problemas especiales de disciplina.
7) Justicia militar.
8) Medidas destinadas a la rehabilitación de detenidos y enjuiciados.
e. La disciplina es de responsabilidad:
1) Del Comando
El Comandante es el único responsable de la disciplina de la Unidad. Una vez que ha
establecido las normas y alcanzado su propósito, es necesario que actúe en forma
decidida para mantenerla.
El mantenimiento de la disciplina es más efectivo, cuando el Comandante actúa
directamente sobre sus subordinados; es esta la razón por la cual el Comandante no debe
delegar la prerrogativa de la corrección de las infracciones.
2) Del Estado Mayor
Todas las Secciones del Estado Mayor deben examinar el efecto que los planes y órdenes
han de causar sobre la disciplina y moral de la Unidad debiendo evitarse las órdenes
innecesarias.
3) El Oficial de Personal
a) El Oficial de Personal es el Oficial que en el EM se encarga específicamente de
informar y asesorar al Comando sobre los problemas de disciplina.
b) Para cumplir con su finalidad, el Oficial de Personal debe estudiar los factores que
revelan una disminución en la moral o en la disciplina.
Los siguientes son los más comunes:
(1) Número excesivo de faltos y desertores.
(2) Número creciente de faltas y delitos.
(3) Número creciente de detenidos por la PM.
(4) Numerosos casos de enfermedades venéreas.
(5) Número excesivo de personal que finge enfermedad.
(6) Pérdidas de material y equipos debidos a descuidos.
(7) Actividades de mercado negro.
(8) Descuido en el uniforme y en los signos exteriores de respeto.
(9) Falta de aseo personal y falta de aseo y orden en las cuadras.
(10) Falta de cumplimiento a las órdenes y directivas.
(11) Numerosas solicitudes de transferencias a otras Unidades.
(12) Consumo dispendioso de municiones y otros abastecimientos.
c) El Oficial de Personal se encarga específicamente de los siguientes aspectos:
(1) Faltos y desertores.
(2) Reunión de extraviados. (3)
Recompensas y castigos. (4)
Instalaciones disciplinarias.
(5) Mantenimiento de la Ley y Orden.
(6) Policía Militar.
(7) Justicia Militar.
(8) Consejos de Guerra.
(9) Medidas destinadas a la rehabilitación de detenidos y enjuiciados.
f. El Asesor Legal, el Preboste y el Inspector General tienen particular ingerencia en aspectos que
afectan la disciplina, la ley y el orden. Sus funciones se encuentran en el Manual del Oficial de Estado
Mayor (MOCEM 1ra parte). El Oficial de Personal coordina con dichos Oficiales, las normas y
procedimientos que atañen a su GU y verifica su cumplimiento.
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4.2 Medidas para el Mantenimiento de la Disciplina, ley y Orden


a. Las medidas que utiliza el Comandante y su Estado Mayor, referente al mantenimiento de la
disciplina, ley y orden pueden ser agrupadas en dos clases: preventivas y correctivas.
b. Las medidas preventivas son aquellas que forman, en el personal militar, los hábitos y
actitudes relacionados con la obediencia y el respeto a la autoridad, y tratan de evitar las causas
existentes o potenciales que propician la violación de la ley. Incluyen las siguientes:
1) Instrucción sobre reglamentos, leyes, normas y disposiciones en las partes que
incumben a la disciplina.
2) Adecuado empleo de los principios del don de mando en todos los escalones.
3) Cuidadosa y completa orientación del soldado hacia sus obligaciones, derechos,
necesidad de la ley y del orden y prescripciones del Código de Justicia Militar.
4) Ceremonias y programas para desarrollar la habilidad militar, mejorar la apariencia
personal, el logro de éxitos personales en la institución y el orgullo por su Unidad y por el
Ejército.
5) Cooperación entre las Unidades militares y las autoridades civiles locales.
6) Adaptación razonable de las medidas disciplinarias a las condiciones locales.
7) Dar órdenes e instrucciones cuyo cumplimiento sea posible a los que las reciban.
8) Uso de la persuasión, consejo y crítica hecha con tacto por los Comandantes para
mantener a sus hombres alejados de las actividades causantes de dificultades.
9) Control del ingreso de personal militar a ciertas zonas y establecimientos civiles,
susceptibles de crear problemas o donde normalmente se producen problemas y
situaciones que afectan el Orden Público.
10) Amonestación privada y consejo apropiado en casos de faltas iniciales de poca
trascendencia.
11) Estudio y análisis de las causas de las infracciones y la adopción de las medidas
adecuadas para la eliminación de tales causas.
12) Evitar, en lo posible, imponer castigos que alejen al individuo de su trabajo o entrenamiento
y de los peligros y actividades propias del combate.
13) Mantener al día los datos relativos a indicaciones de la moral y la disciplina; asimismo
los referentes a la situación actual de los hombres bajo arresto y juicios.
14) Asegurar que al personal se le conceda oportunidad para que sus quejas sean
escuchadas y que, cuando sean justificadas, se tomen las medidas correctivas
apropiadas.
15) Alentar la concurrencia regular a los servicios religiosos y la práctica fiel de las
obligaciones religiosas del individuo.
c. Las medidas correctivas son aquellas que se aplican para castigar las faltas cometidas. Son
medios para mantener la disciplina, la ley y el orden, en los casos en que las medidas preventivas no han
sido efectivas, incluyen las siguientes:
1) El arresto de los infractores.
2) Enjuiciamiento por los Consejos de Guerra Especiales.
3) Castigo y confinamiento de detenidos y enjuiciados.

SECCIÓN II. MANTENIMIENTO DE LA DISCIPLINA, LEY Y ORDEN

4.3 Faltos, desertores y extraviados


a. Los faltos y los desertores constituyen para el Ejército un problema disciplinario de gran
importancia, particularmente en tiempo de guerra.
b. El Código de Justicia Militar, establece en detalle los casos en que un soldado incurre en el
delito de deserción.
c. Las causas más frecuentes son las siguientes:
1) No obtener permiso cuando lo soliciten o creer que se les ha negado.
2) Inadaptabilidad al medio militar.
3) Anormalidades personales.
4) Mala clasificación y asignación.
5) Enfermedades.

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6) Malos tratos.
7) Falta o insuficiencia de servicios de personal.
8) Problemas familiares.

4.4 Reducción de los faltos y desertores


a. El problema de faltos y desertores se puede reducir mediante la práctica de las siguientes
acciones:
1) Conocer y comprender a sus hombres.
2) Establecer normas para la asignación de permisos.
3) Verificar que las normas se cumplan (especialmente aquellas relativas a las licencias,
permisos, cambios y ascensos).
4) Escuchar sus problemas personales.
5) Desarrollar el espíritu de cuerpo.
6) Reconocer y estimular el trabajo.
7) Asegurarse que los Oficiales busquen el bienestar de sus hombres.
8) Ejercer cuidado en la selección y asignación de trabajos.
b. El control del personal militar para detectar a los faltos y desertores es una función de la
Policía Militar y la lleva a cabo por medio de patrullas, ya sea en la ciudad, en los campos de aterrizaje,
puertos, en las estaciones de tren, de ómnibus, etc., e inspeccionando inopinadamente los lugares de
recreación militar.
c. Los hoteles, bares, restaurantes y lugares de diversión, de propiedad de civiles y operados
por éstos son también inspeccionados esporádicamente por la Policía Militar se deberá para el efecto,
coordinar acciones con la Policía Nacional y obtener la debida autorización de la prefectura ó Comando
Político Militar de la Zona. La Policía Militar y los puestos de tránsito tiene el deber de detener a los individuos
que están ausentes de sus Unidades sin autorización.

4.5 Extraviados
a. El personal militar que en la Zona de Combate o en maniobra se encuentra fuera de sus
Unidades sin la debida autorización es considerado generalmente como «extraviado». El control de los
extraviados y la pronta devolución a sus Unidades es una función de la Policía Militar.
b. Se considera como "extraviado" a los siguientes:
1) Individuos que se han perdido.
2) Individuos que abandonan o se alejan de su puesto de combate frente al enemigo.
3) Individuos que se alejan de su Unidad por trastornos neurosiquiátricos.
c. La Línea de Extraviados (LE) es una línea de control de la Policía Militar, que se establece
con el objeto de congregar a los extraviados; está jalonada por Puestos de Extraviados enlazados por
patrullas y por medios de comunicación apropiados. La Línea de Extraviados se extiende en forma
transversal a la zona de acción de la Unidad o GU y normalmente pasa inmediatamente a retaguardia de
la artillería y de la reserva. Se traza preferentemente siguiendo las vías de comunicación transversales y
los accidentes del terreno fácilmente identificables; ella debe interceptar las vías o encaminamientos
naturales que llevan hacia la retaguardia y debe conectarse con las líneas de extraviados de las Unidades
vecinas.
A nivel EO es la línea establecida por las GGUUCC de primera línea que se encuentra a
retaguardia de su reserva y Artillería.
d. Los Puestos de Extraviados (PE) tienen un efectivo de dos a tres hombres y se ubican sobre
líneas naturales de encaminamiento, caminos o vías de evacuación de heridos que conducen a
retaguardia. Normalmente, al escalón de Gran Unidad de Combate se opera un Punto de Reunión de
Extraviados (PRE) que puede estar cerca a una instalación de sanidad, para facilitar la clasificación de los
extraviados. En él son reunidos todos los extraviados de los otros puestos para de allí remitirlos a sus
Unidades o evacuarlos a retaguardia según el caso.
e. El control de extraviados se realiza por medio de los puestos de extraviados y por patrullas de
PM que enlazan dichos puestos.
f. Como forma de incrementar el control de extraviados se dispone que todos los individuos
aislados que se encuentran a retaguardia de la Línea de Extraviados son sometidos a interrogatorios por
la Policía Militar para determinar la autorización que tienen para permanecer en dicha área.

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4.6 Empleo de la Policía Militar


a. El Oficial de Personal coordina todas las actividades del Preboste en relación con el personal.
El Preboste diariamente toma contacto con las tropas para proporcionar al Oficial de Personal información
sobre la moral y la disciplina de la Unidad.
b. El Preboste es directamente responsable de hacer cumplir las leyes, reglamentos y órdenes
así como de la prevención del crimen, investigación criminal, captura y custodia de infractores.
c. Las Unidades de Policía Militar son los órganos de ejecución del Preboste.
d. El Comandante de la Zona Administrativa debe anticiparse y estar preparado para hacer
frente a los muchos problemas referentes al cumplimiento de las leyes y reglamentos y al mantenimiento
del orden y la disciplina. Esto debido a la presencia de gran número de personal militar en la Zona
Administrativa, sea con permiso o con salida, o como miembros de las Unidades que se encuentran en
tránsito.
e. Es necesario un estrecho enlace y coordinación con los Comandantes de las Unidades de
combate, cuyas Unidades están ubicadas temporalmente en la Zona Administrativa. Hasta donde sea
factible, los problemas disciplinarios en la Zona Administrativa que involucran a personal de otras
Unidades o Servicios serán resueltos por sus Comandantes respectivos.
f. El Comandante de la Fuerza Terrestre asigna Unidades de Policía Militar a la Zona
Administrativa de acuerdo con la disponibilidad y la necesidad de ésta.
g. La investigación criminal es conducida por la Policía Militar especialmente seleccionada,
entrenada y acreditada por el Preboste General del Ejército, como investigadores criminales.
h. Los atentados principales contra disciplina, ley y orden que confrontan los Comandantes y
Oficiales de Estado Mayor en las operaciones militares son los siguientes:
1) Operaciones de contrabando y mercado negro.
2) Sustracción de abastecimientos.
3) Actividades de bolsa negra.
4) Fraternización.
5) Enlace con la población civil.
6) Control de tránsito.
7) Control de los individuos.
8) Prostitución.
9) Seguridad.
10) Homosexualidad.
11) Alteración del orden público.
12) Tráfico y/o consumo ilegal de drogas.

4.7 Instalaciones operadas por la Policía Militar


a. Las instalaciones operadas por la Policía Militar, relacionadas con la disciplina, ley y orden
son las siguientes:
1) Puestos de Extraviados y Puestos de Reunión de Extraviados.
2) Puntos de Reunión y Depósito de Civiles.
3) Instalaciones disciplinarias o prisiones militares.
4) Laboratorios de investigación criminal.
b. El Preboste General del Ejército tiene la obligación de controlar el funcionamiento de todas las
prisiones militares del territorio nacional.
c. El Comandante de un puesto, campamento, estación o colonia, asume plena responsabilidad,
por la seguridad, administración y rehabilitación de los prisioneros dentro de la prisión.
d. El Oficial de Personal de toda Gran Unidad está encargado del planeamiento y control de las
instalaciones disciplinarias y prisiones existentes en su zona, asimismo, mediante el Jefe de la Policía
Militar de la Brigada, controla y coordina los deberes y responsabilidades del Oficial a cargo de la
instalación disciplinaria o prisión.
e. El Oficial encargado de la instalación disciplinaría o prisión, es el responsable de su
funcionamiento y administración.
f. Las Unidades de combate en la Zona Administrativa, pueden confinar a sus delincuentes en
los Centros de Confinamiento, pero ellos quedarán asignados a su Unidad, de manera que al trasladarse
se marchan con ella.
g. Los acusados que requieren hospitalización se confinan en un hospital previamente designado.
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h. La rehabilitación de los acusados (o de los prisioneros de guerra) se lleva a cabo mediante el


adiestramiento, escuelas a cargo de los Oficiales de Información y Educación con la ayuda de los
capellanes, médicos y representantes de la Cruz Roja.

4.10 Delitos y penas


a. El Código precisa quienes son delincuentes y qué circunstancias modifican la responsabilidad
penal; indica cuales son las penas y su duración y cómo se aplican éstas. Igualmente enumera los delitos
y precisa el procedimiento judicial a seguir para investigarlos y sancionarlos. También enumera las faltas y
precisa sus correcciones.
b. En la administración de Justicia Militar tienen responsabilidad de Estado Mayor los siguientes
Oficiales quienes, deben coordinar sus actividades a fin de que la acción de la justicia sea oportuna:
1) Oficial de Personal
a) Es responsable de proponer al Comando, previa coordinación y planeamiento,
preferentemente con el Asesor Legal y el Jefe de la Policía Militar, las medidas de
ley y orden necesarias para una pronta y eficaz administración de justicia.
b) Adaptación de medidas preventivas para evitar la proclividad delictiva, entre las que
se pueden considerar.
(1) Cumplimiento de las normas y principios de la Administración de Personal.
(2) Programas de información y educación de las tropas, buscando su
adoctrinamiento sobre conceptos de justicia, moral y disciplina como elementos
inherentes a la institución militar.
(3) Instruir al personal sobre las disposiciones del Código de Justicia Militar a fin
de que se conozca a quién, cómo, dónde y por cuánto tiempo puede ser
sancionado el que viola las leyes y reglamentos militares.
c) Estudios y consideraciones de casos concretos con el fin de descubrir las causas
determinantes de la comisión de delitos por acción u omisión, para buscar eliminarlas.
d) Previsión de Oficiales para la formación del Consejo de Revisión, de los Consejos
de Guerra Especiales y nombramiento de los Jueces Instructores, así como del
personal jurídico y de empleados de tales consejos.
e) Frecuente control de las instalaciones de confinamiento.
2) Asesor Legal, tiene la misión de absolver consultas y asesorar en la plenitud de la
palabra, al Comando y al Estado Mayor.
3) El Jefe de la Policía Militar, tiene también la función de auxiliar a la administración de
justicia, investigando los delitos y faltas y descubriendo a los responsables para ponerlos
a disposición de la autoridad judicial competente, con los elementos de prueba y efectos
de que se hubiese incautado.

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CAPITULO 5

INCREMENTO Y MANTENIMIENTO DE LA MORAL Y ESPÍRITU DE CUERPO


SECCIÓN I: GENERALIDADES

5.1 Consideraciones básicas


a. Definición.
Se entiende por moral militar al estado mental y emocional del individuo o grupo militar
manifestado en su buena voluntad para cumplir su deber y participar como miembro de un grupo en el
logro del objetivo colectivo.
La moral militar tendrá que ser vista de manera individual y de grupo, denominándose en este
ultimo caso como “Espíritu de Cuerpo”
El estado de la moral, será manifestada como “alta”: por la tendencia positiva del individuo, el
impulso vigoroso y constante superior a lo normal, el ansia y entusiasmo en el cumplimiento de sus deberes
y tareas encomendadas, casi una intuición sobre los deseos del Comandante. Sin embargo en
contraposición a ello, el estado de la moral, será manifestada como “baja” cuando se vea afectada por la
falta de satisfacción, por descontento, indiferencia, falta de disciplina y pesimismo y abandono
b. Moral y Don de Mando.
La moral de una Unidad, tanto colectiva como individualmente, es el resultado del don de
mando del Comandante.
Los indicios de tener una moral alta, es el resultado del Don de Mando combinado con buenas
técnicas de administración de personal. Es la expresión de obediencia, confianza, respecto y cooperación
leal por parte de un subalterno, despertados por la influencia y dirección del Comandante, por lo tanto se
pueden aseverar que una moral alta se alcanza y se mantiene por medio del adiestramiento, disciplina,
confianza mutua y compañerismo entre todos los miembros.
Una moral alta indica orgullo en si mismo, de donde se desprende que el tener un espíritu de
solidaridad es orgullo en la Unidad
Tener presente, que el método que se use para hacer cumplir cada responsabilidad del
Comando afecta el estado de la moral. Por lo que, los problemas de mantener la moral alta, presenta un
reto continuo a todo Comandante y a quienes estén bajo su mando teniéndose que afrontar esta
responsabilidad con un punto de vista amplio y dinámico buscando mantener nuestros recursos humanos
en un estado eficacia lo suficientemente alto para hacer frente al adversario
c. Moral y Acción Sicológica.
La acción sicológica se basa en el conocimiento del medio, en el estado de las relaciones
humanas dentro de un grupo y en la situación y evolución del factor moral. Perfectamente planeada,
juega un rol fundamental en la sustentación de la moral y en el establecimiento del espíritu de cuerpo, es
permanente y esta orientada a formar, fortalecer y mantener la moral de todo os miembros de una Unidad.
La acción sicológica, actúa sobre los diversos elementos que forman la moral cono son:
1) Convicciones individuales, valores, virtudes cívicas y grado de adhesión a los principios
que se desprenden de nuestra historia, de nuestra institución y de las misiones que
cumplen
2) Nivel de cohesión en la Unidad.
3) Confianza en los superiores jerárquicos.
4) Aspiraciones colectivas e individuales.
5) Fortalecer la determinación y voluntad de lucha.
d. Responsabilidad del Oficial de Personal.
La responsabilidad del Oficial de Personal sobre los asuntos pertinentes al personal, incluye
aquellos relacionados con la moral. Por lo que, para determinar el estado de la moral en una Unidad o
GUC, tendrá que coordinar con el Oficial de Operaciones Sicológicas de modo permanente, buscando
interactuar preventiva y oportunamente. Así mismo en condiciones de recomendar en todo tiempo que la
Unidad o GUC puedan ser empleadas en primer escalón, como reserva o para otra misión al punto de
vista de la moral. De lo señalado, se desprende que es tarea del Oficial de Personal asesorar al
Comandante, reconociendo rápidamente los problemas que afectan adversamente la moral y el espíritu
de cuerpo e iniciar acción de Estado Mayor o recomendar la acción de comando para rectificar todas las
causas que afectan la moral. Es de incumbencia del Oficial de Personal estar constantemente alerta a fin
de percibir las más pequeñas indicaciones que afecten la moral, analizando cuidadosamente tales indicios
y poder recomendar las acciones apropiadas y oportunas a fin de eliminar los factores que la originaron

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e. Responsabilidad del Comandante.


El Comandante es responsable en todo lo relacionado al incremento y mantenimiento de la
moral, teniendo que recurrir a su experiencia, normas del escalón superior, recomendaciones del Oficial
de Personal y a una adecuada interacción con los otros miembros del EM, para mantenerla por encima
de los niveles operativos.

5.2 Evaluación e indicativos sobre el estado de la moral


El estado de la moral no es el mismo permanentemente; más bien, se encuentra en constante
cambio. La moral del personal de la UU es un índice que señala efectividad y capacidad del Don de Mando.
Para comprender por qué el estado de la moral es inferior se requiere un entendimiento
completo de todos los factores que la afectan. Las indicaciones de la moral sirven para orientar la atención
hacia aquellos aspectos que normalmente la afectan. Las estadísticas relativas a estos factores deben ser
integradas con otras condiciones particulares que existan en las Unidades antes de hacer un análisis de la
situación de la moral. No es tan importante o difícil determinar la disminución de la moral de una Unidad,
si no el establecer la causa por la cual, está por debajo de los niveles deseados.
Se puede apreciar la moral por medio de la observación de sus hombres en sus actividades diarias,
por medio de inspecciones, registro de audiencias en todos los niveles, visitas de Estado Mayor, entrevistas
formales e informales y evaluando los informes.
Los rasgos y actitudes que deben observarse son:
a. Iniciativa.
b. Confianza en sí mismo y en el Jefe.
c. Afán de superación.
d. Eficiencia combativa.
e. Porte y cortesía militar.
f. Higiene personal.
g. Celo.
h. Cuidado del equipo e instalaciones.
i. Racionamiento adecuado y calidad en su confección.
j. Condición de los alojamientos.
k. Cuidado de los enfermos y heridos.
l. Obediencia a las órdenes y directivas.
m. Tipo de recreación.
n. Actitud de los superiores hacia sus subordinados.
o. Ejecución de las actividades religiosas y la labor del capellán.
p. Conducta y apariencia personal.
q. Eficiencia en la tarea.
r. Disciplina.
s. Apreciación de las motivaciones durante los reentrenamientos.
Los informes concernientes al estado de personal, cuando son evaluados apropiadamente,
ayudan en la apreciación de la moral. Particularmente valiosos son los informes referentes a:
a. Faltos, desertores y ausencias sin permiso.
b. Enfermos fingidos.
c. Arrestos y detenciones (militares y civiles).
d. Castigos y sanciones.
e. Excesivas tendencias.
f. Indiferencia.
g. Rumores perjudiciales e irresponsables.
h. Solicitudes de cambios de colocación.
i. Porcentaje de enfermedades venéreas.
j. Extraviados.
k. Heridas producidas por mano propia.
l. Porcentaje de visitas medicas.

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m. Mercado negro.
n. Contrabando.
o. Robos.
p. Abuso sexual.
q. Actos de indisciplina e insubordinación.
r. Consumo indebido de raciones
s. Material, armamento y equipo dañado o perdido por descuido.
t. Problemas familiares.
u. Deudas.
v. Rezagados.
w. Letargo.
x. Continuos reclamos.
y. Informe quincenal del capellán.

5.3 Evaluación del Espíritu de Cuerpo


a. Espíritu de cuerpo es la lealtad, orgullo y entusiasmo que muestran los miembros por sus UU.
Mientras que la moral se refiere a la actitud de un individuo, el espíritu de cuerpo es el estado de ánimo de
las UU. Es el espíritu común reflejado por todos los miembros de una UU y confiere solidaridad al grupo.
Implica devoción y lealtad a la UU, identificación con todos sus valores y una profunda consideración por
su honor, tradiciones e historia. El espíritu de cuerpo es la personalidad de la UU y expresa la voluntad de
luchar y vencer a pesar de los obstáculos aparentemente insuperables. El espíritu de cuerpo depende de
la satisfacción que sientan los miembros de pertenecer a la UU, de las actitudes reciprocas y de la confianza
en sus jefes.
b. Los factores que a continuación se enumeran son los más importantes para evaluar el espíritu
de cuerpo en una UU:
1) Expresiones de entusiasmo y orgullo por su UU.
2) Prestigio de la UU dentro de sus similares.
3) Un fuerte espíritu de competencia.
4) Participación voluntaria de sus miembros en las actividades de la UU.
5) Orgullo en las tradiciones y en la historia de la UU.
6) Disposición para una mutua y constante colaboración.
7) Creencia de que su UU es la mejor.
8) Disposición para el combate.

SECCIÓN II. SERVICIOS DE PERSONAL

5.4 Generalidades
a. La eficiencia máxima de los individuos se logra por el entrenamiento, la orientación adecuada
y el control. La moral se obtiene a través de la constante atención del Comandante por el bienestar del
individuo y por la aplicación apropiada de los principios del don de mando.
b. Los servicios de personal son de gran importancia, ya que el resultado de cualquier plan
concebido por el Comandante depende principalmente del comportamiento de los individuos de la GU.
c. Debe tenerse en cuenta que si bien los servicios de personal se orientan al hombre como
individuo, el objetivo primordial es conservar el potencial humano de la Unidad y por lo tanto el bienestar y
la atención del mismo, debe estar supeditados a las necesidades del conjunto.
d. Las horas de trabajo del personal militar en tiempo de guerra depende de las demandas de la
situación táctica o estratégica. Las guerras no se libran sobre una base de días de ocho horas de trabajo;
en consecuencia, todos los escalones deben estar preparados para el trabajo sin interrupción cuando la
situación lo exija.
e. Los servicios de personal tienen por objeto:
1) La conservación del potencial humano.
2) Estimular la moral individual y de conjunto.
3) Satisfacer las necesidades de bienestar de los hombres.

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4) Estimular su deseo de contribuir en provecho del conjunto.El mantenimiento de los


hombres en condiciones de eficiencia para el combate
f. Los siguientes servicios de personal pueden ser proporcionados a las tropas:
1) Salidas, permisos y servicio temporal para descanso y reposo.
2) Rotación.
3) Felicitaciones, condecoraciones y recompensas.
4) Servicios de bienestar:
a) Servicio postal del Ejército.
b) Servicio de bazar.
c) Servicio de tesorería.
d) Servicio religioso militar.
e) Servicio administrativo.
f) Servicio temporal para descanso y recuperación.
g) Servicios de bienestar.
g. El Oficial de Personal es responsable ante el Comandante, de la preparación de los planes de
los servicios de personal y del control de éstos dentro de la UU. En cumplimiento de esto, busca el
consejo y la cooperación de todo el personal que conforma el Estado Mayor. El control de un servicio
dado, requiere frecuentemente coordinación con varias secciones del Estado Mayor.

5.5 Salidas, permisos y servicio temporal para descanso y reposo


a. Generalidades
1) Las salidas, permisos y el servicio temporal para el descanso y reposo tienen por objeto
la conservación del potencial humano, estimular la moral individual y de conjunto, así
como el mantenimiento de los hombres en condiciones de eficiencia para el combate y
otros deberes militares. Las horas de trabajo del personal militar en tiempo de guerra
depende de las demandas de la situación táctica o estratégica. Las guerras no se libran
sobre la base de días de ocho horas de trabajo; en consecuencia, todos los escalones
deben estar preparados para el trabajo sin interrupción cuando la situación lo exija.
2) Se denomina salida, al período libre, máximo de 24 horas que es concedida al individuo
por su Comandante (de Unidad, GU, o escalón superior), para salir de paseo y/o
descanso y reposo. Debe ser descontado de la cuota de dos (02) días libres que
normalmente se asigna a cada hombre, por cada 30 días de combate.
3) Se denomina permiso, al periodo libre máximo de ocho (08) días de duración, que es
concedido al individuo por su Comandante de UU (o escalón superior), previa solicitud
justificada del interesado ante la autoridad competente, particularmente por enfermedad
y/o solucionar problemas personales o familiares de suma urgencia, debidamente
comprobados. El permiso no debe ser descontado de la cuota antes indicada.
4) El servicio temporal, para descanso y reposo es la condición en la cual se encuentra el
personal destacado a instalaciones de descanso y reposo con el objeto de ser rehabilitado
física y mentalmente.
b. Cuotas para Permisos y Descansos
1) Teniendo en cuenta que las necesidades para hacer uso de este servicio no se
presentan en los individuos en forma aislada, sino de manera global, el Oficial de Personal
tiene la responsabilidad de recomendar y controlar la asignación de permisos y descansos
para todo el personal, dándole prioridad a las tropas que tienen mayor necesidad de
descanso (tropas al contacto).
2) El Comandante de la Fuerza Terrestre establece y comunica a los Comandantes
Subordinados la asignación de una cuota total para salidas y permisos. Dentro de las
Unidades de combate, los hombres consideran las salidas y permisos, como un
privilegio de valor incomparable. Por lo tanto, el Comandante y el Oficial de Personal
deben dar cuidadosa atención a la asignación de cuotas y porcentajes para permisos y
descansos entre las Unidades y Sub-Unidades independientes, priorizando a las
Unidades de combate, luego a las de apoyo de combate y por último a las de apoyo
administrativo. El principio básico en la asignación, es asignar cuotas a las Unidades en
proporción a sus necesidades.
Además de hacerse alguna reservación para las emergencias, el Comandante puede
emplear cuotas adicionales como recompensa a una acción sobresaliente. Cuando no
existan estas circunstancias, la distribución equitativa de acuerdo a la participación que
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han tenido las Unidades en el combate, el tipo de Unidad y su efectivo de día es la mejor
forma de hacer una distribución.
3) A continuación se describe un procedimiento para la asignación de cuotas a las
Unidades a nivel GUC:
a) Suposición
Que el Escalón Superior autorice a la GU una cuota total del 5% de su efectivo de
día para salidas y permisos.
(1) Efectivo de día de la GU: 4,208 hombres.
(2) 5% de 4,208 = 210 hombres.
b) Las operaciones a realizar serian las siguientes:
(1) En la columna (1) se colocaran las Unidades o Dependencias de la GU que
serán consideradas en la asignación de cuotas para salidas y permisos.
(2) Colocar el efectivo de día en la columna (2).
(3) Colocar en la columna (3), un número arbitrario de acuerdo a la apreciación
que haga el G-1 y las disposiciones del Comandante, basadas en el tipo de
Unidad y su participación en el combate. Cuanto mayor sea el número asignado,
mayor será la cuota de salidas y permisos a esa Unidad.
(4) Normalizar los números arbitrarios dividiendo cada número de la columna (3)
entre la suma total de dicha columna, colocando el resultado en la columna (4).
(1 / 48 = 0.021; 3 / 48 = 0.063; etc.).
(5) Multiplicar el efectivo de día de la columna (2) por el número normalizado de la
columna (4) y colocarlo en la columna (5) redondeando la cifra a números
enteros. (70 x 0.021 = 1; 130 x 0.063 = 8; etc.).
(6) Se obtiene el 5% del efectivo del día de la GU (4208) que es 2.0, se divide
entre el total de la suma de la columna (5) (467), luego la cantidad resultante
se multiplica por cada uno de los números de la columna (5), colocando el
resultado obtenido en la columna (6), siendo esta la cuota (número de
hombres) que se asignará a esa Unidad para la salida y permiso de su
personal.
(210 / 467 = 0.4497 x 1 = 0.4497 se redondea a 1; 210 / 467 = 0.4497 x 8 =
3.5976 se redondea a 4, etc.).
UNIDADES EFECTIVO DIA # ARBITRARIO NORMALIZADO 2 X 4 CUOTA ASIGNADA
1 2 3 4 5 6
CG 70 1 0.021 1 1
CIA CMDO 1 60 1 0.021 1 1
CIA COM1 152 1 0.021 3 1
CIA PM1 109 1 0.021 2 1
ECB 1 130 3 0.063 8 4
BIM1 640 8 0.167 107 48
BIM2 610 8 0.167 102 46
BIM3 620 7 0.146 90 41
BIM4 605 5 0.104 63 28
CIA AT 1 79 3 0.063 5 2
GAC 1 495 4 0.083 41 19
BING 1 390 4 0.083 33 15
BS 1 248 2 0.042 10 5

TOTAL 4208 48 1 467 210

5%

5.6 Rotación
a. Generalidades
1) El objeto principal de la rotación es la conservación del potencial humano.
2) Como resultado de las estadísticas, se ha fijado que el mayor tiempo que una Unidad
puede encontrarse en la Zona de Combate es de 120 días de combate continuo,
después de los cuales su valor combativo es casi nulo subiendo apreciablemente el
porcentaje de bajas. Esto exige un fortalecimiento interno del individuo, debiendo dársele
un periodo completo de descanso y rehabilitación.

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3) Un intercambio de reemplazos antes de que los factores de experiencia indiquen que el


personal combatiente se ha agotado física y mentalmente, dará como resultado un
ahorro de potencial humano en conjunto. Por otra parte la rotación produce un aumento
en la moral del personal combatiente.
4) El Comandante de la Fuerza Terrestre, previa apreciación, recomendación del EMGU y
prolongación de las operaciones (mínimo 90 días), dispondrá la ejecución de la rotación
del personal combatiente entre Unidades, GGUUCC, Teatros o entre estos y la ZI,
estableciendo los criterios y prescribiendo un programa de rotación, basados en la
disponibilidad de reemplazos para la rotación.
5) También se puede lograr positivos resultados dando al combatiente periodos cortos y
frecuentes de relevo del servicio en primera línea. Estos periodos pueden hacerse más
provechosos haciendo rotar frecuentemente y con regularidad a las Unidades de primera
línea, a fin de lograr la rehabilitación individual y de Unidad. De esta manera se puede
obtener una economía importante del potencial humano.
6) Pueden haber dos tipos de rotación :
a) Por Elementos Constituidos, Comprende la rotación por elementos orgánicos desde
el nivel Sección hasta el de GUC inclusive.
b) En Forma Individual, Comprende la rotación en forma individual entre combatientes
de todos los escalones.
En ambos casos la rotación se puede realizar de la siguiente manera:
(1) De un Teatro de Operaciones a la Zona del Interior o a otro Teatro de
Operaciones
(2) Dentro del mismo Teatro de Operaciones desde la Zona Administrativa o las
Unidades de servicios o de apoyo de las GGUUCC, por lo general se refiere a
reemplazos en forma individual.
b. Bases para la rotación
1) No obstante la vasta experiencia obtenida, no existen datos precisos que permitan
identificar al individuo cuando requiera rotación; en consecuencia, la observación
minuciosa del Comando y particularmente del G-1, del rendimiento de las Unidades,
quebranto físico y mental de los hombres, excesivo número de bajas, etc., constituirán
elementos de base para la iniciación de la rotación del personal como prerrogativa del
Comando.
2) Se consideran como de primera línea, además de las Unidades de Infantería al contacto,
todo el personal que, por su función, se halle expuesto a peligros semejantes; tales
como observadores avanzados, mensajeros, hombres de enlace, etc.
3) La evaluación de los individuos se efectuará teniendo en cuenta la naturaleza del
empleo, la aptitud física y mental actual, la gravedad en casos de heridas y las
contingencias del combate.
4) Tiempo en combate de 90 a 180 días.
5) No debe sobrepasarse los 240 días de operaciones.
6) Los Comandos subordinados deben tener la prerrogativa de realizar o cuando menos
recomendar la rotación de su personal.
7) El rotante debe ser asignado de modo que pueda obtener su recuperación personal y se
utilice al máximo su capacidad remanente.
8) Deben someterse a un examen medico preventivo antes de ser nuevamente
destinados.
c. Problemas que ocasionan
El sistema de rotación presenta ciertos problemas sobre los cuales el G-1 debe tomar
previsiones para su solución como:
1) Rotación del personal clave.- La rotación del personal clave en toda circunstancia,
constituirá un serio problema de reemplazos, porque es un personal que además de
poseer ciertas condiciones, debe desempeñar una función capital.
2) Contrarrestar resentimientos.- Cuando no se realiza una justa selección del personal que
debe rotar, se provocan a menudo, resentimientos y resistencias pasivas que afectarán
gravemente la moral y eficiencia combativa de las Unidades.

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3) Adoptar una acción justa que asegure la finalidad.- Es contribuir a la conservación del
potencial humano, se acrecienta la eficiencia combativa y se asegura la moral de los
hombres.
4) Información que se debe difundir a la tropa.- La información sobre la rotación, será de tal
naturaleza que no produzca la indecisión de los individuos para entrar al combate al
considerarse elegibles o con derecho a una rotación inmediata; cualquier indiscreción o
información falsa, puede afectar el espíritu de cuerpo de la Unidad, propiciar la indisciplina
y el descontento, ya que todos los hombres en filas disponen de los mismos derechos y
se exponen a las mismas privaciones y peligros.

5.7 Felicitaciones, condecoraciones y recompensas


a. Generalidades
1) Las felicitaciones, condecoraciones, y recompensas, se otorgan a las Unidades y al
personal en forma individual en reconocimiento por servicios o hazañas meritorias y por
actos extraordinarios de heroísmo, excepcionales o sobresalientes del conjunto de la
Unidad o del combatiente en forma individual en el cumplimiento de las misiones
asignadas. Ellas ponen de manifiesto y hacen pública la evidencia de tales actos o
servicios, siendo muy apreciadas por los individuos a quienes se les otorga. Cuando
son entregadas pronta y juiciosamente, en una ceremonia apropiada, llegan a ser
incentivos para realizar mayores esfuerzos y son medios muy útiles para edificar o
incrementar la moral.
2) Proporciona al Comandante un medio para reconocer y premiar prontamente las
acciones sobresalientes. Estas recompensas ayudan en la edificación e incremento de la
moral por medio del mejoramiento colectivo e individual y la cooperación desinteresada
que son esenciales para formar el espíritu de cuerpo.
3) Las recompensas más empleadas son las felicitaciones, las condecoraciones y en
ciertos casos los ascensos. Las felicitaciones, pueden ser orales o escritas y pueden
hacerse en la orden de la Unidad y/o en la de la GU o DE y se otorgan por servicios
especiales. en la aplicación del sistema es preciso distinguir los actos de arrojo individual
y aquellos que revelen inequívocamente condiciones de conductor de hombres, los
primeros deben ser recompensados con condecoraciones o citaciones, en cambio los
segundos deben ser recompensados con ascensos.
4) Normalmente las condecoraciones y recompensas por heroísmo son adjudicadas por
actos individuales particulares o una serie de actos individuales estrechamente
relacionados llevados o cabo dentro de un período de pocos días. No debe ser solicitada
por el interesado pues esto implicaría un auto reconocimiento de sus propios méritos y
produciría un efecto no solo ineficaz, sino contraproducente.
5) La adjudicación de las felicitaciones, condecoraciones y recompensas tanto para las
Unidades como individualmente, se ajustaran a las normas establecidas; además, el
Comandante en todos los escalones, esta autorizado a condecorar y/o recompensar en
forma simbólica, con distintivos, emblemas, medallas de servicio u otros símbolos al
personal bajo su mando, para resaltar actos meritorios en provecho del cumplimiento de
la misión asignada, pudiendo simultáneamente si la situación lo exige, solicitar al
Escalón Superior la condecoración y/o recompensa formal de acuerdo a lo establecido.
b. Normas para la Adjudicación de Condecoraciones
1) El Comandante de la Fuerza Terrestre establece y mantiene una norma uniforme para
otorgar las felicitaciones, condecoraciones y recompensas. Esta norma debe incluir los
requisitos, delegación de autoridad, calificación eficiente, decorosa presentación y
adecuada publicidad. Será complementada por medio del empleo de juntas de
adjudicación, instrucción en las Unidades antes del inicio de las operaciones, frecuentes
comparaciones de las realizaciones o actos meritorios y la observación y estudio de los
informes administrativos. La instrucción en las Unidades antes del inicio de las
operaciones, incluirá la explicación de la norma que se sigue para la entrega de
condecoraciones y recompensas.
2) El gran volumen de las condecoraciones por otorgar en tiempo de guerra, exige que la
autoridad para conceder sea delegada a los Escalones Subordinados pero para ejercer
el control y no producir un efecto contrario al buscado, el Comandante del TO debe
establecer y hacer conocer su directiva. Los Comandantes subordinados basan sus
directivas en la emanada del Escalón Superior, contemplando en detalle las medidas
necesarias y las indicaciones que procuren uniformar y asegurar la distribución
equitativa y justa de las recompensas.
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3) Es muy importante asegurar una completa comprensión de los requisitos establecidos


para otorgar cada condecoración y la absoluta conformidad con éstos. La falta de
comprensión y la interpretación incorrecta de estos requisitos por parte de los
Comandantes que hacen las adjudicaciones, son la base de quejas por injusticias y tiende
a reducir la importancia y el prestigio del sistema de condecoraciones.
4) Los Comandantes que tengan autoridad para adjudicar condecoraciones pueden
nombrar juntas de Oficiales, en la forma que consideren necesaria, con la misión de
estudiar y verificar los datos que contiene la recomendación y evaluarlos con relación a
las normas vigentes. Los miembros de estas juntas serán principalmente los
Comandantes de las Unidades de combate y se completarán con representantes del
Estado Mayor que tengan conocimiento íntimo de las normas y requisitos referentes a
las condecoraciones.
5) Los Comandantes de Unidad y de escalones inferiores, dictaran las medidas pertinentes
para otorgar distintivos, emblemas, medallas y otras recompensas al personal bajo su
mando, remitiendo una copia de la directiva emitida al Escalón Superior.
c. Responsabilidad del G-1
1) Específicamente, el G-1 tiene responsabilidad de EM sobre:
a) Identificar permanentemente los actos meritorios para recomendar oportunamente la
adjudicación de la condecoración y/o recompensa, siendo el Comandante el único
responsable de la equidad y justicia con que se imponga.
b) La formulación de directivas y planes oportunos y apropiados que fijen las normas
para la concesión de las felicitaciones, condecoraciones y recompensas.
c) La ejecución en todas las Unidades de una efectiva instrucción antes del inicio de
las operaciones, sobre los procedimientos de adjudicación de felicitaciones,
condecoraciones y recompensas, de conformidad con las directivas.
d) La preparación oportuna y correcta de recomendaciones para adjudicaciones, de
acuerdo con las normas y reglamentos establecidos.
e) El trámite apropiado y rápido de las recomendaciones para condecoraciones o
recompensas y que la acción posterior se realice igualmente.
f) La apropiada publicidad, dentro de las Unidades, de las adjudicaciones, y que se
proporcione la información al Oficial de Información Pública para su difusión.
g) La acción correctiva inmediata para enmendar la norma de recompensas y
condecoraciones, si ella fracasara al establecerse la comparación de los requisitos
que deben reunir y la distribución equitativa de las recompensas y condecoraciones.
2) El G-1 apreciará frecuentemente la eficacia de la norma establecida para
condecoraciones y recompensas, mediante las acciones siguientes:
a) Visitas de Estado Mayor a las Unidades subordinadas.
b) Reunión y análisis de las estadísticas basadas en los días de combate y en los
resultados de las acciones tácticas.
c) Comparaciones entre las Unidades de igual organización y con misiones similares.
d) Control de las juntas de adjudicaciones.
e) Revisión del proceso dentro del Cuartel General.
f) Inscripción cuidadosa de las recomendaciones.
g) Conferencias con el G-1 o el S-1 de los Escalones Subordinados.
h) Conferencias con los capellanes de las Unidades.
i) Análisis de la opinión de la tropa obtenida por votación, cuando sea conveniente.
d. Proceso para la concesión
1) Propuesta o recomendación
La propuesta o recomendación es formulada por la primera autoridad que tenga
conocimiento personal directo del hecho. Debe basarse en hechos comprobados y
apoyada en evidencias presentadas por testigos, registros oficiales, certificados,
declaraciones escritas o juradas, que acompañen a la recomendación.
2) Trámite
Cada recomendación se somete y envía en forma independiente por conducto regular.
Todo Comandante debe emitir su opinión favorable o desfavorable justificándola.

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El trámite debe ser rápido y si la recomendación es aprobada modificada, debe


comunicarse a la Unidad interesada. Solamente se devuelve a la Unidad aquellas
recomendaciones que requieren mayor evidencia.
3) Juntas para la concesión
A partir del escalón GUC inclusive, se deben organizar juntas para conceder las
recompensas, esto facilita el trámite, el estudio y análisis de las recomendaciones
propuestas. Rotativamente los Jefes de las Unidades de combate deben formar parte de
ella pues por el conocimiento de la situación y el terreno, pueden verificar fechas,
lugares y hechos con rapidez, exactitud y en forma veraz. Todo acuerdo de la junta debe
ser comunicado al Comandante quien tiene la decisión final.
Los Comandantes de Unidad y Sub-Unidad que tienen conocimiento personal del hecho
no requieren organizar juntas.
4) Información pública
a) La concesión de una recompensa debe hacerse conocer por los medios más rápidos
con que se cuente. La amplitud de la información es función de la naturaleza del
hecho y su trascendencia sobre la persona o autoridad a quien se le concede.
Ningún acto de esta naturaleza debe ser silenciado pues su efecto moral no solo
trasciende a las tropas cercanas; sino a la Unidad y aun a la población civil.
b) Para que la información sea eficaz debe llegar:
(1) A las tropas y personal militar.
(2) Al elemento civil del TO o TTOO y ZI.
c) Para establecer el alcance de ambas se requiere estrecha coordinación con el G-2 a
fin de no sobrepasar los límites impuestos por la censura.

5.8 Servicios de Bienestar


a. Servicio Postal del Ejército
1) Generalidades
a) La misión de este servicio, es atender la correspondencia sobre asuntos oficiales
que se realizan entre Comandos militares o entre éstas y las autoridades civiles o
los particulares, así como de asuntos personales que se realizan entre combatientes
y entre estos y sus familiares, cualquiera sea su situación y ubicación. En la Zona
del Interior, el servicio es proporcionado por la Oficina Postal del Ejercito (OPE).
b) El hombre que se encuentra alejado de su hogar y ambiente social, se preocupa
constantemente por lo que en él sucede y siendo el servicio postal el nexo que lo
une y alivia de su intranquilidad, hacen que este sea un servicio esencial para
mantener una elevada moral.
2) Responsabilidades
a) El Comandante en todos los escalones del TG, es responsable de controlar y dictar
las medidas necesarias que le garanticen la seguridad y eficiencia en el
funcionamiento del servicio postal. Así como, que este llegue a todos los escalones
subordinados.
b) El G-1 tiene responsabilidad en la coordinación y control de las operaciones
postales, pero, quien tiene la responsabilidad de la preparación de los planes y operar
el servicio, es el Jefe de la Oficina Postal (OPE, OPT, OPDE u OPEO y OPB),
excepto en el nivel Unidad que será el S-1 quien prepare los planes y opere el servicio
por intermedio del clase correspondencia.
3) Funcionamiento
a) El servicio postal se implementará sobre la base de las Oficinas Postales
consideradas en el COEq respectivo (OPE, OPR, OPB, Clase Correspondencia),
pudiendo ser reforzadas con personal de la Brigada de Servicios.
b) Las Oficinas Postales, podrán usar los medios empleados para los abastecimientos,
para hacer funcionar el servicio postal. Normalmente la distribución de la
correspondencia se realizará con la entrega de los abastecimientos.
c) El Servicio Postal podrá utilizar la infraestructura existente para el uso de correo
electrónico u otros medios que la nueva tecnología ponga a disposición de los
usuarios a fin de acortar distancias. La única limitación será razones de seguridad
en las comunicaciones. Si la situación lo requiere, desde el nivel GU, el Comandante

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podrá nombrar un delegado que asuma entre otras funciones especificas, la de


trasladar correspondencia.
d) La correspondencia sólo será suspendida por el Comandante del Teatro de
Operaciones; sin embargo, por razones de seguridad los Comandantes desde el
escalón GUC, excepcionalmente podrán detener su tramitación hasta por 24 horas.
4) Organización, El Servicio Postal comprende órganos de coordinación y control
representados por el Oficial de Personal, órganos de dirección y planeamiento
representados por los Jefes de las Oficinas Postales y órganos de ejecución,
organizados sobre la base de las que figuran en el COEq (OP de la RM, GUC, etc.) y
que según el escalón al cual pertenecen se denominaran como:
a) Oficina Postal del Ejército (OPE). Ubicada en la Zona del Interior, se encarga de
atender la correspondencia de salida y entrada entre la Oficina Postal del Teatro
(OPT) y el Comando del Ejercito, SSLL, GGUUCC, familiares, etc. de la Zona del
Interior. Así como de atender la correspondencia que ingrese y salga por intermedio
de las Oficinas de Servicios Postales (OOSSPP) públicos y privados.
b) Oficina Postal del Teatro (OPT). Ubicada en la Zona Administrativa del Teatro, se
encarga de atender la correspondencia de salida y entrada entre la OPE, la Oficina
Postal del Ejercito de Operaciones (OPEO) y Oficina Postal de la División de Ejercito
(OPDE); así como de atender la correspondencia que ingrese y salga por intermedio
de las Oficinas de Servicios Postales (OOSSPP) públicos y privados de la zona.
c) Oficina Postal del EO o DE (OPEO u OPDE). Ubicada en la Zona de Retaguardia
del EO o DE se encarga de atender la correspondencia de salida y entrada
entre la OPT y la Oficina Postal de la Brigada; así como de atender la correspondencia
que ingrese y salga por intermedio de las Oficinas de Servicios Postales (OOSSPP)
públicos y privados de la zona.
d) Oficina Postal de la Brigada (OPB). Ubicada en la Zona de retaguardia de las
GGUUCC, se encarga de atender la correspondencia de salida y entrada entre la
OPB y el Clase Correspondencia de las Unidades; así como de atender los
requerimientos del Comando de la GU.
e) Clase Correspondencia, individuo de tropa que bajo supervisión y control del Oficial
de Personal (S-1), se encarga de atender la correspondencia de salida y entrada
entre la OPB y los elementos orgánicos de la Unidad.

b. Servicio de Bazar
1) Su misión es abastecer al personal militar y civil autorizado, de artículos necesarios y
convenientes para proporcionar bienestar individual y que no son distribuidos en el
racionamiento o dotación, obteniendo ganancias moderadas para invertirlas en
actividades como de bienestar no proporcionada en forma regular.
2) En un Teatro comprometido activamente en operaciones de combate, los artículos para
venta consisten normalmente en artículos higiénicos, caramelos, cigarrillos, bebidas
gaseosas, prendas de recuerdo y otros diversos que añadan comodidad al individuo.

3) En la Zona del Interior o en una zona ocupada, la lista de los artículos es más extensa y
variada. Esta misión se lleva a cabo por medio del establecimiento de bazares fijos o
móviles, estas últimas sirven a un cierto número de Unidades por turnos. Bajo
condiciones de campaña particularmente en Zonas de Combate, cuando estas
operaciones son impracticables, ciertos artículos esenciales pueden ser autorizados por
el Comandante de la Fuerza Terrestre para ser distribuidos como parte de la ración de
campaña por el Servicio de Intendencia.
4) El Oficial de Bazar actúa bajo la orientación y control del Comandante de la GUC, pero
es accionado directamente por el Oficial de Servicios Especiales.
5) Como el abastecimiento de mercaderías de bazar tiene relativa importancia con la moral
de una Unidad, el Oficial de Bazares coordinará permanentemente con el G-1.
6) Es siempre necesario una estrecha coordinación con el G-4 a fin de determinar:
a) Una ubicación cercana a los puntos de Distribución de Clase I.
b) Los medios de transporte necesarios.

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c) Las prioridades en los embarques.


d) Facilidades para la obtención.
c. Servicio de Tesorería
1) La misión del Oficial encargado de este servicio es de administrar todos los asuntos
financieros de la GUC y proporcionar consejo técnico al Comandante General de la
GUC.
2) El G-1 debe tener la certeza de que los registros de pago del personal de Oficiales,
Tcos, SSOO y Tropa, sean conservados al día y en orden, que estos se efectúen con
regularidad y en las fechas previstas y que se otorguen facilidades para el cambio de
moneda, giros, depósitos, ahorros, etc. teniendo la facultad delegada por el Comandante
General de la GUC para verificar el pago exacto y oportuno.
d. Servicio Religioso Militar
1) El Capellán es un sacerdote del clero regular asimilado con un determinado grado
militar. Su misión es proporcionar auxilio y consuelo espiritual al personal. También tiene
responsabilidades substanciales en las actividades relacionadas con la moral, el
bienestar, los asuntos personales y la formación del carácter.
2) El Capellán es un miembro de Estado Mayor Especial y normalmente opera bajo el
control de Estado Mayor del G-1, quien debe procurarle todas las facilidades que
requiera el desempeño de su misión. Aún cuando al Capellán no se le asigne
responsabilidad de Estado Mayor en el planeamiento y control del programa de moral de
la Unidad, este será consultado, pues él está en posición de apoyar los servicios de
personal y asegurar que éstos marchen de acuerdo con la moral.
e. Funciones y Servicios
1) Deberes Militares. Los deberes militares del Capellán son análogos a los desempeñados
por los sacerdotes en la vida civil, modificados por condiciones especiales de la vida
militar. Cada uno, hasta donde sea factible, sirve a las necesidades religiosas y morales
de todo el personal de la Unidad a la cual está asignado.
Dentro de los límites de la ley, reglamentos y órdenes, procura la ayuda activa y la
cooperación de personal civil y militar, tanto del clero regular como secular, en la forma
en que lo necesite la Unidad o lo ordene el Comandante. Tiene responsabilidades en la
instrucción en relación con el programa de formación del carácter.
2) Restricciones. A un Capellán no se le asigna deberes diferentes de aquellos que le
corresponde de acuerdo a su profesión de sacerdote, excepto en una emergencia militar
extrema. Cuando una emergencia haga necesario que uno de ellos desempeñe deberes
seculares, no se le podrá asignar ningún puesto incompatible con su situación de no
combatiente bajo los términos de la convención de Ginebra.
No se le debe emplear como Oficial de asuntos personales, recreo, registro de sepulturas,
bienestar moral, educación, información de la tropa o servicios especiales. Tampoco lo es
para servir como consultor de juicios en los Consejos de Guerra o como Oficial de
Investigación, consultor de la defensa, u Oficial de Derecho.

f. Servicio Administrativo
1) Apoyo Administrativo.
Los Comandos Administrativos de las GGUU proporcionan información y asesoría, sobre
asuntos personales a todo el personal militar que lo solicite. Los individuos pueden buscar
y obtener auténtica información y consejo para resolver sus problemas personales. El
asesoramiento se da en lo relativo a las aplicaciones de beneficios, derechos, prestamos,
pagos y servicios administrativos ofrecidos por el Ministerio de Defensa y oficinas
estatales y municipales mientras se esta en servicio activo. Normalmente, la guía sobre
asuntos personales es proporcionada por los Comandantes de Unidad, asesorados
cuando sea necesario por adecuados Oficiales de Estado Mayor del Cuartel General, tales
como Capellanes, Asesores Jurídicos, Oficiales de Tesorería y por agencias tales como la
Cruz Roja.
2) Asistencia Legal
El personal militar necesita frecuentemente consejo y asistencia legal con respecto a sus
problemas personales de carácter legal y judicial. El Comandante debe hacer que la
asistencia y asesoría legales sean hechas efectivas al personal militar y a los que
dependen de ellos, toda vez que sea posible a través de los Asesores Legales de las
GGUU. El servicio de la oficina legal; incluye asesoría en problemas domésticos,
ciudadanía, materias de impuestos y en la preparación de instrumentos legales. Se
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mantiene en enlace con los Colegios de Abogados locales y con los Departamentos
Legales de los organismos del Estado, para el propósito de revisión de los casos y el
establecimiento de relaciones amistosas entre el Ejército y el pueblo. El asesor legal del
EO controla a los Asesores Legales de las Grandes Unidades en el cumplimiento de
este servicio.
3) Asistencia Sicológica
Se brindará asistencia sicológica básica al personal militar y civil que se encuentra en
operaciones y que necesite de este servicio. Normalmente se realizará en los centros de
descanso y de acuerdo a los medios disponibles. Si fuera prescrito, se evacuará al
afectado por el canal de Sanidad para su evaluación, tratamiento y recuperación.
g. Servicio temporal para Descanso y Recuperación
1) El servicio temporal para descanso y recuperación, es la condición en la cual se
encuentra el personal destacado a instalaciones de descanso y reposo con el objeto de
ser rehabilitado física y mentalmente.
2) Centros de Descanso y Reposo
a) Para complementar el sistema de descansos, permisos y licencias, en todo TO se
establece una serie escalonada de instalaciones que tienen por objetivo
proporcionar facilidades para el descanso y recuperación de los individuos afectados
por el combate antes que lleguen a la etapa crítica del agotamiento.
b) Generalmente están ubicados en las Zonas de Retaguardia de las GGUU, deben
estar en una posición central y lo más cerca posible a buenas vías de comunicación.
c) El Comandante, es responsable de la organización y funcionamiento de los centros
de descanso y reposo para las tropas orgánicas y de refuerzo. La operación estará
bajo el control del Oficial de Servicios Especiales de la GU o DE. Un método alterno
consiste en establecer si la situación lo permite, centros de descanso y reposo de
Unidad en las Zonas de Retaguardia de las mismas. Este método permite
descentralizar los centros de descanso y los arreglos administrativos especiales que
deben ser hechos en el caso de un centro de descanso para la División, tales como
el alojamiento, rancho, abastecimiento, etc. Cuando se emplean centros de
descanso y reposo para Unidad, la operación es responsabilidad de su
Comandante.
d) La Unidad o el Oficial de Servicios Especiales, designados para operar los centros
de descanso y reposo, serán responsables de proporcionar rancho y alojamiento.
Además, será proporcionado servicio religioso, de tesorería, Cruz Roja y otras
facilidades.
3) Capacidad de las instalaciones
a) A nivel GU se debe determinar con fines de planeamiento, la capacidad necesaria
de los centros de descanso y reposo.
b) Desde que la prioridad para el uso de ellas corresponde a las tropas de combate, se
considera que el 3% de las tropas de combate representan el numero máximo que
será capaz de usar al mismo tiempo las facilidades de los centros de descanso y
reposo, pudiendo el Comandante asignar cuotas a las UU para lo cual el Oficial de
personal seguirá el mismo procedimiento especificado para las salidas y permisos.
c) La duración (tiempo de permanencia efectiva) en los centros de descanso será;
normalmente de 3 a 8 días.
d) El G-1 debe organizar su trabajo, estableciendo:
(1) La cuota correspondiente por Unidades.
(2) La capacidad de los centros de descanso y reposo.
(3) Tiempo de permanencia de cada combatiente.
h. Servicios de Recreación
1) La finalidad de este servicio es aumentar y/o mantener el bienestar mental y físico del
soldado, mediante la realización de un plan de actividades de esparcimiento y recreación
que permita la restauración física y mental del personal.
2) En una GUC, debe existir en el EME, un Oficial de Servicios Especiales que entre otras
funciones tiene a cargo el planeamiento y desarrollo de las actividades, siendo el G-1
quien esta encargado de su control y supervisión.
3) La prioridad en estos servicios debe darse a las tropas combatientes. Cuando una
Unidad esta en reserva, el Oficial de Servicios Especiales proporcionara tan pronto como
sea posible todas las facilidades de servicio de bienestar.
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4) Cuando una Unidad o Sub-Unidad pasa a la reserva, el Oficial de Servicios Especiales


toma contacto con su Comandante para coordinar que facilidades de recreación o
rehabilitación pueden darse a su Unidad o Sub-Unidad.
5) Este servicio es particularmente importante en la GU donde los hombres carecen de
distracciones, las actividades que normalmente se realizan son:
a) Deportivas, recreativas o literarias.
b) Cine, teatro y variedades.
c) Bibliotecas, periódicos y revistas.
d) Coordinación con los elementos de la Cruz Roja.
e) Distribución de material especial.
6) En la Zona del Interior, las actividades son aumentadas por las facilidades públicas;
dentro del Teatro se debe procurar utilizar al máximo esas mismas facilidades que serán
menores por la situación que en él se vive.
7) Para las tropas de la Zona Administrativa es un alivio contra el aburrimiento y la
monotonía.
8) En la Zona de Combate, se trata de conservar la mente del soldado activa o interesada.
Una mente activa e interesada es menos susceptible a la preocupación y a la angustia
que a menudo preceden a una postración emocional.
9) Cuando la situación del terreno, CCMM, tipo de misión etc., lo permitan, los
Comandantes subordinados por propia iniciativa y con los recursos disponibles,
incrementaran la eficiencia del personal bajo su mando por medio de un programa
sumario de recreación. Esto se llevara a cabo en los casos en que la situación táctica
de la Unidad impida o limite la acción del Oficial de Servicios Especiales. Esto no limita
que en la medida de lo posible la GUC apoye con recursos a las Unidades para tal fin.
La consideración básica que lo motiva es el sólo hecho de terminar las tareas agobiadoras
del día, ya sean de combate, administrativas o de rutina.
i. Funciones del Oficial de Servicios Especiales
1) Elaborar planes y normas para la organización y operación de actividades pertinentes a
deportes, recreo, bibliotecas e higiene sexual.
2) Hacer arreglos para el entretenimiento cinematográfico de todas las tropas a través de
las autoridades de comunicaciones.
3) Formular planes y normas para el funcionamiento de las bibliotecas, incluyendo la
distribución automática de las ediciones de libros y revistas de la Fuerza Armada y
también de periódicos a través de los canales postales del Ejército.
4) Controlar la operación del centro de descanso y reposo de la GUC cuando sea
establecido.

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RESERVADO ME 1-14

EJÉRCITO DEL PERÚ

ESTADO MAYOR

LOGISTICA

EDICION 2016

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CAPÍTULO 1

GENERALIDADES Sección I.

INTRODUCCIÓN

1.1 Objeto

Establecer los principios, conceptos, normas y procedimientos básicos sobre el apoyo Logístico a las
Operaciones y Acciones Militares.

1.2 Finalidad

a. Establecer el Sistema Logístico de la Fuerza Terrestre del TO y especificar las


responsabilidades, normas y procedimientos para su funcionamiento.

b. Precisar los principios, conceptos, normas y procedimientos básicos doctrinarios para


orientar los medios disponibles a un adecuado y oportuno apoyo Logístico a las Operaciones y Acciones
Militares que desarrolle el Ejército.

c. Proveer un adecuado marco doctrinario sobre el apoyo Logístico a las Operaciones y Acciones
Militares del ejército a fin de que las GGUU y UU, formulen apropiadamente sus planes administrativos u
operacionales.

d. Servir de base doctrinaria y guía para el personal del Ejército, responsable de planear,
entrenar y proporcionar el apoyo Logístico.

1.3 Alcance

a. Los principios, conceptos, normas y procedimientos básicos sobre el apoyo Logístico


contenidos en la presente doctrina, competen a:

1) Personal de Oficiales.

2) Personal de Técnicos y Sub Oficiales.

3) Personal de empleados civiles integrantes de la cadena logística. b.

Los aspectos que comprende el texto son:

1) Operaciones Logísticas.

2) Planeamiento Logístico.

3) Función Logística de Abastecimiento.

4) Función Logística de Mantenimiento.

5) Función Logística de Abastecimiento.

6) Función Logística de Transporte.

7) Función Logística de Salud.

8) Otros Servicios.

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1.4 Base Legal y Doctrinaria

a. Base Legal.

1) Constitución Política del Perú de 1993.

2) Decreto Legislativo Nº 1134.- Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Organización y


Funciones del Ministerio de Defensa, del 09 Dic 12.

3) Decreto Legislativo Nº 1136.- Decreto Legislativo del Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas, del 09 Dic 12.

4) Decreto Legislativo Nº 1137.- Ley del Ejercito del Perú, del 09 Dic 12.

5) Derecho Internacional Humanitario (DIH).

6) Ley de Movilización Nacional. b.

Base doctrinaria.

1) DFA-CD-04-16 Doctrina Logística conjunta.

2) ME – 101 – 4 Logística.

1.5 Definición de términos

a. Doctrina Logística Conjunta.

Es el conjunto de principios, conceptos, normas y procedimientos básicos que guían el


pensamiento, lenguaje y el accionar en el Apoyo Logístico Conjunto, con la finalidad de orientar las
actividades de las FFAA, CCOO y CCEE, destinadas a alcanzar la eficacia y eficiencia en las acciones
logísticas en apoyo a las Operaciones y Acciones Militares, conducidas por el CCFFAA.

b. Abastecimientos duraderos.

Artículo cuyo tiempo de duración en buenas condiciones es prolongado.

c. Abastecimientos perecederos.

Artículos cuyo tiempo de duración en buenas condiciones es muy limitado.

d. Abastecimientos recuperables.

Artículos que requieren reparación, recuperación y/o modificación para reingresar a la corriente
de abastecimiento.

e. Artículos regulados.

Son aquellos artículos de cualquier clase que son escasos, costosos o de naturaleza altamente
técnica y peligrosa sobre los cuales el Comandante ejerce un estricto control en su distribución a las
Unidades.

f. Día de Abastecimiento.

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Es la cantidad de abastecimientos necesarios de un artículo o de una clase que se requiere para


satisfacer las necesidades de una fuerza determinada durante un día de operaciones, teniendo en cuenta
la naturaleza de ellas.

g. Carga de Apoyo.

Cantidad de repuestos de alto consumo que está autorizado a mantener el Stock en las
instalaciones de mantenimiento.

h. Centro de control de abastecimiento.

Órganos que reúnen a los puntos de control de inventario para facilitar el control de
abastecimiento mediante una utilización de las máquinas de contabilidad electrónica.

i. Control de stock.

Es la actividad mediante la cual a través de un sistema de registros e informes, se mantiene datos


referentes a la cantidad, ubicación y condición de los abastecimientos por recibir, disponibles y entregados

j. Corriente de abastecimiento.

Es el curso o flujo de los abastecimientos empleados en una operación militar. k.

Destacamento de Apoyo Administrativo (DAA).

Organización en base a elementos de Comando y Control , de apoyo logístico , de apoyo de


personal y de seguridad que se desprende de la Brigada de Servicios para apoyar a las Grandes Unidades
de Combate , Agrupamientos, Divisiones, CG del Teatro de Operaciones , etc. Que se encuentran fuera
de la distancia de apoyo o cuando actúan por una dirección divergente.

l. Desechos peligrosos.

Es un desecho con propiedades intrínsecas que ponen en riesgo la salud de las personas o que
pueden causar un daño al medio ambiente. Entre las propiedades que convierten a un residuo en peligroso
se encuentran la inflamabilidad, la toxicidad, la corrosividad, la reactividad y la radioactividad.

m. Día de Abastecimiento de munición

Es la cantidad apreciada de municiones por día que se necesitan para sostener operaciones
activas en un Teatro de Operaciones. Se expresa en términos de proyectiles por arma y por día cuando se
trata de municiones disparadas por las armas y en términos de otras unidades de medida (unidad,
kilogramos, etc,) por unidad, individuo o vehículos para artículos de Clase V que no son disparadas por las
armas (minas, granadas de mano, explosivos de demolición) y que son asignados a granel.

n. Dotación Básica.

Es la cantidad de municiones que llevan los individuos y vehículos de una Unidad.

Es una cantidad fija de munición prescrita en los cuadros de dotación y porcentajes de los
diferentes tipos de munición.

o. Doctrina Conjunta

Es el conjunto de principios, conceptos, normas y procedimientos básicos que guían el


pensamiento, lenguaje y el accionar conjunto de la estrategia militar, con la finalidad de orientar las

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actividades de las FFAA relacionadas con la planificación, preparación, conducción y coordinación del
empleo de las fuerzas del Poder Militar.

p. Doctrina Logística Conjunta

Es el conjunto de principios, conceptos, normas y procedimientos básicos que guían el


pensamiento, lenguaje y el accionar en el Apoyo Logístico Conjunto, con la finalidad de orientar las
actividades de las FFAA, CCOO y CCEE, destinadas a alcanzar la eficacia y eficiencia en las acciones
logísticas en apoyo a las Operaciones y Acciones Militares, conducidas por el CCFFAA.

q. Equipos Móviles de Mantenimiento Consolidado (EEMMC).

Son agrupaciones de elementos técnicos de las especialidades de Ingeniería, Comunicaciones


y Material de Guerra, unidas en equipos funcionales de trabajo para el Apoyo Directo de las GGUUCC.

r. Evacuación.

Evacuación es la operación que consiste en trasladar los pacientes a las instalaciones


sanitarias para su tratamiento médico quirúrgico oportuno.

s. Flujo Logístico.

Comprende dos cadenas fundamentales: Una es la de distribución (del centro de mando hacia
las unidades del frente y que incluye: armamento y municiones, alimentos, medicinas, combustibles, etc…
y también tropas de refresco). La segunda es la de evacuación (del frente de batalla hacia la retaguardia
y es la que lleva: armamento deteriorado, vehículos dañados, etc.. incluye a los heridos en combate y a los
muertos.

t. Hospitalización.

Es la función que consiste en internar a un paciente en una instalación hospitalaria para


proporcionarle tratamiento médico - quirúrgico adecuado hasta su recuperación o evacuación hacia
retaguardia a otras instalaciones hospitalarias del escalón superior.

u. Instalación Logística.

Es todo establecimiento de carácter fijo, semi fijo o móvil incluyendo: local, equipo y otros
recursos destinados al cumplimiento de las funciones que llevan a cabo los Servicios Logísticos del
Ejército. Pueden ser de Apoyo General y de Apoyo Directo.

v. Instalación Logística de Apoyo General

Es una instalación fijas o Semi fijas, que proporciona el apoyo conjunto del Ejército en funciones
o actividades que tienen una mayor demanda, para las que existe una mejor disponibilidad de medios o
sobre las que desea ejercer un mayor control.

w. Instalación logística de Apoyo Directo

Instalación que proporciona apoyo inmediato a las Grandes Unidades de Combate en las
funciones o actividades de mayor demanda o urgencia. Son sumamente móviles.

x. Kilómetro Operativo.

Es la unidad de medida que indica la cantidad de carburan¬tes y lubricantes balanceados,


necesaria para desplazar un Kilómetro a todos los medios motorizados de una Unidad.

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y. Limite de Retaguardia.

Es una línea de coordinación representada en el terreno por accidentes fácilmente


identificables, que se establece con la finalidad de determinar responsabilidades en el control territorial y
para coordinar las operaciones de apoyo administrativo.
z. Municionamiento Disponible.

Es la cantidad autorizada de municiones que puede consumir una fuerza durante un período
determinado; es fijado por cada Comandante para ser aplicado dentro de su Unidad teniendo en cuenta el
municionamiento disponible asignado y la importancia relativa de las munición de las Unidades. Se
expresa en la misma forma que el municionamiento necesario y se emplea como un medio para controlar
el consumo de municiones dentro de la Unidad.

aa. Municionamiento Necesario.

Es la cantidad de municiones expresado en proyectiles por arma y por día para la munición
disparada por las armas y en términos de otras unidades de medida por día para el resto de artículos de
Clase V, que una fuerza determinada aprecia necesario para sostener operaciones tácticas sin ninguna
restricción durante un determinado período.

bb. Nivel de Munición.

Es la cantidad de munición expresada en días de abastecimiento autorizada para estar


disponible en el TO. Es el nivel que debe mantenerse para asegurar una corriente ininterrumpida de
municiones a través del sistema de distribución, proporcionando reservas adecuadas que permitan hacer
frente a las pequeñas demoras que se produzcan en la recepción de los envíos y para cubrir las
variaciones en los promedios de consumo. No incluye las dotaciones básicas de las Unidades.

cc. Paciente

Es todo personal imposibilitado de realizar su trabajo por razón de enfermedad, accidente o


heridas de combate.

dd. Pleno.

Es la expresión que indica que los depósitos o tanques de carburante de los vehículos, más su
bidón se encuentran llenos.

ee. Promedio de Obtención (Producción).

Es la cantidad de municiones expresadas en proyectiles por arma y por día, que debe ser
manufacturado en la Zona del Interior o adquirida en otro país a fin de mantener un abastecimiento
ininterrumpido.

ff. Ración de Campaña para Cocina (RCC).

Es el conjunto de artículos que se utilizan para preparar las comidas calientes del personal a
base de víveres frescos. Normalmente se prepara por tercios o sea para desayuno, almuerzo y comida.
Los artículos que componen esta ración son de naturaleza rápidamente perecedera y por lo tanto exigen
control de necesidad, a su vez cada menú se encuentra dentro de un paquete.

gg. Ración de Campaña Envasada (RCE).

Constituida por el conjunto de porciones alimenticias adecuadas, agrupadas y balanceadas que,


convenientemente envasadas, permite su consumo en cualquier clima, en caso de emergencia o cuando

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la misión por cumplir lo obligue. El consumo de la Ración de Campaña Envasada se hará siempre con
orden.

hh. Sostenimiento.

Son las previsiones de apoyo de personal, logística, y otros, requeridos para mantener y
prolongar las operaciones o el combate hasta el cumplimiento exitoso de la misión.
ii. Tránsito Militar

Movimiento de grupos de vehículos o tropas con una misión común, es el movimiento irregular
de vehículos, personal y animales aislados.

jj. Vía principal de Abastecimiento.

Es el camino principal que conduce de la retaguardia al frente de combate y que constituye el


eje principal para las operaciones de abastecimientos.

kk. Zona Administrativa

Parte posterior del Teatro de operaciones (situada detrás pero contigua a la Zona de
Combate) en la que se ubican las instalaciones y unidades de los servicios u otros medios necesarios para
el apoyo administrativo inmediato a las Unidades de la Zona de Combate.

CAPÍTULO 2

OPERACIONES LOGÍSTICAS

Sección I. APOYO LOGÍSTICO

2.1 Generalidades

a. La ciencia logística está relacionada con la integración de los esfuerzos del sostenimiento
estratégico, operacional y táctico, concordante con la programación del desplazamiento y el despliegue de
unidades, personal, equipo, materiales y abastecimientos.

b. Las operaciones logísticas se integran al TO, para movilizar, desplegar, emplear, sostener,
reconstituir, redesplegar y replegar las fuerzas asignadas.

c. Los principios de la logística son fundamentales e interrelacionados y forman una sinergia que
contribuye a la conducción exitosa de las operaciones logísticas, identificando aquellos principios que
tienen prioridad en una situación específica, esencial para establecer un apoyo eficaz.

d. Para apoyar la estrategia militar, el sistema logístico debe ser eficiente y estar en capacidad de
reunir personal, equipamiento, movilidad, atención médica, infraestructura y los requerimientos del
sostenimiento del ejército, a través de todo el desarrollo de las Operaciones y Acciones Militares.

e. La potencia combativa relativa que las fuerzas pueden aplicar contra un adversario, es
proporcionada por la capacidad para planear, ganar acceso, asignar fuerzas y materiales en los puntos
de aplicación donde se desarrollaran las Operaciones y Acciones Militares. La capacidad de
proporcionar los recursos logísticos a las fuerzas, es históricamente un factor decisivo en las Operaciones
y Acciones mencionadas.

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f. La logística es la ciencia de planear y llevar a cabo el movimiento y el sostenimiento de la


fuerza operativa en la ejecución de una operación. En el sentido más amplio, son todos aquellos aspectos
de las Operaciones y Acciones Militares Conjuntas las cuales tienen que ver con:

1) Área Logística de Material

Cálculo de las necesidades, diseño y desarrollo, abastecimiento, adquisición, obtención,


almacenamiento, distribución, movimiento, mantenimiento, evacuación y disposición del
material o equipo.

2) Área Logística de Personal

Movimiento, evacuación y hospitalización de personal.

3) Área Logística de Servicios

Contratación de servicios.

4) Área Logística de Instalaciones

Contratación de servicios, mantenimiento, operación y disposición de instalaciones.

PRINCIPALES ÁREAS LOGISTICAS

ÁREA DE MATERIAL

Cálculo de las necesidades


Diseño y desarrollo
Abastecimiento
Adquisición
Almacenamiento
Distribución
Movimiento
Mantenimiento
Evacuación
Disposición

ÁREA DE PERSONAL

Movimiento
Evacuación
Hospitalización

ÁREA DE SERVICIOS

Contratación de servicios

ÁREA DE INSTALACIONES

Contratación o construcción
Mantenimiento
Operación
Disposición

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2.2 Importancia de la Logística

La Logística, constituye uno de los aspectos más importantes en las operaciones militares, ya que
la buena preparación y conducción de éstas depende fundamentalmente de la eficiencia y
oportunidad del apoyo logístico que se les proporcione, la logística es uno de los factores
fundamentales en el planeamiento y conducción de las operaciones.

2.3 Niveles de Apoyo Logístico

a. Existen tres niveles de apoyo logístico interrelacionados:

1) Estratégico.

2) Operacional.

3) Táctico.

b. Estos mismos niveles son aplicables a las Operaciones y Acciones Militares, tanto en
situación de guerra o de paz.

c. Los Estados Mayores en los diferentes niveles se deben concentrar en aspectos estratégicos
de la logística; para apoyar en el cumplimiento de las tareas o misiones asignadas. Los comandantes
subordinados combinan el apoyo logístico táctico y el apoyo logístico operacional, para el cumplimiento
de las tareas asignadas por el Comandante Operacional.

2.4 Sistema de Apoyo Logístico

a. Para el cumplimiento de las funciones y actividades indicadas anteriormente se han creado


y organizado unidades e instalaciones y se han establecido procedimientos que tomados en conjunto,
constituyen lo que se conoce como Sistema de Apoyo Logístico, el cual funciona tanto en tiempo de
paz como de guerra y esta concebido a la luz de los fundamentos del apoyo logístico.

b. Los Servicios Logísticos para el cumplimiento de su misión se integran y funcionan a fi de


que elementos de diferentes servicios logísticos complementen sus esfuerzos para cumplir una misma
función logística. Está integración determina que se organicen otros sistemas tales como el sistema de
abastecimiento, de mantenimiento, de evacuación y hospitalización, de transporte e infraestructura.

2.5 Funciones Logísticas

El apoyo logístico involucra seis grandes funciones logísticas que son: Abastecimiento,
Mantenimiento, Transporte, Ingeniería civil (infraestructura), Sanidad y otros servicios (diversos).

a. Abastecimiento.

Incluye las actividades de cálculo de necesidades, adquisición u obtención, recepción,


almacenamiento, y distribución del material requerido por las fuerzas operativas para equipar y
sostener a la fuerza antes, durante y después del combate.

b. Mantenimiento.

Circunscribe todas las actividades de inspecciones, pruebas, verificaciones, calibración,


reparaciones, modernizaciones y modificaciones que son llevadas a cabo para mantener el material
y equipo en condiciones operativas o volverlas al servicio.

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c. Transporte.

Es el movimiento de unidades, personal, equipo y suministros desde el punto de origen hasta


su destino final y repliegue al término de la misión o como se disponga. Esto incluye el movimiento de
material que requiere reparación hacia la retaguardia.

d. Ingeniería Civil (Infraestructura).

Incluye las actividades de construcción, reparación de daños, operación y mantenimiento


de los caminos y de las instalaciones, asimismo el desarrollo logístico requerido por el Comandante
de la fuerza terrestre para sostener las Operaciones y Acciones Militares, estos son: fortificaciones,
refugios, almacenes, hangares, pistas de aterrizaje, cobertizos, rutas de abastecimiento, terminales,
instalaciones portuarias, hospitales, sistema de agua potable, energía eléctrica, tratamiento de las
aguas residuales, instalaciones de almacenamiento, de distribución de agua y de carburantes. Se
considera dentro de esta función la conducción de operaciones de apoyo al medio ambiente, de
protección contra los incendios, obtención y tratamiento de agua y su disposición, así como conducir
operaciones de reconocimiento de ingeniería, y la de proporcionar apoyo de construcción de
protección a la fuerza operativa mediante empresas contratistas.

e. Sanidad.

Circunscribe los cuidados básicos, la evacuación del paciente, la hospitalización, la


logística médica, los servicios médicos de laboratorio, la administración de la sangre, los servicios de
protección sanitaria, servicios dentales, el cuidado médico preventivo y los servicios de veterinaria.

f. Otros Servicios (Diversos).

1) Son actividades asociadas al apoyo no material y consisten en varias funciones y tareas


proporcionadas por los servicios de personal y sistema logístico que son esenciales
para administrar y apoyar técnicamente a la fuerza operativa. Están incluidos en esta
categoría de apoyo: los servicios de alimentación, servicios de sastrería o cambio de
prendas, servicio de lavandería, servicio postal, asuntos religiosos, y mortuorios.

2) También comprende en diversos, las actividades que tienen íntima relación con
una o más de las anteriores funciones logísticas, considerándose las siguientes
Recuperación, explotación de recursos locales, mano de obra, determinación y
desplazamiento del área de servicios, determinación del límite de retaguardia,
composición y ubicación del 2do Escalón del PC y la seguridad y control de daños
en la zona de retaguardia.

Sección II. ELEMENTOS DEL PROCESO LOGÍSTICO

2.6 Determinación de Necesidades

Se debe definir con precisión y de manera técnica los bienes y servicios requeridos, debiendo
considerarse entre otros, las características, numero de stock, numero de parte, dimensiones y demás
información para distinguir y diferenciar debidamente el mismo. A su vez, es necesario indicar el plazo
de entrega, así como, la cantidad, unidad de medida y condiciones para un transporte adecuado.

2.7 Obtención y Contratación

a. Los CCOO y CCEE tendrán una influencia indirecta en la adquisición del Ejército.

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El CO o CE usará una serie de informes, hojas informativas, y hojas de recomendación


dirigida al Comandante General del ejército (por ejemplo los listados de artículos priorizados, los
listados de artículos críticos), para sugerir la adquisición de nuevo equipo militar.

b. Contrato de Obtención de Bienes (Abastecimientos) y Servicios.

1) Cuando las necesidades lo requieran, la satisfacción de los requerimientos de los


bienes (abastecimientos) y servicios, será realizada mediante la contratación, lo que
puede permitir mejorar el tiempo de reacción durante la crítica etapa temprana de
un despliegue, de manera de tener disponible los medios de transportes terrestres y
aéreos para otras prioridades necesarias.

2) La contratación puede tender un puente sobre los vacíos que pueden ocurrir, cuando
el apoyo orgánico no es suficiente o no está disponible en el área operacional. También
es útil, donde no exista ningún acuerdo de apoyo con la Nación Anfitriona (NA), o
donde los acuerdos de apoyo logístico de la Nación Anfitriona (NA) no proporcionen
los bienes (abastecimientos) y/o servicios requeridos.

3) En concordancia con las tendencias emergentes actuales, se debe utilizar contratistas


para aumentar los servicios militares de apoyo al combate, y asistirlos en satisfacer
los principales requerimientos del TG o de otra misión que pueda presentarse
simultáneamente con la operación de contingencia.

c. Contratación de Contingencia.

1) El proceso de contratación deberá seguir las políticas, normas y los procedimientos


establecidos en el Sistema de Contrataciones del Estado Peruano.

2) La contratación de contingencia puede tener un efecto multiplicador para las fuerzas


desplegadas, al proporcionar abastecimientos, servicios, y apoyo de construcción para
aumentar las capacidades orgánicas de éstas.

3) El Ejército tiene la capacidad de iniciar los contratos requeridos con proveedores


civiles para satisfacer el apoyo logístico necesario.

4) La contratación puede proporcionar los abastecimientos y servicios necesarios para


el despliegue inicial, el sostenimiento, y el cambio de frente de las fuerzas.

d. Construcciones.

Construcción, modificación o reparación de los edificios, de las estructuras, o de otros


bienes inmuebles.

2.8 Almacenamiento

Esta función controla físicamente y mantiene en condiciones óptimas los materiales,


estableciendo un resguardo físico adecuados para proteger los mismos de algún daño de uso
innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros
de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de los artículos.

Sus funciones son las siguientes:

a. Mantener los materiales protegidos de incendios, robos y deterioros.

b. Permitir a las personas autorizadas el acceso a los materiales almacenados.

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c. Mantener en constante información al jefe del área logística, sobre las existencias reales.

d. Lleva en forma minuciosa controles sobre los materiales (entradas y salidas).

e. Controlar que los materiales mantengan los niveles necesarios (máximos – mínimos).

2.9 Distribución

a. La distribución es el proceso operacional de sincronizar todos los elementos del sistema


logístico, para enviar “los artículos correctos”, al “lugar correcto” en el “tiempo correcto” para apoyar
a la fuerza operativa.

b. La administración de la distribución es la función de sincronizar y coordinar unas complejas


redes de trabajo (físicas, comunicaciones, información, y recursos) y de administrar las funciones
logísticas (abastecimiento, transporte, mantenimiento, etc.), para lograr una respuesta rápida y
soluciones particulares para los requerimientos de los combatientes.

c. La distribución en el Teatro de Operaciones, es parte de la distribución, que se focaliza en


el flujo de personal y material dentro del TO para cumplir con la misión del escalón superior.

d. Sostenimiento

1) El sostenimiento incluye los bienes y servicios necesarios para apoyar la ejecución


inicial del plan de operaciones aprobado, un nivel intermedio de abastecimientos para
apoyar a la fuerza hasta que el reabastecimiento esté disponible, y se haya completado
el nivel de abastecimiento necesario para mantener y concluir las operaciones.

2) La función del sostenimiento, particularmente realiza la contratación externa y la


distribución de los artículos comunes, puede requerir de un comandante para aplicar
la aproximación de la administración logística en el teatro conjunto o para sincronizar,
integrar y coordinar las operaciones de sostenimiento, basadas en las prioridades del
comandante.

3) La manera de cómo, un Comandante puede aplicar la administración logística en un


teatro de operaciones, variará muy ampliamente cuando se basa en la misión y en las
condiciones que afectan una operación militar.

4) La administración del sostenimiento en el TO debe priorizar la velocidad y los tiempos


de entrega definidos desde la ZI y desde otras fuentes de abastecimiento fuera del TO.

2.10 Control de Existencias

El control de existencias es el proceso de adoptar procedimientos para limitar el costo total del
inventario. Los procedimientos de control concluyen pedidos de balances contra fondos que están
disponibles para elementos o productos en el inventario, salidas de almacén de la mercadería que
ya no es necesaria y mantener un nivel de almacenamiento adecuado para cumplir con los pedidos.
El control de inventario es una operación principal del área logística que maneja la recepción,
almacenamiento y distribución de materiales.

2.11 Disposición Final y el Medio Ambiente

a. Disposición Final de la Propiedad.

1) El MINDEF proporciona las disposiciones legales vigentes a través de una política


dictada por el Vice Ministerio de Recursos para la Defensa, relacionada a la reutilización
y comercialización del material dado de baja.

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2) Se establece los procedimientos legales específicos para la recuperación, la


reutilización, la disposición final o la venta de las instalaciones y del equipo, se incluyen
los materiales y desechos peligrosos.

3) Las operaciones de disposición final serán parte del plan logístico (abastecimiento)
que será desarrollado en coordinación con el Comando Logístico.

b. Planeamiento relativo al Medio Ambiente y a la Administración de los Desechos Peligrosos

1) El apoyo logístico tiene que ser planeado y conducido con el conocimiento apropiado
de las potenciales consecuencias del impacto en el medio ambiente de las operaciones
planificadas.

2) Las leyes, políticas, reglamentaciones aplicables a los tratados y convenciones


internacionales, los acuerdos de categoría de fuerzas por la ONU, los acuerdos con la
Nación Anfitriona (NA), y el respeto por las leyes relativas al medio ambiente de la NA;
tendrá un variado grado de impacto en el planeamiento y la ejecución de la operación.

3) Los que planifican las operaciones militares y el apoyo logístico tienen un papel
significativo dentro del planeamiento del impacto en el medio ambiental, en el manipuleo
de los materiales peligrosos, y en la administración de los desechos peligrosos.

4) El personal de ingeniería civil y de municiones asesorará al Comandante, con todo lo


aplicable a los tratados, convenciones, leyes y acuerdos relativos al impacto del medio
ambiente internacional, nacional, regional, y de la NA; cuando se planea y ejecuta la
construcción y se facilita el apoyo a los proyectos.

5) El planeamiento temprano es esencial para asegurar que todas las supervisiones a la


administración del medio ambiente (incluyendo los desechos peligrosos), hayan sido
apropiadamente completados antes de iniciar actividades de apoyo logístico.

Sección IV: PRINCIPIOS LOGÍSTICOS

2.14 Generalidades

a. Para proporcionar el apoyo, el sistema logístico debe ser eficiente y estar en capacidad de
reunir personal, equipamiento, movilidad, atención médica, infraestructura y los requerimientos del
sostenimiento, a través de todo el desarrollo de las Operaciones y Acciones Militares.

b. Las operaciones logísticas deben integrar todo el esfuerzo en el TO, para movilizar,
desplegar, emplear, sostener, reconstituir, redesplegar y replegar las fuerzas asignadas. Los principios
de la logística son fundamentales e interrelacionados y forman una sinergia que contribuye a la
conducción exitosa de las operaciones logísticas, identificando aquellos principios que tienen
prioridad en una situación específica, esencial para establecer un apoyo eficaz.

c. Todos los esfuerzos logísticos deben primero asegurar la efectividad y el esfuerzo por la
eficiencia en el uso de los recursos y cumplir exitosamente las tareas y misiones que se impongan.

2.15 Principios

a. Oportunidad.

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1) La oportunidad es el principio por el cual se proporciona “el apoyo logístico correcto”,


“en la cantidad indicada”, “en el lugar adecuado” y “en el momento oportuno”.

2) la oportunidad es la clave fundamental para el éxito de una misión.

b. Simplicidad.

1) La simplicidad refleja la necesidad de reducir la complejidad y a menudo adoptar


eficiencia y eficacia tanto en el planeamiento como en la ejecución de operaciones
logísticas dentro del teatro.

2) Las operaciones logísticas deben de caracterizarse por su simplicidad, tanto en la


organización como en los procedimientos que se emplean, se obtiene simplicidad
eliminando los escalones no esenciales y aplicando métodos básicos, concisos,
precisos y de fácil comprensión para los organismos encargados del planeamiento y
ejecución, a fin de eliminar las posibilidades de error.

3) Al incrementarse la estandarización en y entre los sistemas logísticos se simplifica la


logística, posibilita una mayor compatibilidad, interoperabilidad e intercambiabilidad del
material, equipo de apoyo y de los procedimientos de las fuerzas.

4) El establecimiento de las prioridades y la pre-distribución de los abastecimientos y


los servicios por las unidades de apoyo deben simplificar las operaciones de apoyo
logístico.

5) La clave para simplificar la logística en apoyo de las operaciones es contar con


sistemas de armas confiables, fáciles de mantener, desplegar y con capacidad de
supervivencia. Al poner énfasis en éstas características durante el proceso de
contratación, se facilita la obtención de sistemas de armas y material en general que
consuman menos recursos y que sean fáciles de movilizar y mantener.

6) La estructura del apoyo logístico no debe ser compleja, debe comprender el mínimo
indispensable de escalones, evitando la existencia de escalones intermedios y el
manipuleo innecesario de los abastecimientos. Esto quiere decir además que en
campaña durante la conducción de las operaciones el apoyo logístico debe limitarse
a mantener la capacidad operativa de las unidades y permitir la ejecución de las
operaciones.

c. Flexibilidad.

1) La flexibilidad es la habilidad para adaptar estructuras y procedimientos logísticos a


situaciones cambiantes, misiones, y conceptos de operación.

2) Los planes logísticos y las operaciones deben ser flexibles para lograr oportunidad y
economía.

3) El principio de flexibilidad también incluye los conceptos de planes alternos, anticipación,


recursos de reserva, redundancia, apoyo logístico escalonado a las fuerzas y el control
centralizado con operaciones descentralizadas.

4) Este principio es una guía para el pensamiento estratégico y la base del planeamiento
logístico conjunto, sincronizado y coordinado.

d. Economía.

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1) La economía en la logística es alcanzada cuando el máximo apoyo eficaz es


proporcionado usando los menores recursos, al menor costo, y dentro de los niveles
aceptables de riesgo.

2) En algunos niveles los recursos son generalmente limitados. Cuando se prioriza y se


asignan los recursos, continuamente se debe optimizar el uso de los recursos para
asegurar la efectividad y el éxito de la misión mientras se desarrolla todo el esfuerzo posible
para alcanzar la eficiencia.

3) Constituyen aplicaciones generales de este principio:

a) La máxima explotación de recursos locales, lo que permite ahorrar tiempo y


medios de transporte.

b) La máxima utilización del material recuperado y capturado. c)

El estricto control de los abastecimientos regulados.

d) La máxima utilización de las facilidades existentes y de la mano de obra civil.

e) La entrega de los abastecimientos debe hacerse en tal forma que estos pasen por
el mínimo de instalaciones indispensables.

f) La máxima explotación de las posibilidades de utilización de cada artículo.

e. Viabilidad.

1) La viabilidad es la posibilidad o factibilidad para proporcionar los abastecimientos y


servicios mínimos esenciales requeridos para el inicio de las operaciones.

2) El G-4 desarrolla el concepto de apoyo logístico, completa las estimaciones de las


necesidades logísticas, e inicia la identificación de los recursos, basados en los
requerimientos, prioridades y distribución del comando apoyado.

3) Una operación no debe iniciarse hasta que se hayan tomado todas las acciones
necesarias para mitigar el riesgo y tener disponibles los niveles mínimos esenciales
de apoyo en almacén.

4) La diferencia entre los niveles mínimos logísticos y los niveles de abastecimiento


decididos por el comandante determinan el nivel de riesgo inherente en las operaciones
desde el punto de vista de la logística.

f. Sostenibilidad.

1) Es la capacidad para mantener el apoyo logístico a todos los componentes de la fuerza


a lo largo del teatro para el desarrollo de la operación.

2) La sostenibilidad enfoca la atención del comandante que apoya sobre los objetivos y
las capacidades de las fuerzas apoyadas.

3) El apoyo permanente a operaciones prolongadas es el mayor desafío para la logística,


que no sólo debe lograr los niveles de material mínimos esenciales para iniciar las
operaciones, sino que también debe sostenerlas.

4) La sostenibilidad deriva de un planeamiento adecuado y la aplicación cuidadosa de la


economía y de la flexibilidad.

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g. Supervivencia.

1) Los objetivos militares seleccionados por su efecto sobre la logística y subsiguiente


capacidad operacional en el teatro, incluyen centros industriales, campos aéreos,
puertos, líneas férreas, depósitos y puntos de abastecimientos, vías de abastecimientos,
transportes marítimos, puentes, caminos, trenes, intersecciones viales y Servicios
Públicos Esenciales (SSPPEE).

2) Las unidades logísticas y sus instalaciones son también objetivos muy remunerativos
que deben ser salvaguardados por medidas de defensas activas y pasivas.

3) Las operaciones logísticas son particularmente muy vulnerables a lasArmas de Destrucción


Masiva (ADM) que niega o restringe el uso de infraestructura crítica. La supervivencia
dictará el planeamiento para la dispersión y la asignación de fuerzas de protección a los
puntos críticos de la infraestructura logística, particularmente dentro del teatro.

4) La asignación de reservas, el desarrollo de planes alternos y de contingencia,


contribuyen al principio de supervivencia.

5) Todas las iniciativas de protección de la fuerza para las amenazas simétricas y


asimétricas, tienen que enfatizar la seguridad del apoyo logístico.

h. Seguridad.

Es una necesidad permanente en todas las operaciones logísticas y será considerada


desde dos aspectos diferentes:

1) Seguridad de Combate o Táctica.

a) Requiere tomar medidas contra las acciones aéreas, terrestres o marítimas del
enemigo.

b) Las Unidades de Servicios no están organizadas ni equipadas para dar una


protección completa a sus instalaciones, razón por la cual será necesario buscar
la dispersión de éstas y aprovechar del dispositivo táctico y las características del
terreno.

c) Toda Unidad de Combate que se encuentra próxima a la zona de despliegue de las


Unidades de Servicios, deberá cooperar en la defensa de dichas instalaciones; si
su permanencia es prolongada, deberá ser considerada en los planes de defensa
y tomados en cuenta. En ciertas circunstancias será necesario asignar tropas
combatientes para garantizar la seguridad de las instalaciones.

d) Nada de esto excluye a los Jefes de las Unidades de Servicios de la responsabilidad


que tienen sobre la seguridad inmediata de sus instalaciones.

2) Seguridad del material.

La seguridad del material o de los abastecimientos es de carácter esencialmente


técnico y se refiere a su protección y conservación, particularmente contra la acción
de los agentes meteorológicos. Se obtiene mediante un adecuado almacenamiento.

i. Objetivo.

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1) El objeto del apoyo logístico es el apoyo de las operaciones por lo se debe determinar
claramente el objetivo en el planeamiento logístico.

2) Para cumplir con este principio es necesario satisfacer oportunamente todas las
necesidades de las fuerzas.

3) La mejor concepción táctica puede fracasar a menos que ella sea eficazmente apoyada
por un buen Plan Logístico.

4) El objetivo logístico implica proporcionar el mejor apoyo logístico al mayor número de


tropas; ello se logra organizando un sistema logístico que responda a las necesidades
de proporcionar el más adecuado apoyo a las fuerzas que tienen la responsabilidad
principal en las operaciones, sin descuidar el apoyo logístico indispensable a las otras
fuerzas cuya responsabilidad operativa tiene una menor prioridad.

h. Oportunidad.

Las necesidades de las tropas deben ser satisfechas en el lugar adecuado y en el momento
oportuno, cualquiera que sea la situación táctica. Toda operación logística requiere plazos mínimos
para su ejecución; por lo tanto, el planeamiento anticipado, el enlace permanente y un control
constante sobre las operaciones logísticas, darán el tiempo necesario para la obtención, transporte y
distribución de los materiales requeridos.

i. Sorpresa.

La sorpresa logística es similar y tiene tanta importancia como la sorpresa táctica


u operacional. Se obtiene mediante la ejecución en secreto de los movimientos logísticos y el
almacenamiento o reunión de las nuevas armas, materiales y equipos que traerán como consecuencia
la sorpresa táctica u operacional cuando sean empleados. Siempre que sea posible debe tratarse de
obtener la sorpresa logística.

j. Movilidad.

Se obtiene aplicando lo siguiente:

1) Dotando a los órganos de ejecución de los medios de transporte necesarios para


poder seguir el desplazamiento de las tropas combatientes.

2) Manteniendo cargados si fuera posible los vehículos de abastecimientos.

3) Manteniendo en las instalaciones sólo las cantidades de abastecimiento estrictamente


necesarias para servir a la operación, evitando la acumulación excesiva que pueda
inmovilizar o retardar los desplazamientos.

k. El impulso logístico proviene de la retaguardia.

Es deber de todos los Comandos responsables del apoyo administrativo prever los medios
y llevar lo más cerca posible de las unidades subordinadas los recursos que estas necesitan para
satisfacer sus necesidades; todo Comando está en la obligación de hacer conocer sus necesidades
con oportunamente al escalón superior.

j. Estandarización de procedimientos.

Los procedimientos del sistema de apoyo logístico en tiempo de paz deben ser similares a
los que se emplearán en guerra, a fin de disminuir las dificultades que se presentan en la transición
de los primeros a los segundos.

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k. Reacción inmediata.

Implica que siendo similares las estructuras de los sistemas de apoyo logístico que
emplea el Ejército en tiempo de paz y de guerra, facilitan su transición, haciéndola inmediata,
permitiendo realizar el completamiento, despliegue y puesta en funcionamiento en un plazo mínimo;
este fundamento tiene una estrecha relación con el anterior, debido a que sólo se puede pretender
estandarizar procedimientos cuando las estructuras son iguales o semejantes.

Sección V: PERÍODOS DEL APOYO LOGÍSTICO

2.16 Generalidades

a. El apoyo logístico tiene características diferentes según el período en que se realice, pero
siempre dentro de los fundamentos indicados en el párrafo anterior.

b. Según la situación operativa, se distinguen tres períodos en el apoyo logístico: Período pre-
operacional, Operacional y Post operacional.

2.17 Periodos

a. Período Pre-Operacional

1) Es el que corresponde al tiempo de paz, durante este período las actividades de apoyo
logístico se realizan de acuerdo a los reglamentos, directivas y otras disposiciones del
Ejército que las regulan; las unidades operativas y logísticas están bajo el Comando
del CGE.

2) Durante el período pre-operacional se desarrolla la infraestructura del apoyo


logístico (instalaciones logísticas y los niveles requeridos por los TTOO), debiendo
estar en condiciones de lograr su máxima capacidad de apoyo simplemente por el
completamiento de los efectivos de sus organizaciones. En este período se preparan

los planes de apoyo y se consideran todas las actividades que permitan a los órganos de
apoyo administrativo alcanzar un alto grado de operatividad a la vez que la capacidad
de reacción inmediata.

3) Son actividades típicas de este período:

a) La definición de la organización de los órganos de apoyo administrativo (Comando de


Apoyo Administrativo, Brigadas de Servicios y Batallones de Servicios) de acuerdo a
los planes por apoyar.

b) Desarrollo de la infraestructura logística y los medios requeridos para el apoyo


logístico operacional.

c) El entrenamiento de las unidades de apoyo logístico, incluyendo las reservas. d)

El planeamiento de la utilización de los recursos locales.

b. Período Operacional.

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1) Corresponde al tiempo de guerra; las Unidades operativas y logísticas se encuentran bajo


el comando operativo del Comandante del TO y mantienen con el COLOGE relaciones
directas para el apoyo administrativo desde el CAA o desde la Zona del Interior.

2) Este período comienza con el inicio de las operaciones o un tiempo antes, en función de
los planes. Por lo general coincidirá con la apertura del Teatro de Operaciones.

3) Durante este período se despliegan las Unidades de apoyo logístico y ejecutan sus
planes para su puesta en operación.

4) Este proceso de puesta en operación de la estructura del apoyo logístico es progresivo en


el tiempo y se pueden distinguir las siguientes etapas:

a) Del Batallón de servicios.

Es la etapa inicial y durante ella las GGUUCC son autosuficientes consumiendo sus
dotaciones básicas y cargas prescritas, mientras la Brigada de Servicios despliega
sus instalaciones, su duración se estima en tres días.

b) De la Brigada de Servicios.

Etapa en la cual proporciona el apoyo logístico a las GGUUCC, utilizando los niveles
de abastecimiento y las instalaciones logísticas desarrolladas en el período pre-
operacional. Esta etapa finaliza cuando la Zona Administrativa o la Zona del Interior
están en condiciones de iniciar su apoyo; su duración puede ser de 7 a 12 días.

c) De la Zona Administrativa.

Esta etapa existe cuando la estructura de apoyo logístico comprende un Comando de


Apoyo Administrativo (CAA), en la cual los elementos que operan en dicha zona se
despliegan y asumen su responsabilidad de apoyo.

Se estima que el CAA requerirá alrededor de siete (07) días para entrar en
funcionamiento, toda vez que éste órgano de apoyo administrativo se puede organizar
a base a los elementos e instalaciones de apoyo administrativo que la Zona del Interior
está operando en el TO.

d) De la Zona del Interior.

Esta etapa se inicia cuando las instalaciones logísticas de los órganos de


ejecución de los Servicios Logísticos han alcanzado su capacidad operativa y termina
cuando se vuelve a las condiciones del período pre-operacional.

c. Período Post-Operacional.

1) Es el período que sigue a la suspensión de las hostilidades, por la derrota del adversario o por
la intervención de organismos internacionales. Las Unidades operativas continúan bajo el
comando operativo del Comandante del TO.

2) Las Unidades de apoyo logístico reajustarán su dispositivo para hacer una mejor
utilización de las facilidades existentes.

3) El apoyo logístico se realiza de acuerdo a procedimientos similares al período pre-


operacional; pero que incluyen las consideraciones de seguridad y además se adecuan a los
requerimientos especiales de apoyo para ésta situación.

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4) Son actividades de este período:

a) Reorganización y recompletamiento de las Unidades de apoyo logístico. b)

Planeamiento del redespliegue de las Unidades de apoyo logístico.

c) Mantenimiento del nivel de eficiencia operativa de estas Unidades.

d) Intensa actividad de mantenimiento.

Sección VI. ESTRUCTURA DEL APOYO

2.18 En el Período Operacional en un TO sin Zona Administrativa

a. El Comando Logístico del Ejército (COLOGE) que acciona a los SSLL de la ZI como
responsables del mantenimiento de la capacidad operativa de la FT de los TTOO.

b. El Cmdte del TO en su rol de dirección, coordinación y control.

c. La Brig Serv, órgano de ejecución del apoyo logístico que mantiene nexos directos con
los SSLL de la ZI con el fin de simplificar el funcionamiento de la estructura del apoyo y facilitar la
coordinación.

d. Los BB Serv de las GGUUCC.

2.19 En el Período Operacional en un TO con Zona Administrativa

a. Se puede asignar un Comando de Apoyo Administrativo para la FT como elemento


independiente del EO que opera en la Zona Administrativa como intermediaria entre la Brig Serv y los
SSLL de la ZI.

b. El Comando de Apoyo Administrativo además de apoyar a la FT puede asumir la


responsabilidad de apoyar a las reservas, al Comando Territorial, a los Comandos Independientes y
en la medida que se ordene, a los otros componentes del TO.

c. La asignación de este elemento al TO se decidirá como consecuencia del resultado del


análisis de los siguientes factores:

1) Profundidad de los objetivos estratégicos.

2) Direcciones estratégicas divergentes.

3) Capacidad de los órganos de ejecución de los Servicios Logísticos para proporcionar


un eficiente apoyo desde la Zona del Interior.

4) Magnitud de la fuerza del TO.

5) Necesidad de contar con altos niveles de abastecimiento dentro del TO.

6) El análisis de este factor se hace en función de las facilidades de transporte existentes,


de la disponibilidad de vías de comunicación.

7) Probable duración de las operaciones.

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d. En ambos casos (con Zona administrativa o sin ella) la Brig Serv puede organizar
Destacamentos de Apoyo Administrativo (DAA) que le permita apoyar a los elementos del EO y/o CG
del TO que se encuentren fuera de la distancia de apoyo.

CAPÍTULO 3

PLANEAMIENTO LOGÍSTICO

SECCIÓN I. GENERALIDADES Y CARACTERÍSTICAS

3.1 Generalidades

a. El planeamiento del apoyo logístico, como parte del apoyo administrativo que proporciona
en cualquier operación o situación, comprende esencialmente la ejecución de tres Acciones Básicas:

1) Recopilación de los datos relativos a la misión y formas de acción tácticas consideradas


por los Comandos interesados y de la información esencial necesaria.

2) Análisis y evaluación de la información obtenida que permite determinar la


practicabilidad del apoyo logístico a las operaciones tácticas y los procedimientos para
ponerlos en ejecución.

3) Difusión de las informaciones necesarias, directivas, instrucciones, planes y órdenes


a los órganos interesados, a fin que puedan realizar el planeamiento correspondiente
para la ejecución de su propio apoyo logístico.

b. Todo el procedimiento del planeamiento es continuo, las informaciones, datos, instrucciones


y directivas provenientes de diversas fuentes fluyen en sucesión interminable y conducen al pedido
de nuevas informaciones.

c. El análisis y la evaluación de las informaciones disponibles son continuos, tanto en su


conjunto, como en los diversos detalles considerados separadamente, estén flujo constante de
informaciones, se debe proporcionar a los miembros del EM, Comandos interesados y Unidades
operativas, un a fin de que puedan realizar un planeamiento oportuno así como la ejecución de las
operaciones logísticas necesarias.

d. La apreciación de la situación logística estudia la misión asignada a la Unidad y las


condiciones que a su cumplimiento imponen la situación de inteligencia (terreno, condiciones
meteorológicas, enemigo, etc), la situación táctica (dispositivo de nuestras fuerzas, Formas de Acción
previstos, etc), la situación de personal (efectivos disponibles, estado de la moral, etc) y la situación
logística (estado de las funciones, normas, previsiones del escalón superior, etc), para luego de
analizarlas interrelacionadamente en función de las necesidades y disponibilidades logísticas, concluir
tentativamente alternativas de solución y en caso de existir deficiencias, las recomendaciones para
reducirlas o superarlas.

e. Las alternativas de solución aprobadas por el Comandante se emiten como normas en el


caso de que su conocimiento interese a los elementos subordinados, por medio de un Plan logístico
cuando sean muy numerosas, del sub – párrafo Logística del párrafo 4. del Plan de Operaciones si
fueran escasas y del POV cuando su permanencia en el tiempo obligue a hacerlas de rutina.

3.2 Características

a. La oportunidad.

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El planeamiento logístico debe iniciarse con la máxima anticipación posible al recibo de


la misión. Cuando la misión puede ser deducida con anticipación, el planeamiento debe comenzar
inmediatamente en base a ella, es de primordial importancia el planeamiento continuo de las
operaciones futuras, en el detalle permitido por la conducción de las operaciones en ejecución y las
informaciones disponibles.

b. La exactitud.

La exactitud en el planeamiento, determinará a menudo el grado de éxito en las operaciones,


el G-4 puede asegurar la exactitud del planeamiento logístico por el conocimiento que tiene en
todo momento de las posibilidades logísticas de la GU, estando alerta sobre el apoyo logístico que
puede recibir del escalón superior y dando la debida importancia a los efectos de las condiciones
meteorológicas, terreno y posibilidades del enemigo sobre el apoyo logístico.

c. La flexibilidad.

Los cambios en las condiciones tácticas y/o administrativas, frecuentemente causarán


cambios en la situación logística, particularmente en los escalones menores; por lo tanto, el planeamiento
logístico debe ser lo sufi fl para poder hacer frente a estos cambios. Los planes
logísticos, rara vez podrán ser ejecutados sin cambios o modifi en su estructura inicial.

d. Lógico y secuencial.

El desarrollo de un planeamiento logístico adecuado se logra sólo mediante una evaluación


sistemática y en un orden lógico, de todos los factores que afectan a dicho planeamiento; la aplicación de
este principio en logística nos lleva a considerar una secuencia determinada en el planeamiento logístico.

Sección II. NIVELES DE PLANEAMIENTO LOGÍSTICO

3.3 Niveles de Planeamiento

a. Estratégico.

b. Operacional.

c. Táctico.

3.4 Conceptos de Apoyo Logístico Estratégico y Operacional

a. El concepto logístico estratégico se enfocará en la habilidad para generar y mover fuerzas


y materiales en la zona administrativa del TO y en las zonas de operación deseadas.

b. El G-4 debe tomar en consideración los sistemas de transporte y distribución del apoyo
logístico, para satisfacer los requerimientos referentes al desplazamiento, despliegue, sostenimiento
y evacuaciones que se desarrollen en el curso de las operaciones.

c. El Comandante y su EM debe planear la optimización del uso, la recepción, el


estacionamiento, los movimientos, la integración, la distribución en su TO y las operaciones comunes
de los sistemas logísticos en apoyo a las operaciones.

3.5 Conceptos Tácticos de Apoyo Logístico

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a. Este planeamiento incluye un planeamiento lineal de artículos muy minucioso e involucra


una detallada aplicación de los mejores factores de planeamiento disponibles, desde la información
histórica, el análisis o el ejercicio de la gestión. De igual manera el EM determina la magnitud y la
exacta ubicación de las unidades logísticas.

b. El Comandante y su EM supervisa los métodos, procedimientos y factores logísticos,


a fin de evitar duplicidad de esfuerzos y cualquier tendencia que lleven a establecer innecesarios
márgenes de seguridad en el abastecimiento.

c. Los Comandos apoyados, deberán asegurar que el planeamiento logístico, se encuentre


integrado y complementariamente garantice el apoyo efectivo y optimice la eficiencia y eficacia de la
forma más extensiva posible.

Sección III. ORGANIZACIÓN DEL TEATRO DE GUERRA

3.6 Generalidades

a. El TG es el conjunto de áreas terrestres y acuáticas (mar, ríos o lagos) con sus


correspondientes espacios aéreos que están o pudieran estar directamente involucrados en un
conflicto o guerra.

b. Los diferentes TO dentro del TG, normalmente estarán separados geográficamente y


dirigidos hacia diferentes fuerzas enemigas.

c. La magnitud de estas áreas y los tipos de las fuerzas a emplear depende de la naturaleza
y alcance de la crisis del conflicto, o la duración proyectada de las Operaciones y Acciones Militares
Conjuntas.

d. Para operaciones limitadas en alcance y duración, se pueden designar las siguientes áreas
para el apoyo logístico:

1) Áreas operacionales.

2) Áreas operacionales especiales.

3) Áreas de retaguardia.

4) Área de operación.

5) Área de interés.

6) Área de influencia.

e. El Comandante puede establecer las zonas de combate (ZComb) y zonas administrativas


(Z Adm).

3.7 Áreas de Apoyo Administrativo

a. Para operaciones de menor magnitud u otras Operaciones y Acciones Militares, el


Comandante puede establecer o instalar áreas de servicios desde la cual las operaciones y acciones
militares previstas puedan ser proyectadas y apoyadas, éstas deben proporcionar el apoyo logístico
requerido de acuerdo a la misión y a la situación.

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b. Si la capacidad de apoyo ubicada en la Zona Administrativa de una operación no se viera


satisfecha adecuadamente desde la zona de retaguardia, se podrá establecer una o más áreas de
servicios en la zona de retaguardia de la Zona de Combate cuando se requiera.

3.8 Organización

La organización territorial de un Teatro de Guerra, lo constituyen aquellas zonas donde se


desarrollan las diferentes actividades propias de la guerra, como pueden ser las Estratégicas,
Operacionales, Tácticas, etc. El Teatro de Guerra se puede dividir en:

a. Teatro de Operaciones.

1) Zona de Combate.

La Zona de Combate es un área requerida por las fuerzas para conducir operaciones
de combate a gran escala; ésta normalmente se extiende hacia delante desde la línea
de retaguardia de la fuerza terrestre.

a) Zona de las GGUUCC.

(1) Es el área o zona del terreno que el escalón superior determina a las GGUUCC
normalmente para su acción ofensiva y en la cual éstas son responsables de todas
las operaciones que en ella se realicen,
(2) Normalmente se encuentra delimitada por el Límite Anterior de la Zona de
Retaguardia y el objetivo u objetivos establecidos y los límites laterales del Teatro
de Operaciones.

b) Zona de Retaguardia del EO.

La Zona de Retaguardia del EO, constituye aquella área que se ubica a partir del
límite posterior del sector de responsabilidad de las Grandes Unidades de Combate
(GGUUCC) hacia retaguardia, espacio donde se hace efectivo el apoyo administrativo
del escalón superior a sus UU subordinadas (GGUUCC).

2) Zona Administrativa.

a) La Zona Administrativa es el área en la que las grandes unidades y servicios


logísticos requeridos para apoyar y sostener la fuerza de combate se despliegan. Ésta
zona se encuentra a retaguardia de la Zona de Combate del TO y alcanza hasta el
límite anterior de la Zona del Interior.

b) La Zona Administrativa incluye aeródromos y facilidades portuarias y una gran red de


caminos que apoyan al flujo de fuerzas y su logística en el área operacional. Se ubica
normalmente contigua a la zona de combate y comunicada a través de la Vía Principal
de Abastecimientos.

b. Zona del Interior.

1) Elemento componente del Teatro de Guerra, encargado de asegurar la inviolabilidad de


la parte interna del territorio nacional comprendido entre las zonas de retaguardia de los
teatros de operaciones; evitando incursiones, sabotajes, acciones subversivas,
envolvimientos verticales, etc., realizando además acciones de control territorial con la
finalidad de defender el poder y potencial nacional asignado.

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2) En su ámbito territorial se ubican las instalaciones administrativas que garantizan el flujo


ininterrumpido de la logística de todas las clases hacia los elementos de maniobra del Teatro
de Guerra.

SISTEMA LOGISTICO
TEATRO
TEATRO DE
DE D
LAE GUERRA
LA
LA GU
GUE
ERRA
ZONAZODEL
NA DEL
ELEL AREA DEZOOPERACIONES
NA DEDE OP OPEERACIONES
INTERIOR
INTERIOR ZONA ZADMINISTRATIVA
O NA A DM IN ISTRA
RARA ZONA
RATT IV A DE COMBATE
ZO NA DE
DEDE
DE
COM BAT E

SISTEMA LOGISTICO
SISTEMA
LOGI
GIGIS
STICO LOGISTICA
TACTICA
NIVEL OPERACIONAL LOGISTICA
TAL
NIVE C TI CA
LOGISTICA OPERACIONAL
TACTICO

NIVEL ESTRATEGICO LO
LO
LO
LOG
GIS
IS
IS
IST
TICA OPE RACIO
IO
IO
ION
NAL

LOGISTICA ESTRATEGICA

LO
LO
LO
LOG
GIS
IS
IS
IST
TICA ESTRATEGICA

Organización del Sistema Logístico en el TG

3.9 Determinación de la Zona de Retaguardia del EO

La Zona de Retaguardia de las GGUUBB, constituye aquella área que se ubica a partir del
límite posterior del sector de responsabilidad las GGUUCC, espacio donde se hace efectivo el apoyo
Logístico y de Personal, del escalón superior a las GGUUCC.

3.10 Límite de Retaguardia

Es una línea de coordinación representada en el terreno por accidentes fácilmente identificables,


para su ubicación.

3.11 Consideraciones para la ubicación del Límite de Retaguardia

a. Ubicarse lo suficientemente a retaguardia para proporcionar espacio a las operaciones


tácticas y actividades administrativas y reducir el control territorial, normalmente se ubica
inmediatamente a retaguardia del Área de Servicios.

b. Ser fácilmente identificable.

c. Disponer de caminos transversales en la Zona de Retaguardia.

d. Que abarque todo el frente de la posición y sensiblemente paralela a éste.

Sección IV. PLANEAMIENTO LOGÍSTICO

3.12 Importancia

Los planes de operaciones deben contemplar las implicancias logísticas y coordinaciones


en todos los niveles: nacionales, IIAA, TG, TO, unidades de apoyo logístico y otros componentes
funcionales, así como apoyo al comando, para lo cual debe tenerse en cuenta lo siguiente:

a. Adaptabilidad.

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1) Los planes deberán tener las previsiones para los cambios del concepto de las
operaciones. Estos cambios podrían incluir la necesidad de creación de áreas de
apoyo logístico, fuerzas de seguridad adicionales, medios adicionales de transporte,
capacidad de poder expandir las facilidades portuarias, zonas de desembarco, mejoras
a las VPA adaptación de infraestructura aeronáutica y los requerimientos que se vayan
generando en el curso del desarrollo de las operaciones.

2) Los planes deberán estar formulados para anticiparse a los cambios, adaptar e
integrar los requerimientos o las prioridades.

b. Los beneficios del adecuado Planeamiento Logístico.

El apropiado planeamiento logístico reducirá la necesidad de medidas de emergencia


e improvisaciones logísticas, las cuales son generalmente costosas y a menudo tienen un efecto
adverso sobre los comandantes subordinados y apoyados.

c. Equivalencia del Planeamiento de Despliegue y el empleo.

1) El planeamiento de despliegue es el elemento clave en el proceso de proyección de la


fuerza, asimismo este planeamiento es comprensivo, deliberado y metódico.

2) Todo el proceso en sí mismo, se presta para el apoyo de la información automatizada.

3) El G-4 debe centrar su atención en el proceso de distribución y sostenimiento del


despliegue, para permitir el apropiado apoyo a las operaciones.

4) El detallado planeamiento logístico, para el empleo es igualmente importante y no debe


ser descuidado o postergado hasta que los planes del despliegue sean completados.

5) El G-4 debe formular planes logísticos que sean factibles de realizar, con la finalidad
que los planes de operaciones se desarrollen en forma oportuna y concurrente.

6) Específicamente las cargas de sostenimiento que no son de las unidades, deben ser
integradas al planeamiento del despliegue para mejorar el apoyo de los requerimientos
del empleo.

3.13 Integración de Planes

a. Los planes logísticos deben ser integrados como anexos al plan de operaciones del EO,
con sus correspondientes copias a los comandantes subordinados.

b. Cuando se trate de integrar las actividades y planes necesarios para un plan de operaciones
exitoso, el G-4 deberá considerar los indicadores de logística y verificar los planes de operaciones y
planes conjuntos.

3.14 Consideraciones especiales en el Planeamiento Logístico

a. Demandas de un incremento de la fuerza.

b. Artículos críticos.

c. Restricciones.

d. Control del movimiento.

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e. Reabastecimiento de acumulación vs reabastecimiento de distribución.

f. Logística proporcionada por contratistas.

g. Operaciones e evacuación de personal combatiente.

3.15 Secuencia del Planeamiento Logístico

a. Consideración de la misión, el Concepto Inicial del Comandante y las formas de acción


tácticas.

b. Realización de la apreciación logística a fin de determinar la practicabilidad del apoyo


logístico de la operación; simultáneamente los Jefes de los Servicios Logísticos realizan en estrecha
coordinación con el G-4 la Apreciación de la Situación de su servicio.

c. Formulación del Plan Logístico para apoyar la operación en tanto simultáneamente los
Jefes de los Servicios Logísticos, establecen los Planes de sus respectivos Servicios, que son Anexos
al Plan Logístico.

d. Emisión de órdenes (Orden Administrativa), incluyendo los aspectos de personal y directivas


necesarias para llevar a cabo la operación de apoyo administrativo, por su parte los Jefes de los
Servicios logísticos, emiten las ordenes para accionar a las Unidades de Servicio bajo su mando.

3.16 Misión y Cursos de Acción Tácticos

a. Ningún planeamiento se puede iniciar si no se dispone de una misión asignada o deducida,


la misión puede estar prescrita, en las órdenes establecidas por el escalón superior o puede ser
deducida teniendo como base las instrucciones recibidas y el conocimiento de la situación.

b. El esfuerzo logístico se puede orientar al apoyo de las operaciones tácticas y por


consiguiente la misión táctica es la que guiará al planeamiento logístico. La consideración de las
formas de acción tácticas permitirá al G-4 determinar el grado en que cada una de estas pueda ser
apoyada logísticamente.

Sección V. PLANES Y ÓRDENES

3.17 Plan Logístico

a. El Plan Logístico es el documento que contiene las prescripciones necesarias para


proporcionar apoyo logístico a la operación contemplada.

b. Este plan, que empieza a ser bosquejado durante la apreciación, es desarrollado por el
G-4 tan pronto como el Comandante emite su decisión y de ser posible es conveniente, previas las
coordinaciones respectivas, que se tenga casi desarrollado el plan, a fin de no perder tiempo en la
implementación correspondiente del mismo, teniendo en cuenta que la flexibilidad del planeamiento
le debe permitir en caso dado, adecuar el plan a una decisión no esperada del Comandante.

c. El Plan Logístico es un documento interno del G-4 y normalmente no se difunde.

d. Las prescripciones del Plan Logístico pueden difundirse, mediante:

1) Plan Administrativo.

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2) Orden Administrativa.

3) Anexo “Administración” a la O/O.

4) Párrafo “Administración” de la O/O.

5) Ordenes Particulares.

6) Reuniones de EM.

e. Al escalón EO y GUC, las prescripciones del Plan Logístico son normalmente difundidas
para su ejecución en el párrafo “Logística” de la Orden Administrativa o en el Anexo “Administración”
a la Orden de Operaciones; en ciertos casos cuando las prescripciones son cortas pueden estar en el
párrafo “Administración” de la O/O. En casos más urgentes se puede recurrir a Ordenes Particulares.

3.18 Plan Administrativo

a. El Plan Administrativo es la integración de los Planes Logísticos, de Personal y de Asuntos


Civiles elaborados por las respectivas secciones del EM. Este Plan se pone en ejecución mediante la
Orden Administrativa.

b. El G-4 es el responsable de reunir la información necesaria y preparar el Plan Administrativo.

c. El Plan Administrativo se formula particularmente en el planeamiento de operaciones a


largo plazo.

d. Los diversos componentes de un Plan Administrativo pueden ser expedidos como planes
separados y difundidos como anexos a dicho plan en las operaciones conjuntas y en especial cuando
el apoyo administrativo inicia sus acciones en una nueva zona, tal como un asalto anfibio o una
operación aerotransportada.

3.19 Plan de empleo de los Órganos de Apoyo Administrativo

Cada órgano de apoyo administrativo (CAA, Brig Serv, Btn Serv) formula su respectivo Plan de

Empleo, que es el documento que prescribe la forma cómo se va a ejecutar el apoyo administrativo
a la operación contemplada. Este plan puede llevar como Anexos los Planes de Empleo de cada una
de las Unidades que constituyen el órgano de apoyo administrativo (Abastecimiento, Mantenimiento,
Sanidad, etc).

3.20 Orden Administrativa

a. Los Planes Logísticos y de Personal son puestos en ejecución mediante órdenes y


directivas apropiadas, particularmente mediante la Orden Administrativa.

b. La Orden Administrativa es una Orden de Combate y constituye el medio normal empleado


para hacer conocer a todos los elementos de la GU la forma como se proporcionará el apoyo
administrativo a las operaciones.

c. Se emiten Ordenes Administrativas completas cuando hay grandes cambios en la situación


o cuando los cambios en la orden vigente la hacen inefectiva. No es necesario que cada Orden de
Operaciones sea acompañada por una nueva Orden Administrativa, ya que los cambios menores o
modificaciones normales del Plan Administrativo inicial, pueden hacerse en el párrafo 4 de la nueva
Orden de Operaciones o mediante Ordenes Particulares.

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d. El G-4 es responsable de preparar la parte logística de la Orden Administrativa, de reunir


y emitir la orden completa; también debe preparar el párrafo 4 de la Orden de Operaciones. Un
buen Procedimiento Operativo Vigente (POV) disminuirá la cantidad de detalles por considerar en las
Ordenes Administrativas.

e. Las Ordenes Administrativas normalmente se emiten en forma escrita. En ciertos casos


pueden dictarse las instrucciones administrativas en el párrafo 4 de la Orden de Operaciones cuando
su contenido es reducido.

CAPÍTULO 4

FUNCIÓN LOGÍSTICA DE ABASTECIMIENTO

Sección I. CLASIFICACIÓN Y RESPONSABILIDADES PARA EL ABASTECIMIENTO

4.1 Generalidades

a. Abastecimiento, es la función logística que comprende el suministro de artículos de todas las


clases necesarios para que una unidad pueda entrar en combate en las mejores condiciones de operatividad.

b. En la función de abastecimiento se considera a todos los artículos necesarios para el


equipamiento, mantenimiento y operación de un elemento o del conjunto de las Fuerzas Armadas.

4.2 Clases

a. Clase I: Artículos de subsistencia para personas o animales: víveres secos y frescos,


raciones envasadas para la alimentación, agua y forrajes.

SUB CLASES DESCRIPCION


VIVERES FRESCOS
A A-1 CARNES
A-2 VERDURAS
VIVERES SECOS
B B-1 SECOS
B-2 MEJORAMIENTO
C RACIÓN DE COMBATE
E AGUA
F FORRAJES ALIMENTACION ANIMALES

b. Clase II: Artículos seleccionados de los cuadros (tablas) de organización y equipo: equipo
individual, prendas individuales, cartas, uniformes, mobiliario, artículos de oficina y de campaña,
artículos de limpieza y herramientas en general.
SUB CLASES DESCRIPCION
VESTUARIO
A A-1 PRENDAS INDIVIDUALES
A-2 PRENDAS DE CAMA
MATERIAL DE CAMPAÑA
B B-1 EQUIPO INDIVIDUALCAMPAÑA
B-2 MATERIAL PARA CAMPAÑA
ABASTECIMIENTO GENERAL

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C-1 MATERIAL ESCRITORIO


C-2 MATERIAL LIMPIEZA
C
C-3 MATERIAL CONSUMIBLE
C-4 OTROS
HERRAMIENTAS
D-1 HERRAMIENTAS CAMPAÑA
D
D-2 HERRAMIENTAS GUARNICION
CARTAS
E-1 CARTA NACIONAL
E
E–2 CARTA REGIONAL

c. Clase III: Derivados del petróleo, otros compuestos y productos químicos: carburantes,
combustibles, lubricantes envasados y a granel, gases comprimidos envasados, parafinas, aditivos,
líquidos hidráulicos, compuestos anticongelantes y antioxidantes, y otros productos químicos y
combustibles y lubricantes de Aviación.

SUB CLASES DESCRIPCION


COMBUSTIBLES
A-1 DIESEL
A-2 DIESEL 2
A-3 GASOLINA GRAL
A
A–3a GASOLINA 90 OCT
A–3b GASOLINA 95 OCT
A–3c GASOLINA 97 OCT
A-4 TURBO A-1 JP
LUBRICANTES Y GRASAS
B-1 SAE – 20 – 50(MULTIGRADO)
B-2 SAE – 30 - 60(MULTIGRADO)
B
BF –- 13 SAE – 40
B–4 SAE - 90
G
B -- 51 ACEITE HIDRAULICO
AGUA
C-1 AGUA DE MAQUINAS
C
C-2 AGUA DESTILADA
CARBURANTES
CARBURANTES (ACETILENO,
OXÍNEO, NITRÓGENO, GAS
D-1
D FREÓN, ETC)

D-2 GAS PROPANO


ADITIVOS, LIQUIDOS
HIDRAULICOS, PARAFINAS,
E E-1 ANTICONGELANTES Y
ANTIOXIDANTES
OTROS PRODUCTOS
F
QUIMICOS
COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DE
G
AVIACION

E-1
d. Clase IV: Materiales para fortificaciones y construcciones: madera, arena, cemento, fierro
de construcción, alambre de púas o concertinas,
F-1 y otros artículos menores (artículos de ferretería).

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SUB CLASES DESCRIPCION


A MADERA
B ARENA
C-1 CEMENTO
C-2 FIERRO CONSTRUCCION
C
C-3 ALAMBRE
C-4 OTROS
D-1 ARTICULOS FERRETERÍA
D D-2 ARTÍCULOS GASFITERIA
D- 3 OTROS
E ELECTRONICOS
F INGENIERÍA

e. Clase V: Municiones, explosivos y agentes químicos de todos los tipos para armas de
diversos calibres como artillería, blindados, morteros, cohetes, misiles, bombas, torpedos, granadas de
mano y de fusil, para lanzadores de granadas, artificios pirotécnicos, minas, espoletas, detonadores,
explosivos militares y agentes químicos; se incluyen los artificios señuelos y Municiones y explosivos
para armamento aéreo.

SUB CLASES DESCRIPCION


A ARMAS MENORES
B ARMAS DE APOYO
MISILES Y COHETES
C C -1 MISILES
C -2 COHETES
D TORPEDOS
E MUNICION EN GENERAL
MATERIAL PIROTECNICO,
F
MECHA LENTA
EXPLOSIVOS
G -1 DINAMITA
G -2 TNT
G
G -3 C-4
G -4 CORDON DETONANTE
G -5 OTROS
G G -1 AGENTES QUIMICOS
GRANADAS
H H -1 GRANADASDE MANO
H -2 GRANADASDE FUSIL
ARTIFICIOS PIROTECNICOS
I
Y SEÑUELOS
MINAS, ESPOLETAS Y DETONADORES
J -1 MINAS

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J J -2 ESPOLETAS
J -3 DETONADORES
V-A K BOMBAS Y ARTIFICIOS
MISILES AIRE – AIRE Y AIRE
V-A L
- TIERRA
V -A M MUNICION AEREA

f. Clase VI: Artículos de Bazar que se venden a través de los bazares militares (jabón, papel
higiénico etc., y otros artículos misceláneos).

SUB CLASES DESCRIPCION

A MATERIAL ASEO PERSONAL

B MATERIAL MISCELANEO

g. Clase VII: Artículos principales que se adquieren un propósito militar específico: piezas de
artillería, vehículos, naves, aeronaves, paracaídas y otros equipos en general.

SUB CLASES DESCRIPCION


PIEZAS ARTILLERIA
OBUSES Y CAÑONES
A-1
A TRACTADOS
A–2 OBUSES AUTOPROPULSADOS
A–3 LANZADORES MULTIPLES
VEHICULOS
B-1 COMBATE
B
B-2 APOYO COMBATE
B-3 ADMINISTRATIVOS
NAVES
C C-1 MARITIMAS
C-2 FLUVIALES
AERONAVES
D D-1 ALA FIJA
D-2 ALA ROTATORIA
PARACAIDAS
E-1 PARACAIDAS COMANDADOS
E
E-2 PARACAÍDAS BÁSICOS
E-3 PARACAIDAS CARGA
F OTROS EQUIPOS EN GENERAL

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h. Clase VIII: Material médico y de saneamiento ambiental: sangre, medicinas, vacunas,


instrumentos quirúrgicos, equipo médico y odontológico de campaña.

SUB CLASES DESCRIPCION

A MATERIAL MEDICO
MATERIAL SANEAMIENTO
B
AMBIENTAL
C SANGRE

D MEDICINAS

E VACUNAS
INSTRRUMENTOS
F
QUIRÚRGICOS
G EQUIPO MÉDICO

H EQUIPO ODONTOLÓGICO

I EQUIPO MEDICO CAMPAÑA

J PLASMA

K ESPANSORES PLÁSTICOS

i. Clase IX: Repuestos en general: conjuntos o Equipos, subconjuntos o accesorios,


y componentes o piezas, pinturas y material de consumo o misceláneo que se necesitan para el
mantenimiento del equipo en general.

SUB CLASES DESCRIPCION

A CONJUNTOS O EQUIPOS

SUB CONJUNTOS O
B
ACCESORIOS

C COMPONENTES O PIEZAS

PINTURAS Y MATERIAL DE
D
CONSUMO

j. Clase X: Material y artículos que se necesita para apoyar a programas no militares y a las
operaciones de asuntos civiles (equipos de diseño comercial, etc.).

SUB CLASES DESCRIPCION

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A MATERIAL DE APOYO A
PROGRAMAS NO MILITARES
ARTÍCULOS PARA APOYO DE
B OPERACIONES DE ASUNTOS
CIVILES

4.3 Responsabilidades de Abastecimiento

a. Comandante del Teatro de Operaciones.

Es responsable de asegurar que las Fuerzas del TO reciban un adecuado y oportuno apoyo
de abastecimiento. El C-TO recomienda los niveles de abastecimiento para cada Institución de tal
manera que le permita el cumplimiento de la misión asignada.

b. Comandante del Componente Terrestre.

Es responsable del abastecimiento del Componente Terrestre y excepcionalmente por


coordinaciones podrá proporcionar abastecimientos a la Fuerza Aérea y Naval del TO.

c. Comandante de la Zona Administrativa.

1) Es responsable de la ejecución de las operaciones de abastecimiento de acuerdo


a las directivas e instrucciones del Comandante del ComponenteTerrestre. Tiene la
responsabilidad del abastecimiento de la Fuerza Terrestre y en la medida que se
disponga, a las Fuerzas Naval y Aérea del TO, excepto de aquellos artículos que son
de responsabilidad de estas fuerzas.

2) Es responsable del control de abastecimiento del Componente Terrestre en el TO,


para lo cual opera un sistema de control de stock centralizado en su Cuartel General.

3) En las operaciones aerotransportadas, la Zona Administrativa hace los arreglos para


la carga o transporte de los abastecimientos. Después de la reunión con otras fuerzas
se vuelve a los procedimientos normales de abastecimiento, tan pronto como sea
posible.

d. Comandante del Ejército de Operaciones.

Es responsable del abastecimiento de todas las clases a las GGUUCC y Unidades del
Ejército de Operaciones.

e. Comandante de la División.

1) Cuando la División o un agrupamiento táctico, forma parte del Ejército de Operaciones,


no constituye un eslabón en la cadena de abastecimientos. Sin embargo, el Comandante
de la División es responsable de la supervisión y coordinación de las actividades de
abastecimientos de sus elementos y asegura que reciba un adecuado apoyo del EO.

2) Controla el consumo de abastecimiento de Clase V, mediante la asignación del


municionamiento disponible a los elementos bajo su Comando. Asimismo, controla
la distribución de los artículos regulados de las otras clases y fija prioridades para
su entrega especialmente cuando tiene influencia directa e inmediata sobre las
operaciones tácticas.

3) Cuando las GGUUCC son transferidas de una División a otra, el Comandante de


Ejército de Operaciones, normalmente asume la responsabilidad de distribuir a dichas

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Grandes Unidades los artículos de Clase II que completan sus dotaciones o reemplazan
pérdidas; de otro lado, cuando la División actúa en una dirección independiente, se le
asigna un elemento logístico para el apoyo de las Operaciones Tácticas.

f. Comandante de la Gran Unidad de Combate.

1) El Comandante de Brigada es responsable del abastecimiento de todas las clases


a sus unidades subordinadas y coordina directamente con la Brigada de Servicios.
Controla el consumo de munición prescribiendo el municionamiento disponible y de
artículos regulados cuyo abastecimiento tenga influencia directa en las operaciones
tácticas y que estén sujetos al control y asignación por el EO.

2) La Brigada normalmente opera puntos de distribución para las Clases I y III, para las
otras clases, normalmente no opera ninguna instalación logística.

3) Cuando actúa independiente o en las fases iniciales de una operación anfibia, la


Brigada opera sus propios puntos de abastecimiento, incluyendo Clase V; para lo cual
se le asignan elementos adicionales de los Servicios Logísticos.

4) En las operaciones aerotransportadas, la Brigada y otras unidades menores son


responsables de los abastecimientos que llevan consigo; su responsabilidad para el
recompletamiento de los abastecimientos se limita al cálculo de necesidades y a la
preparación de los pedidos para satisfacer las necesidades de la Brigada.

g. Comandante de Unidad Independiente.

Los Comandantes de las Unidades asignadas al Ejército de Operaciones, que se encuentran


en la Zona de Combate, son responsables de su propio abastecimiento y de hacer conocer sus
necesidades al escalón superior. Obtiene sus abastecimientos enviando sus medios de transporte a
las instalaciones de abastecimientos más próximas del Ejército de Operaciones.

h. Excepcionalmente, en situaciones de Emergencia y por tiempo limitado, los Comandantes


de TO, Componente Terrestre, Zona Administrativa, EO, División, GUC y UU aisladas coordinarán
con los elementos de Protección civil el apoyo de medios Logísticos para conducir Tareas de
Abastecimiento de Emergencia, sin afectar la conducción de las operaciones ni la seguridad de los
medios proporcionados.

4.4 Órganos de Abastecimiento

a. En la Zona Administrativa.

El CAA cuenta con Sub Unidades de abastecimiento en cada una de las UU de Apoyo
Logístico encargadas de recepcionar los abastecimientos de los diferentes SSLL de la ZI y enviarlos
a la Z Comb (Brig Serv).

b. En la Zona de Combate.

1) Compañías de Abastecimientos de las UU de apoyo logístico de la Brig Serv.

2) Secc Abastos de las Sub UU del Btn Serv.

c. En la GUC.

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El Batallón de Servicios.

d. En las Unidades.

Sección Abastecimiento de la Sub unidad de Comando y Servicios.

4.5 Apoyo Logístico en las GGUUCC

a. El apoyo Logístico en la GUC, se proporciona a partir de las Zonas de Trenes, que se


convierten en área fundamental para este apoyo.

b. La Compañía Comando y Servicios orgánica del Batallón, está organizada en Trenes de


Campaña y Trenes de Combate.

c. Los Trenes constituyen el nexo entre los Puntos de Distribución de la GU y el soldado


consumidor.

4.6 Trenes de campaña

a. La composición de los Trenes de Campaña varía con la misión, si