PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 10
TECNICO EN EJECUCION DE EVENTOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Ejecución de Eventos Deportivos y Recreativos.

 Código del Programa de Formación:664209 V1.
 Nombre del Proyecto: DESARROLLO DE ACTIVIDADES TECNICAS PARA LA EJECUCION DE
EVENTOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS CON LOS APRENDICES DEL PROGRAMA DE
DOBLE TITULACION DE LOS MUNICIPIOS DE INFLUENCIA DEL CDA - CHIA.
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: IMPLEMENTAR LOS ELEMENTOS DE LA LOGISTICA Y PLAN DE
ACTIVIDADES DEL EVENTO DEPORTIVO Y/O RECREATIVO TENIENDO EN CUENTA LA
ATENCION EN PRIMER RESPONDIENTE: MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD, LA ESCENA DEL
ACCIDENTE Y EL MANEJO DEL PACIENTE POLITRAUMATIZADO
 Competencia: EJECUCIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS DE ACUERDO CON
LOS LINEAMIENTOS Y NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS DE LA LOGÍSTICA PARA UN EVENTO DEPORTIVO Y
RECREATIVO SEGÚN LAS NECESIDADES DEL USUARIO Y POLÍTICAS ORGANIZACIONALES.
 Duración de la Guía:18 horas.

2. PRESENTACION

Estimado(a) aprendiz:

Hoy en día el tema de la logística es un tema de suma importancia para las empresas ya que estas se han
dado a la tarea de crear áreas específicas para su análisis se ha ido desarrollando a través del tiempo y en
la actualidad se ha convertido en un aspecto de suma importancia para lograr que la empresa se posicione
como del primer mundo. Antes se entendía como logística el tener el producto en el lugar indicado en el
tiempo justo al menor costo posible pero ahora esas actividades han llegado a ser mejoradas que no solo se
trata de eso ahora son todo un proceso. La logística determina y coordina en forma óptima el producto
correcto, el cliente correcto, el tiempo y lugar correctos por lo tanto la logística no es una actividad funcional
si no un modelo que permitirá reducir la incertidumbre de un futuro desconocido.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

En la logística todo comienza con el proceso de planificar, la planificación es la selección detallada de

información la cual nos va a ayudar para suponer lo que puede pasar en el futuro permitiéndonos realizar
las debidas actividades y poder alcanzar los objetivos organizacionales, esta misma nos ayuda a minimizar
la incertidumbre logrando un desempeño eficiente.

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La red de la logística está basada en la toma de decisiones que puedan optimizar su buen funcionamiento
esto hace referencia a la búsqueda y mejora de una actividad.

La logística puede partir de varios conceptos pero en dos de ellos es en donde más presencia hace los
cuales son el transporte, la infraestructura:

 El transporte se puede considerar como un elemento de suma importancia en la logística la

capacidad de poder entregar las mercancías o servicios a tiempo con el precio y calidad adecuada
logra la satisfacción del cliente.

 La infraestructura juega un papel importante en la logística ya que sin ella no existirían rutas lo
suficientemente adecuadas para el transporte y no se cumpliría con los objetivos aunque está aún
carece de mejoramiento.

Otros factores que intervienen en la evolución de la logística son el aumento en las líneas de producción, la
cadena de distribución quiere mantener cada vez menos inventarios, desarrollo de los sistemas de
información.

Para llegar a lograr tener un buen funcionamiento de la logística se necesita que exista una organización
formal, una logística a nivel gerencial con un concepto de valor agregado, orientación al cliente, alta
flexibilidad para el manejo de situaciones inesperadas y entender que la logística forma parte del sistema
operativo.

ACTIVIDADES A REALIZAR :

 REALICE UN COLASH DONDE PUEDA EXPLICAR POR MEDIO DE IMÁGENES LO

REFERENTE A LA LOGISTICA DE EVENTOS DEPORTIVOS

3.1 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para

el aprendizaje.

Pensar en organizar, planificar un evento deportivo la logística requiere unificar los esfuerzos de un grupo
de personas para satisfacer las necesidades de un público objeto, y dar cumplimiento a los objetivos
organizacionales en términos de eficiencia y eficacia, buscando la rentabilidad social y/o económica de
dicho evento.

Se hace necesario identificar el tipo de evento, la duración, su contenido, el período del año en el cual se
realiza, los recursos disponibles para su ejecución, etc, en fin, una serie de condiciones, que su no
contemplación, induciría a cometer errores que posiblemente harían fracasar el éxito del mismo.Las
características de un evento recreativo son totalmente diferentes a las de un evento deportivo, pues el fin de
ambas actividades es diferente.

El evento recreativo contempla formas que le permiten al organizador disponer de metodologías, coberturas
y utilización de los recursos para atender el cometido, diferentes a las utilizadas en los eventos deportivos.

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Tomado Organización de un Evento Deportivo (fase de Definición, Configuración del evento) PLAN
ESTRATÉGICO.Magaz-González, A.M.1 y Fanjul-Suárez, J.L.2.

ACTIVIDADES A REALIZAR :

 EN ESTE CUADRO ENCONTRARA LA RECOPILACIÓN DE LAS FASES DE LA LOGÍSTICA

QUE DEBEN TENER EN CUENTA PARA UN EVENTO DEPORTIVO: ANALICE CADA UNO DE
LOS ÍTEM Y CONFIGURE ESTE MISMO CUADRO CON UN EVENTO DEPORTIVO QUE USTED
QUIERA DESARROLLAR, RECUERDE QUE DEBE SER MUY IMPORTANTE TENER CLARIDAD
CON LO QUE SE QUIERE LOGRAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO.
PLAN ESTRATÉGICO DESDE LA LOGÍSTICA

3.2 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). GFPI-F-019 V03

 IMPORTANCIA DE LA LOGISTICA

Actualmente, la logística es un tema muy importante para las empresas que se encuentran en lucha
constante por ser parte del primer mundo. Pero, ¿qué es la logística?

Se entiende por logística al conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los
recursos necesarios para realizar una actividad principal en tiempo, forma y al menor costo en un marco de
productividad y calidad. Es decir, la logística es la encargada de la distribución eficiente de los productos de
una determinada empresa con un menor costo y un excelente servicio al cliente.

Ahora bien, en términos empresariales se entiende por logística, al proceso de gerencia estratégicamente el
movimiento y almacenamiento de materias primas, partes y productos terminados, desde los proveedores a
través de la empresa hasta el usuario final, debido a que se afirma que el producto adquiere su valor cuando
el cliente lo recibe en el tiempo, forma adecuada y al menor costo posible.

La logística como actividad empresarial es antigua y se podría decir que es lo que antes se conocía como
distribución. Tiene sus orígenes en la actividad militar, que desarrolló esta herramienta para abastecer a las
tropas con los recursos y abastecimientos (municiones, armas, etc) necesarios para afrontar las largas
jornadas y los campamentos en situación de guerra. Al ámbito empresarial trascendió hace unas cuatro
décadas y ha sido en éste donde ha encontrado su mayor campo de desarrollo.

La logística determina y coordina en forma óptima el producto correcto, el cliente correcto, el lugar correcto y
el tiempo correcto. Si asumimos que el rol del mercadeo es estimular la demanda, el rol de la logística será
precisamente satisfacerla.

De un tiempo para acá, la función logística empresarial ha tomado fuerza debido a que los mercados se han
vuelto más exigentes, las firmas tienen que competir con empresas de todo el mundo y deben atender de la
mejor manera a todos y cada uno de sus clientes, además, la aparición de nuevas tecnologías de
información han traído como consecuencia menores tiempos y costos de transacción, esto ha obligado a las
empresas a tomar más en serio la gestión logística si es que quieren seguir siendo competitivas.

Anteriormente la logística era solamente, tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al
menor costo posible, actualmente éstas actividades aparentemente sencillas ha sido redefinido y ahora son
todo un proceso.

ÁREAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

En las áreas de un evento se recogen todas las funciones en la ejecución del proyecto. Independientemente
del organigrama del evento, aunque relacionado, existen áreas visibles, para centralizar en cada una, las
diferentes tareas antes señaladas. Al frente de todas ellas hay un responsable y detrás de éste, personal
con tantas tareas como sea necesario. Ello implica, por tanto, disponer de un organigrama, una estructura
organizativa dentro de cada área, un plan de necesidades de puestos de trabajo, un presupuesto para cada
una y un plan de coordinación con todas las demás áreas, pero especialmente de unas con algunas. Cada
evento requiere una organización más conveniente según sus características, de forma que las áreas en la
organización del evento están supeditadas a sus planes estratégico, estructural y operativo, a las
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dimensiones del mismo, a la macroestructura de la organización que lo lleva a cabo, a la complejidad o a la
tipología de evento. Y por tanto, éstas pueden variar de un evento a otro. Añó (2003) distingue áreas de tipo
económico y de promoción del evento: marketing, económica y administración, recursos humanos,
ceremonias, promoción, medios de comunicación, publicaciones, protocolo; y áreas técnicas y de
infraestructura: instalaciones, técnica-deportiva, seguridad, médica, alojamientos, transportes,
acreditaciones, asesoría jurídica. Desbordes et al. (2006) proponen áreas: administrativa y financiera,
legislativa y de seguridad, comunicación y medios, comercial y de patrocinio, logística y deportiva. Nuestra
propuesta consiste en centrar todas las operaciones en 7 grandes áreas o divisiones: Marketing, Relaciones
Públicas, Protocolo, Técnico deportiva, Tecnología de la Comunicación, Económico Administrativa y
Logística. TOMADO DE Magaz-González, A.M.1 y Fanjul-Suárez, J.L.2. Organización de eventos
deportivos y gestión de proyectos: factores, fases, áreas.

ÁREA DE MARKETING

 Tiene como objetivo principal la venta del evento a diferentes mercados.

 Diseña y produce la campaña de publicidad de la organización y del evento en sí.
 Selecciona, el grupo de mercado al que dirigir sus acciones: segmentación del mercado.
 Decide, diseña, elabora logotipos, emblemas, anagramas, del evento, trofeos, uniformes, obsequios
para participantes y VIPS: medallas, copas, placas, ropa, etc.

PROMOCIÓN:
 Decide, diseña el mensaje y la campaña de promoción del evento en diferentes medios, a distintos
mercados, por diferentes medios (web, correo electrónico, prensa, películas, revistas, televisiones,
otros actos, en competiciones deportivas, vallas publicitarias, avionetas, dípticos, etc.)
 Diseña programas paralelos deportivos para la promoción del evento: eventos populares.
 Decide, produce, contrata, productos de promoción y merchandising: camisetas, mascotas,
bolígrafos, regalos, muestras de recuerdo, logotipos, fotografías autografiadas.
 Diseña y planifica la distribución de entradas. Diseña, coordina la fuerza de ventas.

PUBLICACIONES:
 Diseña canalización de recogida de información y distribución.
 Diseña, edita, publicaciones del evento: dípticos, carteles, páginas web, etc.
 Decide y elabora los documentos y publicaciones de prestigio e imagen del evento: reportajes,
películas, libros, póster, etc.
 Decide, diseña, edita material impreso, papelería: entradas, invitaciones, carné, taquillaje.
ÁREA DE PROTOCOLO
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 Lleva relación con los VIPS: invitaciones, asientos, catering, recepciones, transporte, recogida y
alojamiento, discursos, etc.
 Decide, diseña ornamentación y protocolo: etiqueta, banderas, himnos, ceremonias, llegadas,
presentaciones, actos oficiales, entrega de trofeos, intervenciones, apertura y clausura, azafatas,
etc.
 Diseña, organiza actos complementarios: culturales, recreativos, etc.
 Realiza traducciones y asistencia a delegaciones que se soliciten.
 Realiza el calendario de actos y ceremonias.

ÁREA TÉCNICO DEPORTIVA

 Decide actuaciones en el desarrollo de la competición deportiva.

 Coordina actuación de jueces, árbitros, cronometradores, anotadores, jefes de pista.
 Detalla calendario y franjas diarias de competición, horarios de actuaciones. Marca pautas horarias
de pruebas.
 planifica ensayos de competición, con horario de entrenamientos y de competiciones, circulaciones
de deportistas, jueces, etc.
 Supervisa las normas federativas y complementarias referidas a concursos y competiciones.
 Controla participantes, resultados, doping, coordinándose con otras áreas.

AREA DE RELACIONES PÚBLICAS

 Lleva las relaciones comerciales con entidades y empresas a efectos de publicidad, venta, alquiler,
regalo de productos y promoción del evento.
 Diseña estrategias para la búsqueda de patrocinadores y acciones comerciales con otras empresas,
para la venta del evento y para la fidelización de los patrocinadores.
 Diseña y organiza la colaboración entre los medios de comunicación, el evento y los patrocinadores
y espónsores.
 Diseña y organiza las acciones de relaciones públicas entre los patrocinadores y espónsores y el
público general.
 Lleva la relación con los Medios de difusión: prensa, radio, televisión.
 Informa sobre el acto: su estado de evolución y su desarrollo. difusión, promoción.
 Dispone de instalaciones y condiciones de trabajo para los medios.
 Dispone de locutores y prepara su actuación, horarios, lugares, acreditaciones.
 Prepara, coordina, dirige las ruedas de prensa.
 Prepara información: recopila noticias de diferentes áreas, de interés general.
 Recopila fotografías e imágenes para las publicaciones.
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 Elabora comunicados, dossieres de prensa, conferencias, participa en las entrevistas.
 Diseña un sistema computarizado de clasificación junto con el área de Tecnología.

ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN

 Diseña el sistema de comunicaciones: intercomunicadores, megáfonos, radiotransmisores.

 Diseña la comunicación por red de toda la organización: intranet, etc.
 Diseña puestos de tecnología, para la recepción, tratamiento y envío de información de todo tipo:
datos competición, estadísticas, etc.
 Confecciona programas informáticos apropiados al evento.
 Da soporte técnico y de mantenimiento a los operadores.
 Supervisa la tecnología en instalaciones, material, deportivo: mantenimiento, cumplimiento de
exigencias técnicas, etc.
 Gestiona los resultados informatizados de las competiciones, y del resto.

ÁREA ECONÓMICA Y ADMINISTRACIÓN

 Elabora el presupuesto y la contabilidad del evento, por áreas, por tareas, por partidas.
 Realiza negociaciones económicas.
 Realiza las compras de bienes y el pago de haberes.
 Gestión y control económico-financiero y fiscal.
 Controla inscripciones, permisos, seguros, documentación, autorizaciones.
 Levanta actas de reuniones.

RECURSOS HUMANOS:
 Diseña puestos, categorías y características de puestos de trabajo: salarios, vacaciones.
 Realiza la gestión de personal: captación, selección, contratación, formación, etc.
 Determina tipos de contratación de diferentes tipos de recursos humanos.
 Realiza gestión de horarios, permisos, licencias, bajas, vacaciones.
 Realiza gestiones de subcontratación, externalización de servicios y contrataciones.
 Impulsa estrategias de motivación, plus de productividad.

ACREDITACIONES:
 Diseña las necesidades de acreditaciones.
 Diseña circulaciones de personas según acreditación: lugares comunes, restringidos.

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 ASESORÍA JURÍDICA:
 Solicita permisos, licencias, seguros.
 Supervisa documentación legal de contratos, licencias, reglamentos, seguros …
 Crea pliegos de condiciones, reglamentos y normativas propias.
 Da cobertura legal a todas las áreas.
ÁREA LOGÍSTICA

 Infraestructura, instalaciones y equipamiento:

 Planifica todas las necesidades de instalaciones: espacios deportivos, cronometrajes, señalización,
vestuarios, circulaciones, iluminación, etc.
 Contrata, alquila, adquiere, dispone todo lo necesario para el evento: podio, pancartas, andamios,
equipo de megafonía, escenarios, etc.
 Diseña un plan de actuación de mantenimiento y reparación de averías y roturas, tanto de
infraestructuras como de instalaciones deportivas.
 Confecciona el horario de uso de las instalaciones.
 Cataloga, almacena, ordena pedidos y material.
 Recoge, desmonta, guarda, material.
 Decide, dispone, prevé circulaciones de personas, material, y vehículos.
 Acondiciona, mantiene, instalaciones y equipamiento deportivo, espacios deportivos.

ALOJAMIENTO:
 Planifica la necesidad de alojamiento: Decide hoteles, residencias, albergues apropiados.
 Prepara recepción, distribución de habitaciones, coordina ocupación.
 Organización del catering: selección, supervisión menús, compra y abastecimiento necesario.

TRANSPORTE:
 Decide, selecciona, contrata, medios de transporte más adecuados.
 Coordina salidas, recogidas, llegadas de transportes. Se coordina con la policía municipal.
 Circulación de vehículos, de entrada, salida, recorridos. Así como la seguridad y vigilancia en los
estacionamientos y circulaciones.
 Se ocupa del aparcamiento de vehículos en diferentes zonas: público, participantes, autoridades.
 Solicita permisos en caso de invadir lugares públicos.
 Supervisa el buen funcionamiento y el mantenimiento de los vehículos.
 Atención a disminuidos.

SEGURIDAD:
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  Realiza la valoración de la dificultad en cada momento para crear servicios de seguridad.Diseña
plan de seguridad y evacuación con área médica y protección civil.
 Vela por la seguridad e integridad de personas, instalaciones, espectadores, participantes, VIPS,
equipamientos, etc.
 Diseña plan para evitar accidentes, incendios, inundaciones. Prevé actuación en caso de que
ocurran.
 Dispone las medidas oportunas para evitar actos vandálicos: envases de cristal, bengalas, palos.
 Dispone la seguridad y el control en la entrada de público: circulaciones, localización de asientos.
 Decide, coloca paneles indicadores. Situación, dirección, ubicación, etc.
 Se coordina con entidades públicas y privadas: Bomberos, Protección Civil, Policía Nacional, etc.
 Asistencia Médica:
 Elabora manual de actuación, evacuación, emergencia, prevención riesgos.
 Avituallamiento de dotaciones y medios necesarios: personal, ambulancias, equipos sanitarios,
lugares de ubicación.
 Controla actuaciones en materia de dopaje.
 Presta asistencia médica y de urgencia.
 Coordina con organismos de apoyo: Protección Civil, Cruz Roja, etc.

Tomado de magaz-gonzález, a.m.1 y fanjul-suárez, j.l.2 Organización de eventos deportivos y

gestión de proyectos: factores, fases y áreas pag 162, 163, 164.

ACTIVIDADES A REALIZAR :

 REALICE UN ENSAYO DONDE ANALICE LA IMPORTANCIA DE LA LOGISTICA Y LAS AREAS

PARA ELABORA UN EVENTO DEPORTIVO. PARA LA PRESENTACION DEL ENSAYO: UNA
HOJA Y MEDIA ARIAL 12, ESPACIO 1.15.

3.3 Actividades de transferencia del conocimiento.

ACTIVIDADES A REALIZAR :

 SE DIVIDIRA EL GRUPO EN TRES SUBGRUPOS Y SE REPARTIRAN ROLES DONDE PUEDAN

DISEÑAR UN TORNEO O UN EVENTO RECREATIVO EN EL CUAL DESARROLLARAN CADA
UNO DE LOS ITEMS DE LA LOGISTICA Y LAS ÁREAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO DEPORTIVO MENCIONADAS EN LA GUIA

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evaluación generación documentos conservación equipos de laboratorio (Hojas de vida, mantenimientos

preventivos y correctivos).

Ambiente de Aprendizaje: Laboratorio (Aula, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de

seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente.
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Materiales de Laboratorio: TV, VIDEO BEAM, COMPUTADORES INTERNET, PAPEL OFICIO,
MARCADORES, CARTULINAS, PAPEL PERIODICO.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : APLICA LA NORMATIVIDAD MESA REDONDA

COLASH EXPLICATIVO VIGENTE DE LOS
SOPA DE LETRAS ESCENARIOS PARA LA SOCIALIZACION
REALIZACIÓN DE UN
Evidencias de Desempeño:
EVENTO DEPORTIVO PRUEBA PLATAFORMA LMS
EXPOSICIONES Y RECREATIVO DE ACUERDO
Evidencias de Producto: CON LAS CARACTERÍSTICAS
EVENTO DEPORTIVO POR DEL EVENTO.
AREAS LOGISTICA.
ELABORA ACTIVIDADES DE
PRUEBA PLATAFORMA ACUERDO A LO
ESTABLECIDO EN EL PLAN
DE ACCIÓN.

ESTRUCTURA GENERAL DE
UN EVENTO: CONCEPTO.
CARACTERÍSTICAS,
IDENTIFICACIÓN,
INFRAESTRUCTURA Y
PRESUPUESTO. OBJETIVOS:
GENERAL Y ESPECÍFICOS.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

ADMINISTRADOR DE MATERIALES Administra el inventario de materias primas y/o partes necesario para
la producción. Responsable de los niveles del inventario de insumos. Coordinación con compras, producción
y proveedores para asegurar la confiabilidad y la eficiencia de la provisión de insumos tal que permita la
planificación de la producción. Frecuentemente responsable de la recepción, el depósito, el programa de
abastecimiento y los movimientos internos.

AGENTE DE CARGA AÉREA Cuando el transitario ejerce su actividad en el ámbito del transporte aéreo se
denomina "agente de carga aérea". Comercializa las bodegas de las líneas aéreas, constituyendo el sistema
de distribución de la carga aérea, y coordina la demanda de transporte aéreo con la oferta de las
compañías.

DESCONSOLIDACIÓN Proceso de desagrupamiento de cargas parciales con destino a su distribución a los

respectivos consignatarios.

DESTINATARIO La persona a la que se le envían mercaderías, según lo estipulado en el correspondiente

contrato.

DISTRIBUCIÓN La distribución es el instrumento de marketing que relaciona la producción con el consumo.

Su misión es poner el producto a disposición del consumidor final en la cantidad demandada, en el
momento en que lo necesite y en el lugar donde desea adquirirlo.
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6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Sport Events Organization And Project Management: Factors, Phases, Areas Magaz-González, A.M.1 Y
Fanjul-Suárez, J.L.2

Organización de Eventos Por Dennis H. Lewis Marketing de Eventos.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Titulada

Autor (es) JOSE DAVID FORERO Instructor Centro de

Desarrollo
Agroempresarial

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Adecuación
necesidades
ALEX GIOVANNI Articulación con Articulación con la
PAEZ RINCON la Media Media para el
Autor Instructor programa de
(es) Centro de Ejecución de
Desarrollo Eventos
Agroempresarial Deportivos y
Recreativos

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