FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

INSTRUCTIVO PARA PROVEEDORES DE SEGUROS BOLÍVAR

Seguros Bolívar tiene como proveedor tecnológico de facturación electrónica a Carvajal. La

plataforma de Carvajal se llama Cen Financiero.

1. CARGUE DE PROVEEDORES EN LA PLATAFORMA DE CARVAJAL

El primer paso es crear al proveedor en la plataforma de Carvajal.

a. Para esto Seguros Bolívar requiere la siguiente información del proveedor

i. Nit sin dígito de chequeo

ii. Razón social
iii. Nombres y apellidos del encargado de facturación
iv. Email de facturación (debe ser una cuenta de correo que permita recibir correos
y ver los correos que llegan a dicha cuenta. Ejemplo: usuario@empresa.com

b. Una vez cargados estos datos, se crea en forma automática el usuario y llegará un
correo al email de facturación solicitando la asignación de una clave al usuario creado.

c. Si han pasado más de 36 horas desde la llegada del correo y no se asignó la clave o en
algún momento ya no se recuerda la clave, se debe realizar el procedimiento de
recuperación de contraseña, el cual se detalla más adelante.

2. CARGUE DE FACTURAS PARA SEGUROS BOLÍVAR EN LA PLATAFORMA DE CARVAJAL

a. Para cargar facturas a Seguros Bolívar, la página a la que el proveedor debe ingresar es
la siguiente:

https://cenfinanciero.cen.biz/site/

b. Seleccionar la Opción Comprobantes y a continuación seleccionar la opción Carga

masiva.

Carga Masiva: En esta opción permite cargar los comprobante bajo siguientes
condiciones.

* Los archivos deben ser de extensión .xml, .pdf o .zip.

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 * Los archivos correspondientes a un paquete o transacción deben tener el mismo
nombre (tanto xml, como pdf, como zip que correspondan deben tener el mismo
nombre).
* El archivo xml es obligatorio.
* El tamaño máximo permitido para el zip es de 2MB.
* Se puede seleccionar hasta 90 archivos.
* El archivo con adjuntos (.zip) debe contener solo las siguientes extensiones: .doc,
.docx, .xml, .xls, .xlsx, .jpg, .png, .pdf y .txt

c. Se selecciona el receptor de factura y los archivos con la opción de Agregar archivos. En

la pantalla se mostraran los archivos selecciondos, en esta pantalla se seleccionan que
archivos cargar en la columna selección y finalmente se da click a la opción cargar.

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d. En la siguiente pantalla se presenta las validaciones y el resultado de esas validaciones.

e. En esta pantalla se puede seleccionar los archivos que se desean eliminar porque no
cumplieron las validaciones; en el caso de que se deseen procesar todos los archivos no
hay necesidad de seleccionarlos y simplemente se hace click en la opción continuar .

Al realizar el anterior proceso el documento se procesa satisfactoriamente.

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 f. El detalle del procesamiento se encontrara en el visor de trazabilidad.

3. PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA EN LA PLATAFORMA DE CARVAJAL

a. Ingresar a la página https://cenfinanciero.cen.biz/site/

b. Digitar login
c. Dar click en ¿Olvidaste tu contraseña? Haz clic aquí

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d. Digitar usuario y confirmarlo (el usuario es la cuenta de correo con la cual Seguros
Bolívar registró al proveedor)
e. Dar click en el botón Restaurar

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f. El sistema enviará un correo al usuario con las indicaciones para restaurar la
contraseña

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g. Seguir las instrucciones del correo

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4. SOPORTE TÉCNICO DADO POR CARVAJAL A LOS PROVEEDORES DE SEGUROS BOLÍVAR:

Carvajal ha dispuesto una línea de atención para que en caso de que sea necesario, atender a
todos los proveedores cuyos clientes tienen como proveedor tecnológico de facturación
electrónica a Carvajal. En caso de requerir algún soporte o tener dudas respecto a la utilización
de su plataforma, los proveedores pueden comunicarse directamente a los siguientes
teléfonos:

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5. PROCEDIMIENTO PARA CARGUE DE ADJUNTOS A LAS FACTURAS EN LA PÁGINA DE SEGUROS
BOLÍVAR

Los adjuntos a las facturas son los documentos que soportan el valor cobrado en la factura. En
esta categoría incluimos toda la documentación relacionada con autorizaciones de clientes,
soportes de los valores cobrados, historias clínicas, etc., y éstos deben ser cargados como
archivo comprimido .zip en la plataforma de Carvajal, en forma simultánea con el archivo.xml y
el archivo .pdf de la factura.

Sin embargo, debido a que la plataforma de Carvajal no permite subir archivos adjuntos
mayores a 2Mb, ni archivos con extensión diferente a .zip, o en caso de que por algún otro
motivo los archivos adjuntos no se hayan podido subir a través de la plataforma de Carvajal,
Seguros Bolívar desarrolló una opción para permitir subir adjuntos asociados a facturas que ya
nos hayan enviado los proveedores.

El procedimiento para subir los adjuntos a través de la opción de Seguros Bolívar es la

siguiente:

1. Ingresar a la página www.segurosbolivar.com

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2. Desplazarse hacia abajo casi hasta el final de la página, y dar click en la opción Proveedores

3. Aparece la liguiente pantalla:

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4. Dar click en la opción INGRESAR AHORA

5. Digitar el login y clave que normalmente utiliza el proveedor para ingresar a la opción de
notificaciones de pago. En caso de no tener login para esta opción, o no recordar la clave, el
proveedor debe comunicarse con el #322 y solicitar reactivar la clave, mencionando que es
para la opción de notificaciones de pago.

6. Una vez ingresada la clave, seleccionar la opción Facturación electrónica, y dentro de esta
opción seleccionar la pestaña GESTIÓN DE ARCHIVOS.

7. Seleccionar la compañía Bolívar a la que se envió la factura, y los demás datos que solicita la
pantalla y dar click sobre el ícono de la lupa.

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8. Los aspectos a tener en cuenta para cargar los adjuntos a través de esta opción los siguientes:

a. La factura electrónica debe haber sido enviada ya a Seguros Bolívar

b. Se debe seleccionar de la lista de compañías, la compañía correcta del grupo de

compañías de Seguros Bolívar

c. El número de factura debe escribirse exactamente igual al número de factura enviado,

esto es, incluyendo todas las letras y números.

Si alguna de estas tres condiciones no se cumple, al dar click sobre la lupa se generará un
mensaje de registro no encontrado, pues con estos datos es que garantizamos que el
adjunto va a quedar asociado a la factura correcta.

9. Una vez encontrado el registro de la factura, el paso siguiente es seleccionar el archivo desde
el computador y dar click sobre el botón Enviar.

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10. El sistema dará un mensaje de confirmación indicando que el adjunto ha sido recibido y
asociado correctamente a la factura correspondiente.

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