PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS Y CÓDIGO: VERSIÓN:

REGISTROS P-CM-01 2

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FECHA APROBACIÓN:
REVISÓ: Secretaria General APROBO: Gerente
20/09/2017

1. OBJETO

Establecer los criterios básicos para la elaboración, revisión, identificación, aprobación,

actualización y control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de
Gestión Integrado (SGI) de la empresa, para asegurar su uso adecuado y garantizar su
disponibilidad para quienes los requieran.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos internos (manuales, procedimientos, formatos, instructivos,

entre otros) y documentos externos (leyes, decretos, resoluciones, entre otros) y registros
referenciados en el SGI de la Organización.

3. REFERENCIAS

3.1 Documento: Información y su medio soporte. Abarca tanto la información contenida en el
documento en sí, como las diferentes formas que estos podrían tener tales como
documentos escritos, discos duros de computador, CD, cintas de video, audio y afiches,
entre otros.

3.2 Copia controlada: Son copias de los documentos del SGI que circulan dentro de los
procesos cumpliendo con controles establecidos, conservación, las versiones actualizadas
y buen uso por parte del usuario.

3.3 Copia no controlada: Son copias de aquellos documentos que se emiten ante solicitud de
una dependencia o usuario ocasional de la misma y que eximen al emisor de la
responsabilidad del control de actualización.

3.4 Información: Datos que poseen significado.

3.5 Documentos Internos: Aquellos que emite la empresa y que son de importancia relevante
para el buen funcionamiento de la misma.

3.6 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso, de manera
lógica y coherente, teniendo en cuenta las entradas y salidas.

3.7 Formato: Documento en el que se recopilan datos referentes a las actividades
desarrolladas en los procedimientos.

3.8 Instructivo: Documento que describe de forma detallada, el “como” desarrollar una
actividad dentro de un procedimiento.

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3.9 Registros: Documentos que contienen los resultados obtenidos y que evidencian las
actividades desempeñadas.

3.10 Plan: documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso o contrato
específico.

3.11 Legibilidad: Presentación de los documentos de tal manera que se permita visualizar la
información sin dudas ni ambigüedades.

3.12 Acceso: Disponibilidad de consulta de un registro.

3.13 Archivo: Acción de recopilar y guardar ordenadamente la información de evidencias
objetivas de los registros del SGI.

3.14 Manual: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse
en una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

3.15 Programa: Proyecto o planificación ordenada de las distintas partes o actividades que
componen algo que se va a realizar. Los programas son más específicos tienen objetivos
medibles y por ende metas que cuantifican su cumplimiento. El programa es de duración
más corta y específica.

4. METODOLOGÍA

4.1 Control de Documentos

4.1.1. Elaboración, Actualización, Revisión y Aprobación de documentos

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Enviar documento propuesta para creación, modificación o
anulación al proceso de Control y Mejora a través de correo
electrónico, especificando, nombre y código del documento, tipo
1 Líder de Proceso
de solicitud (creación, modificación, anulación), cambio a realizar
(para el caso de modificación) y motivos por el cual se realiza la
creación, modificación o anulación del documento.
El proceso de Control y Mejora responde, a través de correo
electrónico, al líder de proceso la aprobación o desaprobación de
2 Líder de Proceso
la creación, modificación o anulación del documento,
especificando las razones de la decisión.
Nota 1 Si el cambio o creación lo realiza la Gerencia, no se requiere Gerente
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aprobación del proceso control y mejora.
De ser aprobado, el líder del proceso implicado elabora o
modifica el documento de acuerdo a las especificaciones dadas
3 Líder de Proceso
anteriormente, el presente documento y la normatividad
aplicable.
Se envía el nuevo documento al proceso de Control y Mejora
Líderes de
4 para su revisión, teniendo en cuenta si cumple con la solicitud
Proceso
presentada. De ser necesario se realizan cambios.
De ser necesario se expondrá el documento a revisión de parte
Nota 2 Vigía de SST
del Vigía de SST y puede sugerir cambios.
Luego de confirmar la revisión exitosa del documento , actualizar
el formato F-CM-01 Listado Maestro de Documentos Internos,
especificando la versión vigente a partir de la fecha.

5 Líder de Proceso
Si se trata de una modificación, se debe diligenciar el formato F-
CM-02 Control de Cambios de Documentos, especificando los
cambios realizados/motivos, quien revisó, aprobó, la fecha de
aprobación y la nueva versión.
Cuando se trata de la creación de un documento, este deberá
codificarse teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el
SGI (ver numeral 4.3.1 de este procedimiento), y se registra en el
formato F-CM-01 Listado Maestro de Documentos Internos.

6 Líder de Proceso
Se deben relacionar en la caracterización del proceso u otros
documentos que se vean afectados por la creación o
modificación de documentos los cambios respectivos y tener muy
presente que todo esto genera un cambio de versión en los
documentos que sean modificados.
El documento nuevo o en su nueva versión, se agrega a la carpeta
compartida de DROPBOX: SGI INDUSTRIAL 360 SAS, en el proceso
correspondiente.
7 Se realiza divulgación del nuevo documento, de la modificación o Líder de Proceso
anulación a través de correo electrónico, comunicado emitido
por el Proceso de Control y Mejora al personal involucrado con el
nuevo documento o notificación en DROPBOX.
La versión anulada o anterior del documento se pasa a la carpeta
8 Líder de Proceso
de Obsoletos del proceso.

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4.1.2. Control de Documentos Internos

Todos los documentos del SGI son propiedad de Industrial 360 S.A.S, por lo que queda
totalmente prohibida su reproducción y distribución sin autorización.

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Todos los documentos del SGI serán administrados por el proceso
1 Líder de Proceso
de Control y Mejora, este debe garantizar su control.
Los documentos vigentes del SGI son los que se encuentran
disponibles en la carpeta compartida de DROPBOX.
2 Líder de Proceso
Se identifican mediante su código y permanecen bajo la
responsabilidad del proceso de control y mejora.
Las copias controladas están bajo la responsabilidad del proceso
Nota 1 Líder de Proceso
de Control y Mejora.
El proceso de Control y Mejora solo guardará las versiones de los
documentos obsoletos en formato digital. Ninguna persona ajena
3 Líder de Proceso
al proceso mencionado está autorizada para conservar
documentos en versiones obsoletas.
Cuando se requiera realizar una corrección en un documento por
un problema de redacción o de digitación, se solicita por correo
electrónico al proceso de Control y Mejora para que autorice las
4 modificaciones pertinentes al documento. Líder de Proceso

Esto no genera cambio de versión pero si requiere que se realice
difusión de las correcciones.
La documentación que se considere reciclaje, y contenga
información de la Empresa, se identificará con una “X” en toda la
Nota 2 Todo el personal
hoja o sello de “reutilizable” y podrá ser utilizada nuevamente
para registro.

4.1.3. Control de Documentos Externos

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Todo documento de origen externo que afecte el SGI será
1 debidamente registrado y actualizado en el formato F-CM-03 Líder de Proceso
Matriz Identificación de Requisitos Legales.
Cada líder de Proceso estará al tanto de la normatividad legal que
2 afecte el servicio de la Empresa, consultando a través de internet, Líder de Proceso
con el fin de verificar las versiones existentes en la Empresa y
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actualizarlas. Cuando se encuentren cambios en la normatividad
se deberá informar al proceso de Control y Mejora.
Cuando los documentos externos lleguen directamente a la
empresa, se debe entregar al líder del proceso al que interesa la
información, este los revisa y lo difunde al personal o procesos
3 involucrados. Líder de Proceso
Se debe informar al proceso de Control y Mejora para que este
proceda a realizar la actualización del formato F-CM-03 Matriz
Identificación de requisitos legales.

4.2. Control de Registros

4.2.1. Identificación de los registros

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Se identifica el registro Líder de Proceso
Se almacena el registro de acuerdo a las necesidades de quien lo
2 Todo el personal
utilice, sea en carpeta física o digital.
El responsable de la recopilación de los registros, debe
almacenarlos de manera que se garantice que permanezcan
3 Todo el personal
legibles, su fácil acceso y recuperación de parte de las personas
involucradas.
Se diligencia el formato F-CM-04 Control de Registros, con toda la
4 información referente a, su identificación, almacenamiento, Lìder de Proceso
protección, recuperación, retención y disposición.

4.2.2. Control de Registros

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Los registros a archivar, se recopilan una vez estén diligenciados
1 Todo el personal
totalmente.
Cualquier modificación del control de registros que se requiera,
2 Líder de Proceso
debe realizarse en el listado F-C.M-04 Control de Registros.
Para la actualización del formato F-C.M-04 Control de registros se
deben tener en cuenta los lineamientos que se listan a
continuación:
3 Colocar el nombre del proceso al que pertenece el registro, el Líder de Proceso
nombre del registro, el código del registro, la versión vigente, el
medio en que se recopila, lugar de archivo (indicar ruta específica
física o digital), como se archiva, tiempo de archivo, destino
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posterior y las restricciones de acceso.
Los lugares que contengan registros del SGI estarán debidamente
4 Líder de Proceso
identificados.

4.2.3. Protección y Retención de los Registros

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Los registros físicos, estarán salvaguardados de polvo, humedad y
1 Todo el personal
debidamente archivados en carpeta o AZ.
Los registros permanecen ordenados, limpios, sin tachones o
2 Todo el personal
enmendaduras, no estar rasgados o rotos.
De acuerdo a las necesidades del líder del proceso y a las normas
3 legales aplicables, se estimará un tiempo de retención o archivo Líder de Proceso
de los registros.

4.2.4. Recuperación de Registros

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Para proteger y salvaguardar los registros digitales del Sistema de
1 Gestión Integrado se realizará un backup mensual de todos los Gerente
documentos del SGI en el computador de la Gerencia.

4.3. Estructura de la Documentación

4.3.1. Codificación de la Documentación

El código de la documentación del SGI estará compuesto por tres campos de datos
definidos teniendo en cuenta lo siguiente:

• Primer campo: Tipo de documento

C: Caracterización
M: Manual
P: Procedimiento
PL: Plan
PR: Programa
I: Instructivo
F: Formato
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• Segundo Campo: Proceso con que se relaciona el documento

GG: Gestión Gerencial
CM: Control y Mejora
GC: Gestión Comercial
TH: Talento Humano
OP: Operativo

• Tercer campo: Número consecutivo que se asigna al documento.

4.3.2. Contenido de los Documentos

ENCABEZADO OBJETO ALCANCE REFERENCIAS METODOLOGÍA REGISTROS ANEXOS
CARACTERIZACIÓN X X X X X X X
MANUAL X X X X X - X
PROCEDIMIENTO X X X X X X X
PLAN X X X - X - -
PROGRAMA X X X X X X X
INSTRUCTIVO X X - - X - -
FORMATO X - - - - - -

4.3.3. Encabezado

• Encabezado para documentos

2. TÍTULO DEL DOCUMENTO 3. CÓDIGO 4. VERSIÓN

1. LOGOTIPO
5. ELABORÓ 6. PÁGINA

7. REVISÓ 8. APROBÓ 9. FECHA APROBACIÓN

La anterior estructura debe quedar plasmada en la parte superior de cada hoja del
documento. Lo cual se describe de la siguiente manera:

1. Logotipo: es el elemento gráfico que la empresa utiliza para representarse.
2. Título del Documento: Nombre asignado al documento
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3. Código: es la identificación del documento el cual será construida de acuerdo a los
procesos, procedimientos, instructivos y formatos que genere la empresa.
4. Versión: Corresponde a la última versión del documento.
5. Elaboró: Nombre de quien elaboró el documento.
6. Página: Número de páginas que compone el documento.
7. Revisó: Nombre de quien revisó el documento.
8. Aprobó: Nombre de quien aprobó el documento.
9. Fecha Aprobación: Fecha en que fue aprobado el documento por el proceso de control
y mejora.

• Encabezado para formatos e instructivos

3. CÓDIGO 4. VERSIÓN
1. LOGOTIPO 2. TÍTULO DEL DOCUMENTO
5. PÁGINA

5. REGISTROS

F-CM-01 Listado Maestro de Documentos Internos
F-CM-02 Control de Cambios de Documentos
F-CM-03 Matriz Identificación de Requisitos Legales
F-CM-04 Control de Registros

6. ANEXOS

N.A