CÓDIGO:

VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
P-GC-01 2

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1. OBJETO

Establecer la metodología para llevar a cabo la evaluación, selección y reevaluación de los

proveedores de bienes y servicios y contratistas de INDUSTRIAL 360 SAS.


2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la evaluación de los proveedores de bienes y servicios y

contratistas de la empresa; su selección, reevaluación e identificación de necesidades de
mejoramiento.

3. REFERENCIAS

3.1 Proveedor: Entidad o persona que suministra los productos o servicios requeridos por la
empresa.

3.2 Contratista: Persona que presta servicios profesionales a la empresa durante un
determinado tiempo según orden de servicio o contrato.

3.3 Evaluación-Reevaluación: Revisión completa y ordenada de las actividades y resultados
del desempeño de un proveedor o contratista, con referencia a los criterios definidos por
la empresa.


4. METODOLOGÍA

4.1 Compras y Contratación

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Detectar la necesidad de personal, bienes o servicios para las
1 Gerente
actividades de la empresa.
En caso de que se deba realizar compra de bienes o servicios,
solicitar cotizaciones de diferentes proveedores (Mínimo 2).

2 Gerente
En caso que se requiera un servicio de un profesional como
contratista, solicitar hojas de vida a contactos empresariales,
buscar en portales públicos de empleo, y estudiar hojas de vida.
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3 Verificar y seleccionar la mejor oferta. Gerente
En los casos de ser un proveedor o contratista con trayectoria en
Nota 1 la empresa, se tendrá como única cotización aprobada la del Gerente
mismo.
Elaborar el pedido, describiendo claramente los requisitos de
compra del bien/servicio solicitado. Apoyarse en el formato F-GC-
08 Orden de Compra.
4 Gerente

En el caso de contratistas, elaborar la solicitud de servicio
contratistas, según formato F-GC-10.
Enviar la orden de compra/solicitud de servicio contratista por
5 Gerente
correo electrónico.
Cuando se requiera un servicio de un contratista de manera
Nota 2 continua (como asesorías, proyectos, obras, entre otros), Gerente
tramitar el contrato por prestación de servicios.

4.2 Verficación De La Compra y Pagos

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Comparar el producto/servicio recibido con su respectiva factura
y orden de compra.
Gerente
1
Para el caso de contratistas, recibir la cuenta de cobro y verificar Secretaria General
que cumple con lo dispuesto en la solicitud de servicios
contratistas.
Las facturas y cuentas de cobro debe estar a nombre de Proveedores
Nota 1
INDUSTRIAL 360 S.A.S. Nit 900842561-8. Contratistas
Productos: Observación de su empaque y estado, verificación de
conformidad en la misma factura. Abrir empaque, observar, tocar
Gerente
2 y probar el producto en caso necesario.
Secretaria General
Servicios: El usuario comprueba que la ejecución del servicio se
realiza según las condiciones pactadas.
En caso de existir algún tipo de incidencia, se procederá a hacer
Gerente
3 un trámite de garantía y a resolverlo con el proveedor o
Secretaria General
contratista.
4 Archivar la Factura o cuenta de cobro. Secretaria General
Una vez se realice el pago de la factura o cuenta de cobro,
Gerente
5 informar al proveedor/contratista por correo para verificar el
Secretaria General
recibido del pago.


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4.3 Selección de Proveedores y Contratistas

Se consideran proveedores y contratistas aprobados, todos los que aparecen en el registro: F-
GC-06 Base de Datos Proveedores.

ANTES DE CUALQUIER COMPRA O SOLICITUD DE SERVICIO SE DEBE REALIZAR LA SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR O CONTRATISTA.

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Diligenciar el formato F-GC-11 Selección de proveedores y
contratistas y enviarlo vía correo electrónico a la empresa con la
documentación requerida, como mínimo se aceptan:
• Fotocopia del RUT
Contratista
1 • Certificado de Cámara de Comercio no superior a tres (3)
Proveedor
meses (si aplica)
• Certificado de cuenta bancaria
• Una referencia comercial
• Copia de cédula de representante legal o contratista
Una vez recibido los documentos por parte del proveedor, aplicar
Gerente
2 la Evaluación según formato F-GC-04, y dar un veredicto sobre su
Secretaria General
aprobación.
Registrar en el formato F-GC-06 BASE DE DATOS PROVEEDORES,
Gerente
3 a partir de la fecha de aprobación, los proveedores de la
Secretaria General
empresa.
El registro debe permanecer al alcance de quien los utiliza, y sólo
4 debe comprarse o contratarse con los que aparecen en éste Gerente
listado.

4.4 Reevaluación de Proveedores y Contratistas

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Desarrollar una comprobación efectiva de que el
proveedor/contratista mantiene regularmente la calidad de los
1 bienes y servicios solicitados y cumple los requisitos de la Gerente
empresa y normativos, realizando anualmente una reevaluación,
apoyada en el formato F-GC-04.
Retroalimentar a los proveedores/contratistas, enviándoles un
2 informe sobre los resultados y aspectos de mejoramiento, a Gerente
través de correo electrónico.
Retirar de la base de datos de proveedores aquellos que
3 Gerente
presenten puntajes inferiores a 3.0 puntos, e informarle vía
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correo electrónico.

5. REGISTROS

F-GC-04 EVALUACIÓN PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
F-GC-06 BASE DE DATOS PROVEEDORES
F-GC-08 ORDEN DE COMPRA
F-GC-10 SOLICITUD SERVICIOS CONTRATISTA
F-GC-11 SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS


6. ANEXOS

N/A