PLANIFICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

UNIDADES DE APRENDIZAJE OBJETIVO DEL CURSO

Aplicación una metodología que asegure una Estructurar la planificación del sistema de gestión
planificación adecuada del SGC, para la de la calidad, política de calidad, objetivos de
mejora del desempeño.
calidad, riesgos y oportunidades, apoyados en el
contexto de la organización, y los requisitos de las
partes interesadas previamente identificados por la
organización.
DURACIÓN MATERIAL A CONTENIDO DEL CURSO
ENTREGAR
16 Horas Memorias y cuaderno de
Componentes de la planificación
apuntes.
Enfoques de la planificación de la calidad
Riesgos y oportunidades
BIBLIOGRAFIA
La estrategia y su despliegue.
ISO 9000 y la planificación de calidad Política y objetivos de calidad
Seguimiento medición análisis y mejora Roles y responsabilidades
Planificación de cambios.
PRE REQUISITO

Contexto

11PPL02-V2
1
PLANIFICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA MEJORA
DEL DESEMPEÑO

De la Estrategia
a la Operación

11PPL02-V2
2
11PPL02-V2 2
RELACIÓN CON LA ESTRUCTURA DE ALTO
NIVEL
4. Contexto de la organización

5. Liderazgo

A 10. Mejora 6. Planificación P

9. Evaluación Este curso se

V del desempeño
desarrolla para la
comprensión de la
7. Apoyo Planificación del
SGC

H 8. Operación

11PPL02-V2
3
 MAPA CONCEPTUAL

11PPL02-V2
4
11PPL01-V1 4
 PLANIFICACIÓN GENERAL DEL SGC
16 Horas

Objetivos
PLANIFICACIÓN Contenidos
GENERAL DEL SGC
Estructurar la • Componentes de la
planificación del planificación
sistema de gestión de • Enfoques de la
la calidad, política de planificación de la calidad
Unidades de aprendizaje Cap. 6.1
calidad, objetivos de • Riesgos y oportunidades
calidad, riesgos y T
• La estrategia y su
oportunidades, despliegue.
apoyados en el • Política y objetivos de
contexto de la Cap. 6.2
calidad T
organización, y los
Aplicación de una requisitos de las • Roles y responsabilidades
metodología que asegure partes interesadas • Planificación de cambios.
una planificación adecuada Cap. 6.3
previamente
del SGC, para la mejora del identificados por la
desempeño organización.

11PPL02-V2
5
¡Recordemos!
¿Que queremos lograr?
(Estrategia, Política,
objetivos, intenciones,
sueños, propósitos,
meta).
¿Como lo vamos a
lograr? (Actividades,
procesos,
Parte de la gestión enfocada hacia procedimientos,
el establecimiento de Políticas, métodos, estrategias).
riesgos, objetivos, a la ¿Con que lo vamos a
especificación de los procesos lograr? (Recursos:
necesarios y de los recursos Personas, económicos,
relacionados para cumplir los infraestructura,
Acciones para mejorar el
objetivos. tecnología, tiempo,
desempeño de los Procesos,
cuando sea necesario. información, logística).
¿Cómo evaluar los

A P resultados?

Seguimiento , medición de los

procesos , los productos y
V H
servicios resultantes respecto a
las políticas, los objetivos y los Desempeño (Resultados o salidas),
requisitos, e informar sobre los productos y/o servicios.
resultados.

11PPL02-V2
6
Componentes de la planeación
del sistema de gestión
de la calidad

11PPL02-V2
7
11PPL01-V1 7
Componentes de la Planeación del Sistema de
Gestión de la Calidad (Sistemático)
T P 5.2 4.1
ESTRATEGIA
S E

Objetivos Objetivos Objetivos 6.2

4.4

4.1

Sistema de gestión
5.3 Roles ORGANIZACIÓN
Responsables
Factores externos

Autoridad 4.2
Contexto

de calidad
Factores Internos

4.2
Contexto

4.2

4.1
6.3

4.2
A D
6.1.1 Riesgo
F O

Alcance 4.3

11PPL02-V2
8
Componentes de la Planeación del Sistema de
Gestión de la Calidad (Operacional)

Procesos del Negocio 8.1

8.3 Diseño
Operaciones
de realización y
o prestación de
servicios

8.5

11PPL02-V2
9
ENFOQUE DE LA PLANEACIÓN
DE LA CALIDAD

11PPL02-V2
10
11PPL01-V1 10
Enfoque de la Planeación de la Calidad

Tipo de Alcance Responsable ¿Cuándo aplicarla?

Planificación
Planificación estratégica Establecer directrices Alta Dirección y grupo Como parte de la Planeación estratégica o
de la calidad estratégicas para el directivo direccionamiento estratégico del negocio, en la
definición de directrices, políticas y objetivos de
sistema de gestión de la calidad.
calidad.
Planificación del Sistema Determinar la estructura Alta Dirección y grupo En la definición de un sistema de gestión , de
de Gestión de la calidad del sistema de gestión de directivo acuerdo con los requisitos de una norma técnica.
la calidad y sus procesos. Para implementar cambios en el sistema de gestión
Responsables de los de una organización, de manea ordenada y
procesos coherente con la estructura existente.(Por ejemplo,
nuevos procesos, maquinaria estructura
organizacional etc.)

Para establecer un proceso estructurado que permita

el mejoramiento del os procesos de la organización.

Planificación y control Establecer los productos Responsables de los Para la planeación de procesos, actividades .
operacional. que satisfacen las procesos Para la planeación de productos y servicios.
Como parte de las actividades para desarrollar un
necesidades del cliente y Diseño de productos o producto o servicio.
las especificaciones de su servicios.
realización.
Responsables de la
producción y/o
prestación de servicios.
Fuente: ISO 9000 Y la Planificación de la Calidad pg 13
Francisco José Lopez Carrizosa. ICONTEC

11PPL02-V2
11
 PLANIFICACIÓN BASADA EN
RIESGOS Y OPORTUNIDADES

11PPL02-V2
12
11PPL01-V1 12
Proceso de Gestión del Riesgo
COMUNICACIÓN Y CONSULTA

Establecer el contexto

MONITOREO Y REVISION
Identificar los riesgos

EVALUACION DEL
RIESGO
Analizar los riesgos

Evaluar los riesgos

Tratar el riesgo

11PPL02-V2
13
 Identificación del riesgo: Componentes
• Aquello que tiene el potencial intrínseco para hacer
Fuente daño o generar oportunidades

• Aquello que ocurre, de manera que la fuente de riesgo

Evento / Incidente genera un impacto

• Un resultado o impacto sobre un grupo de partes

Consecuencia involucradas y recursos

• El qué y por qué de la presencia del peligro o evento

Causa que ocurre

Controles • Controles establecidos y su nivel de eficacia

Cuando / Donde • Cuando puede ocurrir el riesgo y dónde puede ocurrir

11PPL02-V2
14 14
3 Paso

Análisis del riesgo

11PPL02-V2
15 15
3 Paso
Análisis del riesgo
El análisis del riesgo se puede realizar con diversos grados de detalle, dependiendo del
riesgo, el propósito del análisis y la información, datos y recursos disponibles.

• En donde no hay disponibles datos numéricos o son

Cualitativa insuficientes.
• No es necesaria una precisión del análisis

Semicuantitativa • Combinación de variables cuantitativas

• Cuando la consecuencia y la posibilidad es cuantificable

Cuantitativa • Existencia de datos numéricos detallados para un análisis

11PPL02-V2
16 16
 Probabilidad
Nivel Probabilidad Descripción

Se espera que ocurra en la mayoría de las

5 Casi cierto
circunstancias.
Puede probablemente ocurrir en la mayoría de las
4 Probable
circunstancias.
3 Posible Es posible que ocurra algunas veces.

2 Improbable Podría ocurrir algunas veces.

Puede ocurrir solamente en circunstancias
1 Raro
excepcionales.
Es empleado si no se cuenta con datos anteriores del comportamiento del riesgo

11PPL02-V2
17 17
 Frecuencia

Valor Frecuencia Descripción

1 Baja Un caso entre 6 y 12 meses

2 Media Un caso ente 1 y 6 meses

3 Alta Ente 1 y 10 casos en 15 días

4 Muy Alta Mas de 10 casos en 8 días

Es empleado si se cuenta con datos anteriores del comportamiento del riesgo

11PPL02-V2
18 18
 Consecuencia o impacto
Nivel Consecuencia Descripción

1 Insignificante Nivel de daño y pérdidas financieras pequeñas.

Pérdida financiera media; tratamiento de primeros auxilios

2 Menor
en el sitio; efectos ambientales detenidos en el sitio.
Pérdida financiera alta; requiere tratamiento médico;
3 Moderada
descargas se detienen en el sitio con ayuda externa.
Pérdidas financieras considerables; lesiones grandes;
4 Mayor pérdidas de capacidad de producción; descargas fuera del
sitio sin efectos perjudiciales.
Pérdida financiera enorme; muerte; liberación de tóxicos
5 Catastrófica
fuera del sitio con efecto perjudicial.

11PPL02-V2
19
 Nivel de Perdida

Valor Impacto Económicos Humanas Imagen

Solo de
Perdidas hasta conocimiento de
5 Leve Sin lesiones
$500.000 un cliente o
beneficiario.
Perdidas entre Solo de
Lesiones leves sin
10 Moderado $500.001 y conocimiento en
y con incapacidad
$2´000.000 las instalaciones
Perdidas entre
De conocimiento
20 Grave $2´000.001 y Victimas graves
a nivel local
$10’000.000
Mas de De conocimiento
50 Catastrófico Muertos
$10’000.000 a nivel regional

Se puede basar en los aspectos mas importantes que pueden ser afectadas por la materialización
de los riesgos.
Fuente: La Administración de Riesgos Empresariales
Quijano Mejía Rubi Consuelo .Publicaciones EAFIT

11PPL02-V2
20
4 Paso
Evaluación de riesgos

¿Aceptable?

¿Grave?

¿Inaceptable?

11PPL02-V2
21
4 Paso
Evaluación de riesgos

11PPL02-V2
22 22
 Paso
4 Evaluación de riesgos
Posibilidad o Consecuencias o Impacto
frecuencia
Leve Moderado Grave Catastrófico
5 10 20 50
4 Muy Alta Tolerable Grave Inaceptable Inaceptable
20 40 80 200
3 Alta Tolerable Grave Grave Inaceptable
15 30 60 150
2 Media Tolerable Tolerable Grave Inaceptable
10 20 40 100
1 Baja Aceptable Tolerable Tolerable Graves
5 10 20 50

Riesgo Inaceptable: se necesita atención de la alta dirección, especificar planes de acción y responsabilidad de la dirección.
Riesgo Grave: Gestionar mediante procedimientos de monitoreo o respuesta específicos, con responsabilidad especificada de la alta
dirección.
Bajo Tolerable: Gestionar mediante procedimientos de rutina, es poco probable que se necesite la aplicación específica de recursos.

Fuente: La Administración de Riesgos Empresariales

Quijano Mejía Rubi Consuelo .Publicaciones EAFIT

11PPL02-V2
23
 Ejemplo Riesgos por proceso

Procesos Clasificaci
Riesgo Actividad Efecto Causa NP NC NPR Medidas de tratamiento
ón
Producción
Daño herramientas Ensamble Paro de Impericia o
neumáticas líneas falta de
entrenamiento
Daño en Prevenir el riesgo.
producto Incumplimiento 4 50 200 Inaceptable Proteger la empresa.
terminado del plan de Transferir el riesgo.
mantenimiento

Compras
Varada de vehículo Molestia del Incumplimiento
Transporte cliente del plan de
de carga mantenimiento
Paro de
producción Prevenir el riesgo.
4 10 40 Grave Proteger la empresa.
Perdida de Transferir el riesgo.
negocios de
oportunidad
Gestión
estratégica Perdida de utilidad Venta de Incremento Recuperación 4 50 200 Prevenir el riesgo.
productos en el costo de del costo de Proteger la empresa.
de venta la falla en la Inaceptable
producción. Transferir el riesgo.

11PPL02-V2
24
 Ejemplo de oportunidades

FACTORES DE INCIDENCIA
Plan
Parte Descripción Estrategia
interesada
Objetivo
de Contexto
Procesos Oportunidad Fortalezas acción Tiempo Beneficios TOTAL
FO Consto Personal
tentativo requeri
a incurrir Requerido
Proceso u
do empresa

Cliente Mejora de Perdidas por Producción Rediseño de Personal con Mejora de Formar al 5 3 3 1 45
desempeño ineficiencias
o daños en
procesos experiencia

Presupuesto
competenci
as del
personal
personal en
simulación
de procesos
?
productos o
para mejoras
equipos significativas

Proveedor Oportunidad Perdidas de Compras Gestión Flotas Mejora Desarrollar 3 3 3 1 27

en entregas imagen Logística dedicadas flete en la programa
frente al los integral asignación conjunto de
de viajes Fidelización
clientes por
compensad de
deficiencias os transportad
en entregas ores

Alta Eficiencia en Perdidas Gestión Costo de Sistema de Establecer Adquisición 1 3 1 1 3

costos de estratégica Prevención y costeo ABC la de modulo
Dirección económicas
producción grandes con costos de estructura de
detección de costos Plataforma
compromiso
de Falla, informativa
de los detección y
objetivos prevención Formación
estratégicos de lideres

11PPL02-V2
25
TIEMPO INVOLUCRADO COSTO A INCURRIR
CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN VALOR CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN VALOR
Intervalo de tiempo prolongado. La demora de la acción podría generar Alto El costo es irracional y se sale de todo presupuesto establecido. 5
Exagerado 5
mayores impactos en el sistema de gestión. Son los valores programados o estimados dentro del
No existe problema de sobrepasar el tiempo programado para la Programado o medio 3
Moderado 3 presupuesto.
ejecución de la acción.
Bajo Costo por debajo del presupuesto. 1
Bajo Su solución involucra poco tiempo. 1

PERSONAL REQUERIDO BENEFICIO PARA LA ORGANIZACIÓN

CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN VALOR
CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN VALOR
Apoya significativamente el desarrollo de los objetivos
El personal que involucra es costoso, por la competencia Alto estratégicos. Genera Alto impacto para laOrganización. Agrega 1
Excesivo requerida o también numeroso. La solución podría resultar más 5 alto valor.
costosa por este item. Genera beneficio pero no alto valor agregado. El beneficio no
El personal requerido para la solución puede ser provisto por un Medio justifica los esfuerzos en costos y demás elementos invlucrados. 3
Moderado 3
tercero. Poco La acción no genera beneficio ni agrega el valor suficiente. 5
Suficiente El personal que involucra es solo el requerido. 1

11PPL02-V2
26
LA ESTRATEGIA Y SU DESPLIEGUE

11PPL02-V2
27
11PPL01-V1 27
 PROCESOS DEL
SISTEMA
La estrategia y su despliegue.

producción

financiera
Compras

Gestión
humana
Gestión

Gestión
Gestión

Gestión
Infreest
Gestión
Ventas
OBJETIVOS

I+D+I
ESTRATEGICOS
ESTRATEGIA

Incrementar la participación en
X X X
Colombia en un 12%
Política de gestión Riesgos Incrementar cobertura
X X X
internacional en un 5%
FINANCIERO
Incrementar utilidad en un 10% X X X X
P
Objetivos Objetivos Objetivos
E Incrementar rentabilidad en 8% X
R
S Satisfacción de nuestros clientes X X
Planificación y direccionamiento
PROCESOS DE DIRECCIÓN
Control de gestión
P
E Disminuir las reclamaciones por
? GESTION
COMERCIAL
PROCESOS OPERATIVOS

GESTION
DISEÑO
GESTION
COMPRAS
GESTION DE
PRODUCCIÓN
PRESTACION
C CLIENTE inconsistencias en la entrega, en
un 50%
X X X

T
Disminuir las entregas
Gestión de Gestión de
PROCESOS DE APOYO

Gestión
financiera
Gestión de
recursos físicos
I insatisfactorias en un 90%
X X
humana Información

V
Innovar permanentemente X X
A
Sistema de Gestión S Aumentar eficiencia al 90% X X X X
PROCESOS

Disminuir reproceso en un 25% X

Incrementar el personal
APRENDIZAJE X X
competente a un 85%
Y
CRECIMIENTO Disminuir la rotación a un 3% X

11PPL02-V2
28
 POLÍTICA, OBJETIVOS E
INDICADORES DE DESEMPEÑO

11PPL02-V2
29
11PPL01-V1 29
La política de Calidad

Mejora de los
Política de calidad productos y
Contexto
Es la intención manifiesta Objetivos de servicios.
Necesidades y calidad
de la Alta Dirección de
Expectativas una empresa de orientar Mejora del sistema
la organización hacia la de gestión
Requisitos obtención de productos y Responsables
legales servicios óptimos
mediante mejora de sus Satisfacción del
Propósitos de sistema de gestión de cliente
Indicadores
la organización calidad.
Mejora de las
competencias

PROPÓSITOS EMPRESARIALES
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS

11PPL02-V2
30
 Priorización de Necesidades según
su nivel de importancia
Ejemplo: Cliente
Nivel de importancia para

Oportunidad
Alto

en entregas
Reducción de
el grupo de interés

personal
Producto
confiable
Calidad del
Mejora de producto
competencia
del personal
Bajo

Anuncio de
actualizaciones
de portafolios

Bajo Alto
Nivel de importancia para empresa
11PPL02-V2
31
 MATRIZ DE ANÁLISIS PARA
ESTABLECER POLÍTICA DE
CALIDAD

11PPL02-V2
32
11PPL01-V1 32
La política de Calidad

NIVEL DE IMPORTANCIA DE LOS REQUISITOS PARA LA ORGANIZACIÓN

Valoración Clasificación Descripción

Especial interés Es pertinente para la organización dicho tema, tiene incidencia en la
5 para la organización estabilidad y continuidad del negocio.

Moderado El cumplimiento del requisito es importante, pero no es una prioridad en el

3 para la organización corto plazo.

Poco interés El cumplimiento del requisito es necesario, pero su ejecución es de largo

1 para la organización plazo.

Sin interés La organización no considera que sea necesario orientar su esfuerzo hacia ese
0 para la organización requisito.

RELACIÓN ENTRE REQUISITOS Y PROPÓSITOS

ALTO 3
MEDIO 2
BAJO 1

11PPL02-V2
33
 Información Contexto y Propósitos Organizacionales

Innovación de
Satisfacción Confiabilidad Transparencia Gestión del
productos y
del cliente en la marca y ética riesgo
servicios

importancia para
la organización
Necesidades
y/o Nivel de 3 5 5 5 5 TOTAL
Expectativas

Oportunidad en 1 15 3 75 2 50 3 75 2 50
entregas
5 265
CLIENTE

Calidad del 2 30 3 75 3 75 3 75 3 75
producto
5 330
Producto 1 15 3 75 3 75 3 75 3 75
confiable
5 315
Practicas 1 15 3 75 3 75 3 75 3 75
transparentes
5 315
LEGAL

Respeto por el 1 15 3 75 3 75 3 75 2 50
consumidor
5 290
Diseño de 3 27 3 75 3 75 1 15 3 75
3 267
MEJORAMIENTO

productos
Tiempo de 1 9 3 75 2 30 1 15 2 30
respuesta
3 159
Prevención de 1 15 3 75 3 75 3 75 3 75
riesgos
5 330
TOTAL 141 600 530 480 460

11PPL02-V2
34
Resumen
Política de Calidad

Directrices
Totales
estratégicas ABC satisface a sus clientes con
Satisfacción del 600 productos y servicios confiables y de
cliente excelente calidad.
Confiabilidad en 530 En el marco de su mejora continua,
la marca optimiza sus procesos previene
Calidad del 330 riesgos y controla la transparencia de
producto con que se desarrollan sus actividades
Prevención de 330
riesgos ABC es una marca confiable y de
tradición. Por eso, controla el
Practicas 315 cumplimiento de sus deberes legales
transparentes y reglamentarios ,exigibles en los
Producto 315 mercados donde actúa.
confiable

11PPL02-V2
35
 Objetivos estratégicos

¿A dónde quiere llegar? 120 clientes

B nuevos en 2016

A Objetivo Incrementar los clientes nuevos en

un 20% en 2016.

100 Clientes nuevos

en 2014

Son propósitos que tratan el futuro a largo plazo de la institución y son expresados en
términos de logros, beneficios y resultados qué se esperan obtener y tienen un impacto en la
estrategia de la organización.

11PPL02-V2
36
Construcción de objetivos
estratégicos

Tiempo (período de logro)

Retadores

Alcanzables, viables

Medibles (cuantificables)

Simples, sencillos

11PPL02-V2
37
Método 1
Aumentar

Verbo en
Disminuir
infinitivo que
denota
Incrementar
mejora
Costo
Mejorar
Satisfacción
Factores críticos
de éxito Quejas

competencias
%
Propósito esperado de manera
cuantificada Días

Numero unidades
Trimestre
Período de logro o desarrollo
Semestre

Año

Acción estratégica concreta para el logro del reto en la

variable

11PPL02-V2
38
Método 2
Optimizar
Intención o
propósito Asegurar
orientado a la
mejora Mantener

Mejorar

Resultado o
logro
esperado,
Finalidad.

Recursos, Mediante…
proyectos,
planes u otras A través de…
iniciativas
estratégicas Utilizando…

11PPL02-V2
39
Construcción de objetivos estratégicos
ESTRUCTURA

-Disminuir las reclamaciones por inconsistencias en la entrega, de informes de período

en un 50% el presente año, mediante la implementación de un check list de
EJEMPLOS

finalización.

-Disminuir productos no conformes a 4% en 2018, mediante rediseño del proceso .

INDICADOR ÍNDICE FRECUENCIA RESPONSABLES

PROCESO REGISTRO
DIRECTRIZ DE CALIDAD OBJETIVO DE CALIDAD META
ASOCIADO ASOCIADO Recolecció
(Nombre) (P. Cálculo) Medición Análisis Análisis
n

11PPL02-V2
40
 Indicadores de desempeño
OBJETIVOS DE CALIDAD

EFICIENCIA

EFICACIA EFECTIVIDAD

INDICADORES

COMPONENTE ADICIONAL:

11PPL02-V2
41
 PLANIFICACIÓN DE ROLES Y
RESPONSABILIDADES

11PPL02-V2
42
11PPL01-V1 42
Responsabilidad de la
Dirección

¿Qué
Objetivos
competencias
Objetivos
requieren?

Objetivos

Objetivos

Alta Estrategia Autoridades y

Dirección Roles pertinentes
para la Dirección

11PPL02-V2
43
 ¡Aclaremos!
Líder del sistema de gestión o
Director Diseñar, instaurar y controlar Asegurar la eficacia, eficiencia
Representante administrativo
administrativo las estrategias financieras de y efectividad del sistema de
Ejemplo de la Dirección
y Financiero la empresa. gestión .

Cargo Función Responsabilidad Rol Principal

Principal

Planear Administrar el riesgo Líder

Organizar Administrar personal Monitor
Dirigir Gestión de las Operaciones Auditor
Controlar Auditor Líder

Son las actividades y/o
tareas que se realizan
propias de un cargo.
Función
Cumplimiento de
obligaciones o el cuidado al Representación o papel que
tomar decisiones o realizar se asume dentro de una
algo. Involucra obligación organización . Señala
sobre las consecuencias y actitudes y formas de
los resultados. comportamiento.
Responsabilidad Rol

11PPL02-V2
44
Despliegue Roles, Responsabilidades y niveles de Autoridad

Ejemplo:

Estrategia

Responsabilidad Roles Roles Responsabilidad

Suministrar información acerca del Suministrar información acerca del

desempeño Financiero desempeño sostenible de la
organización

Informar el desempeño del personal Informar el desempeño de cada

proceso

Alta
Comunicar el desempeño de los Dirección Informar el desempeño del sistema
proveedores según los requisitos normativos

Líder de Líder de
proceso proceso

Sistema de
gestión

11PPL02-V2
45
Ejemplo:
MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
Cargo Rol Autoridad Responsabilidad
-Gestionar la probación del Rendir cuentas de la eficacia del sistema de
presupuesto de recursos para el gestión de la calidad.
funcionamiento de la organización. Asegurar que se establezcan para el sistema
-Requerir información sobre el de gestión de la calidad la política de la
desempeño de la Institución. calidad y los objetivos de la calidad.
-Asignar roles y responsables según la Asegurar la integración de los requisitos del
necesidad estratégica. sistema de gestión de la calidad en los
-Gestionar la aprobación y asignación procesos misionales de la Institución.
de bienes y servicios.
-Aprobar nuevo personal. Promover el uso del enfoque basado en
-Evaluar el desempeño del personal procesos y el pensamiento basado en
directivo. riesgos
Asegurar que los recursos necesarios para
el sistema de gestión de la calidad estén
disponibles.
Comunicar la importancia de una gestión de
Gerente Alta Dirección la calidad eficaz y conforme con los
requisitos del sistema de gestión de la
calidad
Asegurar que el sistema de gestión de la
calidad logre los resultados previstos
Dirigir y apoyar a las personas, para
contribuir a la eficacia del sistema de gestión
de la calidad
Promover la mejora.
Apoyar otros roles pertinentes de la
dirección, para demostrar su liderazgo
aplicado a sus áreas de responsabilidad
Evaluar el desempeño de la Organización a
intervalos planificados.

11PPL02-V2
46
 PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS

11PPL02-V2
47
11PPL01-V1 47
 Planificación de cambios
Responsable de
Identificar necesidad de cambios proceso
Los cambios pueden ser en
los procesos, actividades, Definir propósito

metodologías de trabajo, Asegurar que el impacto que

genera se encuentra
Analizar cambios
condición operacional, debidamente evaluado

diseño, planificación, etc.,

Identificar y tratar Riesgos
que puedan afectar la
Una vez identificado y
seguridad de las personas, Evaluar pertinencia de los
analizado el cambio, se debe
determinar si el cambio es
el proceso o los bienes cambios favorable para el proceso

físicos.
Definir recursos necesarios

Asignar responsables y
autoridades

Mantener información
documentada del cambio

Cambio puede implicar modificaciones temporales o permanentes en el sistema de gestión tales como:
Actividades, tareas, equipos, materiales, especificaciones, servicios, programas de control de procesos etc

11PPL02-V2
48
Planificación de cambios
Ejemplo:

Matriz de gestión de cambios

Situación o Propósito Impacto Acciones Documentos Registros Recursos Objetivos
cambio cambio Cambio Asociados Asociados
Generar las Desarrollo de Proporcionar Plan de Hoja de vida -Disponibilidad Mejorar las
competencias las actividades Formación. Entrenamiento del trabajador de aula competencias
necesarias para y mejora de equipada y del personal
el desarrollo de procesos. Registros de papelería con
Ingreso de Proporcionar
las actividades evaluación de para material base a las
Personal nuevo inducción al
del puesto de competencias. de apoyo. necesidades
trabajo SGC. del SGC
-Presupuesto
de formación.
Adecuar los Estrategia de la Metodológicos, Plan Acta de comité Formación del Mejorar la
objetivos organización de estratégico gerencial personal estrategia
Modificación
estratégicos a redacción e CG001 directivo en la corporativa
de objetivos
la realidad del indicadores Mapa Causal formulación de
Estratégicos
plan Desempeño de objetivos
estratégico. los procesos estratégicos.

11PPL02-V2
49
 Aporte a la Caracterización de un proceso
Proceso:_______________________________________________________________

Objetivo:_______________________________________________________________

Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes

Responsable Parámetros de Información Documentada

Seguimiento y control Necesaria
( internos
y externos)

Procesos de Soporte Recursos Requisitos ley, cliente

organización

11PPL02-V2
50
 Relación con el plan de Implementación del SG
No ETAPAS GENERALES Responsable Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul
1 Decisión del proyecto Alta dirección
2 Capacitación Equipo Líder del proyecto Líder del proyecto
3 Diagnóstico Equipo del proyecto

Informe a Dirección para dimensionamiento de

4 Líder del proyecto
recursos y tiempos

5 Elaboración del plan de implementación Líder del proyecto

6 Divulgación del proyecto a la organización Equipo del proyecto

7 Capacitación/sensibilización Líder del proyecto

Definición de la estrategia, riesgos
8 Alta dirección
del SG, política y objetivos del SG
Alta
Definición y planificación de los
9 dirección/lideres
procesos
procesos
Lideres de proceso y
10 Documentación de los procesos
responsables de actividades

11 Entrenamiento al personal Equipo del proyecto

12 Informe a la alta Dirección de avances del proyecto Líder del proyecto

Acompañamiento y seguimiento a la
13 Equipo del proyecto
implementación de los procesos

14 Definición y entrenamiento de Auditores internos Líder del proyecto

Líder del proyecto y equipo

15 Realización de la Auditoria interna
auditor
16 Revisión por la dirección Alta dirección
17 Cierre del proyecto Alta dirección

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 Reflexión….

“No planear es planificar el fracaso”

Alan Lakein

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Quieres darnos tu opinión?, presentar una queja o
reclamo?... sugerencia o reconocimiento?...

Te invitamos a escribirnos al correo electrónico

cliente@icontec.org

GRACIAS!!

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