FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y ECONOMICAS

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

AUDITORIA II

INGRESOS POR VENTAS Y CUENTAS A COBRAR “ZUÑIGA VIVES S.A.”

ALFONSO PIRELA LLANOS

DOCENTE

PRESENTADO POR:

MARIA ALEJANDRA FLOREZ

MARIA ALEJANDRA GARAY

MARTHA ANGELICA HERNANDEZ

LAURA MORANTES MARTINEZ

SANTA MARTA – MAGDALENA

D.T.C.H.

10 - MAYO- 2014
 Propuesta de auditoria
externa para la compañía
ZUÑIGA VIVES S.A.

19 marzo del 2014

MLM AUDITORES
La eficiencia y la eficacia es nuestro mejor
servicio.
 ¿QUIENES SOMOS?

MLM AUDITORES es una firma con la más grande experiencia en el mercado de

auditorías externas en el país, contamos con más de doce años de tradición, y
nuestra mejor referencia son nuestros clientes, la eficiencia y la eficacia son
nuestro mejores liados; con nuestro trabajo lo que queremos es brindarle la
seguridad que ustedes ZUÑIGA VIVES S.A, tendrán de nosotros, soluciones
puntuales y estratégicas para el pleno desarrollo de sus actividades; y sepan que
nuestro mayor anhelo es que sus clientes mantengan la confianza en su empresa.

Para que esto se de MLM AUDITORES cuenta con un equipo de trabajo con la
mayor experiencia y conocimiento en el mercado de la construcción y de la
comercialización de materiales de construcción y lo que a su naturaleza le
compete, también todo lo referente a la normatividad de su mercado,
garantizando que en el proceso de auditoria las actividades no se verán afectadas
por nuestro trabajo y que por el contrario al pasar del tiempo nuestra labor les dará
mayor certeza que las operaciones que se están realizando, se están haciendo
como corresponde y si no es así el cambio se hará de la manera menos
traumática para el procedimiento.
 A DONDE QUEREMOS LLEGAR…

La auditoría que le realizaremos a ZUÑIGA VIVES S.A. será en el transcurso de 3

meses; en el transcurso de este periodo nuestro mayor propósito será la revisión,
el atestamiento y el aseguramiento de sus estados financieros, ya que esa es la
base de su compañía y de lo que ahí encontremos será nuestra referencia para
empezar a tomar correctivos, generar opiniones con argumentos sólidos de los
procedimientos que se estén realizando, para así poder respaldar sus actividades
económicas.

Darle solución a las inquietudes, preocupaciones y cuestionamientos que tenga la

administración referente a los procedimientos también será prioridad en nuestra
labor, en el desarrollo de la auditoria, ser la mano derecha de la administración
para ayudarlos y guiarlos al pleno desarrollo de las tareas de la compañía, dar
respuestas a tiempo y con la mayor eficiencia posible para solucionar
problemáticas que se presenten en el desarrollo de las actividades de la empresa
al momento de brindar sus servicios y productos.

Nos gusta mantener a la Gerencia informada de lo encontrado, que tenga suma

importancia en el transcurso de la auditoria, para que estén informados de la
evolución de nuestro trabajo, también el propósito es que ustedes vallan dando su
punto crítico de la labor que estamos desempeñando en ZUÑIGA VIVES S.A.
Como la gran comercializadora de materiales para la construcción que son en la
ciudad, es de suma importancia que estén informados, como ya se mencionó, que
contamos con el personal más acto para desarrollar la auditoria en su compañía y
ustedes lo corroboren con la información que les facilitamos de manera preliminar
y oportuna, con anterior discusión con la administración.
 ASI TRABAJAMOS

La metodología que nosotros implementamos, nos permite mantener a los socios,

administradores y a la alta gerencia informados de lo que está sucediendo en las
operaciones de la empresa, logrando detectar, minimizar y prevenir riesgos,
consiguiendo así, mantener su negocio en el mercado con altos índices de
competitividad.

Saber la estructura constitucional de la empresa y la organizacional es de

importancia ya que nos permite saber cuáles son las bases de su compañía como
está constituida, punto clave para saber a quién dirigirnos en las diferentes
situaciones que se presenten.

El estudio, revisión y verificación de toda la documentación de la empresa es

importante para la realización de nuestro trabajo, para esto requerimos y
necesitamos que el acceso a toda la documentación legal, contable y operacional
de la empresa; es de suma importancia que el acceso a todos los documentos sea
sin ningún tipo de restricción para desarrollar con la mayor brevedad la auditoria

Como ya saben nosotros tenemos conocimiento de su negocio, pero hay que

tener en cuenta que todas las compañías son diferentes y su modo de operar es lo
que hace que unas sean más exitosas que otras; por esto es que nosotros
realizamos un conocimiento profundo de todas las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas de la empresa, esto con el fin de saber en qué nos
vamos a respaldar y cuáles son los puntos a fortalecer, creando estrategias claves
para que la administración tenga un mejor trabajo, y así también nos vamos
familiarizando con la compañía para saber cuáles son los puntos a profundizar en
nuestra auditoria.

Ya detectadas las debilidades de la empresa nuestra misión es controlar que toda

operación, registro y control que se esté desarrollando en la empresa cumpla con
todas las reglas establecidas tanto por el ente como por la legislación; de todo
esto con el propósito de realizar el dictamen correspondiente de lo que en la
compañía encontremos, con sus respectivas recomendaciones y posibles
correcciones.

Como la auditoria la realizaremos en un periodo de tres meses las visitas serán un

poco seguidas con la finalidad de revisar y escudriñar todo lo necesario para dar
una opinión certera de la auditoria a realizar, las visitas se les informara de forma
previa a la gerencia, sin embargo habrán unas que realizaremos de forma
sorpresiva para percatarnos de todo tipo de operaciones como normalmente las
realizan, otras si serán con previo aviso para alisten lo que se requiera y así el
trabajo se realiza con mayor precisión.
 NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO

Contamos con un personal alta mente capacitado con excelentes posgrados de

las mejores universidades tanto del país como extranjeras con títulos de
contadores públicos respaldados por la junta central de contadores públicos, el
equipo con el que vamos a trabajar en su empresa consta de 4 personas, dirigido
por la señora María Alejandra Garay Rojano, que cuenta con una alta experiencia
en su mercado y tiene pleno conocimiento de las normatividades que deben
seguir, cuenta con una maestría en auditoria y gestión empresarial que es la de
su mayor interés que ya que tiene que ver con todo el trabajo que vamos a realizar
en su compañía, el resto del equipo está conformado por María Alejandra Flórez,
Martangelica Hernández y Laura Morantes, quienes también cuentan con
especializaciones en auditoria externa y también están enfocadas en diferentes
áreas de su compañía , nos regimos estrictamente a los lineamientos legales del
país y vigilados por la superintendencia de sociedades quien nos da el aval como
firma auditora.

Los honorarios serán de sesenta millones de pesos ($60.000.000)

LEGAJO DE PLANEACION
ESTRATEGICA
 1. ALCANCE

La auditoría a realizar estará dirigida al componente de Ingresos Por Ventas y

Cuentas A Cobrar Por Ventas. Nuestra auditoria se hará de acuerdo con las
normas de auditoria generalmente aceptadas (NAGAS), Ley 43/1990 en Colombia.
Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro trabajo con el
objeto de lograr un grado de razonabilidad de seguridad que los estados
financieros se encuentran libres de errores significativos. Aplicando un enfoque a
medida según los estándares dados por las Normas Internacionales de Auditoria
(NIA).

También se realizara una evaluación de los principios de contabilidad (Decreto

2649 y 2650 de1993) y de las afirmaciones dadas por la administración de la
empresa, así como las estimaciones significativas, además de una evaluación de
la presentación general de los estados financieros.

Nuestra auditoria comprenderá el examen, a base de pruebas y de evidencias que

respaldaran los montos e informaciones revelados en los estados financieros, los
cuales nos ayudaran a emitir una opinión sobre el componente en mención y la
elaboración de una carta de recomendación al control interno en lo que concierne
a dicho componente.
 2. DETERMINACION DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORIA

La auditoría a efectuar constará de pruebas de cumplimiento, sobre las políticas

de control del componente de Ingresos Por Ventas y Cuentas A Cobrar, y
dependiendo de los resultados se harán pruebas sustantivas que corroboren los
resultados dados por las primeras y debido a la importancia del componente se
efectuaran pruebas analíticas sobre los estados financieros del periodo en estudio
con anteriores.

Los estados financieros dados por Zúñiga Vives S.A. fueron la base para
determinar que dentro del conjunto de componentes que estos poseen, se
priorizara el componente de Ingresos Por Ventas y Cuentas A Cobrar, del
periodo correspondiente al año 2012 - 2013 y se examinara el proceso completo y
detallado de las políticas.

Los procedimientos y técnicas a realizar se ejecutaran según el cronograma

presentado a continuación, el cual no afectara en el desarrollo de las operaciones
de la empresa.
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Vamos a trabajar 40 horas por semana, las cuales en total serán 12, por los noventas días a Auditar.

  Abril Mayo Junio AUDITOR ENCARGADO

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4  

María Alejandra Garay

(Visita de Conocimiento) Formulación de la propuesta de investigación X                       

Presentación de la propuesta de investigación    X                     María Alejandra Garay

Aprobación de la propuesta de investigación    X                     María Alejandra Garay

Identificación del componente de ingresos por ventas      X                   Laura Morantes

Identificación del componente de cuentas por cobrar       X X               María Alejandra Flórez

Presentación de avances del proyecto en cuanto a investigación, definición de la María Alejandra Garay
          X            
muestra y pruebas a aplicar.

(Visita Preliminar) Aplicación de pruebas de cumplimiento a los Martha Angélica

          X X X        
subcomponentes de ingresos por ventas y cobranzas de deudores. Hernández

(Visita Prefinal) Aplicación de pruebas analíticas y sustantivas al subcomponente Laura Morantes 

              X X      
de Cuentas a Cobrar por Ventas.  

Martha Angélica
Presentación de segundo informe con su respectivo diagnóstico.                   X     
Hernández

Conclusiones                      X   El equipo auditor

Presentación del informe final                        X María Alejandra Garay

PROCEDIMIENTOS Y TECNICAS A UTILIZAR:

Procedimientos

 Evaluación y estudio de control interno de la compañía Zúñiga Vives S.A.

 Se evaluara la razonabilidad de los estados financieros con fecha de cierre

de Diciembre 31 de 2012 y Diciembre 31 de 2013, junto con sus respectivos
registros contables en libros mayores y auxiliares.

 Ejecución de indagaciones y la verificación de las operaciones contables y

saldos de las cuentas del componente en estudio (Ingresos por ventas y
cuentas a cobrar).
 3. NEGOCIO DE LA ENTIDAD

3.1 RESEÑA HISTÓRICA

Zúñiga Vives S.A. empresa dedicada a la distribución y comercialización de

materiales para la construcción y remodelación, es una organización con 40 años
de experiencia, en la comercialización de materiales para la construcción, se
caracteriza por la venta de productos de marcas líderes en el mercado como son
Pavco, Corona, Toxement, Herragro, Pintuco, Schlage, contribuyendo a su gestión
con productos de alta calidad.

MARCO LEGAL

 Decreto 410 de 1971 particularmente las previstas en el Libro 2º, Título VI

(Código de Comercio).

 Ley 222 del 20 de diciembre de 1995, “por la cual se modifica el libro ll del
Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concúrsales
y se dictan otras disposiciones.

 Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, por el cual se determinan las

personas jurídicas sujetas a la vigilancia de la Superintendencia de
Sociedades.

SEDES DE ZUÑIGA VIVES S.A.

SEDES DIRECCION TELEFONO ESPECIFICACION

ALMACEN CALLE 22 Calle 22 # 7-78 Centro 4212252 Principal
PLACA CENTRO
MASISA La coquera local 11-12 4216425 punto de distribución
ALMACEN CALLE 25 Calle 23 # 7 -78 4212806 Outlet
ALMACEN PA TU Av. Libertador # 14- convenio con gases del caribe
CASA 123 local 101 4212252 BRILLA
3.3. MISIÓN

Somos una empresa líder a nivel local en la distribución y comercialización de

materiales para la construcción y remodelación, ofreciendo productos de primera
línea que respaldan la calidad en las obras que atendemos; contamos con un
recurso humano capacitado, comprometido con la prestación de un excelente
servicio acorde a las necesidades de nuestros clientes logrando así la satisfacción
del mismo, convirtiéndonos en su principal aliado.

Con nuestra actividad económica contribuimos al desarrollo socioeconómico de la

región.

3.4. VISIÓN

Ser en el 2023 una empresa consolidada a nivel regional, en la venta de

materiales para la construcción, con credibilidad e imagen corporativa sólida, con
un sistema integral de gestión de la calidad y una capacidad competitiva que nos
permita crecer y alcanzar un liderazgo.

Ser en el 2023 una empresa consolidada a nivel regional, en la venta de

materiales para la construcción, con un sistema integral de gestión que nos
permita asegurar nuestra permanencia en el mercado

3.5. CULTURA ORGANIZACIONAL

Su cultura organizacional va dirigida al desarrollo de actividades que logran la

satisfacción de las necesidades de los clientes, a través del conocimiento del
mismo y de anticiparse a sus necesidades, generando confianza para ser su
principal aliado y así establecer excelente relaciones comerciales a largo plazo.

Esta cultura organizacional está enmarcada en los principios y valores de Zúñiga

Vives S.A. que establece la conducta a seguir en cada una de las acciones,
logrando así un agradable ambiente de trabajo, que nace desde la alta gerencia y
se irradia al interior de la organización. Esto permite proyectar una imagen amable
y de confianza hacia todos los clientes y a la sociedad en general.
 ASAMBLEA
GENERAL DE
ACCIONISTAS

REVISOR
FISCAL

GERENTE
GENERAL

DEPARTAMENTO
DEPARTAMENT DEPARTAMENT
O DE COMPRAS RRHH O DE VENTAS ALMACEN DE
CONATBILIDAD

AUXILIAR DE VENDEDORES AUXILIAR DE AUXILIAR

COMPRAS INTERNOS ALMACEN CONTABLE

VENDEDORES
EXTERNOS

3.6. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

COMPROMISO

Entrega, dedicación y convencimiento, siempre presentes en nuestras acciones,

para el cumplimiento de los objetivos personales e institucionales.

ÉTICA

Estos principios morales conducen al buen comportamiento, orientándose hacia el

logro de una armonía individual y social.

RESPONSABILIDAD

Cumplimos eficientemente con los compromisos adquiridos y asumimos

positivamente las consecuencias de nuestros actos

RESPETO

Valoramos a las personas como a nosotros mismos, entendiendo que nuestra

libertad llega hasta donde inicia la de los demás.
INNOVACIÓN

Imprimimos creatividad e imaginación en nuestro trabajo con dinamismo y

conocimiento, teniendo mente abierta hacia un nuevo horizonte.

3.7. CLIENTES

Los clientes más importantes para Zúñiga Vives S.A son:

CONSTRUCTORA JIMENEZ
CONSTRUCTORA BOLIVAR
HECOL
RV INMOBILIARIA

3.8. PROVEEDORES

CORONA PAVCO
GRIVAL REJIPLAS
MASISA HERRAGRO
HELBERT TOXEMENT
SCHLAGE ULTRACEM
ENERNIT ABARCOL
HACEB STANLEY
GYPTEC PINTUCO
VINISOL AGOFER

3.9. ALIANZAS

Zúñiga Vives S.A. tiene una alianza con Gases del Caribe S.A., la cual por medio
de Brilla se realizan las ventas de los diferentes productos a crédito, en este caso
materiales para la construcción en la cual esta sirve como proveedor.
3.10. EMPLEADOS

Los empleados de Zúñiga Vives S.A. son escogidos según el perfil del área en el
que se vayan a desempeñar, teniendo en cuenta que es una empresa en la cual
las responsabilidades están estrictamente designadas, identificadas y segregadas.

La empresa cuenta con dos tipos de vendedores, los internos y los externos; los
internos se encargan de atender las ventas que se realizan en la oficina principal
y sus sedes, y los externos se encargan de obtener licitaciones con constructoras
a nivel nacional y local, así mismo realizar mercadeo con ferreterías locales.

3.11. INVERSIONISTAS

El patrimonio que compone a esta sociedad está conformado por recursos

económicos y materiales netamente familiares hasta la fecha.

3.12. PRODUCTOS Y SERVICIO

En nuestra empresa de estudio lo primero en cuanto a la prestación de servicio es

ofrecer soluciones para las obras, proyectos o construcciones, con el apoyo de
proveedores de materiales para la construcción de primera línea.

3.13. ACTIVIDADES DE FINANCIACION

La principal fuente de financiación de Zúñiga Vives S.A. son sus proveedores

quienes son los que le proporcionan los productos a comercializar bajo
condiciones de crédito a su vez cuentan con créditos financieros con Bancolombia,
Sudameris, BBVA y Banco de Occidente.

3.14. LITIGIOS Y RECLAMOS

La empresa a la fecha no posee ningún tipo de proceso jurídico en trámite.

3.15. PRINCIPALES POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES

La empresa realiza sus registros contables en base a los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados tales como: medir, clasificar, causar,
registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones, en forma clara,
completa y fidedigna, realizándose de acuerdo a las fechas en que se den los
hechos.

Actualmente la empresa se encuentra en proceso de Adaptación Contable de las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

4. AMBIENTE EXTERNO E INTERNO DE LA SOCIEDAD

4.1. FACTORES EXTERNOS

Actualmente no se conocen leyes, normas o tratados a nivel nacional e

internacional que restrinjan o limiten la actividad comercial en la que se
desempeña la empresa Zúñiga Vives S.A., ni variaciones macroeconómicas o
microeconómicas que afecten a estas, además la oficina principal y las distintas
sedes de esta cuentan con gran prestigio, permitiendo que en la sociedad en
general tengan aceptación y gran acogida. Los productos con los que cuenta
Zúñiga Vives S.A. son de la más alta calidad y de avances tecnológicos pues sus
proveedores le brindan esa garantía y teniendo en cuenta que su actividad es
comercializar, en el aspecto ambiental los riesgos son muy bajo.

4.2. FACTORES INTERNOS DE LA INDUSTRIA

Zúñiga Vives S.A. puede verse afectada por factores internos como la presencia
de competidores que cuentan con prestigio incluso a nivel nacional, como lo son
HOMENCENTER y a nivel local Ferretería Metrópolis y Ferretodo, destacando que
estos son sus competidores más fuertes. Además la negociación con los
proveedores y clientes se hace en un ambiente en cual las partes llegan a
acuerdos satisfactorios, teniendo en cuenta que los competidores están ofreciendo
productos en pro de la naturaleza y a un bajo costo (Polipropileno) los cuales se
constituyen como productos sustitutos de los materiales convencionales para la
construcción.
4.3. AMBIENTE INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN

ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El siguiente análisis se realizó teniendo en cuenta los instrumentos contemplados

en el informe COSO.

1- AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente en el cual se desarrolla las actividades propias de Zúñiga Vives

S.A. posee controles apropiados y específicos para cada área o
departamento que la conforman, los cuales también son aplicables a los
jefes encargados de dichos departamento.

En cuanto a los empleados se percibe una aceptación y cumplimiento de

deberes y obligaciones, así como en su sentido de pertenencia a los
valores corporativos de la empresa, implantados desde su inicio y
enseñados desde el ingreso de cada uno de sus trabajadores.

La compañía cuenta con un plan organizacional donde se especifica el

trabajo y las funciones correspondientes de los trabajadores y a su vez,
este se encuentra jerarquizado, permitiendo que el que se encuentre en un
nivel superior supervise el cumplimiento de las normas del nivel inferior.

RIESGOS

Zúñiga Vives S.A. no cuenta con un departamento de Auditoría Interna ni

con un manual físico de un Sistema de Control Interno, creado para ser
aplicado en todas las áreas requeridas, sin embargo la gerencia hace uso
de las recomendaciones dadas por auditorías externas a las cuales se ha
sometido, aunque estas no sean con recurrencia y uso de los informe
dados por la administración quien en su momento asume responsabilidades
de auditoria interna, afectando esta falta de control en áreas de seguridad
general de la empresa y en el caso de cambios de la administración dicha
carencia de manuales físicos de controles podría crear confusión o
dificultades al querer implementar nuevas normas internas.
 EVALUACIÓN

Para evaluar los controles de la administración se tiene en cuenta la

opinión de los empleados junto con las cifras que se obtienen como
resultado del desarrollo de la actividad, las cuales están sustentadas en
metas previamente establecidas con el fin de determinar si el ambiente de
control es positivo o negativo.

2- EVALUACIÓN DE RIESGOS

La empresa Zúñiga Vives S.A. cuenta con un estricto cumplimiento de los

procedimientos en el desarrollo de sus operaciones que van desde la
atención al cliente hasta la entrega del producto y la postventa. En cuanto a
las normas a las cual está sujeta la empresa, esta cumple con ellas a
cabalidad.

Los estados financieros preparados por la administración son presentados

de acuerdo a la normatividad contable colombiana junto con procesos de
adaptación de la normatividad contable internacional, los cuales son
verificados y certificados por profesionales externos e internos.

 Los factores externos que pueden afectar a la empresa son:

a) La no identificación oportuna de los factores que afectan los

requerimientos de los clientes.
b) La presencia de competidores con la incursión de productos sustitutos.

 Los factores internos son:

a) La administración es la que se encarga de todo el diseño y control de la

normatividad organizacional.

EVALUACIÓN

Para evaluar los riesgos se analizara la base sobre la cual la administración

sustenta la fijación de sus objetivos, así como el cumplimiento de sus
obligaciones, la importancia e influencia de su gestión en la empresa.
3- ACTIVIDADES DE CONTROL

La empresa Zúñiga Vives S.A. no cuenta con un sistema de control interno

físicamente, sin embargo posee procedimientos y políticas que al ser
aplicados dan un grado de confianza, lo suficiente, para su continua
aplicación tales como: cumplimiento específico de funciones y controles
correspondientes, segregación y procedimientos como la autorización de
un funcionario superior en casos especiales.

La empresa ejecuta constantemente controles preventivos y correctivos

mencionados a continuación:

Preventivos

 Actualizaciones de datos
 Actualizaciones del Software Contable
 Revisión permanente de transacciones y consignaciones.

Correctivos

 La administración realiza análisis comparativos entre los

presupuestos y los resultados esperados y a partir de ellos realiza
las diferentes acciones, en busca del cumplimiento de las metas.

La empresa ejecuta evaluaciones de controles formales e informales tales

como:

 Capacitaciones al personal en general en relación al mejoramiento

de sus funciones y a la utilización de los sistemas de información
cada dos meses.

 Reuniones de la administración con el recurso humano en pro del

mejoramiento de las operaciones diarias una o dos veces por
semana.
 RIESGOS

Las actividades de control se realizan solo sobre aspectos específicas de la

empresa lo cual deja a ciertas áreas bajo un débil sistema de evaluación de
actividades.

EVALUACIÓN

Para evaluar las actividades de control se evaluara si estas están bien

diseñadas, direccionadas, ejecutadas y si son determinantes en el
momento de garantizar su efectividad.

4- INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN

La información financiera se presenta apropiadamente y revela toda la

información que es necesaria para su razonable exposición y cumplimiento
de las normas nacionales e internacionales de contabilidad y los
requerimientos legales.

La información que es del conocimiento necesario, es dada al personal a

través de reuniones, como mínimo una vez por semana para que estos
conozcan los objetivos, las metas y la situación de la empresa.

COMUNICACIÓN

 Se comunican los objetivos de la entidad, a todo el personal, para

que estos trabajen conjuntamente en función de los resultados.

 El recurso humano de la empresa debe conocer las metas de corto y

largo plazo.

 Los empleados conocen los procedimientos que deben seguir en las

actividades a realizar.
  Los jefes de área tienen un alto conocimiento de los procedimientos
que deben seguir para la ejecución de sus respectivas funciones por
medio de instructivos.

COMUNICACIÓN INTERNA

Todos los departamentos se comunican a través de una opción de chat que

proporciona el sistema de software (ADVANCE ACCOUNTING) que facilita
la transferencia de información y documentos entre las partes interesadas.

COMUNICACIÓN EXTERNA

La empresa cuenta con un sistema de comunicación con sus proveedores

por vía de internet – correo y vías telefónicas, en las cuales se informan por
medio de catálogos sobre los productos, precios, calidades, variedades y en
general todos los aspectos a necesitar para la adquisición de sus productos
a vender, se realizan asistencias de ruedas de negocios en las cuales se
actualizan de los productos a innovar por parte de sus proveedores.

Con respecto a la comunicación con sus clientes, es por medio de sus

vendedores internos y externos, pasando esta información a las reuniones
realizadas semanalmente.

RIESGOS

El nivel de seguridad que se da en la comunicación con respecto al nivel

interno de la empresa, se encuentra vulnerable a situaciones en las que no
se entienda lo que se quiera decir por parte de la administración, ya que las
reuniones que se realizan recurrentemente en la empresa no quedan
plasmadas en actas las conclusiones y/o acuerdos a los cuales se ha
llegado, con el fin de realizarse lo que se ha propuesto y discutido.

Con respecto a la comunicación externa, esta carece de vías de

información directa, ya que estas se perciben a través de intermediarios y
no se obtiene directamente por la otra parte como pueden ser clientes,
proveedores y otros terceros, por ejemplo, con respecto a los clientes, solo
se obtiene información de satisfacción o insatisfacción por medio de los
vendedores y no por medio de buzones de sugerencias ni medios de
 comunicación en los que se conecten directamente con los encargados de
solucionar las respectivas situaciones, en las que se discutan por ejemplo
las necesidades que los clientes tengan, directamente esto relacionado a
que en las reuniones que se hacen, solo se plantea el tema de ventas y no
de compras de productos que satisfagan completamente las necesidades
de sus compradores.

EVALUACION

Para evaluar el sistema de información y comunicación se tendrá en cuenta

que las características, aplicabilidad y el uso de estos cumplan con los
requerimientos que exige la empresa.

5- SUPERVICION Y MONITOREO

 Verifican que las actividades que realizan los empleados de la entidad

estén dados por medio de guías de control, por parte de la gerencia.

 El departamento de contabilidad y la gerencia están pendiente de las

actividades que realizan los miembros de la administración y verifican que
estén de acuerdo al plan de trabajo propuesto, objetivos y metas de la
sociedad.

 La estructura organizacional es poco ortodoxa, sin embargo las actividades

de supervisión logran una visión amplia de las funciones de control y la
identificación de deficiencias.

 Preguntan al personal periódicamente, si entienden y cumplen con las

pautas de conducta de la empresa.
LEGAJO DE PLANEACION
DETALLADA
 PLANEACION DETALLADA

1. CONCEPTO DE LAS PARTIDAS QUE INTEGRAN EL COMPONENTE

UBICACIÓN DEL COMPONENTE

ESTANDAR A MEDIDA
INGRESOS POR VENTAS

Comprende los valores recibidos y/o causados Representan montos originados en transferencias de
como resultado de las actividades desarrolladas productos, como consecuencia de su actividad
en cumplimiento de su objeto social. comercializadora de productos para la construcción.
NATURALEZA
CREDITO: Se acredita por el valor de los ingresos CREDITO: Se acredita por valor de las ventas de los
por ventas y/o mantenimientos de bienes o materiales y accesorios para la construcción.
mercancías.
DEBITO: La cancelación de saldos al cierre de DEBITO: La cancelación de saldos al cierre de
ejercicio. ejercicio.
RECURSOS
Los ingresos se dan por la comercialización de
Los ingresos se pueden dar por ventas de materiales y accesorios para la construcción de
mercancía y/o prestación de servicio. contado y a crédito.
CUENTAS Y SUBCUENTAS
4135 Comercio al por mayor y al por menor 4135 Comercio al por mayor y al por menor
413542 Ventas de materiales de construcción 41354201 Ventas de materiales de construcción
413546 Ventas de pinturas y lacas 41354601 Ventas de pinturas y lacas
413548 Ventas de herramientas y artículos de
ferretería 41354801 Ventas de herramientas y artículos de
4275 Devoluciones en ventas ferretería
413502 Comercio al por mayor y al por menor Sedes
41354202 Ventas de materiales de construcción
41354602 Ventas de pinturas y lacas
41354802 Ventas de herramientas y artículos de
ferretería
413503 Comercio al por mayor y al por menor Brilla
41354203 Ventas de materiales de construcción
41354603 Ventas de pinturas y lacas
41354803 Ventas de herramientas y artículos de
ferretería
4275 Devoluciones en venta de materiales y
accesorios para la construcción.
 UBICACIÓN DEL COMPONENTE
ESTANDAR A MEDIDA

CUENTAS A COBRAR
DEUDORES: Comprende el valor de las deudas a
cargo de terceros y a favor del ente, incluidas las
comerciales y no comerciales. CLIENTES: Derechos del ente que posee frente a
CLIENTES: Son derechos del ente económico contra terceros, como resultado de las ventas a crédito de
terceros, originado en la de ventas de productos, materiales para la construcción.
prestación de servicios y cualquier otro concepto
análogo.
NATURALEZA
DEBITO: Por el valor de los productos, mercancías o DEBITO: Se debita por el valor de los materiales y
servicios vendidos a crédito. accesorios de construcción vendidos a crédito.

CREDITO: Por el valor de los pagos efectuados por

los clientes.
Por el valor de las devoluciones de productos, CREDITO: Por el valor de los pagos realizados por
mercancías o servicios no aceptados. los clientes.
Por el valor de los descuentos o bonificaciones por No aplica.
cualquier concepto. No Aplica.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro. Por los traslados a cuentas de difícil cobro.
Por el valor de las notas crédito que origine el ente Por el valor de las notas crédito a favor de los
económico a favor de sus clientes. clientes.
Por el saldo a favor que tenga el suscriptor No Aplica.
favorecido en la cuenta acreedores del sistema al
momento de hacerse la entrega del bien o prestado
el servicio.
RECURSOS
Cuentas a cobrar por ventas, A socios, A Los cobros a deudores por ventas, provisiones de
empleados, A matrices, A sucursales y Vinculadas. deudores y cuentas de difícil cobro.
CUENTAS Y SUBCUENTAS
1305 Clientes 13050501 Clientes Oficina Principal
130505 Nacionales 13050502 Clientes Sedes
1390 Deuda de difícil cobro 13050503 Clientes Pa tu Casa Brilla
1399 Provisiones 1390 Deudas de difícil Cobro
139905 Clientes 1399 Provisiones
139905 Clientes
2. IMPORTANCIA RELATIVA DE LAS PARTIDAS QUE INTEGRAN EL COMPONENTE

Estados Financieros de Ferretería Zúñiga Vives S.A.

VOLUMEN DE OPERACIONES

Dentro del conjunto de componentes que integran los Estado Financieros de

Zúñiga Vives S.A. los ingresos por ventas y cuentas a cobrar representan un
significativo volumen de operaciones expresadas con un porcentaje de
participación del 87% y 21,46% respectivamente en el año 2013.

SUSCEPTIBILIDAD AL FRAUDE

Por ser un componente con altos volúmenes de transacciones requiere de

estrictos controles en sus procesos los cuales deben ser segmentados en
funcionarios para minimizar el riesgo de fraudes al cual son susceptibles dentro
de este.

RELACIÓN DIRECTA CON EL DEBER MISIONAL DEL NEGOCIO

El componente de ingresos por ventas y cuentas a cobrar tiene relación directa
con el deber misional de la empresa Zúñiga Vives S.A., ya que de la buena
gestión de los procesos que lo llevan a cabo, se obtendrán resultados los cuales
buscan satisfacer las necesidades de los inversionistas, recurso humano y demás
terceros vinculados directa e indirectamente en relación a la liquidez, rentabilidad y
capacidad de endeudamiento de la empresa.

3. PROCESOS Y SUBPROCESOS EN EL COMPONENTE DE INGRESOS POR

VENTAS Y CUENTAS A COBRAR.

COMPONENTE DE INGRESOS POR VENTAS Y CUENTAS A COBRAR

MISION

Está orientado a la comercialización de materiales para la construcción el cual

está dirigido a coordinar estrategias de mercado a nivel de sus clientes potenciales
que conlleva al intercambio del producto por el efectivo el cual es generado por los
clientes ya sea de contado o a crédito.

El área de cuentas a cobrar es uno de los pilares fundamentales de la empresa

que busca conservar a los clientes actuales y atraer nuevos; ofreciendo
condiciones de créditos que varían según el tipo de cliente o empresa,
optimizando la recuperación de las mismas mediante un modelo eficiente y eficaz
de este sistema.

VISION

Mantenernos activos en el mercado a nivel local, regional y nacional,

estableciendo estrategias de ventas como publicidad y promociones a nuestros
clientes potenciales, ofreciendo materiales y accesorios para la construcción de
buena calidad y a un precio accesible al público, además de contar con recurso
humano altamente calificado en el sistema de crédito, que garantizara la excelente
ejecución del sistema de cobranzas en los plazos estipulados.

VALORES
ETICA Y
TRANSPARE
NCIA

CALIDAD Y
COMPROMIS
CUMPLIMIEN
O
TO

SERIEDAD RESPETO
EN LA POR LOS
GESTION CLIENTES

OBJETIVOS

Ingresos por Ventas

 Ser una marca líder en el mercado a nivel de las ventas.
 Lograr una mayor participación en el mercado para el primer semestre de
2014.
 Aumentar las ventas mensuales en un 30%.

Cuentas a cobrar
 Comprobar si las cuentas a cobrar son auténticas y si tienen origen en
operaciones de ventas.
 Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo
contable.

ESTRATEGIAS

 Capacitaciones bimensuales del personal de ventas interno y externo.

 Mantener difusión permanente mediante vallas publicitarias en sectores

concurridos de nuestros productos y en la página web empresarial.

 Hacer supervisiones sorpresivas y periódicas en el proceso de facturación y

registro.

 Supervisión de los procesos de ventas a crédito y cobranzas de clientes.

POLITICAS

INGRESOS POR VENTAS Y CUENTAS A COBRAR

 Para las ventas de clientes comunes se realizaran de contado.

 Para los contratos obtenidos por licitación la modalidad de venta será a

crédito y el plazo de pago será hasta 60 días calendario contados a partir
de la entrega del material. Se constituirá una póliza para el cumplimiento de
las partes y se fijaran los precios que permanecerán en el tiempo de
duración del contrato.
 Todos los pedidos deberán contar con órdenes de compra.

 Las devoluciones en ventas no se harán efectivas en dinero, sino con el

cambio de cualquier otro producto.

 Para todas las ventas a crédito se deberá realizar un estudio previo de las
condiciones crediticias del cliente.

 Para toda venta a crédito el plazo de pago será hasta de 30 días calendario
contados a partir de la entrega del material.

 A los clientes que inicialmente accedan a créditos deberán realizar un pago

inicial del 50% de la venta y el saldo restante en 30 días calendario
contados a partir de la entrega de la mercancía.

 El tratamiento de las cuentas a cobrar será de acuerdo a las provisiones

estipuladas por la administración, las cuales están sujetas al criterio
profesional del Contador Público de la empresa en cuanto al tiempo y
porcentajes.

 Verificar que los pagos o abonos de los clientes se hayan efectuado en el

tiempo acordado y depositado en las respectivas cuentas bancarias de la
empresa.

 Los cheques que se reciban por concepto de abono o pago deben ser
consignados dentro de las 24 horas siguientes de la operación.

 Hacer reportes diarios por parte del personal encargado de cartera de las
facturas vencidas.

 Llevar al día los pagos realizados por los clientes.

 Verificar que el solicitante de nuevos créditos haya cumplido con el pago de

los créditos anteriores si los hubiera.

 Evitar el vencimiento de la cartera.

 Se realizaran llamadas a los clientes que estén atrasados en sus pagos, en

caso de hacer omisión a las llamadas se le manifestara a través de una
carta que el plazo de su obligación ha vencido.
  Para el aval de todo caso excepcional este deberá contar con la previa
autorización de la administración y la alta gerencia.

PROCESOS Y SUBPROCESOS DE INGRESOS POR VENTAS

VENTAS DE CONTADO

1- Se establece contacto del cliente con la empresa a través del agente de

ventas el cual asesora al cliente y efectuara la respectiva cotización.

2- El cliente especifica el pedido que realizara dejando constancia a través de

la orden de compra y decide si esta es de contado.

3- Si el cliente compra de contado, el asesor de venta diligencia la requisición

de mercancía verificando la existencia de los materiales de acuerdo a la
orden de pedido realizado por el cliente.

4- El asesor digita en el sistema el pedido correspondiente y automáticamente

se generara un código único que deberá ser enviado a departamento de
facturación y así mismo se hará efectiva la orden de despacho.

5- El encargado de bodega envía la mercancía requerida al asesor de venta.

6- El funcionario designado para la elaboración de la factura entregara al

cliente una copia y la original las cuales deberán ser presentadas al
 encargado de caja donde efectúa el pago de la mercancía y el cliente
recibirá el soporte de su compra quedando la copia en contabilidad.

7- El asesor de venta hace entrega de la mercancía y el cliente la revisa antes

de salir de las instalaciones.

VENTAS A CREDITO

1- Se establece contacto del cliente con la empresa a través del agente de

ventas el cual asesora al cliente y efectuara la respectiva cotización.

2- El cliente especifica el pedido que realizara dejando constancia a través

de la orden de compra y decide si esta es a crédito.

3- Si el cliente decide comprar a crédito, el asesor de venta comprueba que

el cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite a la encargada del
departamento de cartera, la cual realiza el estudio correspondiente.
4- El jefe del departamento de cartera revisa en el archivo de listado de
clientes, si este ya ha realizado transacciones con la empresa para que
esta información forme parte del archivo.

5- El cliente define la cantidad de artículos y el departamento de cartera

estipula las condiciones de pago.

6- El jefe de cartera envía la aprobación del crédito al asesor de ventas y

este digita en el sistema el pedido correspondiente y automáticamente se
generara un código único que deberá ser enviado a departamento de
facturación y así mismo se hará efectiva la orden de despacho.

7- El encargado de bodega envía la mercancía requerida al asesor de

venta.

8- El funcionario designado para la elaboración de la factura entregara al

cliente una copia y la original las cuales deberán ser presentadas al
encargado de caja donde efectúa el pago de la mercancía y el cliente
recibirá el soporte de su compra quedando la copia en contabilidad.

9- El asesor de venta hace entrega de la mercancía junto con la orden de

compra y el cliente la revisa antes de salir de las instalaciones.
 10- En caso de que la entrega de la mercancía sea establecida a petición del
cliente, deberá enviarse por anticipado un remito junto con la mercancía
para que el pedido sea confirmado de acuerdo a la orden de compra
dada por el cliente y finalmente se hará el envío de la factura junto con
las condiciones de pago.

PROCESOS Y SUBPROCESOS DE LAS COBRANZAS

1- La encargada del departamento de cartera diariamente realizara un

informe en el cual se muestren las cuentas que deberían ser canceladas
en la fecha.

2- La encargada del departamento de cartera revisa las cuentas bancarias

de la empresa a modo de identificar si se han recibidos pagos o abonos
de los clientes y posteriormente confirma monto, factura cancelada y
propietario del crédito.
3- Realizar llamadas a los clientes que estén atrasados en sus pagos, en
caso de hacer omisión a las llamadas manifestar a través de una carta
que el plazo de su obligación ha expirado.

4- En el caso de no pago de la obligación por parte del cliente, la jefe de

cartera procederá a realizar las reclasificaciones correspondientes
teniendo en cuenta el tiempo y habiendo agotado todos los medios
posibles considerando con anticipación provisiones aplicadas de acuerdo
a la políticas.

4. MEDICION Y EXPOSICION CONTABLE

INGRESOS POR VENTAS

Las ventas son reconocidas contablemente cuando se realizan, es decir, cuando

se produce el hecho sustancial que las perfecciona desde el punto de vista legal,
prácticas comerciales vigentes.

CUENTAS A COBRAR POR VENTAS

Las cuentas a cobrar por ventas son los derechos que posee la empresa por la
actividad de venta a crédito.
 ASPECTOS DE MEDICIÓN

INGRESOS POR VENTAS

La realización de las ventas son en el momento en el que efectivamente se

expide la factura de venta para la transferencia de los materiales y accesorios para
la construcción de la empresa Zúñiga Vives S.A. a los clientes y/o con los que esta
efectúa los contratos. En el caso de los contratos, los ingresos se van
reconociendo a medida que se hacen los abonos correspondientes.

Se hace los respectivos ajustes en relación a los descuentos, bonificaciones,

devoluciones, costos y gastos que permitieron dicho ingreso, siendo estos
deducidos de las ventas realizadas.

CUENTAS A COBRAR POR VENTAS

Se encuentran medidas por su valor de realización o de mercado, en las cuales se

espera tener el ingreso total al registrado. Se mide teniendo en cuenta los plazos
de financiación establecidos y un sobre precio que se encuentra dado por el
componente financiero implícito cobrado por motivo de esta venta a crédito. Si de
esta venta no se deriva ningún pago, o este cesa, se iniciara un proceso de
estimaciones para el cubrimiento de la posible irrecuperabilidad, valor que será
descontado del total de las cuentas a cobrar.

ASPECTOS DE EXPOSICIÓN

INGRESOS POR VENTAS

Los ingresos por ventas se presentan en el Estado de Resultado por el valor total
de las transacciones, sin diferenciar que ventas se realizaron a crédito y cuales
fueron de contado. Además estos saldos corresponden al periodo en que
efectivamente se realizaron

CUENTAS A COBRAR POR VENTAS

Las ventas a créditos se presentan como cuentas a cobrar por ventas en el

balance general, mostrándola en el Activo Corriente en el grupo Deudores en la
cuenta Clientes, así mismo se reflejan en este clasificándolos como Deudores no
Corrientes las estimaciones presentadas para estas cuentas, provisiones y
cuentas de difícil cobro.

5. AFIRMACIONES
 AFIRMACIONES DEFINICION
Los ingresos representan el valor total de las ventas de materiales y
Veracidad accesorios para la construcción.

Las condiciones de ventas a crédito de materiales y accesorios para

la construcción están debidamente autorizadas por el jefe de
cartera.
Los ingresos por la venta de materias y accesorios para la
construcción le fueron descontados las devoluciones.

Las notas créditos por devoluciones en ventas son reales.

Todas las ventas están íntegramente contabilizadas y

Integridad adecuadamente acumuladas, además debidamente soportadas.

Tas ventas se encuentran registradas en el periodo en el que se

Integridad
debe realizar.
Los saldos de los gastos y costos presentan saldos razonables de los
respectivos ingresos.
Las ventas, descuentos y devoluciones están correctamente
Medición Y Exposición
calculados y medidos.
Las ventas han sido adecuadamente resumidas y descriptas.
Medición Y Exposición

CUENTAS A COBRAR POR VENTAS

AFIRMACIONES DEFINICION
Las cuentas a cobrar por ventas son los derechos que
posee la empresa por la actividad de venta a crédito de
Veracidad materiales y accesorios para la construcción.

Todos los saldos de las cuentas a cobrar por ventas

Integridad están adecuados e íntegramente contabilizados y
acumulados en el periodo correspondiente.
Los saldos de cuentas a cobrar contienen y muestran
todos los hechos que afectan su medición contable de
medición y exposición contable acuerdo con las normas aplicadas.

Se han creado las estimaciones apropiadas para las

cuentas que probablemente no se han cobrado
íntegramente.
Las cuentas a cobrar han sido adecuadamente
clasificadas, descriptas y resumidas.
 COBRANZAS DE DEUDORES
AFIRMACIONES DEFINICION
El medio de pago recaudado fue percibido de un cliente.
Veracidad

Las cobranzas de deudores están adecuada e íntegramente acumuladas

y contabilizadas en el periodo contable, además se encuentran
Integridad debidamente soportadas.

Los montos recibidos y los descuentos están correctamente calculados.

Exposición

6. SISTEMAS DE COMTROL INTERNO

AMBIENTE DE CONTROL

Zúñiga Vives S.A. es una empresa que cuenta con un equipo comprometido con el
objeto social de esta, ya que la administración implementa controles adecuados
los cuales son aceptados por la gerencia y así mismo por el personal, estos
acompañados de integridad y valores éticos. Adicionalmente, la administración
delega las funciones referidas a los procesos y subprocesos que integran las
ventas a un personal que cumpla con un perfil previamente establecido.

CONTROLES DIRECTOS

Teniendo en cuenta que en la empresa Zúñiga Vives S.A. hacen uso del sistema
contable ADVANCED ACCOUNTING, teniendo en cuenta la actividad de la
empresa, las ventas representan el mayor número de transacciones registradas, lo
que lleva a la necesidad de implementación de dicho software.

Dentro de los controles ejecutados por la gerencia se encuentran los siguientes:

CONTROLES GERENCIALES

 Utilización por parte de la administración de los planes de venta a corto,

mediano y largo plazo, y la comparación de los resultados reales con los
presupuestados, con la finalidad de que el presupuesto preparado sea lo más
integro posible con los valores reales.
  Elaboración de informes por parte de la gerencia acerca de controles
específicos:
 Cambios en los precios y clientes
 Reclasificación de cuentas a cobrar (antigüedad)
 Análisis del volumen de actividades en el departamento de ventas que
incluyen cobranzas y cartera.
 Comparación entre los listados de las cuentas a cobrar y el archivo
para verificar la existencia de estas.
 Documentos que acompañan a la venta como cotizaciones,
remisiones, órdenes de compra, deben contar con el consecutivo
correspondiente.

CONTROLES INFORMATICOS

CONTROLES Y FUNCIONES DE PROCESAMIENTO TRANSACCIÓN AFIRMACIÓN

INVOLUCRADA INVOLUCRADA
Veracidad
Las remisiones se generan junto con las facturas a crédito, el funcionario Orden de pedido Medición
encargado solo podrá ver la existencia del inventario mas no modificarlo. Contable
Veracidad
Los precios de los materiales y repuestos para la construcción, son aprobados Orden de pedido Medición
por el funcionario autorizado. Contable
Las ventas a crédito son aprobadas teniendo en cuenta precios y plazos por Orden de pedido Veracidad
un funcionario autorizado.
Las ventas y el precio de los pedidos son procesados de forma completa una Orden de pedido Integridad
sola vez.
Los documentos de despacho que identifican deudor, cantidades, detalles de Despacho de Veracidad
los productos y fechas son preparados en forma completa y precisa solo materiales Integridad
sobre la base de pedidos aprobados.
Los documentos de despacho tienen la debida aprobación del funcionario Despacho de Veracidad
autorizado. materiales
Despacho de
Veracidad
El acceso al procesamiento de los despachos está restringido. material
Los documentos que garantizan la aceptación de los materiales enviados son Despacho de Veracidad
firmados por los transportistas y quien recibe el pedido. materiales Integridad
Las devoluciones son autorizadas por el jefe de inventario. Facturación Integridad
Las devoluciones en ventas a crédito generan una nota crédito en la factura, Facturación Integridad
registrada en la cuenta del cliente.
Solo se facturan materiales que se encuentren con existencias en el Facturación Veracidad
inventario y con los precios previamente autorizados. Integridad
El vendedor envía un código a la recepción y se genera una factura con copia: Facturación Integridad
una para el cliente y otra para el despacho de los productos solicitados.
Las facturas contienen toda la información legal, del cliente, condiciones, Facturación Medición
precios y cantidades de materiales.
El acceso a las funciones de elaboración de facturas está restringido. Facturación Veracidad
Las facturas y las notas créditos son comparadas con los documentos del Facturación Medición
pedido y la recepción de los bienes devueltos.
Los datos de las cobranzas son correctamente ingresados y aplicados a los Cobranzas Integridad
saldos de los clientes una vez por cada abono.
Las cobranzas son identificadas y verificadas al ser recibidas y en el caso de
los cheques o efectivo ser consignadas dentro de las 24 horas siguientes a la Cobranzas Integridad
operación.
Todo acto que se derive de la venta tales como facturación, devolución, Veracidad
despacho y cobranza deben realizarse con previa autorización del funcionario Cobranzas Integridad
encargado y ser procesada en el periodo contable adecuado. Medición
CONTROLES GENERALES

La empresa Zúñiga Vives S.A. posee las siguientes segregaciones de funciones:

 Ventas

El personal de esta área es el encargado de tomar los pedidos.

 Facturación

Solo se encarga del procesamiento de los documentos de remisiones, órdenes de

compra y facturas débito y crédito.

 Inventarios

El funcionario se encarga de la custodia de los materiales y los despachos.

 Cobranzas

Se encarga de la aprobación de los créditos y los correspondientes procesos de

cobranzas.

 Contabilidad

Se encarga del registro contable de los ingresos por ventas y de los respectivos
movimientos en las cuenta a cobrar por ventas.

SEGREGACIONES
Quien otorga los créditos y quien realiza la factura esta segregada de las
funciones del custodio de caja.

Las funciones del encargado de inventario son independientes de quien otorga los
créditos y factura.

Las funciones del encargado de caja están segregadas de la elaboración,

procesamiento de despacho, clientes y el respectivo registro contable.

Las funciones de cobranza están segregadas de las de pagos.

Las funciones del encargado de las cobranzas están segregadas de la

registración contable y la elaboración de las conciliaciones bancarias.

Todos los funcionarios de cada área poseen un usuario y contraseña dentro del
sistema ADVANCE ACCOUNTING que les permite realizar modificaciones,
ajustes únicos y exclusivos contemplados hasta el límite de sus funciones.
7. FACTORES DE RIESGOS

RIESGO INHERENTE

RIESGO INHERENTE
FACTORES DE RIESGOS IMPLICANCIA PARA LA AUDITORIA
La entrada al mercado de empresas con una Desarrollo de nuevas estrategias de venta, para
actividad similar a Zúñiga Vives S.A. mantener prestigio y aumento de sus clientes.
Análisis comprobatorio de la integridad de las
Inadecuada contabilización del registro de la venta.
ventas.
Aumento de las devoluciones de materiales de Análisis detallado de las notas crédito por
construcción vendidos. devoluciones.
Existe un deterioro significativo en la antigüedad de Análisis en los procesos de cobranza a modo de
las cuentas a cobrar por ventas. conocer la efectividad del proceso.
Análisis de los registros del periodo para
Elaboración de facturas en diferente periodo.
comprobar su integridad.
Estudio de las estrategias de ventas establecidas
Definición inadecuada de la estrategia de ventas. por la gerencia con el valor de los ingresos
registrados en periodos anteriores.

RIESGO DE CONTROL

RIESGO DE CONTROL
FACTORES DE RIESGOS IMPLICANCIA PARA LA AUDITORIA
Incongruencias entre la factura y bienes entregados. Aumento de pruebas para probar la integridad
de las cuentas a cobrar.
 Verificación de los abonos o pagos de los
Existe un aumento significativo en las notas créditos. deudores.
Aprobación a clientes sin lo soportes requeridos o Aumento de pruebas para verificar la veracidad
incompletos. de las cuentas a cobrar.

8. ENFOQUE DE AUDITORIA

Partiendo de que la empresa Zúñiga Vives S.A. posee controles sobre las
operaciones de venta especialmente las realizadas a crédito, controles en el
otorgamiento de estos y en el proceso de cobranza, el enfoque de auditoría que
MLM Auditores aplicara inicialmente es de cumplimiento sobre los procesos a
seguir en el componente de ingresos por venta y cobranzas, trabajo que será
acompañado con reducidas pruebas sustantivas que respalden la suficiente
evidencia obtenida sobre los controles existentes. En el caso de que las pruebas
de cumplimiento no satisfagan la auditoria será necesaria la aplicación de mayores
pruebas sustantivas sobre los saldos presentados junto con pruebas analíticas
para poder obtener suficiente evidencia de auditoria sobre las afirmaciones.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Sobre los procedimientos que se llevan a cabo en las operaciones de ventas a

crédito y en el proceso de autorización, otorgación y condiciones de crédito y su
posterior proceso de cobranza y las condiciones a tener en cuenta para realizar
las respectivas estimaciones de incobrabilidad.

PRUEBAS ANALITICAS

Se hará un análisis comparativo de los montos en ventas y devoluciones de

periodos relacionados.

PRUEBAS SUSTANTIVAS
Se escogerá una muestra los saldos sobre las ventas contabilizadas, cuentas a
cobrar y respectivos saldos de las provisiones

DE CUMPLIMIENTO

INGRESOS POR VENTAS Y

COBRANZAS

REDUCIDAS P.
SUSTANTIVAS
ENFOQUE DE AUDITORIA

CUENTAS A COBRAR POR ANALITICAS Y

VENTAS SUSTANTIVAS

.
9. PROGRAMA DE TRABAJO

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

INGRESOS POR VENTAS

 Las conciliaciones de cantidades facturadas con las despachadas, las

pedidas y registradas en el en el costo de venta y debidamente
autorizadas.
 Las listas de precio y los cambios a las mismas son aprobados por el
funcionario apropiado.
 Autorizaciones de los funcionarios de niveles apropiados.

CUENTAS A COBRAR

COBRANZAS A DEUDORES

 Los cheques son endosados en forma restrictiva al ser recibidos.

 Se emite un recibo al cliente donde se especifique el monto y el documento
cancelado con su correspondiente consecutivo.
 Las cobranzas son efectuadas correctamente a los saldos a cobrar.
 Todos los datos de las cobranzas son ingresados para su procesamiento en
forma completa y precisa y solo una vez.

PRUEBAS ANALITICAS
INGRESOS POR VENTAS

CUENTAS A COBRAR POR VENTAS

 Efectuar un análisis comparativo entre los montos del periodo y el anterior

en: cuentas a cobrar por ventas, distribución de comercialización, rotación
de cartera, antigüedad de la cuentas a cobrar, previsión para deudores, las
provisiones incobrables de deudores y cargos por deudores incobrables. 

PRUEBAS SUSTANTIVAS

INGRESOS POR VENTAS

 Para las notas de crédito seleccionadas y emitidas durante el periodo y con

posterioridad al cierre.
 Revisión del corte de las operaciones.

CUENTAS A COBRAR POR VENTAS

 Circularización de cuentas a cobrar, clientes específicos entre otros.

 Obtener la antigüedad de las cuentas a cobrar y efectuar procedimientos de
comprobación.
 Realizar la provisión para deudores incobrables
-Probar exactitud matemática.
-Documentación respaldatoria de la cuenta.(individual)
-Razonabilidad de la antigüedad de las cuentas.

COBRANZAS A DEUDORES

Con la muestra seleccionada aleatoriamente:

 Comparar con el estado de cobranzas.
 Comparar con la boleta de depósito y el estado de cuenta bancaria.
 Comparar con la cuenta individual de cada deudor.

Sobre Circularización de cuentas a cobrar por ventas.

1. Obtener un listado completo de los saldos a cobrar a la ficha de la

circularización.

2. Seleccionar las cuentas o transacciones individuales a circularizar según el

plan.

3. Registrar los detalles importantes de una planilla de control de

circularización.
4. Revisar con los funcionarios de la empresa la lista de cuentas propuestas
para la circularización.

5. Despachar la circularización.

6. Procesar rápidamente las respuestas.

7. Completar el resumen de circularización de cuentas a cobrar y obtener

conclusiones sobre los resultados de la circularización.