INSTITUTO NICARAGUENSE DE APOYO

A LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

INPYME
Gobierno de Nicaragua

ADMINIST RACION DE PROYECT OS

MANUAL DE CONSULTA DEL

MICROEMPRESARIO
 INTRODUCCION

Amigo (a) microempresario (a):

Todo el mundo maneja algún proyecto de vez en cuando. Por ejemplo, un estudiante maneja
un proyecto como requisito para una clase; quienes hacen las cosas por sí mismo manejan un
proyecto para arreglar o construir algo en sus casas.

Todos ellos aprovechan las mismas teorías sobre la administración de proyectos, a veces sin
darse cuenta.

Como microempresario (a), debes conocer la ADMINISTRACION DEL PROYECTO.

Con ese propósito hemos preparado el presente manual, denominada ADMINISTRACION DE

PROYECTOS, a fin de que conozca la importancia y los principales procedimientos en el
manejo de los proyectos, esperando que los contenidos propuestos contribuyan al desarrollo
de tu empresa.
 CONTENIDOS

A. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE
PROYECTOS

1. PLANIFICACION DE LA MEDIDA DE LA CALIDAD

2. PLANIFICACION DE LA MEDIDA DEL TIEMPO
3. PLANIFICACION DE LA MEDIDA DEL COSTO

B. PONIENDO EN PRÁCTICA EL PLAN

1. CONTROL DEL DESARROLLO DEL TRABAJO

2. LA RETROALIMENTACION
3. CONTRATACION: MATERIALES, SUMINISTROS,
SERVICIOS
4. RESOLUCION DE DIFERENCIAS

C. COMO LLEVAR EL PROYECTO A FELIZ TERMINO

1. MODELO PARA TENER EXITO AL ADMINISTRAR UN

PROYECTO

D AUTOEVALUACIÓN

OBJETIVO

Que los (as) micro empresarias (as) conozcan la importancia y

los procedimiento más generales en la administración de
proyectos como alternativa en el manejo y control de sus propios
proyectos.
A. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO

Recordemos que el manual Nº 10 estudiamos

todo lo relacionado a la formulación de
proyectos .

En este manual planteamos que los proyectos nacen de problema y oportunidades, de IDEAS
que se llevan a la práctica.

Además, nos explica de forma

sencilla los pasos que siguen en la
formulación de proyectos

Algo importante, que no debemos olvidar, es que como MICROEMPRESARIOS los

PROYECTOS hoy en día, nos ayudan a crecer como empresarios, sobre todo si lo hacemos
de manera organizada y con una verdadera planificación.

Ya recuerdo los pasos fundamentales

¿EN QUE CONSISTE LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO?

La administración de un proyecto es una operación con un PRINCIPIO y un FIN, que se realiza

para alcanzar las metas establecidas, los objetivos y programas fijados de antemano.

LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS NOS AYUDA A:

• Control de un proyecto de principio a fin.

• Estructuración de un buen plan.

• Aceptación del plan, es decir respaldo de los demás.

• Motivación de los involucrados.

• Mejor utilización de los recursos disponibles.

• Control de gastos de tiempo y dinero.

Para comprender bien la importancia de la

administración de un proyecto vamos a
estudiar tres aspectos básicos: CALIDAD,
TIEMPO, COSTO.

1. PLANIFICACIÓN DE LA MEDIDA DE CALIDAD

La planificación de la calidad, requiere atención al detalle.

La meta de la PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD, consiste en asegurar que el resultado del

proyectos funcionara, es decir, que se le hará o que se supone que debe hacerse.

EL PLAN DE CALIDAD, establece los criterios de ejecución, los cuales se comparará el

resultado del proyecto una vez terminados.

Hay dos técnicas que facilitan la planificación de la

calidad: la estructura de la división del trabajo y las
especificaciones del proyecto.

CREACION DE UNA ESTRUCTURA DE LA DIVISION DEL TRABAJO

 La e estructura de la división de trabajo, es el lugar para comenzar a planificar los tres
parámetros de un proyecto:

- Calidad ¡En que consiste!

- Costos
- Tiempo

Consiste en dividir un proyecto en "sub-unidades" el decir en paquetes de trabajo. (Son los

componentes o pasos).

Como administrador de proyecto, le será más fácil controlar la totalidad, al tener subdividido
los grandes componentes de cualquier proyecto.

VEAMOS UN EJEMPLO:

Supongamos que existe un proyecto denominado:

"Lanzamiento de Embutidos Nica al Mercado Nacional”

Algunos componentes de este proyecto serían:

(SUB-UNIDADES)
DIAGNOSTICO SITUACIONAL-ANALISIS DE IDEAS

EL ESTUDIO TECNICO
EL ESTUDIO FINANCIERO
EXPERIMENTACION
DESARROLLO DEL PROYECTO-EJECUCION
EVALUACION DEL PROYECTO

Es decir que en cada etapa o fases, existen personas responsable en cada acción, que incluso
pueden ser la misma alguna veces, pero que al administra el proyecto, tenemos que controlar la
calidad, con qué se realiza cada PASO (COMPONENTES O SUB-UNIDADES).

LAS ESPECIFICACIONES DEL PROYECTO

Usando la división del trabajo, se pueden escribir las especificaciones para cada sub-unidad
del proyecto.
Las ESPECIFICACIONES, incluyen todos los requisitos de importancia para cumplir con la
MEDIDA DE LA CALIDAD DEL PROYECTO, los MATERIALES que se van a emplear, el
ESTÁNDAR que hay que alcanzar, los ENSAYOS que se harán, etc.

Tenga mucho cuidado al escribir las especificaciones por qué estas se convierten en el factor
de control en el cumplimiento del estándar de ejecución y afectan directamente. Tanto el
presupuesto, la planificación misma del proyecto.

EJEMPLO DE ESPECIFICACIONES DE UN PROYECTO

El embutido Nica reemplazará al embutido norteamericano

El contenido de cada pote, pasara 15 gramos más que el
existente en el mercado
Cada pote contendrá un 10% más de calorías
El empaque garantizará una duración mayor de un año
La presentación será a colores
etc.

Como puedes observar las

especificaciones de un proyecto ayudan a
todo administrador del proyecto, pues
sirven de base o estándar para
controlar y evaluar.

2. PLANIFICACION DE LA MEDIDA DEL TIEMPO

El objetivo a planificar la medida del tiempo, es determinar el tiempo más corto necesario para
completar el proyecto.

Comience con la ESTRUCTURA de la DIVISION DEL TRABAJO y determine el tiempo

requerido para terminar cada sub-unidad.

Después, determinen qué secuencia deben terminarse las sub.-unidades en cuales se pueden
estar trabajando a mismo tiempo.
 SEGÚN EL EJEMPLO DE LANZAMIENTO DE UN
NUEVO PRODUCTO PODEMOS ANALIZAR LO SIGUIENTE

SUB-UNIDAD ...... DIAGNOSTICO SITUACIONAL

Dos meses: abril y mayo 1995

SUB-UNIDAD ...... ESTUDIO

TÉCNICO

Un mes: junio 1995

y así sucesivamente.

Es decir que nos dice los

Tres elementos de tiempo más
Importante

LA DURACON DE CADA PASO

LO MAS PRONTO QUE PUEDA COMENZARSE

LO MAS TARDE QUE PUEDA COMENZARSE

La planificación de la medida del tiempo sólo puede hacerse por aquellas personas que tengan
experiencia en la misma actividades o similares.

Si usted no sabe personalmente que el tiempo demora en hacer algo, tendrá que confiar en
alguien que tenga la experiencia necesaria.

Muchos administradores de proyectos encuentran que es el realista estimar los intervalos de

tiempo con un PROMEDIO, más bien que como una cantidad exacta.

Veamos un esquema matemático para calcular

el tiempo de cada SUB-UNIDAD o PASO
EJEMPLO:

SUB-UNIDAD O PASO TO. TP TM. TE.

ESTUDIO TECNICO PARA EL 1Mes 3 Meses 2 meses 1-8 meses

LANZAMIENTO DEL
EMBUTIDO NICA

EXPERIMENTACION

Y ASI SUSECIVAMENTE

En donde:
TO: Es el tiempo más optimista
TP: Es el tiempo más pesimista
TM: Es el tiempo más probable
TE: Es el tiempo estimado

Para calcular el tiempo estimado (T.E), se aplica una fórmula sencilla.

TE= TO + 4 TM + TP
6

En este caso sería:

TE = 1 MES +(4.2) +3
6

TE = 1 MES + 8 +3 = 11
6 6
TE= 1.8 MESES

Otra forma gráfica de calcular el tiempo es

usando el diagrama de Gantt

DIAGRAMA DE GANTT: Es un conjunto de barras horizontales que muestran

gráficamente la relación del tiempo, entre los pasos en un
proyecto y se llama así que honor al ingeniero industrial Henry
Gantt, que introdujo este procedimiento a principios de este siglo.
Para crear un diagrama de Gantt, enumere los pasos necesarios para completar un proyecto y
la estimación del tiempo requerido para cada paso.

VEAMOS UN EJEMPLO:

ACTIVIDADES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

Recopilación
1
de información
Redacción de
2
anteproyecto
Redacción de
3
proyecto
4 Revisión final
Puesta en
5
marcha
Tiempo(meses 1 2 4 5
) 3

3. PLANIFICACION DE LA MEDIDA DE COSTO

Existen muchas razones para hacer una planificación cuidadosa del costo del proyecto:

- Para comenzar, si usted sobreestima los costos quizá no aprueben el proyecto.

- Como administrador de un proyecto, tiene que supervisar los gastos mientras se

encuentra en ejecución y evitar los gastos excesivos.

Las inexactitudes en el presupuesto

siempre son inevitables pero debemos
ser lo más realista posible.

A usted le es imposible estima en el costo de su proyecto mientras no sepa qué tiempo durará,
ya que al renglón mas costoso será que tiempo durara las labores; por tanto, use su
estructura de la DIVISIÓN DEL TRABAJO y la programación del proyecto como puntos de
partida para desarrollar su presupuesto del proyecto.

Recordemos que la división del trabajo,

nos dice los grandes componentes, sub-
unidad o pasos de un proyecto.
 COMPONENTES TÍPICOS DEL COSTO

¬ Labor
¬ Gastos globales
¬ Materiales
¬ Suministros
¬ Equipo
¬ Gastos administrativos y generales
¬ Ganancias (si es aplicable)

LABOR: Constituyen los salarios pagados a todo el personal

trabajando directamente en el proyecto por el tiempo
invertido.

GASTOS GLOBALES: Costos de los impuestos sobre las nóminas y beneficios

suplementarios para todos los que trabajan directamente
en el proyecto por el tiempo invertido. Calculados
generalmente con un porcentaje del costo de la labor
directa.

MATERIALES: Costo del todos los materiales calculados en el proyecto.

EQUIPOS: Costos presupuestados en este renglón

GASTOS ADMINISTRATIVOS: Costo de administración y servicio de respaldo; por

ejemplo: compras, gastos de contabilidad, pago de
trabajo, subcontrato, etc.

GANANCIA: En los proyectos de inversión, es importante tener

presente la ganancia. La ganancia nos muestra la
rentabilidad del proyecto.

Practique obtener el costo de un proyecto

 Prepare un estimado del costo del proyecto que
usted ha estado aplicando. Utilice tantas
columnas de costos como sean aplicables.

SUB-UNIDAD
MATERIALES EQUIPOS ETC. ETC. ETC.
(COMPONENTE O PASO

IMPORTANCIA DE ASIGNAR RESPONSABILIDADES

La determinación de quién debe ser responsable de realizar cada sub-unidad o paso de un

proyecto debe hacerse tan pronto como sea posible, de modo que todos puedan participar en
la planificación tanto de los calendarios de trabajo como de los presupuestos .

El número de personas comprendidas en un

proyecto varía según su tamaño y alcance no
todos los proyectos tienen diferentes personas
para cada una de las sub-unidades o pasos.

Para hacer el mejor uso posible de sus recursos es importante asigna responsabilidades y
controlar el cumplimiento de las mismas.

Para comprender toda esta teoría de presentamos un

cuadro resumiendo la planificación.
 Escoja un proyecto, divídalo en sus partes, o pasos componentes, estime el tiempo necesario
para cada sub.-unidad e identifique la persona o grupo responsable de ejecutarlo.

PROYECTO:

TIEMPO
COMPONENTE O PASO PRESUPUESTO RESPONSABILIDAD
(CALENDARIO)
Ej.: experimento de los C$ 5,000.00 Un mes Juan Rodríguez
productos Nica ( 30 Abril – 30 Mayo)

PONIENDO EN PRÁCTICA EL PLAN

¡USTED PUEDE HACERLO¡

¿QUE SUCEDE EN LA FASE DE LA PUESTA EN PRÁCTICA DEL PLAN?

Durante la fase de la puesta en práctica, el administrador del proyecto, coordina todos los
elementos componentes de dicho proyecto.

Ello incluye progresivo control del trabajo para ver si se está ejecutando de acuerdo con el plan.

A continuación te presentamos las herramientas y técnicas

que te ayudarán durante la fase de la puesta en práctica

DEBERES CLAVE DURANTE LA PUESTA EN PRACTICA

1. control del desarrollo del trabajo

2. ofrecer feedback (retroalimentación)
3. contratar materiales, suministros, servicios
4. resolver diferencias

1.- CONTROL DEL DESARROLLO DEL TRABAJO

El control de la actividad central durante la puesta en práctica de un proyecto.

La herramienta de mayor importancia en este proceso es el PLAN que se elaboró.

El control, debe orientar hacia: Las especificaciones,

el calendario de trabajo y el presupuesto

A continuación presentamos dos formas (formatos) de CONTROLAR el desarrollo del trabajo:

 1.1 DIAGRAMA DE IDENTIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DE CONTROL:

EJEMPLO
ELEMENTO DE ¿QUE PUEDE ¿QUÉ HARIA SI
¿CÓMO Y CUANDO?
CONTROL PASAR DE MALO? SUCEDE?
El trabajo de los Al inspeccionar Hacer que el trabajo
CALIDAD encuestadores esta personalmente cada mal hecho se vuelva a
debajo de lo deseado etapa del proyecto hacer.
Primero, buscar otros
El costo de cualquier
Al hacer los contratos proveedores y luego
COSTO sub-unidad podría
de compras considerar materiales
excederse
alternativos
El tiempo para
Al supervisar de cerca Buscar manera
completar cualquier
el desarrollo actual mejorar la eficiencia y
PUNTUALIDAD sub-unidad podría
contra el calendario tratar de ganar tiempo
excederse del
de trabajo. en pasos posteriores.
planificado

El diagrama de IDENTIFICACIÓN de los PUNTOS DE CONTROL de un proyecto es invertir en

pensar que puede pasar de malo dentro de cualquiera de los tres parámetros: CALIDAD,
COSTÓ, PUNTUALIDAD.

Este diagrama nos ayuda como administradores del

proyecto, a que no nos tomen de SORPRESA y
AHORRAR tiempo en las SOLUCIONES

1.2 DIAGRAMA DE HECHOS IMPORTANTES

EJEMPLO

HECHO IMPORTANTE TERMINACION PLANIFICADA TERMINACION ACTUAL

Levantamiento del Agosto Agosto
diagnostico de los embutidos
nicaragua

Estudio técnico del proyecto Septiembre Septiembre

Experimentación Diciembre

etc.
etc.
El Diagrama de hechos importante presenta un amplio cuadro de calendario de trabajo y fecha
de control de un Proyecto, señalando las actividades claves que pueden identificarse
claramente.
 Este Diagrama de
hechos importantes nos ayuda,
pues proporciona un resumen conciso
del desarrollo del Proyecto

2. OFRECER FEEDBACK

¿Qué es eso.....? Yo no
entiendo inglés

EL FEEDBACK significa retroalimentación.

Mediante la retroalimentación nos damos cuenta del los efectos y resultados que esta teniendo
un proyecto.

Todo proyecto son INTENCIONES que se materializan mediante ACCIONES para obtener
resultados. En todo esto debe existir la RETROALIMENTACIÓN.

La retroalimentación sirve para mantener una buena ejecución y corregir lo incorrecto. Sin
embargo para que sea efectivo hay que manejarlo de forma apropiada.

Intenciones Accione Resultados

Retroalimentación
(Feedback)

3. CONTRATACION DE MATERIALES, SUMINISTROS, SERVICIOS

Algunos proyectos requieren de contratación de materiales, suministros, servicios, etc., por

ejemplo la aplicación de un taller de carpintería, zapatería, etc.
Se ha comprobado que esta actividad de contratación y lleva hasta un 20% del tiempo al
ADMINISTRADOR DE UN PROYECTO.

Para la contratación de cualquier servicio, comparar,

etcétera, se requiere de: NEGOCIACION, por eso te
presentamos pautas para la misma.

3.1 PAUTAS PARA UNA NEGOCIACIÓN EFECTIVA.

a. PREPARARSE:

¡Haga su tarea! sepa que resultados desea conseguir y por que

Trate de saber qué resultados espera la otra parte.
Edite negociar si no se encuentra preparado, su poder de negociación aumenta si
presentas alternativas atrayentes.

b. REDUZCA LAS DIFERENCIAS ENTRE LAS IDEAS:

A veces la forma en que usted ve las cosas es muy diferente de como la otra parte la
ve. Nunca de por sentado que usted conoce el punto de vista de la otra persona: haga
preguntas para obtener un mejor entendimiento y expréselo con sus propias palabras
para que la otra parte lo confirme o lo corrija.

c. ESCUCHE:

Escuchar con cuidado y atención es imperativo para lograr una negociación efectiva
deje que la otra parte tenga igual oportunidad de expresión. (Si usted habla más del
50% del tiempo, no está escuchando lo suficiente).

En el proceso, respete el silencio. A veces las personas necesitan reflexionar sobre sus
propias ideas, antes de seguir adelante no trate de romper este silencio con su
conversación

d. TOME NOTAS:

Usted necesita saber dónde se encuentra, que a acuerdos se han tomado, que queda
por solucionar. No confía en su memoria tome notas.

e. SEA CREATIVO:

Las conclusiones y críticas antes de tiempo impiden las ideas creativas. Esté dispuesto
a dedicar algún tiempo para explorar algunas maneras diferentes o poco habituales de
 resolver sus problemas. Todas las negociaciones pueden beneficiarse con las ideas
creativas dadas libremente y sin prejuicios.

f. AYUDE A LA OTRA PARTE:

Los buenos negociadores comprenden que el problema de la otra parte también en su

propio problema.

Póngase en la posición de la otra persona y trate de hallar una solución que cubra las
necesidades de todos; después de todo, ningún acuerdo podrá dudar si ambas partes
no las respaldan.

g. HAGA INTERCAMBIOS:

Debí quedar sin recibir algo a cambio, por lo menos obtenga una muestra de buena fe o
una promesa de pago. El principio básico a seguir es cambiar algo que sea de poco
para usted, pero valioso para su contraparte, por algo que tenga valor para usted, pero
no para la parte contraria.

h. DISCULPASE A TIEMPO:

Una disculpa es la manera más rápida y segura de reducir los sentimientos negativos.

No es preciso que sea una disculpa personal. Tampoco contribuya a las hospitalidades
haciendo observaciones hostiles. La hostilidad aparta la conversación de las cuestiones
importantes, y la convierte en una defensa personal, cuyo propósito es destruir a su
contrario.

i. EVITE LOS ULTIMATUMS:

El ultimátum requiere que la otra parte se entregue o pelee y ninguna de las dos cosas
contribuirá a una cooperación futura.

Evite también que la otra parte tenga que pelear. Ello sucede cuando usted le da
solamente dos alternativas, ninguna de las cuales es deseable para la otra persona.

Ahora si comprendo por que tenemos que negociar.

4. RESOLVER LAS DIFERENCIAS

Decíamos que para la puesta en práctica del plan uno de

los DEBERES CLAVE es RESOLVER LAS DIFERENCIAS.
Vamos a analizar en qué consiste esto...

La habilidad para resolver y solucionar las diferencias es una cualidad

importante de los administradores de proyectos.

¿COMO RESOLVER LAS DIFERENCIAS?

La primera estrategia para solucionar las diferencias resulta de un intercambio entre la

agresividad y la cooperación; proceso que a veces pueden verse empeñado por la emoción y
cuando ello sucede, es difícil lograr un resultado satisfactorio. Por lo tanto, cuando usted siente
que la emoción nubla sus propias ideas o las de la otra parte es mejor demorar las
conversaciones por un tiempo.

Las cuestiones siguientes incluyen en la

agresividad y la cooperación.
 M
MOOD
DEEL
LOOP
PAAR
RAAS
SOOL
LUUC
CIIO
ONNA
ARRD
DIIF
FEER
REEN
NCCIIA
ASS

SOLUCIONAR
PROBLEMAS

DEMANDAR

PACTAR

CEDER

LA DEMANDA:
La demanda contiene mucha agresividad y poca cooperación; sugiere la confianza en si
mismo y la importancia que tiene el asunto, unido a una falta de interés por las relaciones y el
la necesidades de apoyo a la otra parte.

SOLUCIONES DE PROBLEMAS:

Contiene agresividad unida a una gran cooperación; sugiere que el asunto es importante como
también lo es la necesidad de una relación continua con la otra parte.

PACTAR:

El pacto es moderado tanto la agresividad como la cooperación. Surgiré que un asunto se esta
tratando por partes iguales poderosas; cada una de las cuales debe estar dispuestas a ceder
para llegar a un acuerdo.

El pacto es también una estrategia de respaldo cuando la solución del problema en común
parece inalcanzable.

CEDER:

La cesión es muy baja en agresividad y muy alta en cooperación. El tema puede no tener la
importancia para usted, quizás no la conozca bien o, sencillamente, desea aceptar la
propuesta de la otra parte para fomentar una relación entre ambos.

C. COMO LLEVAR EL PROYECTO A FELIZ TERMINOS

- El objetivo de la administración de proyectos es obtener la aceptación de los resultados

obtenidos.

- Esto quiere decir que usted administra un proyecto los beneficiarios o "clientes" deben
estar de acuerdo en que se cumplieron las ESPECIFICACIONES de la calidad de los
parámetros del proyecto.

Como microempresario y
administrador de proyectos
usted debe tener criterios bien
documentados sobre la ejecución
del proyecto desde el comienzo
de su ejecución.

Pero recuerde que puede haber

variantes o cambios, en este caso
tenemos que cambiar las especifi-
caciones y el calendario de trabajo.

- Para evaluar el proyecto use criterios objetivo, los criterios subjetivos son riesgosos y
están sujetos a interpretaciones personales.
- Jamás debe haber lugar para dudas o ambigüedades al que en la práctica esto es difícil
de conseguir.
 - También es muy importante estar bien claro de los resultados que se espera obtener
- Recordemos que tenemos que disponer o contar con los materiales, equipos, etc.,
tanto en tiempo como en forma, para que podamos cumplir con cada uno de los
PASOS o COMPONENTES.
- Cuando existe una en gran cantidad de dinero de por medio, es recomendable realizar
auditoria interna.

Finalmente todo proyecto una vez concluido, debe ser evaluado. Es conveniente hacerlo con
todos involucrados, para retomar experiencias en proyectos futuros.

Asimismo es conveniente ESCRIBIR el informe final, detallando los resultados obtenidos y

planteando recomendaciones para investigaciones o proyectos futuros.

Veamos un modelo para la evaluación

del proyecto

MODELO
1. ¿El proyecto terminó en la fecha fijada?
2. ¿Que aprendimos sobre la planificación que pueda ayudarnos en nuestro próximo
proyecto?

3. ¿El costo final del proyecto correspondió con lo presupuestado?

4. ¿Que aprendimos sobre el presupuesto que pueda ayudarnos en nuestro próximo

proyecto?

5. Al concluir el proyecto, ¿se cumplió con las especificaciones?

6. ¿Que aprendimos sobre cómo escribir la certificación que pueden ayudarnos en

nuestro próximo proyecto?

7. ¿Que aprendimos sobre cómo emplear el personal que pueda ayudarnos en nuestro
próximo proyecto?
8. ¿Que recomendaciones tenemos para la investigación y el desarrollo de proyectos
futuros?

9. Si tuviéramos la oportunidad de volver a hacer todo el proyecto ¿que haríamos de

diferente manera?

1. MODELO PARA QUE EN EL ÉXITO AL ADMINISTRAR UN

PROYECTO
Los proyectos son empresas temporales que tienen comienzo y un final bien definido;
esta cualidad los distingue de un trabajo continuo dentro de una organización.

Todo proyecto con éxito tiene cuatro fases: DEFINICIÓN, PLANIFICACIÓN, PUESTA EN
PRÁCTICA Y CONCLUSIÓN.

FASE III FASE IV

FASE 1 FASE II PUESTA EN CONCLUSION
DEFINICION PLANIFICACION PRACTICA

- Determiner - Escribir - Supervisar la - Entregar el

Objetivos especificaciones ejecución resultado

- Desarrollar el - Tomar acción - Terminar los

calendario de correctiva detalles
trabajo administrativos

- Desarrollar un - Evaluar la
presupuesto experiencia
Para tener éxito en un proyecto, el necesario definirlo claramente antes de empezarlo;
debiendo incluir en dicha definición los criterios para el llevar a cabo el proyecto completo,
hasta terminarlo con todo éxito.

Es razonable esperar que ocurran cambios mientras se está llevando a cabo el proyecto, pero
estos cambios deben documentarse junto con el impacto que pueda causar en el calendario
de trabajos y el presupuesto.
Un proyecto bien ejecutado produce el resultado esperando dentro de un plazo y límites de
gastos prefijados; así se establecen los tres parámetros que sirven para planificar y controlar el
proyecto.

CALIDAD SE DEFINE POR LAS ESPECIFICACIONES

EL TIEMPO SE DEFINE POR EL CALENDARIO

EL COSTO SE DEFINE POR EL PRESUPUESTO

Por lo general se asigna temporalmente un grupo de personas para trabajar en un proyecto; lo

cual requiere del desarrollo de una organización, asignación de deberes y responsabilidad y el
adiestramiento del personal en sus respectivos trabajos.

Al comenzar los trabajos del proyecto, el administrador asume muchas responsabilidades:

ê Debe coordinar el trabajo de las diferentes personas de modo que marche de la

mejor manera.

ê Debe supervisar para que todo marche conforme el plan

ê Sí se presentan algunas desviaciones, deben tomar la acción correctiva necesaria.

ê Debe retroalimentar al resto de las personas involucradas.

ê Asimismo, debe resolver las diferencias que puedan presentarse.

Recordemos que....
 No todos los proyectos requieren que se le preste la misma
atención a cada una de estas actividades.
Todo dependerá de la clase de proyecto que usted esté
ejecutando, de su tamaño y alcance.

Debemos usar nuestro propio juicio al seleccionar los pasos

que sean importantes para el éxito de su proyecto.

¡Le deseamos sinceramente que tenga éxito en los

proyectos que administre! Sí emplea las ideas de
este manual, estamos seguros de que el éxito
recompensara sus esfuerzos.

D. AUTOEVALUACIÓN
Con el propósito de afianzar los contenidos de este manual, le pedimos conteste las siguientes
preguntas. Puede consultar el manual nuevamente.

1. ¿QUE IMPORTANCIA TIENE PARA USTED LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO?

2. ¿QUE PAPEL JUEGA EL TIEMPO EN LA ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO?

3. ¿PORQUE ES IMPORTANTE LA RETROALIMENTACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS?

4. ¿SEÑALE CUATRO IDEAS DE CÓMO Y LLEVAR PROYECTO FELIZ TÉRMINO?

5. ¿POR QUE ES IMPORTANTE DEFINIR LAS ESPECIFICACIONES EN LA ETAPA DE

PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO?

6. ¿EN QUE MEDIDA, LE SIRVE A USTED COMO MICRO EMPRESARIO EL

CONTENIDO DE ESTE MANUAL? SEÑALE SUGERENCIAS PARA EL
MEJORAMIENTO RESPECTIVO.
FUENTE BIBLIOGRAFICA:

Contabilidad Y Finanzas
Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA – COLOMBIA

Contabilidad de Costos
Instituto Nacional de Aprendizaje
INA – COSTARICA
Costos 2
Fundación Carvajal

Manual de Consulta Para El Pequeño Empresario

OIT/ INATEC

REVISADO POR:
Francisco A. Leguizamón
Doctor en Administración de Empresas
Universidad de Navarra (IESE), España.

Economista
Universidad de Bogota “Jorge Tadeo Lozano”
Colombia

Master en Administración de Empresas

INCAE