Actividad de aprendizaje 18

Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

Fabian Giovani Sanchez Salamanca

Tecnología Gestión Logística

(1749900)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

08 de Abril de 2020
Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia en la medida que
permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a cabo contrastes y
comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los objetivos de la organización, para
presentarlos de manera amigable y de fácil comprensión para todos los niveles.

Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación de los temas
aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe ejecutivo de acuerdo a las
indicaciones de presentación de informes y a las normas para la presentación de trabajos escritos,
basándose en la empresa sobre la cual ha venido desarrollando ésta y las anteriores actividades de
aprendizaje.

Para dicho fin realice lo siguiente:

1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los procesos,

incluyendo:

 Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de devoluciones.

 Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.
 Sistemas de medición de los procesos.

2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:

 Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).

 Breve presentación del producto de la empresa.
 Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los actores que la
conforman.
 Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la descripción de
equipos, materiales y herramientas.
 Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos.
 Sistema de distribución.
 Proyecciones de ventas.
 Plan de compras, producción y ventas.
 Presupuestos.
 Indicadores de gestión o KPI por áreas.
 Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.

Diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los procesos

EMPRESA: Industrias Argos Ltda.

  Logística de aprovisionamiento.

En este proceso de logística de aprovechamiento en el que la empresa realiza la supervisión en el

área de compras la cual se encarga de las negociaciones directamente con los proveedores, en la
cual nos permite validar la proyección de la demanda y realizar las negociaciones con los
proveedores.

 Logística de las instalaciones.

Las instalaciones de Industrias Argos Ltda., en la que cuenta con una sola sede principal dentro de
la ciudad de Bogotá, en la Localidad de Barrios Unidos, en estas instalaciones físicas donde
funciona la empresa Industrias Argos Ltda., en la que se encuentra las también el personal de la
empresa como ventas-conductores-administrativos.

 Logística de distribución.

En la logística de distribución se busca que la fuerza de ventas; el personal debe capacitarse en

productos y técnicas de ventas, buscando incrementar el número de artículos que pensaba llevar
el cliente y prestar una atención impecable de manera tal que conserve los clientes y atraiga los de
la competencia. Los precios de los productos deben mantenerse en el mercado de manera
favorable a través de chequeos a la competencia por lograr posicionarse en la mente de los
consumidores como competitivos en precios. La entrega de producto en tiempo y cantidad debe
ser un indicador de gestión para la empresa con sus debidos controles para mejorar la
disponibilidad de producto en los canales de distribución.

 Logística de devoluciones.

En la logística de las devoluciones una vez se realicen por garantías a la empresa, está inicia la
búsqueda del producto que presenta los problemas de calidad para devolver al canal de
distribución que realizo la reclamación, ya que la empresa distribuye a todos los segmentos del
mercado a nivel nacional e internacional, en su valor medio se posesiona los costos competitivos y
en el nivel bajo no se encuentra ningún factor.

 Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.

En cuanto a la tecnología Administrativa, la empresa posee, once equipos de cómputo, dos son
administrados por las gerencias, uno para el manejo contable, dos para el manejo de los pedidos
externos, uno para los pedidos y despachos internos, otro para la recepción, dos para recibo y
facturación de producto que comercializan y el último se encuentra pendiente de asignación de
programas, como medio de comunicación cuentan con un Telefax y varios teléfonos fijos.

Igualmente la tecnología definida para efectos de diferenciación como “administrativa” cuenta con
un buen número de equipos, sin embargo los software que tienen instalados son totalmente
obsoletos para las necesidades y solicitudes de respuesta del negocio, debido a que el programa
que ocupa, no permite el ingreso, modificación, eliminación y generación de información de
manera masiva, tampoco una intercomunicación con de las demás áreas funcionales. Acerca de la
tecnología en el área Comercial, la empresa cuenta con una Página Web que permite conocer
algunos aspectos de la empresa. Como herramienta que brinda la tecnología en Página Web, la
empresa tiene un buen inicio, sin embargo la Página electrónica no ha tenido mantenimiento, ni
actualizaciones para que esta sea medio de comunicación que genere nuevos negocios y mayor
recordación en el mercado.

 Sistemas de medición de los procesos.

Los procesos de la cadena de abastecimiento se miden en los informes mensuales de ventas y

gastos, indicadores de entregas perfectas, pérdidas, tiempos de entrega y satisfacción del cliente
dichos informes los debe realizar el jefe de cada área y deben ser presentados semanal mente a la
gerencia.

INFORME EJECUTIVO

Marco estratégico de la empresa.

INDUSTRIAS ARGOS LTDA.

Con el diagnóstico administrativo se evidencia que no tienen un plan estratégico para la compañía.
Lo mismo sucede para la comunicación que se da en el día a día, aunque es una fortaleza de tipo
bajo, la informalidad que hay en el canal permite manifestar algunas necesidades que se
presentan para el desarrollo de las actividades laborales. Sin embargo dentro de las debilidades se
encuentra la organización administrativa, que es manifestada debido a las órdenes que en
determinados momentos son contrariadas por el mando alto de la empresa, la ausencia de
estrategias, políticas, principios y valores, organigrama y objetivos plasmados en un documento
corporativo, suma a la empresa como una gran debilidad de alto impacto, aunque la gerencia
suponga que los objetivos son los mismos para todos los socios, rentabilidad. En cuanto al control
administrativo, su posición es de debilidad media y de impacto medio; debido a que la empresa ha
empezado a tomar controles con respecto al tiempo de llegada y salida de funcionarios, planillas
de control a vendedores y mercaderistas, pero la ausencia de manual de funciones y las labores
que no son claramente definidas la llevan a esta evaluación.

MISIÓN

Producir y comercializar una amplia gama de accesorios para mascotas de excelente calidad,
satisfaciendo las necesidades del cliente y brindando el mejor bienestar para sus mascotas.

VISIÓN

Lograr proyectar una excelente calidad de nuestros productos, servicios al cliente y precios
realmente competitivos, principalmente en los países de América Latina y Estados Unidos,
manteniendo el posicionamiento que tenemos a nivel nacional.
VALORES

Con respecto a los principios de la empresa, está no posee documentación alguna, el gerente
indica que la empresa parte de dos principios universales, la honestidad y el respeto entre
empleados, socios, clientes, proveedores y comunidad. Del mismo modo sucede para los valores,
la empresa no tiene documentado los valores corporativos, y nuevamente parten de crear desde
el ejemplo, el valor de trabajo en equipo, orientación hacia el cliente y la innovación de sus
productos.

POLÍTICAS.

 Se busca que olas personas tengan un desarrollo integral.

 Nos comunicamos positivamente con nuestra Gente, con nuestros Clientes, Proveedores y
los miembros de la compañía en general.
 Siempre mantenemos desafíos en los objetivos.
 Se establecen objetivos en los que son aporte de ideas.
 Se celebran logros en público y corregimos en privado.
 Siempre todo lo que se hace es en equipo.
 Es indispensable el compromiso del trabajo y la compañía
 Delegamos y hacemos seguimiento porque confiamos en nuestros colaboradores.
 Valoramos la conciencia en gastos, costos y rentabilidad.

Breve presentación del producto de la empresa.

La empresa Industrias Argos Ltda., pertenece al sector productos alimenticios, subsector

agroindustrial y de objeto social de fabricación y comercialización de productos y accesorios para
mascotas.

Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, y los actores que la conforman.

Los canales de distribución que utiliza Industrias Argos Ltda. para comercializar sus productos son
dos: para el mercado al detal, como son almacenes de grandes superficies, y distribuidores
minoristas como veterinarias, agro puntos y almacenes de mascotas y el segundo para ventas
institucionales, que son las empresas que desean promocionar un producto, generalmente comida
adjuntando como obsequio un pequeño accesorio para mascota. Por otro lado, los pedidos
nacionales son despachados por medio de tres empresas transportadoras, siendo la principal
SAFERBO por ofrecer costos más competitivos realizando las entregas a nivel nacional, y para los
pedidos urgentes, utilizan una camioneta tipo van de propiedad de la empresa. Para los pedidos
internacionales, los despachos se realizan por medio de una SIA.
Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la descripción de
equipos, materiales y herramientas.

Compras: es la encargada de analizar que en la bodega siempre tenga materias primas, así mismo
se hacen los negocios donde se realizan los pedidos a proveedores para abastecer la demanda,
estos datos los sacan los registros ya existentes.

Almacenamiento: en la bodega se recibe y se revisa la mercancía para hacer el alistamiento y así

realizar la entrega los repartidores.

Transporte: se realiza control con la factura del producto terminado con el que tenga el repartidor
o la transportadora que recoja el pedido, teniendo el control de poderle hacer un rastreo de la
misma.

Ventas: en esta área la cual se encarga de visitar a los clientes validar stock ya que son almacenes
de grandes superficies y así poder enviar la información desde su sistema para estar realizando
órdenes.

Técnicas de almacenamiento

El almacenamiento y manejo de materia prima como telas y espuma en cantidades mayoritarias,

no genera mayores dificultades por su peso, pero si una gran ocupación de área debido a su
volumen, en este sentido las instalaciones físicas de Industrias Argos Ltda. Las cuales no cumplen
con las características adecuadas, sin embargo entre los pisos 3 y 4 tratan de realizar el almacenaje
de lo mejor posible.

Técnicas de preparación de pedidos

El alistamiento de pedidos en la empresa es muy simple ya que con la mercancía que ingresa en el
sistema se reparte para el proceso de corte, traslado a satélites, etiquetado y alistamiento, en la
que se van coordinando con los jefes en la se empieza a realizar el picking, en la cual se van
haciendo también los niveles de calidad para que el producto salga lo mejor posible.

Técnicas de despachos.

En este momento maneja dos clase de despacho en la que se usan a nivel Bogotá y nacional ya que
de allí sale todo el despacho en el que el conductor valida contra factura la cantidad y producto a
repartir, a nivel nacional se manejan guías con transportadoras en las que al momento de
recolección se cuentas cajas y en las guías van cantidades de contenido.

Sistema de distribución.

En este sistema el cual se encuentra seleccionado por localidades, las cuales se reparten según
como la mercancía sale facturada, en la que también siempre se mantiene un carro hasta el
mediodía para terminar de abarcar producto prioritario.

Proyecciones de ventas.

Esta empresa ya que es una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de productos su

pronóstico de ingresos por ventas que tendrá Industrias Argos Ltda. en el año 2018 $ 2.600
millones donde se trabaja continuamente para garantizar la inocuidad y consistencia de sus
productos.

La empresa realiza un pronóstico de ventas en el cual incluye historiales de los años anteriores, se
gestiona el stock, realiza un estudio de la demanda y como se viene comportando el mercado para
de esta manera realizar un plan de compras con al menos 4 meses de anticipación de cada
abastecimiento que es realizado mensualmente en cada una de las regionales.

Presupuestos.

En la actualidad se cuentan con estudios de los desafíos que tiene las Pymes en su Gestión
Financiera, debido a problemas intrínsecos como un desconocimiento de las herramientas
financieras, la no ejecución de presupuestos, la falta de planeación financiera, la ausencia de
análisis para la toma de decisiones, el desconocimiento de los mecanismos de inversión, la no
diversificación del capital, la falta de innovación, desconocimiento de los diferentes medios de
financiación y a factores exógenos como la volatilidad de la demanda, del tipo de cambio, la
inflación, el desempleo, las restricciones al crédito y a la tecnología. Es por lo anterior, que los
estudios financieros en la empresa deben ser realizados por personal idóneo y ser conocidos y
entendidos por los que toman la decisiones.

Indicadores de gestión o KPI por áreas.

Indicadores del área de logística:

1. Cantidad de Entregas perfectas.

2. Cantidad en devoluciones
3. Gestión de stock.
Indicadores del área ventas:

1. Ventas mensuales.
2. Ventas semanales.
3. Campañas de publicidad al mes.
4. Asistencia a eventos.