IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Alixon Dayana Gómez Pino

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(2094019)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
ABRIL 2020

1
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................3
ARGUMENTACIÓN..............................................................................................................................4
 Cualidades de los archivos......................................................................................................4
 Según su uso...........................................................................................................................5
 Por su organización................................................................................................................5
 Según su Ciclo Vital.................................................................................................................6
 Categorización de los archivos...............................................................................................6
CONCLUSIONES..................................................................................................................................7
BIBLIOGRAFIA.....................................................................................................................................8

2
INTRODUCCIÓN

Desde tiempos muy lejanos en la antigüedad el hombre sintió la necesidad de ordenar sus
manuscritos y escrituras para su mayor compresión y compresión en su totalidad, la cual le
permitiera actuar con más rapidez a la hora de obtener una información cualquiera.

Desde ese acontecimiento se utilizaron diversos métodos para este fin, los cuales fueron los
inicios de los archivos. Con esto los métodos fueron tomando cada ves mas generalización
por lo cual permitió clasificarlos para su mejor compresión. Estos han sido mejorados a
través del tiempo asta la actualidad. Hoy en día muchos trabajos, no solo de oficina, utilizan
los el archivo como método de organización de papeles importantes y no importantes para
la empresa.

Para la práctica de manejo de archivo en una oficina se debe tener en cuenta una buena
colocación de los papeles ya que muestra una eficiencia completa de la persona encargada.
En general el manejo de archivo muestra muchas características del empleado y de la
empresa en la cual se desarrolla.

Uno de los campos comerciales que necesitan los archivos y la utilización de la tecnológica
más avanzada es la industria bancaria al tener que llevar un registro continuo de todos los
clientes, por lo cual es una industria en constante evolución. En la actualidad se ve a
menudo el constante cambio y a gran velocidad de esta industria por buscar el bienestar de
la clientela en general, por lo que podemos mencionar, entre eso cambios, lo que seria el
uso del cajero automático, los depósitos nocturnos, etc.

3
ARGUMENTACIÓN

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la

humanidad ademas representa la conservación de los documentos y consulta de la
información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que
los medios tecnologicos facilitan aun mas su modo de informacion.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de

control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones
importantes que son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o
cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte
esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.  Su importancia parte
del valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden
información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de
las actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos
que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de las personas.

 Cualidades de los archivos

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con
herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen un
archivo:

1. Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.
2. Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
3. Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
4. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.

4
 5. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización:

 Según su uso

1. Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la
relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son considerados
importantes.
2. Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya
consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.
3. Archivo inactivo: Contiene la información vital y va conformando su historia. se
denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene
información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. 

 Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
1. Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en
un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad
en un solo espacio.
2. Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es
decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de estos.
3. Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está
centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales
podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.

5
  Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas,
las cuales se explicarán a continuación:
1. Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está
sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
2. Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
3. Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente

 Categorización de los archivos
Según su categorización los archivos se clasifican en: 

- Archivo general de la nación

- Archivo general del departamento
- Archivo general del municipio
- Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son muy
útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que adaptarse a
modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección,
preservación, y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo son los que están plasmados
como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar su
preservación.

6
CONCLUSIONES

 Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones
y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al
día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el
mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero
no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este
conocimiento.

 El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad.

 El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la conservación

de los documentos.

7
BIBLIOGRAFIA

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/d1
_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be

https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%20archivos?page=1