ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No.

3:

Control y Cierre de Proyecto

PRESENTADO POR:

NURY ANDREA MARTÍNEZ

DIANA MARCELA SARMIENTO

MARZO 2020
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA.
FACULTAD DE INGENIERÍA – VIRTUAL
PRIMERA PARTE: CONTEXTUALIZACIÓN

1. De acuerdo al PMBOK, en el grupo de procesos de monitoreo, control y cierre como se

dividen las actividades de acuerdo a las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos. –
Realizar un cuadro comparativo de las principales actividades de control en un proyecto.

2. ¿Que son los riesgos y como se clasifican en el desarrollo de un proyecto?

La gestión de los riesgos es una parte integral de la dirección del proyecto, siendo un
elemento clave en el proceso de toma de decisiones. Cualquier empresa que vaya a
comenzar un nuevo proyecto se enfrenta al reto de invertir dinero en personal,
equipamiento e instalaciones, formación, suministros y gastos financieros. El mejor modo
de evitar el fracaso del proyecto, que en ocasiones puede llegar a originar la ruina de la
organización, es la utilización de ciertas herramientas que permiten gestionar los riesgos.

Como parte de la gestión del riesgo, es preciso definir una política de riesgos del proyecto
con objeto de mantener los riesgos inherentes dentro de límites definidos y aceptados. Esta
política debe estar de acuerdo con la política de riesgos de la organización, de manera que
la identificación y el tratamiento de los riesgos sean consistente y homogéneo en todos los
proyectos.

TIPOS DE RIESGOS

Siguiendo las directrices del PMBOK Guide® del Project Management Institute (PMI),
existen diferentes clasificaciones a tener en cuenta a la hora de gestionar riesgos en
Proyectos:
Clasificación de riesgos en Proyectos según su impacto
Riesgos conocidos: Son aquellos que han sido identificados y analizados, por lo que se
puede planificar una acción preventiva.
Riesgos desconocidos: Son aquellos que no han sido identificados en la fase de
“identificación de riesgos”. Por este motivo, no pueden ser tratados de forma proactiva.
Amenazas según sus consecuencias
Riesgos positivos: Son considerados como oportunidades. De esta forma el equipo del
proyecto puede mejorar su probabilidad de que se materialicen.
Riesgos negativos: Son considerados como amenazas para el proyecto. En este caso, el
equipo tratará de mitiga la probabilidad de que el riesgo ocurra. La empresa también puede
transferir el riesgo mediante seguros.
Amenazas o riesgos según su procedencia
Fuentes externas: son riesgos políticos, normativos, climáticos, etc.
Fuentes internas: son riesgos técnicos, estratégicos, operacionales, etc.

3. ¿Cuáles son los procedimientos de cierre administrativo que se deben desarrollar en

la finalización de un proyecto?

El proceso Cerrar el Proyecto o Fase también establece los procedimientos para analizar y
documentar las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se dé por
terminado antes de su culminación. Para conseguir hacer esto con éxito, el director del
proyecto necesitará involucrar en el proceso a los interesados adecuados.
Esto incluye todas las actividades planificadas necesarias para el cierre administrativo del
proyecto o fase, incluidas las metodologías paso a paso relativas a:

• Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de culminación o salida
de la fase o del proyecto.
• Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados
del proyecto a la siguiente fase o a producción y/u operaciones.
• Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el éxito
o el fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del
proyecto para su uso futuro por parte de la organización.

El cierre del proyecto oficializa la finalización de todos los compromisos, tanto con la
propia organización como con personas externas a ella:

• Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante
del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la
aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este
proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo
proyecto.
• Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que
estos pueden asumir nuevos proyectos.
• Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos
adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y
cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.

❖ Cierre del proyecto por aceptación:

Como cualquier proceso, el cierre del proyecto está formado por un conjunto de pasos que
deben realizarse para decir que este se ha completado en su totalidad.

❖ Conseguir la aceptación:
El veredicto sobre si los entregables han cumplido con el alcance debe ser emitido por el
cliente, o el grupo que reciba la responsabilidad si se trata de un Handover Por tanto el
primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de que hemos completado
la aceptación externa de los entregables y que esta aceptación se ha formalizado por escrito.
Para ello podemos usar la plantilla de aceptación incluida en la sección de recursos. Puede
ocurrir que esta aceptación sea parcial, o que incluya una lista de puntos abiertos. En este
caso, antes de continuar con el proceso deberemos cerrar estos puntos y obtener la
aceptación definitiva. Aunque cerrar proyectos con puntos abiertos es algo habitual, si no
queda claro que la resolución de estos puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente
equipo, el proyecto no puede considerarse como cerrado.
❖ Cierre del contrato con el cliente (cierre final del proyecto).
Una vez recibida la aceptación formal del entregable final podemos proceder a facturar el
proyecto, o la parte ligada a la entrega final. En este momento debemos autorizar la emisión
de las facturas y seguir su pago.
❖ Cierre de los contratos con proveedores:
Recibir la aceptación formal de un entregable implica que los proveedores que haya
participado en su ejecución han completado su trabajo. Por tanto debemos también aceptar
su trabajo, liberar los últimos pagos y proceder al cierre de los contratos, de acuerdo a los
procesos administrativos existentes en la organización.
❖ Liberación del equipo interno:
De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha participado en el proyecto
queda liberado en el momento de que el entregable final es aceptado. A partir de este punto,
cualquier implicación adicional debería ser considerada como un nuevo encargo o garantía.
Si la organización trabaja con órdenes de trabajo, esta liberación se oficializa con la
aprobación y cierre de la orden de trabajo. Prueba gratis varios programas de gestión de
equipos
❖ Cierre financiero del proyecto:
Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado
totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto, y en el caso de las facturas, que
estas se han pagado o cobrado. Aunque la gestión de impagados no suele realizarla
directamente el director del proyecto, el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que
todas las facturas han sido pagadas. Prueba gratis diferentes programas de gestión de costes
❖ Cierre administrativo del proyecto:
Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los
ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto
administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización
que debe ser hecho por el director del proyecto. La importancia práctica de esto es el hecho
de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto, y el cálculo
final de los resultados económicos del proyecto.

4. Realizar un escrito de tres párrafos, en donde describa lo aprendido en la materia

para el desarrollo de proyectos, teniendo en cuenta las actividades que se desarrollan
en cada fase del ciclo de vida de los proyectos y la importancia que considera tiene
para su formación como ingeniero.

El ciclo de vida de un proyecto va a determinar las fases que se requieren para lograr el
objetivo a cumplir, en otras palabras; ¿Qué es lo que necesito hacer para alcanzar el objetivo?
Esto me permite realizar toda una estrategia de desarrollo e implementación del bien o
servicio.

Los grupos de procesos de la dirección de proyectos (iniciación, planificación, ejecución,

Seguimiento y control, Cierre), es lo que voy a necesitar para controlar el ciclo de vida de un
proyecto.

El manejo de proyectos consiste en realizar los equilibrios adecuados, la importancia de

incorporar dentro de nuestro ciclo de vida esos equilibrios y buscar el mejor diseño a realizar
con base en el tiempo disponible, los recursos, las exigencias y los alcances que se
establezcan.

Nuestro ímpetu por tratar de utilizar nuevos métodos, deben ser bien recibidos en momentos
de mucho cambio como el que estamos viviendo actualmente.

Resolver internamente si nuestros procesos o métodos se realizarán como antes o adoptar

nuevos enfoques con base en un buen estudio de las circunstancias y toma de decisiones de
forma cuidadosa, nos lleva a ser conscientes de la necesidad de tomar riesgos para poder
avanzar.

Todo lo que vale la pena en esta vida es un riesgo, lo cual hacer los proyectos con métodos
novedosos es un riesgo que vale la pena correr, considerando el nivel de tolerancia de la
organización.

El poder tener presente los alcances que conlleva un ciclo de vida de un proyecto y un
producto, en conjunto con las diferentes restricciones que se formulen, va ayudar a emprender
un camino de éxito en el logro de cada uno de los objetivos que se formulen para el éxito a
nivel profesional.

Las estrategias organizacionales que se encuentran enfocadas en alcanzar un éxito

competitivo en nuestro mercado, deben imponer técnicas, herramientas y metodologías que
fortalezcan cada proceso o procedimiento, con el fin de alcanzar esa integridad
organizacional entre la dirección de proyectos y el gobierno corporativo.
SEGUNDA PARTE. CASO PRÁCTICO

Siendo usted e gerente del caso planteado en el transcurso de la materia y con su equipo de
trabajo, ha llegado la hora de realizar el seguimiento y control al proyecto planteado, para lo
cual se le encomienda la tarea de diligenciar de manera muy completa los siguientes
documentos: (Las plantillas las encuentra en la carpeta de plantillas de documentos).

1. Matriz de riesgo (ver Excel adjunto)

2. Reporte de seguimiento semanal (Ver Excel Adjunto)

3. Reporte semanal de revisiones personalizadas (Ver Excel Adjunto)

4. Elaborar el acta de cierre del proyecto

MARZO 2020

SEGURIDAD DE LA ACTA DE CIERRE

Versión: 1
INFORMACION

NOMBRE PROYECTO: Implementación de herramientas informativas para prevenir la perdida de

información

1.JUSTIFICACION

Se garantizará reducir el riesgo, tener mayor visibilidad de todas las áreas involucradas en
el proceso de facturación y contabilidad, se vuelve más fácil para el usuario y da mayor
protección contra cualquier tipo de amenaza.

2. OBJETIVOS

✓ Uso de la red como Sensor de amenazas y correcciones de ellas antes que sucedan
✓ Implementar la red para ejecución de políticas de obligatoria aplicación por todos los
miembros de la empresa.
✓ Usar sistemas confiables y accesibles.
✓ Brindar Servicios de seguridad con la implementación de nuevas tecnologías

3. DESCRIPCION
La seguridad de la información es una parte esencial para la empresa, pero debemos tener en cuenta
que, si se implementan algunas herramientas como por ejemplo Firewall este no brindara un 100%
de seguridad a la información, de acuerdo con este pilar la información debe ser tenida en cuenta
como un activo de la empresa teniendo en cuenta que no es posible reemplazarlas.

Podemos ver pilares básicos que nos pueden servir con la seguridad de la información

¿Porque es importante? En este proyecto nos sirve para reducir y evitar riesgos relevantes,
lograremos identificar los controles y establecerlos haciendo una planificación cuidadosa y prestar
atención a cada detalle.

RIESGOS:

Fuga de información

Virus

Denegación de servicio

Problemas de acceso

Información desactualizada

Luego de esta corta descripción de procesos es necesario conocer las necesidades o requerimientos
específicos para hacer una adecuada implementación.

EMPRESA SEGTEC
PROYECTO SEGURIDAD DE LA INORMACION
FECHA INICIO 01/02/2020
CLIENTE TRYAN
GERENTE DE PROYECTO Nury Martínez

PATROCINADOR
 NOMBRE CARGO
Miguel Saavedra Jefe de Infraestructura
Diego Rojas Jefe de sistemas

MOTIVO DE CIERRE

FASE 1:

INICIO DE PROYECTO: Inicio y revisión

EJECUCIÓN:
Suministro de información
Montaje de Firewall
Montaje de políticas de Firewall
Montaje de sistema de seguridad
Montaje de equipos de infraestructura (switch, routers, servidores, PCs)
Montaje de cableados
Montaje de Migración y backup de la información
Adecuación de políticas en servidor
Puesta en marcha

ACEPTACION DE ENTREGABLES/ SERVICIOS Y/O PRODUTOS

ENTREGADO OBERVACIONES
Suministro de información SI
Montaje de Firewall SI
Montaje de políticas de Firewall SI
Montaje de sistema de seguridad SI

Montaje de equipos de infraestructura (switch, routers,

servidores, PCs)
SI
Montaje de cableados SI

Montaje de Migración y backup de la información

SI
Adecuación de políticas en servidor SI
Puesta en marcha SI

Para cada entregable aceptado, se da por entendido que:

 • El entregable ha cumplido los criterios de aceptación establecidos en la documentación
de requerimientos y definición de alcance.
• Se ha verificado que los entregables cumplen los requerimientos.
• Se ha validado el cumplimiento de los requerimientos funcionales y de calidad definidos.
• Se ha realizado la transferencia de conocimientos y control al área operativa.
• Se ha concluido el entrenamiento que se definió necesario.
• Se ha entregado la documentación al área operativa.

Se autoriza al Gerente de Proyecto a continuar con el cierre formal del proyecto o fase, lo cual
deberá incluir:

• Evaluación post-proyecto o fase.

• Documentación de lecciones aprendidas.

• Liberación del equipo de trabajo para su reasignación.

• Cierre de todos los procesos de procura y contratación con terceros.

• Archivo de la documentación del proyecto. Una vez concluido el proceso de cierre, el Patrocinador
(Sponsor) del proyecto deberá ser notificado para que el Gerente de Proyectos sea liberado y
reasignado

FIRMAS DE ACEPTACION

NOMBRE PATROCINADOR FECHA FIRMA

 REFERENCIAS

https://ebookcentral-proquest-
com.unipanamericana.basesdedatosezproxy.com/lib/unipanamericanasp/reader.action?docID=48
24526

https://ebookcentral-proquest-
com.unipanamericana.basesdedatosezproxy.com/lib/unipanamericanasp/reader.action?docID=31
73889

https://uv-mdap.com/programa-desarrollado/bloque-ii-certificacion-pmp-pmi/procesos-de-la-
direccion-de-proyectos-pmp-pmi/