AUDITORIA ADMINISTRATIVA OPERATIVA

INDUSTRIAS VATOVI

PRESENTADO A:

JORGE IVAN RINCON RIVERA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PRESENTADO POR:

FANY CARMENZA RAMIREZ

YESSICA ANDREA GIRALDO B.
CARLOS ALBERTO REINOSA
OLIVERIO DELGADO
CONTADURIA VIII

UNIVERSIDAD REMINGTON MANIZALES

Manizales, 1 de abril de 2012
 INDICE

Introducción

1- Situación Actual y trayectoria histórica de la organización

1.1 presentación industrias Vatovi

1.2 historia y trayectoria
1.3 organigrama
1.4 misión
1.5 visión
1.6 Proyecciones

2- Confirmación de la necesidad de ejercer una auditoria administrativa

3- Definición del problema
4- Hipótesis del problema
5- Definición del objetivo en función del problema del estudio.
6- Alcance de la auditoria a aplicar.
7- Carta propuesta
8- Programa de trabajo
9- Informe final
10- Conclusiones
11- Anexos
 INTRODUCCION

Esta auditoría nace de la necesidad detectada en la empresa industrias Vatovi,

donde nos encontramos con una serie de dificultades en la parte operativa, debido
a falencias existentes en el control de la producción, por esto se llega a la
conclusión de realizar una auditoría operacional, que nos permite determinar si la
organización está o no operando correctamente.

Para el desarrollo de este proceso es necesario conocer la empresa, de donde es

fundamental estar al tanto de su origen y creación como su misión, visión,
objetivos, y como está compuesta su estructura organizacional. Pudiendo así
determinar el área que necesita el proceso de auditoría.

De ahí la importancia de dar a conocer al gerente de esta organización la oportuna

intervención de esta auditoría, que pretende a través de diferentes métodos y
procedimientos, determinar mecanismos y alternativas de posible solución a las
dificultades detectadas.

Así mismo el personal del área a evaluar obtendrá los conocimientos y métodos
necesarios para que los procesos realizados sean cada vez más competitivos
ayudando así al mejoramiento de la empresa.
 ESTUDIO PRELIMINAR

1. Situación Actual y trayectoria histórica de la organización

1.1 PRESENTACION INDUSTRIAS VATOVI

INDUSTRIAS VATOVI es una empresa Caldense dedicada a la Industria

Metalmecánica, conformada en sus inicios por cinco integrantes y que en la
actualidad cuenta con solo dos inversionistas. Su principal actividad es la
producción de resortes industriales, además de complementos industriales como
la fabricación de piezas y repuestos industriales. Igualmente productores de
maquinas para la industria que le han permitido incursionar en el mercado
nacional y local.

1.2 HISTORIA Y TRAYECTORIA

Conformada por empleados que prestaron sus servicios en la empresa IDERNA

S.A., tuvieron y concibieron la idea de constituir una empresa con idénticos
alineamientos en la elaboración de resortes industriales. Transcurría el año 2.002
cuando cinco personas conocidas por el ámbito laboral, emprendieron la misión de
constituir una empresa Caldense en la Industria Metalmecánica, unieron esfuerzos
basados en su experiencia en el ramo y con un pequeño aporte, iniciaron su
operación adquiriendo maquinaria y herramientas representadas en un torno
paralelo, un taladro fresador y herramientas varias.

Empezaron con muchas dificultades y establecieron su domicilio principal en el

municipio de Villamaría (Caldas); con una precaria organización y administración
emprendieron su camino, conformaron una pequeña red nacional para entregar su
producción y poco a poco se fueron configurando en una empresa prospera, su
caminar se vio sumergida en entrada y salida de inversionistas hasta establecerse
con los dos actuales que son el pilar productivo y administrativo de la firma.

En la actualidad presenta un creciente en su nivel operativo y administrativo;

igualmente se ha pasado de una planta física de 70 mts2 a 160 mts2.
 GERENTE

Asesoría Contable Área Producción Área Comercial

Secretaria General

Supervisor De Producción Técnicos Mecánicos

Operarios Auxiliares Mecánicos

1.4 MISION

Atender las necesidades de los clientes del sector industrial, a nivel local y
nacional, en la fabricación de repuestos y resortes industriales de excelente
calidad, a través del mejoramiento continuo, logrando satisfacer las expectativas
de los clientes, apoyados en nuestro personal idóneo y capacitado.

1.5 VISION

INDUSTRIAS VATOVI será protagonista en el sector industrial y de esta manera

contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros empleados, y el
desarrollo socio-industrial a nivel nacional e internacional

1.6 PROYECCIONES

La actual estructura contable le ha permitido tener un conocimiento amplio del

panorama futurista en que la empresa se desenvuelve, así en las condiciones
actuales le permite conocer el comportamiento financiero de periodos futuros en
cuanto a ingresos, costos, gastos y beneficios económicos. En términos normales
la estructura es adecuada y en condiciones extremas e incontrolables donde se
deba integrar adquisición de nueva maquinaria u otras inversiones, la estructura
es tan flexible que le permite adoptar toda clase de variaciones, sin que perjudique
la obtención de resultados, sino más bien que estos tiendan a presentar muchos y
mejores beneficios para sus inversionistas.

2. Confirmación de la necesidad de ejercer una auditoria administrativa

INDUSTRIAS VATOVI es una empresa que está en constante crecimiento, ha

visto la necesidad de trabajar en la organización administrativa y operativa, por
consiguiente se está preparando en busca de una de una certificación que es la
norma NTC 62000, con el fin de seguir en el mercado y brindarles confianza a
sus clientes, recurso humano, sector externo e inversionistas.

Se crea la necesidad de que la empresa sea auditada en la parte operativa con el

propósito de evaluar todos sus procesos, métodos y sistemas en la fabricación de
sus productos.

3. Definición del problema

La empresa está en un proceso de crecimiento administrativo y operativo; en este

momento se carece de un sistema de costos para la asignación adecuada de
precios acorde a las exigencias del mercado, producto de no tener establecidos y
oficializados formatos internos de control y elaboración de los procesos.

4. Hipótesis del problema

Un adecuado sistema de costos que permita desde el control y manejo de la

materia prima, implementación de procesos de producción y manejo de sus
inventarios, debe generar resultados calificados y competitivos del departamento
de producción.

5. Definición del objetivo en función del problema del estudio.

Desarrollar un sistema de auditoría administrativa en los procesos operativos en

INDUSTRIAS VATOVI, con el propósito de evaluar, verificar y analizar los
procesos productivos mediante un sistema de costos.

6. Alcance de la auditoria a aplicar.

6.1 Estandarizar procesos productivos

6.2 Maximizar los recursos: técnicos, físicos y humanos.

6.3 Diseñar un modelo empresarial de costos que permita una acertada toma
de decisiones.
7- CARTA PROPUESTA
Manizales, 12 de marzo de 2012

Señor
FRANCISCO JAVIER TORRES
Gerente
INDUSTRIAS VATOVI
Villamaria (Caldas)

Asunto: Propuesta de Auditoria Administrativa Operacional

Después de observar y analizar el proceso productivo de la empresa INDUSTRIAS

VATOVI, se llego a la conclusión de ofrecer un sistema de auditoría Administrativa
operacional.

Nuestro objetivo es desarrollar un sistema de auditoría interno en INDUSTRIAS

VATOVI, con el propósito de evaluar, verificar, controlar y analizar el correcto
funcionamiento de los elementos del proceso productivo y proveer a la empresa
de herramientas suficientes para la toma de decisiones.

Uno de los principales problemas que padece la empresa es el no tener

implementado un sistema de costo definido en el área de producción, por
consiguiente no manejan formatos de control de tiempos en los procesos,
materias primas y suministros, entre otros. Razón por la cual es necesario
empezar a implementar una serie de métodos y procedimientos para llegar a
obtener un óptimo funcionamiento en los procesos productivos, minimizando
tiempos muertos y desperdicios en las materias primas utilizadas, para llegar a
lograr un bajo costo en el producto final.

Es de resaltar que si la empresa sigue con los mismos procesos y métodos en la

producción, va a llegar a tener problemas de índole económico, competitivo,
productivo, y lo más importante afectara su rentabilidad.

El resultado de la auditoria es cooperar con la empresa para que pueda llegar a

obtener un producto de buena calidad, por medio de procesos eficientes y con un
resultado eficaz. Contribuyendo así para que la gerencia tome decisiones
acertadas con respecto al futuro de la empresa.

Se considera que la auditoria propuesta podrá ser trabajada durante 3 meses, en

los cuales usted verá muy buenos resultados, y podrá tomar decisiones con una
mejor precisión.

Todos los datos estadísticos financieros y personales relacionados con su

empresa, que son considerados como confidenciales, se mantendrán bajo estricta
reserva.

Atentamente

Carmenza Ramírez Yessica Giraldo

Carlos Alberto Reinosa Oliverio Delgado

 8- PROGRAMA DE TRABAJO

ACTIVIDAD RESPONSABLE ALCANCE INICIO FINAL TIEMPO TIEMPO DIFERENCIA RECOMENDACIONES

REAL
ESTIMADO

Visita a la empresa Carmenza 100% 03/03/2012 03/03/2012 2 horas 2 horas 0 Por el tipo de empresa,
Yessica una ubicación en la zona
Oliverio industrial sería lo ideal
Calos

Determinación del tipo de Carmenza 100% 03/03/2012 04/03/2012 1 día 1 día 0 Necesidad de una
Auditoria Yessica Auditoria Operativa
Oliverio
Calos

Entrevista al gerente y el jefe de Carmenza 100% 15/03/2012 15/03/2012 2 horas 2 horas 0 Sin recomendación
producción Yessica
Oliverio
Calos

Análisis de la entrevista Carmenza 100% 16/03/2012 16/03/2012 2 horas 2 horas 0 Falta de un control
Yessica interno en la empresa
Oliverio (formatos)
Calos

Diseño de documentos, Carmenza 50% 21/03/2012 22/03/2012 6 horas 6 horas 0 Manejar cuidadosamente
formatos para el control de la Yessica y con responsabilidad
producción Oliverio cada uno de los formatos
Calos

Implementación de formatos en Jefe de

la empresa producción
Control de los procesos Carmenza
operativos mediante visitas y Yessica
revisiones Oliverio
Calos

Evaluación de los procesos que Carmenza

se implementen Yessica
Oliverio
Calos

Realización de informe Carmenza

Yessica
Oliverio
Calos

Entrega del informe Carmenza

Yessica
Oliverio
Calos
 9- INFORME FINAL

El día 3 de marzo nos presentamos en la empresa INDUSTRIAS VATOVI, con la

finalidad de que el gerente nos proporcionara información necesaria para tener
una visión general, como primer paso nos proporcionaron una visita guiadora por
las instalaciones, en donde pudimos observar las áreas en las que se distribuye la
organización, y de esta forma determinar el tipo de auditoría que requería la
empresa.

Para obtener un panorama general de la empresa fue necesaria la aplicación de

una entrevista al gerente y jefe de producción con el propósito de conocer el
estado administrativo, financiero y productivo de la empresa, la cual nos brindo
información para conocer aspectos generales y específicos, así también como del
problema a estudiar.

La visión y misión de la empresa están muy bien definida, pero no tiene definidos
unos valores, los cuales son importantes para la empresa, falta un poco mas de
organización tanto en la parte administrativa como operativa para que su
funcionamiento sea más efectivo.

Lo que se observo en la realización de la entrevista y el estudio a la parte

operativa fue la falta de organización y control de la producción, debido a que no
manejan formatos y procedimientos que les permitan tener claro el costo real del
producto final.

Para ello se recomendaron aplicar varios procesos que permitan su mejoramiento,

tales como:

 Diseño e implementaron de formatos para llevar un control de procesos en

la parte productiva, tales como:

 Formatos de control de tiempos

 Remisiones de materia prima y suministros

 Control de kardex

 Formato de control de calidad del producto

Después de recomendar dichos formatos se llevaron a la aplicación en la

producción, los cuales fueron evaluados, obteniendo muy buenos resultados tales
como:
  Gracias a la implantación de estos formatos se logro un mejor control de la
materia prima, rebajando desperdicios aumentando así la producción, y en
formato de control de tiempos se pudo observar que hubo disminución en
los tiempos muertos de cada uno de los procesos.

 Con el control del kardex se obtuvo la cantidad real de la materia prima y

los suministros, adquiriendo un costo real del producto final.

 Formato de control de calidad nos muestra las dimensiones del producto

exigidas por el cliente, con el cual se certifica que la pieza está en óptimas
condiciones y bajo los estándares de calidad deseados.

Gracias a la aceptación de esta auditoría se pudo detectar un grave

problema para la empresa, el cual se pudo mejorar con la implementación
de nuevos procesos, los cuales tuvieron muy buena aceptación tanto del
gerente como del personal de planta, es de esta forma como se llega a un
mejoramiento continuo, buscando alternativas de solución las cual
favorecen a todos.

10- CONCLUSIONES:

Inicialmente se obtuvo la técnica y las herramientas necesarias para analizar la

problemática que presentaba la empresa industrias Vatovi, detectando la
necesidad de una auditoria administrativa operativa.

Siendo esto un instrumento para analizar, evaluar y controlar los problemas de la

empresa, para determinar donde se encuentran sus deficiencias y poderlas
corregir en caso de encontrarlas.

El proceso de auditoría operativa nos ayudo a obtener la suficiente evidencia

sobre las fallas que presentaba la empresa, dando soluciones por medio de
procesos eficientes cumpliendo así los objetivos propuestos.

La satisfacción que nos deja esta auditoría es la aplicación de los conocimientos

adquiridos en el aula de clase, explorando y evaluando cada uno de los procesos
necesarios para llevar a cabo un control operativo, y de esta manera ayudando a
la empresa al mejoramiento continuo para la toma correcta de decisiones.