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DESCRIPCION Y PERFIL DEL PUESTO DE TRABAJO

I. INFORMACIÓN GENERAL:
Nombre del Puesto de Trabajo: Auxiliar de Facturación
Cargo del Jefe Inmediato: Administrador General
Salario $: 1.500.000
Puestos que le reportan (Solo N/A
Aplica si es Jefe)
Total de personas supervisadas N/A
directa e indirectamente.
Fecha de elaboración: Enero-2017

II. OBJETIVO DEL PUESTO:

Describe el propósito del puesto en un enunciado. QUÉ hace, CÓMO lo hace, y PARA QUÉ lo
hace. Es decir, la razón de existir del puesto.
Que hace: Velar por la recopilación, registro, control y análisis del control de ventas.
Como lo hace: Hacer cumplir los procedimientos de entrega, recepción y descarga de
los pedidos de los dispositivos móvil de los vendedores (poquet) e ingresando a los
clientes nuevos de ruta con las exigencias requeridas por la DIAN.
Para que: asegurarse que los poquet estén permanentemente actualizado e ingresar
en el sistema las devoluciones de mercancía de las rutas, para que sean descargadas
de la cuenta del vendedor y anular las facturas que no sean entregadas a los clientes

III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES CLAVES:

Describe las responsabilidades del puesto. Por favor enlista estas actividades en orden de
importancia. *Se utilizan verbos como: elaborar, validar, actualizar, enviar, atender, dar
seguimiento, mantener, administrar, entre otros.
1. Mantener una comunicación permanente con los vendedores y el jefe de ventas, para
informarle sobre el estado de los agotados, de los pedidos que ya han sido facturados y
despachados, y sobre las inquietudes de los clientes.
2. capacitar al personal en temas de capturas de información de pedidos de acuerdo a las
rutas de ventas.
3.Revisar y entregar al encargado de bodega, los pedidos realizados para el despacho de las
diferentes rutas
4. Efectuar las modificaciones necesarias a los pedidos de los vendedores de acuerdo a las
existencias en bodega y elaborar las facturas de los clientes de ruta.

5. Recibir los pedidos de los supermercados de rutas realizados por los vendedores e
ingresarlos al sistema para ser facturados posteriormente.
6. Informar cualquier novedad de las Poquet, del sistema y del uso que le dan los vendedores
al implemento suministrado por la compañía.
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7. Actualizar las listas de precios que se entregan al Jefe de Ventas y vendedores.
8. Atender los clientes telefónicamente y recibir los pedidos por el mismo sistema
9. Hacer tele mercadeo a los clientes de acuerdo a rutero de pedidos para clientes
institucionales
10. Organizar diariamente todas las facturas para archivarlas en orden consecutivo y
mantener en orden el archivo contable de la compañía.

11. Digitar diariamente los reembolsos de caja

12. Realizar el inventario de papelería, aseo y botiquín, programar el pedido para ser
aprobado por el Administrador General y efectuar el pedido correspondiente.

13. Cumplir con funciones secretariales cuando se requiera.

14. Garantizar el flujo y la correcta información con las partes involucradas.

15. Guardar absoluta reserva, sobre todas las comunicaciones y demás documentos de la
empresa, lo mismo que de todos los hechos conocidos en el desempeño de su cargo.

16. Cumplir con el reglamento interno de trabajo y el de higiene y seguridad industrial y las
demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas.

Todas las funciones y responsabilidades descritas son enunciativas y NO limitativas

IV. PERFIL DEL PUESTO: CARACTERISTICAS GENERALES:

Sexo: (Especificar preferencia) No se tiene
Edad Requerida (especificar rangos): No se tiene

ESCOLARIDAD & AREAS DE CONOCIMIENTO:

Carreras genéricas (Pregrado) Técnicas de oficinas
Estudios complementarios: Conocimiento de programas de ventas y
(formación continua, diplomados, facturación. Experiencia como digitadora.
especialización, maestría, doctorado)

Nivel de Estudio requeridos y grado de Técnica

avance:
Áreas de experiencia y años requeridos: Dos años en labores afines al cargo o dos (2)
Especificar en qué áreas y por cuánto meses de entrenamiento previo al desempeño
tiempo requiere de experiencia la persona del cargo
que ocupe el puesto.
Manejo de Presupuestos: N/A
(montos que se deben de haber manejado
previamente)
Idiomas: N/A
(especifica el nivel)
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V. RELACIONES INTERNAS ESTRATEGICAS:

Con quién (área y Para qué (acción concreta) Frecuencia
puesto de la empresa) (Diario, semanal, mensual,
eventualmente)

Otra: externa- clientes Satisfacción, evaluación y consulta Diario

VI. FACTORES DE RIESGO

Físicos: Caidas aun mismo nivel, golpes
Químicos:
Biológicos:
Mecánicos:
Eléctricos:
Físico-Químicos:
Ergonómicos: Malas posturas, cargas estática
Psicosociales: estress, carga laboral
Públicos:

VII. EXAMENES MEDICOS

INGRESO PERIÓDICOS
Examen físico: anual
Examen: Fisico, visiometria, audiometria Visiometría: anual
Pruebas:

VIII. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

Protección para la cabeza:
Protección para el cuerpo:
Protección visual:
Protección auditiva:
Protección para los pies:
Protección para las manos:
Protección respiratoria:
Protección para la cara:
Protección contra caídas:

IX. ENTRENAMIENTO REQUERIDO PARA EL PUESTO DE TRABAJO

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 Conocimiento de la Organización.
 Funciones y responsabilidades del cargo.
 Procedimientos seguros de trabajo.
 Planeación estratégica de la organización, (misión, visión, valores, política, objetivos).
 Manejo de red interna de sistemas.
 Reglamento Interno de Trabajo.
 Lineamientos generales del Sistema de Gestión Integral (calidad, salud, seguridad y
salud en el trabajo, medio ambiente y social).
 Identificación de riesgos inherentes a su cargo.
 Información sobre el COPASST
 Plan de emergencias
 Reporte de accidentes / incidentes.