REPUBLIC OF CYPRUS DEPARTMENT

MINISTRY OF TRANSPORT, OF MERCHANT SHIPPING

COMMUNICATIONS AND WORKS LEMESOS

Circular No: 27/2016 09 September 2016

TEN 5.13.09
TEN 12.3.1.26

All Registered Owners, Registered Bareboat Charterers,

Managers and Representatives of ships flying the Cyprus Flag

Subject: Measures to improve compliance of ships flying the Cyprus Flag calling in ports of the
United States of America (USA)

1. The Department of Merchant Shipping (DMS) of the Republic of Cyprus, has regrettably noticed
that over the last few years there is a constant increase in the number of ships flying the Cyprus Flag which
are being detained in USA ports, despite the measures and actions taken by DMS to improve compliance of
ships flying the Cyprus Flag. It should be noted that Cyprus is currently on the Paris MoU and Tokyo MoUs
white lists while in the USA is on the on United States Coast Guard (USCG) Target List (safety).

2. In view of the above, the DMS in order to improve compliance of ships flying the Cyprus Flag calling
in USA ports and to remove Cyprus from the USCG Target List (safety) has decided to introduce the
following measures for all ships flying the Cyprus Flag calling in USA ports:

i. All ships flying the Cyprus Flag are required forward a copy of the Notice of Arrival (NOA) to DMS at
shipcontrol@dms.mcw.gov.cy when communicating the aforesaid information to the USCG.

ii. All ships flying the Cyprus Flag are required at least 24 hours prior to arrival in a USA port to submit
to DMS at shipcontrol@dms.mcw.gov.cy the form shown in Annex 1 dully completed and signed

2.1. The implementation of the new measures will commence on 1st October 2016, and the DMS will
monitor their effectiveness and will act accordingly.

The present Circular should be kept on board vessels flying the Cyprus Flag.

Ioannis Efstratiou
Acting Director
Department of Merchant Shipping

cc: - Permanent Secretary, Ministry of Transport, Communications and Works

- Permanent Secretary, Ministry of Foreign Affairs
- Maritime Offices of the Department of Merchant Shipping abroad
- Diplomatic and Consular Missions of the Republic
- Honorary Consular Officers of the Republic
- Cyprus Shipping Chamber
- Cyprus Union of Ship Owners

Kyllinis Street, Mesa Geitonia, 4007 Lemesos, Postal Address: P.O.Box 56193, 3305 Lemesos, Cyprus
Telephone: +357 25848100, Telefax: +357 25848200
E-mail: maritimeadmin@dms.mcw.gov.cy, Web page: http://www.shipping.gov.cy
 Pre‐arrival Che k List
EN F /
for C prus Flagged Vessels Calli g at US Ports
I porta t Note: This he k list is ot e haustive a d i ludes o l the a eas a d ite s that the USCG is usuall
e a i i g. This he k list does ot su stitute the o al p a ti es that good sea a ship di tates a d hi h a e
e pe ted to e follo ed o oa d all C p us essels he e e the a e saili g. Mo eo e , this he klist should  e 
used i o ju tio ith a othe i st u tio s that the ship's a age e t o pa o Fede al Go e e t of the
U ited States of A e i a  a  ha e issued a d i ple e ts fo  su h i sta es.

I stru tio s:

. I di ate that ite  is i spe ted  ith  he k a k i  adja e t  o .

. All ite s i luded i  this list  ust  e i spe ted.

. A defe ti e e uip e t that a ad e sel affe t the safet , se u it of the ship o the p ote tio of the a i e e i o e t
ust  e  epo ted to the Ad i ist atio , the  ele a t  e og ised O ga isatio  a d to the USCG p io  to a i al.

A  p o le s,  o ‐ope atio al e uip e t o  othe  issues that  eed to  e  epo ted to the Ad i ist atio   a   e i luded i  the 
Notes se tio  at the e d.

. B idge & A o odatio  Spa es:

. Se u it  duties a d a ess  o t ol is effe ti el   ai tai ed at the ga g a  a d all  est i ted 

a eas
. Cha ts,  oti e to  a i e s &  auti al pu li atio s:

i All  ha ts a d pu li atio s updated a d  o espo di g to  o age pla . Vo age pla  is 
a aila le a d  o e tl  p epa ed i ludi g t a sit f o  pilot statio  to  e th
ii Cha t  o e tio s a e i di ated o  the  ha t

iii ECDIS:

‐ t pe app o al  e tifi ate is a aila le fo   e ie

‐ de la atio   ega di g ECDIS use i  the Re o d of E uip e t fo  the Ca go Ship 

Safet  E uip e t Ce tifi ate Fo  E
‐ ele t o i   a igatio al  ha ts a e the latest editio s

‐ the e a e ade uate a d i depe de t  a k‐up a a ge e ts

‐ Maste  a d de k offi e s ha e  o pleted atte uate t ai i g fo  the ope atio  of the 
e uip e t.
. Mag eti   o pass is adjusted, de iatio   a d is updated.

. E ho sou de  is i  good  o ki g  o ditio

. Na igatio  lights a e i  ope ati g  o ditio , gi e  isual a d audi le ala  upo  failu es
Pre‐arrival Che k List for C prus Flagged Vessels Calli g at US Ports Do u e t Co t ol Nu e

. GMDSS e uip e t is i  good  o ki g  o ditio

. AIS is i  good  o ki g  o ditio

. VDR is i  good  o ki g  o ditio ,  o  a i gs a e displa ed

. Fi e ala  a d fi e dete tio  s ste  is i  good  o ki g  o ditio ,  o  a i gs a e displa ed

. Fi e doo s a d self  losi g de i es a e i  good  o ki g  o ditio   ith  o  a ual hold‐ a k 
de i es like hooks o  stoppe s
. Fi e  o t ol & life sa i g applia es pla  is pla ed i  the desig ated a eas a d is up to date

. Maste  list spe if i g e e ge  duties  lea l  posted

. S hedule of  o ki g hou s fo  all  e   lea l  posted

. Lifeja kets & i e sio  suits i  good  o ditio ,  o e t  u e  as pe  the Re o d of 

E uip e t fo  the Ca go Ship Safet  E uip e t Ce tifi ate Fo  E
. P ope   ai te a e of log  ooks,  e o d  ooks a d a  othe  fo  of  a dato   e o d 
keepi g do u e t, i ludi g the follo i g:
i GMDSS Log Book sho s a  updated list of ope ato s,  e ui ed  eekl  a d  o thl  tests 
a e p ope l   e o ded
ii D ill S hedule is updated  ith latest d ill  e ui e e ts a d follo ed, d ills a e  e o ded 
i  the Ship's Offi ial Log Book
iii Wat h keepi g s hedule is p ope l   ai tai ed a d follo ed

i A log e t  is  ade to  o fi  that e uip e t a e tested as pe    CFR  .  

atta hed
. E io e tal P ote tio  Age   EPA  Vessel Ge e al Pe it  VGP  Co plia e:

i A Noti e of I te t  NOI  o  a Pe it Autho izatio  a d Re o d of I spe tio   PARI  Fo  
is p epa ed a d su itted fo  all US po t  alls
ii The  o pa 's poli  fo  VGP  o plia e is p ope l  follo ed a d i ple e ted

. MARPOL A e  V:

i P ope   ai te a e of Ga age Re o d Book, deli e   e eipts  o espo d to  e o ds

ii Pla a ds a e i  pla e a d ga age a e seg egated

iii A Ga age Ma age e t Pla  is i ple e ted a d a aila le fo   e ie

i Ga age  i s a e la elled a d  olo   oded as pe  Ga age Ma age e t Pla ,  o e ed 
ith lids, e su i g  o  i i g of ga age
. Regula   epo ti g to  o pa  o   ai te a e / defe ts / spa e pa ts  e ui e e ts,  e o ds a e 
a aila le fo   e ie

Page   of 
Pre‐arrival Che k List for C prus Flagged Vessels Calli g at US Ports Do u e t Co t ol Nu e

. E posed De k & Ca go Spa es:

. Life afts p ope l   igged a d se i ed   app o ed se i e  o pa . Yea l  se i e  epo ts a e 
a aila le fo   e ie
. Life oats e gi e easil  sta ted a d  elease  e ha is  i  good  o ki g  o ditio . Yea l   
se i e  epo ts a e a aila le fo   e ie
. Lau hi g applia es:

i Da its &  i hes  i ludi g fou datio s  a e i  good  o ditio , safe  o ki g load  SWL  
is  isi l   a ked,  i e  opes a e  e e ed a o di g to s hedule
ii O ‐load a d off‐load  elease  e ha is s a e i stalled a d se i ed a o di g to 
s hedule
iii Ma ual  akes a e  ot  o  out a d a e e gagi g p ope l

i Li it s it hes a e fu tio i g p ope l

Yea l  a d  ‐ ea l  se i e  epo ts a e a aila le fo   e ie

. E e ge  ge e ato :

i Ca   e sta ted usi g  oth  ea s of sta ti g a d auto ati all  upo  isolatio   si ulated 
la k‐out
ii The e is suffi ie t fuel fo    hou s of ope atio

iii The  ui k  losi g  al e is ope ati g  o e tl

. Fi e  ai , h d a ts & hoses a e f ee f o  leaks,  ozzles a e i  pla e a d i  good  o ki g 
o ditio
. Fi ed fi e e ti guishi g i stallatio : 

i I  good  o ki g  o ditio , ope ati g i st u tio s a e posted a d s ste  is p ope l  
se i ed
ii H pe ‐ ist  ate ‐ ist  s ste , if fitted, to  e i  AUTO  ode  ith f esh  ate  ta k 
suppl   al e i  ope   o ditio
. Fi e da pe s &  e tilatio  a e  ot seized, da aged o   o oded, seali g  u e s a e i  good 
o ditio
. Fi e a 's outfit a d  eathi g appa atus a e i  good  o ditio , p ope l   ai tai ed a d 
se i ed a d the  e  is fa ilia   ith the use of the e uip e t
. Hat h  o e s,  oa i gs &  ul a ks  ot  o oded, holed,  a ked o   u kled

. Ve t heads, ai  pipes, goose  e ks:

i A e f ee f o  holes,  o osio  a d da ages

ii A e e uipped  ith fla e s ee

iii Closi g de i es a e  o i g f eel

Page   of 
Pre‐arrival Che k List for C prus Flagged Vessels Calli g at US Ports Do u e t Co t ol Nu e

. SOPEP lo ke  is sto ked ade uatel  a d as pe  the SOPEP pla

. Rest i ted a eas a e  lea l   a ked a d se u ed as pe  the Ship Se u it  Pla

. E gi e & Ma hi e  Spa es:

. E gi e  oo   easo a l   lea   ith  a hi e  f ee f o  leaks

. FO E e ge  shut‐off  al es  ui k  losi g  al es  a e i  good ope ati g  o ditio

. Ja keted fuel li es i  good  o ditio  a d fuel leakage ala  is i   o ki g o de

. Oil  ist dete to s a d ala  a e i  good  o ki g o de

. E e ge  fi e pu p: 

i Capa le of  ei g sta ted  e otel

ii Capa le of p o idi g t o jets of  ate  at  egulato  p essu e

iii Ope ati g i st u tio s a e posted a d s ste  is p ope l  se i ed

. EEBD's a e se i ed a d  ead  to use. Yea l  se i e  epo ts a e a aila le fo   e ie

. Mai  e gi e s  tested ahead/aste  f o   ai  a d e e ge   o t ol sta ds

. Stee i g gea   oo :

i Clea  a d f ee f o  leaks

ii E e ge  stee i g p o edu es posted i  plai   ie

iii B idge  o u i atio  is a aila le a d fu tio i g p ope l

i E e ge  stee i g a a ge e ts a e  o ki g p ope l

. Oil filte i g e uip e t &   pp  ala :

i  pp  ala  is fu tio i g p ope l ,  ali atio   epo t is a aila le fo   e ie

ii C e   e e s a e p ope l  t ai ed fo  its use a d a e a le to de o st ate fu tio  of 
e uip e t i ludi g the  et ie al of usage data f o  s ste   e o
iii Ti e of s ste   ust  e set to UTC

i Ope ati g i st u tio s a e posted i  plai   ie

The s ste  is  ot ta pe ed, pipe o k has  ot  ee   odified o  alte ed f o  o igi al 
desig

Page   of 
Pre‐arrival Che k List for C prus Flagged Vessels Calli g at US Ports Do u e t Co t ol Nu e

. Oil  e o d  ook:  o e t e t ies  ega di g all t a sfe s, disposals, dis ha ges  th ough OWS  
sou di gs a d  ai te a e  o ks
. Bu ke  li es a e h d ostati all  tested  ithi  the last    o ths

. MARPOL A e  IV:

i If the ship has se age holdi g ta k, it  ust  e fitted  ith  ea s of  isuall  i spe ti g 
the ta k  o te t le el
ii The  ate of dis ha ge of se age  ust  e app o ed   the Ad i ist atio  o  o   ehalf of 
the Ad i ist atio
iii Suita le  he i als as i di ated    a ufa tu e   ust  e used fo  the se age t eat e t 
pla t
i Suita le  olts a d gaskets a e a aila le fo  the se age dis ha ge  o e tio

. MARPOL A e  VI:

i Fuel  ith a sulphu   o te t of  . % o  less is used i  all E issio  Co t ol A eas  ECA

ii Ma i e Gas Oil o  Ma i e Diesel Oil  ith a sulphu   o te t of  . % o  less is used i  

diesel e gi es a d au ilia   oile s i  Regulated Califo ia Wate s
. Additio al fo  Ta ke s:

i The I e t Gas Ge e ato  s ste  is full  ope atio al

ii The  %  high  a d  %  high‐high  ala s a e ope ati g p ope l   ith  oth audio a d 
isual sig al
iii The ODME is full  ope atio al

Notes:

Maste 's Sig atu e: Date: Ship's Seal:

Chief E gi ee 's  Date:

Sig atu e:

Page   of