Introducción

En el siguiente trabajo, se hablará acerca de la importancia que recae sobre el departamento

de compras, la evolución de éste, así como los objetivos que los directivos persiguen y las
actividades que deben realizar para lograr una gestión de compras óptima que permita a
cualquier organización la obtención de múltiples beneficios como económicos y de calidad.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente
debe administrar una función de compras. Tomando en cuenta la definición del proceso
administrativo de Terry y Franklyn: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y
control promedio de los cuales se administra un gerente”, se estructura el proceso de la
administración de compras.

Se define a la administración de compras como la tarea del departamento que está enfocada al
costo del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los
proveedores. Por lo tanto contiene también planeación, organización, dirección y control.

El éxito de las empresas depende en gran parte de la forma en que se administra y haga sus
compras. Toda organización, tanto en el sector público como en el privado, es dependiente en
grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina
más pequeña necesita espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo de oficina,
mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus funciones. Ninguna empresa es
autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una delas funciones básicas de
cualquier organización. Cristóbal del Río González define a las compras como.” La adquisición
de bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr
sus objetivos eficientemente. La administración eficaz de compras continúa siendo un reto
importante tanto para los que la practican como para los académicos. Las tendencias actuales
en la administración en apoyo de un énfasis progresivo en el nivel social mundial y en la
competitividad de un mejoramiento continuo, de operaciones enfocadas, de reducción de
inventarios y desperdicios, de perspectiva a plazos mayores, de más conocimientos de los
clientes, y de manejo participativo han tenido un impacto, de diferentes maneras sobre las
áreas de administración y compras.
Gerencia de compras

 Importancia de la gerencia de compras

El departamento de compras es responsable de la gestión de todas las actividades de compras,

de su orden y administración, como se verá en el curso de jefe de compras a distancia. El jefe
de compras, es quien programa, coordina y ejecuta la adquisición de materiales que la
empresa necesita, atendiendo los requerimientos para obtener lo necesario en el momento
justo, con la calidad y precio adecuado.

La gestión de compras es una de las tareas más importantes dentro de la cadena de

suministros ya que una empresa puede mejorar considerablemente sus márgenes de beneficio
siguiendo una política de aprovisionamiento adecuada.

Por tanto, el éxito de una empresa depende de forma directa de una buena gestión en las
compras.

Entre los problemas más frecuentes que nos podemos encontrar en la gestión de las compras
encontramos:

 No tener definida una sistemática en la negociación.

 No hacer una selección de los proveedores.
 No hacer una evaluación de los proveedores.
 No conocer los productos que se compran.
 No tener control en las previsiones de ventas, en la planificación de la producción y en
las compras.

 Estrategia de compras y suministros

Es un conjunto de directrices y protocolos que utiliza una empresa para establecer las
relaciones con sus proveedores. El desarrollo de la misma involucra la toma de decisiones
financieras evaluando los precios, las condiciones de pago y los mínimos montos por orden.
Estudio de Calidad en los proveedores

Las estrategias de compra y provisiona miento deben estar basadas en las evaluación de los
requerimientos y en las condiciones del mercado.

Dependerá de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento

involucrados. También es necesario considerar temas como la cantidad y clase de
proveedores.

La estrategia de suministros se define como una metodología enfocada en la reducción del

costo total de los materiales, bienes y servicios contratados por la compañía.

El objetivo es lograr identificar las mejores oportunidades de abastecimiento, al menor costo

total, con el menor riesgo posible, la mejor calidad y todo ello, soportado por la selección de
los proveedores idóneos.

 Beneficios de una procura integrada

Cuando la gestión de compras falla la empresa se enfrenta a un cuadro crítico donde debe de
evaluar las pérdidas y en muchos casos su reputación se ve comprometida. Para limitar el
riesgo financiero; así como el de ayudar a proteger su imagen (marca) toda empresa debe de
contar con una gestión de proveedores eficaz, pero la gestión de proveedores puede resultar
todo un desafío si no se cuenta con la experiencia, los conocimientos y las herramientas
necesarias.

Reducción de costos

A través de los años muchas empresas, sin apenas percibirlo, pueden ir generando gastos
innecesarios. Si se trata de una empresa grande estos gastos pueden parecer insignificantes,
sin embargo terminan reflejándose en la cuenta de resultados de la compañía. El especialista
en compras puede detectar a tiempo estos gastos y aplicar las medidas pertinentes para
solventar el problema.
Otro punto a tener en consideración es que el área de compras por lo general tiene a su
disposición el manejo de más dinero que cualquier otra área de la empresa por lo que contar
con un equipo especializado y debidamente capacitado es una gran oportunidad que permitirá
negociar mejores contratos y liberar flujo de efectivo; permitiendo reducir costos y así
aumentar la utilidad de la compañía.

Mejora en la calidad de servicios y suministros

Para que una empresa pueda ofrecer un servicio o un producto de calidad antes debe de
contar con los medios y los suministros correctos, es por ello que el especialista en compras se
convierte en un elemento estratégico importante dentro de la organización; su capacidad y
habilidad para dar con los proveedores congruentes, se traduce en una mejora en la calidad
del producto final.

Para ello, no solo basta con realizar un estudio inicial, una vez elegido a los proveedores se
debe de evaluar su desempeño, retroalimentarlos periódicamente; así mismo analizar cómo
éste se ajusta a las demandas de la compañía (nivel de rendimiento objetivo, crecimiento,
flexibilidad, etc.).

Mejora en la comunicación y las relaciones con los proveedores

Los encargados del área de compras deben de encargarse de mantener buenas relaciones con
los proveedores, gracias a ello la empresa puede obtener facilidades de pago más ventajosas y
una mejor coordinación en la entrega de los servicios o productos como muchos otros
beneficios. Esta relación debe de ser ventajosa para ambas partes. Si la relación cliente –
proveedor falla se ve comprometido todo el proceso.

Comprar no solo se trata de compartir el riesgo, sino también de compartir los beneficios.

Pasarle el riesgo a un proveedor o subcontratar un servicio a menudo requiere más

administración de la cadena de suministro, no menos. El desafío del departamento de compras
es hacer que el proveedor se interese en trabajar con su empresa y hacer que invierta en una
relación a largo plazo.

Aporta soluciones en momentos críticos

Cómo se mencionó en el punto anterior, gracias a una gestión de proveedores eficaz se

pueden mantener buenas relaciones con estos, lo que ayuda a la empresa a anticiparse a
cualquier problema o eventualidad que pueda surgir aportando una solución más eficaz en un
momento crítico.

Reducir el riesgo y garantizar la seguridad del suministro

La gestión de la cadena de suministro implica compartir y gestionar los riesgos con los
proveedores. Esto se puede hacer trasladando los riesgos a los proveedores que pueden
administrarlo mejor. O puede hacerse a través de la diversificación del suministro.

El departamento de compras tiene que identificar qué bienes y servicios son cruciales para la
empresa y tomar las medidas apropiadas para proteger sus cadenas de suministro en
consecuencia. A menudo, esto se reduce a una decisión económica, donde mayores riesgos
pueden resultar en precios más bajos, o viceversa.
Mejora la competitividad de la empresa

Acciones como la reducción de costos, la creación y desarrollo de nuevos productos, la

satisfacción del cliente gracias a un producto o servicio que se adapta a sus necesidades
ayudaran a incrementar la competitividad de la empresa. Todas estas acciones solo se pueden
realizar satisfactoriamente si el departamento de compras cuenta con la capacitación
necesaria para ejercer eficazmente su trabajo.

Si se alcanza una gestión de proveedores eficaz la empresa puede incrementar sus beneficios,
pero para llegar a este punto deben de estar dispuestos a dotar a su equipo de compras con
las herramientas necesarias.

Perseguir la innovación

Debido a que el departamento de compras siempre está en contacto con una variedad de
negocios externos, se encuentra en una posición ideal para adquirir bienes y servicios
innovadores que pueden proporcionar una ventaja competitiva para la compañía, una ventaja
en cuanto a precio, calidad o conveniencia.

El departamento de compras también jugará un rol importante en la creación de productos

y/o servicios innovadores; ello a través de una estrecha cooperación con los proveedores con
el objetivo de hacer productiva la inversión de la compañía.

 Las redes de valor y de suministros

La Gestión de la Cadena de Suministro significa la transformación de la “cadena de suministro”

de una compañía en un proceso óptimo y eficiente que satisface las necesidades del cliente,
donde la eficacia de toda la cadena de suministro es más importante que la eficacia de cada
departamento individual.

La cadena de suministro es una red de instalaciones y medios de distribución que tiene por
función la obtención de materiales, transformación de dichos materiales en productos
intermedios y productos terminados y distribución de estos productos terminados a los
consumidores.

Una cadena de suministro consta de tres partes: el suministro, la fabricación y la distribución.

La parte del suministro se concentra en cómo, dónde y cuándo se consiguen y suministran las
materias primas para fabricación. La Fabricación convierte estas materias primas en productos
terminados y la distribución se asegura de que dichos productos finales llegan al consumidor a
través de una red de distribuidores, almacenes y comercios minoristas.

Se dice que la cadena comienza con los proveedores de tus proveedores y termina con los
clientes de tus clientes.

La creación del valor en la integración de la cadena de suministro se logra mediante una

orquestación simultánea de cuatro flujos críticos. Para facilitar un efectivo y eficiente flujo en
la cadena de suministros, se tienen que integrar contextos relacionados con la operación, la
planeación y control y el comportamiento administrativo.
1. Flujo del valor del producto-servicio Representa el “movimiento” del valor agregado desde
el proveedor de materias primas hacia los consumidores finales. El valor del producto se
incrementa a través de modificaciones físicas, envasado, proximidad física al mercado,
posacabado logístico para una adaptación del producto al consumidor, servicio de soporte en
ventas y posventa y otras actividades que incrementan la “deseabilidad” del producto desde el
punto de vista de los consumidores finales.

2. Flujo del posicionamiento en el mercado Involucra la información concerniente a las ventas

y al uso del producto, que facilita la planeación de la cadena de suministros. Por ejemplo,
requerimientos de adaptación del producto al cliente, datos del punto de venta, consumos a
nivel de consumidor final y status de inventario de almacenes

3. Flujo de información Es el intercambio bidireccional de datos de transacciones y status de

inventario entre actores/socios en la cadena de suministros Por ejemplo: pronósticos de
ventas/compras, planes promociónales, órdenes de compra, validación de pedidos,
aceptación/crédito de pedidos, información de inventarios, información de envíos, facturas,
pagos y requerimientos de surtido. Actualmente este flujo está cada vez menos basado en
papeles y es más de carácter electrónico.

4. Flujo de Efectivo Generalmente es en sentido inverso a las actividades de valor agregado,

aunque en situaciones que involucran promociones y rebajas fluye en la misma dirección que
los productos. La velocidad del flujo de efectivo y el nivel de la utilización de activos son
básicos para el desempeño logístico.

Para concluir diremos que las compañías que aprendan como mejorar la gestión de sus
cadenas de suministros se convertirán en historias de éxito empresarial, ya que estas mejoras
pueden ser la diferencia entre dominar un mercado o ser solo un seguidor de los líderes.

 Indicadores de desempeño y perfiles

 Nombre

- Identificar o definir explícitamente que es lo que se quiere medir

- Puede expresarse en un concepto genérico (Rotación de inventarios) ó como concepto

que relacione variables (porcentaje)

• Fórmula de cálculo

- Establecer claramente las variables y operaciones que se deben realizar para el cálculo del
indicador.

• Medios de verificación

- Identificar elementos observables.

- Definir métodos/instrumentos de medición que garanticen autonomía del evaluador.

• Mecanismos de captura de datos

- De qué forma se registran y recuperan los datos para el cálculo del indicador.
• Meta (estándar)

- Valor deseado del indicador que se desea alcanzar

- Temporalidad/Gradualidad
 Conclusión

Con el trabajo realizado nos concientizamos más de la importancia del área de

compras en una empresa pasando de la teoría a la práctica y hacen de a que en el
análisis de este proceso nos damos cuenta que hay una perfecta planificación en la que
intervienen demasiadas personas con varios subprocesos que finalmente conforman
un solo grupo  el cual hace que se vean reflejados los buenos resultados en esta
organización.
El manejo de las compras en esta empresa es de suma importancia ya que de ahí
depende el buen funcionamiento que se le dé a todos los factores que intervienen
para la comercialización, la empresa tiene la capacidad de proyectar muy bien las
necesidades de insumos y suministros para garantizar un excelente servicio y atención
al usuario.
 Conclusión Grupal

Con el trabajo realizado nos concientizamos más de la importancia del área de compras en una
empresa pasando de la teoría a la práctica y hacen de a que en el análisis de este proceso nos
damos cuenta que hay una perfecta planificación en la que intervienen demasiadas personas
con varios subprocesos que finalmente conforman un solo grupo el cual hace que se vean
reflejados los buenos resultados en esta organización.

El seguimiento y control es parte vital en el proceso de compras, así como a planeación y los
indicadores los cuales hacen del área de compras un proceso más efectivo. La planeación y
programación de compras sirve para: evitar demoras, optimizar costos, controlar la calidad y
los inventarios.

El manejo de las compras en la empresa es de suma importancia ya que de ahí depende el

buen funcionamiento que se le dé a todos los factores que intervienen para la
comercialización, la empresa tiene la capacidad de proyectar muy bien las necesidades de
insumos y suministros para garantizar un excelente servicio y atención al usuario.

También se aporta que la calidad del recurso humano de la empresa la hace muy atractiva para
muchos proveedores porque se basa en modelos serios y responsables manteniendo las
relaciones en el tiempo tanto para los vendedores como para los compradores.

Este trabajo es un resumen de la mayoría de los temas estudiados en clase, los cuales nos
servirán mucho en la práctica diaria en nuestros trabajos y en la aplicación de nuestra carrera