ENSAYO LA IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

LINA RAQUEL GARCIA MENDEZ

BOGOTA DC, ABRIL 2020

La importancia de los archivos en la actualidad presenta un nivel
único en la actualidad y en la humanidad, este sistema presta a la
organización de manera que su correcta implementación adiciona
elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables
de la información generada, el archivo es utilizado en la mayoría de las
organizaciones, empresas e instituciones colombianas; en muchas
oportunidades las personas encargadas de llevar a cabo esta labor se
les castigaba por su mala conducta o eran obligadas sin tener en
cuenta el grado de responsabilidad que se debe manejar para llevar a
cabo esta labor ya que es complejo, los métodos que se empleaban
para administrar el archivo se aplicaban de acuerdo al criterio de cada
persona, lo que aumentaba los riesgos de fracaso en cada una de las
actividades desarrolladas, lo cual se traducía como mal servicio al
cliente en cuanto a la búsqueda de archivos, lo que afectaba
negativamente a la organización o empresa.

Los archivos son necesarios en la sociedad también porque

promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria,
difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos,
son garantía de protección de datos y prosperidad intelectual.

La Declaración Universal sobre los Archivos que se elaboró en

septiembre de 2010 y fue adoptada por la UNESCO en noviembre de
2011 fue un paso importante para mejorar la comprensión y el
conocimiento de los archivos.

Cada empresa u organización debe legalmente tener personal

especializado para el manejo del archivo y deben regirse bajo unas
leyes y decretos que existen sobre el manejo de este ya que los
archivos deben contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los
ciudadanos.

Teniendo en cuenta que en el archivo ya está implícita la tecnología,

ya que las Tics están inmersas con el fin de agilizar los procesos
archivísticos y lleva dichos documentos a abogar por la preservación y
la accesibilidad universal del patrimonio documental mundial. Los
archivos protegen los derechos humanos, establecen una memoria
colectiva y sostienen gobiernos responsables y transparentes. Esta
también permite que la comunicación sea más rápida y efectiva, donde
le permite a los archiveros comunicarse con proveedores y usuarios,
el internet potencia el uso de archivo en las empresas, el correo
electrónico y diferentes medios permite intercambiar información ,
enviar todo tipo de documentos, coordinar entre el archivo central y los
archivos de gestión, entre archivero y proveedores, entre archivero y
los usuarios externos para petición de información.

Los archivos preservan, promueven, dan acceso y difunden el

conocimiento, conservan un patrimonio único e irremplazable que se
trasmite de generación en generación, además que Juegan un papel
esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución
y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.