“PRINCIPIO GDT”

David Allen

"Getting Things Done", cuyas siglas son GTD

“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas
cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus
proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu
sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las
opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo)
en cualquier momento."

Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen

Ready for Anything ("Preparado para cualquier cosa")
es un método de GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES

GTD se basa en el hecho de que las personas deben borrar de la mente todas las
tareas que tienen pendientes y guardarlas en un sitio fiable. Solo de este modo la
mente queda liberada. Si no apuntamos una tarea pendiente en algún lugar fiable,
por pequeña que sea esta tarea, seguirá consumiendo inconscientemente una
parte de nuestra energía hasta que la tarea este terminada.

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el

establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de
tareas específicas por contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas
pendientes o recados que hacer en la ciudad. También sugiere que cualquier
nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser
hecha inmediatamente.

Nuestro "sistema de recordatorios interno" (memoria) es ineficiente y rara vez nos

acordamos de una tarea en el momento y en el lugar en el que podemos hacerla.
Por esto la organización por acciones y contexto en un sistema fiable nos asegura
que la tarea será recordada en el momento y el lugar adecuado para su
realización sin que estemos pensando en ella de forma continua.
 EL PRINCIPIO

El método GTD se basa en algunos principios básicos, que son los que sirven de
base a todo el sistema:

 VACIAR LA MENTE: Uno de estos principios es relegar a la mente del

stress de tener que estar continuamente al tanto de nuestras tareas pendientes,
prioridades, etc. Para ello, el sistema propone poner en marcha un sistema que
minuciosamente registre todas y cada una de nuestras “obligaciones” y
“compromisos”.
Sólo de esta manera nuestra mente podrá estar vacía y completamente enfocada
en la tarea que tenemos entre manos ahora. Si no tenemos un sistema como este
a nuestra disposición, nuestra mente estará en un estado de alerta continua,
tratando de recordarnos siempre las mil cosas que tenemos por hacer, lo cual sólo
conseguirá dispersarnos de nuestro trabajo actual y aumentar nuestro nivel de
stress.

 LA SIGUIENTE-ACCIÓN: El sistema GTD gira alrededor del Next - Action.

¿Qué es la Siguiente-Acción? Es la siguiente acción física que podemos realizar
sobre un proyecto. ¿Y por qué es tan importante esta Siguiente-Acción? Por que
es lo que realmente hace avanzar un proyecto (un proyecto es cualquier cosa que
requiera más de una acción). Si tenemos un proyecto como “Organizar reunión”,
esto no es una Siguiente-Acción. ¿Cómo se “organiza una reunión? No es algo
físico que podamos hacer ahora. En su lugar, lo que tenemos que hacer, quizás,
es “llamar a Pedro para reservar la sala”. Esa es la Siguiente-Acción. Espera,
¿tenemos el número de Pedro? No. Hay que llamar a Ana para pedírselo.
Entonces “llamar a Ana” es la siguiente acción de este proyecto. GTD se centra en
conseguir convertir nuestros “asuntos” en elementos sobre los que se pueda
actuar directamente: Siguientes-Acciones.

EL MÉTODO

GTD es un método de workflow (flujo de trabajo) personal que se compone de 5

pasos:

1.-RECOLECTAR:

El primer paso del sistema es Depositar en "cubos" externos, todo aquello que
necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos
electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples
"cestas" o "cubos" de almacenamiento o buzón de entrada. El objetivo es "sacar"
todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de
almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los "cubos"
deberían vaciarse al menos una vez por semana

2.- PROCESAR:

De lo que se trata es de convertir los “elementos informes” que están en nuestro

buzón de entrada en elementos identificables dentro del workflow. Se trata de
definir si lo que tenemos entre manos es algo que hay que tirar a la papelera o una
Siguiente-Acción que haremos en algún momento
Cuando estés procesando tu "cubo", deberías seguir estrictamente este
orden:

 Empezar siempre por el principio

 No procesar más de un elemento a la vez.
 No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
 Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

a) Si lleva menos de dos minutos, hazlo.

b) Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
c) Posponlo.

 Si un elemento NO requiere una acción,

a) Archívalo como referencia.

b) Deséchalo si no es procedente.
c) Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla
inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es
también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir
para posponerla.
3.- ORGANIZAR
Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un
seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

3.1 Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención,

decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por
ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción
próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim
para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede
haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre
habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de
acciones próximas.

3.2 Proyectos - toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle
abierto) que requiere más de una acción para ser realizada se considera un
'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que
todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a
cabo.

3.2 En espera - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás

esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un
proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado
periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún
recordatorio que necesite ser enviado.

3.3 Algún día / Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero
actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino' o 'tomarse
unas vacaciones para hacer submarinismo'.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema

recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser
fácil, simple y amigable. La sugerencia de Allen es que mantengas un único
sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como
sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.
Los usuarios del servicio de correo electrónico de Google, Gmail, pueden utilizar
las etiquetas para crear listas y proyectos
4.- REVISAR:

Revisar todo el material que hemos ido preparando : las listas de Siguientes-
Acciones, las listas de Proyectos, etc y mantener dicho material afinado. Se trata
aquí de revisar los proyectos, sacar de ellos todos los frentes en los que se
puedan determinar “Siguientes-Acciones”, activar proyectos que teníamos
parados, etc.
La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las
acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas
las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está
actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de
un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.

5.- HACER:
Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en
organizar las tareas en lugar de hacerlas.
Elegir que acción ejecutar en cada momento dependerá de los siguientes
aspectos:
a) Contexto
b) Tiempo disponible
c) Energía disponible: ¿La tarea requiere esfuerzo físico y/o mental?
d) Prioridad

El último paso, por supuesto, es hacer. Todo el sentido del sistema es tener un
sistema funcional que nos permita seleccionar en el momento adecuado qué
debemos hacer, con la completa tranquilidad de que estamos eligiendo bien la
tarea, sin la tensión de creer que podríamos estar eligiendo mal, olvidando tareas
más importantes.

Referencias

 Allen, David (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (en
Inglés). Penguin Books. ISBN 0-14-200028-0.

 Allen, David (2003). Ready for Anything (en Inglés). Viking Books. ISBN 0-670-03250-6.
 Allen, David (2001). Organízate con eficacia : máxima productividad personal sin estrés,
1ª ed., 1ª imp. edición (en Español),Empresa Activa. ISBN 978-84-96627-08-6.