ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Presentado por:
Claudia Milena Moreno Castillo.

Presentado a:
Instructor. John Ali Cervantes Ferrer.

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(2092283)
Año Lectivo 2020
 INTRODUCCION.

Los archivos son importantes en la actualidad, puesto que nos permiten conocer un
pasado y un futuro, ya sea de una empresa, persona natural o jurídica.
Por eso a continuación profundizare a cerca de los siguientes temas:

1. Importancia
2. Origen y Evolución
3. Cualidades
4. Clasificación
5. Categorización
6. Aplicación en el medio actual

DESARROLLO.

1. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la
sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin
tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo
quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el
mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento.
Los archivos preservan, promueven, dan acceso y difunden el conocimiento
Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento,
custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan
acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual,
impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las
organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan
agilidad en la localización de la información…
 1.1. La importancia de los archivos en la sociedad

 Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

 Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de
generación en generación.
 Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar
su valor y su significado.
 Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y
la transparencia de las actuaciones administrativas.
 Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la
constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
 El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad,
promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la
calidad de vida.

2. ORIGEN Y EVOLUCION

La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la administración

y el tratamiento técnico de los archivos. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones: recoger, conservar y servir. Aunque, la más importante de todas ellas es la
conservación, ya que sirve para preservar la memoria histórica. Hoy quiero hacer un
breve repaso sobre el origen y la evolución de la archivística.

 Edad Antigua

Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones se utilizaban
para depositar los archivos. En la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se
tiene constancia de la existencia de los primeros archivos, allá por el 4000 a. C. Allí se
han encontrado grandes volúmenes de documentos, órdenes de gobierno, sentencias
judiciales, cuentas, actos privados, que indican la existencia de una sociedad muy
organizada. Increíble, ¿verdad?

 Mundo Greco-romano
La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de la evolución de la
archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han archivado importantes
documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era costumbre conservar
los documentos en el Templo de Saturno.

En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica y las
administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. La
autenticidad y el valor legal de los documentos estaban garantizados por diferentes
procedimientos administrativos. Como podemos observar, tenían un sistema muy fiable y
completo para la preservación de los archivos.

 Edad Media

La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la administración que se había

desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la concepción
del archivo público se perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media
estaba reservado a los que tenían la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y
pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un brutal retroceso en la evolución de la
archivística a nivel administrativo.

 Edad Moderna

En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de la archivística. A

mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo, el Estado Moderno.
Se reunieron en los Archivos del Estado toda la documentación generada por la Corona:
los documentos que concernían al gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta
entonces. Durante esta época, el archivo se convirtió en un elemento fundamental de la
administración y adquirió una función jurídico-política.

 Edad contemporánea

La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la consideración del archivo. El

concepto de Soberanía Nacional con lleva los principios de responsabilidad, garantía de
eficacia y justicia de la actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo
pasa a ser considerado garantía de los derechos de los ciudadanos. Además, el fuerte
sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la identidad nacional y, por ello,
se desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia, se concentraron todos los
archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en un único archivo, el
Archivo Nacional.

3. CUALIDADES DEL ARCHIVO

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida

por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que esta realiza.
Sirven para:
1. Toma de decisiones
2. Imagen confiable
3. Respaldo legal
4. Memoria institucional
5. Fuente cultural
6. Refleja resultados
7. Procedimientos únicos
8. Historia

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar
con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
1. Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
búsquedas de documentación.
2. Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
3. Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
4. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
5. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
 4. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es
decir, archivo de gestión, central o histórico.

4.1. SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

∙ Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la

organización.
• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo
lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de
acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que
a su vez se controla desde el archivo central.

4.2. SEGÚN SU USO

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:

• Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se
encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que
satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
• Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas.
 4.3. SEGÚN SU NATURALEZA:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:

• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

4.4. SEGÚN SU CICLO VITAL

• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está
sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.

5. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y
como lo específica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de
Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de
competencias se clasifican en:

5.1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la
pertinencia pública de cada una de sus entidades:
• Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.

5.2. TERRITORIALIDAD

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el

punto de vista territorial, se clasifican en:
• Archivos de entidades del orden nacional.
• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

5.3. ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto
de vista de la organización del estado, se clasifican en:
• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.

6. ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a
muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a
utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se
generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en
los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían
sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben
adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y
comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la
primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han
de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la
preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los
creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas
modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada
vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el
formato papel.

Fuente:

https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/origen-evolucion-archivistica
http://archivosagil.blogspot.com/2018/01/los-archivos-en-la-actualidad.html