Plano Citizens Police Academy Alumni Association

2701 West 15th Street, # 143 - Plano, Texas 75075-7523

Email: info@pcpaaa.org http://www.pcpaaa.org
 
“Service to the Community”

 
PCPAAA Members Assisting Plano (PMAP) 
Program Outline – Updated 2020‐04‐06 (v5) 

Overview 
The PCPAAA Members Assisting Plano (PMAP) program was first implemented as the Members Assisting Members 
(MAM) due to the 2020 COVID‐19 (AKA “Coronavirus”) outbreak. The original intent of the program was to provide 
fellow‐member support and assistance to Plano Citizens Police Academy Alumni Association (PCPAAA) members who 
due to social distancing or other self‐isolation policies may find it a risk to perform fundamental tasks such as grocery 
shopping, picking up prescriptions or any other everyday tasks that they would normally carry out on their own but are 
restricted from doing so in accordance with the current CDC guidelines.  

As approved by the PCPAAA Board of Directors on April 1, 2020, the scope of the program has been extended to provide 
its benefits beyond its own members to the residents of the City of Plano, Texas. As such the program was renamed to 
PCPAAA Members Assisting Plano, using the acronym PMAP. Selected PCPAAA members have volunteered and been 
approved to perform these tasks and will follow the guidelines as outlined below.  

Program Guidelines 
The idea behind the program is simple. Some Plano residents need help right now and some are willing to provide it. 
However, here are some detailed guidelines we would like everyone to understand. Some of these are subject to change 
as the program evolves: 

 The program is available to residents of the City of Plano only. 
 The program is intended primarily for the COVID‐19 high risk group, at‐risk, or temporarily incapacitated.  
 The program is designed to minimize any contact between volunteer and the recipient of the support or 
assistance. 
 No credit information should be exposed by one person to another. 
 All assistance requiring picking up orders at a commercial location will be pre‐paid. 
 Orders should be placed online at local retailers (e.g. Walmart, Target, Kroger, Whole Foods Market, PetSmart, 
etc.), and, where possible, timed for pickup at the time agreed to by the supporting volunteer. 
 Orders must be paid for by recipient online when order is placed. Volunteers cannot place any orders or assume 
financial risk. 
 Due to the nature and risks related to COVID‐19, deliveries such as food or medications will be made to the door 
of the recipient, in a non‐contact manner. The volunteer should not enter any home or indoor facility but may 
visually confirm the delivery from a safe distance (preferably from the delivery vehicle if possible). 
 Transporting persons is not permitted under this program. 
 All volunteers must be approved by the program administrators. 
 The program is limited to Plano city limits and surrounding areas. 
 There is no fee to use this service. It is completely volunteer supported. 
 

PMAP Operations Guide v5  Page 1 of 2  04/06/2020 

 
Requesting Help 
 
 Send an email requesting assistance to either of the following email addresses: 
o pcpaaa‐request@associationwebworks.com  
o PMAP@VisionFX.com 
 In the email, please provide ALL the following information: 
o Requestor’s name 
o Address  
o Phone number (this is important!) 
o Location of pick‐up (store name and address) 
 Await confirmation of the request 
 You will be contacted by a PMAP volunteer upon acceptance of your request 
o Coordinate the following with the volunteer: 
 Pickup time 
 Order Number 
 Contact information, etc. 
 Requestor must specify on the vendor order the name of the volunteer that will be picking up the 
order in order to avoid confusion at the point of pick‐up. 
 Phone number must be provided should any issues arise at pick‐up 
 Once complete, requestor will send notification that request has been completed (and perhaps provide 
some feedback). 
 Neither the PCPAAA nor volunteer shall accept responsibility for:  
o Improperly filled orders 
o Missing or damaged items 
o Orders lost by retailer at time of pick‐up 
 

PMAP Operations Guide v5  Page 2 of 2  04/06/2020