PLANIFICACION DE UN

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD - NTC ISO 9001
LAURA MARCELA GONZALEZ GONZALEZ

ACTIVIDAD 1. INFORME EJECUTIVO

 ACTIVIDAD 3. INFORME EJECUTIVO

El presente informe se realiza con información de una central administrativa y contable de una
entidad de carácter público.

1. PROCESOS IDENTIFICADOS

ADQUISICIÓN
GESTION GESTIÓN
DE BIENES Y
PRESUPUESTAL CONTABLE
SERVICIOS

2. RIESGOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS

MATRIZ MAPA DE RIESGOS CENTRALES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN

Inoportuna ejecución de
las Apropiaciones
1 asignadas por el
Ministerio de Hacienda y
Gestión
Crédito Público.
presupuestal
No comprometer el 100% de los
recursos asignados mediante Ley de
Presupuesto y Decreto de Liquidación
para la actual vigencia.
Este riesgo se encuentra asociado al
Objetivo Estratégico del Ejército
Nacional N°10. Fortalecer la
planeación, gestión, control y
desempeño institucional.

Inadecuada solicitud de Tener un indicador en el Índice de

2 los cupos del Programa Programa Anual de Caja PAC No
Anual de Caja (PAC) Utilizado (INPACNUT) que no superior
 asignados por el al 5%, el cual busca medir la eficiencia
Ministerio de Hacienda y en el uso de los recursos asignados, así
Crédito Público (MHCP). como mejorar la toma de decisiones
en la asignación del PAC a los órganos
ejecutores, de esta manera se
constituye como un medio para
incentivar los correctivos que
propendan por la adecuada utilización
de los recursos asignados en el PAC.

Celebración de contratos que no

cumplan con los tiempos o términos
Posibilidad de recibir o
legales establecidos para la ejecución
solicitar cualquier
de los procesos contractuales, o en los
1 dádivas o beneficios a
cuales se evidencie influencias a favor
nombre propio o de
de alguna de las partes intervinientes
terceros.
en la adquisición de bienes o servicios,
incumpliendo los requisitos legales.

Adquisición
de bienes y
servicios

La unidades ejecutoras de presupuesto

del Ejército Nacional celebran
Inadecuada planificación, contratos sin el lleno de los requisitos
asignación, ejecución y legales establecidos por la
2
justificación de las normatividad contractual y sin cumplir
partidas asignadas. a cabalidad los procedimientos
establecidos para el desarrollo de los
procesos contractuales.
 Las carpetas maestras incompletas o
con documentación sin validez, dejan
Pérdida de Integridad de sin piso jurídico las actuaciones
los activos de administrativas realizadas por los
3
información del Ejército intervinientes dentro de los procesos
Nacional. contractuales que realizan las unidades
ejecutoras de presupuesto del Ejército
Nacional.

Posibles fraudes
identificados
(adulteración,
Adquisición de pólizas con entidades
manipulación,
no avaladas por el Estado, pólizas
modificación, adición o
falsas que no garantizan la protección
eliminación) en
4 de los recursos públicos destinados
documentos soportes
para la contratación estatal o garantías
para procedimientos
presentadas por el contratista que no
administrativos y
cumplen lo establecido en el contrato.
presupuestales, así como
en los sistemas de
información.

Inconsistencias en la Inexactitud en los registros contables

Gestión razonabilidad de la que generan hallazgos que afecten la
1
contable información contable y opinión y la calificación de los Estados
financiera. Financieros de la vigencia.

Hallazgos y
requerimientos de los
entes de control y
vigilancia que conllevan
2
a sanciones y afectación
a la calificación del
componente financiero
de la cuenta fiscal
Incorrecta aplicación de normas
contables, presupuestales y financieras
que afectan el resultado de la gestión
financiera.
Este riesgo se encuentra asociado al
Objetivo Estratégico del Ejército
Nacional N°10. Fortalecer la
planeación, gestión, control y
desempeño institucional.

Realizar en el Sistema Integrado de

Información Financiera (SIIF Nación) el
Pagos de Acreedores
endoso de una Cuenta por Pagar a
Varios a terceros
3 persona diferente del Acreedor vario
diferentes al Beneficiario
registrado, beneficiario autorizado por
final.
resolución y/o Apoderado; derivado de
un registro mal intencionado.

3. PLAN DE ACCIÓN

AREA DE CONTRATACION

TÍTULO DE LA TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Elaboración y seguimiento al plan de JEFE DE AREA

contratación CONTRATACION

MONITOREO A LOS PROCESOS Realizar la liquidación de los procesos JEFE DE AREA

CONTRACTUALES VIGENCIA 2018 contractuales de las vigencias anteriores. CONTRATACION

Publicación y seguimiento de los procesos JEFE DE AREA

en el SECOP II CONTRATACION
 Definir acciones para subsanar las
MONITOREO A LOS PROCESOS
observaciones realizadas a los contratos de JEFE DE AREA
CONTRACTUALES VIGENCIA
la vigencia anterior y actual, por entes de CONTRATACION
ANTERIOR Y ACTUAL
control interno y externos.

AREA CONTABLE
TÍTULO DE LA TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Se rinde de acuerdo a los anexos

establecidos en la directiva 107/2012
ELABORACION Y PRESENTACION
para la rendición de los informes JEFE AREA DE CONTABILIDAD
DE LA CUENTA FISCAL A LA DIFIN
financieros y se envía los 10 primeros
días de cada mes.

EFECTUAR LOS PAGOS A LOS Realizar los pagos oportuna y

JEFE AREA DE TESORERIA
BENEFICIARIOS FINALES correctamente a los beneficiarios finales

GESTION PRESUPUESTAL

TÍTULO DE LA TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Solicitar a las unidades los planes de

MONITOREO A LOS PLANES DE
necesidades de acuerdo a las partidas JEFE AREA DE PLANES
NECESIDADES
asignadas por los diferentes recursos.

Generar reportes de apropiación en el

SIIF II en pro de monitorear y hacer
MONITOREO AL seguimiento a la apropiación disponible
COMPORTAMIENTO en reunión con las áreas del cenac que JEFE AREA DE PRESUPUESTO
PRESUPUESTAL les compete para que así adelanten los
trámites pertinentes para el inicio del
procesos contractual que corresponda.
 Generar reportes de apropiación en el
SIIF II en pro de monitorear y hacer
seguimiento respecto al avance en la
expedición de los certificados de
disponibilidad presupuestal, certificados
JEFE AREA DE PRESUPUESTO
de registro presupuestal, obligaciones y
pagos efectuados durante la vigencia y
de esta forma verificar el nivel de
ejecución del presupuesto asignado en
la vigencia.

4. INDICADORES DE CALIDAD

NOMBRE DEL
META VARIABLES
INDICADOR
Pagar el 85% de los
𝑽𝑨𝑳𝑶𝑹 𝑷𝑹𝑬𝑺𝑼𝑷𝑼𝑬𝑺𝑻𝑶 𝑷𝑨𝑮𝑨𝑫𝑶
Pagos Efectuados recursos que fueron
obligados 𝑽𝑨𝑳𝑶𝑹 𝑷𝑹𝑬𝑺𝑼𝑷𝑼𝑬𝑺𝑻𝑶 𝑽𝑰𝑮𝑬𝑵𝑻𝑬

Lograr que máximo un 3 %

Cantidad de contratos con
de contratos acumulados
observaciones con posible incidencia
de la vigencia actual
Índice de procesos disciplinaria, administrativa y/o
presenten observaciones
jurídicos fortalecedores penal en el período.
con incidencia disciplinaria,
de transparencia
administrativa y/o penal,
Total de contratos acumulados
realizadas por entes de
desarrollados en la vigencia actual.
control interno y/o externo.
Adjudicar en la vigencia Número de procesos contractuales
actual un 95% de los adjudicados acumulados hasta el
Adjudicación de procesos contractuales período objeto de medición
procesos contractuales programados en el Total de procesos programados a
cronograma de adjudicar en el cronograma de
contratación. contratación