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INTRODUCCIÓN
Todas las empresas sin importar que sean grandes o pequeñas, privadas o
públicas, tienen que administrar diariamente una gran cantidad de información de
todo tipo, incluyendo datos legales, así como información sobre el funcionamiento
interno. Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión
documental como parte del proceso de calidad, pero no especifican que software
debe usarse para implantarse.
OBJETIVOS
o EMPRESA
La Policía Nacional de Colombia (PNC) es un cuerpo armado de seguridad
pública que en conjunto con las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza
Aérea) componen lo que se denomina como la Fuerza Pública de Colombia.
El presidente de la República es el comandante supremo de la institución y ejerce
su autoridad mediante el Ministro de Defensa y el Director General de la Policía
Nacional.
MISIÓN
VISIÓN
La Policía Nacional se consolidará en el 2022 como institución fundamental para la
construcción de un país equitativo y en paz, garante y respetuoso de los derechos
humanos, afianzando la convivencia y seguridad a través del control del delito, la
educación ciudadana, prevención, mediación y articulación institucional e
interinstitucional como ejes centrales del servicio.
CONSIDERA: Que se hace necesario expedir las políticas con el fin de establecer
y consolidar el Programa Institucional de Gestión Documental, que soporte el
Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Integral de la Policía
Nacional; se diseñen y gestionen los procesos, procedimientos, actividades y
tareas requeridas para efectuar un manejo efectivo y adecuado de la
documentación y registros en la Policía Nacional, que permitan asegurar el
desempeño de la entidad.
Es la
Dependencia de la Secretaría General encargada de generar los lineamientos en
materia de Gestión Documental, administrar y conservar la documentación de
carácter histórico de la Policía Nacional, la cual cumple las siguientes funciones:
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deben cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los documentos.
DISTRIBUCIÓN
Aplicativo GECOP.
CONCLUSIÓN
DIAGNOSTICO
Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la
Policía Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y
certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y
OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de sus procesos
misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor
competitividad, automatización de los procesos y eficiencia en cada uno de los
procedimientos asociados que los desarrollan.