SOLUCION 1.

OBJETIVO:
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros. La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con
el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte
de todos los usuarios
.
2. ALCANCE:
 Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de srcen externo que
son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento
inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y
finalización con la divulgación del documento por parte del responsable del
proceso.
 
3. RESPONSBILIDAD:
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el
Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.
 3.1 Coordinador Trabajo:
 Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control yadministración
del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
3.2 Asistente
 – Practicante Profesional:
El Asistente del Área
 –
 Practicante Profesional, específicamente interviene en la adecuación de la
presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
 
 Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la intranet.
-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
-Se socialicen los documentos.
-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información.
-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
-Se mantenga Actualizados los listados maestros.
3.3 Líderes de Procesos:
Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el
procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los
documentos.
4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SGC de la empresa
CONFECCIONES S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir
se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior
tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos
salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos
casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital
al proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la
empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar
existencias.
4.3 REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de
actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea
se adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo
en casos especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de
cambio, siguiendo el procedimiento al respecto. Los registros pueden re