ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3

APLICANDO EL PUC

MARGARITA ROSA GIRALDO MANIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CONTABILIDAD EN LAS ORGANIZACIONES
¿CUÁL ES EL FIN DE UTILIZAR EL PUC EN NUESTRA ECONOMÍA
COLOMBIANA?

El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones

económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia
de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y
comparabilidad.

Es un instrumento concebido para armonizar y unificar el sistema contable de los

principales sectores de la economía colombiana. Los planes únicos de cuentas
buscan mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información
contable y generan múltiples beneficios para sus usuarios.

El plan ha sido obligatorio desde el 1° de enero de 1995 para todas las personas
naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto
en el Código de Comercio.

El Plan Unico de Cuentas plasma bajo un solo criterio y una sola codificación, la
contabilidad de cada actividad económica y consta de un catálogo de cuentas, la
descripción y dinámica de las mismas, para el registro contable de las
transacciones del ente económico.

En materia de registro contable en libros y representación de estados financieros,

la legislación establece que los libros deben llevarse según el PUC y que los
estados financieros básicos seguirán las denominaciones indicadas en su catálogo
de cuentas". (D.R. 2650/93)

5.1 OBJETIVO DEL PLAN UNICO DE CUENTAS

"Buscar la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas

por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información
contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad"
(D.R.2650/93 ART.1).

5.2 CAMPO DE APLICACION DEL PLAN UNICO DE CUENTAS

"El PUC deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que
estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código
de Comercio. Dichas personas son denominadas Entes Económicos."
(D.R.2650/93 ART.5).

5.3 CATALOGO DE CUENTAS DEL PUC

El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases,
grupos de cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos,
Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y Cuentas de Orden
identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

El catálogo de cuentas y su estructura, son de aplicación obligatoria, y en la

contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes
en las previstas en él.

La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los

siguientes niveles:

Clase : El primer dígito

Grupo: Los dos primeros dígitos

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos

Subcuenta: Los seis primeros dígitos.

Las clases que identifican el primer dígito son:

Clase 1: Activo

Clase 2: Pasivo

Clase 3: Patrimonio

Clase 4: Ingresos

Clase 5: Gastos

Clase 6: Costos de ventas

Clase 7: Costos de producción o de operación

Clase 8: Cuentas de Orden deudoras

Clase 9: Cuentas de orden Acreedoras.

El Catálogo del Plan Unico de Cuentas, es el contenido en el Artículo 14 del

Decreto Reglamentario 2650 de 1993, con las inclusiones, eliminaciones,
redenominaciones, recodificaciones y replanteamientos de cuentas y subcuentas
establecidas en el artículo 7° del Decreto 2894 de 1994 y el artículo 1° del Decreto
2116 de 1996.
5.4 DINÁMICAS Y DESCRIPCIONES PARA EL MANEJO DEL PUC

Son las que detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas
incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las
cuentas.

Son de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de

conformidad con lo establecido en ellas.

*Las descripciones y dinámicas, son las contenidas en el decreto

reglamentario 2650 de 1993, con las modificaciones y adiciones efectuadas por
los decretos 2894 de 1994 y 2116 de 1996 y siguientes.

Los planes únicos de cuentas buscan mejorar la calidad, la transparencia y

comparabilidad de la información contable y generan múltiples beneficios
beneficios para sus usuarios. En la actualidad existen catorce (14) planes únicos
de cuentas a saber:

1. PUC para comerciantes

2. PUC para el sector financiero
3. PUC para el sector asegurador
4. PUC para fondo de cesantías
5. PUC para fondo de pensiones
6. PUC de los fondos de reservas para pensiones de régimen solidario de
prima media con prestación definida.
7. PUC para entes vigilados por la Superintendencia de Valores
8. PUC para entes vigilados por Dancoop
9. PUC para los hospitales
10. PUC para las cajas de compensación familiar
11. PUC para los fondos de pensiones administrados por la Caja de Auxilios y
de prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles
"caxdac".
12. PUC para entidades públicas
13. PUC para el Banco de la República.
14. PUC para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios

5.5 ESTADOS FINANCIEROS

5.5.1 Importancia.

Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de

los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información
contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.
Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de
tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y
resumen final de los datos contables.

5.5.2 Clases Principales de Estados Financieros.

Se dividen en estados de propósito general y de propósito especial.

5.5.2.1 Estados Financieros de Propósito General. Son aquellos que se

preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados,
con él animo principal de satisfacer el interés común del publico en evaluar la
capacidad de un ente económico para genera flujos favorables de fondos. Se
deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los
estados financieros consolidados.

5.5.2.2 Estados Financieros Básicos.

 El balance General.
 El estado de resultados.
 Estado de cambios en el patrimonio.
 El estado de cambios en la situación financiera, y
 El estado de flujos de efectivo.

5.5.2.3 Estados Financieros Consolidados. Son aquellos que presentan la

situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el
patrimonio y la situación financiera, así como los flujos de efectivo de un ente
matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados como si fuese los
de una sola empresa.

5.5.2.4 Estados Financieros de Propósito Especial. Son aquellos que se

preparan para satisfacer necesidades especificas de ciertos usuarios de la
información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y
por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

Entre otros son estados de propósito especial: El balance inicial, los estados
financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de
inventarios, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los
estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas
de clasificación y con el detalle determinado por éstas y los estados financieros
preparados sobre una base compresiva de contabilidad distinta de los principios
de contabilidad generalmente aceptados.

a. Balance Inicial: Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe

elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y
completa la situación de su patrimonio.
b. Estados Financieros de Periodos Intermedios: Son los estados
financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período,
para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente
económico o de las autoridades que ejercen en inspección, vigilancia o
control. Deben ser confiables y oportunos
c. Estado de Costos: Son aquellos que se preparan para conocer en detalle
las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los
servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.
d. Estado de Inventarios: Es aquel que debe elaborarse mediante la
comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que
componen el balance general.
e. Estados Financieros Extraordinarios: Los que se preparan durante el
transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La
fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o
situación para la cual deban prepararse.

Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros
extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son
admisibles para disponer de las actividades o excedentes.

Son estados financieros extraordinarios, entre otros los que deben

elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión,
o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con
los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio.

f. Estados de Liquidación: Son aquellos que deben presentar un ente

económico que ha cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de
avance del proceso de realización de sus activos y de cancelación de sus
pasivos.
g. Estados preparados sobre una base comprensiva de Contabilidad,
distintos de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados: Con sujeción a las normas legales, para satisfacer
necesidades especificas de ciertos usuarios, las autoridades pueden
ordenar a los particulares pueden convenir, para su uso exclusivo, la
elaboración y presentación de estados financieros preparados sobre una
base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad
generalmente aceptados.

Son ejemplos de otras bases compresivas de contabilidad las utilizadas

para preparar declaraciones tributarias, la contabilidad sobra la base de
efectivo recibido y desembolsado y, en ciertos casos, las bases utilizadas
para cumplir requerimientos o requisitos de información contable
formulados por las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control.

La elaboración de estos estados no libera al ente de emitir estados

financieros de propósito general.
 h. Estados Financieros Comparativos: Aquellos que presentan las cifras
correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar

en forma comparativa con los del periodo inmediatamente anterior, siempre
que tales periodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario,
la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados
para mostrar un mismo lapso de ciclo de operaciones, Sin embargo, no
será obligatoria la comparación cuando no se a pertinente, circunstancia
que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros.

i. Estados Financieros Certificados y Dictaminados: Son aquellos

firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere
preparado y por el revisor fiscal, si lo hubiere; dando así testimonio de que
han sido fielmente tomados de los libros.

Son estados financieros dictaminados aquellos acompañados por la

opinión profesional del contador público que los hubiere examinado
con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptados.

5.5.2.4.1 Elementos de los Estados Financieros

a. Enumeración y Relación: Son elementos de estados financieros, los

activos, los pasivos el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la
corrección monetaria y las cuentas de orden.

Los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal

que al relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la
situación financiera del ente económico a una fecha dada.

La sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la corrección

monetaria, debidamente asociados, arroja el resultado del período.

b. Activo: Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente

económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se
espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
c. Pasivo: Es la representación financiera de una obligación presente del ente
económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce
que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros
entes.
d. Patrimonio: Es el valor residual de los activos del ente económico,
después de deducir todos sus pasivos.
e. Ingresos: Representan flujos de entradas de recursos, en forma de
incrementos de activo o disminución de pasivos o una combinación de
ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta
de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras
 actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes
de capital.
f. Costos: Representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente
con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los
servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.
g. Gastos: Representan flujos de salida de recursos, en forma de
disminuciones del activo o incremento del pasivo o una combinación de
ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las
actividades de administración, comercialización, investigación y
financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros
de capital o de las utilidades o excedentes.
h. Corrección Monetaria: Representa la ganancia o pérdida obtenida por un
ente económico como consecuencia de la exposición a la inflación de sus
activos u pasivos monetarios, reconocida conforme a las disposiciones de
este decreto.
i. Cuentas de Orden Contingentes: Reflejan hechos o circunstancias que
pueden llegar a afectar al estructura financiera de un ente económico.
j. Cuentas de Orden Fiduciarias: Reflejan los activos, los pasivos, el
patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas
legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente
económico.
k. Cuentas de Orden Fiscales: Reflejan las diferencias de valor existentes
entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las
utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal
que unas y otras puedan conciliarse.
l. Cuentas de Orden de Control: Son utilizadas por el ente económico para
registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no
afectan la situación financiera de aquel. Se usan también para ejercer
control interno.

5.5.2.4.2 Presentación formal de los estados financieros. Los siguientes

criterios generales deben ser considerados en la elaboración de los estados
financieros:

1. En el balance general los activos y pasivos se deben clasificar según la

expectativa de realización o liquidación en términos de tiempos y valores;
en este sentido, son activos y pasivos corrientes aquellas sumas que sean
realizables o exigibles, respectivamente, en un plazo no mayor a un año.
2. La clasificación y el grado de detalle de las cuentas.
3. Los títulos y comentarios entre paréntesis
4. Las notas que provean informaciones y explicaciones adicionales
5. Un resumen separado de las principales prácticas contables
6. No podrán incluirse en el balance general, bajo el rublo "otras cuentas",
"cuentas diversas" u otras denominaciones similares,
7. Sumas que representen más del 5 % del activo o pasivo total.
8. No podrán hacerse compensaciones de saldos deudores y acreedores
originados por operaciones de diferente origen.
5.5.2.4.3 Notas a los Estados Financieros. Las notas como presentación de las
prácticas contables y revelación de la empresa son parte integral de todos y cada
uno de los estados financieros. Las mismas se efectuarán con sujeción a las
siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante número o letras y

debidamente titulada a fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados
financieros respectivos.
2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar
adecuadamente en el cuerpo de lo estados financieros.
3. La nota inicial debe contener un resumen de las principales prácticas
contables.
4. Las notas deben ser presentadas en secuencia lógica, guardando en
general el mismo orden de los estados financieros. Sin embargo, los
asuntos de importancia pueden incluirse inmediatamente después del
resumen de prácticas contables.

¿QUÉ CONSECUENCIAS AFRONTARÍA LAS EMPRESAS COMERCIALES AL

NO CONTAR CON UN PUC?

Muchos comerciantes colombianos desconocen los beneficios y consecuencias de

no llevar una contabilidad en su negocio, de acuerdo con el Código de Comercio,
es necesario que todos los comerciantes estén inscritos en el registro mercantil y
lleven una contabilidad regular en sus negocios, en el caso contrario los efectos
estipulados en el artículo 67 del Código afectarán su actividad de manera
negativa.

Por lo tanto, es necesario llevar una contabilidad adecuada, tanto para el orden de
la compañía, como para evitar consecuencias legales que pueden llegar hasta el
cese de actividad del negocio.

De acuerdo con el Artículo 19 del Código de Comercio “es obligación de todo

comerciante: matricularse en el registro mercantil, inscribir en el registro mercantil
todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa
formalidad, llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales conservar con arreglo a la ley la correspondencia y demás
documentos relacionados con sus negocios o actividades, denunciar ante el juez
competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles y
abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal”.

El no cumplimiento de alguna de estas especificaciones traerá consecuencias

contables para la actividad de los negocios, ya que, según el artículo 67: “si el
comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta
alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los
hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible
la confesión. Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante,
se entiende que pone a disposición del juez los propios”.

Muchas empresas y PYMEs, no le otorgan importancia a la gestión contable,

desconociendo así todos los beneficios y consecuencias que traen consigo el
hecho de no llevar una contabilidad adecuada en tu negocio, como también,
desconociendo todas las normas referentes a la materia contable y las
obligaciones que se tienen frente a los registro mercantiles y organismos del
Estado que se encargan de regular el comercio en el país. Una mala gestión
contable puede afectar de la siguiente manera:
No hay orden en la administración de la empresa
En toda empresa debe existir orden económico, de esta forma, se mantienen al
día las deudas, los pagos y lo más importante se mantienen al día las cuentas por
cobrar, muchas veces, una empresa no encuentra liquidez, cuando realmente lo
que esta es cargada de cuentas por cobrar, lo que indica que si ejecutara su
cobranza al día, no le haría falta dinero en su flujo corriente.
No se cumplen  con las exigencias legales
La ley es muy estricta para los comerciantes y empresas en materia contable,
puesto que la exigencia de los libros, su presentación telemática, el registro de
actas de reuniones de los socios, entre otras actividades de carácter registral y
legal, no se cumplen si se maneja una mala gestión contable.
Puede incurrir la empresa en sanciones por una mala
gestión contable
Cuando no se lleva todo en orden, solo basta una inspección o revisión, para que
la empresa sea multada, siendo estas multas montos elevados de dinero, entre
otras consecuencias, que incluso pueden acarrear el cese de actividades o cierre
de la empresa.
Busca asesoría contable
De allí, que debas pensar en buscar asesoría contable, lo ideal es que solicites la
consulta antes de dar inicio a la empresa, pero sino fuiste precavido, igual, nunca
es tarde, si tu empresa va muy mal por una pésima gestión contable, ten presente
que siempre existirá una forma de recuperar