Informe “Administración Documental”.

Materia

Administración Documental en el Entorno Laboral.

Código. 2091577

Aprendiz

Mayra Alejandra Mejia Fonnegra

Presentado a:
Luis Manuel Fuentes Ortega

Puerto Berrio
(Antioquia)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
 INTRODUCCION

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o

departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e
importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.
“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia
Señala que las entidades deberán elaborar programad de gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”
Es por ello que se realiza este informe
“Administración Documental”
Para mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran
y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que;
permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el
envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones
recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro
de salida -Correspondencia interna (comunicación interna).
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”.
Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado
reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que
permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la
administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los
procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las
disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y
documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los
mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y
comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

 EVIDENCIA 3. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente

actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a
paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
cinco documentos de diferente contexto.

Desarrollo
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

 Definición de medios de recepción
 Recibo de documentos oficiales
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
 Constancia de recibo
 Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
 Asignación consecutiva de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

 Asignación de consecutivo, fecha y hora
  Impresión de rótulo de radicación
 Relación entre los documentos recibidos y enviados
 Registro impreso de planillas de radicación y control
 Elaboración de estadísticas

1) CARTA
Registro de entrada carta:
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A
estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y
será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

2. Registro de salida carta:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos
deben de estar registrados y estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
 Original: se envía al correo
 Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación

 Formato del registro de salida:

3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva
un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
 Único
 o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de
registros de entrada y salida)
2) CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja
de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el
efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias
cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.
devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

3) CUENTAS DE COBRO:
*Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los
datos más importantes como fecha, número de documento, anexos y también las
copias (si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará en el
archivo de la oficina y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).
*Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a través de
un formato donde se registran los datos más relevantes como la fecha de
recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el
documento.
*Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.
*La persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es
la asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si fuera el
caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos se
trasladan a otras dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo
el pago de la misma).
4) FACTURA
Recepción: Se recibe en la ventanilla única de archivo
Radicación: se radica mediante un software que emite un sticker con el número de
radicado, fecha de recepción y entidad que envía
Registro: se registra en el software de correspondencia
Distribución: se lleva al área de Contabilidad

5) DERECHO DE PETICIÓN
Recepción: Llega el derecho de petición solicitando una indemnización sustitutiva
de pension.
Clasificación: Se separa en los documentos con términos de tiempo para la
respuesta.
Distribución: Se direcciona a la oficina de Fondo de Pensiones de la entidad.
Proceso: Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el
trámite indicando documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando
al solicitante.
Salida: Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los
requisitos exigidos para el lleno de los requisitos para acceder al derecho.

6). MEMORANDO
Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos
generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus
funciones con destino interno.
Para radicar un memorando interno se debe:
1. Tener los permisos establecidos para la radicación de Memorandos.
2. Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato odt, en la
plantilla diseñada para tal fin (Memorando_Interno), que se encuentra disponible
en la barra superior derecha de la interface web de orfeo:
 CONCLUSIONES

Como podemos ver la Unidad de correspondencia es de vital importancia la cual

debe crearse e implementarse en todas las entidades que manejen flujo de
información para el manejo de la documentación producida y recibida por una
entidad, la cual facilita el manejo organizado de la información, optimizando la
entrega de las solicitudes y requerimientos a cada dependencia competente según
sea el asunto.
Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor
eficiencia y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control,
dando cumplimiento a las normas establecidas por el gobierno nacional y los entes
directivos encargados de regular la función archivística del país.
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,
que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el
objetivo primordial de este informe “Administración Documental”.
 BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000,

Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos
de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones
por razones de conservación
 Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del
 Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
 Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos
para la Consulta” del cápitulo V,
 “Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
 https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-
despacho-dedocumentos.pdf