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PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL EN UNA EMPRESA 1

Primera Parte Informe de Consultoría Sobre Control en una Empresa


Blanca Ruby Minda Arteaga, Leny Yesica Burbano Cabrera, Elizabeth Juliana Benavides Mora
y Leidy Norely Benavides
Corporación Universitaria Minuto de Dios Uniminuto

TUTOR
Andres Fernando Ibarra Ceron

Administración en Seguridad y Salud en el Trabajo


Procesos Administrativos
Pasto 2019
PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL EN UNA EMPRESA 2

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................................3
Justificación...............................................................................................................................................4
Objetivos....................................................................................................................................................5
Objetivo general........................................................................................................................................5
Objetivos específicos..........................................................................................................................5
Contenido...................................................................................................................................................6
Control Administrativo............................................................................................................................6
Enfoques Sobre Control Administrativo..................................................................................................6
Elementos básicos del proceso de control administrativo........................................................................7
El control y los sistemas integrales de evaluación de gestión..................................................................8
Clasificación de los indicadores......................................................................................................10
Componentes de los Indicadores....................................................................................................11
El Tablero de Mando Como Sistema de Control...................................................................................12
Descripción de la empresa.....................................................................................................................15
Conclusiones............................................................................................................................................20
Bibliografía..............................................................................................................................................21
PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL EN UNA EMPRESA 3

INTRODUCCIÓN

En esta actividad se presenta un informe basado en el control administrativo de una

empresa, pues, si bien se sabe el control se lo consigue con los diferentes pasos para obtener un

buen funcionamiento en el manejo de una empresa, esos pasos son la planeación, la organización

y la dirección; todos estos pasos son muy importantes para obtener una buena organización y así

alcanzar las expectativas u objetivos propuestos.

El control administrativo es una actividad no solo a nivel directivo, sino que está orientado a

la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo los mecanismos

cualitativos y cuantitativos, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente

técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores

culturales, organizativos, humanos y grupales, ya que si se cumplen con los objetivos planteados

la empresa se llevará al éxito organizacional.

Entonces, el control es un elemento primordial en la administración, debido a que una

estructura organizacional y una dirección eficiente bien planteada pueden ayudar a la empresa a

mantener un excelente funcionamiento. En fin, este proceso es esencial porque ayuda a

determinar lo que se está llevando a cabo, aplicando medidas correctivas, de manera que la

ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado y su objetivo es cerciorarse de que los hechos

vayan de acuerdo con lo planeado.


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Justificación

El fin de este trabajo es aumentar los conocimientos en cuanto al manejo de la estructura

organizacional dentro de una empresa, además es muy importante tener en cuenta la importancia

del control, ya que este consiste en verificar si todo ocurre de conformidad en los principios

establecidos y tiene como fin señalar las debilidades y errores para que estos no vuelvan a ocurrir

en un futuro, puesto que, si se mantiene un buen control administrativo se logrará corregir los

errores a tiempo.
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Objetivos

Objetivo general

Analizar el control administrativo de una empresa teniendo en cuenta los demás elementos

de la estructura organizacional.

Objetivos específicos

 Realizar una investigación acerca de una determinada empresa.

 Comprender la importancia del control dentro de las empresas.

 Identificar los procesos de mejora para llegar a obtener un buen control

administrativo.
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Contenido

Control Administrativo

Consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la

organización para que éstas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus

planes. Así, la planeación, organización, dirección y el control están estrechamente

interrelacionados. Sin planes, sin organización y sin dirección, el control es imposible, debido a

que se realiza sobre lo planeado y sobre criterios preestablecidos.

Enfoques Sobre Control Administrativo

Hoy día, es usual que las organizaciones diseñen e implementen indicadores de control para

antes, durante o después que un proceso o evento ocurra. Estos tipos de control se denominan

“control anticipado o preventivo”, “control durante o concurrente” y “control posterior o de

retroalimentación”, y se desarrollan a continuación.

 Control anticipado o preventivo: Es el tipo de control más deseable para los

administrativos y se realiza antes de que los procesos o eventos se implementen. Tiene

como propósito evitar que se presenten problemas antes de que las actividades planeadas

se ejecuten.

 Control durante o concurrente: Es el control que se realiza durante el tiempo en

que se está ejecutando una determinada actividad. La forma usual de realizar control

concurrente es la supervisión directa durante el tiempo de la actividad de trabajo.


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 Control posterior o de retroalimentación: El control de retroalimentación

(utilizar la información para realizar cambios) se lleva a cabo sobre actividades o

procesos ya efectuados, informa sobre la eficacia de los resultados obtenidos respecto

del previsto y es fundamental para retroa-limentar sobre resultados. Cuando se han

implementado controles previos a los procesos y durante éstos, los controles posteriores

son de gran importancia, pero cuando el control sólo se efectúa al final sin controles

previos, las consecuencias pueden ser altamente negativas para las organizaciones

Elementos básicos del proceso de control administrativo

De acuerdo con Hitt, Black y Porter, todo proceso de control en las organizaciones se debe

caracterizar por 6 elementos básicos que se nombran a continuación.

 Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales: Debido a que los

controles en las organizaciones se establecen, fundamentalmente, para evaluar y

retroalimentar el grado de cumplimiento de los objetivos durante el desarrollo de las

diferentes actividades organizacionales.

 Establecimiento de estándares: este es un proceso de control administrativo, consiste

en establecer parámetros o estándares (referentes) específicos para los factores críticos

de éxito, es decir, de aquellos aspeaos o actividades consideradas clave o que son

determinantes para el logro de los objetivos y, por lo tanto, sobre los cuales es necesario

realizar control.

 Medición de resultados: Para ello, es necesario establecer indicadores que permitan

medir las actividades y, en particular, los resultados de las acciones realizadas, conside-
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rando aspectos como: qué es exactamente lo que se quiere medir y cómo se medirá,

cada cuánto se mide y cuáles la fuente que proveerá la información a medir.

 Comparación de los resultados con los estándares: Este aspecto del proceso de

control administrativo consiste en comparar los resultados de la medición con los

estándares o parámetros establecidos al momento de fijar los objetivos corporativos y

las estrategias para lograrlos. Cuando los resultados son diferentes de los estándares,

especialmente cuando se identifica que se obtienen resultados en cantidades no

previstas, se requieren ajustes a las acciones que conducen a los resultados para lograr

mejorías.

 Evaluación de resultados y toma de acciones: Un aspecto importante en el proceso de

control es evaluar los resultados de la actividad de las organizaciones y comparar los

resultados en fundón de los estándares definidos para el logro de los objetivos.

 Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Realizadas la evaluación de

resultados y la toma de decisiones a implementar, se comunica la evaluación a las

personas involucradas, se les comentan las decisiones que igualmente se ajustan ante

las observadoras de dichas personas y se reinicia el proceso de control, lo cual se hará

de forma reiterativa y permanente.

El control y los sistemas integrales de evaluación de gestión

Hoy en día las organizaciones están enfrentando a grandes retos, que hoy demanda el nuevo

orden mundial, caracterizado por rápidos e inciertos cambios. Esto exige que las organizaciones

lleven a cabo un sistema integral de evaluación y monitoreo externo, para conocer y realizar los

ajustes necesarios de su actividad de una forma rápida y oportuna con el propósito de responder

los cambios y exigencias propias y externos con efectividad.


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La identificación y la medición de indicadores de gestión administrativa se convierten en un

factor clave para la toma de decisiones en la administración de las organizaciones, ya que,

mediante los indicadores, se proporciona información relevante que permite realizar una

evaluación permanente de las actividades críticas del desempeño de la organización en de los

objetivos organizacionales y de los cambios en el entorno.

La definición y la medición de los indicadores son una forma de conocer el desempeño de la

organización en el corto, mediano y largo plazo respecto de ciertas actividades consideradas

relevantes en determinadas circunstancias. Una identificación y una medición de indicadores

adecuadas deben estar en fundón del desarrollo de la misión y el logro de los objetivos

organizacionales.

Los indicadores también deben permitir determinar los factores prioritarios tanto de

ambiente organizacional como del entorno externo que afectan el logro de los objetivos

organizacionales y la capacidad competitiva de las organizaciones, entonces, los indicadores

requieren ser pertinentes, oportunos, adecuados y sostenibles en el tiempo.

De acuerdo con Morales Motero, algunas de las características de un buen indicador de

gestión son las siguientes:

• Precisión: son entendidos de forma clara por las personas de la organización.

• Relevancia: reflejan información prioritaria y crítica.

• Apropiados: realmente reflejan información relevante.

• Prácticos: son fáciles de medir y en el momento que se requiere.

Clasificación de los indicadores


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1. De gestión corporativa: Son indicadores que permiten evaluar el desempeño total o

global de las organizaciones; entre los principales están:

• La rentabilidad organizacional.

• El índice de crecimiento organizacional.

• La participación en el mercado.

• La satisfacción de los clientes.

2. De gestión por unidad estratégica de negocio: Son los indicadores que permiten

evaluar el desempeño de las diferentes unidades de negocio en aquellas organizaciones

que realizan su actividad con diferenciación de unidades de negocio

3. De gestión de actividad de áreas funcionales: Son los indicadores diseñados para medir

y evaluar el desempeño de las áreas funcionales de la organización. Entre los principales

indicadores de la actividad funcional se suelen mencionar los siguientes:

 Indicadores financieros.

 Indicadores del marketing

 Indicadores de producción y operaciones.

 Indicadores de gestión humana.

 Indicadores de investigación y desarrollo.

4. De gestión específica: Son los indicadores destinados a evaluar el desempeño de

actividades específicas en el desempeño de la organización, una dependencia o una tarea

5. De gestión de presupuesto: Son los indicadores relacionados con la ejecución del

presupuesto en función del direccionamiento estratégico de las organizaciones para un

determinado período de tiempo.


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6. De eficiencia: Son los indicadores para evaluar la optimización de los recursos en un

determinado período de tiempo por parte de la organización.

7. De eficacia: Son los indicadores que evalúan el grado de cumplimiento o el logro de los

objetivos organizacionales.

8. De productividad: Son los indicadores que evalúan la relación entre los recursos

requeridos para realizar una actividad y los resultados obtenidos por la respectiva

actividad

9. De competitividad: Son los indicadores que evalúan la capacidad de la organización

para mantenerse en el mercado y ser preferida por el mercado en relación con la

competencia y las dinámicas del entorno.

10. De impacto: Son los indicadores que evalúan los factores que determinan o influyen en

otros indicadores de actividad de la organización.

11. De actividad: Son los indicadores que permiten medir las diferentes actividades que debe

realizar una organización para el desarrollo de su misión organizacional.

Componentes de los Indicadores

En la definición y en la medición de indicadores de gestión, cada indicador debe ser

configurado, entre otros, por los siguientes aspectos:

• El nombre o la denominación del indicador.

• El objetivo del respectivo indicador.

• La fórmula matemática para calcular dicho indicador.

• La unidad en que se debe medir el indicador.

• La frecuencia con que se mide el indicador (¿cuántas veces por período de tiempo?).
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• El período de tiempo en que se mide (¿cada cuánto?).

• La forma de registro de la información.

• La fuente de datos pata la información.

Los indicadores deben ser dinámicos y garantizar la retroalimentación de información para

su actualización y ajuste. La medición de los indicadores permite comparar los resultados con los

parámetros o estándares establecidos con antelación para conocer lo que está ocurriendo a partir

de la actividad de las organizaciones. Los indicadores como sistema se constituyen en un sistema

de información para la toma de decisiones en la administración y en la dirección de las

organizaciones.

El Tablero de Mando Como Sistema de Control


Administrativo

En los últimos años, uno de los modelos más utilizados para realizar el proceso de control y

evaluación administrativa ha sido el cuadro de mando integral (CMI), cual fue introducido por

Robert Kaplan y David Norton en 1992 y consiste en un método para medir el desempeño de las

organizaciones en términos de su visión y estrategia.

De acuerdo con estos autores, 150 el cuadro de mando integral es una herramienta que

permite monitorear las organizaciones con indicadores adicionales a los puramente financieros,

ya que ofrecer la posibilidad de medir la forma en que las unidades de negocio crean valor para

sus clientes presentes y futuros, y la forma en que deben potenciar las capacidades internas y las

inversiones en personal, sistemas y procedimientos que son necesarios para mejorar su actuación

futura.

Ejemplo:
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- Perspectiva financiera: Consiste en medir de forma precisa y actualizada el desempeño

financiero de la organización en función de su comportamiento presente y futuro.

- Perspectiva del cliente: Con esta perspectiva se busca responder a la pregunta “¿Cómo ve

el cliente a la organización y qué debe hacer ésta para mantenerlo como cliente?”. Es decir, se

miden las relaciones con los clientes y las expectativas que ellos tienen de los bienes o servicios

que ofrecen las organizaciones

- Perspectiva interna o de procesos de negocio: Esta perspectiva debe responderá la

pregunta “¿Cuáles son los procesos internos que la organización debe medir para mejorar y

lograr sus objetivos?”. En otras palabras, qué procesos son relevantes para satisfacer a los

accionistas y clientes, en qué procesos la organización necesita tener ventaja competitiva

financiero para sus inversionistas.


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Desde este enfoque se requieren un análisis de los procesos internos de las organizaciones y

una predeterminación de los procesos clave a través de la cadena de valor. Para ello, se

identifican y se evalúan tres tipos de procesos:

• Procesos de innovación.

• Procesos de operaciones.

• Procesos de servicio de posventa.

-Perspectiva de la innovación y el aprendizaje: Hace referencia a la identificación y la

medición o evaluación de las habilidades de la organización para mejorar y aprender. Esta

perspectiva clasifica los activos relativos al aprendizaje y a la mejora en:

• Capacidad y competencia de las personas.

• Sistemas de información.

• Cultura-clima-motivación para el aprendizaje y la acción.

La Cultura Del Autocontrol En Las Organizaciones

Diferentes estudios empíricos sobre control en las organizaciones indican que los controles

tal como los han utilizado las organizaciones son poco eficientes, ya que se utilizan más bien

como sistema de vigilancia y supervisión por realización de funciones y cumplimiento de tareas,

mientras que las nuevas organizaciones vienen creando sistemas de control basados en la

participación de los trabajadores en cuanto a la fijación de objetivos y las estrategias para

lograrlos, de tal forma que esto incentiva en los propios trabajadores un mayor compromiso en el

alcance de dichos objetivos a partir de indicadores previamente acordados con los directivos y

con el apoyo de éstos para su consecución.


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En el nuevo ambiente de las organizaciones se está creando una nueva cultura del

autocontrol basada en la participación de los trabajadores en la fijación de metas, estrategias e

indicadores de desempeño, todo ello fundamentado en una cultura de la confianza, la

socialización de la información de la actividad empresarial y el autocontrol apoyado por una

nueva forma de liderazgo de los directivos, con el acompañamiento del directivo por parte de sus

colaboradores para potenciar las capacidades de los mismos en el desempeño de sus actividades.

En la sociedad actual, las personas cada vez más capacitadas reclaman una mayor

autonomía en el desempeño de sus actividades personales y laborales, y las organizaciones

igualmente están cada vez más conscientes de que esta mayor formación de sus trabajadores les

permite una mayor autonomía en sus desempeños y un mejor aprovechamiento de su potencial

creativo e innovador, y, por ende, le permite una mejor competitividad al conjunto de la propia

organización.

Análisis Sobre Control Administrativo en Una Empresa

Descripción de la empresa

Nombre de la empresa: Book Store Cía. Ltda.

Actividad que realiza: Se dedica a la comercialización de productos de oficina, escolares,

arte y pintura, computación, electrónica, papelería y fiestas, cartonería en general, arquitectura,

ingeniería, manualidades y varios. 

Tamaño de la Empresa: Gran Empresa

Número de Empleados: Doscientos noventa y nueve empleados, de los cuales treinta y

cuatro son administrativos y doscientos sesenta y cinco son operativos.


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Se puede mencionar que esta empresa proyecta firmeza y crecimiento en el mercado,

además sus objetivos giran en torno al concepto de rentabilidad y eficiencia, apuntando a seguir

siendo una fuente estable de trabajo para todos sus empleados ofreciendo siempre un excelente

servicio al cliente que es lo más importante y manteniéndose siempre en desarrollo.

Respecto a esta empresa se pudo observar que dentro de la empresa presenta una buena

planeación ya que se plante un macro de objetivos y sobre ellos cada área plantea subjetivos que

le permitan alcanzar la meta principal, todo esto es muy importante porque en base a estos se

toman acciones pertinentes, de tal manera que sea más fácil cumplir con la misión y la visión de

dicha empresa, pues, estas dos partes son esenciales en la planeación.

En cuanto a la organización se puede ver que está bien organizada, este es el organigrama.

ALTA GERENCIA

GERENCIA GERENCIA DESARROLLO COMPRAS Y


FINANCIERA COMERCIAL ORGANIZACIONAL LOGISTICA

MANDOS MEDIOS MENDOS MEDIOS MANDOS MEDIOS MANDOS MEDIOS

Por otra parte está la dirección, como se sabe esta consiste en la capacidad para influir, guiar

y motivar al personal para contribuyan a lograr los objetivos de la empresa. Esta empresa realiza

acciones como respeto hacia el equipo de trabajo, el líder no impone, él se encarga de que la

gente sienta admiración por él dado a sus principios y experiencia, comparte conocimientos, es
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justo y comparte su liderazgo, por lo que se puede decir, que este líder es un líder democrático,

debido a que éste consulta con sus colaboradores, respecto a las acciones y decisiones que se

vayan a tomar en la empresa, todo esto es muy importante porque hace que haya mayor

motivación por parte de los empleados.

Por último se analiza el control organizacional, este tiene mucha importancia dentro de la

empresas, puesto que las organizaciones, diseñan e implementan indicadores para antes durante y

después de que un proceso ocurra dentro de ellas y para llegar a este paso, es primordial tener en

cuenta los pasos anteriores, pues, depende de cómo la empresa mantenga cada uno de ellos, ya

que hacen parte de la estructura organizacional.

Teniendo en cuenta el análisis anterior se podría decir que la empresa Book Store tiene muy

buen control debido a que los gerentes están pendiente en el rendimiento y el desempeño de cada

uno de los empleados frente a los objetivos planteados desde el principio, pues, cada líder hace

su trabajo en cuanto al monitoreo de que se realicen eficientemente las tareas asignadas para

llevar a cabo la expectativa o el objetivo propuesto y frente a ello hacen su respectivo esquema

de control, también se observa que maneja principios y valores que ayuda a que los trabajadores

se sienta a gusto en la empresa y es por eso que se determinó que la empresa maneja los

enfoques de control administrativo los cuales son:

 Preventivo, porque es esta empresa el líder está muy pendiente en las tareas a realizar

para que no se cometan errores durante o después.

 Concurrente, como se dijo antes, los líderes están pendientes de las actividades que

deben realizar los empleados y eso es muy importante porque están al tanto de las

tareas que se están ejecutando en el momento, pero si se llegan a cometer en alguna

ocasión corrigen los procesos de tal manera que se evite cometer errores.
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 Control de retroalimentación, esta empresa demuestra que si toma medidas frente a

los errores que se hayan cometido antes, puesto que se realizan cambios frente a los

procesos realizados anteriormente, además, muchas veces, en ocasiones se cometen

errores, pero esta empresa está preparada para afrontar esos errores.

Respecto al cuadro de mando, sería bueno que tengan en cuenta todos los aspectos que hay

que considerar, aunque esta empresa si tiene claro la importancia que tiene esta herramienta en la

organización, pero estaría mejor si hace uso de todos los aspectos tale como, medir la evolución

y los resultados desde una perspectiva estratégica y global, siempre y cuando teniendo en cuenta

todas las perspectivas y las estrategias para cada una de ellas.

Para terminar se concluye que esta empresa tiene un buen control administrativo porque

lleva unas actividades muy competitivas las cuales la llevan a obtener incremento económicos

muy buenos, presentando productos novedosos y de excelente calidad, ya que esto hace que los

clientes se sientan satisfechos, además tienen buena planeación que es esencial porque planean

objetivos, subjetivos y estrategias que ayudan a cumplirlos, el organigrama está bien planteado y

claro y lo más importante Book Store cuenta con un excelente gerente democrático, porque es

humanizado y se encarga de que los empleados se sienta seguros y a gusto en su trabajo, ya que

se les genera un salario justo por el trabajo realizado dentro de la empresa.

Plan de mejora en la empresa Book Store

 Tener en cuenta lo que tiene el cuadro de mando en el momento de aplicar el control de

administración en la organización.
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 Se deberían establecer plazos para llevar a cabo las actividades en el tiempo requerido

para cumplir con los objetivos propuestos.

 Es imprescindible que todas las empresas tengan un plan organizativo eficaz y bien

establecido, para evitar que su personal se vea confundido al momento de realizar sus

funciones

 La empresa debe establecer prioridades en cuanto a los obstáculos que deben ser

superados para lograr alcanzar las metas.

 Es imprescindible que todas las empresas tengan un plan organizativo eficaz y bien

establecido, para evitar que su personal se vea confundido al momento de realizar sus

funciones.

 Se puede hacer un control de calidad de los productos que ingresan a la empresa, los

cuales deben estar en perfectas condiciones para su venta, además de que cumplan con

los estándares y exigencias establecidas ya sea por la empresa o por los clientes.

 Control sobre la cantidad de producto que ingresa, el cual no debería sobrepasar más de

la demanda requerida porque eso implicaría más costos por el ingreso de esos

productos.

 Esta empresa debería influir en cuanto a la fidelización de los clientes.


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Conclusiones

El control administrativo es muy importante porque es la función por medio de la cual se

evalúa el rendimiento de la empresa y es uno de los elementos del proceso administrativo que

incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales

coincidan con las operaciones planificadas ya que el propósito fundamental del control es

garantizar que lo planeado se lleve a cabo y tenga éxito detectando los posibles errores que

sucedan en los procesos corrigiéndolos a tiempo y que no se vuelvan a cometer después.

Al igual que la planeación, el control debe estar en constantemente funcionamiento dentro

de las empresas, puesto que, al estar comparando los resultados reales con los planificados

constituye una medición efectiva del control durante un periodo pasado especificado, el cual

constituye una base para una eficaz retroalimentación en los procesos que se estén llevando a

cabo en el momento y esto puede conducir a un mejoramiento en el futuro.


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Bibliografía

Hitt M., Stewart, B., & Lyman, P. (2006). Administración. Recuperado de http://ebooks7-

24.ezproxy.uniminuto.edu:8000/?il=4406 México: Pearson

Bernal, C. y Sierra H. (2008). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI.

Recuperado de https://202015.aulasuniminuto.edu.co/mod/lti/view.php?id=907894. México:

Pearson

Informe promocional global book store. Recueperdo dehttps://directorio-

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