COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA HOJA: 1 DE: 1
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECTIVOS

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

100 01 01 Convocatoria a Asamblea P Elec

100 01 01 Asistencia P Elec
ACTAS Actas de Asamblea General 2 3 Se conservara para la historia de la cooperativa
100 01 01 Acta P Elec toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 01 01 Anexos de Acta P Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
100 01 02 Convocatoria a Comite P Elec
100 01 02 Actas de Consejo de Asistencia P Elec
ACTAS 2 3 Se conservara para la historia de la cooperativa
100 01 02 Administracion Acta P Elec toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 01 02 Anexos de Acta P Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
100 01 03 Convocatoria a Comite P Elec
100 01 03 Asistencia P Elec
ACTAS Actas de Junta de Vigilancia 2 3 Se conservara para la historia de la cooperativa
100 01 03 Acta P Elec toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 01 03 Anexos de Acta P Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
100 01 05 Convocatoria a Comite P Elec
100 01 05 Actas de Comité de Educacion y Asistencia P Elec
ACTAS 2 3 Se conservara para la historia de la cooperativa
100 01 05 deportes Acta P Elec toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 01 05 Anexos de Acta P Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
100 01 06 Convocatoria a Comite P Elec
100 01 06 Asistencia P Elec
ACTAS Actas de Comité de Apelaciones 2 3 Se conservara para la historia de la cooperativa
100 01 06 Acta P Elec toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 01 06 Anexos de Acta P Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
100 01 12 Convocatoria a Comite P Elec
Se conservara para la historia de la cooperativa
100 01 12 Asistencia P Elec
ACTAS Actas de Comite de Solidaridad 2 3 toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 01 12 Acta P Elec institucional y se digitalizara para su consulta.
100 01 12 Anexos de Acta P Elec CT
100 Reglamento Comité de Se conservara para la historia de la cooperativa
21 03 REGLAMENTOS INSTITUCIONALES Reglamento 2 3 p Elec
Solidaridad toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 21 03 Documento de Aprobacion p Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.

100
21 04 Reglamento de Comité de Reglamento p Elec Se conservara para la historia de la cooperativa
REGLAMENTOS INSTITUCIONALES 2 3
Educacion y deportes toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 21 04 Documento de Aprobacion p Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
100 21 05 Reglamento p Elec Se conservara para la historia de la cooperativa
REGLAMENTOS INSTITUCIONALES Reglamento comité de credito 2 3 toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 21 05 Documento de Aprobacion p Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
100 21 02 Reglamento p Elec
Reglamento de Junta de Se conservara para la historia de la cooperativa
REGLAMENTOS INSTITUCIONALES 2 3
Vigilancia toda vez que esta serie muestra la evolucion
100
21 02 Documento de Aprobacion p Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.

100
21 09 REGLAMENTOS INSTITUCIONALES Reglamento de Credito Reglamento 2 3 p Elec Se conservara para la historia de la cooperativa
toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 21 09 Documento de Aprobacion p Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
Se conservara para la historia de la cooperativa
100 21 08 Reglamento de Consejo de Reglamento p Elec
REGLAMENTOS INSTITUCIONALES 2 3 toda vez que esta serie muestra la evolucion
21 08 Administracion Documento de Aprobacion
100 p Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.
100 21 10 Reglamento Se conservara para la historia de la cooperativa
REGLAMENTOS INSTITUCIONALES 2 3 p Elec
Reglamento de Ahorro
toda vez que esta serie muestra la evolucion
100 21 10 Documento de Aprobacion p Elec CT institucional y se digitalizara para su consulta.

Inventarios documentales de la Esta serie permanecera en archivo de gestion

100 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
dependencia para estar acutalizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA:AUDITORIA INTERNA HOJA: 1 DE: 1

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

230 14 05 Informe P Elec Despues de transcurrido el periodo de

Informes de Auditoria
INFORMES INSTITUCIONALES 2 2 E S conservacion en el archivo central , se
Interna
230 14 05 Anexos P Elec procedera a la eliminacion de esta serie

230 12 Formatos P Elec

Despues de transcurrido el periodo de
230 12 FORMATOS INSTITUCIONALES Planillas 2 2 P Elec E S conservacion en el archivo central , se
procedera a la eliminacion de esta serie
230 12 Registros P Elec

Inventarios
Esta serie permanecera en archivo de gestion
230 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES documentales de la Inventarios 1 0 p Elec E S
para estar acutalizandose constantemente
dependencia

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección
Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA:REVISORIA FISCAL HOJA: 1 DE: 1

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

Despues de transcurrido el periodo de conservacion

110 14 03 Informe P Elec
INFORMES INSTITUCIONALES Informe Revisoria Fiscal 2 2 E S en el archivo central , se procedera a la eliminacion
110 14 03 Anexos P Elec de esta serie

Inventarios documentales Esta serie permanecera en archivo de gestion para

110 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
de la dependencia estar acutalizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA:GERENCIA HOJA: 1 DE: 1

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

200 14 01 Informe P Elec Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta
Informes a la Asamblea General 2 2 serie muestra la evolucion institucional y se digitalizara para su
200 14 01 consulta.
INFORMES INSTITUCIONALES Anexos P Elec CT

Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta

200
2 10 serie muestra la evolucion institucional y se digitalizara para su
14 02 Informes de Actividades al Informe P Elec
consulta.
200 14 02 INFORMES INSTITUCIONALES Consejo de Administracion Anexos P Elec CT

200 Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo

14 09 Informes a Organismos de Informe 2 2 p Elec
central , se procedera a la eliminacion de esta serie
200 14 09 INFORMES INSTITUCIONALES Control y Vigilancia Anexos p Elec E S

200 14 04 Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo

Informe 2 10 P Elec
central , se procedera a la eliminacion de esta serie
200 14 04 INFORMES INSTITUCIONALES Informes a Entidades del Estado Anexos p Elec E S
200 09 01 Circulares P Elec
Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta
DECISIONES ADMINISTRATIVAS Circulares de Gerencia 2 3 CT serie muestra la evolucion institucional y se digitalizara para su
200 Anexos(boletines- folletos) consulta.
09 01 P Elec
200 25 Peticiones p Elec
25 Cumplido (2)años en el archivo de gestion, se transfiere al
200 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, Quejas P Elec
archivo de central para un tiempo de conservacion de (8)años,
200 25 SUGERENCIAS Y FELICITACIONES- Reclamos 2 8 P Elec CT D
posteriormente se digitaliza para su conservacion y evidencia de
200 25 PQRSF Sugerencias P Elec la evolucion de la entidad.
200 25 Felicitaciones p Elec
Cumplido (2)años en el archivo de gestion, se transfiere al
200 26 06 PLANES Y PROGRAMAS Plan Estrategico p Elec archivo de central para un tiempo de conservacion de (8)años,
Plan Estrategico Institucional 2 8
INSTITUCIONALES posteriormente se digitaliza para su conservacion y evidencia de
200
26 06 Informes de Seguimiento p Elec CT D la evolucion de la entidad.

Inventarios documentales de la Esta serie permanecera en archivo de gestion para estar

200 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
dependencia acutalizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA:JURIDICA HOJA: 1 DE: 2

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

210 23 Demanda y pruebas P

210 23 Admision proceso judicial P
210 23 Notificacion personal o por aviso
P
Contestacion de la demanda y
210 23 pruebas P
210 23 Acta de audiencia inicial P Pasados los cinco (5) años de emitida la sentencia se eliminan. El
PROCESOS JUDICIALES Acta de audiciencia de tramite y 5 0 E expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso.
210 23 Código Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley 1437 de 2011
juzgamiento P
210 23 Sentencia de primera instancia
P
210 23 Recurso de Apelacion P
210 23 Sentencia de segunda instancia
P
210 23 Archivo del proceso P
210 Reglamento interno de Trabajo
24 P Pasados los cinco (5) años de emitida la sentencia se eliminan. El
PROCESOS ADMINISTRATIVOS 5 0 E expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso.
210 24 Informe Violacion al reglamento
P Código Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley 1437 de 2011
210 24 Archivo del proceso P Se conservan por 3 años en el Archivo Central y posteriormente
210 03 Solcitiud de Concepto P Elec se selecciona por cada año teniendo como criterio su aporte para
CONCEPTOS JURIDICOS 2 3
210 03 Respuesta del Concepto P Elec E S el desarrollo de las actividades misionales de la Entidad y el resto
210 08 Oficio P Elec
Una vez cumplido el tiempod de retencin en el archivo central se
210 08 DERECHOS DE PETICION Respuesta 2 2 P Elec
procedera a eliminar
210 08 Anexos y Soportes P Elec
210 02 01 Admision de la Accion de Tutela
P Elec
210 02 01 Notificacion Personal P Elec
210 02 01 Tutela y anexos P Elec
Contestacion a la accion de
210 02 01 ACCIONES CONSTITUCIONALES Accion de Tutela 2 3
Tutela P Elec
210 02 01 Pruebas P Elec
210 02 01 Fallo de primera instancia P Elec
210 02 01 Recurso de Apelacion P Elec Despues de cumplido el tiempo de retencion enel archivo central
210 02 01 Fallo de segunda instancia P Elec CT D se procedera a guardar los fallos en el archivo historico
Formato de Solicitud de
210 05 Contrato P Elec
Documentos de Existencia y
210 Representacion Legal del P
05 Comodatario Elec
210 05 Contrato P Elec
210 05 CONVENIOS INSTITUCIONALES Convenios Institucionales Polizas de Seguros 2 8 P Elec
210 05 Acta de Entrega del Bien P Elec
210 05 Prorroga del Contrato P Elec
210 05 Acta de Liquidacion del Contrato P
Elec Siendo los convenios Institucionales la evidencia de alianzas
Acta de Devolucion o restitucion estrategicas para la cooperativa estos se conservaran totalmente
210 05 P
del Bien Elec CT para evidenciar la evolucion de la misma.
210 04 01 Aprobación de gerencia P
210 04 01 Cotizaciones y Propuestas P

210 Certificado de existencia y P

04 01 representación legal contratista
210 04 01 Fotocopia de cedula P
210 04 01 Rut actualizado P
210 04 01 Contrato P
Contratos de Prestacion de Póliza de seriedad y
210
CONTRATOS INSTITUCIONALES cumplimiento( según clausulas 2 8 P
Servicios-Obra o Labor
04 01 del contrato
Póliza de responsabilidad civil
210 extracontractual(según clausulas P
04 01 del contrato)
210 04 01 Correspondencia cruzada P
210 04 01 Adiciones P
210 04 01 Otrosíes P
Documento de terminación del
210 04 01 contrato P
210 04 02 Aprobación de gerencia P
210 04 02 Cotizaciones y Propuestas P

210 Certificado de existencia y P

04 02 representación legal contratista
210 04 02 Fotocopia de cedula P
210 04 02 Rut actualizado P
 210 04 02 Contrato P
Póliza de seriedad y
Se conservara por ocho(8) años en el Archivo Central y
210 CONTRATOS INSTITUCIONALES Contratos de Obras Civiles cumplimiento( según clausulas 2 8 P E
posteriormente se eliminara esta informacion
04 02 del contrato
Póliza de responsabilidad civil
210 extracontractual(según clausulas P
04 02 del contrato)
210 04 02 Correspondencia cruzada P
210 04 02 Adiciones P
210 04 02 Otrosíes P
Documento de terminación del
210 04 02 contrato P
210 04 03 Aprobación
Sep. de gerencia del
y profit(autorización P
210 04 03 proyecto inversión
Certificado y ganancia)
de existencia y P
210 04 03 representación legal arrendador P
210 04 03 Fotocopia de cedula P
210 04 03 Rut actualizado(desde
Certificado de tradicióneldel
2013)
bien P
210 04 03 inmueble
Fotocopia de servicios públicos P
210 04 03 cancelados P
Reglamento propiedad
210 04 03 horizontal P
210 04 03 Contrato P
CONTRATOS INSTITUCIONALES Contratos de Arrendamientos Póliza de seriedad y 2 8
210 cumplimiento( según clausulas P
04 03 del contrato
Póliza de responsabilidad civil
210 extracontractual(según clausulas P
04 03 del contrato)
210 04 03 Correspondencia cruzada P
210 04 03 Adiciones P
210 04 03 Otrosíes P
Documento de terminación del
210 04 03 P
contrato
210 04 04 Aprobación de gerencia P
Sep. y profit(autorización del
210 04 04 proyecto inversión y ganancia) P

210 Certificado de existencia y P

04 04 representación legal arrendador
210 04 04 Fotocopia de cedula P

210 04 04 Rut actualizado(desde el 2013) P

Certificado de tradición del bien
210 04 04 P
inmueble
Fotocopia de servicios públicos
210 04 04 cancelados P
CONTRATOS INSTITUCIONALES Contrato de Aprendiz Reglamento propiedad 2 8
210 04 04 horizontal P
210 04 04 Contrato P
Póliza de seriedad y
210 cumplimiento( según clausulas P
04 04 del contrato
Póliza de responsabilidad civil
210 extracontractual(según clausulas P
04 04 del contrato)
210 04 04 Correspondencia cruzada P
210 04 04 Adiciones P
210 04 04 Otrosíes P
Documento de terminación del
210 04 04 contrato P

210 14 07 Informe P Elec Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo

2 2
210 14 07 INFORMES INSTITUCIONALES Informes Juridicos Anexos y Soportes P Elec E central , se procedera a la eliminacion de esta serie

Inventarios documentales de la Esta serie permanecera en archivo de gestion para estar

210 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
dependencia acutalizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA:TECNOLOGIA HOJA: 1 DE: 1

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

Politica de Seguridad de la
220 22 01 P ELE
Informacion
Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta
Politicas de Seguridad de la Manual o instructivo de Politicas
220 22 01 POLITICAS INSTITUCIONALES 2 3 P ELE CT serie muestra la evolucion institucional y se digitalizara para su
Informacion de la Informacion consulta.
Documento de Aprobacion
220 22 01 P ELE
Institucional
220 13 02 Ficha Tecnica P
220 13 02 Formato solicitud de compra
220 13 02 Cotizaciones, propuestas P
Copia de Factura de Compra de Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo
220 13 02 HISTORIAS Historias Equipos Tecnologicos 2 8 P E S
Equipo tencnologico central , se procedera a la eliminacion de esta serie
220 13 02 Formato asignacion a empleado P
Formato mantenimiento y
220 13 02 P
reparaciones equipo
Registro de los back up de los Dspues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo
220 06 CONTROL DE REGISTRO DE BACK UP Control Copias de Seguridad 2 8 ELEC E S
sistemas de informacion central, se procedra a la eliminacion de esa serie

Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta

240 17 LICENCIAS DE SOFTWARE Licencias de Software Documento 1 20 P CT serie muestra la evolucion institucional y se digitalizara para su
consulta.
Inventarios documentales de la Esta serie permanecera en archivo de gestion para estar
240 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
dependencia acutalizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y

DEPENDENCIA PRODUCTORA:COMERCIAL HOJA: 1 DE: 1

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO
Depende
Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD
ncia

242 14 8 Informe P Elec Despues de transcurrido el periodo de conservacion en

INFORMES INSTITUCIONALES Informes Comerciales 2 2 E S el archivo central , se procedera a la eliminacion de esta
242 14 8 Anexos P Elec serie

Inventarios documentales Esta serie permanecera en archivo de gestion para

242 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
de la dependencia estar acutalizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA: FINANCIERA- CONTABILIDAD

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO
Tipo
Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD
Documental

Convocatoria a
243 01 09 P Elec
Comite Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez
243 01 09 ACTAS Actas de Comité NIFF Asistencia 1 5 P Elec CT que esta serie muestra la evolucion institucional y se
243 01 09 Acta P Elec digitalizara para su consulta.
243 01 09 Anexos de Acta P Elec
Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el
243 14 10 Informes p Elec
INFORMES INSTITUCIONALES Informes Contables 1 5 S D archivo central , se procedera a la eliminacion de esta
243 14 10 Anexos p Elec serie
Impuesto
Retencion en la
243 10 p Elec
Fuente-
RETEFUENTE
DECLARACIÓN una vez cumplido el tiempo de retencion en el archivo
243 10 p Elec
DECLARACIONES TRIBUTARIAS DE RENTA 3 10 CT D central para esta serie, se eliminara el soporte papel y se
Impuesto conservara la inofrmacion en formato digital
243 10 Industria y p Elec
Comercio -ICA
Medios
243 10 p Elec
magneticos
Cumplido el tiempo de retencion en el archivo central ,
se eliminan en su totalidad, siempre que por cualquier
medio tecnico adecuado se garantice su reproduccion
exacta. Si no es posible garantizarlo , se debe conservar
243 19 01 MOVIEMIENTO CONTABLE Egresos Soportes 1 20 P Elec CT D (20) veinte años , luego se procede a su eliminacion .
Normatividad que soporta el concepto: Codigo de
Comercio, articulo 610. Decreto 2649 de 1993, articulo
134. Decreto 2620 de 1993.Ley 962 de 2005, articulo
28.
Cumplido el tiempo de retencion en el archivo central ,
se eliminan en su totalidad, siempre que por cualquier
medio tecnico adecuado se garantice su reproduccion
exacta. Si no es posible garantizarlo , se debe conservar
243 19 02 MOVIEMIENTO CONTABLE Ingresos Soportes 1 15 P Elec CT D (20) veinte años , luego se procede a su eliminacion .
Normatividad que soporta el concepto: Codigo de
Comercio, articulo 610. Decreto 2649 de 1993, articulo
134. Decreto 2620 de 1993.Ley 962 de 2005, articulo
28.
Cumplido el tiempo de retencion en el archivo central ,
se eliminan en su totalidad, siempre que por cualquier
medio tecnico adecuado se garantice su reproduccion
exacta. Si no es posible garantizarlo , se debe conservar
243 19 03 MOVIEMIENTO CONTABLE Notas Contables Soportes 1 15 P Elec CT D (20) veinte años , luego se procede a su eliminacion .
Normatividad que soporta el concepto: Codigo de
Comercio, articulo 610. Decreto 2649 de 1993, articulo
134. Decreto 2620 de 1993.Ley 962 de 2005, articulo
28.
Cumplido el tiempo de retencion en el archivo central ,
se eliminan en su totalidad, siempre que por cualquier
medio tecnico adecuado se garantice su reproduccion
exacta. Si no es posible garantizarlo , se debe conservar
Conciliaciones
243 19 04 MOVIEMIENTO CONTABLE Soportes 1 15 P Elec CT D (20) veinte años , luego se procede a su eliminacion .
Bancarias
Normatividad que soporta el concepto: Codigo de
Comercio, articulo 610. Decreto 2649 de 1993, articulo
134. Decreto 2620 de 1993.Ley 962 de 2005, articulo
28.
Cumplido el tiempo de retencion en el archivo central ,
se eliminan en su totalidad, siempre que por cualquier
medio tecnico adecuado se garantice su reproduccion
exacta. Si no es posible garantizarlo , se debe conservar
243 19 05 MOVIEMIENTO CONTABLE Arqueos de Caja Soportes 1 15 P Elec CT D (20) veinte años , luego se procede a su eliminacion .
Normatividad que soporta el concepto: Codigo de
Comercio, articulo 610. Decreto 2649 de 1993, articulo
134. Decreto 2620 de 1993.Ley 962 de 2005, articulo
28.
Despues de cumplido el tiempo de retencion en el archivo
de gestion se unificara el expediente, para transferencia
243 20 Nomina P Elec
al Archivo Central el cual se digitallizara con el fin de
NOMINA 2 20 CT D
apoyar su consulta y manipulacion. Esta serie documental
Novedades de se conservara totalmente en el Archivo Historico porque
243 20 P Elec
Nomina conserva sus valores secundarios.
243 22 06 Politica P Elec
Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez
Politicas Contables Documento de
POLITICAS INSTITUCIONALES 2 5 CT D que esta serie muestra la evolucion institucional y se
243 22 06 bajo NIFF aprobacion P Elec digitalizara para su consulta.
Institucional
Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años
243 18 03 Manual P ELE despues y se tranfiere al Archivo central para un tiempo
Manual de Politicas
MANUALES INSTITUCIONALES 2 5 CT D de conservación de 4 años (4) años, para un tiempo total
contables Documento de
243 18 03 P ELE de cien (6) años donde se procedera a conservar
aprobacion totalmente.
Cumplido (2)años en el archivo de gestion, se transfiere
243 15 02 Inventario p Elec
Inventarios de Activos al archivo de central para un tiempo de conservacion de
INVENTARIOS 2 8 CT D
Fijos (8)años, posteriormente se digitaliza para su
243 15 02 Actas p Elec
conservacion y evidencia de la evolucion de la entidad.
 Inventarios
Esta serie permanecera en archivo de gestion para estar
243 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES documentales de la Inventarios 1 0 p Elec E S
acutalizandose constantemente
dependencia

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCION DE CREDITO Y CARTERA HOJA: 1 DE: 2

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

241 14 14 Informe P Elec Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo

INFORMES INSTITUCIONALES Informe de Seccion de Credito 2 2 E S
Anexo Elec central , se procedera a la eliminacion de esta serie
241 14 14
Persona Natural
P Elec
241 11 Formulario de Vinculacion de Asociado con foto

241 11 fotocopia de cedula ampliada al 150% P Elec

Constancia de Ingresos(Honorarios, laborales,

241 11 certificaciones de ingresos y retenciones)o P Elec
Declaracion de Renta

Declaracion de Renta del ultimo periodo

241 11 P Elec
grabable disponible

241 11 Formato Declaracion de Origen de Fondo P Elec

Formato Autorizacion para la consulta, reporte y
241 11 procesamiento de datos financieros y proteccion P Elec
de datos personales.
Formato Declaracion de Asegurabilidad(aportes
241 11 P Elec
y depositos)
Formato declaración beneficiarios auxilio
241 11 P Elec
funerario
Certificado de no Declarante del impuesto a la
241 11 P Elec
renta y complementarios
241 11 Consulta Centrales de Riesgos P Elec

241 11 Antecedentes Judiciales P Elec

241 11 Antecedentes Procuraduria P Elec

241 11 Antecedentes Contraloria P Elec

241 11 Lista Clinton P Elec

241 11 Formato Concepto de Viabilidad P Elec

241 11 Certificaciones solicitadas por el asociado P Elec

241 11 Correspondencia Cruzada(soliciud y respuesta) P Elec

Formato de Desvinculacion diligenciado por el
241 11 P Elec
usuario.
241 11 Encuesta del asociado- satisfaccion del cliente. P Elec
241 11 Pesona Juridica P Elec

Original del Certificado de Existencia y

241 11 Representacion Legal con vigencia no superior P Elec
a tres meses
241 11 Declaracion de Renta P Elec
Fotocopia del numero de identificacion tributria
241 11 P Elec
NIT
Fotocopia del documento de identificacion del
241 11 P Elec
representante legal

Formato Autorizacion para la consulta, reporte y

241 11 procesamiento de datos financieros y proteccion P Elec
de datos personales.

241 11 Consulta Centrales de Riesgos P Elec

241 11 Antecedentes Judiciales P Elec Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta
241 11 EXPEDIENTE DEL ASOCIADO Antecedentes Procuraduria 2 8 P Elec CT D serie muestra la evolucion institucional y se digitalizara para su
consulta.
241 11 Antecedentes Contraloria P Elec
241 11 Lista Clinton P Elec
241 11 Formato Concepto de Viabilidad P Elec

241 11 Certificaciones solicitadas por el asociado P Elec

241 11 Correspondencia Cruzada(soliciud y respuesta) P Elec

Formato de Desvinculacion diligenciado por el

241 11 P Elec
usuario.

241 11 Encuesta del asociado- satisfaccion del cliente. P Elec

241 11 Documentos de Credito P Elec

241 11 Solicitud de credito totalmente diligenciada P Elec
241 11 Formato de Solicitud previa al credito P Elec
241 11 Declaracion de Asegurabilidad P Elec
241 11 fotocopia de cedula ampliada al 150% P Elec
241 11 Fotocopia de declaracion de renta P Elec
241 11 Constancia Laboral P Elec
241 11 Ultimas tirillas de sueldo P Elec
Certificado de tradicion o libertad y tarjetas de
241 11 P Elec
operación de los vehiculos
241 11 Fotocopia contratos de arrendamiento P Elec
241 11 Certificado camara de comercio P Elec
241 11 Certificado de contador Publico P Elec
241 11 Avaluo vehiculo expedido por faseculda P Elec
241 11 Consulta Centrales de Riesgos P Elec
Verificacion de Referencias Familiares y
241 11 P Elec
Personales
Certificado de Tradicion del Vehiculo con
241 11 P Elec
prenda constituida
Copia tarjeta de propiedad donde aparece
241 11 P Elec
prenda a aCrediahorro Tax la Feria

Copia Poliza de seguro todo riesgo o de

241 11 P Elec
hogar(incendio y terremoto)

241 11 Avaluo comercial de la propiedad a hipotecar P Elec

241 11 Estudio de Titulo emitido por el abogado P Elec

241 11 Escritura de constitucion de la hipoteca P Elec
 Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta
EXPEDIENTE DEL ASOCIADO 2 8 CT D serie muestra la evolucion institucional y se digitalizara para su
consulta.

Certificado de tradicion donde aparece

241 11 P Elec
constituida la hipoteca a favor de la cooperativa
241 11 Firma del pagare titular y codeudor P Elec
Firma carta de instrucciones anexas al pagare
241 11 P Elec
titual y codeudor
241 11 Firma de cede cupo P Elec
Firma autorizacion consginar en cuenta de
241 11 P Elec
ahorros
241 11 Firma Proyeccion de pago del credito. P Elec

Inventarios documentales de la Esta serie permanecera en archivo de gestion para estar

241 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
dependencia actualizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAXLAFERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA:SECCION DE AHORRO-TESORERIA HOJA: 1 DE: 1

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

244 14 11 Informe P Elec Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo

INFORMES INSTITUCIONALES Informe de Seccion de Ahorro 2 2
244 14 11 Anexo P Elec E S central , se procedera a la eliminacion de esta serie
244 28 01 Acuerdos de Pago P Elec Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo
PAGOS Y RECAUDOS Pagos 2 8
244 28 01 Registro de Firmas P Elec E S central , se procedera a la eliminacion de esta serie
244 28 02 Pagares P Elec
244 28 02 CDAT P Elec Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo
PAGOS Y RECAUDOS Titulos Valores 2 10 E S
244 28 02 CDT P Elec central , se procedera a la eliminacion de esta serie
244 28 02 Escrituras P Elec

Inventarios documentales de la Esta serie permanecera en archivo de gestion para estar

244 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
dependencia acutalizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA HOJA: 1 DE: 2

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

Formato de requisición recursos

P
240 13 01 humanos
240 13 01 Hoja de Vida P
240 13 01 Fotos P
240 13 01 P
240 13 01 Tarjeta profesional P
Fotocopia de cedula de
P
240 13 01 ciudadanía
Acta de apertura de cuenta
240 13 01 P
bancaria
Carta de constanciade entrega
del Reglamento Interno de P
240 13 01 Trabajo
Autorización de consulta en
240 13 01 P
centrales de riesgo
Certificados de estudios
(Diplomas, Actas de Grado, P
240 13 01 soportes, anexos, etc.)
Certificados laborales y de
Experiencia que acrediten los P
240 13 01 requisitos del cargo
240 13 01 Procesos disciplinarios P
240 13 01 Descripción y perfil de cargo P

Certificado de antecedentes y
P
240 13 01 requerimientos judiciales vigente
Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues del retiro del
Certificado de antecedentes
P empleado de la Cooperativa y se tranfiere al Archivo central para un tiempo de
240 13 01 Procuraduría general de Nación
HISTORIAS LABORALES Historias Laborales 2 98 S CT D conservación de noventa y ocho (98) años, para un tiempo total de cien (100)
Autorización de manejo de años donde se realizará el proceso de selección cuando se haya cumplido dicho
P
240 13 01 datos personales tiempo en el Archivo centra
Certificado Aptitud
Laboral(Examen médico de P
240 13 01 ingreso)
Formularios de afiliación (EPS,
Pensión, Cesantías, Caja de P
240 13 01 Compensación Familiar, ARL)

Actos Administrativos de
Vacaciones(Salida, interrupción, P
240 13 01 aplazamiento y reanudación)
Actos Administrativos de
Licencias ( Permisos y P
240 13 01 Ausencias)
240 13 01 Créditos y libranzas P
240 13 01 Dotaciones P
240 13 01 Auxilios Empleados P
240 13 01 Evidencia de Traslados P
240 13 01 Evaluación de Desempeño. P
Actos Administrativos de Retiro o
Desvinculación del funcionario
de la compañía(Supresión del
P
cargo, Abandono del Cargo,
240 13 01 liquidación de prestaciones
sociales)
240 13 01 Acta de entrega del cargo. P
240 13 01 Acta de Paz y Salvo P

240 18 01 Manual P ELE Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues y se tranfiere al
MANUALES INSTITUCIONALES
Archivo central para un tiempo de conservación de 4 años (4) años, para un
240 18 01 Manual de Funciones Documento de aprobacion 2 4 P ELE CT tiempo total de cien (6) años donde se procedera a conservar totalmente.

240 18 02 Manual P ELE Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues y se tranfiere al
MANUALES INSTITUCIONALES
Manual de Procesos y Archivo central para un tiempo de conservación de 4 años (4) años, para un
240 18 02 Procedimientos Documento de aprobacion 2 4 P ELE CT tiempo total de cien (6) años donde se procedera a conservar totalmente.

240 26 01 Plan P ELE Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
240 26 01 Plan Institucional de Capacitacion- Cronograma P ELE Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
240 26 01 PLANES, PROGRAMAS y SISTEMAS INSTITUCIONALES
PIC Evidencia 2 8 P ELE E elimina porquedos
la información
Se conservan (2) años en queda registrada
el Archivo en elyinforme
de gestión de gestión
se transfiere al Archivo
240 26 02 programa P ELE Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
240 26 02 PLANES, PROGRAMAS y SISTEMAS INSTITUCIONALES
Programa de Induccion Evidencias 2 8 P ELE E elimina porque lados
información queda registrada en el informe de gestión
Se conservan (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
240 26 03 programa P ELE Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
240 26 03 PLANES, PROGRAMAS y SISTEMAS INSTITUCIONALES
Programa de Reinduccion Evidencias 2 8 P ELE E elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión

240 26 05 programa P ELE Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
Programa de Seguridad y Salud Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
240 26 05 PLANES, PROGRAMAS y SISTEMAS INSTITUCIONALES
en el Trabajo Evidencias 2 8 P ELE E elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
240 27 PROCESOS DISCIPLINARIOS Notificacion de la situacion P ELE Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
240 27 Cargos/Descargos 2 8 P ELE E elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión
240 22 02 Politica P ELE Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
POLITICAS INSTITUCIONALES Politica de Control de Consumo la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 22 02 de Alcohol y Drogas Documento de Aprobacion 2 8 P ELE CT D

240 22 03 Politica Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
POLITICAS INSTITUCIONALES politica de Seguridad y Salud en P ELE
la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 22 03 el Trabajo Documento de Aprobacion 2 8 P ELE CT D
240 22 05 Politica de Manejo de Datos Politica P ELE Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
POLITICAS INSTITUCIONALES
240 22 05 Personales Documento de Aprobacion 2 8 P ELE CT D la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 22 07 Politica P ELE Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
POLITICAS INSTITUCIONALES
240 22 07 Politica de Calidad Documento de Aprobacion 2 8 P ELE CT D la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 21 07 Reglamento P ELE Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
REGLAMENTOS INSTITUCIONALES
240 21 07 Reglamento de Copasst Documento de Aprobacion 2 8 P ELE CT D la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 01 07 Convocatoria a Comite P ELE
240 01 07 Actas de Comité de Seguridad y Asistencia P ELE
ACTAS
240 01 07 Salud en el Trabajo Acta P ELE Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
240 01 07 Anexos de Acta 2 8 P ELE CT D la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.

240 01 10 Convocatoria a Comite P ELE

240 01 10 Asistencia P ELE Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
ACTAS Actas de Comité de Convivencia
la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 01 10 Acta P ELE
240 01 10 Anexos de Acta 2 8 P ELE CT D

240 01 11 Convocatoria a Comite P ELE

240 01 11 Asistencia P ELE Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
ACTAS Actas de Brigada de Emergencia
la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 01 11 Acta P ELE
240 01 11 Anexos de Acta 2 8 P ELE CT D

240 14 12 Informe P ELE

Despues de transcurrido el periodo de conservacion en el archivo central , se
INFORMES INSTITUCIONALES Informes de Subgerencia
procedera a la eliminacion de esta serie
240 14 12 Anexos 2 8 P ELE E S
GESTION DOCUMENTAL
240 01 08 Asistencia P Elec
240 01 08 Actas de Comité Interno de Acta 2 8 P Elec Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
240 01 08 ACTAS Archivo Anexos de Acta P Elec CT D la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.

240 26 04 Cronograma P Elec

240 26 04 Diagnostico P Elec

26 04 Mapa de Procesos Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
240 PLANES, PROGRAMAS y SISTEMAS P Elec
Programa de Gestion Documental 2 8 E Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
 Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
PLANES, PROGRAMAS y SISTEMAS
Programa de Gestion Documental 2 8 E Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
INSTITUCIONALES
240 26 04 Certificado de Presupuesto P Elec elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión

240 26 04 Normograma P Elec

Programa de Gestion
240 26 04 Documental P Elec
Cuadro de Clasidficacion
240 16 04 Documental Elec
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS Tablas de Retencion Documental
240 16 04 Tabla de Retencion Documental Elec Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
240 16 04 Informes 2 8 Elec E elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión
240 16 02 Apertura del Software P Elec
Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
Sistema de Documentos Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
240 16 02 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICO Electronicos Seguimiento y soporte Software 2 8 P Elec E elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión
Cronograma de Transferencia
240 16 03 Documentales Elec Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al Archivo
240 16 03 Inventario Documental Elec Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se
240 16 03 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICO Transferencias Documentales Documento de Aprobacion 2 8 Elec E elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión
Cronograma de Transferencia
240 16 01 Documentales P Despues de terminar el tiempo retencion en archivo central se procedera a la
240 16 01 Inventario Documental P eliminacion de esta serie documental
240 16 01 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICO Formatos de Control Documental Documento de Aprobacion 2 2 P E

240 21 01 Reglamento P Elec Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 21 01 REGLAMENTOS INSTITUCIONALES Reglamento Interno de Archivo Documento de Aprobacion 2 8 P Elec CT D

22 04 Politica Se conservara para la historia de la cooperativa toda vez que esta serie muestra
240 P Elec
la evolucion institucional y se digitalizara para su consulta.
240 22 04 POLITICAS INSTITUCIONALES Politica de Gestion Documental Documento de Aprobacion 2 8 P Elec CT D
Registro Comunicaciones
240 07 Recibidas P Despues de terminar el tiempo retencion en archivo central se procedera a la
Registro Comunicaciones eliminacion de esta serie documental
240 07 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES Despachadas 2 2 P E

Inventarios documentales de la Esta serie permanecera en archivo de gestion para estar acutalizandose
240 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 0 p Elec E S
dependencia constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________
 COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA CODIGO:

FORMATO VERSION: 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: Enero 2018

ENTIDAD PRODUCTORA: COOPERATIVA ESPECIALIZADA DE AHORRO Y CREDITO TAX LA FERIA

DEPENDENCIA PRODUCTORA:OFICIAL DE CUMPLIMIENTO HOJA: DE:

CODIGOS DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

Dependencia Serie Subserie Serie Documental Subserie Documental Tipo Documental Gestion Central Papel Electronico E S CT MD

129 14 13 Informe P Elec Cumplido (4)años en el archivo de gestion, se transfiere al archivo

Informes de Oficial de de central para un tiempo de conservacion de (20)años,
INFORMES INSTITUCIONALES 4 20 CT
Cumplimiento posteriormente se digitaliza para su conservacion y evidencia de la
120 14 13 Anexos P Elec
evolucion de la entidad.

Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues y se

120 18 04 Manual P ELE tranfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de 4
MANUALES INSTITUCIONALES
Manual de Oficial de Documento de años (20) años, para un tiempo total de veintidos años (22) años
120 18 04 Cumplimiento aprobacion 2 20 P ELE CT D donde se procedera a conservar totalmente.
120 26 07 Sistema P ELE Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues y se
120 26 07 Sistema de Prevencion de Cronograma P ELE tranfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de 4
PLANES, PROGRAMAS y Lavado de Activos años (20) años, para un tiempo total de veintidos años (22) años
120 26 07 SISTEMAS INSTITUCIONALES SARLAFT Evidencia 2 20 P ELE CT D donde se procedera a conservar totalmente.

Inventarios documentales Esta serie permanecera en archivo de gestion para estar

120 15 01 INVENTARIOS DOCUMENTALES Inventarios 1 5 p Elec E S
de la dependencia acutalizandose constantemente

CT= Conservación Total

E= Eliminación Firma Responsable: _______________________________
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección Fecha: __________________________________________