Caso 1.

Considere el siguiente proceso para admitir estudiantes internacionales en una universidad.

Los estudiantes rellena un formulario en línea que incluye detalles personales, dirección de contacto,
selección del programa que quieren cursar y algunos detalles relativos a su formación.

Las solicitudes presentadas vía Web se almacenan en un sistema de información al que tienen acceso
todo el personal implicado en los procesos de admisión.

Los estudiantes no envían ningún documento electrónicamente, ellos tienen que imprimir y firmar el
formulario de solicitud y enviarlo por correo postal con los siguientes documentos:

a. Certificación de su expediente académico.

b. Resultados de su test oficial de conocimiento del lenguaje inglés.
c. Currículum Vitae.

La documentación suele tardar 2 semanas en llegar al servicio de estudiantes mediante el correo

ordinario.

Cuando los documentos se reciben físicamente se comprueban en el citado servicio.

Esta operación suele durar 10 minutos, cuando se detecta que algún documento falta se envía un correo
electrónico al estudiante que debe enviar de nuevo los documentos que faltan o los que son incorrectos.

Esto sucede en el 20% de los casos.

Con la información recibida el servicio de estudiantes envía copias certificadas de los documentos a una
agencia de evaluación externa.

La agencia comprueba la documentación y verifica que las asignaturas cursadas se corresponden o son
equivalentes a las asignaturas de la universidad.

La agencia requiere que la documentación se envíe físicamente por correo ordinario, y todos los
documentos deben ser copias certificadas de los originales. Esta restricción no puede ser cambiada por
la universidad. La agencia envía a su vez de vuelta por correo ordinario los resultados de la evaluación.

Se tarda una media de 2 semanas en enviar la documentación a la agencia y en recibir el resultado de la

evaluación. Alrededor de un 10% de las solicitudes se rechazan después de esta comprobación. Las
notificaciones de rechazo se envían por correo electrónico a los estudiantes afectados. Una vez que se
dispone de los resultados de la agencia, en el servicio de estudiantes se comprueba los resultados del
test de conocimiento de inglés.
Esto se hace introduciendo en un sistema de información un código de comprobación que aparece en la
parte superior de la hoja de resultados del test de inglés. Si los resultados del test de evaluación del idioma
inglés no son satisfactorios la solicitud se rechaza. La comprobación de los resultados del test dura unos
10 minutos. Alrededor del 10% de las solicitudes son rechazadas en este trámite. Las notificaciones de
rechazo se envían por email. Una vez que todos los documentos de un estudiante han sido validados,
como se ha descrito anteriormente, las solicitudes son evaluadas por un comité compuesto por 3
miembros de la universidad.

Dado que el comité se reúne ocasionalmente, el proceso de evaluación final de los candidatos desde que
el servicio de estudiantes envía la información (por correo interno) y recibe la respuesta del comité dura
de media 2 semanas. El comité toma la decisión basándose en las notas del expediente y del CV.

El comité dedica 10 minutos de media a cada solicitud. Sobre el 50% de las solicitudes recibidas por el
comité son admitidas. Una vez tomada la decisión, la notifica al servicio de estudiante por correo
electrónico. Entonces, el servicio de estudiantes notifica la resolución a los estudiantes. El servicio de
estudiantes tarda 2 días en enviar las notificaciones (desde que sabe el resultado del comité). Las
notificaciones a su vez son enviadas por correo electrónico a los estudiantes, los estudiantes admitidos
reciben además una carta por correo ordinario. Aproximadamente 800 solicitudes son procesadas cada
año.
Uno de los problemas detectados por la universidad es que los estudiantes tienen que esperar demasiado
tiempo para conocer el resultado de su solicitud, en especial aquellos que son admitidos. Como
normalmente los estudiantes envían varias solicitudes a varias universidades, en algunas ocasiones
cuando reciben la respuesta de admisión han decidido enrolarse en otra universidad.