5S Manual4 - Guia 5S PDF

CALIDAD EN LOS SERVICIOS Y ATENCIÓN CIUDADANA
Fase I: Oficinas de Calidad

Guía 5 S´s
GUIA DE LAS 5S´s
Servidor Público:
La adecuada observancia a esta guía, garantizará que todas las instancias gubernamentales fortalezcan la
imagen institucional, esto crea confianza en el ciudadano, demuestra congruencia, vinculación, consistencia,
pero sobre todo hace que el trabajo que realizamos sea mas gratificante y nos compromete a ser mejores
servidores públicos.
¡Gracias por ser parte de este gran esfuerzo!
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Guía 5 S´s
METODOLOGÍA DE LAS DE 5 S´s.
INTRODUCCIÓN
En el mundo de la Administración Pública, como servidores públicos nos hemos enfrentado con problemas
como:
 Errores en los procesos del servicio otorgado,

 Retardos en la entrega de servicios,
 Accidentes, y
 Oficinas de trabajo sucias y desorganizadas.
El gran reto para los servidores públicos, consiste en evitar estos problemas y no acostumbrarnos a vivir con
ellos.
En Japón se desarrolló un sistema conocido como las 5S´s, que permite mantener organizadas, limpias,
seguras y sobre todo productivas, las áreas de trabajo.
Para las empresas japonesas, el primer paso obligatorio en el camino hacia una filosofía de calidad es la
implantación de las 5S´s.
Es por eso que hablar de procesos con:
 Cero accidentes,
 Cero defectos,
 Cero demoras,
 Cero desperdicios.
Es posible siempre y cuando se tenga el soporte de una operación estructurada bajo el sistema de las 5S´s.
Cuando hablamos de las 5S´s, son paradójicos los grandes beneficios que proporciona el sistema con lo
relativamente sencillo, práctico y económico que resulta trabajar en su implantación.
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Guía 5 S´s
¿QUÉ SON LAS 5S´s?
Como anteriormente lo definimos, es un sistema para mantener organizada, limpia, segura y sobre todo
productiva, el área de trabajo.
El nombre de las 5S´s tiene su origen en cinco palabras japonesas que empiezan con la letra s.
 Seiri Selección
 Seiton Organizar
 Seiso Limpiar
 Seiketsu Estadanrización
 Shitsuke Disciplina
1.- Seiri (Seleccionar): Significa identificar y eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y
que no se requieren para realizar nuestra labor, logrando que las áreas sean seguras y productivas.
Antes Después
2.- Seiton (Organizar) Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse los materiales necesarios de
manera que sea fácil y rápido encontrarlos y utilizarlos.
Antes Después
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Guía 5 S´s
3.- Seiso (Limpieza): Significa prevenir la suciedad y el desorden en el área de trabajo, estar siempre
pensando en el orden y la limpieza del equipo de cómputo y herramientas que utilizamos
Antes Después
4.- Seiketsu (Estandarización): Consiste en conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la

práctica de las tres primeras S´s. Esta etapa está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para
conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.
Estandarizar
5.- Shitsuke (Compromiso y disciplina): La disciplina implica el apego a procedimientos establecidos, a lo

que se considera bueno, noble y honesto; cuando una persona se apega al orden y al control de sus actos
está acudiendo a la prudencia, y la inteligencia en su comportamiento se transforma en un generador de
calidad y confianza.
Croquis de ubicación.
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Guía 5 S´s
Para llevar a cabo la implantación de la metodología de las 5S´s, el titular administrativo de cada Dirección
General, debe elaborar siguiendo las especificaciones de tipografía incluidas en el manual de estandarización
para las 5s`s un croquis de todas las áreas físicas que integran esta, definiendo a un responsable de cada
área física.
La finalidad de hacer esta actividad, es facilitar la implantación y evaluación de la metodología de las 5S´s, y
establecer responsabilidades.
Selección.
El propósito de la selección es retirar de los lugares de trabajo todos los elementos que no son necesarios
para las actividades cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras
que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.
El proceso de selección pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar
fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al sitio correspondiente.
Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los equipos, instrumentos, expedientes
y sistemas para su mantenimiento y conservación en buen estado.
Permite la ubicación de materiales, herramientas y documentos de forma rápida, mejora la imagen del área
ante la ciudadanía “da la impresión de que las cosas se hacen bien” y mejora la coordinación para la
ejecución de trabajos.
En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y
elimina la perdida de tiempo de acceso a la información.
Implantación:
Esquema de implantación.
Elaborar
Actividad Inicio Programa de Ejecutar fases de Verificación Elaborar informe
Selección selección final
Responsable Equipo de Mejora Servidores Equipo de Mejora Unidad

Continua Públicos Continua Administrativa
Tiempo de 1 día 7 días 5 días después 1 día

Ejecución
Elaborar Programa Selección.- El equipo de Mejora Continua debe elaborar el Programa de Selección,
Anexo A, con el propósito de informar y delegar las actividades que deben ejecutarse.
Ejecución de las fases de selección.-
I.- Para la información (documentos).
Fase 1.- Identificación y selección de información,

Fase 2.- Identificación de información innecesaria,
Fase 3.- Definir el destino final de la información innecesaria; y
Fase 4.- Selección de información necesaria.
5
Guía 5 S´s
Se debe consultar el documento “Lineamientos Generales para la organización, conservación y custodia de

los Archivos Públicos del Gobierno del Estado de Hidalgo”.
II.- Para los objetos.

Fase 1 Identificar y seleccionar objetos.
En cada área de trabajo, se debe de seleccionar los objetos que pertenecen a ésta, de acuerdo a los
siguientes criterios:
a) Mobiliario,
b) Papelería,
c) Objetos personales,
d) Equipo de cómputo,
e) Herramientas de oficina,
f) Personificador,
g) Insumos informáticos; y
h) Herramientas industriales.
Lo anterior debe sujetarse a los lineamientos establecidos en el Manual de Estandarización anexo a este
documento1.
Fase 2 Identificar objetos innecesarios.
Una vez realizada la primera fase en el área de trabajo, se debe proseguir a la identificación de objetos
innecesarios, es decir, aquellos que no son necesarios para ejecutar las actividades del servidor público; y
llenar el Anexo B.
Fase 3 Definir el destino de los objetos innecesarios.
En esta fase, el servidor público debe decidir cuál es el destino que se le da a los objetos que no son
necesarios; así mismo, debe registrar en el campo “Destino” del Anexo B.
Fase 4 Selección de objetos necesarios.
Por último el servidor público, debe de clasificar los objetos que son necesarios de acuerdo a los criterios
establecidos en la fase 1 de este punto.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la selección, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar
que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad
Administrativa, con la finalidad de tomar las acciones necesarias para su implantación.
Elaborar el informe final.- Por último, la Unidad Administrativa, debe elaborar el informe final, con el
propósito de tener un esquema general de la implantación de la selección en el área de trabajo y enviar una
copia al Titular Administrativo de la Dependencia o Entidad.
Beneficios de la Selección:
1
Podrá consultar y/o descargar del portal institucional www.hidalgo.gob.mx, todos los documentos indicados en el presente Manual.
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Guía 5 S´s
Nos ayuda a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y

movimientos.
Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado.
Ayuda a identificar cuando falta algo.
Da una mejor apariencia.
Una vez realizada la selección siguiendo estos pasos, sé esta en condiciones de empezar a crear procesos,
estándares o normas para mantener la clasificación, orden y limpieza.
Organizar
Permite ordenar los elementos que hemos seleccionado como necesarios de modo que se puedan encontrar
con facilidad.
Una vez que hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos
que necesitamos con frecuencia, identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al
sitio una vez utilizados.
Las metodologías utilizadas facilitan la codificación, identificación y marcación de áreas, lo que permite su
conservación en un mismo sitio durante el tiempo y en perfectas condiciones.
Permite la ubicación de materiales, herramientas y documentos de forma rápida, mejora la imagen del área
ante el cliente “da la impresión de que las cosas se hacen bien”, mejora el control de stocks de repuestos y
materiales, mejora la coordinación para la ejecución de trabajos.
En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y
elimina la perdida de tiempo de acceso a la información.
Implantación
Esquema
Elaborar
Organización organización final


Ejecución
Elaborar Programa Organización.- El equipo de Mejora Continua debe elaborar el Programa de

Organización, Anexo A-2, con el propósito de informar y delegar las actividades que deben ejecutarse.
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Guía 5 S´s
Ejecución de las fases de organización.-
I.- Para la información (documentos).
Para ejecutar las fases;

Fase 1.- Definir la frecuencia de uso de la información,
Fase 2.- Identificar y asignar un lugar para la información de acuerdo a la frecuencia de uso,
Fase 3.- Colocar la información de acuerdo a los criterios determinados; y
Fase 4.- Mantener el control de la información.
Se debe consultar el documento “Lineamientos Generales para la organización, conservación y custodia de

los Archivos Públicos del Gobierno del Estado de Hidalgo”.
II.- Para los objetos
Fase 1 Definir la frecuencia de uso de los objetos
Durante esta fase, el servidor público debe determinar con que frecuencia se utilizan los objetos de acuerdo a
los siguientes criterios:
Colocar en Colocar
área de archivo junto a la
muerto persona
Es posible A cada
que se use momento
Archivo,
papeleras,
Algunas mobiliario y Colocar
Colocar en equipo, Varias
bodega o veces al materiales,
cerca de la
veces al
archivo año herramientas, persona
día
etc.
Algunas Varias
veces al veces por
mes semana
Colocar en
áreas comunes Colocar cercano
al área de
trabajo
Fase 2 Identificar y asignar un lugar para los objetos de acuerdo a la frecuencia de uso
Una vez definida la frecuencia de uso de los objetos, el servidor público debe asignar el lugar para su
ubicación física, de manera que permita la fácil y rápida localización.
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Guía 5 S´s
Fase 2
Fase 3 Colocar objetos de acuerdo a los criterios determinados
El servidor público debe acomodar las cosas en los lugares determinados para su ubicación de tal forma que
se facilite el colocar etiquetas visibles que permitan la localización de los objetos de manera rápida y sencilla.
Fase 4 Mantener el control de los objetos.
Es muy importante que se establezcan métodos que permitan ubicar los elementos de manera sencilla y
rápida, pero esto no serviría de algo si no se implementan controles para devolverlos nuevamente al sitio
correspondiente.
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Guía 5 S´s
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la organización, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar
que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad
Una forma de verificar esta actividad, es a través de las evaluaciones mensuales que realiza los equipos de
inspectores.
propósito de tener un esquema general de la implantación de la organización en el área de trabajo y enviar
una copia al Titular Administrativo de la dependencia u organismo.
Beneficios de la Organización:
Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.

Disminuye la probabilidad de contraer enfermedades.
Disminuye los accidentes.
Mejor aspecto.
Organizar es una estrategia que agudiza el sentido de orden a través de la marcación y utilización de ayudas
visuales. Estas ayudas sirven para estandarizar acciones y evitar despilfarros de tiempo, dinero, materiales y
lo más importante, eliminar riesgos potenciales de accidentes del personal.
Limpiar
¿Pretende eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de un área? La limpieza implica no únicamente
mantener los equipos dentro de una estética agradable permanentemente. Exige que realicemos un trabajo
creativo de identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su
eliminación, de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo. Se trata de
evitar que la suciedad y el polvo se acumulen en el lugar de trabajo.
Para aplicar esta S se debe integrar la limpieza como parte del trabajo diario, asumirse como una actividad de
mantenimiento autónomo: "la limpieza es inspección"
No se trata únicamente de eliminar la suciedad. Se debe elevar la acción de limpieza a la búsqueda de las
fuentes de contaminación con el objeto de eliminar sus causas primarias.
Mantener limpios nuestros equipos e instalaciones nos ayuda a conservarlos en buenas condiciones; con ello
podemos obtener un mejor aprovechamiento de los recursos con que contamos.
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Guía 5 S´s
Implantación
Esquema
Elaborar
Limpieza Limpieza final


Ejecución
Elaborar Programa de Limpieza.- El equipo de Mejora Continua debe elaborar el Programa de Limpieza,
Anexo A-3, con el propósito de informar y delegar las actividades que deben ejecutarse.
Ejecución de las fases de limpieza.-
Fase 1 Identificar los materiales necesarios y adecuados para la limpieza del área de trabajo
En esta fase, el Equipo de Mejora Continua y servidores públicos, deben determinar los materiales
necesarios para llevar a cabo la limpieza del área de trabajo, así como la ubicación física para los mismos.
Fase 2 Elaborar programa anual de limpieza
El Equipo de Mejora Continua debe elaborar un programa en formato abierto en el cual se indique la
frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor de limpieza en el área de trabajo. Es importante
establecer tiempos para estas actividades de modo que lleguen a formar parte natural del trabajo diario.
Significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos.
Fase 3 Designar responsables de cada acción
Es necesario que el Director General divida y asigne las responsabilidades de las labores de limpieza a cada
persona. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y operarios en el proceso de
implantación seguro de las 5S´s.
Fase 4 Establecer métodos de prevención que eviten que se ensucie el área
El Equipo de Mejora Continua y servidores públicos deben implementar métodos de limpieza que ayuden a
obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente. Las acciones de limpieza
deben ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial.
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Guía 5 S´s
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la limpieza, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que
se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad
propósito de tener un esquema general de la implantación de la limpieza en el área de trabajo y enviar una
Beneficios de la Limpieza:
Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.

Disminuye la probabilidad de contraer enfermedades.
Disminuye accidentes.
Mejora el aspecto.
Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.
La limpieza debe implementarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener el
sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de implementarse se debe apoyar en un fuerte programa
de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo
requerido para su ejecución.
Estandarizar
Es lograr que las prácticas y las actividades se ejecuten consistente y regularmente para asegurar que la
selección, organización y limpieza, sean mantenidas en las áreas de trabajo.
Implantación
Esquema
Elaborar
Estandarización estandarización final

Elaborar Programa de Estandarización.- El equipo de Mejora Continua debe elaborar el Programa de
Estandarización, Anexo A-4, con el propósito de informar y delegar las actividades que deben ejecutarse.
Ejecución de las fases de estandarización
Ejecución
Fase 1 Formar un grupo de inspectores
El Titular de la unidad administrativa de la Dependencia o Entidad, debe asegurar que se integren los equipos
de Inspectores de Calidad que se van a encargar de vigilar que se lleve a cabo la selección, organización y
limpieza en las áreas de trabajo.
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Guía 5 S´s
Fase 2 Realizar un programa anual de revisiones
El titular de la Unidad Administrativa debe contener las fechas en las cuales se van a llevar a cabo la
inspección del área, las cuales se realizan de manera mensual.
Fase 3 Revisar los programas de actividades declaradas en las etapas de: Selección, Organización y
Limpieza
Una vez establecido el Programa Anual de Revisiones, el equipo de inspectores de calidad procede a llevar a
cabo estás, de acuerdo a cada una de las etapas previas que se tienen en el programa de las actividades que
se requieren para realizar la selección, organización y limpieza.
Fase 4 Solicitar evidencia de la ejecución de dicho plan.
El cronograma de las actividades esta acompañado con un formato que nos permite corroborar que las
actividades se están desempeñando.
Fase 5 Llenado formato “Evaluación de las 5S´s”
El equipo de Inspectores de Calidad llena este formato en la evaluación mensual de cada una de las 3 S’s
(Selección, Orden y Limpieza) por área. Anexo 3.
Fase 6 Analizar los resultados
Hay que utilizar los resultados de las revisiones para evaluar cuantitativamente el nivel de implantación de las
5 S’s y el grado de cumplimiento alcanzado en el elemento específico que se esta evaluando.
Fase 7 Proporcionar medidas preventivas
La mejor manera de mantener los resultados obtenidos, es tomando medidas preventivas en cada una de las
primeras tres “S”.
Para ello, el titular de la unidad administrativa debe tomar las medidas preventivas que a su juicio creas
necesarias, mismas que deben ser difundidas a todo el personal del área de trabajo para su correcta
aplicación.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la estandarización, el Equipo de Mejora Continua, debe
verificar que se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad
Elaborar el informe final.- Por último, el titular de la Unidad Administrativa, debe elaborar el informe final,
con el propósito de tener un esquema general a la que se llegó con la implantación de la estandarización en el
área de trabajo y enviar una copia al titular de la Unidad Administrativa de la Dependencia o Entidad.
Beneficios
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Guía 5 S´s
 Se guarda el conocimiento producido durante años

 Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo
en forma permanente
 Los operarios aprenden a conocer con profundidad el equipo y elementos de trabajo
 Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales
innecesarios
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Guía 5 S´s
Disciplina
Es hacer un hábito de las actividades de las 5 S’s manteniendo correctamente los procesos a través del
compromiso de todos.
Implantación
Esquema
Actividad Inicio Elaborar Ejecutar fases de Verificación Elaborar informe
Programa de disciplina final
Disciplina


Ejecución cada bimestre
Elaborar Programa de Disciplina.- El equipo de Mejora Continua debe elaborar el Programa de Disciplina,
Anexo A-5, con el propósito de informar y delegar las actividades que deben ejecutarse.
Fase 1. Difusión
El Titular Administrativo y las Unidades Administrativas de la Dependencia o Entidad con apoyo de los
equipos de Mejora Continua, son responsables de fomentar la práctica de la metodología de las 5´s y del
Programa Oficinas de Calidad, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Operación de dicho programa.
Para ello, los responsables deben:
Fomentar el conocimiento en las 5´S; por medio de cursos de capacitación

Realizar propaganda del programa por medio de folletos, pláticas, anuncios en internet u otros
medios que se designen.
Fase 2. Involucramiento
Así también, el titular de la unidad administrativa de la Dependencia o Entidad con apoyo de los equipos de
Mejora Continua, deben:
Crear programas de motivación.

Participación de todo el personal que integra el área.
Verificación.- Una vez ejecutadas las fases de la disciplina, el Equipo de Mejora Continua, debe verificar que
se haya cumplido con lo establecido. De no ser así, debe levantar un acta y notificar a la Unidad
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Guía 5 S´s
propósito de tener un esquema general de la implantación de la disciplina en el área de trabajo y enviar una
Beneficios
 Se evitan reprimendas y sanciones,

 Mejora nuestra eficacia,
 El personal es más apreciado por los jefes y compañeros, y
 Mejora nuestra imagen.
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Guía 5 S´s
OBSERVACIONES GENERALES.
OFICINAS EN GENERAL
Las personas que laboren en las oficinas, son responsables de mantener el aseo, la limpieza y el orden de
ésta.
El Servidor Público al inicio de la jornada debe realizar una limpieza y ordenamiento de las superficies de la
oficina, esto es, escritorios, cajones, y en general todo aquello que se encuentre a la vista. Al finalizar la
jornada ordenar todo lo utilizado durante el día de tal forma de dejar despejada la oficina.
Elementos tales como tazas, cucharas, paños, y todos aquellos artículos que no pertenecen a la oficina deben
ser lavados una vez que se utilicen y almacenados en el lugar destinado para esto.
El Servidor Público debe revisar los escritorios y eliminar todo aquellos papeles y materiales que no se
utilizan. Si decide reciclar hojas, destinar sólo un lugar común para todos los integrantes de la oficina donde
se almacenarán éstas.
El Servidor Público debe almacenar en los escritorios sólo cosas de uso frecuente y distribúyalas de tal forma
que cada familia de cosas pertenezca a un cajón.
En la superficie del escritorio sólo deben estar las cosas que se utilizan durante el día.
El Servidor Público debe eliminar archiveros con información que no se utiliza en el corto plazo, debe
retirarlas del archivador, empaquetarlas, etiquetarlas y almacenarlas en cajas o en algún mueble destinado
para ello.
El Servidor Público debe colocar el personificador individual o de grupo, así mismo, el identificador de área en
un lugar estratégico, es decir, a la vista de la ciudadanía.
El Servidor Público debe rotular todos los archiveros con nombres claros y explicativos. Coloque el nombre de
cada grupo de archiveros en el compartimiento donde estén ubicados, ordenándolos por abecedario o fecha.
El Servidor Público no debe almacenar la basura por mucho tiempo, sin no que debe vaciar periódicamente
basureros, etc. Para evitar el mal olor en la oficina.
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Guía 5 S´s
Equipos de Cómputo
El Servidor Público usuario de computadora es responsable de mantener el orden y limpieza de éste.
El Servidor Público al iniciar sus tareas en el PC debe realizar una limpieza de la superficie de este. Debe
colocar alguna cubierta cuando no se utilice.
El Servidor Público debe ejecutar algún programa de mantenimiento (antivirus, limpieza de disco duro, etc.)
de su PC por lo menos una vez a la semana.
El Servidor Público debe dividir el disco duro dejando una parte exclusiva para el sistema operativo. Es
recomendable dejar un espacio para lo relacionado con la organización y otra de uso personal.
El Servidor Público debe crear carpetas para cada familia de documentos, tratando de que los archivos
almacenados sean fáciles de ubicar para cualquier persona.
El Servidor Público no debe colocar nombres demasiado extensos a los archivos, debe tratar de que sean
fechas o números correlativos. Los nombres deben figurar en el nombre de la carpeta.
El Servidor Público debe respaldar su información por lo menos una vez al mes (trabajos y correos).
Si comparte su PC el Servidor Público debe con otras personas crear una carpeta para cada persona en
donde almacene sus trabajos.
Nota: El Servidor Público debe cumplir con lo establecido por el Reglamento Interno vigente para uso
de equipos de cómputo.
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Guía 5 S´s
Conclusiones.
La metodología de las 5S´s, es una herramienta que se considera como una filosofía y una de forma de vida
en el trabajo, es sólo un elemento del Programa Oficinas de Calidad que se implementa en marco de la
Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador (AMIGO) y que contribuye al cumplimiento de los
objetivos planteados en el eje estratégico de GOBIERNO CON SERVICIOS DE CALIDAD.
En la actualidad practicar las 5S´s se ha vuelto algo casi indispensable para cualquier oficina gubernamental,
así entonces se puede dar inicio a la implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad. Estos 5 elementos
representan un punto de partida para cualquier organización que busca ser reconocida como un prestador de
servicios responsable y apto, con un estatus de clase mundial.
¡Gracias por ser parte de este gran esfuerzo!
Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador (AMIGO)

Oficina de Modernización e Innovación Gubernamental
Secretaría de Administración
Secretaría de Contraloría
Gobierno con Servicios de Calidad
www.hidalgo.gob.mx
19
Guía 5 S´s
Bibliografía.
Norma Oficial Mexicana NOM-003-SEGOB/2002, Señales y Avisos para Protección Civil.- Colores,
formas y símbolos a utilizar.
“Las 5S”, División de Graduados e Investigación Sistema Tecnológico de Monterrey, Campus Monterrey,
1995.
Socconini, Luís, el proceso de las 5 s en acción: la metodología japonesa para mejorar la calidad y la
productividad de cualquier tipo de empresa, Grupo Editorial Norma, México, 2005.
20

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 Errores en los procesos del servicio otorgado,

Es por eso que hablar de procesos con:

¿QUÉ SON LAS 5S´s?

4.- Seiketsu (Estandarización): Consiste en conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la

5.- Shitsuke (Compromiso y disciplina): La disciplina implica el apego a procedimientos establecidos, a lo

Responsable Equipo de Mejora Servidores Equipo de Mejora Unidad

Tiempo de 1 día 7 días 5 días después 1 día

Ejecución de las fases de selección.-

I.- Para la información (documentos).

Fase 1.- Identificación y selección de información,

Se debe consultar el documento “Lineamientos Generales para la organización, conservación y custodia de

II.- Para los objetos.

Nos ayuda a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y

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Tiempo de 1 día 7 días 5 días después 1 día

Elaborar Programa Organización.- El equipo de Mejora Continua debe elaborar el Programa de

Ejecución de las fases de organización.-

I.- Para la información (documentos).

Para ejecutar las fases;

Se debe consultar el documento “Lineamientos Generales para la organización, conservación y custodia de

II.- Para los objetos

Fase 1 Definir la frecuencia de uso de los objetos

Fase 3 Colocar objetos de acuerdo a los criterios determinados

Fase 4 Mantener el control de los objetos.

Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.

Responsable Equipo de Mejora Servidores Equipo de Mejora Unidad

Tiempo de 1 día 8 días 5 días después 1 día

Ejecución de las fases de limpieza.-

Fase 2 Elaborar programa anual de limpieza

Fase 3 Designar responsables de cada acción

Fase 4 Establecer métodos de prevención que eviten que se ensucie el área

Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones.

Responsable Equipo de Mejora Servidores Equipo de Mejora Unidad

Fase 1 Formar un grupo de inspectores

Fase 2 Realizar un programa anual de revisiones

Fase 4 Solicitar evidencia de la ejecución de dicho plan.

Fase 5 Llenado formato “Evaluación de las 5S´s”

Fase 6 Analizar los resultados

Fase 7 Proporcionar medidas preventivas

 Se guarda el conocimiento producido durante años

Responsable Equipo de Mejora Servidores Equipo de Mejora Unidad

Tiempo de 1 día 2 días 5 días después 1 día

Para ello, los responsables deben:

Fomentar el conocimiento en las 5´S; por medio de cursos de capacitación

Crear programas de motivación.

 Se evitan reprimendas y sanciones,

El Servidor Público usuario de computadora es responsable de mantener el orden y limpieza de éste.

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