C - DOCWEB - Documentos - Sistemas - Gestion - FM12 Manual Integrado de Sistemas de Gestion BASC

MANUAL INTEGRADO DE LOS
SISTEMAS DE GESTIÓN
Manual integrado de los Sistemas de Gestión F.M.1.7. Página 1 de 45

TABLA DE CONTENIDO
1. Propósito del Manual ............................................................................................................................................ 4
2. Presentación de la Empresa ................................................................................................................................ 5
3. Visión y Misión ....................................................................................................................................................... 6
4. Valores Corporativos ............................................................................................................................................ 7
5. Política de Calidad y Seguridad ......................................................................................................................... 8
6. Objetivos Estratégicos .......................................................................................................................................... 9
7. Objetivos Específicos.......................................................................................................................................... 10
7. Objetivos Específicos.......................................................................................................................................... 11
8. Alcance de los Sistemas de Gestión ................................................................................................................ 12
9. Exclusiones ............................................................................................................................................................ 13
9.1. Exclusiones BASC ...................................................................................................................................................... 13
9.2. Exclusiones ISO ......................................................................................................................................................... 14
10. Compromiso de la Dirección ............................................................................................................................ 15

11. Estructura Organizacional ................................................................................................................................. 16
12. Interacción de Procesos .................................................................................................................................... 17
13. Descripción de los Procesos.............................................................................................................................. 18
13.1. Gestión Gerencial .................................................................................................................................................. 18

13.2. Revisión por la Dirección ...................................................................................................................................... 19
13.3. Servicio de Transporte de Carga ......................................................................................................................... 20
13.4. Servicio de Administración de Bodegas e Inventarios ................................................................................... 21
13.5. Gestión Humana ..................................................................................................................................................... 22
13.6. Gestión de Calidad ................................................................................................................................................ 23
13.7. Gestión de Sistemas Informáticos ....................................................................................................................... 24
13.8. Gestión del Riesgo.................................................................................................................................................. 25
13.9. Gestión Administrativa .......................................................................................................................................... 26
14. Alianzas Estratégicas.......................................................................................................................................... 27

15. Cambios Generados en el Manual .................................................................................................................. 28
16. Matriz de cumplimiento de requisitos BASC y estandares

1. Propósito del Manual
El propósito del presente Manual es presentar los

procesos, servicios, responsabilidades y principales
lineamientos de los sistemas integrados de gestión
presentes en Cootransnorcaldas.
Se ha tomado como base para la implementación

del sistema, los requisitos que establece la norma ISO
9001, la norma BASC, el estándar BASC para
Transportista De Carretera, Operador logístico y otros
requisitos exigidos por la ley.

2. Presentación de la
Empresa
Somos una empresa dedicada a brindar soluciones logísticas y de
transporte a sus clientes.
Tenemos más de 40 años de experiencia en el transporte de mercancías a

nivel Nacional y transporte de pasajeros a nivel intermunicipal.
Contamos con una moderna Flota de vehículos afiliados a nuestra

Cooperativa, prueba de esto es que más del 35% de los vehículos son
modelo 2005 o superior.
Ofrecemos el servicio de Almacenamiento y Administración de Inventarios,

donde a su vez se realiza la distribución de los productos suministrados por
el cliente a nivel nacional, apoyados en un recurso tecnológico que
facilita los procesos y un recurso humano capacitado orientado al servicio
y cuidado en la manipulación y transporte de los productos.

3. Visión y Misión
VISIÓN
● Ser una empresa líder, de gran prestigio gracias a nuestro talento humano,
respetuosas de las personas, el medio ambiente, reconocida por su prontitud y
calidad excepcional en la prestación del servicio.
MISIÓN
●Somos una organización líder en servicios, comprometidos con la excelencia,
brindando soluciones integrales e innovadoras y asegurándonos siempre de la
satisfacción del cliente.

4. Valores Corporativos
 Rapidez
 Cumplimiento
 Confidencialidad
 Respeto
 Eficacia
 Integridad

5. Política de Calidad y
Seguridad
Cootransnorcaldas tiene como política de calidad y

seguridad ofrecer servicios de excelente calidad,
controlando los posibles riesgos de su operación,
cumpliendo con todos los requisitos legales y del
cliente, y de esta manera brindar soluciones
integrales, apoyado en un equipo humano idóneo,
buscando siempre el mejoramiento continuo de sus
procesos.

6. Objetivos Estratégicos
Sistema Objetivo Estratégico Responsable

 Garantizar la satisfacción de nuestros Clientes
en la prestación de los servicios de transporte
Líder de Bodega
Calidad de mercancías y administración de Coordinador de logística
inventarios.
 Contribuir al mejoramiento continuo de las

Calidad y Líder de Gestión
Seguridad competencias del personal. Humana
 Contribuir al mejoramiento continuo del
Calidad y sistema de gestión de calidad y seguridad Líderes de Procesos
Seguridad BASC
 Reducir los riesgos de Operación de la

Líder de Sistemas de
Seguridad Cooperativa. Gestión

7. Objetivos Específicos
Objetivo Estratégico Objetivo Específico Proceso
 Mantener la satisfacción del cliente en
un buen nivel
Gestión de Calidad
 Reducir las quejas generadas en la
prestación del servicio
 Reducir las Averías Servicio de
 Garantizar la satisfacción de Administración de
nuestros Clientes en la  Aumentar la gestión de las
Bodegas e Inventarios
Reparaciones
prestación de los servicios de
 Atender las Solicitudes del cliente
transporte de mercancías y  Inspeccionar los vehículos
administración de inventarios.  Reducir las novedades en los viajes Transporte de Carga
 Mantener una flota constante de
vehículos
 Desarrollo de herramientas Informáticas Gestión de Sistemas
Informáticos
 Gestión de Proveedores Gestión Administrativa
 Capacitar al personal de la
 Contribuir al mejoramiento
Cooperativa
continuo de las competencias Gestión Humana
 Mantener la gestión del desempeño del
del personal. personal

7. Objetivos Específicos
Objetivo Estratégico Objetivo Específico Proceso

 Reducir las No Conformidades
 Contribuir al mejoramiento generadas por auditorías
continuo del sistema de  Generar acciones preventivas a los
Gestión de Calidad
gestión de calidad y sistemas de gestión
seguridad BASC  Generar acciones correctivas a los
sistemas de gestión
 Generar acciones preventivas a los

Gestión de Calidad
sistemas de gestión
Servicio de
 Monitorear los viajes
Transporte de Carga
 Reducir los riesgos de  Mantener una estabilidad laboral Gestión Humana
Operación de la Cooperativa  Mantener los equipos en
Gestión de Sistemas
condiciones de operación
Informáticos
 Atender las solicitudes de servicio
 Reducir los riesgos de operación
Gestión del Riesgo
por proceso

8. Alcance de los
Sistemas de Gestión
BASC
Empresa de Transporte en Manizales y Chinchiná Colombia.
Operación Logística en Manizales Bodegas de producto
terminado en la carrera 21 # 74-100, Zona Industrial Alta Suiza
Operación Logística en Cartagena KM 6 Vía Mamonal
Parque industrial PARQUIAMERICA
ISO 9001
Transporte de Carga, Administración de Bodegas e Inventarios
en la ciudad de Manizales.

9. Exclusiones
9.1. Exclusiones BASC
Declaramos la exclusión de nuestro Sistema de Gestión en Control y Seguridad (BASC) del estándar
BASC “Transportista de Carretera”

 Se excluye del estándar el numeral 2.6, Cootransnorcaldas no es transportista LTL.
 Se excluye del estándar el numeral 3.6 literal 3.6.1, La constitución política de Colombia en el Art. 15 expresa el derecho a
la Intimidad al cual muchos conductores se remiten y no permiten que se les revise su equipaje, pues lo consideran
personal y sienten vulnerado dicho derecho.
 Se excluye del estándar el literal 4.1.4 específicamente lo de realizar pruebas al personal de áreas críticas, para detectar
consumo de drogas ilícitas y alcohol Antes de la contratación, ya que por ley, esto no se puede realizar, esto es
considerado como discriminatorio.
BASC “Operador Logístico”
 Se excluye del estándar Numeral 2,1, Solamente aplica para despacho de contenedores cargados con destino de
exportación.
 Se excluye del estándar el numeral 2.6, Cootransnorcaldas no es transportista LTL.
 Se excluye del estándar el numeral 3.6 literal 3.6.1, La constitución política de Colombia en el Art. 15 expresa el derecho a
la Intimidad al cual muchos conductores se remiten y no permiten que se les revise su equipaje, pues lo consideran
personal y sienten vulnerado dicho derecho.
 Se excluye del estándar el numeral 5.4, No se realiza manejo y control de materias primas.
 Se excluye del estándar el literal 4.1.4 específicamente lo de realizar pruebas al personal de áreas críticas, para detectar
consumo de drogas ilícitas y alcohol Antes de la contratación, ya que por ley, esto no se puede realizar, esto es
considerado como discriminatorio.

9. Exclusiones
9.2. Exclusiones ISO
Declaramos la exclusión de nuestro Sistema de Gestión de Calidad a los siguientes
requisitos de la ISO 9001
 Numeral 7.3. Diseño y Desarrollo:
Este requisito no aplica ya que nuestra organización no diseña ni desarrolla nuevos

productos o procesos.
 Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y Medición:
Este requisito no aplica ya que nuestra empresa no utiliza este tipo de mecanismos
para hacer las verificaciones correspondientes al servicio prestado, adicionalmente
el producto que se transporta y almacena llega pesado y empacado de acuerdo con
las especificaciones del cliente.

10. Compromiso de la
Dirección
El personal directivo de Cootransnorcaldas está comprometido con el desarrollo e
implementación de los Sistemas de Gestión Integrado, para lo cual:
 Comunicamos a nuestros trabajadores la importancia de superar los requisitos del
cliente.
 Establecemos una Política de Gestión Integrada, que será revisada anualmente,
para asegurar su vigencia.
 Aseguramos que se planifique el Sistema de Gestión Integrado y se establezcan
los Objetivos Estratégicos.
 Realizamos por lo menos una vez al año revisiones por la Dirección a cargo de la
Gerencia General y un seguimiento mensual del desempeño de los procesos.
 Aseguramos la disponibilidad de recursos.
 Definimos claramente los niveles de autoridad y responsabilidad a todo nivel de la
organización.
 Fortalecemos los mecanismos de comunicación externa e interna.
 Cumpliremos la normativa legal para estar acorde a los requerimientos del estado.

11. Estructura
Organizacional

12. Interacción de
Procesos
PROCESOS ESTRATEGICOS
GESTION REVISIÓN POR LA

GERENCIAL DIRECCIÓN
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

NECESIDADES DELCLIENTE
PROCESOS MISIONALES
SERVICIO DE SERVICIO DE SERVICIO DE

TRANSPORTE DE TRANSPORTE DE ADMINISTRACIÓN DE
CARGA PASAJEROS BODEGAS E INVENTARIOS
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN GESTIÓN DEL
ADMINISTRATIVA RIESGO
GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE SISTEMAS

TALENTO HUMANO CALIDAD INFORMÁTICOS

13. Descripción de los Procesos
13.1. Gestión Gerencial
Responsable del proceso: Gerente General
ENTRADAS Objetivo: Planificar y Controlar el Sistema Integrado de
 Información de entrada para la revisión Gestión.
Dirigir la organización.
por la Dirección
 Requisitos del cliente
 Normatividad
 Planificación del Sistema

Integrado de Gestión
 Revisión por la Dirección
 Presupuesto
PROCEDIMIENTOS
 Procedimiento para identificación
de requisitos legales.
 Procedimiento para selección de
Clientes.
SALIDAS
 Política de Gestión Integrada
 Objetivo Estratégicos INDICADORES
 Informes de Gestión de los Procesos  Ninguno
 Gestión de Clientes

13.2. Revisión por la Dirección
Responsable del proceso: Representante de la Dirección
Objetivo: Realizar el seguimiento y medir los parámetros claves
ENTRADAS de desempeño del Sistema Integrado de Gestión para
 Indicadores de Gestión determinar su cumplimiento en la totalidad de la Organización.
 Evaluación y revisión de los

indicadores de gestión.
 Verificar adecuación de la
Política Integrada de Gestión
respecto a los Objetivos PROCEDIMIENTOS
Estratégicos
 Seguimiento periódico de los
 Ninguno
Indicadores de Gestión.
 Elaboración de informes para
la Gerencia General,
evidenciándolo en la Revisión
por la Dirección
SALIDAS
 Reporte a la Gerencia General de los
resultados de la Revisión por la Dirección
 Resultado del indicadores INDICADORES
 Decisiones y acciones de mejora  Ninguno

13.3. Servicio de Transporte de Carga
Responsable del proceso: Coordinador de Logística – Coordinador
de Control y Monitoreo – Administrador Agencia
ENTRADAS
Objetivo: Recibir y atender las solitudes de servicio del cliente,
 Listado de Turnos asegurando que se entregue al cliente en las condiciones
 Solicitud de Servicio establecidas.
 Requerimientos del Cliente
 Planillas Cumplidas
 Vencimientos de Inspecciones
 Ingreso de viajes al Módulo de Carga PROCEDIMIENTOS
 Cargues para Exportación
 Procedimiento para Orden de Cargue
 Procedimiento para Manifiesto de Carga
 Procedimiento para Inspección de Vehículos
 Procedimiento para Monitoreo de Vehículos
 Procedimiento para Precintos, Sellos y Cintas de Seguridad
INDICADORES
Indicador Meta Frecuencia
Medición
SALIDAS  Solicitud de Servicio >95% Mensual
 Averías en Transporte >95% Mensual
 Orden de Cargue  Solicitud de  Inspección de >95% Semestral
 Manifiesto de Carga Actualización de Vehículos
 Planillas Liquidadas Documentos  Monitoreo de Vehículos >95% Mensual
 Vehículos Monitoreados  Vehículos
 Novedades en Ruta <5% Mensual
 Planeación de Rutas Inspeccionados
 Inventario de Vehículos >150 und Mensual
 Revisión de Precintos  Activación de
 Inspección de
 Inventario de Precintos y Operativos 100% Mensual
Contenedores
Sellos  Control de Sellos y
Precintos
 Inspección de
Contenedores
13.4. Servicio de Administración de Bodegas e Inventarios
Responsable del proceso: Gerente de Operaciones –

Jefe de Operaciones – Administrador Agencia
ENTRADAS Objetivo: Recibir el producto, almacenarlo y gestionar
 Notificación de Recibo de Producto su adecuada distribución según los requerimientos del
 Nota de Entrega cliente.
 Notificación de Inventario
|
 Notificación Sistema SAP
 Movimientos Sistema SAP
 Pedidos de ventas SAP
PROCEDIMIENTOS
 Procedimiento para Recibo y Almacenamiento de

producto
 Procedimiento para Salida de Producto
 Procedimiento para Inventarios
INDICADORES
Medición
SALIDAS  Confiabilidad de
>95% Semestral
 Nota de Entrega  Registro de Seriales Inventario
 Orden interna de  Acta de Inventarios Monitoreos
despacho  Detalle de Entrega  Número de Unidades Totales que ingresan en el mes
 Número de Unidades por Referencia que ingresan en el mes
 Movimientos en Sistema  Orden de Venta (MABE)
 Numero de Vehículos cargados Día.
SAP  Factura (MABE)  Cantidad de unidades despachadas día.
 Recibo de producto
importado

13.5. Gestión Humana
Responsable del proceso: Gerente Talento Humano
ENTRADAS Objetivo: Seleccionar, vincular y asegurar la
 Necesidad de Personal
competencia del personal en sus diferentes cargos.
 Hojas de Vida
 Descripción del Cargo
 Necesidades de Capacitación
 Cancelación de Contrato
 Retiro Voluntario
 Solicitud de Vinculación
 Información del Asociado
 Información del Conductor
 Datos del Vehículo
PROCEDIMIENTOS
 Declaración de Origen de Fondos
 Procedimiento para Selección de Personal
 Procedimiento para Vinculación y Contratación
 Procedimiento para Capacitación y Entrenamiento
 Procedimiento para Valoración del Desempeño
 Procedimiento para Desvinculación Laboral
 Procedimiento para Vinculación de Asociados
SALIDAS INDICADORES
 Entrevistas  Pruebas Psicológicas Indicador Meta Frecuencia
 Pruebas Técnicas  Verificación de Referencias Medición
 Examen Médico  Visita Domiciliaria
 Ficha Dactiloscópica y de seguridad  Ingreso de Personal  Rotación del Personal >1 Mensual
 Inducción al Cargo  Plan de Capacitación y  Índice de Capacitación >1.5% Trimestral
 Asistencia a Capacitaciones Entrenamiento  Índice de Desempeño >80% Anual
 Valoración de Desempeño  Renovación de Contrato
 Paz y Salvo  Contrato de Vinculación
 Base de Datos de Personal  Carnet de Empleado

13.6. Gestión de Calidad
Responsable del proceso: Gerente de Calidad
ENTRADAS Objetivo: Establecer la estructura de la documentación
 Solicitud de actualización de documentos
 Programa de auditorías de calidad
de los sistemas de gestión, hacer seguimiento a los
 Plan de auditoría de calidad procesos y a la percepción del cliente y dar soporte a
 Lista de verificación de auditoría de calidad los demás procesos garantizando el mejoramiento de
 Informe de quejas de los clientes.
 Informe de percepción del cliente.
estos.
 Reporte de producto no-conforme.
 Informe de auditoría de calidad.
 Reporte de no conformidad
 Análisis de Riesgos
PROCEDIMIENTOS
 Procedimiento para Control de Documentos
 Procedimiento para Control de Registros
 Procedimiento para Auditorías a Sistemas de Gestión
 Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas
 Procedimiento para Atención de Quejas
 Procedimiento para Percepción del Cliente
 Procedimiento para Producto no Conforme
INDICADORES
SALIDAS Medición
 Índice de No
 Acta de aprobación de  Lista maestra de documentos < al anterior Anual
Conformidades
documentos  Reporte de no conformidad
 Índice de Acciones
 Control de Registros  Informe de auditoría de calidad  100% Anual
preventivas y Correctivas
 Acciones Correctivas  Informe del ciclo de auditorias
 Acciones Preventivas

13.7. Gestión de Sistemas Informáticos
Responsable del proceso: Gerente de Sistemas de
Informáticos
ENTRADAS Objetivo: Mantener los equipos de cómputo en
 Hoja de Vida de Equipos de Computo condiciones de operación garantizando la protección
de la información.
 Cronograma de Mantenimiento
 Solicitud de Servicio
PROCEDIMIENTOS
 Procedimiento para Copias de Seguridad
 Procedimiento para Mantenimiento de Equipos de Computo
 Procedimiento para Solicitud de servicio
INDICADORES
SALIDAS Indicador Meta Frecuencia
 Copias de Seguridad Medición
 Equipos en Condiciones de Operación  Mantenimiento
 Solicitud de Servicio Atendida 100% Semestral
Preventivo
 Estado de Solicitudes de
100% Mensual
Servicio

13.8. Gestión del Riesgo
Responsable del proceso: Gerente De Calidad
ENTRADAS Objetivo: Identificar y mitigar los riesgos que puedan
 Misión causar impacto significativo en la organización
 Visión
 Política de Calidad y Seguridad
 Estructura Organizacional
 Red de Procesos
PROCEDIMIENTOS
 Procedimiento para Gestión del Riesgo
 Procedimiento para Control de Acceso de Personal
 Procedimiento para manejo de Llaves y Claves de Acceso
INDICADORES
SALIDAS
 Programa de Gestión del Riesgo
Medición
 Acciones Correctivas y Preventivas
 Nivel del riesgo < al Anterior Anual
 Riesgos Mitigados
 Procedimientos para Mitigar Riesgos

13.9. Gestión Administrativa
Responsable del proceso: Gerente Financiera – Auxiliar
ENTRADAS de Compras
 Necesidad de Compra Objetivo: Suministrar productos y/o servicios de buena
 Datos de Clientes y Proveedores calidad garantizando la realización óptima de las
operaciones.
 Contabilidad
 Facturación
 Tesorería
 Compras
PROCEDIMIENTOS
 Procedimiento para Compras y Selección de Proveedores
SALIDAS
 Acuerdos de Adecuadas Prácticas de Seguridad
 Declaración de Origen de Fondo
 Orden de Compra
 Productos y/o servicios Comprados INDICADORES
 Proveedores Evaluados  Ninguno

14. Alianzas Estratégicas
Con la finalidad de contar con clientes y proveedores confiables

que cumplan con los requisitos legales, Cootransnorcaldas ha
establecido acuerdos de Adecuadas prácticas de seguridad en
donde se como una medida en donde el cliente y el proveedor
afirman ser una empresa responsable que cumplan con las medidas
y procedimientos de seguridad.

15. Cambios Generados en el
Manual
Cambios Versión 1
Se integran los manuales de Calidad y Seguridad en un solo

Manual Integrado.
Se modifica la estructura y presentación de los procesos.
Cambios Versión 2
Se modifica la política de calidad y seguridad, política de salud

ocupacional.
Se modifica la misión y la visión.
 Se re-evalúan los objetivos generales y específicos.

Cambios Versión 3
Se ingresas los procedimientos de requisitos legales y selección de

clientes al proceso de Gestión Gerencial.
Se realiza cambios en las exclusiones de la norma BASC con la

nueva versión 4, incluyendo el estándar “Transportista de
Carretera”
Cambios Versión 4
Se ingresas los procedimiento de Recibo y despacho Producto

Propiedad del Cliente.

Cambios versión 5
Se realiza restructuración de la caracterización de proceso de

Administración de Bodegas e Inventarios.
Se realiza cambio de organigrama.
Se Incluye exclusiones para estándar de Operador Logístico BASC.
Se amplía el alcance del sistema a Operador Logístico BASC.
Cambios versión 6
Se amplía el alcance para Operador Logístico BASC para la sede

Cartagena.

Cambios versión 7
Se ingresa Anexo Matriz de Cumplimiento de requisitos de la

Norma BASC, Estándar de Transporte terrestre y estándar de
Operador logístico.

16. Matriz de Cumplimiento
NORMA BASC
4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD (SGCS) BASC
Generalidades: Todos los requisitos del SGCS deben ser
incorporados a los procesos de la organización, la forma y el
alcance de su aplicación dependen de su ubicación y
Caracterización de Procesos - Mapa de
distribución geográfica, la naturaleza del negocio, riesgos y las Procesos - Alcance definido en el Manual
4.1
condiciones del entorno en el cual opera. Integrado de los sistemas de Gestión
La organización debe establecer, documentar, implementar,
mantener y mejorar continuamente el SGCS determinando los
F.M.1.7
siguientes aspectos:
Política de Control y Seguridad: La Alta Dirección debe
establecer, documentar, comunicar, publicar y respaldar su
política de control y seguridad. Esta política debe estar
Política de calidad y Seguridad
orientada a la prevención de actividades ilícitas y ser adecuada al documentada, comunicada y Publicada
4.2
propósito, alcance del sistema de gestión y riesgos de la en el Manual Integrado de los sistemas
organización, incluyendo un compromiso con el mejoramiento
continuo del sistema de gestión. La política debe ser marco de
de Gestión F.M.1.7
referencia para establecer y revisar los objetivos del SGCS.
4.3 Planeación
Generalidades: El éxito o fracaso del SGCS depende de una
adecuada planificación. Esto implica el cumplimiento de los Enfoque basado en procesos Manual
requisitos en materia de control y seguridad, estableciendo
4.3.1 Integrado de los sistemas de Gestión
criterios de desempeño, definiendo ¿qué se debe hacer?,
¿quién es el responsable?, ¿cuándo se debe hacer? y ¿cuál sería F.M.1.7
el resultado esperado?
Objetivos del SGCS: La Alta Dirección debe establecer y revisar
los objetivos del SGCS en las funciones y los niveles pertinentes Objetivos definidos en el Manual
dentro de la organización. Dichos objetivos deben ser
coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de la
política de control y seguridad a través de indicadores de F.M.1.7
gestión.

Gestión del Riesgo: La organización debe tener un
procedimiento documentado para establecer e implementar un
proceso de gestión de riesgos que permita la determinación del
Procedimiento documentado H.P.1.1
4.3.3 contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento,
monitoreo y comunicación de los riesgos. Debe realizar una (Procedimiento para Gestión del riesgo)
revaluación de los riesgos mínimo una vez al año y/o cuando se
identifiquen nuevas amenazas o vulnerabilidades en el SGCS.
Requisitos Legales y de Otra Índole : La organización debe
tener un procedimiento documentado para identificar,
actualizar, implementar y comunicar los requisitos legales,
reglamentarios, estatutarios al cual esté sometido y le sea Procedimiento documentado I.P.2.1
aplicable al SGCS BASC.
4.3.4 (Procedimiento para Identificación de
La organización debe asegurar el cumplimiento de las
disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad Requisitos Legales)
intelectual, incluyendo la propiedad de Norma y Estándares
BASC y el uso adecuado del logo que identifica la marca y la
imagen corporativa de la WBO.
Previsiones: La organización debe hacer previsiones con el fin de
cubrir los objetivos, planes y controles operacionales para que la
4.3.5 Presupuesto
organización implemente, mantenga y mejore continuamente el
sistema de gestión en control y seguridad.
4.4 Implementación y Operación
Estructura, Responsabilidad y Autoridad: La responsabilidad final
por el control y seguridad de la organización, recae en el más
alto nivel de la Dirección.
La organización debe designar un representante de la Alta
Dirección con el nivel de autoridad y responsabilidad para
Carta de Designación como
asegurar que el SGCS se implemente, mantenga y mejore representante por la dirección - Perfiles
4.4.1
continuamente. Debe establecer y documentar las de cargo - Procedimientos documentados
responsabilidades, funciones y autoridad del personal que
afecta la seguridad de la organización, identificadas en el análisis
de todos los procesos
de criticidad del recurso humano, producto de la gestión de
riegos de la cadena de suministro y las actividades relacionadas
con el comercio internacional.
Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia: La
organización debe determinar y demostrar las competencias
requeridas del personal y en caso de no disponer de ellas, debe Procedimiento para Capacitaciones
4.4.2 tomar las acciones necesarias. El personal debe ser consciente E.P.3.1 Perfiles de Cargos E.R.1.1 - Matriz
de la responsabilidad por el control y seguridad en todos los de Cargos Críticos E.E.5.2
niveles de la organización y de la influencia que su acción o
inacción pueda tener sobre la eficacia del SGCS BASC.

Comunicación: La organización debe establecer condiciones
4.4.3
para:
Mantener una comunicación abierta y efectiva de información Pagina Web - Folletos - Voz a Voz - Red
a)
sobre control y seguridad en el comercio internacional Interna - Correo Electrónico
Lograr la participación y el compromiso de accionistas, directivos,
b)
empleados y asociados de negocio.
Documentación del Sistema: La documentación es un elemento Manual Integrado de los sistemas de
clave para permitir a una organización implementar de manera
efectiva el SGCS. Es útil para consolidar y conservar los Gestión M.F.1.7 - H.P.1.1 (Procedimiento
4.4.4 conocimientos sobre el tema, sin embargo es recomendable para Gestión del riesgo) - I.P.2.1
mantenerla reducida al mínimo requerido. (Procedimiento para Identificación de
La documentación del Sistema de Gestión en Control y
Seguridad BASC debe incluir: Requisitos Legales)
Control de Documentos: La organización debe tener un
procedimiento documentado que incluyan listados maestros de Procedimiento para Control de
4.4.5 documentos que le permitan controlar todos los documentos
requeridos para la implementación del SGCS BASC , y garantizar Documentos F.P.9.1
que:
Control Operacional: La organización debe asegurar, con base
en su evaluación de riesgos, responsabilidad y participación en la
cadena de suministro y las actividades relacionadas con el
comercio internacional, que los planes, programas y controles
de seguridad se encuentran totalmente integrados en todo el Procedimientos del Sistema de Gestión
4.4.6
ámbito de la organización y dentro de todas sus actividades. Integrado
Al implementar la política y la gestión efectiva del control y la
seguridad, la organización debe hacer lo necesario para
garantizar que todas las actividades se realicen de manera
segura.
Especificación Plan de Control en Ruta
Prelación y Respuesta a Eventos Críticos: La organización debe
4.4.7 A.E.1.1 - Especificación Plan de
tener procedimientos documentados para:
Novedades en Ruta A.E.2.1
Identificar y responder oportunamente ante amenazas y Procedimiento de Control y Monitoreo
a)
vulnerabilidades A.P.5.1
Responder oportunamente ante situaciones críticas, para mitigar Especificación Plan de Control en Ruta
b) el impacto y el efecto que estos eventos o situaciones puedan A.E.1.1 - Especificación Plan de
generar sobre las operaciones o la imagen de la organización. Novedades en Ruta A.E.2.1
Realizar ejercicios prácticos y simulacros que prueben la eficacia
c) de las medidas de protección, así como los medidas previstas Instructivo Ejecución de Simulacros
para dar respuestas a eventos críticos.
Investigar todos aquellos elementos del sistema que tuvieron especificación Plan de Novedades en
d)
relación, directa o indirecta, con la falla presentada. Ruta A.E.2.1

4.5 Verificación
Seguimiento y Medición: La organización debe tener
procedimientos documentados para el seguimiento y medición
de las características claves que puedan tener impacto Informes de Indicadores de Gestión por
4.5.1
significativo en el control y seguridad y se debe ajustar a las procesos
necesidades de la organización, estableciendo indicadores y
metas que permitan determinar la eficacia del SGCS BASC.
La organización debe tener un procedimiento documentado Procedimiento para Auditorias Internas
4.5.2 para realizar auditorías internas a los elementos del SGCS con el
fin de verificar que esté conforme con: F.P.3.2
Control de Registros: La organización debe llevar los registros
necesarios para demostrar conformidad con los requisitos del
SGCS BASC y tener un procedimiento documentado, que
incluya listado maestro de registros, para la identificación,
mantenimiento, disposición de estos registros y para la entrega,
control y archivo de la información, teniendo en cuenta los Procedimiento para control de registros
4.5.3 tiempos de conservación previstos en la legislación y definidos
por la necesidades de la organización. F.P.2.1
Los registros deben ser legibles, identificables y rastreables de
acuerdo con la actividad, producto o servicio involucrado y se
deben almacenar en un lugar adecuado y seguro de forma que
se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños,
deterioro, pérdida o alteración.
4.6 Mejoramiento Continuo del SGCS
Mejora Continua: La organización debe revisar y mejorar
continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Control y Objetivo definidos en el Manual
Seguridad BASC mediante el cumplimiento de la política y
objetivos de control y seguridad.
La organización debe establecer, documentar y mantener F.M.1.7
objetivos relacionados con la mejora continua.
Acción Correctiva y Preventiva: La organización debe tener
procedimientos documentados para la implementación de Procedimiento para acciones correctivas
4.6.2 acciones correctivas y preventivas, el cual debe ser aplicado
cuando se evidencien no conformidades reales o potenciales en y preventivas F.P.4.1
el SGCS teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Compromiso de la Dirección: La Alta Dirección debe realizar a
intervalos planificados, mínimo una vez al año, revisiones del
4.6.3 Formato revisión por la gerencia J.R.1.1
SGCS BASC y debe considerar el análisis de los siguientes
aspectos:

TRANSPORTADOR DE CARRETERA
1. REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1 Procedimientos de Seguridad
1.1.1 Procedimiento para Selección de Clientes I.P.1.4 - Procedimiento para Compras y Selección de Proveedores D.P.1.5
1.1.2 Certificado BASC
1.1.3 Formato evaluación criterios de Seguridad proveedores D.R.6.1 - Formato Evaluación Criterios de Seguridad Clientes I.R.2.1
1.1.4 Formado de adecuadas practicas de seguridad D.R.2.1
1.1.6 Formato de Seguimiento a proveedores Críticos D.R.5.2 - Listado Clientes Activos
1.1.7 Entrega de Folletos - Pagina Web
1.1.8 Procedimiento para vinculación de asociados E.P.6.2
1.1.9 Contratos - Convenios
1.2 Prevencion del Lavado de Activos y Financiacion del Terrorismo
Procedimiento para Selección de Clientes I.P.1.4 - Procedimiento para Compras y Selección de Proveedores D.P.1.5
2 SEGURIDAD DE LOS VEHÍCULOS
2.1.1 Procedimiento para inspección de vehículos A.P.4.1 - Formato Plan de Capacitación E.R.8.1
2.1.2 Formato de Inspección de vehículo A.R.5.1
2.1.4 Procedimiento Orden de Carga A.P.1.4
2.2 Seguridad en los remolques y la Carga
Procedimiento de monitoreo de vehículos A.P.5.1 - Procedimiento de precintos, sellos y cintas de seguridad A.P.6.1 - Procedimiento
2.2.1
para inspección de contenedores A.P.7.1
2.2.2
2.2.3 Facturas de venta - Documentos soportes de la carga - Remisiones
2.2.4 Inspección de vehículos en Ruta - Procedimiento de monitoreo de vehículos A.P.5.1
2.2.5 Procedimiento de monitoreo de vehículos A.P.5.1 - Especificación Plan de control de rutas
2.2.6 Instructivo Para Denunciar Operaciones Sospechosas H.I.2.1
2.3 Seguridad de Contenedores
2.3.1 Procedimiento para Compras y Selección de Proveedores D.P.1.5

2.4 Procedimientos de Seguimiento y Supervisión de Vehículos
2.4.1 Procedimiento de monitoreo de vehículos A.P.5.1
2.4.2 Procedimiento para Manifiesto de Carga A.P.2.4
2.4.4 Informe sistema Logístico de Rastreo
2.4.5 Procedimiento de monitoreo de vehículos A.P.5.1 - Instructivo Para Denunciar Operaciones Sospechosas H.I.2.1
2.5 Sellos del Furgón y Contenedor
2.5.1 Procedimiento de precintos, sellos y cintas de seguridad A.P.6.1
2.6 No aplica
3 CONTROL DE ACCESO FÍSICO
3.1 Empleados
3.1.1 Identificación con Carnet
3.1.2 Áreas demarcadas como restringidas
3.1.3 Formato acta de destrucción E.R.14.1
3.1.4 Procedimiento para manejo de Llaves y Claves de Acceso H.P.4.3
3.1.5 Retroalimentacion de Uso de Carnet
3.2 Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicios
3.2.1 Empresa de Vigilancia - Software Portero
3.3 Verificación de Correos y Paquetes de Correspondencia
3.3.1 Libro de Registro de correspondencia
3.4 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas
3.4.1 Empresa de Vigilancia
3.5 Personal de Seguridad
3.6 Inspecciones
3.6.1 No aplica
3.6.2 Procedimiento para inspección de vehículos A.P.4.1

4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL
4.1 Verificación Preliminar al Empleo
4.1.1 Procedimiento para selección de personal E.P.1.4 - Procedimiento para Vinculación y Contratación E.P.2.3
4.1.4 No aplica
4.2 Verificación y Mantenimiento del personal después de la contratación
4.2.1 Base de datos Empelados - Software de Nomina
4.2.2 Revisan de Antecedentes Judiciales cada año
4.2.3 Archivo fotográfico por Área
4.2.4 Archivo Gestión Humana
4.2.5 Formato Plan de Capacitación E.R.8.1
4.2.6 Formato entrega de elementos E.R.12.2 - Formato de Acta de destrucción E.R.14.1
4.3 Procedimiento de Terminación de Vinculación Laboral
4.3.1 Procedimiento para desvinculación Laboral E.P.5.2
5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS
5.1 Manejo y procesamiento de información y documentación de la carga
5.1.1 Procedimiento de manifiesto de carga A.P.2.4
5.1.2 Política de Firmas y Sellos
5.1.3 Procedimiento para orden de cargue A.P.4.2
5.2 Entrega y Recepción de la Carga
5.2.7 Procedimiento de monitoreo de Vehículos A.P.5.1
5.2.8 En las instalaciones del Cliente - Cámaras de Video - Registro Fotográfico
5.3 Discrepancia de la carga
5.3.1 Instructivo de Sobrantes y Faltantes A.I.1.1

6. SEGURIDAD FÍSICA
6.1 Seguridad del Perímetro
6.1.1 Cerca perimétrica
6.1.2 Bodegas delimitadas
6.1.3 Formato de Revisan Perimétrica
6.2 Puertas y Casetas
6.2.1 Empresa de vigilancia
6.2.2 Puertas habilitadas
6.3 Estacionamiento de Vehículos
6.3.1 Estacionamiento de Vehículos
6.4 Estructura de los edificios
6.4.1 Estructura Tradicional
6.5 Control de Cerraduras y Llaves
6.6 Iluminación
Iluminación implementada
6.7 Sistemas de Alarmas y video Cámaras de Vigilancia
6.7.1 Evaluación del Riesgo
6.7.2 A sistema de CTV.
6.7.4 Dispositivo de Alarma de Evacuación Visible
6.8 Otros Criterios de Seguridad
6.8.1 Funciones Documentadas en el perfil de cargo gerencia de Calidad
6.8.2 Planos Implementados
6.8.3 Formato de lista de verificación de Bodegas H.R.7.1
6.8.4 Empresa de Seguridad Certificada BAS
6.8.5 Radio
6.8.6 Empresa de Seguridad Certificada BASC
6.8.7 Se tiene plan de emergencia Establecido

7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
7.1 Protección con contraseña
7.1.1 Cuentas Individuales - Contraseñas con cambio periódico
7.1.2 Políticas establecidas y socializadas
7.2 Responsabilidad
7.2.1 Política de Manejo de Datos
7.2.2 Políticas de Control de Accesos
7.2.3 Reglamento Interno de Trabajo - Contrato laboral
7.2.4 Procedimiento para copias de Seguridad G.P.1.2
7.3 Protección a los sistemas y Datos
7.3.1 Licencia de Kaspersky
7.4 Sistema de Posicionamiento Global
7.4.2 Procedimiento de Control y Monitoreo
8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIÓN SOBRE AMENAZAS
8.1 Capacitacion
8.1.6 Politicas de Confidencialidad
8.1.8 Según Aprobacion de la gerencia General

OPERADOR LOGISTICO
1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIO
1.1 Procedimiento de Seguridad
1.1.1 Procedimiento para Selección de Clientes I.P.1.4 - Procedimiento para Compras y Selección de Proveedores D.P.1.5
1.1.2 Certificado BASC
1.1.4 Formado de adecuadas practicas de seguridad D.R.2.1
1.1.6 Formato de Seguimiento a proveedores Críticos D.R.5.2 - Listado Clientes Activos
1.1.8 Procedimiento para vinculación de asociados E.P.6.2
1.2 Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
Procedimiento para Selección de Clientes I.P.1.4 - Procedimiento para Compras y Selección de Proveedores D.P.1.5
2 SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA
2.1 Seguridad del Contenedor, Furgón/ UDL (Unit Load Device)
No aplica
2.2 Seguridad de Vehículos
2.2.1
2.2.2 Procedimiento para inspección de contenedores A.P.7.1 - Formato de Inspección de vehículo A.R.5.1
2.2.5 Procedimiento Orden de Carga A.P.1.4
2.3 Seguridad de los Remolques y la Carga
2.3.1
2.3.2
2.3.3 Facturas de venta - Documentos soportes de la carga - Remisiones
2.3.5 Procedimiento de monitoreo de vehículos A.P.5.1 - Especificación Plan de control de rutas

2.4 Seguridad del Transporte en Ruta
2.4.3 Informe sistema Logístico de Rastreo
2.4.4 Procedimiento de monitoreo de vehículos A.P.5.1 - Instructivo Para Denunciar Operaciones Sospechosas H.I.2.1
2.5 Requerimiento de Sellos de Alta Seguridad para Remolque
2.6 Carga Consolidada (LTL-Les-than Truck Load)
No aplica
3 CONTROL DE ACCESO FÍSICO
3.1. Empleados
3.1.1 Identificación con Carnet
3.1.2 Áreas demarcadas como restringidas
3.1.3 Formato acta de destrucción E.R.14.1
3.1.5 Retroalimentación de Uso de Carnet
3.2 Visitantes/ Vendedores/ Proveedores de Servicio
3,3 Verificación de Correos y Paquetes de Correspondencia
3.3.1 Libro de Registro de correspondencia
3.4 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas
3.5 Personal de Seguridad
3.6 Inspecciones
3.6.1 No aplica
3.6.2 Procedimiento para inspección de vehículos A.P.4.1

4 SEGURIDAD DEL PERSONAL CONTRATADO PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL
4.1 Verificación Preliminar al Empleo
4.1.4 No aplica
4.2 Verificación y Mantenimiento del Personal después de la Contratación
4.2.1 Base de datos Empelados - Software de Nomina
4.2.2 Revisan de Antecedentes Judiciales cada año
4.2.3 Archivo fotográfico por Área
4.2.4 Archivo Gestión Humana
4.2.6 Formato entrega de elementos E.R.12.2 - Formato de Acta de destrucción E.R.14.1
4.3 Procedimientos de Terminación de Vinculación Labora
4.3.1 Procedimiento para desvinculación Laboral E.P.5.2
5 SEGURIDAD EN LOS PROCESOS
5.1 Manejo y Procesamiento de Información y Documentos de la Carga
5.1.2 Política de Firmas y Sellos
5.2 Entrega y Recepción de Carga y Contenedores
5.2.8 En las instalaciones del Cliente - Cámaras de Video - Registro Fotográfico
5.2.9 Procedimiento de Inventarios C.P.3.1
5.3 Discrepancias en la Carga
5.3.1 Instructivo de Sobrantes y Faltantes A.I.1.1
5,4 Control de Materias Primas y Material de Empaque

6 SEGURIDAD FÍSICA
6.1 Seguridad del Perímetro
6.1.1 Cerca perimétrica
6.1.2 Bodegas delimitadas
6.2 Puertas y Casetas
6.2.1 Empresa de vigilancia
6.2.2 Puertas habilitadas
6.3 Estacionamiento de Vehículos
6.4 Estructura de los Edificios
6.4.1 Estructura Tradicional
6.5 Control de Cerraduras y Llaves
6.6 Iluminación
6.6.1 Iluminación implementada
6.7 Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia
6.7.1 Evaluación del Riesgo
6.7.2 A sistema de CTV.
6.7.4 Dispositivo de Alarma de Evacuación Visible
6.8 Otros Criterios de Seguridad
6.8.1 Funciones Documentadas en el perfil de cargo gerencia de Calidad
6.8.2 Planos Implementados
6.8.3 Formato de lista de verificación de Bodegas H.R.7.1
6.8.4 Empresa de Seguridad Certificada BAS
6.8.5 Radio
6.8.6 Empresa de Seguridad Certificada BASC
6.8.7 Se tiene plan de emergencia Establecido

7 SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
7.1 Protección con Contraseña
7.1.1 Cuentas Individuales - Contraseñas con cambio periódico
7.1.2 Políticas establecidas y socializadas
7.2 Responsabilidad
7.2.1 Política de Manejo de Datos
7.2.2 Políticas de Control de Accesos
7.2.3 Reglamento Interno de Trabajo - Contrato laboral
7.2.4 Procedimiento para copias de Seguridad G.P.1.2
7.3 Protección a los Sistemas y Datos.
7.3.1 Licencia de Kaspersky
8 ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIÓN SOBRE AMENAZAS
8.1 Capacitación
8.1.6 Políticas de Confidencialidad
8.1.8 Según Aprobación de la gerencia General
8.1.9 Programas de concientización en comercio Seguro

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 Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y Medición:

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SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

SERVICIO DE SERVICIO DE SERVICIO DE

GESTIÓN DE GESTIÓN DE GESTIÓN DE SISTEMAS

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 Planificación del Sistema

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Responsable del proceso: Gerente de Operaciones –

 Procedimiento para Recibo y Almacenamiento de

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Con la finalidad de contar con clientes y proveedores confiables

Manual integrado de los Sistemas de Gestión F.M.1.7. Página 27 de 45

Se integran los manuales de Calidad y Seguridad en un solo

Se modifica la estructura y presentación de los procesos.

Se modifica la política de calidad y seguridad, política de salud

Se modifica la misión y la visión.

 Se re-evalúan los objetivos generales y específicos.

Se ingresas los procedimientos de requisitos legales y selección de

Se realiza cambios en las exclusiones de la norma BASC con la

Se ingresas los procedimiento de Recibo y despacho Producto

Manual integrado de los Sistemas de Gestión F.M.1.7. Página 29 de 45