DIPLOMADO GERENCIA DE PROYECTOS

Tarea 3. Acta de constitución

Presentado por:
Claudia Gonzalez

Cámara de comercio de Bogotá

Puerto Asís - Putumayo
2020
 CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

VERSIÓN REALIZÓ REVISÓ APROBÓ FECHA MOTIVO

1.0 Efraín Cortés Juan Luis López
Galindo Esteban
2-17-2014 Versión Original
López
Zambrano

ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

MUDANZA DE BIENES, INMUEBLES Y
ENSERES DE LA FAMILIA LÓPEZ MUFALOZA
ZAMBRANO

OBJETIVOS DEL PROYECTO: METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL TRABAJO DEL PROYECTO EN TÉRMINOS DE
LA TRIPLE RESTRICCIÓN.

CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO

1. ALCANCE Efectuar la mudanza completa desde la Cumplir con los criterios
vivienda antigua a la nueva de los pactados por los integrantes en
bienes, inmuebles y enseres de la la entrega de tiempos, la
familia López Zambrano garantizando información suministrada a
la calidad. tiempo a los líderes de la
mudanza, verificar la entrada y
salida de los enseres de la
antigua vivienda a la nueva por
parte de los responsables.
2. TIEMPO Efectuar la mudanza completa de los Manejar un cronograma de
bienes, inmuebles y enseres de la trabajo para cumplir con la
familia López Zambrano garantizando mudanza completa en un
la oportunidad a través de las fases periodo no superior a 4
Organización, Empaque, Carga, Entrega de semanas, asegurando calidad,
Vivienda Anterior, Transporte, Descarga, confiabilidad y mantenimiento
Desempaque y Reubicación. de precios.
3. COSTO Cumplir con el presupuesto estimado No exceder el presupuesto del
del proyecto $4’000,000 cuatro proyecto y cumplir los acuerdos
millones de pesos. de nivel de servicio, de lo
Si se superan los acuerdos de nivel de contrario se genera multas por
servicio mínimo un 5% se establece retraso y calidad de 5% por ½
una bonificación del 10% adicional del día de retraso y de reparación o
presupuesto inicial, en mejoras en reemplazo de bienes, inmuebles
oportunidad y optimización de costos. y enseres averiados.
FINALIDAD DEL PROYECTO: FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE
EJECUTA EL PROYECTO. ENLACE CON PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Preservar las condiciones de calidad de los bienes, inmuebles y enseres de la Familia López
Zambrano, a través de las fases del Proyecto de Mudanza y cumplir los acuerdos de nivel de
servicio con calidad, oportunidad y optimización de costos, satisfaciendo sus necesidades.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: PORQUÉ, PARA QUÉ?| MOTIVOS, RAZONES, O ARGUMENTOS QUE JUSTIFICAN LA
EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
JUSTIFICACIÓN CUALITATIVA JUSTIFICACIÓN CUANTITATIVA
- Cumplimiento de ANS + Bonificación Flujo de Ingresos $4,000,000
- Bonificación x eficiencia de mudanza Flujo de Ingresos 400.000 (equivalente al
10%)
- Costos de mudanza Flujo de Egresos 2.250.000
- Optimización de costos de mudanza Flujo de Egresos $ 100,000
- Control de calidad de mudanza Flujo de Egresos $ 250,000
- Utilidad Servicio antes de impuestos Utilidad 39%

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DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE?|

El proyecto MUFALOZA consiste en Organización, Empaque, Carga de la Mudanza y Entrega de

Vivienda Anterior en un conjunto donde reside la Familia López Zambrano para
consecuentemente realizar el Transporte, Descarga, Desempaque y Reubicación de la Mudanza
en la Nueva Vivienda adquirida, y se ejecutará en 4 semanas, comenzando el 17 de febrero.

La Familia López Zambrano se pueden comunicar por Teléfono fijo, Celular, Email, Chat y
Telepresencia. Todos tienen su documento de identidad y el papá, la Mamá y el Hijo mayor
pueden asistir a Comités Semanales del Proyecto de Mudanza de la Vivienda Antigua a la Nueva
en forma Personal.

Los roles de los integrantes de la Familia López Zambrano son:

•Patrocinador: se desempeña Luis López, que es el Papá que compra la Nueva Vivienda en un
conjunto, tiene Celular, Computador Portátil y su email es:
patrocinador.proyecto@lopez.zambrano.com
•Líder del Hogar: se desempeña Victoria Zambrano, que es la Mamá, tiene Celular,
Computador Portátil y su email: lider.hogar@lopez.zambrano.com
•Asegurador y Controlador de Calidad: se desempeña Juan Esteban López Zambrano, que
es el Hijo mayor, tiene Celular, Computador Portátil y su email es:
lider.calidad@lopez.zambrano.com
•Usuario: se desempeña Sofía López Zambrano, que es la Hija intermedia y usa Teléfono fijo
•Usuario: se desempeña Tomás López Zambrano, que es el Hijo menor y usa Teléfono fijo

La Empresa Financiera y Constructora del conjunto y la Nueva Vivienda, residen en su Sede

Central como organización Ejecutora de la Construcción de la Nueva Vivienda de la Familia
López Zambrano, y se pueden comunicar por Teléfono fijo, Celular, Email, Telepresencia, Chat,
y asistir a Comités Semanales del Proyecto de Mudanza de la Vivienda Antigua a la Nueva en
forma Personal, nombraron como:
Líder de Entrega de Vivienda Nueva: José López Marín, Ejecutivo de Ventas, que tiene
Celular, Computador Portátil y su email es: jlopezm@empresa.financiera.constructora.com y
tiene su documento de identidad.

La Empresa Administradora del Conjunto de Antigua Vivienda, que reside en el Conjunto

de Antigua Vivienda como organización Ejecutora de la Administración de la Antigua Vivienda
de la Familia López Zambrano, se pueden comunicar por Teléfono fijo, Celular, Email,
Telepresencia, Chat, y autorizar la salida de la Mudanza de la Vivienda Antigua en forma
Personal, nombraron como:
Líder de Entrega de Vivienda Antigua: Lucía Arango Barón, Administradora del Conjunto de
Antigua Vivienda, que tiene Teléfono fijo, Celular, Computador Portátil y su email es:
larangob@empresa.admin.conjunto.antiguo.com y tiene su documento de identidad.

La Empresa Administradora del Conjunto de Nueva Vivienda, que reside en el Conjunto

de Nueva Vivienda como organización Ejecutora de la Administración de la Nueva Vivienda de la
Familia López Zambrano, se pueden comunicar por Teléfono fijo, Celular, Email, Telepresencia,
Chat, y autorizar la llegada de la Mudanza a la Nueva en forma Personal, nombraron como:
Líder de Administración del Cambio a la Vivienda Nueva: a Sonia Pérez Gómez,
Administradora del Conjunto de Nueva Vivienda, que tiene Teléfono fijo, Celular, Computador
Portátil y su email es: sperezg@empresa.admin.conjunto.nuevo.com y tiene su documento de
identidad.

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La Empresa de Logística de Mudanzas, que residen en su Sede Central como organización
Ejecutora del Proyecto de Mudanza de la Vivienda Antigua a la Nueva Vivienda de la Familia
López Zambrano, se pueden comunicar por Teléfono fijo, Celular, Email, y asumen la
responsabilidad de gerenciar y ejecutar todo el proyecto de la Mudanza en forma Personal,
nombraron como:
Gerente de Proyecto de Mudanza a Efraín Cortés Galindo, Gerente de Proyectos, que tiene
Teléfono fijo, Celular, Computador Portátil y su email es:
ecortesg@empresa.logistica.mudanzas.com y su documento de identidad.
El Equipo de Mudanza tiene asignados 4 Ayudantes de Mudanza, con sus documentos de
identificación, durante la Mudanza. La gestión del proyecto se realizara en campo y sus oficinas.

Las Empresas de Servicios Públicos, son responsables de Ejecutar la activación, suministro,

gestión, facturación y cobranza de Servicios Públicos tales como: Agua, Luz, Aseo, Gas, Teléfono,
TV, Internet. Se comunican a través del Call Center vía Teléfono fijo, Celular, Página Web o Email
o vía una factura impresa.

Las Empresas de Servicios Bancarios, son responsables de Ejecutar la activación, suministro,

gestión, facturación y cobranza de Servicios Bancarios tales como: Crédito, Pagos, Nómina,
Seguros. Se comunican a través del Call Center vía Teléfono fijo, Celular, Página Web o Email o
vía una factura impresa.

La Universidad, es responsable de Ejecutar la activación, suministro, gestión, facturación y

cobranza de Servicios Universitarios. Se comunican a través del Call Center vía Teléfono fijo,
Celular, Página Web o Email o vía una factura impresa.

El Colegio, es responsable de Ejecutar la activación, suministro, gestión, facturación y cobranza

de Servicios Educativos. Se comunican a través del Call Center vía Teléfono fijo, Celular, Página
Web o Email o vía una factura impresa.

Los Familiares y Amistades, son responsables de ejecutar el mantenimiento de las Relaciones

interpersonales, de acuerdo con sus preferencias. La Familia López Zambrano tiene una Lista
actualizada de Familiares y Amistades por cada miembro de la Familia con la información de
Contactabilidad con Teléfonos fijos, Celulares e Emails.

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DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO, SERVICIO O CAPACIDAD A
GENERAR.

Definición del Proyecto MUFALOZA:

El proyecto Mufaloza se enfoca básicamente en organizar, empacar, cargar una mudanza y

entregar una casa antigua de la familia López y transportar, descargar y dejar la mudanza en la
nueva casa, todo esto siguiendo un orden de planeación, delegación de funciones, verificación
de tiempos buscando brindar un servicio de calidad y cumplimiento con lo establecido dentro de
la planeación.

Fases del Proyecto MUFALOZA:

Organización de la Mudanza
Empaque de la Mudanza
Cargue de la mudanza
Entrega de la antigua vivienda
Transporte de la Mudanza
Descargue de la Mudanza
Desempaque
Ubicación de los enseres de la mudanza en la nueva casa.

Entregables del Proyecto MUFALOZA:

Electrodomésticos
Mobiliario
Enseres
Ropa
Libros
Lencería
Alimentos de la cocina
Documentos
Elementos para Empaque
Seguridad
Servicios Públicos de la nueva vivienda
Materas
Ropa de cama.

Los textos citados han sido basados en ISO 21500: 2012 Guía para gestión de proyectos.

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DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, NO
FUNCIONALES, DE CALIDAD, ETC., DEL PROYECTO/PRODUCTO
El proyecto debe cumplir los siguientes requisitos:
- Efectuar la mudanza completa desde la vivienda antigua a la nueva de todos.
- Manejar cuidadosamente cada objeto que haga parte de la mudanza para evitar daños.
- Cumplir con los acuerdos pactados sobre calidad y servicio pactado a la hora de iniciar
el proyecto.
- Cumplir con el tiempo establecido.
- Realizar un control al presupuesto destinado evitando sobrepasarlo.

Requisitos de los interesados:

Para el Patrocinador:
- Que se cumpla la mudanza en costos, alcance y tiempo.

Para la Líder de Hogar:

- Que se cumpla la mudanza en costos, alcance y tiempo.

Para el Líder de Entrega de Vivienda:

- Que se cumpla la mudanza en costos, alcance, calidad y tiempo.

Para la Administradora del Conjunto de Antigua Vivienda:

- Que se cumpla la mudanza en alcance y tiempo.

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DESIGNACIÓN DEL GERENTE DEL PROYECTO.
NOMBRE Efraín Cortés Galindo NIVELES DE AUTORIDAD
REPORTA A Patrocinador Exigir el cumplimiento de los entregables del
proyecto.

Verifica la planeación, ejecución y control de la

mudanza.
SUPERVISA A Equipo de mudanzas Hace cumplir los criterios de calidad establecidos
dentro del proyecto.

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO.

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
1. Inicio del Proyecto 14 de febrero al 17 de febrero del 2014
2. Planeación del Proyecto 18 de febrero al 21 de febrero de 2014
3. Ejecución y Control de la Mudanza 22 de febrero al 14 de marzo del 2014
4. Cierre del proyecto 15 de marzo de 2014

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO

ORGANIZACIÓN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEÑA
Familia López Zambrano Cliente, verifica y aprueba entregables
Financiera - Constructora Entrega de Vivienda Nueva
Empresa Admón. del Conjunto de Antigua Admón. del Conjunto de Antigua Vivienda,
Vivienda aprueba entrega de Antigua Vivienda y Mudanza
Empresa Administración del Conjunto de Es aquella que aprueba y hace entrega de la
Nueva Vivienda nueva vivienda.
Empresa de Logística de Mudanzas Inicia y planea cada una de las etapas del
proyecto verificando que cada etapa se ejecute
según los acuerdos de nivel de servicio pactados.
Empresas de Servicios Públicos Suministro de Servicios Públicos
Empresas Financieras Suministro de Servicios Financieros (Nómina,
Créditos, etc.)
Servicios Educativos Suministro de Servicios Educativos
Familiares y Amistades Relaciones Interpersonales

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (RIESGOS NEGATIVOS)

- Fallas en vehículos de transporte
- Cambio de las normativas de tránsito
- Enfermedad o incumplimiento de los encargados de la mudanza
- Tráfico pesado
- Pérdida del vehículo de mudanzas a la hora de realizar el transporte.
- Daños en bienes, inmuebles y enseres
- Mala comunicación.

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (RIESGOS POSITIVOS)

- Ganancias extras por buen servicio
- Alianza con Financiera - Constructora en contratos directos para Mudanza de clientes

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO

CONCEPTO MONTO
1. Personal + Gerente de Proyecto 1,250,000
2. Equipos 200,000

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 3. Vehiculos de transporte 600,000
4. Pólizas + Calidad 350,000
Total línea base 2,400,000
5. Reserva de contingencia 200,000
6. Reserva de gestión 100,000
Total Presupuesto 2,700,000

PATROCINADOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO

NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA
Luis López Familia López Patrocinador 17 de febrero de 2014
Zambrano

Los textos citados han sido basados en ISO 21500: 2012 Guía para gestión de proyectos.