Iii - Procedimiento de Recepción y Almacenamiento

CÓDIGO: PT-SF-003 OFTALMOCENTER
NIT. 900.159.763-1 Página

VERSIÓN: 002 Servicios Oftalmológicos
Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Fecha de Aprobación:
Procedimiento: RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN TÉCNICA Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS,
DISPOSITIVOS MÉDICOS, INSUMOS Y MATERIALES
Responsable: COMITÉ DE FARMACIA Y COMPRAS Estratégico: Misional: X Apoyo:
III. RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN TÉCNICA Y ALMACENAMIENTO

DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS, INSUMOS Y
MATERIALES
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para lograr la adecuada recepción técnica – administrativa y verificación
técnica de los medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales en el servicio farmacéutico
de Oftalmocenter Ltda., y su correcto almacenamiento cumpliendo con el sistema de rotación de
inventario establecido, los parámetros de conservación y seguridad de los mismos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica cada vez que un medicamento, un dispositivo médico, insumo o material
sea entregado por el proveedor, el cual estará a cargo del director de farmacia del servicio
farmacéutico.
3. RESPONSABLES
Director técnico y/o funcionario Servicio Farmacéutico.
4. DEFINICIONES
ALMACENAMIENTO: Es la serie de actividades requeridas para ubicar técnicamente los

medicamentos en su respectivo lugar dentro de un área específica, garantizando en todo momento
la calidad de ellos. Es guardar los medicamentos recibidos bajo técnicas adecuadas que permitan el
mantenimiento de todas sus propiedades intrínsecas, teniendo en cuenta el diseño del área, las
técnicas de almacenamiento, control de vencimientos e indicadores de control de inventarios.
AREA DE RECEPCIÓN: Área definida y demarcada en la cual se colocan los productos

farmacéuticos recibidos para su análisis y revisión hasta su aprobación y posterior almacenamiento
o cuarentena.
BANDA DE SEGURIDAD: Cinta ancha o stiker que se coloca por parte del fabricante de un
producto farmacéutico alrededor de las tapas de los productos presentados en frasco para
garantizar el cierre de las mismas.
DISPOSITIVOS MÈDICOS: cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u

otro artículo similar o relacionado, utilizado solo o en combinación y fabricado para uso en:
 Diagnóstico, prevención, investigación supervisión, tratamiento, o alivio de la enfermedad o

de una lesión o una deficiencia.
Elaboro: Sandra Maritza Pineda Almanza Reviso: Aprobó: Doctora
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Regente de Farmacia Químico Farmacéutico Gerente Médica
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 Situación, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico.

 Diagnóstico y cuidado durante el embarazo, el nacimiento y cuidado del recién nacido.
 Productos para desinfección y/o esterilización de dispositivos médicos.
EMBALAJE: Forma de reunir y proteger determinado número de empaques y/o envases, para
efectos del transporte; de tal forma que los medicamentos, envases y tapas no estén directamente
sometidos a maltratos propios de una mala manipulación.
FORMA FARMACÉUTICA: Forma física que caracteriza un producto farmacéutico (tabletas,

cápsulas, grageas, etc.) principio activo + excipientes y que permiten la entrega del fármaco al
paciente y su uso como producto farmacéutico terminado.
GRUPO TERAPEUTICO: Clasificación de los medicamentos en grupos bajo los cuales se

discrimina por el uso del médico que se le dará distintivamente del mecanismo de acción de cada
medicamento dentro del grupo en el que quedado clasificado.
INSPECCIÓN: Es el proceso a través del cual se evalúa y supervisa para corroborar, si el producto
cumple con los requisitos de calidad. Dependiendo de la etapa del proceso se denomina:
 INSPECCIÓN ADMINISTRATIVA: Es detectar en los medicamentos y/o dispositivos

 médicos que van a ingresar a la institución el cumplimiento de las especificaciones
administrativas. Permite tomar decisiones inmediatas de aceptación y/o rechazo del
producto.
 INSPECCIÓN TÉCNICA: Es detectar mediante la inspección visual las características
técnicas de calidad, tomando como base esencialmente las especificaciones técnicas
efectuadas a un tamaño de muestra de un lote determinado escogido al azar. Permite tomar
decisiones de aceptación y/o rechazo de un lote de recepción acorde a la clasificación de
defectos adaptado por la institución del Manual de Normas Técnicas de Calidad del
Ministerio de Salud y establecida definido en la tabla de calidad.
MEDICAMENTO O DISPOSITIVO MÈDICO FOTOSENSIBLE: Medicamento o dispositivo médico

en los cuales por sus características fisicoquímicas sufre(n) un proceso cinético de degradación
facilitado por la presencia de la luz.
GAS MEDICINAL: Todo producto constituido por uno o más componentes gaseosos, destinado a
estar en contacto directo con el organismo humano. Se consideran gases medicinales los utilizados
en terapia de inhalación, diagnóstico “in vivo” o para conservar y transportar tejidos y células
destinadas a la práctica médica.
MEDICAMENTO TERMOLABILES: Medicamento o dispositivo médico sufren alteración o

descomposición facilitado por la presencia del calor.
MEDICAMENTO HIGROSCOPICO: Medicamento o dispositivo que facilitado por la presencia de

humedad generan un cambio en su forma farmacéutica como ablandamiento, cambio de color
(tableta), entre otros.
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL: Son los preparados farmacéuticos obtenidos a partir

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de uno o más principios activos de control especial, catalogados por las convenciones de
estupefacientes como precursores y psicotrópicos o por el gobierno nacional, con o sin sustancias
auxiliares presentados bajo forma farmacéutica definida.
HUMEDAD RELATIVA: Es la cantidad de vapor de agua que contiene el aire.
RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA: Es el proceso a través del cual la institución realiza una

comparación entre lo pactado con el proveedor y lo que envía, verificando si el medicamento y/o
dispositivo cumple o no con las condiciones pactadas. Se aplica a todos los medicamentos y/o
dispositivos médicos solicitados en una orden de compra. Estas especificaciones administrativas se
refieren a:
1. Nombre genérico del producto solicitado vs el solicitado.

2. Concentración.
3. Forma farmacéutica.
4. Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
5. Fechas y formas de entrega.
6. Marcas de los productos recibidos sean las acordadas.
RECEPCIÓN TÉCNICA: Es el proceso a través del cual la instituciones realiza una comparación
entre lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto muestra, permitiendo constatar el
grado de acercamiento de las características técnica del producto a las que están establecidas como
referencia ya sea desde el punto de vista legal y/o técnico. Estas especificaciones técnicas se
refieren a:
1. Fecha de vencimiento.
2. Número de lote de fabricación.
3. Registro sanitario.
4. Características físicas y organolépticas del producto como tal.
5. Característica relacionada con la etiqueta, empaque, envase, embalaje y forma
farmacéutica.
6. Condiciones de almacenamiento.
7. Nombre del fabricante.
SEMAFORIZACIÓN: Es la marcación de productos próximos a vencer. En el modelo de

semaforización el almacenamiento se realiza basado en la fecha de vencimiento de los
medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales con los sistemas FIFO (First In, First Out
- primero en llegar, primero en salir) y FEFO ((First Expires, First Ou – primero en vencer, primero en
salir).
TERMOHIGROMETRO: Dispositivo útil en el monitoreo de las condiciones de humedad relativa y

condiciones ambientales.
TERMOMETRO: Dispositivo útil en el monitoreo de las condiciones de cadena de frio.
VERIFICACIÓN TÉCNICA: Es el proceso mediante el cual se reafirma la condición de la

característica técnica de calidad inspeccionada en el medicamento, dispositivo médico, insumo o

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material. No puede existir verificación sin inspección.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. DOCUMENTOS PARA EL INGRESO DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS,

INSUMOS Y MATERIALES.
Dependiendo del transportador que realiza la entrega se cuenta con los siguientes documentos que
soportan la cantidad y producto recibido en el servicio farmacéutico:
 En caso de ser recibido a través de una empresa transportadora (ej.: servientrega, envía,
open market, etc.), se debe recibir con la guía de transporte, con las siguientes
especificaciones:
 Nombre completo de la persona que recibe el pedido.

 Fecha y hora del recibo del pedido.
 Sello o frase “SE RECIBE SIN VERIFICAR” en el espacio de observación.
 Temperatura de llegada de los medicamentos y dispositivos refrigerados (cuando
aplique).
 Sello de la institución.
 En caso de ser recibido directamente del proveedor se hará con factura de venta original,
con las siguientes especificaciones:

aplique).
 En caso de ser recibido como urgencia se hará con remisión vs compromiso a enviar factura
de venta original en el menor tiempo posible, con las siguientes especificaciones:

aplique).
5.2. MEDICAMENTOS REFRIGERADOS.
Los medicamentos de cadena de frio son la prioridad en el proceso de recepción, siendo los
primeros en verificar. Deben ser ubicados en la nevera inmediatamente sea tomada la medida de la
temperatura por diez minutos después que el pedido es recibido en el servicio farmacéutico de
Oftalmocenter Ltda. Cuando el medio refrigerante contenga un equipo de medición, este deberá
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apagarse inmediatamente.
5.3. NOVEDADES EVIDENCIADAS EN EL EMBALAJE.
Durante la revisión del embalaje de los medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales,
se pueden evidenciar las siguientes novedades:
1. Cajas húmedas, maltratadas, sucias o en mal estado.

2. Cajas abiertas.
3. Cajas sin cinta de seguridad.
4. Cajas abolladas o rotas.
5.4. REGISTRO DE INCONSISTENCIAS.
Todas las inconsistencias encontradas durante la revisión de los pedidos recibidos deben ser
registradas en la factura o remisión. Se deberá notificar dentro de las siguientes 24 horas hábiles al
proveedor.
Todas las averías por transporte evidenciadas durante la recepción deberán ser reportadas al
proveedor dentro de las siguientes 24 horas hábiles al proveedor.
Al realizar la recepción y revisión del pedido de medicamentos se debe colocar el visto bueno a cada
ítem revisado y se debe colocar el sello o nombres completos de la persona que reviso el pedido y la
temperatura de llegada de los medicamentos refrigerados.
5.5. VERIFICACIÓN TÉCNICA.
La verificación técnica se realiza al 100% de los medicamentos, dispositivos médicos, insumos y

materiales y se debe verificar los siguientes aspectos:
1. No haya envases o empaques primarios vacíos, rotos o mal sellados.

2. Los envases o empaques primarios deben estar en buen estado: no presenten abolladuras,
etiquetas húmedas, rasgadas o manchadas o filtrados.
3. Los envases o empaques primarios posean la banda de seguridad respectiva.
4. Las etiquetas de los medicamentos y/o dispositivos médicos contengan: fecha de
vencimiento o expiración y que el producto no este vencido.
5. Número de registro sanitario.
6. Descripción general del producto.
7. Lote.
Si se identifican medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales con próxima fecha de

vencimiento deben almacenarse con el sistema de semaforización FEFO.
5.6. CRITERIOS DE ALMACENAMIENTO
Los medicamentos y dispositivos médicos son almacenados por orden alfabético de acuerdo a su
forma farmacéutica, y a su naturaleza cumpliendo con los parámetros de la marcación LASA (Look

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– Alike, Sound – Alike – Parecido, que suena igual). Ver Tabla 4. Criterios Marcación de
medicamentos LASA
5.7. MONITOREO DE CONDICIONES AMBIENTALES DURANTE EL ALMACENAMIENTO
Diariamente se realizara la medición y registro de las condiciones ambientales en las áreas de

almacenamiento (temperatura ambiente, humedad relativa y temperatura de nevera o medio
refrigerante. Ver Tabla 5. Manejo de Condiciones Ambientales.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1. Llegada del Indicar al transportador el sitio correcto donde deben Funcionario
pedido. ubicarse las cajas. (Sobre las estibas y no en el suelo). servicio
farmacéutico.
2. Estudio de la Se revisará que el documento con el cual llegan los Funcionario
documentación pedidos sean los que se hayan solicitado, el cual debe servicio
. estar dirigido a Oftalmocenter Ltda., con número de Nit farmacéutico.
y dirección correspondan. El documento
adicionalmente deberá contener todo lo estipulado
legalmente.
3. Inspección de Revisar que el embalaje sea el adecuado. Verificar la Funcionario
embalaje. cantidad y el buen estado de las cajas que ingresan al servicio
servicio farmacéutico revisando que cada caja posea la farmacéutico.
cinta de seguridad o sellada y que este en perfecto
estado.
4. Registro de Registrar la información pertinente de acuerdo al tipo Funcionario
información en la de documento de ingreso de medicamentos, servicio
documentación. dispositivos médicos, insumos y materiales, sea guía, farmacéutico.
factura o remisión.
5. Inspección Se comparará el contenido de la documentación de Funcionario
interna y física entrega con la documentación enviada, para establecer servicio
de la la correspondencia entre los productos entregados y farmacéutico.
los productos especificados en los solicitados, respecto
documentación.
de fecha de entrega, cantidades, condiciones técnicas,
etc.
6. Muestreo. Se procederá a realizar la inspección al 100% del total Funcionario
del lote de cada producto recibido y se procederá de servicio
conformidad con lo estipulado por la institución. farmacéutico.
7. Inspección de Identificar si hay productos de cadena de frio o Funcionario
los productos medicamentos de control especial, para efectuar su servicio
recibidos. verificación y almacenamiento siendo prioritarios y farmacéutico.
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continuando con el restante de los productos.

Se procederá a realizar una inspección y verificación
técnica de la cantidad de unidades, el número de lote,
fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, manipulación, embalaje, material de
empaque y envase y las condiciones administrativas y
técnicas establecidas en la negociación.
8. Novedades en la En caso de encontrar alguna inconsistencia, problema Funcionario
inspección. técnico, medicamentos vencidos o con fecha de servicio
vencimiento próxima, verificar la totalidad del lote del farmacéutico.
producto y ubicarlos de acuerdo a la tabla 4., para
continuar con el procedimiento de “producto no
conforme” o “devolución a proveedor”.
9. Consolidación Registrar la información en el FTM-SF-01 la verificación Funcionario
de la técnica. servicio
información. farmacéutico.
10. Semaforización y Asegurar que todos los medicamentos, dispositivos Funcionario
marcación LASA. médicos, insumos y materiales con fecha próxima de servicio
vencimiento estén en división de lotes y semaforizados. farmacéutico.
Una vez que se identifican los medicamentos,
dispositivos médicos, insumos y materiales que cumplan
con la verificación técnica, semaforizarlos y hacer la
marcación LASA.
11. Higiene y Limpiar los muebles inteligentes y modulares teniendo Funcionario
desinfección. en cuenta los lineamientos del procedimiento de servicio
Higiene y desinfección del servicio farmacéutico. farmacéutico.
Funcionario
Servicios
Generales.
12. Almacenamiento Almacenar y ordenar los medicamentos, dispositivos Funcionario
y organización. médicos, insumos y materiales en los muebles servicio
inteligentes y modulares de tal forma que se pueda leer farmacéutico.
su etiqueta, estén dispuestos estéticamente de acuerdo
a la secuencia alfabéticamente por su nombre genérico
y forma farmacéutica y ubicado adelante siempre el
próximo a vencer.
Nota: los productos con fecha de vencimiento próxima
(4 meses) deben ser identificados con stiker de color
rojo, con el fin que sean los primeros en ser
distribuidos. Estos productos se recibirán bajo
autorización del comité tecnicocientifico, farmacia y
compras.
13. Ingreso al Hacer el ingreso de las compras recibidas y verificadas Funcionario
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sistema en el módulo de inventarios del sistema tecnológico de servicio

tecnológico. la institución NOVASOFT. Si el proveedor no está farmacéutico.
creado ver guía para la creación de proveedores.
Si el proveedor esta ver guía ingreso de compras.
14. Archivo. Archivar el documento en la carpeta de ingresos del Funcionario
servicio farmacéutico. servicio
farmacéutico.
15. Prohibiciones. Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras Funcionario
médicas en el servicio farmacéutico de la Institución servicio
Prestadora de Servicios de Salud Oftalmocenter Ltda. farmacéutico.
16. Control durante Se cuenta con criterios, técnicas y métodos que Funcionario
el permiten continuamente controlar, evaluar y gestionar servicio
almacenamiento. la calidad durante el proceso de almacenamiento de farmacéutico.
medicamentos y dispositivos médicos con la normativa
legal vigente.
TABLA 4.
Criterios de almacenamiento
Tipo de medicamento Condiciones de almacenamiento
Tableteria Se almacenara conservando su empaque primario y secundario

garantizando que el lote y fecha de vencimiento coincida con la del
empaque original.
Se identificaran con la marcación definida en la tabla 5 criterios de
marcación y semaforización en el almacenamiento.
Medicamentos de control Mueble con seguridad. Se identificaran con la marcación definida en
especial la tabla 5 criterios de marcación y semaforización en el
almacenamiento.
Medicamentos de alto costo Mueble con seguridad. Se identificaran con la marcación definida en
la tabla 5 criterios de marcación y semaforización en el
almacenamiento.
Medicamentos de cadena de frio Deberá almacenarse en nevera o medio refrigerante, teniendo en
cuenta las recomendaciones establecidas por el fabricante. Ver
Anexo III. Listado de medicamentos que requieren cadena de
frio. Se identificaran con la marcación definida en la tabla 5
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criterios de marcación y semaforización en el almacenamiento.

Dispositivos médicos Muebles inteligentes y modulares de acuerdo al volumen del
producto y rotación. Se identificaran con la marcación definida en la
tabla 5 criterios de marcación y semaforización en el
almacenamiento.
Medicamentos y dispositivos Se deberán almacenar en lugares retirados de fuentes directas de
fotosensibles luz. Ver Anexo IV. Listado de medicamentos fotosensibles. Se
identificaran con la marcación definida en la tabla 5 criterios de
marcación y semaforización en el almacenamiento.
TABLA 5.
Criterios de marcación y semaforización en el almacenamiento
Criterio Condiciones de almacenamiento
Semaforización con stiker Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos

rojo. médicos si la fecha de vencimiento es inferior o igual a 4 meses
a partir del mes en curso.
Semaforización con stiker Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos médicos

amarillo. si la fecha de vencimiento esta entre 4 y 8 meses a partir del mes en
curso.
Semaforización con stiker verde. Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos

médicos si la fecha de vencimiento esta entre 8 y 12 meses a partir
del mes en curso.
Semaforización con stiker Se realizará la marcación de identificación de medicamentos de alto

plateado. costo.
Semaforización con stiker Se realizará la marcación de identificación de medicamentos de

dorado. control especial.
Marcación de identificación de Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos

productos similares. médicos con stiker de similar de acuerdo al listado anexo.

productos alto riesgo. médicos con stiker de alto riesgo de acuerdo al listado anexo.

productos cadena de frio. médicos con stiker de refrigerado de acuerdo al listado anexo.

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III. RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN TÉCNICA Y ALMACENAMIENTO

Director técnico y/o funcionario Servicio Farmacéutico.

ALMACENAMIENTO: Es la serie de actividades requeridas para ubicar técnicamente los

AREA DE RECEPCIÓN: Área definida y demarcada en la cual se colocan los productos

DISPOSITIVOS MÈDICOS: cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u

 Diagnóstico, prevención, investigación supervisión, tratamiento, o alivio de la enfermedad o

 Situación, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico.

FORMA FARMACÉUTICA: Forma física que caracteriza un producto farmacéutico (tabletas,

GRUPO TERAPEUTICO: Clasificación de los medicamentos en grupos bajo los cuales se

 INSPECCIÓN ADMINISTRATIVA: Es detectar en los medicamentos y/o dispositivos

MEDICAMENTO O DISPOSITIVO MÈDICO FOTOSENSIBLE: Medicamento o dispositivo médico

MEDICAMENTO TERMOLABILES: Medicamento o dispositivo médico sufren alteración o

MEDICAMENTO HIGROSCOPICO: Medicamento o dispositivo que facilitado por la presencia de

MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL: Son los preparados farmacéuticos obtenidos a partir

HUMEDAD RELATIVA: Es la cantidad de vapor de agua que contiene el aire.

RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA: Es el proceso a través del cual la institución realiza una

1. Nombre genérico del producto solicitado vs el solicitado.

SEMAFORIZACIÓN: Es la marcación de productos próximos a vencer. En el modelo de

TERMOHIGROMETRO: Dispositivo útil en el monitoreo de las condiciones de humedad relativa y

TERMOMETRO: Dispositivo útil en el monitoreo de las condiciones de cadena de frio.

VERIFICACIÓN TÉCNICA: Es el proceso mediante el cual se reafirma la condición de la

Elaboro: Sandra Maritza Pineda Almanza Reviso: Aprobó: Doctora

material. No puede existir verificación sin inspección.

5.1. DOCUMENTOS PARA EL INGRESO DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS,

 Nombre completo de la persona que recibe el pedido.

 Nombre completo de la persona que recibe el pedido.

 Nombre completo de la persona que recibe el pedido.

5.2. MEDICAMENTOS REFRIGERADOS.

5.3. NOVEDADES EVIDENCIADAS EN EL EMBALAJE.

1. Cajas húmedas, maltratadas, sucias o en mal estado.

5.4. REGISTRO DE INCONSISTENCIAS.

5.5. VERIFICACIÓN TÉCNICA.

La verificación técnica se realiza al 100% de los medicamentos, dispositivos médicos, insumos y

1. No haya envases o empaques primarios vacíos, rotos o mal sellados.

Si se identifican medicamentos, dispositivos médicos, insumos y materiales con próxima fecha de

5.6. CRITERIOS DE ALMACENAMIENTO

Elaboro: Sandra Maritza Pineda Almanza Reviso: Aprobó: Doctora

5.7. MONITOREO DE CONDICIONES AMBIENTALES DURANTE EL ALMACENAMIENTO

Diariamente se realizara la medición y registro de las condiciones ambientales en las áreas de

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

continuando con el restante de los productos.

sistema en el módulo de inventarios del sistema tecnológico de servicio

Tipo de medicamento Condiciones de almacenamiento

Tableteria Se almacenara conservando su empaque primario y secundario

criterios de marcación y semaforización en el almacenamiento.

Criterios de marcación y semaforización en el almacenamiento

Criterio Condiciones de almacenamiento

Semaforización con stiker Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos

Semaforización con stiker Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos médicos

Semaforización con stiker verde. Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos

Semaforización con stiker Se realizará la marcación de identificación de medicamentos de alto

Semaforización con stiker Se realizará la marcación de identificación de medicamentos de

Marcación de identificación de Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos

Marcación de identificación de Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos

Marcación de identificación de Se realizara la marcación de medicamentos y/o dispositivos

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