Guía de estudio

Directrices y procedimientos recomendados para

trabajar con Outlook
La presente guía, forma parte de la estrategia de uso y apropiación del proyecto
“Facilita tu trabajo con Office 365” y está diseñada para una audiencia compuesta
por colaboradores de la Compañía Colombiana de Comercio S.A. Su metodología
consiste en presentar una breve introducción, así como los principales beneficios
de cada herramienta y el paso a paso para el desarrollo de su contenido. Para
mayor entendimiento, te recomendamos leer previamente la información
relacionada en la página de bienvenida al sitio de esta herramienta.

Apreciarás los efectos positivos, en la medida en que las tareas que antes
considerabas complicadas, ahora serán más cómodas y rápidas, usando las
herramientas de Microsoft Office 365.

Los temas en esta guía rápida incluyen:

• Introducción.
• Acceso a la aplicación.
• Reconocimiento de la interfaz.
• Acciones de Outlook.
Introducción

Office 365 reúne una amplia variedad de aplicaciones que nos permiten gestionar la
comunicación y el trabajo en equipo para alcanzar de manera más sencilla los objetivos
planteados por nuestra organización. Outlook agrupa cuatro (4) aplicaciones útiles que
integran múltiples herramientas para optimizar nuestro trabajo, estas aplicaciones son:

Correo: La aplicación que te permitirá revisar tu mensajería por medio de una interfaz
interactiva y fácil de manejar. Integra no solo herramientas para la creación y revisión de
correos electrónicos, sino también te conecta a otras aplicaciones como centro de
comunicación para las conversaciones de Groups, la función premium de Office 365.

Calendario: Aquí encontrarás el lugar ideal para organizar tus actividades y las de tus
equipos, pues Calendario es más de lo que buscas en un organizador, con esta tendrás
acceso incluso a Calendarios interesantes y coordinar fácilmente con un novedoso
asistente de programación.

Contactos: Esta aplicación es realmente sencilla, te permitirá organizar tus contactos en

grupos y listas para hacer más fácil la localización de los mismos dentro de la plataforma.
Adicional te conecta a tu directorio de la entidad y te permitirá ver incluso el número de
contacto de cada integrante de tu organización.

Tareas: Con Tareas, tienes un pequeño espacio de organización para llevar seguimiento
de tus actividades diarias que no necesariamente deben ser depositadas en un
calendario. Podrás crear nuevas o marcarlas desde tu correo electrónico.

Outlook es un espacio ideal para organizar las comunicaciones y tu tiempo dentro de la

organización, incluso dentro de tus herramientas, conecta tu cuenta con facilidad de
acceso a la modalidad de mensajería instantánea de Skype Empresarial, de tal forma que
siempre que lo desees podrás estar en línea para comunicarte con cualquier contacto
dentro de tu agenda.

Con esta guía de estudio aprenderás a utilizar las herramientas más útiles de Outlook y al
finalizar podrás incluso automatizar algunas tareas de la bandeja de entrada, conectarte
los calendarios de tus compañeros de trabajo y reunirte a videollamadas con solo un par
de clics.

Disfrutarás del aprendizaje de estas herramientas, y te sentirás listo para asumir nuevos
retos de productividad. Las ultimas novedades que Microsoft te ofrece por medio de
la plataforma de Office 365 te llevarán a un nuevo nivel dentro de tu desempeño
profesional.

Acceso a la aplicación
Para acceder a la aplicación lo podrás hacer de varias formas, recuerda que podrás
escoger las más cómoda para ti.

Desde Office 365:

Ingresa directamente a https://portal.office.com desde cualquier navegador de

Internet, una vez accedas, se presenta la siguiente pantalla de inicio.

El paso 1 consiste en escribir los datos de acuerdo a tu cuenta,

cedula@colcomercio.com.co, y el paso 2 es hacer clic para iniciar sesión.

Una vez se ha iniciado sesión, ya puedes acceder a Outlook haciendo clic en cualquiera
de las aplicaciones que lo integran dentro de la suite de Office 365. La principal es
Correo, pero podrás ingresar también desde el Calendario, Contactos o Tareas haciendo
clic en “Explorar todas sus aplicaciones >”.
Tip: Recuerda que si lo deseas podrás configurar la aplicación de Correo, Calendario o
Contactos como página de inicio en Office 365, accediendo en las configuraciones de tu
cuenta en la parte superior derecha del portal.

Desde Acceso directo Outlook desde la web:

La web también nos permitirá ingresar desde la dirección

https://colcomercio.com.co/owa utilizando cualquier navegador, una vez ingresa,
solicitará los datos de acceso tal cual como se indicó en la explicación anterior.

Reconocimiento de la interfaz
Outlook tiene una interfaz sencilla y predictiva que permite al usuario identificar
fácilmente cada una de sus funciones debido a que los íconos se asemejan mucho a sus
funciones. En este caso cada aplicación presenta una interfaz distinta, trabajaremos
Correo, Contactos, Tareas y Calendario de forma independiente.

Correo

Las diferentes funciones dentro de la aplicación se encuentran contenidas dentro de los

diferentes íconos, botones y paneles de la misma. Los elementos a reconocer son los
siguientes:

Barra de búsqueda:

Con la barra de búsqueda podrás encontrar fácilmente contactos o mensajes tan solo
 escribiendo palabras o términos de referencia
relacionados con el contenido que deseas
localizar.

Utiliza texto predictivo, de tal forma que no

siempre tendrás que escribir la búsqueda por
completo. Inmediatamente al escribir se te
presentarán sugerencias respecto a su búsqueda.

Adicional a lo anterior, podrás buscar

específicamente en las conversaciones de tus
grupos de forma general o directamente en la
libreta de direcciones almacenada en contactos.
Lo ideal es que tengas a la mano todo lo que
desees.
Barra de acciones rápidas

La barra de acciones rápidas tiene múltiples herramientas que son útiles para revisar y
ordenar la bandeja de entrada de correo. Para que esta se encuentre habilitada debes
seleccionar un correo de cualquier carpeta disponible. En la siguiente tabla, se
especificará la función de cada opción e ícono disponible:

Nuevo: Este botón te permitirá no solo crear nuevos mensajes de correo electrónico, al
ser una herramienta integral; con este mismo elemento podrás crear nuevos eventos en
el calendario e incluso sus grupos. Más adelante se profundizará un poco más en esta
acción.
Eliminar: Es la opción directa que se utiliza para enviar directamente a la carpeta
Elementos eliminados los mensajes de correo. Esta carpeta almacena por 30 días los
mensajes que tú has eliminado y una vez cumplido este plazo los elimina definitivamente
de tu cuenta de correo.

Archivar: Es una opción disponible de forma exclusiva para cuentas empresariales, te

permitirá guardar tus correos en la carpeta Archivo.

Correo no deseado: Usualmente, el servidor que hospeda tu buzón filtra

automáticamente los remitentes para evitar la llegada de correo no deseado, aun así, tu
podrás seleccionar esta opción cuando identifiques un remitente inseguro.

Limpiar: Es la opción rápida que te permitirá depurar tu bandeja de entrada a partir de

la identificación de un remitente. Al hacer clic sobre limpiar, tu podrás Eliminar o Archivar
los mensajes con cuatro condiciones de la bandeja de entrada:

• Ejecutar la acción para todos los mensajes de la bandeja de entrada.

• Ejecutar la acción para todos los mensajes de la bandeja de entrada y todos los
mensajes futuros.
• Conservar siempre el último mensaje y ejecutar la acción preferida al resto.
• Ejecutar la acción siempre con una antigüedad de más de 10 días.

Mover a: Te permitirá seleccionar un nuevo destino de carpeta para el mensaje que está
recibiendo. La carpeta a la cual se mueva el mensaje puede ser una carpeta existente o
bien podrás crear una nueva carpeta.

Generalmente muestra las principales carpetas de la bandeja de entrada, pero si tu tienes

varias carpetas creadas, podrás localizarla fácilmente con ayuda de la barra de búsqueda
integrada a la opción.

Categorías: Esta opción será muy útil si la utilizas de manera adecuada; con esta podrás
aplicar etiquetas personalizadas de color para reconocer de forma visual tus mensajes y
clasificarlos por área laboral, personal o prioridad.
Cuenta con 25 etiquetas de colores disponibles para clasificar tu correo como mejor lo
desees. Y las podrás administrar de forma sencilla, podrás escoger el nombre y el color
que prefieras.

Más opciones (...): Este ícono es visible cada vez que dentro de la cinta de opciones no
hay espacio suficiente para mostrar todas las acciones disponibles. Por esto, estás demás
opciones se describirán a continuación:

Marcar como leído o no leído: Te permitirá marcar como los mensajes para visualizar si
este ha sido leído o no, podrás seleccionar también en la parte superior izquierda del
mensaje en el panel de lectura el ícono para realizar la misma acción.

Anclar: Te dará la posibilidad de ubicar en

la parte superior de la bandeja de entrada
los mensajes que selecciones.

Desanclar: Deja el mensaje en su lugar de

acuerdo a la organización preestablecida.

Marcar: Permite que se seleccione el

mensaje para seguimiento, al asignarle
esta acción, automáticamente el mensaje
se volverá una tarea. El ícono para marcar
es el siguiente.

Borrar marca: Considerando que el

mensaje se marca para seguimiento y
automáticamente se vuelve una tarea
borrar marca le quitará esta propiedad al
mensaje. Para borrar la marca también
podrás hacerlo con el ícono .

Marcar como completado: Ahora, si tú ya has completado el seguimiento a tu

mensaje con esta opción podrás hacer clic y cuando tu tarea tenga esta marca podrás ver
el ícono de marca.

Ignorar: Te permitirá omitir las conversaciones (Agrupación de mensajes de un asunto

específico) de forma sencilla. Esta opción enviará todos los elementos asociados
a una conversación la carpeta de elementos eliminados a partir del momento de tu
selección. Solo puedes recuperar una conversación ignorada si todavía está disponible
en la carpeta Elementos eliminados.

Imprimir: Te permitirá tener una copia impresa del mensaje de correo electrónico que
se encuentra revisando. Depende de las propiedades e impresión de tu navegador y
sistema operativo configurado.

Lector inmersivo: Es una herramienta útil para dar accesibilidad a personas con
dificultades visuales al correo electrónico. Realiza lectura de tus correos, tanto en español
como en inglés. Podrás configurar la velocidad de la voz, tamaño de fuente,
identificación de sustantivos, verbos y adjetivos.

Asignar directiva: Las directivas, están diseñadas para ayudar a la entidad a almacenar
los mensajes de acuerdo a las políticas que esta maneje. Es decir, que tu entidad será
quien la creará. Al asignar una directiva, podrás establecer un periodo de conservación
de un mensaje o carpeta.

Con lo anterior, se ha hecho una descripción general de las diferentes herramientas y

funciones disponibles en la barra de acciones rápidas para revisar el correo electrónico.

Panel de acceso a carpetas, grupos y aplicaciones

En este panel podrás encontrar las principales carpetas de correo electrónico. No sólo de
tu cuenta personal sino también de los grupos que integra.

Carpetas

Por defecto, tu cuenta de correo electrónico contará con las siguientes carpetas:

• Bandeja de entrada: es el espacio donde estarán depositados los mensajes que recibas
en tu correo electrónico siempre y cuando no sean correos no deseados.

• Elementos enviados: te permitirá almacenar todos los mensajes de correo electrónico

que envíes desde tu cuenta.

• Borradores: es el lugar donde reposarán todos aquellos mensajes que creaste, pero no
 enviaste, aquí podrás buscarlos para terminar de editarlos y enviarlos.

• Elementos eliminados: almacena tanto correos como carpetas marcados para

eliminación, y en 30 días los elimina definitivamente de tu cuenta de correo.

• Archivo: esta carpeta almacena correos electrónicos para que no aparezcan en la

bandeja de entrada y se conservan por el tiempo que consideres necesario.

• Correo no deseado: es donde se almacenan todos aquellos correos identificados como

correos no deseados o que son suplantación de identidad.

Es posible que encuentres otras carpetas que no has creado como la capeta Fuentes RSS
o carpetas exclusivas de tu organización que son para fines de la administración de
mensajes de políticas establecidas por tu entidad.

En esta vista, los principales elementos

son las carpetas y las subcarpetas
ubicados en una pestaña denominada
“Favoritos” donde tu puedes seleccionar
los elementos más útiles para tu revisión
de correos. Si deseas crear nuevas
carpetas podrás hacerlo con el ícono
“+” y automáticamente te habilitará un
cuadro en blanco en la parte inferior para
que tu asignes el nombre a tu nueva
carpeta, el cuadro se verá así:

Adicional a lo anterior, dentro de las

acciones de carpeta se encuentran las
siguientes:

• Crear nueva subcarpeta: sirve para crear

carpetas dentro de las carpetas
existentes.

• Cambiar nombre: permite renombrar tu

carpeta.
• Eliminar: envía a la carpeta de Elementos Eliminados tu carpeta.
• Borrar todo: marca para eliminación todos los elementos dentro de la carpeta.
• Quitar de favoritos: quita de la pestaña favoritos la carpeta.
• Mover: permite reorganizar las carpetas y subcarpetas en el panel.
• Marcar todos como leídos: marca como leídos todos los mensajes que contenga una
carpeta.
• Asignar directivas: retiene de acuerdo las directivas asignadas por la organización.
• Permisos: permite gestionar los accesos a cada una de las carpetas.

Grupos

Te permite acceder rápidamente a las bandejas de entrada de las conversaciones de tus

grupos e incluso grupos públicos de la entidad que sean de tu interés.

Los grupos pueden ser creados con el ícono “+”. Bastará con asignarle el respectivo
nombre, una pequeña descripción y privacidad; si es un grupo abierto para la entidad
podrás hacerlo Público, pero si es un grupo sólo para un equipo colaborador lo más
apropiado es hacerlo Privado.

Al hacer clic sobre un grupo existente, tu podrás ver el contenido del mismo tal como se
muestra a continuación:

En un grupo, tendrás un espacio no solo para las

conversaciones y archivos compartidos, sino también
un solo punto para visualizar tus archivos compartidos.
Adicional a lo anterior se creará un vínculo directo a aplicaciones como Calendario,
OneNote, Planner, Calendario y Sharepoint para que tanto tú como tu equipo
colaborador tengan todo en un solo lugar.

Las bandejas de entrada de cada grupo tendrán una propia dirección de correo y se les
permitirá incluso recibir correos de externos a esa cuenta de correo grupal.

Descubrir te permitirá conocer otros grupos que tiene tu organización, te mostrará

sugerencias considerando sus principales contactos. Cuando el grupo es público tu
podrás ver el contenido por sí mismo, ahora, si el grupo es privado podrás solicitar
acceso a los administradores para estar al tanto de todo lo que sucede dentro de los
equipos de trabajo; y ser parte del mismo como nuevo miembro o como invitado.

Aplicaciones

Es una pequeña barra en la parte inferior del panel

que le da acceso directo a cualquiera de las cuatro
aplicaciones que agrupa Outlook. Puede moverse
entre ellas sin perder lo que estás haciendo en las
mismas.

Bandeja de correo

La función principal de este espacio

es mostrar una vista previa con
información de los mensajes que
contiene cada carpeta. Y se
complementa con otros elementos
que facilitarán tu día a día. A
continuación, se presentan los
principales elementos:

Bandeja de prioritarios y Otros: Es

una bandeja diseñada para que tu
puedas localizar fácilmente los
mensajes más importantes,
especialmente los de tu organización. “Otros” generalmente agrupa mensajes de fuentes
externas o ajenas. Puedes configurar una bandeja unificada desde los filtros o
aplicaciones.

Filtrar: Te permitirá clasificar los mensajes siguiendo criterios tales como: Sin Leer, Para
mí, Marcados, Menciones. Podrás escoger también si deseas ordenarlos por: Fecha,
Asunto, Datos adjuntos, Importancia o tamaño; ya sea en orden ascendente o
descendente. O mostrar como: Mensaje o conversaciones.

Calendario: Es un espacio que te permitirá ver los eventos próximos programados en tu

calendario, para que sea más fácil acceder conectarse con las actividades del día.

Vista previa de los mensajes: Te permitirá ver por medio de las características de
formato sus mensajes. Los mensajes no leídos, generalmente aparecerán resaltados por
un sombreado gris y con negrita. Los mensajes leídos, no tendrán marcas, sólo se verá el
contenido de acuerdo a las características del mensaje en un formato plano.

Al ubicarte sobre el mensaje, en la parte superior izquierda de los correos aparecen los
íconos de acciones rápidas, pero hay otros íconos característicos que se podrán
encontrar como los que se describen enseguida:

Indica que el correo tiene al menos un archivo adjunto.

Significa que algún remitente le colocó “Me gusta” a tu correo.
Señala que este mensaje tiene una respuesta de tu parte.
En este caso indica que tu reenviaste este mensaje a otra persona.
Cuando veas este ícono posiblemente algún destinatario de este correo no lo recibió.
Este ícono representa que el correo es una invitación hecha con el Calendario.

Adicional a lo anterior, cuando tu tienes configurada la vista de tus mensajes por

Conversaciones, podrás validar que el mensaje corresponde a una conversación porque
al lado izquierdo del mensaje aparecerá el ícono . Tal como aparece a continuación:
Panel de lectura de mensajes

El panel de lectura es el lugar donde se visualizas el contenido de los mensajes y

conversaciones que has seleccionado directamente en la carpeta de correo. Una vista
general podría ser la siguiente:

1. Corresponde al espacio de información del correo electrónico, allí encontraras: el

asunto del correo, remitente, destinatarios, fecha y hora de envío del mensaje.
2. Ahora, no tendrás que ir hasta el final del mensaje para localizar los archivos adjuntos
de tus mensajes. Los encontrarás en la parte superior izquierda de tu panel.
3. Para vincular algunas de las funciones más populares de las redes sociales, podrás
poner “Me gusta” en tus conversaciones. Justo al lado, podrás escoger si deseas dar
respuesta o reenviar tu mensaje e incluso encontrar opciones de mensajería instantánea
en Más opciones.
4. Allí encontrarás el contenido del correo electrónico que estás revisando. Si el mensaje
viene con más información podrás verla. Con la última versión de la aplicación podrás
hacer partícipes a otros contactos de tu conversación de correo utilizando el @.
5. Cuando tienes otras conversaciones, estas se podrán ver en la parte inferior del panel,
resaltando el remitente del mensaje.

Tu puedes no solo leer mensajes en el panel de lectura, sino también abrirlos en una
nueva ventana haciendo doble clic sobre el mensaje o conversación a revisar.

Módulo IM Skype para empresas, alertas, configuración y ayuda.

El módulo de mensajería instantánea (IM) de Skype para empresas permite que tu te

comuniques directamente con tus contactos o colaboradores que hacen parte del
directorio de tu entidad. Aquí encontrarás las siguientes herramientas:

Contactos: Facilita el acceso rápidamente tanto a tus contactos, como a la

libreta de direcciones de tu organización ordenados alfabéticamente de la A a
la Z. Allí podrás seleccionar cualquiera de tus contactos para ver la información
de perfil o eliminar el contacto.

Nueva conversación: Permite crear conversaciones individuales y grupales, la

única condición es que estos contactos deben estar incluidos en nuestra
agenda de contactos.

Barra de búsqueda: Te ayuda a encontrar contactos y contenido dentro del

aplicativo con el uso de palabras claves.

Gestor de notificaciones: Aquí, podrás gestionar los sonidos de alerta de la

aplicación dentro de la página Web.

Añadir personas: Se encuentra presente dentro de las conversaciones, y te

permite añadir nuevos invitados a tus charlas.
Panel de conversación: Contiene un panel de emoticonos y una barra para texto, para
enviar mensajes, escribe el contenido y luego presiona la tecla Entrada para enviar. Los
emoticonos, pueden ser enviados de manera independiente o combinada con el texto.

Información de contacto: Aquí, podrás consultar la información de contacto como

correo, número y demás datos disponibles en la aplicación para otros fines de consulta.
Incluso si tu colaborador se encuentra disponible o su última fecha de conexión.

Ahora, en la campana de notificaciones , no sólo verás las últimas actualizaciones de

Correo, sino también de las demás aplicaciones vinculadas a Outlook.

Al seleccionar el engranaje, podrás ingresar a configurar las opciones de

personalización, diseño y procesamiento automático de tu correo.

Finalmente, en la sección ayuda encontrarás ayuda para aprovechar al máximo la

aplicación. Tendrás acceso a una barra de búsqueda donde tu podrás preguntar acerca
de las funciones y siempre encontrarás nuevas novedades.

Adicional a lo anterior, cuentas con accesos directos a foros y apoyo en la Web para
resolver tus dudas respecto a Outlook.
Opciones de la cuenta

Este espacio está disponible para que accedas a tu información personal, aquí podrás
actualizar tu información de contacto, conectarte o desconectarte del módulo IM de
Skype Empresarial, abrir otro buzón o ver información de tu licencia y demás en “Mi
cuenta”.

Calendario

Tu calendario te permite crear y seguir citas y reuniones. Puedes crear varios calendarios,
establecer vínculos a calendarios de otras personas e incluso compartir tu calendario con
otros miembros de tu organización.
El calendario general te permitirá ubicarte en el tiempo y espacio actual, cuenta con el
conteo de semanas y puedes visualizar en el mismo otros meses para consultas.

La vista por defecto de este objeto es el mes vigente para ver otras fechas, haz clic sobre
el mes, automáticamente te presentará la siguiente vista:

Y con los íconos pueden Ir atrás o adelante del tiempo. Luego selecciona nuevamente el
mes correspondiente a la fecha y realiza tu consulta.

Calendarios y grupos de calendario

El panel de calendarios y grupo de calendarios, te permitirá visualizar tus calendarios

personales y los de tu equipo colaborador. Los principales grupos de calendarios que
encontrarás son: Mis calendarios, Calendarios de usuario, Otros calendarios y
Calendarios de grupos.

Cada grupo de calendario, podrás alimentarlo en la forma que desees, ya sea con
calendarios personalizado o directamente extraídos del directorio de tu compañía a
excepción de los Calendarios de grupos, que son de uso exclusivo para la función Groups
y se añaden automáticamente al crear un grupo.

Para ejecutar acciones dentro del panel, puedes hacer clic derecho en el grupo de
calendarios o el Calendario correspondiente. Las principales acciones de los grupos de
Calendarios son:
Crear nuevos grupos de calendarios: Aquí, podrás establecer los nuevos grupos de
contactos para organizar mejor tu panel. Al seleccionar esta opción, se te habilitará un
recuadro blanco para colocar el nombre del nuevo grupo. Inmediatamente crees el
grupo de calendario, se habilitan las opciones:

Nuevo Calendario: Esta acción podrá activarla también con el botón “+”, y te habilitará
nuevamente un recuadro blanco para insertar el nombre de tu nuevo calendario.

Una vez creado, se te habilitarán opciones de personalización y edición de calendario

tales como:

En la siguiente sección, profundizaremos en el uso compartido de tus calendarios.

Abrir calendario: Esta opción te permitirá extraer calendarios desde tu directorio

de la entidad o desde la web que sean útiles para tu trabajo.

Donde podrás buscar los calendarios de tus colaboradores en el directorio o, podrás

cargar desde otros calendarios de tu interés copiando y pegando el URL asociado.

Una vez se selecciona el calendario, se hace clic en “Abrir” y aparecerá el calendario de

nuestro colaborador.

Debes tener en cuenta que el acceso a la información del calendario y demás, depende
de los permisos concedidos por parte del usuario asociado al calendario.

Recuerda que grupos de calendarios podrán almacenar una combinación de diferentes

calendarios, es decir, podrás colocar un calendario de la web, un par del directorio y un
nuevo calendario en tu grupo.
Barra de acciones rápidas de calendario

A continuación, conoceremos las diferentes funciones disponibles, algunas como el

botón “Nuevo”, y la “Barra de búsqueda” son similares a las que ya se habían visto en
Correo, así que el enfoque será especialmente en las nuevas exclusivas de calendario.

Agregar calendario: Despliega opciones que ya se

conocen como por ejemplo valor diferencial, se podrán
importar calendarios almacenados en el computador,
recuerda que este deberá tener la extensión .ICS.

Si decides, podrás combinar múltiples calendarios con tu

calendario u otros que haya creado, de tal manera que
todo quede en un mismo lugar.

Compartir: Te permite gestionar los permisos de tus

Calendarios. Lo primero que debes realizar es seleccionar
cuál de tus calendarios deseas compartir. Luego, se
habilita la ventana de configuración:

Por defecto, puedes seleccionar qué nivel de permisos tendrán los usuarios de su
aplicación, dentro de los permisos disponibles se encuentran los siguientes niveles:
• No compartido.
• Puede ver si estoy disponible o no.
• Puede ver los títulos y ubicaciones.
• Puede ver todos los detalles.
• Puede editar.

Una vez has seleccionado la cuenta, ya podrás hacer clic en “Compartir”, “personalizar la
acción” y nuevamente hacer clic en “Compartir” o utilizar el ícono para “Cancelar” la
acción.

Cuando invitas a otras personas, podrás seguir contando con los mismos niveles de
permiso, adicionalmente, tendrás la opción de asignar a la persona con quien compartes
como Delegado, lo cual le permitirá gestionar tu calendario tal como tu lo haces.

Una vez finaliza, puedes hacer clic en” listo”e inmediatamente queda guardada la
configuración y tu invitación.

Imprimir: Te permitirá de acuerdo a tu selección imprimir Tu calendario, para que

tengas una copia física del mismo. El menú asociado a imprimir es el siguiente:

Es decir, que tu podrás escoger si imprimes la semana laboral, semana, día o mes; todo
de acuerdo a las vistas disponibles. En la siguiente sección podrás reconocer un poco
más a profundidad las vistas.
Recuerda, que todos los cambios que realizas en la aplicación en la web, se ven reflejados
en la versión de escritorio. De tal forma que no necesitarás cargar nuevamente los
grupos de calendarios porque ya quedarán activos allí.

Vistas

El Calendario es flexible en cuanto a las vistas disponibles, para seleccionarlas, basta sólo
con ubicarte en la parte superior y seleccionar la preferida por medio de un clic. A
continuación se describirá cada una:

Día: Te permite visualizar las actividades de tu día, desde el horario laboral establecido.
Tanto de tu calendario como el de otras personas, si lo deseas superpuestos, podrás ver
en una sola plana todos los calendarios, pero si prefieres verlos independiente usa el
ícono “Dividir”, y podrás ver de forma independiente cada calendario en la misma vista.

Semana: Podrás ver las diferentes actividades de lunes a domingo, no solo de tu

calendario, sino de varios calendarios a la vez, superpuestos. Donde cada color
representa un calendario.
Semana Laboral: Aquí podrás ver la estructura similar a la de la vista “Semana”, pero
únicamente de lunes a viernes, conservando la superposición de los calendarios.

Mes: Te permitirá ver todas tus actividades mensuales, también las semanas del año
numeradas a la izquierda de la lista y también se combina la selección de calendarios en
un solo espacio.
Ten en cuenta que si deseas personalizar un poco más la vista de tu calendario, podrás
hacerlo haciendo clic en “Configuración”, luego seleccionar “Calendario” y en “Aspecto
del Calendario” podrás editar más detalles como se muestra a continuación:
Contactos

Contacto, anteriormente conocido como personas, es la aplicación que te permite

gestionar los datos de tus colaboradores tales como correo, número de extensión,
número personal, entre otros.

Panel de listas de contactos

En el panel de lista de contactos encontramos cuatro listas principales:

Contactos destacados: Es el lugar donde encontraremos cuatro grupos principales de

contactos:

Contactos más recientes, estos, no necesariamente deben estar en nuestra lista de

contactos. Basta con que realices un intercambio de correos considerable para que
aparezca en este espacio.
Contactos de calendario, que son aquellos contactos con los cuales tendrás
interacciones relacionadas con los eventos y reuniones programadas con “Calendario”.

Favoritos, donde aparecerán los contactos que estén dentro de tu lista y que tu marcas
como favoritos, más adelante profundizaremos en esta acción.

Usuarios que posiblemente desees seguir, son aquellos contactos que tienden a
compartir mayor interacciones y contenido con nosotros en varias aplicaciones.
Los grupos 1, 2 y 4 se crean automáticamente, su contenido es dinámico, varía de
acuerdo a nuestras interacciones. De tal forma que no siempre encontrarás la misma
información en cada espacio.

Como puedes ver estas listas se pueden anclar al inicio de la aplicación con la opción
“anclar esta vista”, aun así, si tu lo decides, puedes seguir utilizando la vista clásica con
“Todos los contactos”.

Mis contactos: Aquí únicamente aparecerán los contactos que has agregado a tu
agenda, ya sea por medio del botón nuevo o este haya sido exportado de otras listas. En
esta vista se facilitará el filtrar tus contactos tal como se evidencia a continuación:

Directorio: En este espacio encontrarás todas las personas, recursos y correos grupales
disponibles en el servidor de tu organización. No por estar aquí ya hacen parte de tus
contactos, pero desde aquí podrás agregarlos fácilmente a tu lista de contactos.

Para hacerlo, basta con que selecciones uno de los colaboradores, e inmediatamente se
habilitará la opción “Agregar a contactos” en la barra de acciones rápidas como se
evidencia a continuación:

Una vez haces clic en “Agregar a contactos”, se habilitará una ventana que nos permitirá
personalizar la información de contacto:
 Una vez has añadido todos los detalles, selecciona la
opción “Guardar”, y este contacto ya quedará
almacenado en tu lista de contactos; si deseas añadir
más de un contacto, podrás realizar una selección
múltiple, pero en este caso no se habilitará la opción
“Agregar a contactos”; así que deberás crear una nueva
lista de contactos y será allí donde queden
almacenados estos usuarios.

Grupos: Me permite visualizar cada uno de los equipos

de trabajo, y si soy administrador, podré gestionar los
permisos de los respectivos miembros de cada grupo.
Los cuales se clasifican en: Propietarios e Invitados.

Barra de acciones rápidas de contacto

Las acciones rápidas disponibles tienen dos opciones principales: Nuevo y Administrar.
Para poder ver más opciones debo seleccionar un contacto de alguna de mis listas
disponibles, en este caso se utilizará “Mis contactos”, y la barra que se despliega es la
siguiente:

Modificar: Me permite cambiar la información de contacto o ampliarla, habilita la

ventana “Editar contacto” y allí podrás poner cada detalle adicional que considere
importante al almacenar contactos.

Eliminar: Quita de Mis contactos la información almacenada de la persona, aun así, si tu

contacto hace parte de los colaboradores del directorio de la entidad quedará
disponible en el “Directorio”.

Agregar a favoritos: Pone dentro de los contactos de la lista Favoritos el contacto para
acceder rápidamente a visualizarlos.
Listas: Nos ayuda a crear grupos de contactos para organizar estos y poder utilizar estas
listas tanto para distribución de correos como realizar invitaciones con Calendario.

Contactos

Los contactos tienen diferentes acciones disponibles. Al realizar clic a uno de los
contactos, inmediatamente se habilita una tarjeta de presentación rápida dividida en dos
bloques, el primero muestra la información básica que he guardado; si es un usuario de
nuestra organización, podremos ver su información registrada en la aplicación Delve tal
como se evidencia a continuación:

En la opción “Ver detalles de contacto” podremos

visualizar los otros datos registrados por nosotros al
momento de realizar la edición o agregar el
contacto.

En el segundo bloque, encontraremos las

principales interacciones que hemos realizado con
esta persona en torno a la aplicación de Correo,
Archivos compartidos, y eventos en los cuales
hemos participado con esta persona.

De esta forma se facilita el acceso a las diferentes

interacciones que he tenido con nuestros
contactos.

Tareas

Es una aplicación ligera que nos permite recordar actividades a lo largo del día que
requieren nuestra atención. Se vincula con Correo por medio de la acción de
seguimiento y tienes herramientas similares a Calendario para gestionar la
programación del seguimiento a las tareas.
Acciones de outlook

Crear un mensaje

Para crear un mensaje:

Presiona “+” Nuevo mensaje sobre la lista de carpetas. Aparecerá un nuevo formulario
de mensaje en el panel de lectura.
Para agregar destinatarios, puedes escribir el nombre de cualquier persona de la carpeta
de contactos o de la lista de direcciones de la organización, o puedes escribir la dirección
de correo electrónico en el campo “Para” o “CC”. La primera vez que especifiques el
nombre de una persona en particular, Outlook Web App busca la dirección de esa
persona. En el futuro, el nombre se almacenará en caché de modo que se resuelva
rápido.
Agrega un asunto.
Escribe el mensaje que desea enviar.
Para agregar datos adjuntos, haz clic en Insertar > Datos adjuntos en la parte superior
de la pantalla, y busca el archivo que deseas adjuntar.
Para incrustar una imagen en el mensaje para que aparezca sin que tenga que abrirla
el destinatario, haga clic en “Insertar” e “Imagen” y, después, navega hasta la imagen que
deseas agregar a tu mensaje.
Cuando hayas acabado y el mensaje pueda enviarse, haz clic en “Enviar”.

Abrir un mensaje en una ventana independiente

De manera predeterminada, tu lees y creas mensajes en el panel de lectura, pero eso no

es siempre lo que necesitas. A veces, necesitas poder ver un mensaje en una ventana
independiente.
Cuando estés redactando un nuevo mensaje o respondiendo a un mensaje que hayas
recibido, puedes hacer que se abra en una nueva ventana haciendo clic en el ícono de
elemento emergente, situado en el vértice superior del mensaje.
Para abrir en una ventana independiente un mensaje que estás leyendo, haga clic en el
ícono del menú ampliado y selecciona abrir en otra ventana.

Crear y responder a mensajes

Crear un nuevo mensaje es tan sencillo como hacer clic en “Nuevo correo” y redacta el
mensaje. Puedes responder a mensajes que hayas recibido usando los vínculos situados
en la parte superior de cada mensaje en el panel de lectura de Outlook Web App.
Cuando selecciones “Responder”, “Responder a todos” o “Reenviar”, aparecerá un nuevo
mensaje en el panel de lectura.

Responder a un mensaje

Cuando respondes a un mensaje, el asunto se copia automáticamente y se agrega al

principio un prefijo que indica que es una respuesta. El texto del mensaje original se
copia automáticamente en el nuevo mensaje.

Para responder solamente a la persona que envió el mensaje:

Selecciona el mensaje en el panel de lectura.

En la parte superior del mensaje, haz clic en “Responder”. Aparecerá un nuevo mensaje
dirigido al remitente del mensaje original.
Agrega tu respuesta.
Haz clic en “Enviar” en la parte superior del mensaje.
Para responder al remitente y al resto de los destinatarios de un mensaje:
Selecciona el mensaje en el panel de lectura.
En la parte superior del mensaje, haz clic en “Responder a todos”. Aparecerá un nuevo
mensaje dirigido al remitente y al resto de los destinatarios del mensaje original. Agrega
tu respuesta.
Haz clic en “Enviar” en la parte superior del mensaje.

Reenviar un mensaje

Cuando reenvías un mensaje, se copia automáticamente el asunto y se agrega al

principio un prefijo que indica que es un reenvío. El texto del mensaje original se copia
automáticamente en el nuevo mensaje.
Selecciona el mensaje en el panel de lectura.
En la parte superior del mensaje, haga clic en “Reenviar”. Aparecerá un nuevo mensaje.
En la línea “Para”, especifica la dirección de correo de la persona a la que desea reenviar
el mensaje. También puede hacer clic en “Para” o “CC” para ir directamente a tus listas de
direcciones.
Agrega cualquier otra información que desees incluir en el mensaje, como una nota
rápida en la que explique por qué lo reenvías.
Haz clic en “Enviar” en la parte superior del mensaje.

Agregar elementos a un mensaje

Para agregar datos adjuntos, haz clic en “Insertar” y después en “Datos adjuntos” en la
parte superior de la pantalla, y busca el archivo que deseas adjuntar.

Para incrustar una imagen en el mensaje de modo que aparezca sin que el destinatario
tenga que abrirla, haz clic en “Insertar” y después en “Imagen”, y busca la imagen que
deseas agregar al mensaje.

Para más opciones, puedes hacer clic en el menú extendido. Desde allí puedes elegir las
opciones siguientes:

Guardar Outlook Web App guarda automáticamente los mensajes a medida que los
redacta, pero puede forzar el guardado en cualquier momento.
Mostrar CCO: Puedes usar CCO para incluir a alguien en la lista de destinatarios mientras
oculta su nombre de otros destinatarios.
Mostrar Desde: si tienes permiso para enviar más de una dirección, puedes usar este
campo para cambiar la dirección Desde del mensaje que redacta.
Importancia Usa esto para definir la importancia del mensaje. No cambiará la manera de
administrar el mensaje, pero permitirá a los destinatarios saber si es de alta o baja
importancia.
Insertar firma Si has creado una firma en Configuración de correo, pero no la ha
configurado para que se agregue automáticamente a los mensajes, puedes agregarla
haciendo clic aquí.

Trabajar con Borradores

Outlook Web App guarda automáticamente el mensaje con el que estás trabajando para
que tu puedas hacer clic en otra ventana con la seguridad de que no perderás los
cambios. Para volver a un mensaje de respuesta o reenvío con el que está trabajando:

Busca la carpeta Borradores en la lista de carpetas. Todos los borradores se conservan en

esta carpeta hasta que se envían o se eliminan.
Busca tu borrador en la misma carpeta que el mensaje original. La palabra “Borrador”
aparecerá en la lista de mensajes junto al nombre de la persona que envío el mensaje
original.
Una vez que encuentres el borrador, haz clic en él en la lista de mensajes para verlo en el
panel de lectura. Puedes hacer clic en “Descartar” para eliminar el borrador o en
“Continuar la edición”, para continuar trabajando con él.

Crear un evento

Elije nuevo evento en la parte superior izquierda de tu calendario. Si te encuentras en una

tableta o un dispositivo móvil, selecciona el signo de “+” en la parte inferior de la página.
Escribe el nombre del evento, la ubicación y la hora de inicio y final para el evento.
También puedes introducir notas, descripción o agenda para el evento.
Recuerda que si tienes varios calendarios, elije la lista desplegable situada junto al
nombre del evento y selecciona el calendario adecuado.
Elije la lista desplegable “Mostrar” como para elegir cómo deseas que el evento que se
muestran en el calendario. Puedes elegir entre libre, provisional, ocupado y fuera de la
oficina.
Elije la lista desplegable de “Recordatorio” situada junto a la hora de aviso
predeterminada de 15 minutos para ver otras veces aviso disponible durante el evento. Si
no deseas recibir un aviso, selecciona “Ninguno”.
Para convertir un evento en una reunión, ¿necesitas invitar a otras personas. Escribe una
dirección de correo electrónico en el cuadro “Agregar personas”. Puedes agregar varias
personas a la reunión.
Cuando hayas terminado, elije “Guardar para un evento” o “Enviar para una reunión”.

Ten en cuenta que para una convocatoria de reunión, elegir “Enviar” guardará la reunión
en su calendario y enviar una invitación a cada persona que haya agregado a la reunión.

Configurar un evento periódico

En la nueva solicitud de evento o una reunión, elije el menú desplegable “Repetir”. Allí se
arrojarán algunas opciones predeterminadas.

Para personalizar el evento periódico a un evento con patrones de repetición distintos,

selecciona la opción “Otros”.

Elije el intervalo entre eventos. Por ejemplo,

para crear un evento que se produce cada el
lunes, el miércoles y el viernes, elije una
repetición semanal, a continuación, activa las
casillas para lunes, miércoles y viernes. Para
crear un evento que se produce el primer
viernes de cada mes, elije una repetición
mensual, a continuación, puedes elegir el
primero, segundo, tercero, cuarto o última
opción y el día de la semana.

Si deseas que el evento periódico al final en

una fecha determinada, elija una fecha de
finalización.
Cuando hayas terminado, elije “Guardar para un evento” o “Enviar para una reunión”.

Crear un contacto o lista

En Mis contactos, en el panel izquierdo, selecciona la carpeta en la que quieres crear el

contacto.
En el panel de navegación de Outlook, selecciona flecha hacia abajo de Nuevo >
Contacto o Lista de contactos.
Escribe los detalles del contacto o la lista de contactos.
Selecciona “Guardar”.
Ten en cuenta que una vez creado un contacto en una carpeta, no es posible moverlo a
una carpeta diferente. Para almacenar un contacto en una carpeta distinta después de
crearlo, elimínalo y vuelve a crearlo en la otra carpeta.

Crear un contacto a partir de un mensaje de correo electrónico

Abre el mensaje de correo en el panel de lectura y selecciona el nombre del remitente o

destinatario que quiere agregar a tus contactos.
En la tarjeta de contacto que aparece para esa persona, selecciona más acciones y luego
“Agregar a contactos”.
Escribe los detalles del contacto.
Selecciona “Guardar”.

Importar contactos

Permite que tu traigas tus contactos

desde otra aplicaciones o servicios de
correo tales como Gmail, Yahoo Mail y
otras versiones de Outlook, en cada
caso, basta con seleccionar el servicio,
y la aplicación te brindará las
instrucciones para cargar tus
contactos.
Exportar contactos.

Esta acción es aún más sencilla que importar tus contactos, basta con que selecciones la
lista de contactos que desea exportar, y una vez hagas clic en “Exportar
automáticamente” se realizará la descarga de un archivo formato .CSV de Microsoft
Outlook.

Crear tareas

Haz clic en “Nuevo”.

En el cuadro “Asunto”, escribe un nombre para la tarea. Si tienes mucha información para
especificar, escribe un asunto corto y agregua más detalles en el cuerpo de la tarea.
Si tienes una fecha de inicio o de finalización fija, define la “Fecha de inicio” o “Fecha de
vencimiento”.
Define la prioridad de la tarea en “Prioridad”.
Si deseas que se muestre un aviso emergente, activa “Aviso” y define la fecha y la hora.
Haz clic en “Guardar” y cerrar.