Fundación centro colombiano de estudios profesionales

Faculta de ciencias económicas y administrativas – CEAS

Tecnología en gestión administrativa
Programa de fundamentos de administración y organizaciones
Cuarta sesión
Grupo FA1AN
Febrero 27 de 2020
Carlos Andrés Correa León

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.

Una de las características de la teoría clásica fue el exceso de énfasis en la

estructura, es decir, en la organización formal. Los autores clásicos se
restringieron a los aspectos formales de la organización, como división del trabajo,
especialización, especialización, jerarquía, autoridad, responsabilidad,
coordinación etc. Los autores clásicos abordaron todos esos aspectos formales en
términos normativos y prescriptivos, en función de los intereses de la organización
y para alcanzar la máxima eficiencia.

La organización formal, se compone de capas jerárquicas o niveles funcionales

establecidos por el organigrama y con énfasis en las funciones y en las tareas.
Esos niveles definen y diferencian el grado de autoridad delegada y la dirección de
las órdenes, instrucciones y recompensas salariales.
La organización formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y
reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, todos los aspectos que
expresan como la organización pretende que sean las relaciones entre los
órganos, cargos y ocupantes con la finalidad de que sus objetivos sean
alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.

La organización lineal, constituye la forma estructural más simple y antigua, pues

tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización
eclesiástica de los tiempos medievales. En el tipo organización lineal existen
líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y
subordinados.
La organización lineal presenta las siguientes características:

1- Autoridad lineal o única.

2- Líneas formales de comunicación.
3- Centralización de las decisiones.
4- Aspecto piramidal.

Ventajas.

1- Estructura simple y de fácil comprensión.

 2- Clara delimitación de las responsabilidades de los órganos y jurisdicción.
3- Facilidad de implantación.
4- Estabilidad
5- Tipo de organización indicado para pequeñas empresas.
Desventajas.

1- Estabilidad y constancia de las relaciones formales.

2- Autoridad lineal basada en el mando único y directo.
3- Exageración de la función de jefatura y de mando.
4- La unidad de mando hace al jefe multidisciplinario y no puede
especializarse en nada.
5- A medida que la empresa crece, provoca el congestionamiento de las
líneas formales de comunicación.
6- Las comunicaciones se vuelven lentas.

Grafica,

ESQUEMA DE
ORGANIZACIÓN
LINEAL
GERENTE

ENCARGADO DE ENCARGADO DE ENCARGADO DE

COMPRAS PRODUCCIÓN VENTAS

AUXILIAR DE
OBREROS VENDEDORES
COMPRAS

Organización funcional, es el tipo de estructura organizada que aplica el

principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Presentando
las siguientes características:

1- Autoridad funcional o dividida.

2- Líneas directas de comunicación.
3- Descentralización de las decisiones.
4- Énfasis en la especialización.

Ventajas.

1- Proporciona el máximo de especialización en los diversos cargos.

 2- Permite la mejor supervisión técnica posible.
3- Desarrolla comunicaciones directas, sin intermediaciones.
4- Separa las funciones de la planeación y las funciones la de ejecución.

Desventajas.

1- Dilución y consecuente pérdida de autoridad.

2- Subordinación múltiple.
3- Tendencia a la competencia entre los especialistas.
4- Tendencia a la tensión y conflictos dentro de la organización.

Grafica.
ESQUEMA DE
GERENTE ORGANIZACIÓN
FUNCIONAL

RECURSO
ABASTECIMIENTOS PRODUCCIÓN MARKETING CONTABILIDAD
HUMANOS

FABRICACION CAJA

Organización línea-staff, es el resultado de la combinación de los tipos de

organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos
tipos de organización y reducir sus desventajas. Existen características de tipo
lineal y funcional reunidas para proporcionar un tipo de organizacional más
completo y complejo. La organización línea-staff presenta características más
complejas como:

1- Fusión de la estructura lineal con la estructura funcional.

2- Coexistencia entre las líneas formales de comunicación con las líneas
directas de comunicación.
3- Separación entre órganos operacionales (ejecutivos) y órganos de apoyo y
soporte (asesores).
4- Jerarquía versus especialización.

Ventajas.

1- Asegura asesoría especializada e innovadora manteniendo el principio de

autoridad única.
 2- Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y órganos de staff.

Desventajas.

1- Existencia de conflictos entre órganos de línea y de staff.

2- Dificultad en la obtención y mantenimiento del equilibrio entre línea y staff.

Grafica.

ESTRUCTURA
DIRECCIÓN
LINEAL - STAFF

PLANIFICACIÓN ASESORÍA

DEPARTAMENTO
SERVICIOS SERVICIOS
ATENCIÓN AL
FINALES INTERMEDIOS
MEDIO AMBIENTE

Comités, tipo distinto de organización de asesoría que no posee características

de línea. La autoridad que se le da a los comités esta tan variada que reina
bastante confusión sobre su naturaleza. A pesar de la diversidad de conceptos
sobre la naturaleza y el contenido de los comités, existen características aplicables
a la mayoría de ellos, que son:

1- El comité no constituye un órgano de la estructura organizacional.

2- Los comités asumen modelos diferentes que pueden ser: formales,
informales, temporales y permanentes.
3- Los comités se fundamentan en los siguientes principios básicos: deben
nacer de una necesidad, deben presentar las funciones y el personal
interesado, su autoridad y objetivos deben ser claramente definidos, debe
compensar su costo, el tamaño debe analizarse bien, el funcionamiento se
base en la cooperación de sus miembros, el comité debe de tener una
agenda y el comité debe de ofrecer oportunidad de participación.

Ventajas.
 1- Toma de decisión y juicios grupales.
2- Coordinación.
3- Transmisión de informaciones.
4- Restricciones a la delegación de autoridad.
5- Consolidación de autoridad.
Desventajas.

1- Pueden llevar a la pérdida de tiempo en la toma de decisiones.

2- Costo en tiempo y en dinero.
3- Sustitución del administrador.
4- Absorben el tiempo útil de numerosos participantes.
5- División de la responsabilidad.
6- Exigen un coordinador eficiente.

Grafica.

ORGANIGRAMA EN
DIRECTOR
COMITÉ

COMITÉ
ORGANIZADOR

COMITÉ DE COMITÉ DE
COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE
PUBLICIDAD Y RECURSOS
PROTOCOLO SEGURIDAD ECONOMÍA
PRENSA HUMANOS

CONCEPTO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN.

Para los autores clásicos, la especialización en la organización puede ocurrir en

dos sentidos: vertical y horizontal. La especialización vertical ocurre cuando se
observa la necesidad de aumentar la calidad de la supervisión o dirección,
agregando más niveles jerárquicos en la estructura. La especialización vertical se
hace a costa de un aumento de niveles jerárquicos. La especialización vertical se
caracteriza siempre por el crecimiento vertical del organigrama, es decir por el
aumento de la cantidad de niveles jerárquicos.
La especialización horizontal ocurre cuando se observa la necesidad de aumentar
la pericia, la eficiencia y la mejor calidad de trabajo en sí mismo. Corresponde a
una especialización de actividad y conocimientos. La especialización horizontal se
hace a costa de una cantidad mayor de órganos especializados, en el mismo nivel
jerárquico, cada uno en su tarea. También se denomina proceso funcional y se
caracteriza siempre por el crecimiento horizontal del organigrama. Es más
conocida por el nombre de departamentalización, por su tendencia increíble de
crear departamentos.

Gráfica: especialización vertical con desdoblamiento de los niveles jerárquicos.

Etapa 3 (tres niveles)

A
Etapa 2 (dos niveles)
A
Etapa 1 (un nivel) B C D
A B C D E F
B C D E F E F

Gráfica: especialización horizontal con desdoblamiento de órganos del mismo

nivel jerárquico.

Etapa 2
(4 departamentos)
Etapa 1 (un nivel)

A+B+C+D
A B C D

La departamentalización ocurre en cualquier nivel jerárquico de la organización.

Esta es un medio por el cual se atribuyen y se agrupan actividades diferentes a
través de la especialización de los órganos, con la finalidad de que se obtengan
mejores resultados en conjunto en lugar de que sea necesario dispersar todas las
actividades y tareas de una organización indistintamente entre todos sus órganos.

Gráfica: la especialización vertical y horizontal.

 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

Patron Patron Patron

Produce Distribuye Supervisa
Distribuye Financia
Financia Encargado Represen-
Encargado
Empleado de tante
de finanzas
Produce producción comercial

Operario Operario

Tipos de departamentalización.

La departamentalización es un medio para obtener homogeneidad de tareas en

cada órgano de la organización. Los principales tipos de departamentalización
son:

1- Por funciones.
2- Por productos o servicios.
3- Por ubicación geográfica.
4- Por clientela.
5- Por etapas del proceso (o procesamiento)
6- Por proyectos.

Departamentalización por funciones, también se denomina

departamentalización funcional; consiste en la agrupación de las actividades y
tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas dentro de la
empresa.

La departamentalización por funciones es el criterio más utilizado para organizar

actividades empresariales. Sin embargo, las funciones básicas de una empresa
pueden diferir según la empresa o negocio:

a- No existe una terminología única para las funciones empresariales.

b- Además de la terminología variable, las actividades básicas difieren en
importancia de acuerdo con la empresa.
c- Departamentalizar por función es una de las formas de organizar una
empresa.

Ventajas.

1- Permite agrupar a varios especialistas bajo una única jefatura común,

cuando su actividad es especializada.
 2- Garantiza plena utilización de las habilidades técnicas de las personas.
3- Permite la economía de escala por utilización integrada de personas,
máquinas y producción en masa.
4- Orienta a las personas a una actividad específica concentrando su
competencia de forma eficaz y simplificada la capacitación del personal.
5- Es la indicada para circunstancias estables de procesos de cambios y que
requieren de un desempeño continuo de tareas rutinarias.
6- Se aconseja para empresas que tengan productos o servicios que
permanezcan inalterados por un largo periodo de tiempo.
7- Refleja un elevado nivel de auto-orientación y de introversión administrativa
por parte de la organización.

Desventajas.

1- Reduce la cooperación interdepartamental, pues exige una gran

concentración intradepartamental y crea barreras entre los departamentos
debido al énfasis que se hace en las especialidades.
2- Es inadecuada cuando la tecnología y las circunstancias externas son
mutables o imprevisibles.
3- Dificulta la adaptación y la flexibilidad respecto a los cambios externos,
pues su enfoque introvertido no se da cuenta y ni visualiza lo que sucede
fuera de la organización o de cada departamento.
4- Hace que las personas enfoquen sus esfuerzos sobre sus propias
especialidades en detrimento del objetivo global de la empresa.

Gráfica:

DIRECTOR

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DE DE DE DE
PRODUCCIÓN VENTAS FINANZAS COMPRAS

A1 A2 A3 A4 B1 B2 B3 B4 C1 C2 C3 C4 D1 D2 D3 D4

Departamentalización por producto o servicios, Involucra diferenciación y

agrupación de actividades de acuerdo con el resultado de la organización, es
decir, de acuerdo con el producto o servicio realizado. Todas las actividades
requeridas para suplir un producto o servicio (aunque sean diferentes) deberán
agruparse en el mismo departamento.
Ventajas.

1- Establece la responsabilidad de los departamentos para un producto o línea

de producto o servicio.
2- Facilita la coordinación interdepartamental.
3- Facilita la innovación.
4- Indicada para circunstancias externas y mutables.
5- Permite flexibilidad.

Desventajas.

1- Mientras la departamentalización funcional concentra especialistas en un

grupo bajo una sola jefatura, la departamentalización por productos los
dispersa en subgrupos orientados a diferentes productos.
2- La departamentalización por productos es contraindicada para
circunstancias externas estables (estabilidad ambiental), para empresas
con pocos productos o líneas reducidas de productos, por el hecho de que
traen un costo operacional elevado en esas situaciones.
3- Provoca problemas humanos de temores y ansiedades, cuando en
situaciones de inestabilidad externa los empleados tienden a ser más
inseguros en relación a alguna posibilidad de desempleo.
4- Enfatiza la coordinación en detrimento de la especialización.

Grafica. Departamentalización por productos.

DIRECTOR

DIVISIÓN DIVISIÓN DIVISIÓN

FARMACEUTICA VETERINARIA QUÍMICA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DE DE DE DE DE DE DE DE
ANALGESICOS ANTIBIOTICOS JARABES VACUNAS MEDICAMENTOS PIGMENTOS INSECTICIDAS FOSFATOS

Departamentalización geográfica, se denomina departamentalización territorial o

regional o por ubicación geográfica. Requiere diferenciación y agrupación de las
actividades de acuerdo con la ubicación donde el trabajo se desempeñara, o con
un área de mercado a ser servida por la empresa.

Ventajas.
 1- Cuando las circunstancias externas indican que el éxito de la organización
depende particularmente de su ajuste a las condiciones y a las necesidades
locales o regionales, la estrategia territorial se hace imprescindible.
2- La organización territorial permite establecer la responsabilidad de
utilidades y desempeño, de la misma manera que la organización por
producto.
3- Motiva a los ejecutivos a pensar en términos de éxito del territorio, más que
éxito de un departamento especializado.

Desventajas.

1- El enfoque territorial de la organización deja en segundo plano la

coordinación de los aspectos de planeación, ejecución o control de la
organización como un todo, en relación con el grado de libertad y
autonomía colocado en las regiones o sucursales.
2- La departamentalización territorial ocurre principalmente en las áreas de
marketing y de producción.

Grafica.
DIVISIÓN
DE OPERACIONES

REGIÓN REGIÓN REGIÓN

CENTRO NORTE SUR

AGENCIA AGENCIA AGENCIA AGENCIA AGENCIA AGENCIA

BRASILIA BELO CALI VALLE SALOMIA TRONCAL

Departamentalización por clientela, la organización con base en la clientela

involucra la diferenciación y la agrupación de las actividades según tipo de
persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las características de los
clientes (como edad, sexo, nivel socioeconómico tipo de consumidor etc)
constituyen la base para ese tipo de departamentalización.
La departamentalización por clientes o por consumidor refleja el interés del
comprador por el producto o servicio ofrecido por la organización.

Ventajas.
 1- Cuando la satisfacción del cliente es el aspecto más crítico de la
organización, más preocupada por el cliente que por ella misma.
2- Cuando el negocio depende de diferentes tamaños o características de
productos o servicios que varían según el tipo o tamaño del cliente.
3- Predispone a los ejecutivos y a todos los participantes de la organización a
la tarea de satisfacer las necesidades y los requisitos de los clientes.
4- Permite que la organización concentre sus conocimientos en las distintas
necesidades y exigencias de los canales mercadológicos.

Desventajas.

1- Las demás actividades de la organización (como producción, finanzas, etc)

pueden volverse secundarias o accesorias, en vista de la preocupación
compulsiva por el cliente.
2- Los demás objetivos de la organización (como utilidades, productividad,
eficiencia, etc.) pueden ser puestos de lado o sacrificados en función de la
satisfacción del cliente.

Grafica.
DIVISIÓN
DE VENTAS

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

FEMENINO MASCULINO INFANTIL

SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE

PERFUMERIA LENCERIA MODAS ROPA CALZADO ROPA JUGUETES

Departamentalización por etapas del proceso, también se denomina

departamentalización por etapas del proceso, por procesamiento o aun por
equipo. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más
bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones.
La diferenciación y la agrupación se llevan a cabo por medio de la secuencia del
proceso productivo u operacional, o aun por medio del arreglo y disposición
racional del equipo utilizado.
Proceso es un conjunto de actividades estructuradas y destinadas a dar por
resultado un producto específico para un determinado cliente o mercado.

Ventajas.
La departamentalización por proceso busca extraer ventajas económicas ofrecidas
por la propia naturaleza del equipo o de la tecnología. La tecnología pasa a ser el
foco y el punto de referencia para la agrupación de unidades y posiciones.

Desventajas.

Cuando la tecnología utilizada pasa por un intenso desarrollo y cambios que

alteran el proceso productivo, la departamentalización por proceso peca de
absoluta falta de flexibilidad y de adaptación.

Departamentalización por proyectos, la agrupación u organización en la base

de proyectos implica la diferenciación y la agrupación de las actividades de
acuerdo con las salidas y los resultados (outputs) relativos a uno o varios
proyectos de la empresa. Es una estrategia utilizada en empresas de gran tamaño
y que producen productos que implican gran concentración de recursos y tiempo
prolongado para su producción.

Ventajas.

La departamentalización por proyecto es, en esencia, una departamentalización

temporal por producto cuando este asume proporciones enormes, requiriendo
inversiones y recursos elevados, tecnología específica y periodos prolongados
para su planeación y ejecución.
Su principal ventaja es la gran concentración de diferentes recursos en una
actividad compleja que exige puntos definidos de inicio y termino, con fechas y
plazos determinados.

Desventajas.

Cada proyecto es único e inédito e implica muchas habilidades y conocimientos

dispersos en la empresa, con los cuales se puede pasar de una atapa a otra
dentro del ciclo de vida. Entonces, cuando termina un proyecto, la empresa puede
verse obligada a despedir personal o a paralizar maquinaria y equipos en caso de
contar con otro proyecto a la vista.

Grafica.
 GERENTE
DEL
PROYECTO

INGENIERO INGENIERO INGENIERO CONTADOR JEFE DE

DEL DE COMPRAS DE CONTROL DEL EJECUCIÓN DEL
PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO

Selección de alternativas de departamentalización, es difícil encontrar en la

práctica, la aplicación pura de un único tipo de departamentalización en toda la
organización. Es común encontrar una conjugación de varios tipos ya sea en el
mismo nivel, o en los diferentes niveles jerárquicos de la organización. Existen
cuatro principios que, aunque no sean absolutos y a pesar de que algunas veces
presentan conflictos entre sí, permiten adecuar problema de la
departamentalización.

1- Principio de mayor uso.

2- Principio de mayor interés.
3- Principio de separación del control.
4- Principio de supresión de la competencia.

Grafica.
 PRESIDENCIA

DIVISIÓN DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

FINANCIERA PRODUCCIÓN MARKETING POR FUNCIONES

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTALIZACIÓN

DE DE DE POR PRODUCTOS
MOTORES TEGNOLOGIA REFRIGERADORES

SECCIÓN DE SECCIÓN DE SECCIÓN DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

EMBOBINADO PREMONTAJ MONTAJE POR PROCESOS

SECTOR DE SECTOR DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

CONTROL PLANEACIÓN POR FUNCIONES

BIBLIOGRAFIA.

Chiavetto, Idalberto. 1995. INTRODUCCION A LA TEORIA DE LA

ADMINISTRACION. Cuarta edición. Editorial McGraw Hill. Brasil.