Empresa: _________Instituto Misionero Hijas De San Pablo – Paulinas_______________________

Periodo que cubre la auditoria: 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2019 Ref:_____

MEMORANDO DE PLANEACIÓN
Fecha de cierre: Diciembre 31/2019
1. Definición de objetivos:

1.1 General: Revisar y verificar el buen manejo de los métodos utilizados en la compañía
para el desarrollo, funcionamiento y cumplimiento de su objetivo tanto interno como
externo, y la confiabilidad en el dictamen de las cifras de los estados financieros.

1.2 Específicos:

1.2.1 Comprobar la implementación de los datos contables y la efectividad de los

procedimientos internos de gestión
1.2.2 Determinar la utilidad de las políticas y procedimientos que ayudan a la
administración de las operaciones de la compañía, y el cumplimiento adherido a los
procesos
1.2.3 Hacer seguimiento de la información para un diagnostico eficiente en las operaciones
1.2.4 Conocer el entorno informático para el almacenamiento, administración y control de
la información
1.2.5 Custodia del grado de protección, clasificación del activo de la compañía
1.2.6 Dictaminar y verificar los estados financieros a dic.31/2019

2. Investigación Preliminar:

2.1 Tipo de Empresa: La congregación de la pía sociedad de las hijas de san pablo, más
conocida como Paulinas. Fue fundada el 15 de junio de 1915 por el beato Santiago
Alberione en Alba, Italia, junto con la ayuda de la venerable Tecla Merlo, para la difusión
del Evangelio. Con esta gran misión, llegan a Bogotá, Colombia el 24 de abril de 1948
las hermanas Leticia Elena, Giovanna Vascheto, Imelda Toschi y Luigina Grandi, pero
por la difícil situación les aconsejaron trasladarse a una ciudad más pequeña, fue así
como dos de ellas llegaron a Manizales en 1949 inscribiéndose en la Arquidiócesis bajo
Personería Jurídica como una entidad sin ánimo de lucro. Está ubicada en la Cl 161 A #
15-50 Barrio Orquídeas sede principal de administración. Cuenta con un gobierno
organizado desde la Provincial, la Consejería Provincial, el Economato, el revisor fiscal
es el Señor Ricardo Romero, el área de administración, de talento humano, de editorial,
de compras, de ventas y mercadeo, de sistemas, de bodega, el centro cultural y la red de
librerías a nivel nacional. Es el primer año que participamos como Auditores Externos.
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2.2 Circunstancias Económicas y Tendencias del Negocio: La compañía está a cargo del
Economato, encargado de las decisiones financieras (pago de proveedores, cuentas por
pagar, pago de nomina entre otras):

- Las políticas de proveedores, cuentas por pagar y beneficios a empleados están a

cargo del Departamento de Administración.
- La programación de pagos está a cargo de la tesorería con autorización de la
Ecónoma.
- Durante el año 1949 se expandió a ciudades como barranquilla, Medellín, Cali y
Cúcuta para lograr una mejor captura y distribución de la compañía paulina, situación
que requiere de un análisis especifico ya que es un sistema que muy pocas personas
tienen conocimiento.
- En el año 2019 se abrió una nueva librería en la ciudad de Tunja por la donación de
un local.

2.3 Políticas y prácticas financieras:

Políticas a Proveedores:
a) Mensualmente se llevarán a cabo informes presupuestales
b) Las facturas de compra deben llegar al departamento de contabilidad lo más pronto
posible una vez terminada cada quincena. Las quincenas están divididas del 1 al 15 y del
16 al 30 o 31 dependiendo el mes.
c) La compañía cuenta con una persona responsable de aprobar o rechazar las requisiciones
de compras antes de ser procesadas en el sistema contable.
d) Después del 25 de cada mes, no se reciben documentos por tema de impuestos y cierre
mensual, dicha factura se debe cambiar con fecha del mes siguiente.

Políticas a cuentas por pagar:

e) Comprobar en los estados financieros la adecuada revelación de las cuentas por pagar.
f) Mensualmente se llevará a cabo un informe detallado de las cuentas por pagar a
proveedores.
g) Las cuentas por pagar se realizarán de acuerdo a la fecha de vencimiento, es decir se
realizar el pago 2 días hábiles antes de la fecha de vencimiento.
h) En los informes se verá reflejada la cedula o NIT, con fecha de la factura, concepto y
sumatoria de la misma.
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Políticas a beneficios a los empleados:

i) El área de recursos humanos es responsable de llevar un control, seguimiento y
actualización mensual de la documentación requerida por cada colaborador.
j) La nómina o remuneración causada a favor de los empleados, como contraprestación por
sus servicios tales como sueldo, prima, bonificaciones, auxilio de transporte entre otros
serán pagos quincenalmente. Las quincenas están divididas del 1 al 15 y del 16 al 30 o 31
dependiendo el mes.
k) Los empleados deben marcar la huella a la entrada y la salida de la compañía y lo mismo
para la hora de almuerzo.
l) Las capacitaciones de la ARL (Liberty) son importantes para prevenir accidentes o
incidentes de trabajo, el objetivo de las capacitaciones es evitar que los empleados
desarrollen enfermedades laborales que a futuro pueden ser un gasto por indemnización
para la compañía.