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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas
Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

GESTIÓN
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Escuela Superior de Administración Pública Unidad didáctica

ESAP. Sistemas de clasificación
y etapas metodológicas.
Pedro Eugenio Medellín Torres
Director Nacional Autor
Javier Augusto Mayor Forero
Fernando Guzmán Rodríguez
Subdirector Académico Corrección de estilo, acompañamiento
pedagógico, diseño instruccional,
Jairo Díaz Pinzón diseño gráfico y virtualización.
Subdirector de Alto Gobierno
Equipo Componente 1
Mauricio Vasco Moscovith Fortalecimiento del proceso de
Subdirector de Proyección Institucional capacitación virtual
Proyecto ESAP – CMA
Ruby Maritza Gerena Useche
Jefe Departamento de Capacitación Fecha última versión
Junio 2019
ESAP - CMA ha verificado, hasta donde es posible, que el contenido de los enlaces web
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UNIDAD DIDÁCTICA
CONTENIDO
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 4
Competencias 5
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 6

Sistema de clasificación orgánico 10
Sistema de clasificación funcional 14
Sistema de clasificación por asuntos o materias 21
ETAPAS METODOLÓGICAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 25

Identificación de productores documentales 25
Análisis estructural 29
Análisis funcional 36
GLOSARIO 44
REFERENCIAS 46
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UNIDAD DIDÁCTICA
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA
Los documentos que son producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales
(dependencias) de las organizaciones, como resultado de la ejecución de actividades realizadas en
virtud del cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones legalmente asignadas, consti-
tuyen el conjunto orgánico de documentos sobre los cuales resulta necesario desarrollar la op-
eración archivística de clasificación documental.
En la presente unidad didáctica, conscientes de la imperiosa necesidad de comprender que la

operación archivística de la clasificación documental, supone la identificación, reconocimiento,
significación y valoración de las condiciones que permiten la determinación y el establecimiento de
categorías y/o agrupaciones documentales derivadas de la estructura orgánica y/o funcional de las
organizaciones, se aborda, en primer lugar, los sistemas de clasificación documental y; en segundo
lugar, las etapas metodológicas de la operación archivística.
Palabras clave: análisis estructural, análisis funcional, identificación de productores, sistema de

clasificación funcional, sistema de clasificación orgánica, sistema de clasificación por asuntos o
materias, sistemas de clasificación documental.
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COMPETENCIAS DE LA UNIDAD DIDÁCTICA
Reconoce los sistemas y las etapas metodo-

lógicas de la clasificación documental para
aplicarlos en el proceso de organización de
los documentos producidos y/o recibidos por
las entidades públicas, empresas privadas y
organizaciones sociales y/o comunitarias, con-
tribuyendo al desarrollo, posicionamiento y
fortalecimiento de una gestión administrativa
orientada hacia la transparencia y la democra-
tización de la información.
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UNIDAD DIDÁCTICA
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La clasificación documental, como operación Al respecto, es importante señalar que los

archivística, es una herramienta esencial del principios archivísticos anteriormente men-
proceso de organización documental que cionados son considerados elementos de
permite la identificación y el agrupamiento carácter esencial con el propósito de garan-
jerárquico y sistemático de los documentos tizar la clasificación y la organización de los
producidos y/o recibidos en cumplimiento de documentos producidos y/o recibidos, re-
las atribuciones, competencias y funciones y spetando consecuentemente la estructura
en desarrollo de los procesos, procedimien- orgánica, las actividades y el funcionamiento
tos y actividades de las unidades administra- de las unidades administrativas funcionales
tivas funcionales (dependencias) de las orga- (dependencias) de las organizaciones que gen-
nizaciones, proporcionando una estructura eran los mismos, posibilitando reflejar dicha
de carácter lógico que permite facilitar la lo- operación archivística “… al quedar vinculados
calización, control, administración y consulta en primer lugar a una institución y en segundo
de los mismos (Schellenberg, 1987; Heredia, lugar al quedar adscritos a una área o división
1991; Conde, 1992; Lodolini, 1993; Cruz, de la misma, testimoniando sus actividades”
1996; Pozuelo, 1996; Núñez, 1999; Alday, (Heredia, 1991, p. 54).
2004; y Villanueva, 2007).
En este sentido, los planteamientos realizados
Dicha operación archivística se fundamenta en por autores como Duchein (1985) y Esteban
la identificación, reconocimiento, valoración y Navarro (1997) permiten evidenciar y com-
respeto de los principios que constituyen la prender la importancia que tienen en la clasifi-
piedra angular sobre la cual se cimenta la evo- cación documental los principios archivísticos,
lución y el desarrollo teórico de la archivística, particularmente, el principio de procedencia.
es decir, el principio de procedencia y el prin-
cipio de orden original.
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Por consiguiente, para la apreciación de un documento cualquiera es esencial saber

exactamente quién lo produjo, en qué circunstancias, dentro de qué marco de procedi-
miento, con qué fin, con destinación a quién, cuándo y cómo fue recibido por su destina-
tario, y por qué vías llegó hasta nosotros. Bien: tal conocimiento no es posible sino en la
medida en que el conjunto de documentos que lo acompañan se haya conservado intacto,
bien individualizado y sin confundirlo con documentos de distinta procedencia, así estos
tengan relación con el mismo objetivo. En cuanto hace al interés práctico del método se
puede afirmar, sin lugar a duda, que ofrece al archivista una base segura para su trabajo
de clasificación y de inventario. Cuando se pone de lado el respeto de los fondos, todo
trabajo archivístico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor; ya que por ejemplo si
en su lugar se adopta el método de clasificación por temas, la mayoría de los documentos
pueden ser clasificados de dos o tres maneras diferentes. Tomemos el caso del proyecto
detallado de un arquitecto para la construcción de un monumento en una ciudad: según
el ‘tema relacionado” podrá ser clasificado bajo el nombre del arquitecto a bajo el nombre
del monumento. Esta disyunción desaparece si el documento ha sido conservado en el
expediente administrativo de la construcción del monumento, y si este expediente, a su
vez, ha sido conservado en el fondo de archivos de la ciudad (Duchein, 1985, p. 73).
El principio de procedencia afirma que los fondos generados por distintas instituciones o
personas no se deben mezclar entre sí; es decir, que la organización de un archivo se debe
efectuar sin añadir elementos extraños a cada fondo y sin recurrir a la eliminación, frag-
mentación y dispersión de los documentos. Pero su aplicación práctica ha ido más allá,
imponiendo que cada documento debe estar situado, dentro del fondo al que pertenece,
en el lugar de origen que le corresponde, reconstruyendo las relaciones presentes en su
nacimiento con el resto de los documentos y manifestando los motivos que animaron su
creación. Por consiguiente, el principio de procedencia o de respeto de los fondos
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posee dos dimensiones complementarias que dan lugar a otros tantos principios
subsidiarios de este: la primera afirma la integridad de los fondos en relación con otros
fondos, es decir actúa hacia el exterior, por lo que se denomina principio de integridad o
principio de procedencia en sentido estricto; y la segunda profundiza la integridad de los
fondos en relación con la estructura de los documentos, marcando el respeto de la uni-
cidad y la organicidad de las agrupaciones documentales, es decir, actúa hacia el interior
del fondo, por lo que se le conoce como principio de respeto de la estructura archivística
o interna. En definitiva, el respeto del principio de procedencia no se limita a marcar la
separación física de los fondos de distintas instituciones y la agrupación de un fondo dis-
perso, sino que afecta a la organización de cada una de las dependencias y funciones que
integran y caracterizan a cada institución y a las series documentales generadas (Navarro,
1997, p. 111).
En lo que respecta a los sistemas de clasifi- considerar en la clasificación de los documen-

cación documental, entendiendo como siste- tos: las acciones a las que estas se refieren,
ma, tal como lo señala Bertalanffy (1993) en la estructura orgánica de la dependencia que
el marco de la Teoría General de Sistemas el los produce y los asuntos o materias sobre los
“complejo de componentes interactivos carac- que versan” (p. 44), teniendo presente la pre-
terísticos de unidades organizadas como inte- misa que, tal como lo señala Montejo (1997)
racción, suma, mecanización, centralización, “la clasificación debe ser la estructura analíti-
competencia, finalidad, etc., y su aplicación a ca principal que sistematice el conjunto de la
fenómenos concretos” (p. 94), es importan- información contenida en cualquier fondo de
te mencionar que Schellenberg (1987) seña- archivo” (p. 50) (Figura 1).
la que “tres son los elementos que podemos
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Figura 1. Criterios de clasificación documental. Fuente: elaboración propia.
Dado lo anterior, como consecuencia del aná- las organizaciones, como con las actividades
lisis e interpretación del planteamiento reali- desarrolladas por las mismas, se pueden iden-
zado por Schellenberg (1987), resulta posible tificar los siguientes sistemas de clasificación
colegir que, de acuerdo con el criterio de clasi- documental, a saber: a) clasificación orgánica;
ficación elegido, es decir: a) la estructura orgá- b) clasificación funcional y; c) clasificación por
nica de las organizaciones y la estructuración asuntos o materias (Schellenberg, 1987; Here-
jerárquica de las mismas; b) las competencias dia, 1991 y Cruz, 1996) (Figura 2), los cuales
o atribuciones de las organizaciones y; c) los son presentados sucintamente a continuación.
asuntos o materias relacionadas, tanto con
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Figura 2. Sistemas de clasificación documental. Fuente: elaboración propia.
Sistema de clasificación orgánico

El sistema de clasificación orgánico permite agrupar los documentos producidos y/o recibidos re-
flejando la estructura orgánica de las organizaciones, posibilitando establecer criterios de jerarqui-
zación que relacionan las subdivisiones de clasificación o categorías identificadas con las unidades
administrativas funcionales (dependencias) (Schellenberg, 1987; Mikelerena y Cruz 1998 y 1996)
(Figuras 3 y 4).
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL - DEPENDENCIA A
UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

FUNCIONAL - DEPENDENCIA A1 FUNCIONAL - DEPENDENCIA A2

UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL - FUNCIONAL - FUNCIONAL - FUNCIONAL - FUNCIONAL - FUNCIONAL -
DEPENDENCIA B1 DEPENDENCIA B2 DEPENDENCIA B3 DEPENDENCIA B4 DEPENDENCIA B5 DEPENDENCIA B6
EJEMPLO
DESPACHO
Oficina Asesora Jurídica Oficina de Contratación
Oficina de Control Interno Oficina de Comunicaciones
SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
GOBIERNO, SEGURIDAD SECRETARÍA DE SECRETARÍA COMPETITIVIDAD Y SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
Y CONVIVENCIA HACIENDA PLANEACIÓN DESARROLLO EDUCACIÓN SALUD
CIUDADANA ECONÓMICO
Figura 3. Sistema de Clasificación Orgánico. Fuente: elaboración propia.
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL - DEPENDENCIA A



DEPENDENCIA B1 DEPENDENCIA B2 DEPENDENCIA B3 DEPENDENCIA B4 DEPENDENCIA B5 DEPENDENCIA B6

DEPENDENCIA B1 - 1 DEPENDENCIA B2 - 1 DEPENDENCIA B3 - 1 DEPENDENCIA B4 - 1 DEPENDENCIA B5 - 1 DEPENDENCIA B6 - 1

DEPENDENCIA B1 - 2 DEPENDENCIA B2 - 2 DEPENDENCIA B3 - 2 DEPENDENCIA B4 - 2 DEPENDENCIA B5 - 2 DEPENDENCIA B6 - 2
EJEMPLO
DESPACHO
Oficina Asesora Jurídica Oficina de Contratación
Oficina de Control Interno Oficina de Comunicaciones
SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
GOBIERNO, SEGURIDAD SECRETARÍA DE SECRETARÍA COMPETITIVIDAD Y SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
Y CONVIVENCIA HACIENDA PLANEACIÓN DESARROLLO EDUCACIÓN SALUD
CIUDADANA ECONÓMICO
Dirección de Dirección de
Dirección Dirección de Dirección de Dirección de
planeación calidad
de justicia presupuesto desarrollo rural aseguramiento
socioeconómica y pertinencia
Dirección de Dirección de Dirección de

Dirección de Dirección de
seguridad y ordenamiento fomento Dirección de
contabilidad cobertura y
convivencia territorial y desarrollo salud pública
permanencia
ciudadana empresarial
Figura 4. Sistema de clasificación orgánico. Fuente: elaboración propia.
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UNIDAD DIDÁCTICA
Complementando lo anterior, Schellenberg (1987); Mikelerena y Cruz (1998 y 1996), expresan lo

siguiente:
Los registros o documentos pueden estar, y generalmente lo están, agrupados para

que reflejen la estructura de organización. Usualmente el arreglo que se le da a una de-
pendencia puede determinarse por los fines o funciones para los que está destinada. De
esta manera, frecuentemente la organización corresponde a las funciones (Schellenberg,
1987, p. 97).
Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administrativas, la división
orgánica de la institución, sus servicios, secciones, divisiones administrativas, etc. (Mi-
kelerena y Cruz, 1998, p. 226 - 227).
Cualquier entidad necesita así mismo una organización para conseguir sus fines, es decir,
una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo (Cruz, 1996, p. 40).
Es importante mencionar que el sistema de significativo en el funcionamiento de las orga-

clasificación orgánico tradicionalmente ha nizaciones modernas, tal como lo plantean au-
sido identificado, reconocido, valorado y reco- tores como Schellenberg (1987), quien señala
mendado como un sistema idóneo de agru- que “la estructura orgánica de las dependen-
pamiento de los documentos producidos y/o cias gubernamentales modernas es demasia-
recibidos por las organizaciones, teniendo en do fluida para proporcionar una base segura
cuenta la objetividad, sencillez, precisión y en la clasificación” (p. 106) o Páez (2004),
mecanicidad del mismo. quien señala que “el constante devenir en la
estructura, conformación o en la simple de-
No obstante lo anterior, la inobjetable rigi- nominación de las instituciones -exigencia de-
dez e inestabilidad del sistema de clasifica- mandada por una sociedad que se transforma
ción orgánico, constituye un inconveniente a un ritmo vertiginoso-, convierte en insegura
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una clasificación orgánica, que obliga a rehacer constantemente los cuadros de clasificación” (p. 2),
planteamiento que complementa en los siguientes términos:
Una dificultad de solución más compleja es la ocasionada por los continuos vaivenes
en la estructura, denominación y competencias de los organismos públicos, porque si he-
mos determinado que no podemos perder la vinculación de la serie con su productor,
tampoco podemos sustraernos al problema principal que nos obligaba a escoger como
preferente, por estable, una clasificación funcional. La clasificación orgánica, repetimos, es
indispensable, pues en definitiva no es más que la plasmación del principio de procedencia.
Pero este principio, que parecía intocable como piedra angular del quehacer archivístico,
se ha visto afectado en la archivística contemporánea precisamente por las frecuentes
mutaciones de los organismos administrativos. Michel Duchein señala cómo este princip-
io se estableció sobre la base de fondos cerrados, estables, provenientes de organismos
desaparecidos, pero en la actualidad, y sobre todo en archivos administrativos, nos hemos
visto obligados a trabajar con nuevas nociones de fondos (Duchein, 1997, p. 89-92), de
tal modo que la noción primigenia se nos comienza así a difuminar, está dejando de ser
tan neta y segura como lo había sido hasta ahora, de manera que actualmente “la única
y gran dificultad es la acotación del fondo: dónde empieza y dónde termina” (Heredia,
2002, p. 7) (Páez, 2004, p. 4 - 5).
Sistema de clasificación funcional

El sistema de clasificación funcional permite agrupar los documentos producidos y/o recibidos
reflejando las acciones desarrolladas por las organizaciones, es decir, las funciones sustantivas y
facilitativas de las unidades administrativas funcionales (dependencias) (Schellenberg, 1987 y Aré-
valo, 2002), determinadas en los manuales de procesos y procedimientos, las cuales comprenden
las responsabilidades asignadas para garantizar el cumplimento de los propósitos organizacionales
(Schellenberg, 1987; Mikelerena y Cruz, 1998 y 1996) (Figuras 5 y 6).
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UNIDAD DIDÁCTICA
UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIÓN A1 FUNCIÓN A2 FUNCIÓN A3 FUNCIÓN A4 FUNCIÓN A5

FUNCIONAL A
UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIÓN B1 FUNCIÓN B2 FUNCIÓN B3 FUNCIÓN B4 FUNCIÓN B5

FUNCIONAL B
UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIÓN C1 FUNCIÓN C2 FUNCIÓN C3 FUNCIÓN C4 FUNCIÓN C5

FUNCIONAL C
EJEMPLO
OFICINA ASESORA PLANIFICAR GENERAR ASESORAR Y REVISAR Y GENERAR REPRESENTAR

JURÍDICA GESTIÓN EVALUACIONES Y PRESENTAR ACTOS JUDICIAL Y
JURÍDICA RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES ADMINISTRATIVOS EXTRAJUDICIALMENTE
JURÍDICAS JURÍDICAS
OFICINA ASESORA ASESORAR DESARROLLAR ESPACIOS DETERMINAR ESTRUCTURAR PLANIFICAR

DE PLANEACIÓN PLANIFICACIÓN, DE ANÁLISIS Y ASPECTOS Y ACTUALIZAR Y COORDINAR
ORGANIZACIÓN Y EVALUACIÓN ORIENTADORES SISTEMAS DESARROLLO
DESARROLLO DE PROSPECTIVA DE PLANIFICACIÓN DE INFORMACIÓN DE PLANES
PLANES Y POLÍTICAS
DIRECCIÓN DE TALENTO FORMULAR, DIRIGIR DIRIGIR Y ORGANIZAR ORGANIZAR SUPERVISAR

HUMANO Y DESARROLLO Y ORIENTAR POLÍTICA DESARROLLAR Y ADMINISTRAR Y ADMINISTRAR SISTEMA Y DIRIGIR
DE TALENTO PROCESOS DE NÓMINAS DE PRESTACIONES ADMINISTRACIÓN DE
ORGANIZACIONAL HUMANO INGRESO, PERMANENCIA SOCIALES HISTORIAS LABORALES
Y RETIRO
Figura 5. Sistema de clasificación funcional. Fuente: elaboración propia.
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UNIDAD DIDÁCTICA
FUNCIÓN A ACTIVIDAD A1 ACTIVIDAD A2 ACTIVIDAD A3 ACTIVIDAD A4 ACTIVIDAD A5

TAREA A1 TAREA A2 TAREA A3 TAREA A4 TAREA A5
FUNCIÓN B ACTIVIDAD B1 ACTIVIDAD B2 ACTIVIDAD B3 ACTIVIDAD B4 ACTIVIDAD B5

TAREA B1 TAREA B2 TAREA B3 TAREA B4 TAREA B5
FUNCIÓN C ACTIVIDAD C1 ACTIVIDAD C2 ACTIVIDAD C3 ACTIVIDAD C4 ACTIVIDAD C5

TAREA C1 TAREA C2 TAREA C3 TAREA C4 TAREA C5
Figura 6. Sistema de clasificación funcional. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
SUPERVISAR Y DIRIGIR ACTUALIZAR ORDENAR CONSERVAR REGISTRAR REPRESENTAR

ADMINSTRACIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS JUDICIAL Y
EXTRAJUDICIALMENTE
HISTORIAS LABORALES
DESARROLLAR PROCESO SOLICITAR ELABORAR ELABORAR REVISAR DOCUMENTOS SOLICITAR

PRECONTRACTUAL, CERTIFICADO DE ESTUDIOS ESTUDIOS DE PROPONENTES CERTIFICADO
DISPONIBILIDAD PREVIOS PREVIOS DE REGISTRO
CONTRACTUAL PRESUPUESTAL PRESUPUESTAL
Y POSTCONTRACTUAL
APLICAR HERRAMIENTAS ELABORAR ELABORAR DEFINIR ENVIAR MEMORANDO CITAR REUNIÓN

DE SEGUIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE MEMORANDO HERRAMIENTAS, DE PLANEACIÓN DE APERTURA
DEPENDENCIA O DE PLANEACIÓN PRUEBAS Y TÉCNICAS
MONITOREO DE GESTIÓN PROCESO DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
Fuente: elaboración propia.
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EJEMPLO
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República -DAPRE- con el

propósito de garantizar su funcionamiento y el cumplimiento de la Misión de “Asistir al
Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Su-
prema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales
y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin” tiene definida
una estructura orgánica, en la cual, entre otras unidades administrativas funcionales (de-
pendencias), se encuentra la Dirección de Competitividad e Innovación, que cumple las
siguientes funciones:
1. Asesorar al Alto Consejero Presidencial para el Sector Privado y Competitividad en

materia de competitividad, ciencia, tecnología e innovación.
2. Coordinar el funcionamiento del Sistema Nacional de Competitividad, Ciencia, Tec-

nología e Innovación.
3. Apoyar la coordinación entre entidades públicas y privadas para mejorar las condi-
ciones de productividad y competitividad.
4. Articular la oferta institucional en materia de estructuración y ejecución de proyec-

tos que tienen que ver con mejora de condiciones de competitividad, aumento de
productividad, fortalecimiento de capacidades del capital humano y desarrollo del
conocimiento científico, la tecnología y la innovación.
5. Facilitar la alineación de las políticas nacionales y regionales de competitividad,

ciencia, tecnología e innovación.
6. Realizar el seguimiento a las diferentes iniciativas centrales de la Agenda Nacional

de Competitividad, a ser ejecutadas a cargo de las diferentes entidades e institucio-
nes responsables.
7. Asesorar al Alto Consejero Presidencial para el Sector Privado y Competitividad en

materia de ciencia, tecnología e innovación, y recomendar mecanismos de coordina-
ción entre las entidades públicas y privadas que cumplan estas funciones.
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UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
8. Participar en el desarrollo de estrategias de innovación empresarial con las asocia-

ciones que representan los sectores productivos del país.
9. Adelantar las gestiones para obtener cooperación internacional de acuerdo con las
necesidades, acorde con los lineamientos establecidos por la Dirección de Gestión
General y en coordinación con la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional
de Colombia - APC.
10. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Fuente: Departamento Administrativo de la Presidencia de la República -Dapre-.
EJEMPLO
El Ministerio de Cultura con el propósito de garantizar su funcionamiento y el cumpli-

miento de la Misión de “Formular, coordinar e implementar la política cultural del
Estado colombiano para estimular e impulsar el desarrollo de procesos, proyectos y
actividades culturales y artísticas que reconozcan la diversidad y promuevan la valo-
ración y protección del patrimonio cultural de la nación” tiene definida una estructura
orgánica, en la cual, entre otras unidades administrativas funcionales (dependencias), se
encuentra la Oficina Asesora de Planeación, que cumple las siguientes funciones:
1. Asesorar al Ministro y a las demás dependencias, en el diseño y en la formulación de

los planes y programas para el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
2. Coordinar la preparación del plan de acción de las entidades adscritas y vinculadas

al Ministerio y de las diferentes áreas del organismo, evaluar los resultados del plan
anual y proponer los ajustes necesarios.
3. Diseñar la metodología para la planeación estratégica o cualquier otro instrumento

de apoyo para la gerencia de los planes y proyectos del Ministerio y de sus entidades
adscritas y vinculadas.
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GESTIÓN
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UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
4. Elaborar en coordinación con las diferentes dependencias, la formulación y actuali-

zación de los manuales de procedimientos, con la finalidad de racionalizar la gestión
y los recursos del organismo.
5. Coordinar los planes y programas de la entidad con los otros organismos del sector
administrativo.
6. Asesorar a las dependencias del Ministerio en la ejecución de planes, programas y

proyectos institucionales y en los procesos de planeación y programación.
7. Diseñar los indicadores para el seguimiento de los planes en general, los programas
y proyectos del Ministerio y del sector administrativo.
8. Preparar los planes y programas de la entidad y del sector y elaborar el anteproyecto

de presupuesto que en cada vigencia fiscal se requiera para su ejecución, atendiendo
las directrices del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del Departamento Na-
cional de Planeación.
9. Someter a consideración de los organismos competentes, los planes y presupuestos

del sector, una vez aprobados por el Ministro, para que sean incorporados al Plan
Nacional de Desarrollo y al Presupuesto General de la Nación.
10. Coordinar el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo de conformidad con el

artículo 19 de la Ley 489 de 1998, efectuar el seguimiento de los planes de desarrollo
administrativo de las entidades adscritas y vinculadas, presentar el plan de acción
respectivo y los informes periódicos que se requieran.
11. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia, que le sean asignadas.
Fuente: Ministerio de Cultura.
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DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
En este sentido, Schellenberg (1987); Mikelerena y Cruz (1998 y 1996) expresan lo siguiente:
La acción puede discutirse en términos de funciones, actividades y transacciones.

El término función se usa aquí para abarcar todas las responsabilidades señaladas a una
dependencia para que realice los amplios propósitos para los que fue establecida (Sche-
llenberg, 1987, p. 94).
Los expedientes, unidad básica de la acción administrativa, deben agruparse según la fun-
ción de la que son reflejo. Así, en un expediente de obras de un edificio particular, su clasi-
ficación vendrá dada por la función urbanística de los ayuntamientos, y no por las personas
implicadas en el tramite; esta función urbanística se divide en acciones que la desarrollan y
reflejan los aspectos sobre los que actúan: la planificación y el control, entre otros.
En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta

al establecer las agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o je-
rarquizado de las mismas. Podrán establecer las clases o clasificaciones principales o más
amplias sobre la base de las funciones mayores de una dependencia, las secundarias sobre
la base de las actividades y las clases más detalladas deberán comprender las unidades de
expedientación individuales, estas últimas son lo que denominamos series documentales.
Según este esquema piramidal las grandes divisiones vienen dadas por las funciones, y
estas a su vez por medio de las transacciones (Mikelerena y Cruz, 1998, p. 226 - 227).
Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad que genera o ha generado
el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los do-
cumentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar, agruparemos la documentación de
acuerdo con las actividades de que son resultado. (…) Las funciones originan un conjunto
de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización de algunos servicios para el
logro de las mismas, y a su vez estas actividades se plasman en un conjunto de tramites o
negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que constituye lo que nosotros
llamamos series documentales (Cruz, 1996, p. 239).
20
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Es necesario mencionar que el sistema de clasi- por una parte, la lentitud de implantación,
ficación funcional tiene como ventajas, por una dado que supone cambios en la cultura orga-
parte, la estabilidad, dado que las funciones nizacional y; por otra parte, el conocimiento
permanecen independientemente de los cam- profundo de las funciones y procedimientos
bios presentados en la estructura orgánica y, de las unidades administrativas funcionales de
por otra, la flexibilidad, teniendo en cuenta que, las organizaciones, siendo necesario comple-
tal como señala Molina y Leyva (1996) “no se mentar dicha desventaja con el planteamiento
estanca en las denominaciones de las depen- realizado por Cruz (1996) cuando señala que
dencias de un momento determinado” (p. 74). “uno de los problemas que plantea este siste-
ma, quizá el que requiere más agudeza, radica
De igual manera, es importante tener presen- en la perfecta diferenciación entre los órganos
te que dicho sistema tiene como desventajas, y las funciones” (p. 243).
Sistema de clasificación por asuntos o materias

El sistema de clasificación por asuntos o materias permite agrupar los documentos producidos
y/o recibidos reflejando las temáticas o contenidos concretos y particulares desarrollados en los
mismos por las unidades administrativas funcionales (dependencias), tratándose esencialmente
de un sistema de clasificación que, si bien es cierto, es recomendable en fondos documentales
fragmentarios o misceláneos, es igualmente cierto que, no es recomendable en la mayor parte de
los archivos organizacionales, teniendo en cuenta que su utilización implica la ruptura del principio
de procedencia y, consecuentemente, la integración de las agrupaciones documentales (Schellen-
berg, 1987; Mikelerena y Cruz, 1998, 1996) (Figura 7).
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UNIDAD DIDÁCTICA
ASUNTO / MATERIA 1 UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL A FUNCIONAL B FUNCIONAL C FUNCIONAL D FUNCIONAL E


EJEMPLO
CAPACITACIONES CAPACITACIONES CAPACITACIONES DE CAPACITACIONES CAPACITACIONES DE CAPACITACIONES DE

JURÍDICAS TALENTO HUMANO ADMINISTRATIVAS CONTROL INTERNO SISTEMAS
INFORMES INFORMES INFORMES DE INFORMES INFORMES DE INFORMES DE

JURÍDICOS TALENTO HUMANO ADMINISTRATIVOS CONTROL INTERNO SISTEMAS
ESTADÍSTICAS ESTADÍSTICAS ESTADÍSTICAS DE ESTADÍSTICAS ESTADÍSTICAS DE ESTADÍSTICAS DE

JURÍDICAS TALENTO HUMANO ADMINISTRATIVOS CONTROL INTERNO SISTEMAS
Figura 7. Sistema de clasificación por asuntos o materias. Fuente: elaboración propia.
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GESTIÓN
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UNIDAD DIDÁCTICA
En este sentido, Schellenberg (1987) y Mikelerena y Cruz (1998 y 1996), expresan lo siguiente:
La mayoría de los registros públicos deberán ser clasificados de acuerdo con su ori-
gen orgánico y funcional. Aquellos que piden su clasificación por asuntos o materias no
deben ser forzados dentro de un esquema construido enteramente sobre principios a
priori, sino que deben agruparse en clases establecidas pragmáticamente sobre una base
a posteriori, estas clases se desarrollaran gradualmente según la experiencia pruebe su
necesidad (Schellenberg, 1987, p. 105).
Es el sistema empleado en las bibliotecas, según el cual se establecen los grupos en vir-
tud de los asuntos o materias a que se refiere su contenido: guerra, abastos, demografía,
cuentas (Mikelerena y Cruz, 1998, p. 226 - 227).
Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que

se tenga de la misma, esto es de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto
en sus actividades como en su organización (Cruz, 1996, p. 240).
En este orden de ideas, complementando la descripción sucinta de los sistemas de clasificación

documental, resulta de capital importancia señalar que la elección del sistema, idealmente debe
resultar de la identificación, reconocimiento y valoración de las necesidades y exigencias derivadas
de las actividades de las unidades administrativas funcionales (dependencias) de las organizaciones,
teniendo presentes los planteamientos realizados por Cruz (1996):
23
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre los tres que hemos
expuesto, depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico: a) Debe de ser
un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el
tiempo; b) Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percep-
ción que cada cual pueda tener del contenido de los documentos, cuanto de aspectos in-
equívocos y; c) Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado (Cruz, 1996, p. 242).
24
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
ETAPAS METODOLÓGICAS
DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La operación archivística de la clasificación documental se desarrolla teniendo en cuenta las si-

guientes etapas metodológicas (Figura 8).
IDENTIFICACIÓN DE
PRODUCTORES DOCUMENTALES
ANÁLISIS ESTRUCTURAL
ANÁLISIS FUNCIONAL
Figura 8. Etapas metodológicas. Fuente: elaboración propia.
Identificación de productores documentales

La primera etapa metodológica de la operación archivística de clasificación documental tiene
como propósito fundamental identificar, analizar y comprender la naturaleza estructural del Fondo
Documental, siendo conveniente, como condición sine qua non, entender el concepto de Fondo y
las características del mismo (Heredia, 1993; Couture y Rosseau, 1982; Alday, 2004; Parra, 2004
y Archivo General de la Nación -AGN-, 2011) (Figuras 9 y 10).
25
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
DEFINICIÓN
La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación producida y recibida por

una institución o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha institución o
persona. Antonia Heredia Herrera, 1993
Un fondo documental es el conjunto de piezas de cualquier naturaleza (que todo cuer-

po administrativo, toda persona física o moral, ha reunido automática y orgánicamente
en razón misma de sus funciones o de sus actividades). Carol Couture y Jean Ives
Rosseau, 1982
Un fondo documental es el “conjunto de documentos, con independencia de su tipo do-

cumental o soporte, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una per-
sona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como pro-
ductor. El fondo es el resultado de una primera aplicación del principio de procedencia
y vincula a la totalidad de los documentos producidos por una institución. Cada fondo
tendrá en su interior una estructura independiente, de acuerdo a las funciones orgánicas
y al organigrama de la institución productora. Araceli Alday García, 2004
Un fondo documental es el “conjunto documental procedente de una institución o perso-

na, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resul-
tado natural de la actividad que la institución realiza. Margarita Parra Betancourt, 2004
FONDO DOCUMENTAL A FONDO DOCUMENTAL B FONDO DOCUMENTAL C FONDO DOCUMENTAL D
Figura 9. Fondo documental. Fuente: elaboración propia.
26
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
MINISTERIO DE JUSTICIA ARCHIVO GENERAL CONTRALORÍA GENERAL PROCURADURÍA GENERAL

Y DEL DERECHO DE LA NACIÓN –AGN- DE LA REPÚBLICA –CGR- DE LA NACIÓN –PGN-
1 2
EXISTENCIA FUNCIONES
LEGAL PROPIAS
PROPÓSITOS Y POSICIÓN
6ATRIBUCIONES JERÁRQUICA 3
ESTRUCTURA
INTERNA AUTONOMÍA
5 4
Figura 10. Características. Fuente: elaboración propia.
27
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Dicha etapa se desarrolla partiendo de la recopilación, la revisión, el análisis y la sistematización de

la información relacionada con el origen y la evolución estructural de las organizaciones, es decir,
los actos administrativos que determinan la creación y las modificaciones estructurales (fusión,
escisión, supresión), siendo necesario mencionar que, de acuerdo con la vigencia administrativa de
las mismas, se encuentran diferentes tipologías de fondo documental (Figura 11).
Al respecto, López (2004) señala que:
(…) los fondos pueden ser abiertos o cerrados, es decir, corresponder a instituciones
vivas y por tanto susceptibles de incrementar su volumen, o a otras fenecidas o que han
cambiado desde el punto de vista orgánico, en cuanto a su nombre y estructura, o funcio-
nal, en cuanto a sus competencias y atribuciones (López, 2004, p. 13).
N TAL FO
E ND
M
O
IE U
O RRA
OC
RT
CE
DO
FONDO D
CUM
AB
DO
ENTAL
FO
D
N
O L
A DOCUMENTA
CU
MULADO
Figura 11. Tipologías. Fuente: elaboración propia.
28
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Análisis estructural
La segunda etapa metodológica tiene como funciones, manuales de procesos y procedi-
propósito fundamental identificar las agrupa- mientos, reglamentos internos, etc.) que permi-
ciones documentales (secciones y subseccio- ten, por una parte, legalizar los cambios estruc-
nes) que se encuentran relacionadas con los turales (creación, fusión, escisión y supresión);
documentos producidos y/o recibidos por las y por otra parte, diferenciar, estratificar y jerar-
unidades administrativas funcionales (depen- quizar las agrupaciones documentales (Godoy
dencias) de las organizaciones, mediante la y López, 2001; Heredia, 1993; Consejo Inter-
recopilación, revisión, análisis, interpretación nacional de Archivos, 2000; Acevedo, 2004 y
y sistematización de los actos administrati- Villaseca, 2012) (Figuras 12 y 13).
vos (organigramas, manuales competencias y
DEFINICIÓN
Una sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que pro-
duce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de la
actividad de esa subdivisión orgánica o funcional. Antonia Heredia Herrera, 1993
Una sección documental es una subdivisión del fondo consistente en un conjunto de

documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administra-
tivas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agru-
paciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su
vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la
estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada. Consejo Interna-
cional de Archivos, 2000
29
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
DEFINICIÓN
Una sección documental es una subdivisión del fondo consistente en un conjunto de do-
cumentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas
de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupacio-
nes geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Fran-
cisco Obed Acevedo Gutiérrez, 2004
Una sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que pro-
duce el fondo. El subfondo o sección de fondo es, pues, el conjunto de documentos gene-
rados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional. Osvaldo Villaseca
Reyes, 2012
SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN

FONDO DOCUMENTAL DOCUMENTAL A DOCUMENTAL B DOCUMENTAL C
FONDO DOCUMENTAL SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN

DOCUMENTAL A NIVEL 1 DOCUMENTAL B NIVEL 1 DOCUMENTAL C NIVEL 1
FONDO DOCUMENTAL SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN

DOCUMENTAL A NIVEL 2 DOCUMENTAL B NIVEL 2 DOCUMENTAL C NIVEL 2
Figura 10. Secciones Documentales. Fuente: elaboración propia.
30
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
SECRETARÍA GENERAL VICEMINISTERIO DE VICEMINISTERIO DE

MINISTERIO DE JUSTICIA PROMOCIÓN DE LA JUSTICIA POLÍTICA CRIMINAL Y
Y DEL DERECHO JUSTICIA RESTAURATIVA
SECRETARÍA GENERAL OFICINA ASESORA OFICINA ASESORA OFICINA DE CONTROL

JURÍDICA DE PLANEACIÓN INTERNO
OFICINA ASESORA GRUPO DE GRUPO DE DEFENSA GRUPO DE EXTINCIÓN

JURÍDICA ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS JURÍDICA DEL DOMINIO
8
SUBDIVISIÓN
7 DOCUMENTAL
1
POSICIÓN
DIFERENCIACIÓN SUBORDINADA
INTERIOR
CORRESPON-
6 DENCIA
CON SUBDI-
FUNCIONES
ESTABLECIDAS 2
VISIONES
PERTENENCIA
COMPETENCIAS SISTEMA
PROPIAS DE ARCHIVOS
5 INSERCIÓN
ORGANIZACIONAL
3
4
Figura 13. Características. Fuente: elaboración propia.
31
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
La etapa metodológica de análisis estructural funcionales (dependencias) responsables de

permite, igualmente, abordar otro aspecto que producir, recibir y conservar los documentos
resulta de capital importancia con el propósi- reconociendo y respetando el principio de
to fundamental de consolidar la clasificación procedencia, siendo necesario mencionar que
documental. solamente deben codificarse las dependen-
cias y/o grupos internos de trabajo creados
Dicho aspecto es la codificación de las sec- mediante la expedición de acto administrativo.
ciones y subsecciones documentales, permi-
tiendo identificar las unidades administrativas
EJEMPLO
El Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-, de
acuerdo con las disposiciones normativas consagradas en el Decreto 071 de 2010 (Enero
10), con el propósito fundamental de garantizar el cumplimiento de las funciones legal-
mente asignadas, tiene definida la siguiente estructura orgánica:
1. Junta Directiva
2. Dirección General
3. Oficina de Control Interno
4. Oficina de Docencia e Investigación
5. Subdirección Técnico Científica
6. Subdirección Administrativa y Financiera
7. Órganos de Asesoría y Coordinación
7.1 Comisión de Personal
7.2 Comité de Coordinación de Control Interno
Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-.
32
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
DIRECCIÓN GENERAL
OFICINA DE OFICINA DE DOCENCIA

CONTROL INTERNO E INVESTIGACIÓN
SUBDIRECCIÓN TÉCNICO SUBDIRECCIÓN

CIENTÍFICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
EJEMPLO
100- DIRECCIÓN GENERAL
110 - OFICINA DE 120 - OFICINA DE DOCENCIA

CONTROL INTERNO E INVESTIGACIÓN
200 - SUBDIRECCIÓN 300 - SUBDIRECCIÓN

TÉCNICO CIENTÍFICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
33
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
El Ministerio de Cultura, de acuerdo con las disposiciones normativas consagradas en el

Decreto 4827 de 2008 (Diciembre 24), con el propósito fundamental de garantizar el
cumplimiento de las funciones legalmente asignadas, tiene definida la siguiente estruc-
tura orgánica:
1. Despacho del Ministro

1.1 Oficina Asesora de Planeación
1.2 Oficina Asesora de Jurídica
2. Despacho del Viceministro
2.1 Oficina de Control Interno
3. Secretaría General
4. Dirección de Patrimonio
5. Dirección de Artes
6. Dirección de Comunicaciones
7. Dirección de Cinematografía
8. Dirección de Fomento Regional
9. Dirección de Poblaciones
10. Órganos Internos de Asesoría y Coordinación
10.1 Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo
10.2 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
10.3 Comisión de Personal
34
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
DESPACHO DEL MINISTRO
Grupo de Divulgación y Prensa Oficina Asesora de Planeación
Grupo de Emprendimiento Oficina Asesora Jurídica

Cultural
DESPACHO DEL VICEMINISTRO SECRETARíA GENERAL
Grupo Programa
Oficina de
Nacional de
Control Interno
Concertación
Grupo Programa Grupo de

Nacional de Infraestructura
Estímulos Cultural

ESPECIAL MUSEO NACIONAL ESPECIAL BIBLIOTECA
DE COLOMBIA NACIONAL DE COLOMBIA
Dirección de Dirección de Dirección de Dirección de Dirección de Dirección de

Patrimonio Artes Comunicaciones Cinematografía Fomento Regional Poblaciones
35
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
100 - DESPACHO DEL MINISTRO
110 - Oficina Asesora 120 - Oficina Asesora Jurídica

de Planeación
200 - DESPACHO 300 - SECRETARÍA GENERAL

DEL VICEMINISTRO
210 - Oficina de
Control Interno
400- UNIDAD ADMINISTRATIVA 500 - UNIDAD ADMINISTRATIVA

ESPECIAL MUSEO NACIONAL ESPECIAL BIBLIOTECA
DE COLOMBIA NACIONAL DE COLOMBIA
600 - Dirección de 700 - Dirección 800 - Dirección de 900 - Dirección de 1000 - Dirección de 1100 - Dirección de
Patrimonio de Artes Comunicaciones Cinematografía Fomento Regional Poblaciones
Dicha codificación es definida partiendo de la identificación y revisión, en primer de los actos

administrativos que determinan la estructura orgánica de una entidad, en segundo lugar, de do-
cumentos tales como manuales o instructivos del Sistema Integrado de Gestión o manuales o
instructivos del Sistema de Gestión de Calidad; y en tercer lugar, de organigramas (estructura
orgánica) que permiten identificar y analizar numéricamente la estructura jerárquica del fondo
documental (Fondo - Subfondo - Sección - Subsección).
Análisis funcional
El análisis funcional tiene como propósito, por una parte, establecer el ámbito de producción do-
cumental de las unidades administrativas funcionales (dependencias), determinando la iniciación
y la finalización de una acción administrativa y, por otra, determinar la relación existente entre las
36
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
funciones y los procesos, los procedimientos y los trámites desarrollados por las dependencias en
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Es importante mencionar que dicho análisis permite realizar la identificación de las series y subse-
ries documentales (Godoy y López, 2001; Gallego y López, 1991; Heredia, 1993; Cruz, 1996; Mesa
de Trabajo de Organización de Archivos Municipales, 1996; Romero, 1997; Consejo Internacional
de Archivos, 2000; La Torre y Martín, 2003; Acevedo, 2004 y Villaseca, 2012) (Figuras 13 y 14).
DEFINICIÓN
Una serie documental es un conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgá-
nico, responden a la misma funcion administrativa, eston sujetos al mismo tromite o use
administrativo y tienen caracteristicas similares en cuanto al contenido y, a menudo, en
cuanto al aspecto extemo. Olga Gallego Dominguez y Pedro Lopez Gómez, 1991
Una serie documental es el testimonio documental y continuado de actividades repetiti-

vas desarrolladas por un organ° en virtud de una funcion. Antonia Heredia Herrera, 1993
Una serie documental es un “conjunto de unidades documentales que testimonian una

actividad desarrollada por una persona o institucion en el ejercicio de una determinada
funcion y regulada por una misma norma de procedimientos. Mesa de Trabajo de Orga-
nizacion de Archivos Municipales, 1996
Una serie documental es un conjunto de documentos organizados de acuerdo con un

sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulacion, del mismo proceso archivistico, o de la misma actividad; que tienen una for-
ma particular; o como consecuencia de cualquier otra relacion derivada de su produccion,
recepcion o utilizacion. Consejo Internacional de Archivos, 2000
37
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

SERIE DOCUMENTAL A DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
SIMPLE (TIPO) A1 SIMPLE (TIPO) A2 SIMPLE (TIPO) A3 SIMPLE (TIPO) A4 SIMPLE (TIPO) A5

SERIE DOCUMENTAL B DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
SIMPLE (TIPO) B1 SIMPLE (TIPO) B2 SIMPLE (TIPO) B3 SIMPLE (TIPO) B4 SIMPLE (TIPO) B5
SERIE DOCUMENTAL C UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
SIMPLE (TIPO) C1 SIMPLE (TIPO) C2 SIMPLE (TIPO) C3 SIMPLE (TIPO) C4 SIMPLE (TIPO) C5
Figura 14. Serie documental - Unidades documentales simples. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
RESOLUCIÓN 001 RESOLUCIÓN 002 RESOLUCIÓN 003 RESOLUCIÓN 004 RESOLUCIÓN 005
RESOLUCIONES
ORDENANZAS 001 ORDENANZAS 002 ORDENANZAS 003 ORDENANZAS 004 ORDENANZAS 005
ORDENANZAS
ACUERDOS ACUERDOS 001 ACUERDOS 002 ACUERDOS 003 ACUERDOS 004 ACUERDOS 005
38
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
SERIE UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

DOCUMENTAL A COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE)

DOCUMENTAL B COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE) (EXPEDIENTE)

DOCUMENTAL C COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) C1 (EXPEDIENTE) C2 (EXPEDIENTE) C3 (EXPEDIENTE) C4 (EXPEDIENTE) C5
Figura 15. Serie documental - Unidades documentales complejas. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
HISTORIAS HISTORIA HISTORIA HISTORIA HISTORIA HISTORIA

LABORAL 001 LABORAL 002 LABORAL 003 LABORAL 004 LABORAL 005
LABORALES
CONTRATOS CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO

ESTATAL 001 ESTATAL 002 ESTATAL 003 ESTATAL 004 ESTATAL 005
ESTATALES
PROCESOS PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO

DISCIPLINARIO 001 DISCIPLINARIO 002 DISCIPLINARIO 003 DISCIPLINARIO 004 DISCIPLINARIO 005
DISCIPLINARIOS
39
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA

SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
DOCUMENTAL A A SIMPLE (TIPO) A1 A SIMPLE (TIPO) A2 A SIMPLE (TIPO) A3 A SIMPLE (TIPO) A4 A SIMPLE (TIPO) A5

SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
DOCUMENTAL B SIMPLE (TIPO) B1 SIMPLE (TIPO) B2 SIMPLE (TIPO) B3 SIMPLE (TIPO) B4 SIMPLE (TIPO) B5
SUBSERIE UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

DOCUMENTAL C SIMPLE (TIPO) C1 SIMPLE (TIPO) C2 SIMPLE (TIPO) C3 SIMPLE (TIPO) C4 SIMPLE (TIPO) C5
Figura 16. Subserie documental - unidades documentales simples. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE
ACTAS DE COMITÉ CONTRATACIÓN 001 CONTRATACIÓN 002 CONTRATACIÓN 003 CONTRATACIÓN 004 CONTRATACIÓN 005
DE CONTRATACIÓN
CIRCULAR CIRCULAR CIRCULAR CIRCULAR CIRCULAR

CIRCULARES INTERNA 001 INTERNA 002 INTERNA 003 INTERNA 004 INTERNA 005
INTERNAS
INVENTARIOS INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO INVENTARIO

DOCUMENTAL 001 DOCUMENTAL 002 DOCUMENTAL 003 DOCUMENTAL 004 DOCUMENTAL 005
DOCUMENTALES
40
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA

DOCUMENTAL A COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) A1 (EXPEDIENTE) A2 (EXPEDIENTE) A3 (EXPEDIENTE) A4 (EXPEDIENTE) A5

DOCUMENTAL B COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) B1 (EXPEDIENTE) B2 (EXPEDIENTE) B3 (EXPEDIENTE) B4 (EXPEDIENTE) B5

DOCUMENTAL C COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA COMPLEJA
(EXPEDIENTE) C1 (EXPEDIENTE) C2 (EXPEDIENTE) C3 (EXPEDIENTE) C4 (EXPEDIENTE) C5
Figura 17. Subserie documental - Unidades documentales complejas. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
CONTRATOS DE CONTRATOS DE CONTRATOS DE CONTRATOS DE CONTRATOS DE CONTRATOS DE

CONSULTORÍA 001 CONSULTORÍA 002 CONSULTORÍA 003 CONSULTORÍA 004 CONSULTORÍA 005
CONSULTORÍA
ACCIONES DE ACCIÓN DE ACCIÓN DE ACCIÓN DE ACCIÓN DE ACCIÓN DE

TUTELA 001 TUTELA 002 TUTELA 003 TUTELA 004 TUTELA 005
TUTELA
PLANES ESTRATÉGICOS PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL 001 INSTITUCIONAL 002 INSTITUCIONAL 003 INSTITUCIONAL 004 INSTITUCIONAL 005
INSTITUCIONALES
41
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
En el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social -DPS-, la Oficina Asesora

de Planeación, Monitoreo y Evaluación debe “Liderar, elaborar y ejercer la Secretaría Téc-
nica del Plan de Desarrollo Administrativo del Sector Administrativo de Inclusión Social
y Reconciliación y del Plan Sectorial de la Inclusión Social y Reconciliación”. En cum-
plimiento de dicha función son producidos diferentes documentos que se encuentran
relacionados con el desarrollo de las Reuniones de Trabajo, en primer lugar, del Comité
de Desarrollo Administrativo del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconcilia-
ción; y en segundo lugar, con el Comité Sectorial de la Inclusión Social y Reconciliación,
los cuales, deben ser organizados y conservados de acuerdo con el trámite del asunto
que los genera, es decir, de acuerdo con el desarrollo de las Reuniones de Trabajo de
los Comités. En consecuencia, la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación,
de acuerdo con las funciones asignadas para el cumplimiento de la misión institucional,
debe clasificar dentro de su producción de documentos la Serie Documental Actas. De
acuerdo con la función analizada anteriormente, la Serie Documental Actas se debe sub-
dividir, en primer lugar, en Actas del Comité de Desarrollo Administrativo del Sector Ad-
ministrativo de Inclusión Social y Reconciliación; y en segundo lugar, en Actas del Comité
Sectorial de la Inclusión Social y Reconciliación. El siguiente esquema permite ilustrar la
Clasificación Documental de la Serie Documental Actas y sus respectivas Subseries.
OFICINA PRODUCTORA Oficina Asesora de Planeación,

(PROCEDENCIA) Monitoreo y Evaluación
SERIE DOCUMENTAL (FUNCIÓN) Actas
Actas del Comité de Desarrollo
SUBSERIE DOCUMENTAL Administrativo del Sector
(ASUNTO ESPECÍFICO) Administrativo de Inclusión Social y
Reconciliación
SUBSERIE DOCUMENTAL Actas del Comité Sectorial de la
(ASUNTO ESPECÍFICO) Inclusión Social y Reconciliación
Fuente: Departamento Administrativo para la Prosperidad Social -DPS-.
42
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
EJEMPLO
En el Ministerio de Cultura, la Oficina Asesora de Planeación debe “Preparar los planes

y programas de la entidad y del sector y elaborar el anteproyecto de presupuesto que
en cada vigencia fiscal se requiera para su ejecución, atendiendo las directrices del Mi-
nisterio de Hacienda y Crédito Público y del Departamento Nacional de Planeación”. En
cumplimiento de dicha función son producidos diferentes documentos que se encuen-
tran relacionados con el Proceso de Formulación de Planes y Programas para el cumpli-
miento de los objetivos de la Entidad, los cuales, deben ser organizados y conservados
de acuerdo con el trámite del asunto que los genera, es decir, de acuerdo con el desa-
rrollo de las Sesiones de Trabajo de Planeación. En consecuencia, la Oficina Asesora de
Planeación, de acuerdo con las funciones asignadas para el cumplimiento de la misión
institucional, debe clasificar dentro de su producción de documentos la Serie Documen-
tal Planes y Programas. De acuerdo con la función analizada anteriormente, la Serie Do-
cumental Planes y Programas se debe subdividir, en primer lugar, en Planes de Acción;
en segundo lugar, en Planes Estratégicos Sectoriales; y en tercer lugar, en Planes Estra-
tégicos Institucionales. El siguiente esquema permite ilustrar la Clasificación Documental
de la Serie Documental Planes y Programas y sus respectivas Subseries.
OFICINA PRODUCTORA
Oficina Asesora de Planeación
(PROCEDENCIA)
SERIE DOCUMENTAL (FUNCIÓN) Planes y Programas
SUBSERIE DOCUMENTAL
Planes de Acción
(ASUNTO ESPECÍFICO
SUBSERIE DOCUMENTAL
Planes Estratégicos Sectoriales
(ASUNTO ESPECÍFICO)
SUBSERIE DOCUMENTAL
Planes Estratégicos Institucionales
(ASUNTO ESPECÍFICO)
43
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
GLOSARIO
Análisis estructural. etapa metodológica que y/o recibidos por las unidades administrativas
tiene como propósito fundamental identificar funcionales (dependencias) de una entidad y;
las agrupaciones documentales (secciones y en segundo lugar, el establecimiento de un
subsecciones) que se encuentran relacionadas sistema de ordenación lógico para garantizar
con los documentos producidos y/o recibidos la organización, conservación, control y recu-
por las unidades administrativas funcionales peración de los mismos.
(dependencias) de las organizaciones
Identificación de productores documentales.
Análisis funcional: etapa metodológica que etapa metodológica de la clasificación docu-
tiene como propósito, por una parte, esta- mental que tiene como propósito fundamen-
blecer el ámbito de producción documental tal identificar, analizar y comprender la natura-
de las unidades administrativas funcionales leza estructural del fondo documental.
(dependencias), determinando la iniciación
y finalización de una acción administrativa y, Sistema de clasificación funcional. sistema
por otra parte, establecer la relación existente de clasificación que permite agrupar los do-
entre las funciones y los procesos, procedi- cumentos producidos y/o recibidos reflejando
mientos y trámites desarrollados por las de- las acciones desarrolladas por las organizacio-
pendencias en cumplimiento de los objetivos nes, es decir, las funciones sustantivas y facili-
institucionales. tativas de las unidades administrativas funcio-
nales (dependencias).
Clasificación documental. operación archi-
vística que tiene como propósito, en primer Sistema de clasificación orgánico. sistema
lugar, la identificación y el agrupamiento siste- de clasificación que permite agrupar los do-
mático de los documentos que son producidos cumentos producidos y/o recibidos reflejando
44
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
la estructura orgánica de las organizaciones, Sistema de clasificación por asuntos o ma-

posibilitando establecer criterios de jerar- terias. sistema de clasificación que permite
quización que relacionan las subdivisiones agrupar los documentos producidos y/o reci-
de clasificación o categorías identificadas bidos, reflejando las temáticas o contenidos
con las unidades administrativas funcionales concretos y particulares desarrollados en los
(dependencias). mismos.
45
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
REFERENCIAS
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vo General de la Nación -AGN-.
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poder Ejecutivo Federal. Ciudad de México, México: Archivo General de la Nación -AGN-.
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Cruz, J. R. (1996). Manual de archivística. Madrid, España: Fundación Germán Sánchez Ruipérez /
Editorial Pirámide S. A.
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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
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Godoy, J., y López, Á. M. (2001). Cartilla de clasificación documental. Bogotá, Colombia: Archivo
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Heredia, H., A. (1991). Clasificación de un fondo de archivo. En: Archivística general: teoría y práctica
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49

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GESTIÓN

Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

Escuela Superior de Administración Pública Unidad didáctica

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 6

ETAPAS METODOLÓGICAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 25

RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

En la presente unidad didáctica, conscientes de la imperiosa necesidad de comprender que la

Palabras clave: análisis estructural, análisis funcional, identificación de productores, sistema de

COMPETENCIAS DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

Reconoce los sistemas y las etapas metodo-

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La clasificación documental, como operación Al respecto, es importante señalar que los

Por consiguiente, para la apreciación de un documento cualquiera es esencial saber

En lo que respecta a los sistemas de clasifi- considerar en la clasificación de los documen-

Figura 1. Criterios de clasificación documental. Fuente: elaboración propia.

Figura 2. Sistemas de clasificación documental. Fuente: elaboración propia.

Sistema de clasificación orgánico

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

Oficina Asesora Jurídica Oficina de Contratación

Oficina de Control Interno Oficina de Comunicaciones

Figura 3. Sistema de Clasificación Orgánico. Fuente: elaboración propia.

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD

Oficina Asesora Jurídica Oficina de Contratación

Oficina de Control Interno Oficina de Comunicaciones

Dirección de Dirección de Dirección de

Figura 4. Sistema de clasificación orgánico. Fuente: elaboración propia.

Complementando lo anterior, Schellenberg (1987); Mikelerena y Cruz (1998 y 1996), expresan lo

Los registros o documentos pueden estar, y generalmente lo están, agrupados para

Es importante mencionar que el sistema de significativo en el funcionamiento de las orga-

Sistema de clasificación funcional

UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIÓN A1 FUNCIÓN A2 FUNCIÓN A3 FUNCIÓN A4 FUNCIÓN A5

UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIÓN B1 FUNCIÓN B2 FUNCIÓN B3 FUNCIÓN B4 FUNCIÓN B5

UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIÓN C1 FUNCIÓN C2 FUNCIÓN C3 FUNCIÓN C4 FUNCIÓN C5

OFICINA ASESORA PLANIFICAR GENERAR ASESORAR Y REVISAR Y GENERAR REPRESENTAR

OFICINA ASESORA ASESORAR DESARROLLAR ESPACIOS DETERMINAR ESTRUCTURAR PLANIFICAR

DIRECCIÓN DE TALENTO FORMULAR, DIRIGIR DIRIGIR Y ORGANIZAR ORGANIZAR SUPERVISAR

Figura 5. Sistema de clasificación funcional. Fuente: elaboración propia.

FUNCIÓN A ACTIVIDAD A1 ACTIVIDAD A2 ACTIVIDAD A3 ACTIVIDAD A4 ACTIVIDAD A5

FUNCIÓN B ACTIVIDAD B1 ACTIVIDAD B2 ACTIVIDAD B3 ACTIVIDAD B4 ACTIVIDAD B5

FUNCIÓN C ACTIVIDAD C1 ACTIVIDAD C2 ACTIVIDAD C3 ACTIVIDAD C4 ACTIVIDAD C5

SUPERVISAR Y DIRIGIR ACTUALIZAR ORDENAR CONSERVAR REGISTRAR REPRESENTAR

DESARROLLAR PROCESO SOLICITAR ELABORAR ELABORAR REVISAR DOCUMENTOS SOLICITAR

APLICAR HERRAMIENTAS ELABORAR ELABORAR DEFINIR ENVIAR MEMORANDO CITAR REUNIÓN

Fuente: elaboración propia.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República -DAPRE- con el

1. Asesorar al Alto Consejero Presidencial para el Sector Privado y Competitividad en

2. Coordinar el funcionamiento del Sistema Nacional de Competitividad, Ciencia, Tec-

4. Articular la oferta institucional en materia de estructuración y ejecución de proyec-

5. Facilitar la alineación de las políticas nacionales y regionales de competitividad,

6. Realizar el seguimiento a las diferentes iniciativas centrales de la Agenda Nacional

7. Asesorar al Alto Consejero Presidencial para el Sector Privado y Competitividad en

8. Participar en el desarrollo de estrategias de innovación empresarial con las asocia-

10. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Fuente: Departamento Administrativo de la Presidencia de la República -Dapre-.

El Ministerio de Cultura con el propósito de garantizar su funcionamiento y el cumpli-

1. Asesorar al Ministro y a las demás dependencias, en el diseño y en la formulación de

2. Coordinar la preparación del plan de acción de las entidades adscritas y vinculadas