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Contabilità e bilancio 6/ed - Fabrizio Cerbioni, Lino Cinquini, Ugo Sostero

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

A partire dal primo gennaio 2019 l’Italia è entrata nell’era fiscale della fatturazione elettronica. Le
imprese, i professionisti, gli artigiani - titolari di partita Iva, residenti in Italia - possono emettere e
ricevere solamente fatture attive e passive in formato elettronico. Le fatture elettroniche richiedono
un inoltre formato speciale: l’XML. Tale formato consente all’Agenzia delle Entrate di verificare
l’autenticità e la correttezza formale e, quindi, di porsi come “schermo” nella consegna delle fatture,
attraverso il cd. Sistema di Interscambio centralizzato (SdI). Per le fatture elettroniche B2B (cioè tra
soggetti di diritto privato titolari di P.Iva) non è necessario che alla fattura sia apposta la firma
digitale dell’emittente, requisito invece obbligatorio nelle fatture indirizzate alla Pubblica
Amministrazione. Sono esonerati dall’obbligo di fattura elettronica i soggetti di minori dimensioni
che si avvalgono del “Regime di vantaggio” (D.l. 98/2011 e ss.mm.), del “Regime forfettario” (L.
190/ 2014 e ss.mm.), i produttori agricoli e le operazioni di commercio al minuto (D.P.R.
633/1972), le operazioni con soggetti esteri e tutti i soggetti che inviano i dati al Sistema della
Tessera Sanitaria, come medici, odontoiatri, oculisti, farmacisti, veterinari. La fattura potrà essere
emessa entro 10 giorni dalla consegna del bene o dalla prestazione del servizio, senza sanzioni.

1 – Il processo di fatturazione elettronica: le novità apportate dalla fatturazione elettronica non si


limitano all’introduzione di un nuovo formato per emettere le fatture attive, ma investono l’intero
processo di creazione, trasmissione, registrazione e conservazione delle stesse. Per essere emessa a
norma di legge, la fattura elettronica deve rientrare nella fattispecie di “documento informatico in
formato strutturato XML” (extensible markup language) e che la sua trasmissione avvenga
attraverso il sistema informatico sviluppato e gestito dall’Agenzia delle Entrate, che prende il nome
di Sistema di Interscambio (SdI), il quale si occupa:

 del controllo sull’autenticità e sulla correttezza formale del documento;


 del recapito al destinatario;
 della conservazione sostitutiva a norma di legge.

La registrazione a fini fiscali delle fatture elettroniche avviene con le stesse modalità previste dal
D.P.R. 633/1972 per quelle in formato cartaceo. Per quanto riguarda le modalità di conservazione, il
legislatore nazionale impone ai soggetti emittenti la conservazione sostitutiva delle le fatture
emesse in formato elettronico, mentre permette a coloro che emettono fatture in un formato diverso
dall’XML (cartaceo, oppure pdf/word) di scegliere la modalità di conservazione, ferma restando la
necessità che questi documenti garantiscano integrità, autenticità e leggibilità.

2 – Introduzione della fatturazione elettronica in Italia: la prima fase di adesione all’utilizzo


della fattura elettronica per le Pubbliche amministrazioni è iniziata il 6 dicembre 2013 su base
volontaria. Successivamente, dal 6 giugno 2014, i primi soggetti obbligati a ricevere esclusivamente
fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio sono stati: i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli
Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale. Tale obbligo è stato esteso a tutte le Pubbliche
Amministrazioni dal 31 marzo 2015. Lo scopo di questa prima adozione nel settore pubblico è il
potenziamento del monitoraggio della finanza pubblica e dei pagamenti dei soggetti che hanno
debiti insoluti nei confronti delle pubbliche amministrazioni. Queste sono tenute al pagamento delle
fatture ricevute solo se queste sono in formato elettronico e trasmesse attraverso SdI, permettendo
così alla Ragioneria Generale dello Stato un maggiore controllo del processo. Nei rapporti tra
operatori economici privati l’utilizzo della fattura elettronica è stato introdotto il 1° luglio 2016
come una procedura facoltativa che avrebbe portato ai soggetti aderenti una serie di incentivi. Dal
1° gennaio 2019 tutti i soggetti titolari di partita Iva (come sopra descritti) sono tenuti a emettere
esclusivamente fatture elettroniche.
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3 – Il file XML: il formato XMLè un metalinguaggio di markup, ossia un linguaggio che permette
a sua volta di definire altri linguaggi di markup. Una serie di regole sintattiche permette di
modellare la struttura dei dati abilitando qualunque dispositivo conforme alle specifiche a definire e
controllare il significato degli elementi di un documento o di un testo. Il suo funzionamento si basa
sui tag, ossia i demarcatori, che rappresentano i vari attributi contenuti nel file XML. Nel caso della
fattura alcuni tag sono, ad esempio, “Soggetto Emittente”, “Data”, “Numero”. Si tratta di un
linguaggio informatico il cui scopo è organizzare informazioni per renderle facilmente
comprensibili e condivisibili tra soggetti diversi che utilizzano lo stesso schema. È facilmente
interpretabile dai sistemi computeristici, consente di evitare l’inserimento manuale dei dati nel
sistema gestionale delle aziende ed, essendo un’estensione file estremamente leggera, agevola la
trasmissione e la conservazione dei dati.

4 – Requisiti formali: la struttura sintattica del file, ovvero lo schema di base da seguire per
inserire i dati, è l’unico aspetto formale imposto per legge (oltre al contenuto obbligatorio della
fattura dettato dal D.P.R. 633/72). Tale struttura sintattica è stata elaborata per poter rispondere a
tutte le casistiche presenti nel mercato intorno alla normativa sull’Imposta sul Valore Aggiunto (è
prevista, per esempio, la possibilità di inserire casi di esenzione, split payment e altri regimi IVA).
Per quanto riguarda le fatture destinate alle pubbliche amministrazioni è obbligatorio inserire il
codice univoco dell’ufficio (CUU o codice IPA – disponibile nell’indice delle Pubbliche
Amministrazioni). Anche per quanto riguarda la fatturazione tra privati è possibile utilizzare un
codice destinatario di sette cifre attribuito dal SdI a valle del processo di accreditamento del
soggetto.

5 – La trasmissione: è possibile inviare al destinatario le fatture elettroniche create unicamente


tramite il Sistema di Interscambio. I canali di dialogo con il SdI sono:

 la casella PEC, ovvero la posta elettronica certificata: consente l’invio di messaggi la cui
trasmissione ha valore legale assimilabile all’utilizzo di raccomandata con avviso di
ricevimento. Per utilizzare questo mezzo il soggetto deve avvalersi di un gestore di posta
elettronica certificata tra quelli inseriti nell’elenco presente nel sito web dell’Agenzia per
l’Italia digitale, i quali sono soggetti a vigilanza da parte della stessa Agenzia.
 SdiCoop, un servizio di trasmissione che utilizza i servizi di cooperazione applicativa
(web-services): richiede l’utilizzo di software specifici e permette di gestire varie fasi del
processo di fatturazione, come i messaggi di presa in carico del documento e di presenza
di errori nel file fattura, direttamente dal software di gestione aziendale se questo integra
i web-services.
 FTP, acronimo di File Transfer Protocol: è un protocollo che permette il trasferimento
di file tra client e server, previa autenticazione. Lo scambio avviene tramite uno spazio
comune, detto nodo, a cui sia il SdI sia il soggetto interessato si connettono, per
scambiarsi file attraverso due cartelle (una per i file in entrata e una per quelli in uscita).
 l’invio tramite web, accedendo all’area “fatture e corrispettivi” del proprio cassetto
fiscale sul sito web dell’Agenzia delle Entrate: è possibile caricare il file fattura
direttamente nel sito e inviarlo al destinatario indicandone il contatto o il numero di
partita Iva. Questo sistema prevede l’intervento manuale del soggetto e non è integrabile
con sistemi esterni.

Quando il file viene ricevuto correttamente, il SdI verifica: coerenza e validità del contenuto; la
presenza della partita IVA e/o del codice fiscale del cessionario o del committente; la nomenclatura
e unicità del file; le dimensioni e la validità della firma digitale nel caso di fatture verso la PA. Nel
caso in cui venga riscontrato un errore, il sistema procede entro cinque giorni a comunicare
all’emittente il mancato superamento dei controlli e il codice dell’errore riscontrato, in modo che
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quest’ultimo possa provvedere alla corretta (ri)emissione della fattura scartata. Una volta superati i
controlli, il SdI invia delle notifiche sullo stato del documento: la prima riguarda la presa in carico
da parte del sistema e conferma la ricezione da parte del SdI, la seconda (ricevuta di consegna)
comunica l’avvenuta consegna al destinatario al codice destinatario o l’indirizzo Pec indicato in
fattura o, nel caso in cui il cessionario o committente si sia registrato preventivamente, attraverso il
canale che ha prescelto. È questo il momento in cui la fattura si ritiene emessa. Non è sufficiente
perciò che il file fattura superi i controlli, ma anche che il sistema sia riuscito a recapitare la fattura
al destinatario.

5 – La conservazione sostitutiva: la conservazione delle fatture elettroniche è la fase più delicata


dell’intero processo: il formato elettronico si pone oggi ancora come rischioso nel garantire la
durabilità nel tempo dei principi di autenticità, integrità e leggibilità. In merito ai documenti
aziendali per i quali è prevista la conservazione, la normativa prevede in via generale che questi
debbano essere conservati per 10 anni; in questo obbligo rientrano anche le fatture elettroniche. Le
fatture elettroniche possono essere conservate in qualsiasi stato membro dell’Unione Europea,
purché sia munito di uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza, che vengano
rispettate le norme di tenuta e conservazione previste dalla normativa italiana e che venga
costantemente garantito l’accesso e il controllo dei documenti alle autorità competenti. Durante
l’intero periodo di conservazione è necessario che il file mantenga i requisiti essenziali richiesti
dalla normativa europea e italiana: autenticità, integrità e leggibilità. Con autenticità dell’origine si
intende che deve essere certa l’identità sia del soggetto che emette sia di quello che riceve la fattura.
Il requisito dell’integrità del contenuto richiede che le informazioni presenti in fattura, soprattutto la
parte obbligatoria ai fini dell’imposizione dell’Imposta sul Valore Aggiunto, non vengano alterate
in nessuna fase successiva alla trasmissione. La leggibilità del documento impone che la fattura
debba poter essere letta e consultata nel tempo.