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NRIF AA017373

IDCOMP UNI ENV 13269:2002 - 01-03-2002 - Manutenzione - Linee guida per la preparazione dei contratti di manutenzione

ITEM3 MANUTENZIONE

NORMA TECNICA UNI ENV 13269:2002


DATA 01/03/2002
AUTORI MANUTENZIONE

TITOLO Manutenzione - Linee guida per la preparazione dei contratti di manutenzione


Maintenance - Guideline on preparation of maintenance contracts

SOMMARIO La presente norma sperimentale è la versione ufficiale in lingua italiana della norma
europea sperimentale ENV 13269 (edizione aprile 2001). La norma offre una guida per la
preparazione di contratti per opere di manutenzione.

TESTO DELLA NORMA


CLASSIFICAZIONE ICS 03.080.10
CLASSIFICAZIONE ARGOMENTO GENERALE

GRADO DI COGENZA Sperimentale


STATO DI VALIDITA' In vigore

RIFERIMENTI INTERNAZIONALI

LINGUA Italiano
PAGINE 13
PREZZO EURO Non Soci 32,00 Euro - Soci 16,00 Euro
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E' vietato l'uso in rete del singolo documento e la sua riproduzione. E' autorizzata la stampa per uso interno

Manutenzione
NORMA ITALIANA Linee guida per la preparazione dei contratti di UNI ENV 13269
S P E R I M E N TA L E manutenzione

MARZO 2002
Maintenance
Guideline on preparation of maintenance contracts

NORMA EUROPEA SPERIMENTALE


CLASSIFICAZIONE ICS 03.080.10

SOMMARIO La norma offre una guida per la preparazione di contratti per opere di
manutenzione.

RELAZIONI NAZIONALI

RELAZIONI INTERNAZIONALI = ENV 13269:2001


La presente norma sperimentale è la versione ufficiale in lingua italiana
della norma europea sperimentale ENV 13269 (edizione aprile 2001).

ORGANO COMPETENTE Commissione "Manutenzione"

RATIFICA Presidente dell’UNI, delibera del 5 febbraio 2002

UNI © UNI - Milano


Ente Nazionale Italiano Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte del presente documento
di Unificazione può essere riprodotta o diffusa con un mezzo qualsiasi, fotocopie, microfilm o altro, senza
Via Battistotti Sassi, 11B il consenso scritto dell’UNI.
20133 Milano, Italia

Gr. 5 UNI ENV 13269:2002 Pagina I


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PREMESSA NAZIONALE
La presente norma costituisce il recepimento, in lingua italiana, del-
la norma europea sperimentale ENV 13269 (edizione aprile 2001),
che assume così lo status di norma nazionale italiana sperimentale.
La traduzione è stata curata dall’UNI.
La Commissione "Manutenzione" dell’UNI segue i lavori europei
sull’argomento per delega della Commissione Centrale Tecnica.
La scadenza del periodo di validità della ENV 13269 è stata fissata
inizialmente dal CEN per aprile 2004. Eventuali osservazioni sulla
norma devono pervenire all’UNI entro aprile 2003.

Le norme UNI sono revisionate, quando necessario, con la pubbli-


cazione di nuove edizioni o di aggiornamenti.
È importante pertanto che gli utilizzatori delle stesse si accertino di es-
sere in possesso dell’ultima edizione e degli eventuali aggiornamenti.
Si invitano inoltre gli utilizzatori a verificare l’esistenza di norme UNI
corrispondenti alle norme EN o ISO ove citate nei riferimenti normativi.

Le norme sperimentali sono emesse, per applicazione provvisoria, in campi in cui viene
avvertita una necessità urgente di orientamento, senza che esista una consolidata espe-
rienza a supporto dei contenuti tecnici descritti.
Si invitano gli utenti ad applicare questa norma sperimentale, così da contribuire a fare
maturare l'esperienza necessaria ad una sua trasformazione in norma raccomandata.
Chiunque ritenesse, a seguito del suo utilizzo, di poter fornire informazioni sulla sua appli-
cabilità e suggerimenti per un suo miglioramento o per un suo adeguamento ad uno stato
dell'arte in evoluzione è pregato di inviare, entro la scadenza indicata, i propri contributi
all'UNI, Ente Nazionale Italiano di Unificazione.

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INDICE

INTRODUZIONE 1

1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2

2 RIFERIMENTI NORMATIVI 2

3 TERMINI E DEFINIZIONI 2

4 ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE E FASI DEL CONTRATTO


DI MANUTENZIONE 3
4.1 Attività pre-contrattuali ........................................................................................................................... 3
4.2 Attività contrattuali .................................................................................................................................... 3

5 STRUTTURA E CONTENUTO CONTRATTUALE PROPOSTO 4


5.1 Intestazione .................................................................................................................................................. 4
5.2 Obiettivo ......................................................................................................................................................... 4
5.3 Definizioni per il contratto ..................................................................................................................... 4
5.4 Scopo dei lavori ......................................................................................................................................... 4
5.5 Accordi tecnici............................................................................................................................................. 6
5.6 Accordi commerciali ................................................................................................................................ 7
5.7 Accordi organizzativi ............................................................................................................................... 8
5.8 Accordi legali ............................................................................................................................................ 10

BIBLIOGRAFIA 13

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Manutenzione
PRENORMA EUROPEA Linee guida per la preparazione dei contratti di ENV 13269
manutenzione

APRILE 2001

Maintenance
EUROPEAN PRESTANDARD Guideline on preparation of maintenance contracts

Maintenance
PRÉNORME EUROPÉENNE Guide de préparation des contrats de maintenance

Instandhaltung
EUROPÄISCHE VORNORM Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen

DESCRITTORI

ICS 03.080.10

La presente norma europea sperimentale (ENV) è stata approvata dal CEN,


come norma per applicazione provvisoria, il 12 marzo 2001.
Il periodo di validità della presente norma ENV è limitato inizialmente a 3 anni.
I membri del CEN saranno invitati dopo 2 anni a sottoporre i loro commenti, in
particolare per quanto riguarda la sua trasformazione da ENV a norma europea.
I membri del CEN sono tenuti a rendere nota l’esistenza della presente
ENV nello stesso modo utilizzato per una EN e a renderla prontamente di-
sponibile a livello nazionale in una forma appropriata. È possibile mantene-
re in vigore, contemporaneamente alla ENV, norme nazionali contrastanti,
fino alla decisione finale sulla possibile conversione da ENV a EN.
I membri del CEN sono gli Organismi nazionali di normazione di Austria,
Belgio, Danimarca, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Islanda,
Italia, Lussemburgo, Norvegia, Paesi Bassi, Portogallo, Regno Unito, Re-
pubblica Ceca, Spagna, Svezia e Svizzera.

CEN
COMITATO EUROPEO DI NORMAZIONE
European Committee for Standardization
Comité Européen de Normalisation
Europäisches Komitee für Normung
Segreteria Centrale: rue de Stassart, 36 - B-1050 Bruxelles

© 2001 CEN
Tutti i diritti di riproduzione, in ogni forma, con ogni mezzo e in tutti i Paesi, sono
riservati ai Membri nazionali del CEN.

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PREMESSA
La presente norma europea sperimentale è stata elaborata dal Comitato Tecnico CEN/TC 319
"Manutenzione", la cui segreteria è affidata al DIN.
Alla presente norma europea deve essere attribuito lo status di norma nazionale, o me-
diante pubblicazione di un testo identico o mediante notifica di adozione, entro
ottobre 2001, e le norme nazionali in contrasto devono essere ritirate entro ottobre 2001.
In conformità alle Regole Comuni CEN/CENELEC, gli enti nazionali di normazione dei se-
guenti Paesi sono tenuti a recepire la presente norma europea: Austria, Belgio, Danimar-
ca, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Islanda, Italia, Lussemburgo, Norvegia,
Paesi Bassi, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Spagna, Svezia e Svizzera.

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INTRODUZIONE
È impossibile dare un prezzo al valore che i possessori di beni (secondo la definizione
della EN 13306:2001) ricevono facendo un’adeguata manutenzione. La corretta
manutenzione salvaguarda il valore del capitale investito ed assicura il conseguimento
della disponibilità richiesta.
Inoltre, la crescita dello sviluppo tecnico ed economico fa aumentare anche la domanda di
servizi di manutenzione a contratto sia a livello nazionale sia tra nazioni diverse.
È perciò importante che i contratti di manutenzione siano redatti in maniera strutturata e
attenta.
Lo scopo della presente norma sperimentale consiste nel:
- promuovere i rapporti tra società e assuntore di nazioni diverse e produrre un
documento chiaro tra la società e l’assuntore per i servizi di manutenzione;
- migliorare la qualità dei contratti di manutenzione al fine di minimizzare le
controversie e le rettifiche;
- incentrare l’attenzione sullo scopo dei servizi di manutenzione e identificare le
alternative per la loro fornitura;
- offrire assistenza e consulenza per la stesura e negoziazione di contratti di
manutenzione e per stabilire gli accordi in caso di controversia;
- identificare i tipi di contratto di manutenzione e dare suggerimenti relativi
all’attribuzione dei diritti e obblighi tra le parti, inclusi i rischi;
- semplificare il confronto tra contratti di manutenzione.
Il presente documento è semplicemente uno strumento di lavoro rivolto alle parti che
desiderano stipulare un contratto di manutenzione. Offre argomentazioni che non sono
esaustive e che le parti possono o meno includere, escludere, modificare e adattare al
proprio rapporto contrattuale.
Il presente strumento di lavoro non vincola le parti all’utilizzo di alcun elemento del
presente documento.
Non tutti i punti discussi in queste linee guida sono applicabili a qualsiasi contratto.
Ogni singolo contratto dovrebbe essere redatto e negoziato in base alle necessità,
tenendo in considerazione i requisiti derivanti dal lavoro richiesto sui beni da sottoporre a
manutenzione, le parti coinvolte e tutte le leggi e regole applicabili.
La norma sperimentale assiste l’utente mediante i seguenti punti:
- Punto 4 “Attività di manutenzione e fasi del contratto di manutenzione” offre una
panoramica strutturata dei possibili servizi di manutenzione offerti o richiesti. Si
propone di consigliare le attività che possono essere richieste per la preparazione di
un contratto e che precedono la sottoscrizione di accordi, nonché quelle attività che
possono insorgere durante il periodo di validità di un eventuale contratto.
- Punto 5 “Struttura e contenuto”, offre una lista di controllo standard da utilizzare
durante la stesura di contratti di manutenzione ed altri elementi importanti per il
contenuto.
Quando si utilizza la norma sperimentale si dovrebbe seguire un approccio a tre fasi:
- Fase 1: La società dovrebbe decidere quali servizi di manutenzione svolgere
internamente e quali appaltare; ossia, quali servizi di manutenzione dovrebbero
essereacquistatidaunterzoedesserepertantoassoggettatiauncontrattodimanutenzione;
- Fase 2: All’eventuale decisione di appaltare una parte o tutta la manutenzione segue
uno stadio di pre-qualificazione ed è durante questo periodo che la società identifica
un eventuale assuntore o più assuntori aventi le caratteristiche per eseguire i lavori;
- Fase 3: Il contratto può essere redatto sotto la guida della presente norma
sperimentale e l’assuntore selezionato o in base al prezzo di negoziazione o tramite
gara d’appalto.

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1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE


La presente norma sperimentale offre una guida per la preparazione di contratti per lavori
di manutenzione.
Può essere applicata a:
- rapporti tra società/assuntore di nazioni diverse e nazionali;
- attività di manutenzione e tutti i servizi ad essa connessi inclusa la pianificazione, la
gestione e il controllo dei lavori;
- qualsiasi componente, fatta eccezione per il software informatico, a meno che il
software non debba essere gestito come parte integrante o unitamente
all’apparecchiatura tecnica.
La norma non:
- fornisce moduli standard per contratti di manutenzione;
- stabilisce diritti e obblighi tra società e assuntore.

2 RIFERIMENTI NORMATIVI
La presente norma europea sperimentale rimanda, mediante riferimenti datati e non, a
disposizioni contenute in altre pubblicazioni. Tali riferimenti normativi sono citati nei punti
appropriati del testo e vengono di seguito elencati. Per quanto riguarda i riferimenti datati,
successive modifiche o revisioni apportate a dette pubblicazioni valgono unicamente se
introdotte nella presente norma europea sperimentale come aggiornamento o revisione.
Per i riferimenti non datati vale l’ultima edizione della pubblicazione alla quale si fa
riferimento (compresi gli aggiornamenti).
EN ISO 8402 Quality management and quality assurance - Vocabulary
(ISO 8402:1994)
EN 13306:2001 Maintenance terminology

3 TERMINI E DEFINIZIONI
Ai fini della presente norma europea sperimentale, si applicano i termini e le definizioni
della EN 13306:2001, unitamente alle seguenti definizioni aggiuntive.

3.1 certificazione: Procedura attraverso la quale una terza parte garantisce per iscritto che un
prodotto, processo o servizio è conforme ai requisiti specificati.

3.2 assuntore: Parte contraente (per esempio organizzazione, joint venture, ecc.) che ha
accettato di assumersi la responsabilità di fornire un determinato servizio di manutenzione
e di ottenere, se specificato, subappalti come da contratto.
Nota Può includere la fornitura di un servizio di consulenza.

3.3 società: Il destinatario di un servizio di manutenzione fornito dall’assuntore.

3.4 luogo di manutenzione: Località in cui deve essere eseguito il lavoro di manutenzione.
Nota In caso di manutenzione remota località dell’assuntore da cui parte l’operazione.

3.5 lavoro di manutenzione: Gamma d’attività di manutenzione elementari svolte per un


determinato fine.
Nota Esempi sono la sostituzione e la riparazione.

3.6 luogo di funzionamento: Area, entro confini definiti, in cui l’elemento da sottoporre a
manutenzione deve funzionare.

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3.7 subappaltatore: Organizzazione nominata da entrambe le parti a contratto e responsabile


nei confronti dell’assuntore di eseguire l’opera o i servizi che consentono l’adempimento
del contratto principale.

3.8 verifica del contratto: Processo atto a stabilire se sono stati raggiunti i requisiti previsti dal
contratto di manutenzione.

4 ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE E FASI DEL CONTRATTO DI MANUTENZIONE


Le attività possono essere in generale suddivise tra quelle necessarie prima della
sottoscrizione del contratto e quelle necessarie dopo la sottoscrizione del contratto.

4.1 Attività pre-contrattuali


Consistono nelle azioni che precedono e che sono necessarie al fine della preparazione
del contratto.
Si tratta di attività che possono comprendere:
- identificazione dei servizi di manutenzione richiesti;
- preparazione di una politica di manutenzione e di una strategia per la sua
implementazione;
- decisione di provvedere alla manutenzione internamente o di appaltarla a terzi;
- decisione relativa al tipo di contratto di manutenzione che può essere appropriato e
preparazione delle specifiche richieste;
- identificazione degli assuntori che sono in grado di adempiere ai lavori richiesti;
- preparazione del contratto;
- richiesta di offerte d’appalto e/o negoziazione della parte economica;
- valutazione delle offerte d’appalto ricevute e individuazione dell’assegnatario del
contratto.

4.2 Attività contrattuali


Consistono nelle azioni che devono essere svolte da parte dell’assuntore e in quelle che
devono essere svolte da parte della società in seguito alla sottoscrizione del contratto.
Le parti dovrebbero intrattenere tra loro un sufficiente rapporto atto a garantire la normale
gestione del contratto.
Le azioni dell’assuntore possono includere:
- impiego di risorse umane, fornitura di materiale ed apparecchiature per il
completamento del lavoro richiesto dal contratto. Ciò può includere la suddivisione
del lavoro in compiti distinti;
- preparazione di un programma di lavoro e sua esecuzione in accordo con tale
programma e con i requisiti contrattuali;
- fornitura della capacità gestionale necessaria per il controllo di ogni fase del
programma e della forza lavoro;
- inoltro di richieste di pagamento;
- capacità di gestire possibili modifiche contrattuali.
Le azioni della società possono includere:
- controllo del budget contrattuale e convalida delle richieste di pagamento esposte
dall’assuntore;
- accordarsi su eventuali lavori aggiuntivi che possono rendersi necessari o su altre
variazioni al contratto;
- capacità gestionale dell’intera attività e dei requisiti di assicurazione qualità per
garantire che l’assuntore soddisfi i requisiti del contratto;
- verifica dell’esecuzione del contratto;
- pagamento.

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5 STRUTTURA E CONTENUTO CONTRATTUALE PROPOSTO


Questo punto riporta una lista di riscontro degli elementi importanti per un contratto di
manutenzione e del loro contenuto. Possono essere inclusi anche altri elementi.

Elementi del contratto Intenzione Contenuto proposto


5.1 Intestazione Identificazione del contratto e delle parti. Ragione sociale delle parti, indirizzi, dettagli di
registrazione, identità dei firmatari del contratto,
titolo dei firmatari.

L’intestazione dovrebbe includere la nozione di


"accordo per la fornitura di servizio di manuten-
zione".

Ulteriori specificazioni dovrebbero essere


riportate in un sottotitolo.
5.2 Obiettivo Il documento contrattuale dovrebbe iniziare con Dichiarazioni specifiche delle intenzioni
la definizione dell’intendimento generale delle concordate delle parti contraenti.
parti.

La prefazione facilita l’interpretazione del Evitare frasi generiche.


contratto in caso di controversia e la
formulazione di emendamenti in caso di future Denominare il tipo di contratto.
varianti del contratto.

La descrizione dell’intendimento generale delle


parti e dei fini del contratto può essere
importante soprattutto per i contratti a lungo
termine qualora il mutare delle condizioni
rendesse necessario apportare rettifiche al
contratto.
5.3 Definizioni per Nel settore della manutenzione vengono Termini tecnici, commerciali e legali di maggior
il contratto spesso utilizzati molti termini con significati interesse.
diversi o ambigui. Si dovrebbe pertanto definire
il loro significato in modo vincolante per Si raccomanda l’uso delle norme nazionali,
entrambe le parti. europee o internazionali adottate piuttosto che
definizioni proprie delle parti.

Per il riferimento alle definizioni si dovrebbe


specificare il tipo, il nome, la data e la fonte della
norma.

Esempio: EN 13306:2001 “Maintenance


terminology”.
5.4 Scopo dei lavori
5.4.1 Luogo di Descrizione dell’area in cui l’elemento da Descrizione specifica a seconda dei casi:
funzionamento sottoporre a manutenzione deve funzionare. • Paese;
• città;
• edificio;
• macchinario, apparecchiatura;
• sezione di processo;
• ecc.
5.4.2 Luogo di Descrizione specifica del luogo in cui devono Descrizione specifica a seconda dei casi:
manutenzione essere svolti i lavori da parte dell’assuntore. • Paese;
• città;
• edificio;
• macchinario, apparecchiatura;
• sezione di processo;
• ecc.

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(Continua)

Elementi del contratto Intenzione Contenuto proposto


5.4.3 Contenuto I lavori da eseguire da parte dell’assuntore Tutti i lavori che devono essere eseguiti per
dovrebbero essere descritti in modo chiaro contratto dovrebbero essere descritti in modo
(cosa e quando) e, se necessario, quelli esclusi chiaro.
dallo scopo.
La descrizione dei lavori può includere le
seguenti informazioni:
• fasi che devono essere svolte;
• risultato desiderato;
• obiettivi misurabili per risultato;
• strumenti, mezzi, tecniche che devono essere
applicate;
• requisiti di sicurezza che devono essere
rispettati;
• data, ora, periodo o frequenza di esecuzione
di un lavoro;
• elementi da sottoporre a manutenzione;
• condizione di funzionamento o d’uso;
• qualifica dei lavoratori;
• ecc..

Programmazione (diagrammi di flusso,


procedure operative).

Generalmente la descrizione dello scopo dei


lavori richiede parecchie pagine ed è pertanto
consigliabile riunire questa sezione in una
appendice al contratto.
5.4.4 Tempi Fissare il programma durante il quale devono • Programma (quali lavori devono essere
essere eseguiti i lavori. eseguiti in quali date, dopo quali ricorrenze o
entro quali periodi di frequenza);
• tempo minimo e/o massimo tra la richiesta
della società e l’inizio dell’opera;
• data o orari di completamento entro i quali
dovrebbero essere eseguiti i lavori;
• ecc.
5.4.5 Impedimento Definire i casi e le conseguenze del • Impedimenti, motivazioni per variazioni del
sopravvenire di impedimenti. programma e/o data di completamento dei
lavori:
• obblighi di informazione reciproca;
• procedura per il raggiungimento di un accordo
sulle modifiche;
• conseguenze (costo, altre variazioni al
contratto);
• ecc.
5.4.6 Ritardo Definire il ritardo di completamento del lavoro e Definizione: il ritardo si verifica quando un
le possibili conseguenze. lavoro non viene completato entro i tempi o la
data stabiliti per contratto.

Esempi di diritto di rescissione dal contratto:


• rifiuto di una richiesta di estensione
ragionevole dei tempi contrattuali;
• se un tempo di estensione non è accettabile
per la società perché non rientra nei propri
programmi;

indennizzo in caso di mancato adempimento.


L’ammontare dell’indennizzo può dipendere
dalla natura o dal grado di mancato
adempimento;

penale (vedere 5.6.4)

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Elementi del contratto Intenzione Contenuto proposto


5.5 Accordi tecnici
5.5.1 Verifica Dare informazioni specifiche sulle condizioni/ Obiettivo e condizioni misurabili.
requisiti che devono essere rispettati per
l’accettazione dell’opera da parte della società. L’informazione dovrebbe includere:
• chi verifica (possibile delega);
• come viene effettuata la verifica (procedure);
• quando viene effettuata la verifica (data della
verifica dello stato di avanzamento, verifiche
intermedie);
• cosa viene verificato (parte dei lavori);
• modalità di accettazione;
• ecc.
5.5.2 Informazioni Per l’esecuzione dei lavori di manutenzione è Dovrebbe essere inserita una lista di controllo
tecniche spesso necessario che l’assuntore riceva (in un allegato per esempio) di tutte le
informazioni sulle condizioni nelle quali si informazioni tecniche che il cliente e l’assuntore
trovano i beni che devono essere sottoposti a devono scambiarsi, (vedere prEN 13460:1999
manutenzione. “Maintenance - Documents for maintenance”).
Definire da parte di chi (assuntore, società),
È possibile che durante l’esecuzione dei lavori come (mezzi di registrazione, procedure,
venga modificato lo stato delle apparecchiature correzione errori), quando (data, ora) e che tipo
e il cliente deve esserne informato. di informazioni (lavoro eseguito, ricambi
installati, straordinari, ritardi, danni riparati, ecc.)
devono essere scambiate.

Possibile trasmissione di informazioni tecniche


a terzi.
5.5.3 Parti di Indicare la strategia di fornitura di parti di Informazioni raccomandate:
ricambio/ ricambio, materiali tecnici e materiali generici • responsabilità della fornitura;
materiali secondo le necessità. • proprietà;
tecnici e • qualità richiesta;
materiali • origine della fornitura (originale o no);
generici • responsabilità e luogo di stoccaggio:
- utilizzo del magazzino, della società o
dell’assuntore,
- procedura per il reintegro dei ricambi ...,
- conseguenze di mancata ordinazione o
ritardo di ordinazione da parte della società,
- modifiche dei pezzi di ricambio e software
integrato,
- conseguenze di mancata ordinazione di
nuovo software da parte della società;
• disponibilità e tempi di consegna;
• ecc.
Se necessario, dovrebbe essere incluso un
elenco di parti di ricambio o ricambi importanti.

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Elementi del contratto Intenzione Contenuto proposto


5.6 Accordi commerciali
5.6.1 Prezzi Indicazioni relative al compenso finanziario Per i contratti di manutenzione possono essere
dell’assuntore per l’esecuzione dei lavori di utilizzati i seguenti schemi di prezzo
manutenzione. singolarmente o combinati:
• prezzo forfettario;
• tariffa oraria;
• preventivo più prezzo di costo;
• prezzo basato sulla prestazione e o incentivo;
• listino prezzi;
• prezzo unitario;
• ecc.
I prezzi possono essere fissi o variabili.
Indipendentemente dallo schema di prezzo
scelto il contratto dovrebbe stabilire quali oneri
sono inclusi nei prezzi:
• tasse, oneri e tributi;
• assicurazione;
• spese di viaggio, alloggio, rimborsi;
• trasporto;
• costi di mobilitazione/smobilitazione;
• materiali e parti di ricambio;
• costi di riproduzione documenti;
• costi dei sistemi informativi;
• collegamento a un indice o altre formule di
adeguamento del prezzo;
• ecc.
5.6.2 Termini di Specificare le condizioni che possono influire Condizioni:
pagamento sui pagamenti effettuati o rivendicati come da • valuta di pagamento;
contratto. • metodo di fatturazione;
• descrizione degli elementi o lavori di cui si
richiede il pagamento;
• riduzione di prezzo per pronto pagamento;
• penalità per ritardo di pagamento;
• trattenuta di pagamento;
• pagamenti in contanti;
• data di scadenza pagamento;
• scadenze pagamenti;
• ecc.
5.6.3 Garanzie Definizione dei diritti della società e degli • cosa garantisce l’assuntore;
obblighi dell’assuntore in caso di mancata • periodo di garanzia;
esecuzione da parte dello stesso come da • decorrenza del periodo di garanzia;
contratto. • procedura per la presentazione della richieste
di garanzia (limite di tempo);
• obblighi degli assuntori e diritti dei clienti;
(possono differire in base all’insorgenza del
reclamo; danno, riparazione, prezzo,
riduzione, risarcimento);
• trasferimento di garanzia;
• ecc.
5.6.4 Penali/danni Specificare penali/danni definiti da pagare in • ammontare o formula per il calcolo;
liquidati caso di non conformità agli accordi contrattuali • elemento base;
• casi;
• prova necessaria;
• limite massimo;
• ecc.
5.6.5 Incentivi Specificare gli incentivi da pagare in caso di • ammontare o formule per il calcolo;
completamento anticipato, riduzione di costi, • elemento base;
aumento del profitto netto. • casi;
• prova necessaria;
• limite massimo;
• ecc.

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(Continua)

Elementi del contratto Intenzione Contenuto proposto


5.6.6 Assicurazioni Descrivere eventuali assicurazioni che • Cosa (rischi coperti);
possono essere richieste per contratto o per • chi (parte responsabile di provvedervi e
legge, qual è la parte che dovrà provvedervi e beneficiario dell’assicurazione se diverso);
quali sono le procedure. • come (giustificazione dell’assicurazione,
ammontare minimo di assicurazione,
trattenuta);
• procedure in caso di danno.
Indicare tutte le assicurazioni che possono
essere necessarie, chi è la parte responsabile
di provvedervi quando possono essere
esercitate e le relative procedure;
• ecc.
5.6.7 Garanzia Descrivere eventuali garanzie finanziarie che • Tipo di garanzia (condizioni in cui può essere
finanziaria possono essere necessarie per salvaguardare stipulata una garanzia per esempio deposito,
la società o l’assuntore. garanzia bancaria, cauzioni...);
• data o evento fino al quale è valida o deve
essere valida la garanzia;
• quando, in quali condizioni può essere
riscosso il pagamento della garanzia;
• ammontare;
• ecc.
5.7 Accordi organizzativi
5.7.1 Condizioni di Il contratto dovrebbe specificare le Elenco di servizi ecc. e di mezzi da fornire da
esecuzione responsabilità richieste da ciascuna parte per parte di ciascuna parte contraente, per esempio:
consentire l’esecuzione del lavoro di • servizi;
manutenzione. • spazio di immagazzinaggio;
• energia, acqua, ecc.;
• strumenti speciali;
• parti di ricambio;
• misure necessarie per consentire allo staff di
manutenzione di lavorare, spostarsi, trasferirsi,
permessi di lavoro;
• condizioni e ambiente di lavoro;
• integrazione con i lavori di manutenzione da
effettuarsi da parte del cliente;
• requisiti di orari di lavoro;
• ecc.
5.7.2 Salute e Specificare le misure per soddisfare le norme Indicare:
sicurezza di legge sulla salute e sicurezza o altre regole • le presenti norme di salute e sicurezza
di protezione dei lavoratori e/o delle persone in richieste per legge;
genere. • le regole di sicurezza specifiche delle parti
contrattuali (per esempio piano d’emergenza
per impianto/sito e analisi della valutazione dei
relativi rischi);
• l’addestramento richiesto e i permessi per i
dipendenti dell’assuntore;
• la predisposizione di misure protettive
(indumenti, vaccinazioni, stato di salute);
• ecc.
5.7.3 Protezione Specificare eventuali misure di protezione Predisporre per:
ambientale dell’ambiente. • gestione rifiuti e smaltimento rifiuti;
• prevenzione dell’inquinamento (liquido, gas,
materiali solidi e rumore).

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5.7.4 Protezione Specifiche per la salvaguardia della proprietà Provvedere a:
dall’accesso non autorizzato e dal danno. • requisiti speciali delle apparecchiature;
• sicurezza delle informazioni e sistemi di
gestione dati;
• documentazione delle misure di sicurezza;
• autorizzazioni/permessi di accesso;
• riservatezza: come proteggere le informazioni;
• ecc.
5.7.5 Assicurazione Definire le misure atte ad assicurare la qualità Richiesta di:
qualità dei servizi di manutenzione. • sistema di qualità dell’assuntore;
• requisiti di verifiche ispettive (audit);
• esperienza e qualifiche del personale;
• trasferimento di conoscenze tra le parti;
• indicatori di qualità;
• piano di qualità (come definito nella EN ISO 8402);
• ecc.
5.7.6 Supervisione/ Provvedere alla gestione del contratto, Definire:
gestione supervisione dei lavori e collaborazione tra le • persone da contattare tra le parti;
parti e altri assuntori. • nominare un responsabile di contratto e un
supervisore che rappresentino ciascuna parte.
Il responsabile di contratto è responsabile
dell’intero programma di manutenzione;
• relativo organigramma.
Nomina dei subappaltatori
• possibilità per la società di richiedere
all’assuntore di fornirgli i nomi dei lavoratori
che vengono utilizzati per il lavoro;
• richiedere al responsabile del contratto di
tenere il giornale dei lavori;
• ecc.
5.7.7 Registrazioni Tenere le prove di eventi e circostanze Gli eventi principali riguardanti gli accordi
(documentazione) riguardanti l’esecuzione del contratto. contrattuali devono essere registrati:
• cosa - lavoro eseguito, parti di ricambio
installate, tempo impiegato, straordinari,
mancanze, impedimenti, ritardi ecc.;
• da chi - assuntore, società, delegati;
• quando - data, ora esatta e durata della
ricorrenza;
• come - mezzi di registrazione, procedure,
testimonianze;
• ecc.

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5.8 Accordi legali
5.8.1 Diritti di Definire proprietà e diritti d’uso dei rispettivi • Informazione dell’esistenza di tali diritti
proprietà/ diritti esistenti o che possono derivare connessi al contratto:
diritti d’autore dall’esecuzione del contratto. - diritti e limitazioni d’uso;
- diritti e limitazioni di trasferimento di tali diritti
Dovrebbero riguardare la proprietà industriale, o di fornire le relative informazioni a persone
(brevetti, progetti, marchi), i metodi, la proprietà non autorizzate.
dei beni, i diritti d’autore. • Diritti derivanti dall’esecuzione del contratto:
- chi è il possessore (possibilità di proprietà
congiunta);
- chi tiene l’archivio (procedure legali, quali
Paesi e periodo);
- diritti e restrizioni da fissare tra le parti (uso,
trasferimento, pubblicazioni).
• Specificare i diritti di ciascuna parte per la
proprietà di atti quali:
- documenti;
- informazioni;
- diritti d’autore.
• Conseguenze particolari di inadempimento
degli obblighi secondo questa clausola;
- che parte deve agire, come, chi,
informazione, procedure legali;
- costi emergenti.
• Validità di queste clausole oltre i termini del
contratto.
5.8.2 Riservatezza Come proteggere e garantire il corretto uso di Argomenti:
informazioni riservate. • notifica e indicazione sulle informazioni
confidenziali;
• restrizioni relative all’uso, accesso, permessi;
• restrizioni di trasmissione, nei limiti consentiti
• obblighi del ricevente;
• obblighi da trasferire ai dipendenti del
ricevente;
• conseguenze (speciali) in caso di violazione di
questa clausola;
• validità di questa clausola dopo la scadenza
del contratto;
• ecc.
5.8.3 Forza Definire i casi e le conseguenze di forza • Elenco dei casi;
maggiore maggiore. • informazione o obblighi;
• discontinuità dei lavori;
• protezione dei lavori già eseguiti;
• ripresa dei lavori;
• costi aggiuntivi (che parte supporta o
condivide i costi aggiuntivi);
• obbligo delle parti di intraprendere azioni per
minimizzare i costi aggiuntivi;
• possibile recesso dal contratto, se la forza
maggiore dura un certo periodo;
• ecc.
5.8.4 Responsabilità Definire le responsabilità di danni causati da • Risarcimento di terze persone per lesioni o
una parte o dai propri dipendenti durante morte e per danni alla loro proprietà;
l’esecuzione del contratto. • per danno alla proprietà delle parti (se
possibile si dovrebbe concordare un limite di
risarcimento);
• procedure legali;
• ecc.

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5.8.5 Composizione Stabilire da parte di chi, dove e come devono • Negoziazione, conciliazione;
delle essere composte le controversie. • accordarsi se una procedura arbitrale è
controversie richiesta e vincolante per entrambe le parti;
• arbitrato:
- arbitri (numero, qualifica, nomina),
- luogo dell’azione giudiziaria,
- procedure legali;
• corte:
- foro competente (tipo, luogo);
• ecc.
5.8.6 Motivi e Stabilire i motivi e le procedure per cessazione Definire i vari motivi:
formalità di o rescissione. • scadenza del tempo concordato:
cessazione o - informazione scritta da parte di entrambe le
rescissione parti (se d’accordo);
• una parte dà l’informativa:
- periodo minimo di contratto,
- periodo/ora di inoltro dell’informativa, data di
scadenza;
• periodo di estensione del contratto se non
viene data alcuna notizia;
- data di scadenza,
- quali lavori e pagamenti devono essere
effettuati entro la data di scadenza;
• di comune accordo:
- data di scadenza,
- lavori da eseguire entro una data
concordata,
- data/e di scadenza pagamenti in essere;
• ecc.
5.8.7 Documenti Definire quali documenti comprende il contratto • Documenti, enumerazione di eventuali
contrattuali e qual è il loro grado di priorità. documenti, che comprendono diritti e obblighi
delle parti come concordato;
• grado di priorità, per esempio:
- l’accordo, denominato il contratto
(principale) (conferma d’ordine ecc.),
- articoli prezzati e condizioni di pagamento,
- piani, disegni, progetti e descrizioni tecniche,
- norme tecniche,
- termini di contrattazione speciale,
- termini di contrattazione standard;
• ecc.
5.8.8 Variazione, Definire i principali atti formali. • Modulo dell’integrazione o modifica (scritta o
integrazioni e mezzi di registrazione);
modifiche del • persone autorizzate alla sottoscrizione (per
contratto esempio responsabili di progetto);
• ecc.
5.8.9 Possibili Come e a chi l’assuntore può assegnare gli • Cosa (il contratto per intero o in parte);
attribuzioni e obblighi e/o diritti. • a chi (qualifica dell’assegnatario, persone
subappaltatori Definire quando e come l’assuntore può escluse) e come (accordo);
nominare dei subappalti. • responsabilità, notifica, cancellazione;
• successione giuridica relativa a un partner
contrattuale;
• procedura per l’accettazione del
subappaltatore e approvazione dei termini di
pagamento, se richiesti da leggi o regole;
• ecc.

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5.8.10 Legge Stabilire il Paese la cui legge deve essere • Quale legge (nazionale, federale) viene scelta
applicabile applicata al contratto per la determinazione dalle parti;
della sua interpretazione e risoluzione delle • le parti devono osservare le leggi e le regole
controversie. obbligatorie applicabili nel luogo in cui viene
eseguito il lavoro;
• ecc.
5.8.11 Lingua Stabilire la lingua che deve essere utilizzata, • Lingua di corrispondenza, documentazione
applicabile qualora il contratto sia scritto in più lingue, in tecnica e altre comunicazioni tra le parti.
caso di questioni legate alla corretta
interpretazione.
5.8.12 Validità del Definire i prerequisiti e/o le condizioni per la • Data o termine di validità del contratto;
contratto validità del contratto nonché le procedure • periodo per il rinnovo;
legali, qualora il contratto sia o divenga • impegno delle parti ad attenersi al contratto
invalidato dal mancato rispetto delle relative qualora la legge ne causi l’invalidità parziale o
leggi. totale;
• ecc.
5.8.13 Notifica Assicurarsi che vengano impartite o • I mezzi di trasmissione;
confermate tutte le istruzioni e comunicazioni • elenco degli argomenti da notificare;
entro un determinato limite di tempo. • contenuto richiesto;
• limite di tempo per la notifica.
5.8.14 Data del Indicare la data di quando è stato firmato il • Dove e quando è stato firmato;
contratto contratto (principale). • data entro la quale devono essere compilati
eventuali allegati che formano parte del
contratto;
• ecc.

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BIBLIOGRAFIA
prEN 13460:1999 Maintenance - Documents for maintenance

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Ente Nazionale Italiano La pubblicazione della presente norma avviene con la partecipazione volontaria dei Soci,
di Unificazione dell’Industria e dei Ministeri.
Via Battistotti Sassi, 11B Riproduzione vietata - Legge 22 aprile 1941 Nº 633 e successivi aggiornamenti.
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