INFORME

Actividades que se desarrollan en un proceso de compras

El proceso de compras tiene como función la adquisición de las materias primas o insumos
con los cuales la organización funciona. De ahí su importancia en la gestión de la calidad,
ya que el departamento de compras es una entrada para muchos de los procesos, tanto
misionales como de apoyo de la organización. Su gestión impacta directamente a los
resultados que busca la organización.
I. Identificar los productos críticos a comprar:
Los productos críticos son los que impactan directamente al cuerpo de la
organización, hay que identificar sus características y con base a eso saber cuál es el
nivel de criticidad, a que proceso pertenece, Y qué cantidades son necesarias.
II. Definir las especificaciones del producto a comprar:
La empresa debe tener claramente definidas las especificaciones de los productos
compra, fundamentalmente las de aquellos que afectan en mayor medida a la
calidad del producto que fabrica o el servicio que brindan.
III. Planear las compras:
Está relacionado con el pronóstico de demanda definido, se establece un
cronograma de compras donde estará evidenciado el producto, las cantidades, y el
momento en que se debe hacer la compra.
IV. Evaluar y seleccionar al proveedor:
La organización debe evaluar al proveedor en función de su capacidad para
suministrar productos o servicios. Debe de tener unos criterios establecidos, por
ejemplo, la ubicación del proveedor, certificaciones requeridas, si es un proveedor
oficial, entre otras.
V. Realizar el trámite de compra:
Ya siendo seleccionado el proveedor, se procede a elaborar la orden de compra, y se
debe tener la autorización del ordenador del gasto para la aprobación del pedido.
VI. Verificar el producto comprado:
Los productos que han sido entregados por los proveedores, deben ser
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización.
VII. Reevaluar proveedores:
El proveedor será reevaluado para definir como ha sido su desempeño a través del
periodo de tiempo, y el resultado de esta reevaluación se define si este continua,
debe mejorar o se va. Esta reevaluación debe hacerse por lo menos una cada año.
VIII. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora):
Se debe de medir el proceso de compras para determinar qué acciones correctivas y
de mejora se deben tomar para que contribuyan al mejoramiento continuo de la
organización.
 DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRA
INTERNOS
Orden de compra
La requisición
Informes de recepción
Aprobación de compra
Indicadores de compra
ESTERNOS
Requisitos legales de los proveedores.
Normas internacionales de
estandarización de los productos.
Manuales de operación de los equipos
adquiridos.
Factura legal del proveedor