GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR

Son aquellos gastos causados en un periodo contable pero que a la fecha de corte no se han
reconocido.

A pesar de esto, esos gastos deben reconocerse como gastos del periodo independientemente de la
fecha de pago, elaborando una NOTA DE CONTABILIDAD, para el asiento de ajuste correspondiente.

Ejemplo

Álfa Ltda. Paga por concepto de arrendamiento de sus oficinas la suma de $2,000.000 mensuales. Al 30
de noviembre de año 06 no ha efectuado el pago de arrendamiento por este mes.

A pesar de no tener el desembolso por este gasto, debe reconocerse como un gasto operacional del mes
de noviembre. Para ello es necesario elaborar una NOTA DE CONTABILIDAD que permita efectuar
dicho ajuste de la siguiente manera:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

NOV. 30 512010 GASTOS OPERACIONALES 2.000.000

CUENTAS POR PAGAR
233540 ARRENDAMIENTOS 2.000.000

Con este ajuste esta reconociéndose el gasto operacional por arrendamiento del mes de noviembre que
a la fecha esta pendiente de pago.

Existe gastos que deben causarse en varios periodos pero su pago debe efectuarse en un periodo
posterior.

Álfa Ltda obtiene en septiembre 1 de año 01 un préstamo de una entidad Financiera por valor de
5,000.000 con un plazo de un año pagadero en cuotas trimestrales, interese del 24% anual trimestre
vencido.

El registro contable será el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

SEPT 1 110505 CAJA 5.000.000

210510 OBLIGACIONES FINANCIERAS 5.000.000

Las condiciones pactadas para este préstamo indican que al final del trimestre se deben pagar los
intereses. Es necesario, entonces, efectuar, el asiento de ajuste para registrar al final de cada mes los
intereses causados, afectando los resultados de este ejercicio de la siguiente forma:

Cálculo de los intereses para el mes de septiembre

Capital $ 5,000.000
Intereses 24% anual pagadero por trimestre vencido.

Para el primer mes

$5,000.000 x 24% x 30/360 = $100,000

El registro contable será el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

SEPT 30 530520 GASTOS NO OPERACIONALES 100.000

INTERESES BANCARIOS
233505 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
INTERESES 100.000

Para cada uno de los meses hasta que se cubra el valor del préstamo, deben efectuarse

Los asientos de ajuste correspondientes a la causación de los intereses

Para el mes de octubre:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

OCT 31 530520 GASTOS NO OPERACIONALES 100.000

INTERESES BANCARIOS
233505 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
INTERESES 100.000

Para el mes de noviembre:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

NOV 30 530520 GASTOS NO OPERACIONALES 100.000

INTERESES BANCARIOS
233505 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
INTERESES 100.000

En este momento ya se ha causado el valor de los intereses correspondientes al primer trimestre, fecha
en la cual debe pagarse la primera cuota de capital más los intereses.

Valor del préstamo $5,000.000 dividido en cuatro trimestres, da $1,250.000 de cuota trimestral.

Los registros contables son:

Pago de la primera cuota de capital.

 FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

DIC 1 210510 OBLIGACIONES FINANCIERAS 1250.000

111005 BANCOS 1.250.000

Pago de los intereses.

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

DIC 1 233505 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 300.000

111005 INTERESES
300.000
BANCOS

Como puede observarse en estos registros de ajuste efectuados durante el primer trimestre , se
afectaron los resultados de cada mes y se acusaron los intereses en el mes que realmente se han
causado, independientemente del mes en le cual se efectué el pago evitando sobreestimar las utilidades.

Efecto de los ajustes en gastos acumulados

Reconocer un gasto causado que a la fecha de corte no se ha pagado, tiene en los estados financieros
los siguientes efectos:

En el estado de resultados un incremento en las cuentas de gastos, disminuyendo la utilidad

operacional del ejercicio si es un gasto operacional o la utilidad antes de impuestos, si es un gasto no
operacional.

En el balance general un incremento de los pasivos al reconocer un costo o gasto por pagar.

Ingresos Causados por Recibir

Cuando el ente económico ha prestado sus servicios durante un periodo contable, y al final de mismo
aun no se ha facturado o enviado la cuenta de cobro respectiva, el valor del servicio debe reconocerse
como ingresos operacionales del periodo.

Ejemplo

Álfa Ltda, presto servicios de asesoría financiera y contable durante el mes de noviembre del año 06 a
industrias metálicas Ltda., por valor de $2.000.000 al 30 de noviembre no se ha enviado la factura
respectiva.

Como este servicio fue prestado por Álfa Ltda. Durante el mes de noviembre, la empresa debe
reconocer este valor como un ingreso operacional para ese mes y debe elaborar el siguiente ajuste:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

NOV. 30 130505 CUENTAS POR COBRAR 2.000.000

CLIENTES
INGRESOS OPERACIONALES
2.000.000
HONORARIOS

La empresa Álfa Ltda. Otorga a uno de sus empleados un préstamo por un valor de $500.000 el día 15
de octubre del año 06 con un interés del 30% anual pagadero junto con el capital a dos meses de plazo.
El registro inicial es el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

OCT.15 136525 CUENTAS POR COBRAR 500.000

EMPLEADOS
111005 BANCOS 500.000

Al finalizar octubre la empresa debe reconocer los interese pagados durante el mes por este préstamo
calculado de la siguiente forma:

Intereses: $500.000 x 30% x 15/360 = $6.250

El registro contable es el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

OCT.31 134110 INGRESOS POR COBRAR 6.250

INTERESES
421005 INGRESOS NO OPERACIONALES
INTERESES 6.250

Al 30 de noviembre se deben reconocer los interese ganados durante el mes; el cálculo de los interese
será:

$ 500,000 x 30% x30/360 = $12,500

El registro contable será el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

NOV.30 134510 INGRESOS POR COBRAR 12.500

INTERESES
421005 INGRESOS NO OPERACIONALES
INTERESES 12.500

Como el préstamo era por un término de dos meses, el vencimiento era el 15 de diciembre. El calculo de
los intereses y el pago en esa fecha tendrán los siguientes registros:

Intereses $ 5,000.000 x 30% x15/360 = $ 6,250

El registro contable será:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

DIC.15 134510 INGRESOS POR COBRAR 6.250

INTERESES
421005 INGRESOS NO OPERACIONALES
INTERESES 6.250
El empleado deberá pagar entonces:

Valor préstamo
Interese de los dos
meses

El registro contable será el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

DIC.15 110505 CAJA 525.000

136525 CUENTAS POR COBRAR
EMPLEADOS 500.000
421005 CUENTAS POR COBRAR
INTERESES 25.000

Los registros efectuados permiten conocer los interese ganados por la empresa en cada uno de los
meses, a pesar de que el pago solamente se efectúa el 15 de diciembre.

En caso de NO efectuarse los asientos de ajuste para cada mes el estado de resultados

En su valor de ingresos NO OPERACIONALES quedaría subestimado, lo cual generaría una utilidad

incorrecta.

Efecto de los ajustes por ingresos acumulados

El reconocimiento de los ingresos acumulados en el periodo en el que realmente se hayan realizado,

tienen los siguientes efectos en los estados financieros:

En el estado de resultados un aumento de los ingresos operacionales y no operacionales,

incrementando la utilidad del ejercicio.

En el balance se origina un incremento en las cuentas por cobrar a clientes si es operacional o en los
ingresos por cobrar, si no es operacional.

Las normas de contabilidad permiten presentar los activos, bienes o derechos de la empresa por su
verdadero valor de realización.

Por eso, al finalizar el ejercicio se deben constituir las provisiones necesarias para ello. En ejemplo, las
cuentas por cobrar presentan un riesgo de pérdida estimado en el 2%, por lo cual se debe efectuar el
siguiente ajuste:

Saldo en cuentas por cobrar $12.250.000

Provisión por estimar 2%
Cálculo de la provisión: $12.250.000 x 2% = $245.000
El registro contable será el siguiente:

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

DIC 31 519905 Gastos Operacionales

Provisión para cuentas malas 245.000
Provisión para cuentas malas 245.000

El valor neto en libros después del ajuste por la provisión calculada al cierre de diciembre quedará así:

Valor cuentas por cobrar $12.250.000

Menos: Provisión para cuentas malas 245.000
Valor neto en libros $12.005.000

Una vez efectuados todos los registros de los ajustes, se procede a trasladar esa información a la hoja
de trabajo en la columna de ajustes.

Después de registrar los ajustes se procede a determinar el estado de resultados o de ganancias o

pérdidas, trasladando los saldos ajustado de las cuentas de resultados; en la columna de los débitos se
registran los saldos de las cuentas de egresos o gastos y en la de los créditos los saldos de las cuentas
de ingresos.

La sumatoria de estas dos columnas determinará si la empresa obtuvo utilidades o pérdidas. Si la

sumatoria de los créditos es mayor que los débitos, significa que los ingresos son mayores; por tanto, el
resultado es utilidad. Si la sumatoria de los débitos o egresos es mayor, entonces la empresa obtuvo en
ese período pérdidas.

Asientos de Cierre

La cancelación de las cuentas de resultado, como se vio, consiste en la cancelación de los saldos de las
cuentas d ingresos y egresos contra la cuenta de ganancias y pérdidas, de lo cual queda un saldo
correspondiente a la utilidad del ejercicio, utilidad antes de impuestos, que se traslada a la columna del
balance general en la columna de los créditos.

Una vez canceladas las cuentas de resultado con los cierres, quedarán solamente con saldos las
cuentas reales o de balance, que en la hoja de trabajo se trasladan a la columna del balance general con
sus correspondientes saldos, débitos o créditos, dependiendo de l naturaleza d3e la cuenta, con
excepción de las cuentas de depreciaciones acumuladas que son cuentas del grupo del activo pero son
de naturaleza crédito y que sirven para determinar el valor neto en libros de esos activos.

Los registros serán los siguientes:

Cancelación de las cuentas de ingresos

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

DIC 31 41 Ventas 35.820.000

421005 Ingresos no operacionales intereses 45.000
415505 Ingresos no operacionales arrendamiento 600.000
590505 Pérdidas y ganancias 36.465.000
Cancelación de las cuentas de egresos

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

DIC 31 590505 Ganancias y pérdidas 32.051.433

417501 Devolución en ventas 237.000
Gastos operacionales
510506 Sueldos 6.250.000
512010 Arrendamientos 3.450.000
513525 Servicios Públicos 820.000
519530 Papelería y útiles 189.000
519910 Provisión para cuentas malas 245.000
516015 Gastos -Depreciación equipo de oficina 70.833
516015 Gastos- Depreciación muebles y enseres 48.333
516035 Gastos Depreciación vehículos 366.667
530520 Gastos no operacionales 674.600
Intereses
613524 Costo de ventas 19.700.00

Cancelación de la cuenta ganancias y pérdidas

Todas las empresas, obligatoriamente (en Colombia), deben efectuar un cierre al 31 de diciembre de
cada año; y así, comenzar al 1º. de enero con las cuentas del estado de resultados en cero.

Una vez cerradas todas las cuentas de gastos e ingresos y que sus saldos se encuentran en la cuenta
ganancias y pérdidas, esta última debe saldarse. Si en el período los ingresos superan a los costos y
gastos, significa que la empresa ha generado utilidades; por consiguiente, la cuenta ganancias y
pérdidas arrojará un saldo crédito. Si su saldo es débito, la empresa tuvo pérdida.

FECHA CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

DIC 31 590505 Ganancias y pérdidas 4.413.567

360501 Utilidad del ejercicio 4.413.567