MANUAL DE CONTABILIDAD GENERAL

CAPITULO 1

ASPECTOS GENERALES DE LA TEORIA CONTABLE Y SU IMPORTANCIA

EN EL ENTORNO EMPRESARIAL
INTRODUCCIÓN

En el ámbito financiero empresarial es conveniente definir algunos conceptos

generales, que sirvan como preámbulo y justificación, para el desarrollo de la
teoría contable, lo mismo que sus objetivos y los beneficios que representa su
implementación y utilización para las personas que son los usuarios y
desarrolladores de la información financiera.
Por lo anterior concluimos las razones y los elementos que han dado origen al
diseño de mecanismos que estructuren información financiera adecuada para
las empresas, consideradas como el punto de partida del desarrollo económico
de la sociedad y los individuos que la integran. Partimos de definiciones de
perfil jurídico, administrativo o económico, de modo que al integrar los diversos
elementos, se pueda lograr una conceptualización general desde el punto de
vista financiero, que cubra las expectativas y perfile el desarrollo de los
componentes técnicos que luego serán analizados y concluidos en forma
individual.
OBJETIVOS ESPECIFICOS DE APRENDIZAJE

Al terminar este capítulo los estudiantes estarán en condiciones de:

 Establecer la definición general de empresa.

 Conocer los criterios y elementos que determinan las clases de

empresas en Colombia.

 Identificar los componentes fundamentales que tiene la actividad

empresarial.

 Establecer la definición general de contabilidad o sistema contable

financiero.

 Concluir las relaciones implícitas que tienen el desarrollo de las

actividades empresariales con la ciencia contable y sus objetivos.

 Determinar la importancia de la utilización de la teoría contable para las

empresas.

 Identificar las transacciones, operaciones o negocios de las empresas

como materia prima de la actividad contable.

 Definir las cuentas como instrumento técnico para el trabajo contable y

el reconocimiento de las transacciones.

 Identificar los componentes y características generales de las cuentas y

su importancia como elemento principal de los informes financieros.

 Establecer la clasificación básica de las cuentas de acuerdo con los

objetivos que persiguen en su utilización.

 Reconocer y definir la partida doble como principio técnico fundamental

de la teoría contable.
LAS EMPRESAS Y LA CONTABILIDAD
Partiendo de las diversas definiciones, clasificaciones, elementos que las
conforman y finalidades que se les atribuyen, tanto a las empresas como a la
contabilidad, planteamos a continuación en forma separada para cada término
lo que consideramos relevante en el desarrollo conceptual que nos ocupa y que
nos permitirá concluir no solo la íntima relación que tienen desde el punto de
vista práctico, sino la importancia o existencia indispensable de la una respecto
a la otra.
Definiciones de Empresa
“Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la
producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o
para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o
mas establecimientos de comercio” (Art. 25 Código de Comercio).

“La empresa es la unidad económico-social con fines de lucro, en la que el

capital, recursos materiales, el trabajo y la dirección se coordinan para llevar a
cabo una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien
común. Los elementos necesarios para formar una empresa son los Factores
Productivos: Capital, Trabajo y Recursos Materiales. En general, se entiende
por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y
materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien,
la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador
que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos
para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa
combina naturaleza y capital” (Wikipedia Página web).

En Administración la empresa es el grupo social en el que a través de la

Administración de capital y el trabajo se producen bienes y servicios, tendientes
a la satisfacción de las necesidades de la sociedad (Dirección general de
Política de las PYME, Ministerio de Industria de España).

En Derecho es una entidad jurídica creada con ánimo de lucro y está sujeta al
Derecho mercantil, de las actividades que desarrolla se derivan derechos y
obligaciones para ellas y los particulares con que se relacionan.

En Economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de

satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos
materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores
de producción, capital y trabajo.

Como definición general podemos decir que las empresas son entes o
unidades económicas, jurídicas y administrativas, conformadas por bienes,
personas y capital, que nacen para cubrir necesidades sociales por medio de la
comercialización o circulación de bienes y servicios, con el objetivo además de
generar riqueza para quienes las conforman y dando cumplimiento en el
desarrollo de sus actividades a requerimientos legales que permiten su control
y la medición de las operaciones que realizan.
Clasificaciones

Según la actividad o giro

 Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la

producción de bienes mediante la transformación de la materia o
extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
o Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos
naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este
tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras,
petroleras, etc.
o Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima
en productos terminados, y pueden ser:
 De consumo final. Producen bienes que satisfacen de
manera directa las necesidades del consumidor. Por
ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos, aparatos
eléctricos, etc.
 De producción. Estas satisfacen a las de consumo final.
Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.
 Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su
función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden
clasificarse en:
o Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.

o Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.

o Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

 Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su

vez se clasifican en:
o Transporte

o Turismo

o Instituciones financieras

o Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)

o Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable,

administrativo)
o Educación

o Finanzas

o Salubridad

Según la forma jurídica

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus
propietarios. Podemos distinguir:

 Empresas individuales: si sólo pertenece a una persona. Estas

empresas generalmente responden frente a terceros de manera limitada,
es decir, la responsabilidad va sólo hasta el monto del aporte para su
constitución, como es el caso de las empresas unipersonales y las
S.A.S., que adicionalmente representan para quienes las crean,
beneficios fiscales y de otros perfiles de obligación legal. Es la forma
más sencilla de establecer un negocio y suelen ser en principio
empresas pequeñas o de carácter familiar, sin embargo para la
obtención de beneficios económicos y estímulos a la generación de
empleo y por los componentes de emprendimiento y fomento
empresarial que dieron origen a las S.A.S. éstas han desplazado en
gran número a las empresas de responsabilidad limitada, ya que
muchas tomaron la decisión de transformarse convirtiéndose en S.A.S. y
de este modo obtendrán los beneficios temporales que se crearon
exclusivamente para ellas.
 Empresas asociativas o sociedades: constituidas por varias personas.
Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad
colectiva, la sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad
limitada y las Sociedades por Acciones Simplificadas que pueden ser
individuales si su propietario es una sola persona o sociedades con más
de un accionista como lo indica su nombre.
 Las entidades sin ánimo de lucro.
 Las asociaciones, corporaciones civiles, uniones temporales y
consorcios que jurídicamente no son consideradas empresas pero que
tienen derechos y responsabilidades que son inherentes a ellas.

Según su dimensión

No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una

empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir
el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de
ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más
utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio es uno de los
que clasifica las empresas en tres grupos de acuerdo con el proceso de
convergencia contable hacia NIC-NIIF en Colombia:

 Micro empresas: si poseen 10 o menos trabajadores.

 Pequeñas y Medianas empresas: si tienen un número entre 11 y 200
trabajadores.
 Grandes empresas: si poseen más de 200 trabajadores.

Según su ámbito de actuación

En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad,

se pueden distinguir
 1. Empresas locales
2. Regionales
3. Nacionales
4. Multinacionales
5. Transnacionales
6. Mundial

Según la procedencia de capital

1. Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas

particulares (empresa familiar si es la familia, empresa
autogestionada si son los trabajadores, etc.)
2. Empresa pública: si el capital y el control está en manos del
Estado
3. Empresa mixta: si la propiedad es compartida, parte de
particulares y parte del Estado.

Finalidades económicas y sociales

 Finalidad económica externa, que es la producción de bienes o

servicios para satisfacer necesidades de la sociedad.

 Finalidad económica interna, que es la obtención de un valor

agregado para remunerar a los integrantes de la empresa. A unos en
forma de utilidades o dividendos y a otros en forma de sueldos, salarios
y prestaciones. Esta finalidad incluye la de abrir oportunidades de
inversión para inversionistas y de empleo para trabajadores. Se ha
discutido mucho si una de estas dos finalidades está por encima de la
otra. Ambas son fundamentales, están estrechamente vinculadas y se
debe tratar de alcanzarlas simultáneamente. La empresa está para
servir a los hombres de afuera (la sociedad) y a los hombres de adentro
(sus integrantes).

 Finalidad social externa, que es contribuir al pleno desarrollo de la

sociedad, tratando que en su desempeño económico no solamente no
se vulneren los valores sociales y personales fundamentales, sino que
en lo posible se promuevan.

 Finalidad social interna, que es contribuir, en el seno de la empresa, al

pleno desarrollo de sus integrantes, tratando de no vulnerar valores
humanos fundamentales, sino también promoviéndolos.

La empresa, además de ser una célula económica, es una célula social. Está
formada por personas y para personas. Está insertada en la sociedad a la que
sirve y no puede permanecer ajena a ella. La sociedad le proporciona la paz y
el orden garantizados por la ley y el poder público; la fuerza de trabajo y el
mercado de consumidores; la educación de sus obreros, técnicos y directivos;
los medios de comunicación y la llamada infraestructura económica. La
empresa recibe mucho de la sociedad y existe entre ambas una
interdependencia inevitable. Por eso no puede decirse que las finalidades
económicas de la empresa estén por encima de sus finalidades sociales.
Ambas están también indisolublemente ligadas entre sí y se debe tratar de
alcanzar unas, sin detrimento o aplazamiento de las otras.

Esto es lo que conocemos como responsabilidad social empresarial, el rol que

la empresa tiene para con la sociedad que va más allá de la mera producción y
comercialización de bienes y servicios, sino que también implica el asumir
compromisos con los grupos de interés para solucionar problemas de la
sociedad. En el Portal de RSC de Chile podemos encontrar una enumeración
de los beneficios concretos y tangibles que significa para la empresa:

 Un incremento de la productividad, ya que el trabajador está a gusto

en la empresa y se le capacita para que lo haga cada vez mejor;
 Mejoramiento de las relaciones con los trabajadores, el gobierno y
con las comunidades a nivel regional y nacional;
 Un mejor manejo en situaciones de riesgo o de crisis, ya que se
cuenta con el apoyo social necesario;
 Sustentabilidad en el tiempo para la empresa y para la sociedad,
dado que RS fortalece el compromiso de los trabajadores, mejora su
imagen corporativa y la reputación de la empresa, entre otros.
 Imagen corporativa y reputación: frecuentemente los consumidores
son llevados hacia marcas y compañías consideradas por tener una
buena reputación en áreas relacionadas con la responsabilidad social
empresarial. También importa en su reputación entre la comunidad
empresarial, incrementando así la habilidad de la empresa para atraer
capital y asociados, y también con los empleados dentro de la empresa.
 Rentabilidad de sus negocios o rendimiento financiero: se refiere a
la relación entre prácticas de negocio socialmente responsables y la
actuación financiera positiva. Se ha demostrado que las empresas fieles
a sus códigos de ética resultan de un rendimiento de dos a tres veces
superior respecto a aquellas que no los consideran, de esta forma las
compañías con prácticas socialmente responsables obtienen tasas de
retorno a sus inversiones muy superiores a las expectativas.
 Reducción de Costos Operativos: Son múltiples las iniciativas que
logran reducir costos a las empresas, principalmente del área ambiental,
como los es el reciclaje, que genera ingresos extras.
 Acceso al Capital: Las compañías que demuestran responsabilidades
éticas, sociales, y medioambientales tienen acceso disponible a capital,
que de otro modo no hubiese sido sencillo obtener.

La Contabilidad
En cuanto a la Contabilidad podemos de igual manera establecer algunas
definiciones, finalidades y características, entendiendo que al decir
“contabilidad” nos referimos a lo que se conoce como “contabilidad financiera”
o contabilidad de las empresas, separando el término de otros escenarios en
los que puede utilizarse, haciendo referencia al simple hecho de contar
elementos o llevar la cuenta de conceptos, que en cierto sentido elemental
podría considerarse como parte de una definición etimológica, pero que en
nuestro contexto económico, financiero, administrativo y pedagógico tiene un
papel específico. Veamos entonces en primer lugar algunas definiciones y
características de orden general para luego circunscribirnos al escenario
colombiano.

Definiciones de Contabilidad

La Contabilidad Es la disciplina que se encarga de determinar, medir y

cuantificar los factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la
toma de decisiones y control administrativo, presentando la información,
previamente registrada, de manera sistémica y útil para los distintos usuarios.
Es una técnica que produce sistemática y estructuradamente información
cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones
que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos
identificables y cuantificables que las afectan, con la finalidad de facilitar a los
diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas Entidades.
(Definición 1 Wikipedia Página web)

La contabilidad financiera o contabilidad externa (o, simplemente,

contabilidad) es la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican, se
registran, se sumarían y se informa de las operaciones cuantificables en dinero
realizadas por una entidad económica. (Definición 2 Wikipedia Página web)

Sus características son:

 Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento

financiero de la empresa.
 Cubrir la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática,
histórica y cronológica.

 Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar

oportunamente de los hechos desarrollados.

 Se utiliza el lenguaje de los negocios.

 Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro

de las operaciones financieras de un negocio.

 Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de la

partida doble.

Funciones de la Contabilidad
  El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o
Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y
financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores,
reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas,
acreedores o propietarios.
 La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma
histórica la vida económica de una empresa: los registros de cifras
pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a
futuro. También proporciona los estados contables o estados financieros
que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los
administradores, a terceras personas y a entes estatales del desarrollo
de las operaciones de la empresa.

En el contexto Colombiano, de acuerdo con lo establecido por el Decreto 2649

de 1993 podemos concluir que Contabilidad es la ciencia que permite, con
base a la aplicación de principios o normas de aceptación general, “identificar,
medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las
operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna”
(Artículo 1º.).

Es clara la relación entre las empresas y la contabilidad a través de la historia y

la importancia administrativa y económica que representa el manejo adecuado
de la información para el desarrollo empresarial. Este paradigma se confirma
en los objetivos que persigue y las cualidades que debe tener la información
llamada “contable” o “financiera”, para lograr el cumplimiento de los mismos, en
los términos establecidos en el mencionado Decreto 2649 (Reglamento
General de la Contabilidad en Colombia), que estipula:

Objetivos de la Información Contable

(Artículo 3º. Decreto 2649 de 1993).

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico,

las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los
cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado
obtenido en el periodo.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
de los negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
 9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad.

Así mencionados los objetivos de la información contable abarcan las

necesidades que en ese aspecto tienen todos los usuarios de todas las
empresas del país en general, sin embargo con el proceso de convergencia
hacia NIC/NIIF, se han creado tres modelos contables, para los tres grupos de
empresas, que tienen usuarios y por lo tanto necesidades de información
contable distintas; lo que nos conduce a que existan objetivos diferentes, o
mejor, aplicación distinta de unos u otros objetivos en un mayor o menor rigor e
importancia, de acuerdo a la clasificación de las entidades.

Cualidades de la información Contable (Artículo 4º. Decreto 2649 de 1993).

“Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable

debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la
información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de

predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la med\ida en la

cual represente fielmente los hechos económicos.

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases

uniformes.”.

Los elementos planteados como objetivos y como cualidades por la norma, son
posibles por la utilización de elementos técnicos fundamentales; las cuentas y
la partida doble, aplicados adecuadamente para reflejar la realidad y las
implicaciones de los hechos económicos para las empresas.

Es importante tener en cuenta que el decreto 2649 de 1993 tendrá aplicación

solo hasta el año 2015, ya que a partir del año 2016 el proceso de
convergencia contable hacia Normas Internacionales de Contabilidad y Normas
Internacionales de Informes Financieros, derivado de la Ley 1314 de 2009, será
culminado y todas las empresas del país deberán aplicar los nuevos criterios
de NIC-NIIF, que plantean de manera diferente a la norma colombiana, tanto
los objetivos de la información financiera, como las cualidades que ésta debe
cumplir para ser considerada útil.

De acuerdo con el tamaño de las entidades, que es el factor principal que

determina el marco conceptual y/o jurídico que se debe aplicar según las NIC-
NIIF, los objetivos y las cualidades de la información financiera son diferentes
para cada uno de los tres grupos de empresas determinados por el proceso de
convergencia.
Para el Grupo 1, que debe aplicar NIIF plenas, se tiene: “…el objetivo de la
información financiera con propósito general es proporcionar información
financiera sobre la entidad que informa que sea útil a los inversores,
prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales para tomar decisiones
sobre el suministro de recursos a la entidad. Esas decisiones conllevan,
comprar, vender o mantener patrimonio e instrumentos de deuda y
proporcionar o liquidar préstamos y otras formas de crédito” (Numeral OB2,
Capítulo 1, Anexo Decreto 2784 de 2012)

Las características cualitativas de la información financiera útil, son separadas

en dos grupos en el capítulo 3 del anexo al Decreto 2784 de 2012, donde se
establece el “marco técnico normativo de información financiera para los
preparadores de información financiera que conforman el grupo 1”, estos
grupos son:

Características cualitativas fundamentales

Relevancia
Materialidad o Importancia relativa
Representación fiel

Características cualitativas de mejora

Comparabilidad
Verificabilidad
Oportunidad
Comprensibilidad

Para el Grupo 2, que debe aplicar específicamente el contenido de la Norma

Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades
(PYMES), tenemos: “El objetivo de los estados financieros de una pequeña
mediana entidad es proporcionar información sobre la situación financiera, el
rendimiento y los flujos de efectivo de una entidad que sea útil para la toma de
decisiones económicas de una amplia gama de usuarios que no están en
condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de
información”. (Numeral 2.2, Sección 2, Anexo al Decreto 3022 de 2013).
Mientras que las características cualitativas de la información en los estados
financieros descritas en los numerales 2.4. a 2.12 de la sección 2 del anexo al
Decreto 3022 de 2013 son en su orden:

Comprensibilidad
Relevancia
Materialidad o Importancia relativa
Fiabilidad
La esencia sobre forma
Prudencia
Integridad
Comparabilidad
Oportunidad
Para el Grupo 3, se debe aplicar el marco técnico normativo de información
financiera para las microempresas, en el cual se plantea como objetivos de los
estados financieros de las microempresas en el numeral 2.4 del anexo al
Decreto 2706 de 2012 “… suministrar información sobre la situación financiera
y el resultado de las operaciones de la microempresa que sea útil para la toma
de decisiones económicas por parte de los usuarios. Por consiguiente los
estados financieros están concebidos para reflejar las necesidades de los
usuarios, entendiendo que los principales usuarios de los estados financieros
de las microempresas suelen ser los propietarios, sus directores, las entidades
financieras, los acreedores, el Gobierno Nacional y sus organismos, entre
otros”. Y en el numeral 2.5 del mismo anexo “Otro de los objetivos es dar
cuenta de la gestión de la administración”.

Las características cualitativas de la información en los estados financieros de

las microempresas son:

Comprensibilidad
Relevancia
Materialidad o Importancia relativa
Fiabilidad
Esencia sobre forma
Prudencia
Integridad
Comparabilidad
Oportunidad

Como se puede observar las diferencias en cuanto a los objetivos de la

información contable o financiera de las normas que se han venido utilizando
desde el año 1993 y que aún tienen aplicación hasta el año 2015, respecto a
las normas de convergencia hacia NIC-NIIF, dependen de la clasificación de
las empresas en uno de los tres grupos de convergencia derivados de la norma
que obliga a ese proceso, pero las cualidades de la información contable o
financiera se encuentran con diferente distribución y nombre dentro de los dos
marcos normativos.

Los Hechos Económicos

Como complemento de lo mencionado anteriormente y a fin de dar más

claridad a los componentes técnicos de la ciencia contable veamos un perfil
económico de lo que son los hechos así calificados.

La economía es parte de la vida de todas las personas. Esto ya que cada

individuo puede consumir, ahorrar, trabajar, producir, invertir, tomar deudas,
pagar impuestos, entre muchas otras actividades, las cuales son estudiadas
por esta ciencia. Es por eso que todos los días aparece en los diarios, en la
televisión, Internet y otros medios, información económica, la cual está
relacionada con variables fundamentales para poder tomar adecuadas
decisiones. Algunas de esas variables se relacionan con los precios, las tasas
de interés, los salarios, el empleo, el tipo de cambio, los impuestos, etc. El
poder conocer y entender el comportamiento de esas variables es aún más
necesario para aquellas personas que dirigen un negocio, ya que de una
adecuada compresión del entorno económico actual y futuro depende el poseer
una buena base para fundamentar decisiones que conlleven al éxito de su
negocio.
Hechos económicos, son los que se relacionan con actividades que los
hombres desarrollan no aisladamente, sino como miembros de grupos
humanos, lo cual nos permite caracterizarlos como sociales. Son aquellos que
los mismos hombres despliegan en sus esfuerzos para procurarse medios de
satisfacción que no pueden obtener de manera gratuita. Los hechos
económicos de producir, distribuir y consumir ocurren espontáneamente sin
que los hombres estén realmente consientes de lo que hacen ni de diversos
procesos que implican. Pero cuando el hombre toma conciencia de sus
necesidades y de cómo satisfacerlas, está en presencia de un acto económico.

Es evidente que en el entorno empresarial los hechos económicos,

transacciones u operaciones económicas, son sinónimos y se identifican por
tener características especiales o elementos que los constituyen o determinan.
En primer lugar el poder reconocerlos por medio de aplicación de criterios
reales de bases jurídicas, económicas o financieras, adicionalmente el hecho
de tener componentes como condiciones de negociación, de ocurrencia y de
valor, el hecho de que puedan ser cuantificados en unidades monetarias que
permitan su manejo técnico o registro en cuentas, de modo que se puedan
acumular sistemática y cronológicamente y por supuesto los datos que reflejan
lo anterior, deben estar adecuadamente planteados en documentos que sirven
como medio de prueba jurídica y soporte contable de registro. Todos estos
aspectos nos dan a entender que los hechos económicos son base
fundamental de la información financiera; la clasificación y acumulación de los
mismos por elementos comunes dan origen a informes y análisis que conducen
a evaluaciones y decisiones de orden administrativo y financiero y de igual
manera las consecuencias de esos hechos económicos para las empresas
desde el punto de vista de los derechos y propiedad de bienes a favor de los
entes, lo mismo que las obligaciones o exigibilidades que de ellos se deriven,
representan información, que bien es denominada de “situación financiera” a
fechas determinadas, sobre la cual se derivan y soportan también, respuestas
a los requerimientos de control Estatal y gremial que sean necesarios.

Las Cuentas

Pueden definirse como la herramienta o el instrumento técnico por medio del

cual la ciencia contable acumula cuantitativamente las operaciones de las
empresas cada que se van presentando, con base a criterios de realidad y
valor económico, que por medio de registros realizados en orden cronológico y
sistemático, permiten establecer la dimensión financiera de los distintos
conceptos que dan origen a la producción de informes, buscando reflejar en
ellos, la situación financiera de las empresas a fechas específicas y el resultado
del desarrollo de sus actividades durante periodos de tiempo determinados, lo
mismo que las diferentes variaciones que se suscitan por la ocurrencia de los
hechos y los efectos que a nivel real y nominal ellos producen, de modo que
con base a esos informes, los diferentes usuarios de los mismos, pueden
evaluar en forma oportuna conceptos específicos, que les permitan tomar
decisiones relacionadas con las empresas, su entorno o contexto
administrativo, financiero, jurídico, fiscal o de control estatal.

Las cuentas toman el nombre de las transacciones, operaciones o hechos

económicos o de alguna de las condiciones bajo las cuales se presentan estos
hechos, con el fin de controlar la ocurrencia de los mismos y los efectos que
desde el punto de vista práctico representan para las entidades; por ejemplo, si
lo que se realiza son ventas de mercancías el análisis lógico nos indicara que
el control amerita la utilización de una cuenta llamada ‘VENTAS DE
MERCANCIAS” y si al cuestionar la condición de las ventas, en cuanto a si se
realizan de contado o con algún tipo de financiación o crédito, el efecto
financiero de la venta será la obtención del dinero pactado por la transacción
de manera inmediata si es de contado, por lo tanto aparecerá una cuenta que
represente el dinero efectivo obtenido como “CAJA” o “EFECTIVO”, o el
derecho a recaudar a futuro el importe de la venta si se respalda en el cobro
posterior de la Factura suscrita por el cliente con el compromiso de pago a una
fecha futura determinada, en cuyo caso se utilizará una cuenta que bien puede
llamarse “CUENTAS POR COBRAR” o “CLIENTES”; obviamente las
transacciones que desde el punto de vista jurídico pueden representar
prestaciones de dar, o hacer por un valor pactado como contraprestación, nos
inducen a concluir que el registro de las cuentas se realiza de manera
matemática por el monto de las operaciones y la relación de causa y efecto que
los hechos económicos implican para las empresas, nos permite igualmente
deducir que para el registro de cualquier transacción se requiere la utilización
de por lo menos dos cuentas, concepto que desarrollado desde la óptica
técnica más adelante llamaremos “Partida Doble”.

De manera gráfica o esquemática se ha dado a las cuentas la forma de una

“T” que podemos presentar con sus componentes, que representan las clases de
movimientos que pueden afectarlas técnicamente y el valor acumulado que pueden tener a
una fecha determinada, dependiendo de la mayor o menor cuantía como se hayan afectado o
imputado, veamos:

NOMBRE DE LA CUENTA
 
Cargos Abonos
O O
Débitos Créditos
 
Sumatoria de Sumatoria de
Débitos Créditos
SALDO DEBITO O CREDITO

En general el Qué y el Cómo de las transacciones son bases sencillas pero

importantes para determinar en principio, las cuentas que intervienen en el
proceso de registro y control contable; sin embargo las diversas condiciones y
elementos que por efectos comerciales, financieros y de cumplimiento de
normas fiscales hacen mucho más compleja la labor de reconocimiento de los
hechos económicos y el cumplimiento de los objetivos de la información que
hemos mencionado. Especialmente el cumplimiento de normas en materia
fiscal (de recaudo y pago de impuestos) da origen a calidades o clasificaciones
de los entes económicos en materia tributaria y a obligaciones específicas
derivadas de esas clasificaciones, que implican la utilización de cuentas
especiales para el control tributario de las empresas; entonces se deben
complementar el Qué y el Cómo de las transacciones, con el Quienes somos y
con Quien negociamos, desde el punto de vista tributario, y en Que condiciones
lo hacemos, desde la óptica comercial, para establecer no solamente los
nombres de las cuentas que se deben utilizar para el control de las
operaciones, sino las finalidades particulares que deben perseguir esos
controles.

De acuerdo con las implicaciones que para las entidades representen las
cuentas, es decir los hechos económicos con nombre propio, bajo condiciones
tributarias y comerciales específicas, se debe realizar una separación o
clasificación de las mismas de acuerdo a su naturaleza y finalidad y establecer
las dinámicas técnicas que permitan los procesos de registro, acumulación de
la información y presentación de informes específicos.

La información contable o financiera da respuesta a dos preguntas

fundamentales que se plantean respecto a los negocios o empresas; en primer
lugar, la medición de los resultados de las actividades desde el punto de vista
financiero, es decir, si con el desarrollo de las operaciones la empresa obtiene
utilidades o pérdidas económicas independiente de la eficiente satisfacción o
no de las necesidades, que represente el cumplimiento de su objeto social.
Para ello se ha establecido como causa del aumento de los recursos por la
prestación de servicios o la transferencia de bienes principalmente, la definición
de “ingresos” y como efecto de la disminución de los recursos o adquisición de
obligaciones que los comprometen a futuro los “egresos”; de manera que al
comparar cuantitativamente durante un lapso de tiempo determinado los
ingresos respecto a los egresos se establecerá un beneficio o utilidad si son
superiores los ingresos y una pérdida o detrimento financiero si son superiores
los egresos. Así las cosas podemos establecer en principio estas dos grandes
clases de cuentas (ingresos y egresos) que sirven para dar respuesta a la
inquietud de cual es el resultado de las operaciones de una empresa durante
un periodo de tiempo. Estas cuentas tienen un manejo especial ya que para
producir el informe de resultados (como máximo anualmente), sus movimientos
comienzan de cero todos los años y al concluir el periodo su valor acumulado o
saldo debe cerrarse o cancelarse de modo que se pueda dar comienzo a la
medición del resultado del nuevo año o periodo fiscal y así sucesivamente
durante todo el tiempo de duración de la entidad; por esta razón por tener una
vida contable de máximo un año son llamadas cuentas nominales o
transitorias y por el objetivo fundamental que las origina son llamadas
cuentas de resultado.

La otra pregunta fundamental que se plantea respecto a las empresas es la

que comúnmente se denomina de situación financiera, que hace referencia a
qué tiene y qué debe una entidad a una fecha de corte determinada o como
está de acuerdo a sus derechos y obligaciones. Para responder este
cuestionamiento se han establecido con el nombre de cuentas de “activos”
todos los recursos, bienes y derechos de propiedad de la empresa que son
utilizados y adquiridos para el desarrollo y por la realización de las
transacciones que corresponden a su quehacer operacional, cuentas de
“pasivos” a las obligaciones o exigibilidades con terceras personas derivadas
igualmente de las operaciones normales que hacen que se obtenga algún tipo
de financiación en los acuerdos de las transacciones y cuentas de
“patrimonio” a las obligaciones económicas con los dueños de la entidad, por
conceptos como los aportes de capital al constituir la empresa o por decisión
posterior y por los resultados positivos o utilidades que se establezcan del
cruce de ingresos y egresos en los diferentes periodos trascurridos. Estas tres
clases de cuentas que establecen la situación financiera de una empresa a una
fecha de corte, son las llamadas cuentas reales o de balance y a diferencia de
las cuentas de resultado sus saldos pueden pasar o acumularse de un periodo
fiscal a otro (de un año a otro), de modo que por ejemplo el saldo del capital de
la empresa permanecerá durante toda la vida de la entidad en la cuenta de
patrimonio destinada a su control, las cuentas que representan bienes o
derechos (activos) pueden trascender de un año a otro lo mismo que las
obligaciones o exigibilidades con terceros (pasivos) si así se pacta u ocurre
eventualmente.

Estas cinco clases de cuentas ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio tienen dinámicas
de aumento y disminución diferentes y en las transacciones pueden relacionarse unas con
otras de manera muy diversa. Una forma gráfica y resumida de presentar esta dinámica puede
ser la siguiente:

MOVIMIENTOS
CLASE DE CUENTA Débito Crédito SALDO
Activo Aumenta Disminuye Débito
Pasivo Disminuye Aumenta Crédito
Patrimonio Disminuye Aumenta Crédito
Ingreso Disminuye Aumenta Crédito
Egreso Aumenta Disminuye Débito

Los Registros Contables

Analicemos la siguiente definición:

“Se entiende por registros contables aquellos documentos o soportes en los

cuales se escritura, archiva o expone información contable. Por lo tanto,
constituyen registros contables todos los elementos de registración entre una
transacción dada y los informes contables, cualquiera sea el medio material
utilizado.” “Se entiende que los registros contables son formalmente confiables
cuando existen elementos objetivos suficientes que permitan concluir que la
documentación primaria está adecuadamente registrada, compilada, resumida
y expuesta.
Entre dichos elementos se debe considerar:

-         El mantenimiento de registros de contabilidad que asienten las

operaciones del ente de acuerdo a técnicas contables en forma sistemática,
lógica y generalmente cronológica.
-         Que dichos registros presenten aspectos formales que permitan suponer
que no existen alteraciones efectuadas en su contenido.
-         Que los registros contables se mantengan actualizados no existiendo
atrasos considerables en las registraciones.
-         Que exista concordancia entre los registros contables y respaldo
documental.
-         Que se mantengan archivos ordenados de los registros y su soporte
documental, de forma tal que su acceso y cotejo sea posible de manera
práctica al igual que el control de la secuencia numérica en los casos
pertinentes.
-         Que la técnica contable aplicada sea adecuada al esquema organizativo
del ente.
-         Que exista periodicidad y constancia en la información contable que se
prepara en el ente.” (Consejo Directivo del Colegio de Doctores en Ciencias
Económicas y Contadores del Uruguay)

Traduciendo y complementando esta definición a términos de nuestro entorno

podríamos decir que al hablar de registros contables nos referimos al proceso
técnico de acumulación escrita de información, con base a los documentos que
soportan transacciones o hechos económicos y que da como resultado la
producción de informes contables susceptibles de verificación, consulta,
recopilación, control o compilación por cualquier medio material permitido
normativamente.

Al hablar de la confiabilidad de los registros contables se plantea la necesidad

de elementos objetivos suficientes para asegurar que la información de los
documentos soportes sea adecuadamente registrada, resumida, compilada y
expuesta, es decir que garantice por lo menos:

 Que los registros de las operaciones se realicen de acuerdo a normas o

técnicas contables, en forma sistemática, lógica y cronológica.
 Que los registros presenten aspectos formales que den certeza, que no
existen alteraciones en su contenido.
 Que se mantengan actualizados.
 Que la información de los registros concuerde con los documentos
soportes de las transacciones que representan.
 Que se mantenga un archivo de los registros y sus documentos
soportes, ordenado numérica y cronológicamente, fácil de consultar, por
medio del cual se puedan verificar las afirmaciones de los informes
contables.
 Que la técnica contable utilizada para los registros sea adecuada a la
estructura organizacional y financiera de las empresas.

La Partida Doble
Cuando se hace referencia a este criterio y elemento fundamental del registro
contable, se plantea en forma simple, o más bien técnica, que para el
reconocimiento de los hechos económicos en las cuentas, los valores débitos
deben corresponder cuantitativamente con los valores créditos; concepto
completamente válido contablemente hablando. Sin embargo, en un sentido
un poco más elemental y de perfil económico de realidad, lo que nos refleja la
partida doble es que para las empresas, las transacciones siempre representan
equilibrio financiero en la relación de causa y efecto de los hechos y este
equilibrio se aprecia al reconocer las operaciones técnicamente por medio de
los registros en las cuentas.

Retomando el Qué y el Cómo de las transacciones, que mencionamos

inicialmente para dar nombre a las cuentas en un escenario simple (sin
impuestos), estos dos conceptos pueden reflejar la relación de causa y efecto
de los hechos y siempre están equilibrados financiera y cuantitativamente, es
decir, que por ejemplo en una transacción de compra de un bien, el valor y el
nombre del bien que se adquiere (el Qué de la transacción) representa como
efecto un valor igual para la forma y el momento del pago del mismo (el Cómo
de la transacción); si lo que se compra es un escritorio por valor de
$300.000,00, con el fin de utilizarlo en actividades operativas de la empresa y
se acuerda pagarlo de contado con un cheque; el valor del escritorio se
registrará en una cuenta que puede llamarse MUEBLES Y EQUIPO DE
OFICINA y la forma de pago, de contado con un cheque, implica la disminución
de una cuenta bancaria que efectivamente se llamará BANCOS y ambas
cuentas se registrarán por los $300.000,00, que es el valor de la transacción o
hecho económico; reflejando que en la misma transacción una cuenta se
aumenta (causa) y otra se disminuye (efecto) por el mismo valor y
técnicamente considerando que ambas cuentas son similares porque
representan propiedad de la empresa (activos) tanto el bien como del dinero en
el banco con el que se paga la compra, el registro que refleja la partida doble
seria:

(Cuenta que aumenta) (Cuenta que disminuye)

Muebles y Equipo de
Oficina Bancos
Débitos Créditos Débitos Créditos
300.000   300.000
   
   

La aplicación de la partida doble como concepto técnico fundamental del

registro contable, debe prevalecer en el reconocimiento (contabilización) de
todos los hechos económicos que afectan a las empresas. Esos hechos
económicos de acuerdo con sus condiciones y características implican la
utilización de cuentas diversas, de las diferentes clasificaciones mencionadas y
con las dinámicas establecidas en el esquema que las resume, que al ser
manejadas técnicamente, permitirán el cumplimiento de los objetivos que
persigue la ciencia contable. De modo que por ejemplo al registrar un ingreso
(movimiento crédito para su aumento) su efecto financiero (contrapartida o
complemento por partida doble) será el aumento de un activo (movimiento
débito para su aumento) por el mismo valor (en una o varias cuentas según el
caso); al reconocer o registrar un egreso (movimiento débito) su contrapartida
contable o efecto financiero puede ser la disminución de un activo (movimiento
crédito) o el aumento de un pasivo (movimiento crédito), o la combinación de
las dos cuentas según ocurra, siempre conservando el equilibrio financiero
(sumas iguales de débitos y créditos). De manera similar pueden darse
combinaciones como el aumento de un activo (débito) a causa de la
adquisición de una deuda o pasivo (crédito) o el incremento de un activo
(débito) por un aporte de capital, cuenta de patrimonio (crédito), la cancelación
de una obligación financiera con su respectivo interés con recursos disponibles,
disminución de un pasivo (débito) y aumento de un egreso (débito) y como
contrapartida la disminución de un activo (crédito), o el reconocimiento de un
derecho por la prestación de un servicio ya realizado, aumento de un ingreso
(crédito) y aumento de una cuenta por cobrar que constituye un activo (débito)
como efecto financiero o contrapartida.

Como podemos apreciar las posibilidades de registros pueden ser tantas y tan
diversas como la cantidad de transacciones diferentes que pueden presentarse
en una entidad y las múltiples condiciones o elementos pactados y de origen
normativo y fiscal implicarán de igual manera la utilización de cuentas
adicionales que suplan los requerimientos de claridad y control en la práctica
contable.

La contabilidad conceptualmente presenta informes financieros en los que se

resume el resultado de las operaciones de las empresas y también la situación
que se deriva del desarrollo de las actividades, para ello en su quehacer
práctico o cotidiano utiliza el mecanismo del registro contable, las cuentas
como instrumento de acumulación y control y la partida doble como concepto
técnico fundamental en los registros.

Las diferentes naturalezas, características y funciones específicas de las

cuentas, nos permitirán clasificarlas para su entendimiento conceptual y las
múltiples relaciones financieras y técnicas que se suscitan entre ellas, darán
origen al análisis y separación de los conceptos, para la producción de
informes que se derivan de la dinámica de acumulación periódica de los
registros, en cumplimiento de la normatividad de control empresarial y de
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; por eso a continuación
trataremos de concretar los criterios jurídicos más importantes en el desarrollo
práctico de la ciencia contable y sus incidencias para la producción de la
información financiera de las empresas.

CUESTIONARIO DE EVALUACION

1. De acuerdo con los diferentes criterios jurídico, administrativo, económico y

demás, establezca una definición general de empresa.

2. ¿Cómo se pueden clasificar las empresas de acuerdo a su naturaleza

jurídica?
3. ¿Cuál es la clasificación de las empresas de acuerdo con el número de
personas que las conforman?

4. ¿Cómo se pueden clasificar los conglomerados económicos de acuerdo a

los criterios de tamaño, naturaleza jurídica y origen del capital?

5. ¿Qué elementos internos se le atribuyen a las empresas?

6. ¿Cuál es la definición general de contabilidad?

7. ¿Por qué es importante la contabilidad para las empresas?

8. ¿Qué funciones generales cumple la contabilidad?

9. ¿Porque es importante la información contable para las entidades de control

estatal?

10. ¿Qué diferencias hay entre los objetivos de la información contable

planteados por el decreto 2649 y los del grupo 1 para convergencia hacia NIC-
NIIF?

11. ¿Qué características cualitativas de la información financiera se

encuentran en el grupo 2 y no en el grupo 1 de convergencia hacia NIC-NIIF?

12. ¿A qué se le llama transacciones empresariales?

13. ¿Qué son las cuentas y cuáles son sus componentes?

14. ¿En qué consiste la partida doble?

15. Elabore un resumen relacionando los conceptos de empresa, contabilidad,

informes financieros, transacciones, cuentas y partida doble.