1 DOCUMENTACION

Y MANEJO DE LA INFORMACION

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2
QUALA S.A

Jesica Lorena Rojas Betancourt

Andres rodolfo gongora
Jhon edison Vargas

Fundación universitaria unipanamericana

Documentación y manejo de la información
1 semestre
2019
TABLA DE CONTENIDO
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*portada ………………………………………………………………………..1
*tabla de contenido……………………………………………………………..2
*objetivos…………………………………………………………………….....3
*objetivo principal de la gestión
Documental en quala s.a ……………………………………………….………4
* problemática (SGD) en la empresa
del caso de estudio…………………………………………………………..…4
* Por qué razón se necesita realizar
una estructuración del SGD de Quala…………………………………………..5
* beneficios recibe una empresa
como Quala por implementar un SGD…………………………………………..5
*Por que es Impotante para cualquier organización
tener una excelente gestión documental …………………………………………6
* Elaborar un cuadro comparativo
con mínimo tres fuentes con citas textuales …………………………………….7
en los que se aborde el concepto de Documentación…………………………….8

OBJETIVOS
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Objetivo principal.

 Plantear soluciones a las problemáticas de la compañía QUALA S.A en el manejo del

su sistema de gestión documental (SGD) proponiendo algunos cambios que permitan
tener un plan de acción para la optimización de tiempo y recursos para que se pueda
seguir con la normal operatividad .

Objetivos específicos.

 Identificar las principales problemáticas de QUALA S.A en su sistema de gestión

documental (SGD).

 Determinar que plan de acción podría seguir QUALA S.A para optimizar sus recursos
y ser mas efectivos en el manejo de documentos e información.

 Proponer una nueva estructura para el manejo interno del sistema de gestión
documental (SGD).

 Contribuir en el desarrollo de nuevas estrategias de mejora

 Establecer la importancia de un sistema de gestión documental en cuanto a beneficios

económicos y productivos.

 Definir los conceptos de documentación

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2 : QUALA S.A

1:¿Cuál es la objetivo principal de la gestión documental en Quala S.A?

RTA: uno de los objetivos principales de QUALA S.A es

 controlar y garantizar los procesos que lleva la empresa.

 estandarizarlos y clasificarlos según su importancia.
 generar hábitos de consulta en sus operarios para agilizar procesos de
creación y actualización de documentos de la estructura documental
 Generar una correcta gestión documental para mantener el orden en la
empresa

2. ¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa del caso
de estudio?

RTA: pienso que uno de las problematicas de esta empresa es:

 Es que manejan demasiada documentación dificultando la inspeccion de la

planta de producción teniendo en cuenta la complejidad de la estructura
documental.

 la falta de un plan de entrenamiento y capacitación efectivo que permita que

los operarios puedan laborar con la mínima cantidad de información
garantizando su seguridad y la calidad del producto y de esta manera
completar la producción sin dificultad.
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3. ¿Por qué razón se necesita realizar una estructuración del SGD de Quala?

 QUALA al ser una compañía que maneja tantos productos generara un alto volumen
de registros nominas facturas etc, debido a esto llegara el dia que necesiten un
documento esto generara un caos al tener que ubicarlo por esta razón se necesita una
estructuración del SGD

 Otra razón seria la parte del recurso humano ya que al no tener correcto un sistema de
gestión documental genera que los trabajadores se tarden mas en realizar una labor y
este baje su rendimiento y se aburra.

 La parte económica de la empresa ya que al no tener un correcto sistema de gestión

documental genera el deber de evaluar cada documento que sea rentable en la
empresa y no mal gastar dinero en documentos innecesarios.

4.¿Qué beneficios recibe una empresa como Quala por implementar un SGD?

RTA:

 Orden administrativo
 Mayor productividad
 Comodidad y ahorro de tiempo para el empleado al buscar o recuperar un
documento.
 Información a tiempo
 Que no se desperdicie insumos y suministros
 Incrementación de ganancias
 agilidad en los procesos referente a información de la compañía y sus áreas.
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5: Explique ¿por qué es importante para cualquier organización tener una excelente

gestión documental? (una cuartilla con letra Arial tamaño 11)

Pienso que la gestión documental es demasiado importante en las organizaciones ya que

nos permite controlar todos los documentos de la empresa y centralizarlos el cual permite

un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, es una actividad que toda empresa debería

realizar, y desde hace mucho tiempo se viene realizando en empresas que cuentan con un

gran volumen de documentación, esto genera que puedan ser localizados en un menor

tiempo.

Para Mena Mujica, uno de los aspectos más importantes de la gestión documental desde el

enfoque de los archivos totales, es la implantación de sistemas integrales de tratamiento de

la documentación que se ocupen de su producción, conservación, uso y explotación, y

eliminación, según las necesidades de cada tipo de usuarios, sean los propios productores

o investigadores.22[ CITATION Art09 \l 9226 ]

La gestión documental permite que toda la documentación se guarde en un sistema de

fiabilidad, facilitando el trabajo y evitando documentación duplicada, ya que una empresa

por falta de orden, constancia y criterio no prospera, es de suma importancia implementar

un sistema el cual haga que les facilite las cosas y ayuda a organizar la empresa.
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Uan excelente gestión documental trae consigo muchos beneficios como incrementación de

la calidad del servicio y la productividad en la organización, previene la perdida de

documentos, permite encontrar rápidamente los documentos, ahorra costos en la

organización.

6:Elaborar un cuadro comparativo en el cual se referencie mínimo tres (3) fuentes

con citas textuales en los que se aborde el concepto de Documentación.

QUE ES DOCUMENTACION FUENTE

Por Documentación, es preciso entender los Yepes, José López. "La información en el
medios propios origen y desarrollo de la Documentación."
para transmitir, comunicar y propagar JLIS. it 6.2 (2015): 126-141.
informaciones y los datos científicos (libros,
periódicos,circulares, catálogos, etc.); en
una palabra, los documentos que sirven para
realizarla.
Otlet afirma “Llamamos documentación Yepes, J. L. (2015). La información en el
tanto al conjunto de documentos como a la origen y desarrollo de la Documentación.
función de documentar, es decir, de JLIS. it, 6(2), 126-141.
informar con la ayuda de la
documentación”[ CITATION otl73 \l 9226 ]
en la que el término Documentación hace [ CITATION jospp \l 9226 ]
referencia al proceso de extracción de la
información contenida en los documentos.
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CONCLUSIONES

El trabajo realizado permitió establecer que debido al gran crecimiento y la cantidad de

información que maneja una organización como QUALA S.A, debe estructurar mejor su
sistema de gestión documental ( SGD) de este modo garantizara el excelente funcionamiento
del sistema y se evitaran perdidas y reprocesos en la búsqueda de la información requerida
por los interesados. También se pudo concluir que la aplicación de correctas practicas ayudan
al crecimiento y el buen funcionamiento de una organización y a optimizar sus recursos.