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8va.

Semana
(28 de marzo de 2020)

PÉRDIDA, DESTRUCCIÓN Y REPOSICIÓN.

Pérdida.

Ossorio (2000), en su diccionario de ciencias jurídicas políticas y sociales, define


que perdida es: “desde un punto de vista general, esta palabra quiere decir daño o
menoscabo que se recibe en una cosa”. El Diccionario esencial de la lengua
española, define la palabra pérdida como “carencia, privación de lo que se poseía”.

Destrucción:

En el diccionario esencial de la lengua española, está la palabra destruir y afirma


que: destruir es: reducir a pedazos o cenizas algo material u ocasionarle un grave
daño.

Ossorio (2000), a firma en su diccionario antes mencionado que destruccción es:


“Inutilización, deterioro…”.

Reposición

El Diccionario esencial de la lengua española, define la palabra reposición como: “acción


y efecto de reponer reponerse”.

REPOSICIÓN
(artículos 90 al 95 del código de notariado).

No obstante el cuidado y responsabilidad que debe tener un Notario con sus protocolos,
estos pueden perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario reponerlo.

Para esos casos nuestro Código de Notariado, tiene preestablecido que el Notario al
enterarse de la circunstancia, debe dar aviso al Juez de Primera Instancia de su
domicilio.

Según el Código Procesal Penal, cualquier persona puede denunciar un delito público,
también tienen el derecho de poner en conocimiento del Juez, el hecho que haga
necesaria la reposición del protocolo.

El Juez deberá instruir averiguación y terminada la misma resolverá declarando


procedente la reposición del protocolo y en caso de que exista delito mandará a que se
abra procedimiento penal contra los presuntos responsables, e incluso en contra del
propio notario.
Al declarar procedente la reposición el juez pedirá a la Corte Suprema de Justicia copias
de los testimonios especiales enviados por el notario al Archivo General de Protocolos.

En el supuesto que los testimonios no existieren en el Archivo General de Protocolos, se


pedirán las copias o duplicados que hubieren en los registros y se citará a los otorgantes y
a interesados previniéndoles la presentación de los testimonios o copias que tengan en su
poder.

Es importante tener claro que la citación se hará por avisos en el Diario Oficial y otro de
los de mayor circulación en la localidad.

Si existiere el testimonio especial del índice del Protocolo, los avisos contendrán la
nómina de los otorgantes.

En el caso del testimonio especial del índice, ha dado motivo contradicción, en virtud que
el artículo 37 del código de notariado, que se refiere a los testimonios especiales, no
hace referencia a esta obligación, sin embago estimo que si debemos enviar testimonio
especial tanto del índice como de la razón de cierre; cuando la ley hace referencia, a que
“sí existiera testimonio del índice” se refiere a los casos de pérdida, destrucción o
deterioro del protocolo del año en que se este cartulando, el cual no está cerrado ni
elaborado el índice. Ahora para los casos de años anteriores si debe existir.

Si no fuere posible reponer todas las escrituras el Juez tendrá que citar de nuevo a los
interesados para consignar en actas los puntos que las escrituras contenían y en caso de
desacuerdo o incomparecencia, los interesados tendrán que recurrir a un juicio en la vía
ordinaria (ver artículo 96 del CPCYM).

REVISION DEL PROTOCOLO

Estudiemos las siguientes palabras:

Inspección: el Diccionario esencial de la lengua española, define que es acción y efecto


de inspeccionar.

Inspeccionar, es examinar.

Revisión: el citado diccionario definió que revisión es: “Acción y efecto de revisar”.
Revisar es: “someter algo a nuevo examen para corregirlo, enmendarlo o repararlo”
________________________________________________________________________

La inspección y revisión del protocolo tiene por objeto comprobar si en el mismo se han
llenado los requisitos formales establecidos en la ley.
CLASES DE INSPECCCION Y REVISIONES:

a) Ordinaria; b) Extraordinaria; c) Especial y d) Postmortem.

1. Ordinaria. La inspección y revisión ordinaria se debe de hacer cada año, para el


efecto, el Notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes,
debiéndose practicar la inspección y revisión en su presencia.

En la capital, es el Director del Archivo General de Protocolos, el facultado y en los


departamentos los Jueces de Primera Instancia (aclaro, hoy en día el Archivo General
de Protocolos, tiene presencia en los departamentos, mediante delegaciones y como
consecuencia dicha atribución de la inspección y revisión del protocolo la efectuan
notarios colegiados activos, que pertenecen a dichas delegaciones). También el
Presidente del Organismo Judicial puede nombrar a Notarios colegiados activos para
que practiquen la inscripción y revisión de protocolos, tanto en el departamento de
Guatemala, como en los otros departamentos.

2. Extraordinaria. La inspección y revisión extraordinaria podrá hacerse en cualquier


tiempo, cuando lo ordene la Corte Suprema de Justicia.

3. Especial. La ordenada por Juez competente o el Ministerio Público para la


averiguación de la comisión de un delito. (fundamento artículo: 20 y 21 del
Código de Notariado).

4. Postmortem. la que se practica en los protocolos y sus comprobantes que son


entregados al Archivo General de Protocolos o al Juzgado de Primera Instancia Civil, por
motivo del fallecimiento del notario. (fundamento artículo 23 del Código de Notariado).

ASPECTOS A REVISAR, EN LA INSPECCIÓN Y REVISION DEL PROTOCOLO.

1. Del empastado: forma en que se encuentra empastado el tomo del protocolo y


sus atestados.
2. De la foliación: la forma en que ha sido foliado el protocolo.
3. Correlatividad del número de orden y registro de las hojas de papel sellado
especial para protocolos.
4. Numeros de instrumentos públicos de que consta.
5. Fecha de apertura del protocolo, la cual debe ser posterior o coincidir con la fecha
de pago de derecho de apertura de protocolo.
6. Fecha de cierre de protocolo.
7. Si la razón de cierre está firmada y coincide con el contenido del protocolo y el
índice
8. El indice debe estar firmado y sellado, cubrir el impuesto fiscal correspondiente y
coincidir con el contenido del protocolo y la razón de cierre.
9. Razones marginales (ampliaciones, aclaraciones, modificaciones o rescisiones).

ATESTADOS: son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo y


tienen relación con los instrumentos autorizados y debe constar principalmente:
1. Constancia de pago de derecho de apertura de protocolo.
2. Comprobantes de:
2.1. Avisos trimestrales
2.2. Testimonios especiales
2.3. Avisos de cancelación
2.4. Aviso de protocolación de documento proveniente del extranjero
2.5. Plicas de testamentos
2.6. Indice.
3. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al Registro General de la
Propiedad de los testamentos o donaciones por causa de muerte autorizados.
4. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al Registro Nacional de
las Personas, de los matrimonios celebrados.
5. Avisos traslativo de dominio de bienes inmuebles, dados a la Dirección de
Castrastro y Avaluo de Bienes Inmuebles y Municipalidades.

Análisis comparativo en las legislaciones centroamericana.

De conformidad con el autor: Oscar Salas, en Costa Rica, El Salvador y Nicaragua, se


usan para formar el protocolo, a opción del Notario, libros encuadernados o bien hojas
sueltas, pero predomina el uso de hojas o folios sueltos, para ser encuadernados al final
del año natural. Sistema que también se usa en Guatemala, Honduras y Panamá (folios
sueltos para ser encuadernados al final del año natural).

El Licenciado Julio César Monterroso Paz, al referise al tema citado anteriormente,


manifiesta: “Existen tres clases de folios del protocolo: el folio suelto, que es el que
consta en una sola hoja o foja; el folio doble, que consiste en dos hojas o fojas
unidas entre sí; y el folio contenido dentro de un libro empastado, el que consiste en
folios formando un libro empastado, sea éstos fijo o movibles.

El estatuto del Notariado de Colombia, contenido en Decreto 960 del año 1970, en
su articulo 18 y 20, aunque no lo expresa taxativamente se deduce que se usa folio
suelto.

La Ley Notarial de Ecuador, en su artículo 23, parcialmente dice: “los protocolos se


formararán anualmente y se dividirán en libros o tomos mensuales o de 500 fojas
cada uno…” se establece igualmente que usan el folio suelto, aunque ordena
dividirlos en libros o tomos, ya sean éstos correspondientes a un mes de escrituración
o de quinientas fojas.

En Guatemala se utiliza el folio suelto, aunque anteriormente era folio doble


(pliego) y las escrituras matrices, actas de protocolación, razones de legalización de
firmas y documentos se redactan conforme a la ley.

Para integrar el protocolo, se hace en uno o varios tomos empastados, del tamaño
que sea cómoda y práctica de consulta, en forma anual.

La ley de Costa Rica, establecía en el artículo 29 que los protocolos serán libros
encuadernados de cien folios, con hojas de papel sellado de cincuenta céntimos cada
una. La Administración de Rentas Nacionales suministrará tales libros a los Notarios
previo pago correspondiente. Por lo que se deduce que el protocolo efectivamente
está contenido en libro empastado.

El código notarial de Costa Rica, regula las clases de tomos en que se formará
el protocolo, que introduce la novedad alternativa del tomo encuadernado y del tomo
con hojas movibles lo que advierte en avance práctico, como seguro y en
concordancia con la integración al Registro Notarial, dependiente a su vez del
Registro Notarial.

Concluye el Licenciado Monterroso Paz, manifiestando que las hojas movibles o


folios sueltos para formar protocolos, facilitan entre otros aspectos, la protocolización
de documentos.

Es importante resaltar, que en muchos países se exige razón de apertura (acá en


Guatemala, no se necesita razón de apertura de protocolo), todos utilizan razón de
cierre e índice y queda establecida la intervencón del poder judicial.

AUTOEVALUACION.

1. ¿En qué casos procede la Reposición de protocolo?


2. ¿Qué obligación tiene el notario al momento que suceda la perdida, destrucción
del protocolo a su cargo?
3. ¿Cuál es el trámite para reponer el protocolo de un Notario?
4. ¿Cuales son las formas de reponer el protocolo?
5. ¿Cómo debe el Juez de Primera instancia (ramo civil) citar a los otorgantes y a los
interesados?
6. ¿Qué sucede si existe desacuerdo de los otorgantes o si no fuere posible su
comparecencia?
7. ¿Como queda repuesto el protocolo perdido o inutilizado?
8. Mencione y describa las tres clases de folios del protocolo y que se refiere el
Licenciado Julio César Monterroso Paz
9. ¿En Guatemala, que clase de folio se utiliza y antes que clase de folio se utilizó?
10. ¿Cómo se forman los protocolos en Ecuador?
11. Mencione, fundamente las clases de revisión y en que consiste cada una de ellas

12. ¿Qué obligación tiene el funcionario, que proceda a la inspección y revisión del
protocolo de un notario?. También debe fundamentarse.
13. ¿Qué obligación tiene el funcionario, que proceda a la inspección y revisión del
protocolo de un notario y verifica que no se observaron los requisitos formales?
También debe fundamentarse.
14. ¿Qué recurso procede en contra de la resolución que emita la CSJ, a través de la
cual sanciona un notario, por no observar los requisitos formales para la
conservación y deposito del protocolo a su cargo? También debe fundamentarse.
15. Mencione los aspectos a revisar en la inspección y revisión del protocolo.
16. Mencione los atestados que debe agregar el notario al final del Protocolo.