Cómo Gestionar El

Conocimiento De La
Organización Usando
Lecciones Aprendidas
Herramientas

¿Qué es el conocimiento de la
organización?
Empecemos por definir qué es el conocimiento, podemos
decir que es un conjunto de información obtenida mediante
la experiencia, el aprendizaje, la investigación o a través de
la introspección. Es la posesión de múltiples datos
interrelacionados.
El conocimiento organizacional es el conocimiento
individual emparejado con el de otros individuos en una
organización.

El conocimiento organizacional es un tipo de activo de la

organización. La alta dirección y los líderes de los procesos
tienen que econocer el conocimiento como un activo
intelectual y administrarlo como un elemento esencial del
éxito sostenido de la organización.

Cuando los individuos combinan su conocimiento dentro

de una organización, ese conocimiento puede dar a la
organización ventajas sobre otros en el mismo campo.

Según ISO 9001:2015 qué es, requisitos

Según la norma los conocimientos de la organización son
conocimientos específicos que la organización adquiere
generalmente con la experiencia. Es información que se
utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la
organización.

Corresponde a la organización especificar los

conocimientos necesarios pertinentes para la eficaz
operación de sus procesos y por supuesto para lograr la
conformidad de los productos y servicios.

Estos conocimientos deben documentarse, mantenerse y

ponerse disponibles especialmente donde sean
necesarios.

Cuando las necesidades a corto y largo plazo de la

organización, la organización tiene reaccionar sin demora,
evaluando si sus conocimientos actuales son suficiente y
determinando cómo adquirir o acceder (planificación) a
los conocimientos y/o las actualizaciones adicionales que se
requieren.

Fuentes del conocimiento.

Es adecuado definir cómo determinar, mantener, usar y

proteger el conocimiento, para esto la organización pueden
desarrollar procesos para abordar:

la gestión de las lecciones aprendidas de fracasos y

proyectos exitosos;
 el conocimiento explícito y tácito que existe dentro de
la organización, los conocimientos y la experiencia de
su gente;
determinar la necesidad de las partes interesadas de
adquirir conocimiento como parte de la estrategia de la
organización;
confirmar la distribución y el entendimiento efectivo del
conocimiento documentado, a lo largo del ciclo (s) de
vida de los productos y servicios de la organización;
gestionar la información documentada y su uso;
gestión de la propiedad intelectual en concordancia
con los términos legales.

Hablemos un poco, sobre ¿Qué son las

lecciones aprendidas?
Una metáfora muy conocida dice “tropecé de nuevo y con
la misma piedra“, como en los procesos trabajan personas,
los mismos errores pueden cometerse una… y otra vez, las
organizaciones tienen recursos limitados, por esta razón
debemos intentar reducir las reincidencias al mínimo.

Las lecciones aprendidas se definen como el

conocimiento adquirido en base a las experiencias que se
dan durante la realización de actividades o proyectos
dentro de un proceso.

Durante y despúes de la realización de actividades o

proyecto debe darse la reflexión y el análisis crítico sobre
los factores que pueden haber afectado positiva o
negativamente, de esta manera se pueden extraer las
lecciones aprendidas.

Documentar y divulgar las lecciones aprendidas es uno

de los aciertos más importantes de la gestión de procesos
para cualquier organización, pues así los errores y aciertos
derivados de acciones o proyectos quedan registrados para
ser usados en futuras iniciativas y de esta manera la
organización aprenda y mejore.

La realidad en las organizaciones es que esta práctica se

realiza a medias por lo que se está perdiendo mucha
información por el camino. Para que estas lecciones puedan
ser aprendidas, deben gestionarse como información
documentada y ponerse al alcance de todos para que sean
utilizadas en ocasiones futuras.

En resumen una lección aprendida:

Se generan de un proceso sistemático de análisis y

reflexión colectiva.
Pueden ser positivas o negativas, según el resultado
alcanzado.
Son fuente de información para tratar futuros riesgos y
oportunidades.
Requieren de su difusión, deben estar disponibles para
 su utilización.
Son el primer paso para la adopción de mejores
prácticas.

¿Cómo identificar lecciones

aprendidas?
Para identifica lecciones de las que podamos aprender,
enfoquemos en:

Errores y aciertos que cometimos.

Distintos riesgos a los que las actividades o proyectos
se hayan expuesto.
Aquellas decisiones que fueron acertadas o
equivocadas.
Practicas y técnicas que más eficacia y eficiencia
aportaron.
No conformidades y acciones correctivas.
En los resultados de las auditorías.
En los resultados de las revisiones por la dirección.

¿Qué documentar para tener una lección

aprendida?
Para que la organización incorpore el tema de lecciones
aprendidas de manera sistemática, es importante que exista
un repositorio para almacenarlas, clasificarlas y
recuperarlas cada vez que sea necesario, de manera abierta
y estandarizada. Para ello se sugieren los siguientes datos
en un formato:

1. Nombre o Título
2. Proceso
3. Actividad o Proyecto asociado
4. Objetivo principal
5. Resultados esperados
6. Tipo de ejercicio
7. Área temática
8. Entidad responsable
9. Moderador/a
10. Facilitador/a
11. Relator/a
12. Conclusiones
13. Factores principales del éxito o fracaso del proyecto
14. Recomendaciones

Algunas recomendaciones para

gestionar las lecciones aprendidas.
Partir de un documento en blanco puede resultar difícil,
es mejor pedir al quipo que trabaje generando
lecciones aprendidas sobre cada paso o fase de las
acciones o el proyecto emprendido, también es bueno
partir de categorías ya previamente fijadas.
Es bueno hacerse preguntas como: ¿Qué
recomendaríamos a quienes se encuentren en la misma
situación?; preguntas como estas son buenas para
sacar temas o asuntos de los cuales partir para generar
lecciones.
Una lección aprendida documentada y archivada no
sirve de mucho, tratemos de hacer algo más intuitivo y
practico que las personas puedan consultar haciendo
preguntas cada vez que inicias actividades o proyectos
nuevos. Una wiki empresarial propia es una buena idea.
Lo importante es registrar y dar a conocer las lecciones
no solo entre los involucrados sino a todas las personas
de la organización
Involucrar la visión de todos los miembros y registrar su
conocimiento es lo mejor que podemos hacer; todos
los miembros del equipo deben participar y ser
reconocidos por sus contribuciones al intercambio de
conocimientos.
Así como debemos prevenir la pérdida de información
también debemos también evitar la sobrecarga de
información; concentrémonos en generar lecciones
que sean realmente útiles.
Utilicemos un sistema de puntaje para identificar
mediante la priorización las lecciones más efectivas.
Tenemos que darles un sentido práctico; si no se
piensa en cambiar la manera en que operan los
procesos actuales, se van a seguir teniendo los mismos
problemas, se debe tratar de identificar los cambios
necesarios en la forma de hacer las cosas. Por
 ejemplo, se puede transformar la lección “tenga
cuidado cuando” en “comprobar esto y aquello cuando
…” o “nos esforzaremos más para …” en “necesitará al
menos dos personas para …” y así sucesivamente.
En las listas de verificación podemos integrar las
lecciones aprendidas; por ejemplo, en la lista de
verificación para desarrollar un nuevo producto
podemos verificar lecciones aprendidas sobre el tema,
lo mismo en la lista de verificación de un plan de
gestión de riesgos, realización de una revisión por la
dirección.

Administrar el conocimiento de la organización resulta ser

una herramienta preventiva poderosa incluso para tratar los
riesgos y oportunidades. Las lecciones aprendidas se
enfocan en generar un repositorio de conocimiento al que
podamos acudir siempre que planifiquemos algo nuevo con
el fin de minimizar al máximo los incidentes, aprovechemos
la experiencia y conocimiento de los demás.