Sistema de Gestión de la Calidad VAF

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Fecha: 03/09/2019
CORRESPONDENCIA
PARA DESPACHO
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PROCESO y/o
SUBPROCESO:
GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA PARA DESPACHO

 Se deben cumplir los lineamientos legales. institucionales y la

documentación del proceso.

 Se considera correspondencia, los comunicados, circulares, afiches,

volantes, publicidad, paquetes, cajas y otros medios, despachados, que
contienen información o bienes dirigidos a nombre de la Institución o de sus
funcionarios.

 Como actividades posteriores a la entrega se define que semanalmente se

realizarán llamadas aleatorias a los usuarios para validar la satisfacción del
servicio ofrecido por Gestión Documental, se deja registro en formato
Control de llamadas VAF-FT-013-UDES.

 En la elaboración de las comunicaciones institucionales se aplicarán las

orientaciones del Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones
GED-IN-003-UDES.

 El procedimiento de correspondencia despachada aplica a las

comunicaciones internas entre los Campus y para toda la correspondencia
CONDICIONES
externa.
GENERALES
 Para el recibo y despacho de la correspondencia cada dependencia designa
un funcionario, quien además se encarga posteriormente de verificar en la
página WEB de la entidad prestadora del servicio de mensajería, el estado
de envío.

 Todas las comunicaciones institucionales deben tramitarse a través del

área de correspondencia, designadas por la oficina de Gestión Documental.

 Para garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Acuerdo

060/2001 del Archivo General de la Nación y las especificaciones de
elaboración, relacionadas en el Instructivo de Correspondencia y
Comunicaciones GED-IN-003-UDES, las comunicaciones institucionales
remitidas para despacho deben entregarse en sobre abierto para su
verificación y radicación.

 Gestión Documental conserva copia digital de las comunicaciones externas

despachadas y sus soportes, en aplicativo SEVENET

 La radicación tiene como objetivo oficializar y ejercer control sobre el

trámite que se da a la correspondencia externa a despachar.

 El servicio de mensajería y correspondencia es exclusivamente para fines

institucionales.

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 Para el correcto y oportuno envío de correspondencia masiva, el archivo

Excel con la información de los destinatarios debe ser remitida al área de
correspondencia, designada por la oficina de Gestión Documental, con 24
horas de anticipación, al correo de la encargada del área de
correspondencia.

 Toda comunicación que requiera manejo especial, debe ser informada a

Gestión Documental, para que los requerimientos de despacho se cumplan,
ejemplo: entrega personal, correo ordinario, correo certificado, etc.

 La mercadería dependiendo de su tamaño, peso, características de cuidado

especial, debe ser recogida por la empresa o persona encargada del
transporte en el sitio de entrega.

 Para garantizar la entrega oportuna, la correspondencia para despacho se

recolectará en los horarios establecidos por la Oficina de Gestión
Documental de cada campus.

 Los despachos y demás movimientos que correspondan a los subprocesos

de Compras, Activos Fijos y Logística se realizarán según los
procedimientos establecidos para tal fin, en las dependencias
mencionadas.

 Los lineamientos establecidos en este procedimiento y lo contemplado en

el Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones GED-IN-003-UDES,
deben ser aplicados por todos los procesos y subprocesos de los campus
Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

 Como control a la contratación externa del servicio de mensajería, se

presenta mensualmente un informe al SGC-VAF del comportamiento de la
correspondencia despachada y recibida incluyendo los resultados de las
evaluaciones realizadas a este servicio.

 Los criterios de aceptación para este procedimiento son: confidencialidad,

integridad de la información y del estado físico del documento
independiente de su soporte, disponibilidad y oportunidad del servicio,
información y recursos, confirmar los requisitos del cliente antes de la
aceptación y cuando no estén documentados, validarlos con el cliente.

 Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los

contratos o los pedidos, incluyendo los cambios.

 Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles.

 Este procedimiento aplica a los campus de Bucaramanga, Cúcuta y

Valledupar.

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DOCUMENTOS Y
PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO
REGISTROS
INICIO

Alistamiento de Se procede al alistamiento de Auxiliar de 1 Control Operativo-

recursos planillas, sellos, Gestión Recursos
actualizaciones de Documental correspondencia
consecutivos, funcionamiento GED-FT-029-UDES
de equipo y existencia de
insumos de oficina.

Recepción de Recibe las comunicaciones Auxiliar de Correspondencia

Correspondencia institucionales para el trámite Gestión Institucional para
correspondiente. Documental Diario trámite.

Revisión de la Revisa que las Auxiliar de Diario Formato Control de

P correspondencia comunicaciones Gestión documentos
institucionales estén Documental devueltos
debidamente elaboradas e GED-FT-014-UDES
identificadas y contengan los
anexos relacionados.

Si los documentos no cumplen

con los requisitos de
elaboración dados en el
Instructivo de
Correspondencia y
Comunicaciones GED-IN-003-
UDES, se devuelven a la
dependencia productora
indicando el motivo de la
devolución, registro en el
Formato de Control de
documentos Devueltos
GED-FT-014-UDES

Si los documentos cumplen

con los requisitos, se procede
a realizar la radicación de
comunicaciones
institucionales.

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P Identifica y organiza las

comunicaciones para
despacho interno y externo.

Radicación y copia Se registra el número Auxiliar de 1 Correspondencia con

digital de la consecutivo en la Gestión sello de radicado si
correspondencia comunicación original y Documental aplica.
copias.
Imagen digital del
comunicado en
La comunicación externa y sus SEVENET
anexos, se escanea y conserva
copia digital en aplicativo
SEVENET, siguiendo
orientaciones de instructivo de
digitalización GED-IN-006-
UDES

Clasificación Se organiza las Auxiliar de 1 Correspondencia con

para reparto comunicaciones teniendo en Gestión sello de radicado si
cuenta si son para distribución Documental aplica.
interna o externa y se clasifica
teniendo en cuenta el lugar de
envío, el tipo de envío, clase
de servicio.
H

Registro de la Se relaciona en la planilla de Auxiliar de 1 Planilla control

correspondencia control de correspondencia Gestión correspondencia
despachada las Documental despachada
comunicaciones GED-FT-013-UDES
institucionales, registrando los
datos que allí se describen, de Planilla o guías de
acuerdo con la clasificación envío empresa
realizada. distribuidora de
correo (que
Se diligencia en la web de las apliquen)
empresas de correo los datos
de envío, e imprime las
planillas y guías (según
aplique).

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Distribución de Entrega comunicaciones Auxiliar de 1 Planilla control

correspondencia institucionales al encargado Gestión correspondencia
de reparto según lo Documental despachada
relacionado en planillas de GED-FT-013-UDES
control de correspondencia.

La Copia del comunicado con Planilla o guías de

firma de recibido, solo se envío empresa
genera cuando el remitente distribuidora de
hace la advertencia de esta correo.
solicitud.

H
Notificación El auxiliar de Gestión Auxiliar de 1 Correo Electrónico.
registros de Documental debe enviar por Gestión
envío correo electrónico el número Documental Planilla o guías de
de la guías de la envío empresa
correspondencia despachada distribuidora de
al remitente. correo.

Archivo de Mensualmente se archiva las Auxiliar de 1 Planilla control

Planilla planillas de Control de Gestión correspondencia
Correspondencia despachada. Documental despachada
GED-FT-013-UDES
Anualmente se realiza la
transferencia al Archivo Formato e
Central, según Listado Guía de inventario único
Series, documental
Subseries y Tipos GED-FT-005-UDES.
Documentales

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Verificación de Se verifica en las plataformas Auxiliar de Correo Electrónico.

envíos de las empresas de correo el Gestión
estado de los envíos, se Documental Formato Control de
notifica las novedades a los Campus Documentos

Diariamente
remitentes por correo Devueltos
electrónico. Auxiliar de GED-FT-014-UDES.
V Gestión
La correspondencia devuelta, Documental
se remite a la dependencia
realizando el respectivo
registro en el formato Control
de documentos devueltos
GED-FT-014-UDES

Toma de Se deben realizar los ajustes Auxiliar de Correo Electrónico

Acciones propuestos y/o necesarios Gestión
para garantizar la entrega Documental
exitosa de la correspondencia Campus

Diariamente
despachada.
Auxiliar de
A Gestión
Documental.

Coordinador de
Gestión
Documental.

FIN

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DEFINICIONES

Comunicación institucional: toda aquella recibida o producida en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado.

Comunicación interna: son documentos generados por las diferentes dependencias, que se cruzan
entre sí, en la misma institución, en el cumplimiento de funciones y responsabilidades.

Mercadería: cosa mueble

Radicación: procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la
ley.

Registro de comunicación oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en
sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la dependencia competente, numero de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Esperanza Rojas Rojas

00 Versión de Prueba 25/08/2014
Coordinadora de Gestión
Documental

En la actividad Radicación de la
correspondencia, se elimina: la
fecha de despacho
Esperanza Rojas Rojas
01 Se ajusta el pie de página, teniendo 12/05/2015
Coordinadora de Gestión
en cuenta lo establecido en la 03 Documental
versión del procedimiento de
control de documentos y registros.

Aplicación de la marca de Esperanza Rojas Rojas

02 conformidad de la certificación Coordinadora de Gestión 01/03/2016
ICONTEC Documental

Esperanza Rojas Rojas

Coordinadora de Gestión
Documental
Se actualiza encabezado por
inclusión de la mención “Vigilada Carmen Julia Ramírez Villamizar
Mineducación” junto logo Auxiliar Gestión Documental
institucional. Campus Cúcuta
03
15/08/2017
Se ajusta la estructura del Diana Marcela Vásquez Sierra
procedimiento a los nuevos Auxiliar Gestión Documental
lineamientos establecidos en la Campus Valledupar
norma ISO 9001:2015.
Liliana Jimena Naranjo Cepeda
Calidad Administrativa y
Financiera.
Ajuste de pie de página de acuerdo Esperanza Rojas Rojas
04 a Procedimiento Control de Directora de Gestión 12/08/2018
Documentos y Registros v 10. Documental

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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

En Condiciones Generales y
actividad Radicación y copia digital Esperanza Rojas Rojas
de la correspondencia, se incluye la Directora de Gestión
05 21/11/2018
conservación de copia digital de Documental
comunicación externa para
despacho

Esperanza Rojas Rojas

Se modifica término sede por Directora de Gestión
05 24/04/2019
Campus Documental

En Condiciones Generales, se
aclara uso del formato Control de
llamadas VAF-FT-013-UDES. Se
aclara que la copia digital de la
comunicación externa despachada
se conserva junto con soportes en
SEVENET.

En coherencia a procedimiento se
aclara la radicación en
correspondencia externa a Esperanza Rojas Rojas
despachar. Directora de Gestión
06 26/08/2019
Documental
Se aclara soporte de envío
información en masivos, medio y
responsable.

En la actividad Alistamiento de
recursos, se incluye en los registros
GED-FT-019-UDES Control
operativo

Se aclara en las actividades el

nombre del formato Planilla control
correspondencia despachada GED-
FT-013-UDES

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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Se aclara la generación y
conservación de Planillas o guías de Esperanza Rojas Rojas
envío según aplique, ya que Directora de Gestión
06 03/09/2019
depende de requerimiento de Documental
empresas de correo.

Se modifica término enviada por

despachada.

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