Instrumento PGD

Proceso de Gestión
Código GDO-TIC-MA-003
Documental
Manual Programa de Gestión

Versión 3.0
Documental
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Secretaría General
Subdirección administrativa y de Gestión
Humana
GIT Fortalecimiento de las Relaciones con los
Grupos de Interés
Bogotá, Noviembre de 2018
Documento aprobado en Sesión Virtual de Comité MIG No. 27

del 31 de diciembre de 2018
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INDICE
INTRODUCCION …………………………………………………………………………………………….. 5
CAPITULO 1. Consideraciones Generales del PGD …………………………………..… 6
1.1. JUSTIFICACION …………………………………………………………………………………... 7
1.2. ALCANCE …………………………………………………………………………………………….. 8
1.3. Conceptos Básicos en Gestión Documental …………………………………………………… 8
1.4. Objetivos …………………………………………………………………………………………….. 12
1.4.1. Objetivo general ………………………………………………………………………………….. 12
1.4.2. Objetivos específicos ……………………………………………………………………….. 12
1.5. Política de Gestión Documental ……………………………………………………………………. 12
1.6. Público al cual está dirigido ………………………………………………………………………. 13
1.7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ……………………………………….. 14
1.7.1. NORMATIVOS …………………………………………………………………………………. 14
1.7.2. ECONOMICOS …………………………………………………………………………………. 17
1.7.3. ADMINISTRATIVOS ………………………………………………………………………. 19
1.7.3.1. Conformación del equipo de Trabajo ………………………………………………….. 19
1.7.3.2. Metodología utilizada para la elaboración del PGD y Programas Específicos ………… 22
1.7.4. TECNOLÓGICOS ……………………………………………………………………….. 24
1.7.5. GESTIÓN DEL CAMBIO ………………………………………………………………………... 25
CAPITULO 2. Lineamientos para los procesos de Gestión Documental ………………………………. 27
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL ……………………. 28
2.1. PLANEACIÓN …………………………………………………………………………………… 28
2.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ……………………………………………………………… 31
2.3. GESTION Y TRAMITE ………………………………………………………………………… 31
2.4. ORGANIZACIÓN …………………………………………………………………………………… 33
2.5. TRANSFERENCIAS …………………………………………………………………………………… 33
2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ………………………………………………………………. 34
2.7. PRESERVACION A LARGO PLAZO ………………………………………………………………. 35
2.8. VALORACION …………………………………………………………………………………… 36
CAPITULO 3: Fases de Implementación del Programa de Gestión Documental (PDG) ………….. 37
3. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD (PROGRAMA DESTION DOCUMENTAL) ………... 38
3.1. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PDG) ………………………………………….. 38
3.2. PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PDG ……………………………………………………. 39
CAPITULO 4: Programas Específicos ………………………………………………………………. 42
4. PROGRAMAS ESPECIFICOS …………………………………………………………………………. 43
4.1. PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS …….. 43
4.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ……………………………….. 45
4.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS …………………….. 46
4.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS …………………………………………. 47
4.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA ………………………………………………………………. 48
4.6. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES ………………………………………….. 49
4.7. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ……………………………………………………. 50
4.8. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL ……………………………………………………. 51
CAPITULO 5: Alineación PGD con MECI, SGC y RSI …………………………………………. 53
5.1. ARMONIZACIÓN MECI – SGC – PGD ………………………………………………………………. 54
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5.2. ALINEACIÓN LA RESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONAL – RSI ……………………….. 55

5.3. Alineación con las Políticas de Buen Gobierno …………………………………………………….. 56
5.4. Alineación con los Principios del Pacto Global …………………………………………………….. 57
5.5. Alineación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS ……………………………….. 57
5.6. Alineación con el Modelo de Responsabilidad Social Institucional ……………………………….. 58
5.7. Alineación con materialidades de la norma ISO 26000:2010 ………………………………... 59
5.8. Alineación con el Modelo Integrado de Gestión-MIG/ requisitos de la norma ISO 9001:2015
Sistema de Gestión de la Calidad …………………………………………………………… 59
5.9. Alineación con los Estándares GRI/Informe de Sostenibilidad y el reporte de los Estándares
GRI (Global Reporting Initiative) …………………………………………………………… 60
INDICE DE TABLAS
Tabla. 1. Recursos PAA ………………………………………………………………………………… 18
Tabla. 2. Recursos PAA 2018 ……………………………………………………………………… 18
Tabla. 5. Recursos PAA Oficina TI ……………………………………………………………………… 19
Tabla. 7. Rubro PAA Ficha de Inversión …………………………………………………………… 19
Tabla. 8. Matriz de Responsables ……………………………………………………………………… 20
Tabla. 9. Matriz RACI ………………………………………………………………..………… 21
Tabla. 10. Recurso Humano GIT ……………………………………………………………………… 21
Tabla. 11. Instancias Mínimas de Gestión Documental MinTIC ……………………………. 22
Tabla. 12. Proveedores Políticas y lineamientos Gestión Documental ……………………………. 22
Tabla. 13. Planeación de la Gestión Documental …………………………………….……… 29
Tabla.14. Producción Documental ……………………………………………………………………… 31
Tabla. 15. Gestión y Trámite ……………………………………………………………………… 32
Tabla. 16. Organización ………………………………………………………………………………… 33
Tabla. 17. Transferencias ………………………………………………………………………………… 34
Tabla. 18. Disposición de Documentos …………………………………………………………… 35
Tabla. 19. Preservación a Largo Plazo …………………………………………………………… 35
Tabla. 20. Valoración ………………………………………………………………………………… 36
Tabla. 21. Fases Implementación PGD ……………………………………………………… 38
Tabla. 22. Fases Implementación Programas Específicos del PGD ……………………………. 39
Tabla. 23. Programa específico de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos ………. 44
Tabla. 24. Programa específico de documentos vitales o esenciales ……………………………. 45
Tabla. 25. Programa específico de gestión de documentos electrónicos ………………………….. 47
Tabla. 26. Programa específico de archivos descentralizados …………………………. 48
Tabla. 27. Actividades y Responsables Programa específico de reprografía ………………….. 49
Tabla. 28.Actividades y Responsables Programa específico de documentos especiales ………… 50
Tabla. 29. Actividades y Responsables Plan Institucional de Capacitación ………………….. 51
Tabla. 30. Actividades y Responsables Plan Institucional de Auditoria y Control …………………. 52
Tabla. 31. Alineación con las políticas de Buen Gobierno ………………………………………. 56
Tabla. 32. Alineación con los principios del Pacto Global ……………………………………….. 57
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Tabla. 33. Alineación con los objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS …………………… 58
Tabla. 34. Alineación con el Modelo de Responsabilidad Social Institucional …………………… 58
Tabla. 35. Alineación con la norma técnica ISO 26000:2010 ……………………………………….. 59
Tabla. 36. Alineación con el Modelo Integrado de Gestión-MIG/ requisitos de la norma
ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad ………………………….. 60
INDICE DE FIGURAS
Figura No. 1. Grupos de Interés MinTIC …………………………………………………………………. 14

Figura No. 2. Servicios prestados por Gestión Documental ……………………………………………. 14
Figura No. 3. Metodología General Gestión Documental ……………………………………………. 24
Figura No. 4. Armonización MECI – SGC- PDG …………………………………………………………. 54
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INTRODUCCION
En el marco de los principios constitucionales de la función pública, surgen leyes reglamentarias en aras de
mejorar la eficiencia de la Administración Pública, disponiendo la implementación de las políticas de desarrollo
administrativo en las Entidades contemplando los programas de mejoramiento continuo, adaptación de nuevos
enfoques para la gestión de calidad, metodologías para medir la productividad, la identificación de apoyos
administrativos para optimizar la atención efectiva a los usuarios y la capacidad administrativa y el desempeño
institucional.
Las leyes establecidas por el Gobierno Colombiano en materia de gestión documental y de archivo nace con la
Ley 80 de 1989 con la cual se crea el Archivo General de la Nación adscrito al Ministerio de Cultura, junto con
la Ley 594 de 2000 que establece la Ley General de Archivos cuyo objeto es “establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado”.
De acuerdo a lo establecido en Título V, articulo 21 de la Ley General de Archivo, el Decreto reglamentario

2609 de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y su Decreto reglamentario 103 de 2015, se actualiza el
Programa de Gestión Documental del MinTIC, que permite la formulación de políticas internas, definir
estrategias, procedimientos, formatos y programas específicos para el desarrollo de la función archivística, así
como el aporte de herramientas para su propia implementación y seguimiento, de acuerdo con las normas
vigentes y la adopción de estándares y mejores prácticas institucionales que redundan en la eficiencia, eficacia
y efectividad de la función administrativa pública así como en la satisfacción de los requerimientos y
expectativas de los distintos grupos de interés.
Así mismo, el presente documento constituye el plan a seguir, estableciendo metas a corto, mediano y largo
plazo que ayuden a identificar, gestionar, clasificar, organizar, conservar, valorar, preservar y disponer la
información pública durante todo su ciclo vital.
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Consideraciones
1
Generales del PGD
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1.1. JUSTIFICACION
El Programa de Gestión Documental, acoge toda la función archivística institucional, proporcionando las
directrices generales necesarias para su aplicación particular dentro del ciclo vital de los documentos, por medio
de la formulación de planes y programas específicos e instrumentos archivísticos que son complementarios y
hacen parte sustantiva del PGD del MINTIC.
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en aras de apoyar los procesos de Gestión
Documental implementados en la Entidad, dentro de su Programa de Gestión Documental formula los
programas específicos establecidos con observancia a las directrices del Archivo General de la Nación, que
permiten implementar la metodología apropiada sobre el tratamiento de los “tipos de información y documentos
físicos y electrónicos, así como los sistemas, medios y controles asociados a la gestión”, como estrategia que
permite fortalecer el Programa de Gestión Documental de acuerdo a las necesidades reales detectadas en la
entidad.
En este mismo sentido, se continúa con el desarrollo e instrumentalización de la Política de Gestión Documental
de la Entidad, la cual estima “normalizar la gestión integral de los documentos y servicios de archivo en sus
diferentes fases y garantizando una gestión eficaz y adecuada en cualquier soporte en que se genere (papel o
electrónico), siempre y cuando sean auténticos, fiables, íntegros, de fácil acceso y capaces de prestar apoyo
en la toma de decisiones de la entidad, durante el tiempo que sea necesario1”, aportando los principios que se
persiguen proteger desde los Programas Específicos como características de los documentos oficiales de la
Institución, para lo que se requiere el concurso y participación activa de todas las áreas de la Entidad.
Todo lo anterior, indica que la generación del Programa de Gestión Documental y sus Programas Específicos
implica la articulación entre las directrices que en la materia se han impartido desde los organismos
competentes externos al MINTIC, las disposiciones internas de la Entidad y el respeto a la armonización que
debe existir entre los distintos sistemas de gestión administrativa institucional descritos de forma específica en
el presente documento.
La obligatoriedad en la elaboración de Programa de Gestión Documental y sus Programas Específicos se

desprende del cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.5.13, donde se
consideran los elementos mínimos, encontrando su asiento dentro del MINTIC a través del presente documento.
La responsabilidad y coordinación de la Gestión Documental de la Entidad, debido a la transversalidad que

comporta la ejecución de sus procesos, recaen sobre la Secretaría General de la Entidad en articulación
interdisciplinaria con la Subdirección Administrativa y de Gestión Humana a través del Grupo Interno de Trabajo
de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés, la Oficina de TI y la Oficina de Control Interno,
sin perjuicio de la participación de otras áreas de gestión cuando se requiera su intervención en temas
relacionados con las funciones oficiales asignadas a cada una de ellas, respetando además, la jerarquía y
pertinencia en el desarrollo de las actividades estratégicas, técnicas, operativas, de auditoría y control
asociadas a la implementación del sistema.
1
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. (s.f.). Gestión Documental. Recuperado el 17
de Mayo de 2017, de Sitio Web MINTIC: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_politica_gestion_documental_mintic.pdf
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En cumplimiento del Proceso de Gestión documental, que se encuentra inmerso dentro del mapa de
Macroprocesos del Modelo integrado de Gestión (MIG), se encuentra establecido el Programa de Gestión
Documental como una de las salidas de la cadena de valor, Carta Descriptiva y los lineamientos, instructivos y
formatos necesarios para el desarrollo de la Gestión Documental, lo que permite llevar una administración,
actualización y modernización clara de la gestión documental al interior de la entidad de los archivos de gestión,
central e históricos.
El Programa de Gestión Documental y sus programas específicos y sus actualizaciones será aprobado por
el Comité MIG; su implementación está a cargo del Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las
Relaciones con los Grupos de Interés de la Entidad y será publicado en la página web institucional.
Para el levantamiento de la información respectiva que sustenta el Programa de Gestión Documental de la

entidad y de acuerdo a los cambios estructurales presentados, se actualizó el Diagnóstico Integral de Archivos
del 2016, que permite visionar el estado actual y establecer acciones de mejora que permitan conservar el
acervo documental independientemente de su soporte y medio de creación, garantizando su acceso, uso,
mantenimiento, retención y preservación; utilizando para ello las herramientas exigidas por la normatividad
vigente.
El Programa de Gestión documental (PGD) y sus programas específicos se estructuran teniendo en cuenta el
Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD, 2014.
1.2. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental, aplica para los Archivos de Gestión, Central y Centro de documentación
Técnica de la entidad teniendo en cuenta los procesos archivísticos aplicados a los mismos (producción hasta
disposición final) y será implementado en todas las áreas de la entidad incluidos todos los servidores que
manejen y/o produzcan información y documentos de y para la entidad, en aras de mantener la integridad de
los documentos.
1.3. Conceptos Básicos en Gestión Documental
Términos tomados de las siguientes fuentes: Reglamento General de Archivos del archivo General de Nación,
mediante Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”; Ley 594
del 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Artículo 3
definiciones, entre otros:
• Acceso a documentos de archivo: derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan
los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
• Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico
o cultural.
• Administración de archivos: conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección
y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.
• Almacenamiento de documentos: acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
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• Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
• También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
• Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión
y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.
• Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.
• Archivo electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios
y procesos archivísticos.
• Archivo histórico: archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de
archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
• Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción
o recepción, hasta su disposición final.
• Clasificación documental: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad
productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
• Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar
la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
• Conservación preventiva de documentos: conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y
administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando
su integridad y estabilidad.
• Cuadro de clasificación: esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por
una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
• Custodia de documentos: guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona,
que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea
su titularidad.
• Depósito de archivo: local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación
de los documentos de archivo.
• Deterioro: alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material,
causada por envejecimiento natural u otros factores.
• Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera
analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse
o interpretarse por computador.
• Diplomática documental: disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos
conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los
tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
• Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras
a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
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• Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

• Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
• Documento activo: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
• Documento de apoyo: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que
no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
• Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones.
• Documento esencial: documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su
contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun
después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
• Documento electrónico de archivo: registro de la información generada, recibida, almacenada, y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
• Documento facilitativo: documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas
las entidades.
• Documento histórico: documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos
externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones
internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio
histórico.
• Documento inactivo: documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
• Documento misional: documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
• Documento original: fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
• Documento público: documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.
• Documento semiactivo: documento de uso ocasional con valores primarios.
• Eliminación documental: actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o
de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
• Estantería: mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservación.
• Fondo abierto: conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes,
que se completa sistemáticamente.
• Fondo acumulado: conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
• Fondo cerrado: conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese
definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.
• Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo
de sus funciones o actividades.
• Fuente primaria de información: información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente
de primera mano”.
• Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
• Inventario documental: instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
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• Microfilmación: técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en
película de alta resolución.
• Muestreo: técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.
• Organización documental: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción
de los documentos de una institución.
• Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
• Principio de orden original: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
• Principio de procedencia: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con
los de otras.
• Producción documental: generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
• Recuperación de documentos: acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.
• Reprografía: conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización,
que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
• Retención documental: plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el
archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
• Selección documental: disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y
realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo
para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.
• Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
• Signatura topográfica: identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación
en el depósito y mobiliario de un archivo.
• Sistema integrado de conservación: conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran
el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier
etapa del ciclo vital.
• Subserie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
• Tabla de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
• Tabla de valoración documental: listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un
tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
• Tipo documental: unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.
• Transferencia documental: remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
• Unidad de conservación: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación.
• Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
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Documental
• Unidad documental: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente.
• Valoración documental: labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
1.4. Objetivos
1.4.1. Objetivo general
Diseñar y formalizar el Programa de gestión documental como instrumento archivístico en el Ministerio de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que permita estandarizar la información que se genera
en cualquier soporte generado y recibido, desde su origen hasta la disposición final con base en las directrices
del Archivo General de la Nación, contemplando la formulación de metas y objetivos a corto, mediano y largo
plazo enfocados a la apropiada planeación, procesamiento, administración, manejo y organización de la
documentación que garanticen y faciliten su uso, conservación y preservación al largo plazo.
1.4.2. Objetivos específicos
• Diagnosticar el estado de la Gestión Documental del Min TIC

• Planear el desarrollo de la Gestión Documental en el MINTIC, observando los aspectos normativos,
económicos, administrativos, tecnológicos y de Gestión del Cambio, conteniendo de igual forma, la
definición de lineamientos, instructivos, procedimientos y formatos necesarios para desarrollar su
desarrollo.
• Crear, normalizar y controlar los Programas específicos del PGD
• Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior del Min
TIC, a través de lineamientos claros y precisos, que integrados a los procesos del MIG, garanticen la
eficiencia de la Gestión y la conservación del patrimonio documental.
• Fortalecer la Gestión Documental Institucional, alineado a las normas vigentes de la materia y a la
planeación institucional de la entidad.
• Describir los lineamientos para los procesos de la Gestión Documental Institucional, de acuerdo con las
etapas de Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición,
Preservación a Largo Plazo y Valoración.
• Garantizar el acceso de la información a los grupos de interés, afianzando la seguridad en los sistemas
de información del Min TIC para avalar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y
manejo confidencial de la información.
• Actualizar y optimizar la Gestión Documental bajo la Responsabilidad Social Institucional, implementando
buenas prácticas en estándares de gestión y tecnologías.
1.5. Política de Gestión Documental
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco de la eficiencia administrativa;

la defensa de los derechos de los ciudadanos, los servidores y entidades del Estado; la promoción de la
transparencia y acceso a la información pública; la seguridad de la información y atención de contingencias; la
participación de la ciudadanía en la gestión; el gobierno electrónico y los principios del proceso de gestión
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documental (físico y electrónico) establecidos en el marco normativo vigente y el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión; aseguran y garantizan que todos los tipos de información y los medios en los que se
produzca o reciba la misma; así como las condiciones específicas para su gestión, serán generados, creados
y mantenidos de manera controlada en el ejercicio de sus funciones y actividades; a través de su propio Sistema
de Gestión Documental con criterios de calidad y excelencia que garanticen la conservación de la memoria
institucional como aporte al patrimonio del Estado; a través de los siguientes compromisos:
• Establecer e implementar planes y programas (Programa de Gestión Documental – PGD, Plan estratégico,
Plan de Acción y el Plan Institucional de Archivos - PINAR) para normalizar la gestión integral de los
documentos y archivos; con el fin de garantizar la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información; así como la promoción de la transparencia, acceso a la información pública;
la seguridad de la información y el gobierno electrónico.
• Establecer mecanismos de cooperación con los diferentes grupos de interés productores de la información
y así mismo la articulación y coordinación permanente entre las áreas de Tecnología, Archivo, la Oficina
Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, Oficina de Control Interno como responsables de la
planificación, ejecución, verificación y toma de decisiones respectivamente en la gestión documental del
Mintic.
• Planificar e implementar mecanismos y herramientas para el sistema de gestión documental (físico y

electrónico) en el marco de los principios de conformidad, interoperabilidad, seguridad, meta descripción,
adición de contenidos, diseño y funcionamiento, gestión distribuida, disponibilidad y acceso y neutralidad
tecnológica, la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad, legibilidad, interpretación y
conservación pertinente en el tiempo a lo largo del ciclo de vida de los documentos generados en los distintos
Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) y consolidados en el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) del Mintic.
• Cumplir con los estándares internacionales, nacionales, normatividad vigente y requerimientos del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión adoptado por el Mintic.
• Fomentar la cultura de ahorro de papel, en cumplimiento a los lineamientos para la gestión de documentos
físicos y electrónicos; con el fin de mitigar y gestionar los impactos en el marco del Modelo de
Responsabilidad Social Institucional (Plan Institucional de Gestión Ambiental-PIGA).
1.6. Público al cual está dirigido
El Programa de Gestión Documental del Ministerio está orientado al Comité del Modelo Integrado de Gestión,
a la Alta Dirección y a todas las dependencias del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones que hacen parte de su estructura organizacional, con el fin de evaluar, aprobar, y hacer
seguimiento a las estrategias y metas que se establecen dentro del Programa de Gestión Documental de la
Entidad y así mismo obtener la asignación de los recursos financieros, administrativos, jurídicos y técnicos que
permiten la implementación del mismo.
De igual forma, y en desarrollo de su misión la Entidad mantiene relación con varios actores identificados como
grupos de interés que se encuentran distribuidos de acuerdo con:
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Figura No. 1. Grupos de Interés MinTIC

Gobierno Sector Ciudadanía Servidores
• Presidencia • Entidades Adscritasy • Usuarios de los productos y/o • Funcionarios públicos del
• Congreso Vinculadas servicios de las TIC en el MinTIC
• Entidades Adscritas y • Proveedores de Redes y país • Contratistas del MinTIC
Vinculadas Servicios • Población en situación de • Pensionados del sector TIC
• Entes Territoriales • Operadores de Servicios vulnerabilidad
• Contraloría Postales
• Procuraduría • Concesionarios
• Fiscalía • Medios de Comunicación
• Comunidad Internacional
• Comercializadores
• Académia
• Agremiaciones (ONG´s -
Sindicatos)
Fuente: Elaboración propia
El diagrama de caracterización del proceso de Gestión Documental y su relación con el público al cual va
dirigido, se encuentra contemplado por:
Figura No. 2. Servicios prestados por Gestión Documental
Proveedores insumos Procesos Servicios y Productos Clientes
• Áreas Misionales • Clasificación de la • Proceso de Gestión • Programa de Gestión • Todos los Procesos
• Áreas Estratégicas producción documental Documental Documental(Lineamientos, • Grupos de Interés
• Áreas de Apoyo • Planillas de día a día Procedimientos, • Archivo General de la
(entrega documentos. instructivos y formatos para Nación AGN
• Áreas de Evaluación
• FUID (creación de unidades la gestión documental)
archivísticas) • Centro de Documentación
• Cuadro de Clasificación Técnica
Documental: Tablas de • Cronograma de
Retención Documental, transferencias
Bancos Terminológicos, documentales: Inventarios
Inventario Documental de transferencia y
• PINAR: Plan Institucional de Publicación de FUID de
Archivo eliminación en el sitio Web
• Programa Integral de
Conservación de
Documentos
• Lineamientos para la
creación y diseño de
formatos y documentos
(Manual Norma
Fundamental)
1.7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
1.7.1. NORMATIVOS
Constitución Política de Colombia de 1991: Artículo 15, Artículo 20, Artículo 74, Artículo 94.
✓ LEYES
• Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y archivístico

• Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección de patrimonio cultural
• Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan
otras disposiciones, y su normatividad reglamentaria.
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• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
• Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículo 192. Violación ilícita de
comunicaciones, Artículo 286 Falsedad ideológica en documento público. Artículo 287. Falsedad material
en documento público, Artículo 289 Falsedad en documento privado. Artículo 291. Uso de documento falso.
Artículo 309. Sustracción de cosa propia al cumplimiento de los deberes constitucionales o legales. Artículo
350. Incendio. Artículo 418. Revelación de secreto. Artículo 419. Utilización de asunto sometido a secreto
o reserva. Artículo 431 Utilización indebida de información obtenida en el ejercicio de la función pública.
Artículo 463. Espionaje.
• Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo”.
• Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
• Ley 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas
del conflicto armado interno.
• Ley 1564 de 2012. “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras
disposiciones”.
• Ley 1581 de 2012. “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la
Información Púbica Nacional y se dictan otras disposiciones.
✓ DECRETOS
• Decreto 019 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.
• Decreto 2609 de 2012. Incorporado en el Decreto 1080 de 2015. Por el cual se reglamenta el Título V de
la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado.
• Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del Estado”.
• Decreto 1515 de 2013. “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias
secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los Archivos generales
de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras
disposiciones”.
• Decreto 2758 de 2013. “Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto
1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo
General de la Nación y a los archivos generales territoriales”.
• Decreto 2364 de 2012. “Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la
firma electrónica y se dictan otras disposiciones”.
• Decreto 2482 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión”.
• Decreto 2693 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno
en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de
2011, y se dictan otras disposiciones”.
• Decreto 1499 de 2017. “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único
Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el
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artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.
✓ DIRECTIVAS Y ACUERDOS
• Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papeles en

la administración pública.
• Acuerdo 042 de 2000. Organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el
Inventario Único Documental- FUID.
• Acuerdo 048 de 2000. Conservación Integral. Los tratamientos de Conservación Preventiva, Conservación
o Restauración deben estar precedidos de la estricta documentación “Conservación de Documentos”, del
Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva.
• Acuerdo 49 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
• Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
• Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración de la Tabla de Retención
Documental, para su aplicación, seguimiento y actualización de la TRD.
• Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y se
reglamenta el Comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.
• Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 y 2609 de 2012, se modifica
el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas
de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
• Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan
otras disposiciones.
• Acuerdo 02 de 2014. "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"
• Acuerdo 06 de 2014. "Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación
de Documentos" de la Ley 594 de 2000"
• Acuerdo 07 de 2014. “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de
expedientes y se dictan otras disposiciones”
• Acuerdo 08 de 2014. "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos
de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus
parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000"
• Acuerdo 03 de 2015. “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en
cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos
(entendidos como mecanismos tecnológicos, ópticos, telemáticos, informáticos o similar, conocidos o por
conocerse que permiten producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información), de conformidad
con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de
2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.
✓ CIRCULARES
• Circular externa AGN 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y
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gestión de documentos electrónicos.

• Circular externa AGN 002 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental.
• Circular Externa 05 de 2012 AGN. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
Comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.
• Circular Externa 03 de 2015 AGN. Directrices para la elaboración de Tablas de Retención documental.
✓ NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
* Marco de política de gestión documental:

• NTC-ISO 15489-1: Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.
• GTC-ISO/TR 15489-2 Guía Técnica Colombiana. Gestión de Documentos. Parte 2 Guía.
• NTC-ISO 30300: Sistemas de gestión de registros: fundamentos y vocabulario.
• NTC-ISO 30301: Sistemas de gestión de registros: requisitos.
* Normas para la implementación de procesos gestión documental: Normas generales

• NTC-ISO 16175-1: Principios y requisitos funcionales de los registros en entornos electrónicos de
oficina. Parte 1: Información general y declaración de principios.
• UNE-ISO/TR 26122: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
• NTC-ISO 14533-1. Procesos, elementos de datos y documentos en comercio, industria y administración.
Perfiles de firma a largo plazo. Parte 1. Perfiles de firma a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas
CMS (CAdES).
• NTC-ISO 5985 Directrices de implementación para digitalización de documentos.
• Norma ISO TR 13028: Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.
• Norma ISO 23081: Procesos de gestión de do19*cumentos. Metadatos para la gestión de documentos.
1.7.2 ECONOMICOS
Los recursos para garantizar la prestación del servicio en la Entidad, dando cumplimiento a las disposiciones
legales sobre la materia, y de igual forma garantizar que el mismo sea prestado con personal técnico, idóneo y
calificado, e igualmente contar con los recursos e insumos para procurar la efectiva administración, supervisión
y control de los archivos, se garantiza a través de recursos del presupuesto de funcionamiento y de inversión.
De acuerdo con lo establecido en el Plan Institucional de Archivos del MINTIC, la ejecución, implementación y
el cumplimiento de las estrategias trazadas a corto, mediano y largo plazo en el Programa de Gestión
Documental y sus Programas Específicos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, contados a partir del mes de diciembre de 2018, se financian de acuerdo con:
• Recursos del presupuesto de Funcionamiento
En aras de fortalecer los procesos de apoyo en el Ministerio y garantizar la continuidad de la prestación del
servicio de manera eficiente y oportuno, se contempla dentro del PAA, recursos en vigencia futura por el rubro
Otros Gastos por Adquisición de Servicios del presupuesto de funcionamiento de la Entidad, 2018 – 2020, de
acuerdo con:
Tabla. 1. Recursos PAA
Objeto Código
GRUPO UNSPSC SEGMENTO FAMILIA CLASE
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Prestar el servicio integral de 78131800 SERVICIOS DE TRANSPORTE ALMACENAJE

BODEGAJE Y
administración y custodia de los archivos (F) SERVICIOS ALMACENAJE Y CORREO (78) (13)
ALMACENAMIENTO
ESPECIALIZADO (18)
de gestión, central y el Centro de
Documentación Técnica del 80161506 SERVICIOS DE GESTION,
SERVICIOS DE
Ministerio/Fondo TIC, teniendo en cuenta SERVICIOS PROFESIONALES SERVICIOS DE APOYO
(F) SERVICIOS DE EMPRESA Y SERVICIOS
ADMINISTRACION
GERENCIA (15)
los lineamientos del Archivo General de la ADMINISTRATIVOS (80)
DE EMPRESAS (16)
Nación y la normatividad vigente.
VIGENCIA AÑO 2018: La suma de SETENTA Y OCHO MILLONES SETECIENTOS NOVENTA MIL
TRECIENTOS SESENTA Y UN PESOS ($78.790.361) M/CTE, discriminados de la siguiente manera:
Tabla. 2. Recursos PAA 2018

Año Tiempo de Servicio Valor incluido IVA CDP
2018 10 días Hasta $78.790.361 Certificado de disponibilidad presupuestal de N°
107118 del 22-08-2018
VIGENCIA AÑO 2019: La suma de DOS MIL NOVECIENTOS TREINTA Y OCHO MILLONES QUINIENTOS
SESENTA Y NUEVE MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y DOS PESOS ($2.938.569.382) M/CTE, discriminados
de la siguiente manera:

Año Tiempo de Servicio Valor Vigencias Futuras 2019
2019 12 meses $ 2.938.569.382 Vigencias futuras solicitadas mediante Registro No.
1217069 del 30 de agosto de 2018
VIGENCIA AÑO 2020: La suma de DOS MIL SETECIENTOS NOVENTA MILLONES SEICIENTOS SESENTA
Y UN MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS ($2.790.661.389) M/CTE, discriminados de la
siguiente manera:

Año Tiempo de Servicio Valor Vigencias Futuras 2020
2020 11 meses $ 2.790.661.389 Vigencias futuras solicitadas mediante Registro No.

1217069 del 30 de agosto de 2018
• Recursos por Ficha de Inversión de la Oficina TI reflejándose en el plan anual adquisiciones de

la Entidad.
A través de la Oficina TI y teniendo en cuenta que ARCHIVAR LTDA, es el titular de derechos patrimoniales del
software ALFANET y por lo tanto se contrata el servicio de soporte técnico, mantenimiento correctivo y
preventivo del sistema de gestión documental y de sus módulos, de acuerdo con el certificado de registro de
soporte lógico en el Ministerio del Interior libro-tomo-partida 13-34-417 del 27 de septiembre de 2012. Con esto,
se realizan y garantizan las actividades de fortalecimiento y atención de incidentes del sistema.
Dentro del Plan Anual de Adquisiciones (PAA), se encuentra contemplado como:
Tabla. 5. Recursos PAA Oficina TI
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Objeto Código
GRUPO UNSPSC SEGMENTO
Prestar el servicio profesional de fortalecimiento y atención de incidentes reportados 81111500 INGENIERÍA DE SOFTWARE
en las interfaces y del Sistema de Información de Gestión Documental ALFANET (F) SERVICIOS O HARDWARE
Las obligaciones contempladas en el referido contrato, y ejecutado en la vigencia fiscal 2018 cuyo objeto y
contratación se realiza anualmente con el incremento legal respectivo, se encuentra:

Año Tiempo de Valor incluido IVA Contrato
Servicio
2018 360 días Hasta $307.591.086 distribuidos: Contrato estatal con Proveedor exclusivo No. 734 de
$239.987.832 Mantenimiento 2018, suscrito entre el Fondo de Tecnologías de la
correctivo y preventivo Información y las Comunicaciones con ARCHIVAR
$67.603.254 por concepto Bolsa de LTDA
horas.
La obtención de recursos para el 2018 se obtienen de la ficha de inversión denominada Fortalecimiento de

información al servicio del sector TIC y los ciudadanos de la Oficina TI. Para el 2019, la ficha cambia de nombre
a: Fortalecimiento en la calidad y disponibilidad de la información para la toma de decisiones del sector TIC y
los ciudadanos.
• Recursos por Ficha de Inversión del Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las
Relaciones con los Grupos de Interés reflejándose en el plan anual adquisiciones de la Entidad.
Ficha denominada “Consolidar el valor compartido en el MinTIC con sus Grupos de Interés”, con horizonte hasta
el año 2020, de donde se gestiona el recurso humano del Proceso de Gestión Documental:
Tabla. 7. Rubro PAA Ficha de Inversión

RUBRO DESCRIPCION OBSERVACION
Planear la Articulación de los componentes de la Gestión Administrativa del proceso de Gestión

C-2399-0400-7-
Gobernanza Corporativa en los procesos misionales de la Documental (Recurso Humano)
0-7
Entidad, así como la implementación de sus acciones.
1.7.3 ADMINISTRATIVOS
1.7.3.1 Conformación del equipo de Trabajo
En cumplimiento del Artículo 4 Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación dentro de la estructura
de las entidades debe existir una Coordinación encargada de la Gestión Documental, figura que existe en el
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones desde el año 2003 con la creación del
grupo Punto de Atención al Ciudadano y al Operador mediante Resolución 1225 de Julio de 2003 que fue
modificada por la Resolución 1562 de 2004, Resolución 787 de 2014 que divide ese grupo en tres más entre
los cuales se encuentra el Grupo de Gestión de la Información, Resolución No. 3361 de 2018 y por último la
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Resolución No. 2437 de 2018 dicho grupo fue fusionado con el Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de
las Relaciones con los Grupos de Interés.
Mediante la Resolución 911 de 2018, Por la cual se actualiza el Modelo Integrado de Gestión (MIG) del
Ministerio/Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se deroga la Resolución 3174 de
2014, la Resolución 3021 de 2016 y la Resolución 453 de 2016”, en su artículo 7, crea el Comité MIG el cual
es la instancia orientadora del MIG en donde se tratan los temas referentes a las políticas de gestión y
desempeño institucional, y demás componentes del modelo, promoviendo sinergias entre las dependencias,
Iniciativas, estrategias y proyectos que redunden en beneficios institucionales y en la satisfacción de la
ciudadanía, usuarios y grupos de interés del Ministerio/Fondo TIC.
Actualmente el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través del GIT de

Fortalecimiento con las Relaciones de los Grupos de Interés cuenta con tres contratistas profesionales por
prestación de servicios y una persona de apoyo a la gestión que salen del proyecto de Inversión, para garantizar
la etapa de planeación de toda la Gestión Documental en la elaboración de documentos como son: el
Diagnóstico Integral de Archivos, Programa de Gestión Documental- PGD, Plan Institucional de Archivos –
PINAR, Sistema Integrado de Conservación- SIC, instrumentos archivísticos, actualización y tramite de
convalidación de TRD y TVD, entre otros.
De acuerdo con la Ley 594 de 2000, el Decreto 2618 de 2012, el Decreto 1080 de 2015 y la Resolución 2437
de 2018 del MINTIC, se establece como Matriz de Responsables dentro del desarrollo del Programa de Gestión
Documental y Programas Específicos, en los niveles en los que les corresponde:
Tabla. 8. Matriz de Responsables
RESPONSABLE NIVEL DE PARTICIPACIÓN
Alta Gerencia Aprobación e Impulso Estratégico
Dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el Programa
de Gestión Documental
Todas las Dependencias
Responsabilidad Legal de la Aplicación de las Normas en Gestión
Documental
Responsabilidad Legal de la coordinación de la Gestión
Secretaría General
Documental Institucional
Dirección y Coordinación de la Planeación, Ejecución y
Subdirección Administrativa y de Gestión Humana
Seguimiento de la Gestión Documental Institucional.
Apoyo en la Implementación Administrativa, Técnica y Operativa de
Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las
Actividades de Planeación, Ejecución y Seguimiento de la Gestión
Relaciones con los Grupos de Interés
Documental Institucional.
Implementación Administrativa, Técnica y Operativa de Actividades
Oficina de Tecnologías de la Información de Planeación, Ejecución y Seguimiento en Tecnologías de
Información y Comunicaciones.
Coordinación de la Formulación, Ejecución y Sostenibilidad de las
Grupo de Transformación Organizacional
Estrategias y Políticas de Desarrollo Administrativo en la Entidad
Así mismo se establece de acuerdo con la estructura de la entidad, la Matriz RACI que conrtempla las
Responsabilidades en la elaboración y ejecución del Programa de Gestión Documental y sus Programas
Específicos y la asignación de Roles:
Tabla. 9. Matriz RACI

MATRIZ RACI
Responsabilidades en la Elaboración y ejecución del programa de Gestión Documental
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Documental
Asignación de Roles
Actividades Oficina Asesora Oficina de Secretaria Subdirección GIT de fortalecimiento
de Planeación y Control General Administrativa y de las Relaciones con
Estudios Interno de Gestión los Grupos de Interés
Sectoriales Humana
Planeación y Presupuesto Gestión I I I R/A R/A
Documental
Elaboración y actualización de los I I I R/A R/A
instrumentos archivísticos
Citar Comité MIG para seguimiento, R I R I I
control y aprobación de instrumentos
archivísticos
Capacitaciones e inducciones en I I I R/A R/A
Gestión Documental
Seguimiento y Control de Gestión R R R R
Documental
Medición y Estado del proceso I I I A R
Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado.
Que de acuerdo con la Resolución No. 3368 de 2017 y la Resolución No. 2437 de 2018 la cual fusionó los
Grupos Internos de Trabajo de Gestión de la Información y de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos
de Interés, la conformación interna se encuentra dada por los siguientes cargos de la planta de la Entidad:
Tabla. 10. Recurso Humano GIT

Personal de Planta Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés
No. cargos Denominación Código Grado
Uno (1) Profesional Especializado 2028 17
Uno (1) Profesional Especializado 2028 16
Uno (1) Profesional Universitario 2044 11
Dos (2) Profesional Universitario 2044 09
Uno (1) Profesional Universitario 2044 06
Uno (1) Técnico Administrativo 3124 13
Uno (1) Técnico Administrativo 3124 12
Uno (1) Secretario Ejecutivo 4210 19
El Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés se encargará de
hacer seguimiento y actualización del PGD y sus Programas Específicos, conforme a la evolución de las
características de la Entidad, la función archivística y los cambios normativos; de igual modo, velará porque en
las distintas herramientas de seguimiento y control de todas las áreas involucradas se incluyan los planes de
trabajo con asignación de tiempos, así como la descripción de cada actividad específica en la que se involucre
la Gestión Documental; considerando como instrumento principal para esta tarea las acciones de mejora
cargadas y gestionadas en la plataforma dispuesta por el Mintic - Modelo Integrado de Gestión (MIG) del
Ministerio.
De igual modo que el seguimiento y control a las actividades de los planes relacionados con la Gestión
Documental, los riesgos asociados a la función archivística y los planes de acción para mitigarlos se gestionaran
por medio de las Carpetas de Mejora de acuerdo con la pertinencia funcional de cada iniciativa, asignando a
las áreas pertinentes las responsabilidades que les correspondan.
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Para lograr la implementación de las medidas formuladas en el PGD y sus Programas Específicos, el Ministerio
debe contar con instancias administrativas que cumplan con los roles requeridos de acuerdo con el nivel de
toma de decisión o ejecución de actividades específicas de la Gestión Documental, incluyendo mínimo las tres
siguientes con su correspondiente composición:
Tabla. 11. Instancias Mínimas de Gestión Documental MinTIC

INSTANCIAS MÍNIMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL MINTIC
INSTANCIA DESCRIPCIÓN COMPOSICIÓN
Resolución 911 de 2018, fusiona los comités de la
Comité MIG Entidad y tiene la función de aprobar el Programa de Art. 6 de la Resolución
Gestión Documental.
Por medio de la Resolución 2437 de 2018, Artículo 1,
fusiona al Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la
Información con el Grupo Interno de Trabajo de
Área de Gestión
Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupo de Descripción dada en la Tabla No.
Documental
Interés, y en el mismo se le asignan las funciones
correspondientes. (coordinación, apoyo, gestión,
implementación y seguimiento).
Prestación de Servicio tercerizado:
Proveedores externos de servicios de Gestión
Director/ Coordinador del proyecto 1
Documental, encargados de la administración del
Profesional del proyecto: 1
Archivo de Gestión, el Archivo Central y el Centro
Base Operativa Líderes de Calidad: 3
Documental Técnico.
Técnico de archivo CDT: 1
Ejecución de las actividades operativas requeridas por
Técnicos de archivo: 5
el proceso.
Auxiliar de Archivo: 32
El proceso de Gestión Documental se encuentra enmarcado en una serie de políticas y lineamientos que son
provistos por diferentes entidades, áreas y procesos; en el Ministerio TIC están dados de la siguiente manera:
Tabla. 12. Proveedores Políticas y lineamientos Gestión Documental

PROVEEDOR ENTRADA O INSUMO
Constitución Política
Archivo General de la Nación Marco Normativo
Instituto Colombiano de Normas Técnicas Normas Técnicas
Proceso de Direccionamiento Estratégico Marco Estratégico de la Entidad
Modelo Integrado de Gestión Lineamientos del MIG
Proceso de Gestión de las TIC Tramites de la Entidad
Dirección de Gobierno Digital Estrategia GEL
Proceso de Gestión TI Políticas de TI y Lineamientos de Seguridad para la
Información
Proceso de Gestión de Recursos Físicos Plan de Mantenimiento de Espacios Físicos
Proceso de Comunicación Estratégica Lineamientos para el manejo del sitio Web y Redes Sociales
Proceso de Gestión de Atención a Grupos de Interés Lineamiento para el manejo de los canales de comunicación
1.7.3.2 Metodología utilizada para la elaboración del PGD y Programas Específicos
En aras de garantizar el aseguramiento de la calidad y la gestión de las comunicaciones, se utilizará una

metodología para la elaboración del PGD y sus Programas Específicos en la que se combinan diversos
elementos derivados de la armonización de los distintos sistemas de gestión del MINTIC.
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Proceso de Gestión
Documental

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Documental
El funcionamiento de los Programas Específicos es “Sistémico” y no aislado, es decir, funcionan como un

subsistema dentro del Sistema de Gestión Documental del MINTIC, los cuales se relacionan a su vez entre sí;
dichos Programas Específicos se adaptan a la realidad actual del Ministerio, hecho que para poder visualizarse
debe ser analizado en conjunto con todos los documentos del Sistema de Gestión Documental, tomando como
punto de partida el Diagnóstico Integral de Archivos, el Programa de Gestión Documental (PGD), el Plan
Institucional de Archivos (PINAR), Sistema Integrado de Conservación (SIC) finalizando en cada Programa
Específico.
La metodología general aplicable al PGD como a todos los programas específicos que lo desarrollan, se
encuentran en términos generales de la siguiente manera:
• Establecimiento de Requisitos, Identificación de Necesidades o Reporte de Problemas: Por medio de

diagnósticos, seguimientos, revisiones, auditorías, reporte de fallos, solicitudes y requerimientos no
cubiertos por la estructura de Gestión Documental; manifestado por personas naturales o jurídicas y entes
de control internos o externos.
• Estructuración de soluciones y Planes de Mejoramiento: Realización de sesiones de trabajo en las que

se analicen los elementos asociados el origen de la situación insatisfecha para definir soluciones
estructurales orientadas a solventar cabalmente la necesidad; estableciendo responsables institucionales y
consignando en los Planes de Mejoramiento y en la plataforma dispuesta por el Mintic de las áreas
pertinentes todo lo respectivo a la implementación de las iniciativas aprobadas.
• Ejecución, Seguimiento y Control de los Planes de Mejoramiento: Realización de las actividades

definidas, seguimiento por parte de las áreas responsables actualizando la plataforma dispuesta por el Mintic
y demás controles por parte de la Oficina de Control Interno.
• Documentación y/o Actualización de Documentos Oficiales: Elaboración de los documentos oficiales

de la Entidad y/o actualización de los existentes incorporando las características que se requieran de
acuerdo con las actividades ejecutadas.
• Gestión del Conocimiento: Elaboración de instrumentos y/o actividades de socialización del nuevo
conocimiento producido durante el desarrollo de las actividades, involucrando iniciativas existentes de
publicación de información en medios oficiales y planes de capacitación institucional según corresponda.
Figura No. Metodología General Gestión Documental
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Proceso de Gestión
Documental

Versión 3.0
Documental
Establecimiento de
Requisitos, identificación
de Necesidades o Reporte
de Problemas
Estructuración de
Gestión del
soluciones y Planes de
Conocimiento
Mejoramiento
Documentación y/o Ejecución,

Actualización de seguimiento y Control
Documentos Oficiales de los Planes de
Mejoramiento
De acuerdo con lo anterior, se toma como base la información contenida en:

• Diagnóstico Integral de Archivo 2018
• FURAG: Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión
• FOGEDI: Plan de Fortalecimiento de la Gestión y el Desempeño Institucional
• Resultados de Auditorías Internas (Control Interno)
• Resultados de Auditorías Externas (Entes de Control)
• MIG: Modelo Integrado de Gestión
• Matriz de riesgos
1.7.3.3 Gestión de Comunicaciones

• Aprobación del PGD y sus Programas Específicos por parte del Comité MIG
• Publicación del PGD y sus Programas Específicos en el MIG – Plataforma dispuesta por el Mintic en:
Documentación/Listado Maestro de documentos/Macroprocesos de apoyo/Gestión de
Recursos/Gestión Documental.
• Publicación en la página web de la Entidad, en la sección de transparencia y acceso a la información
pública, en el numeral 10 correspondiente a Instrumentos de Gestión de Información Pública.
• Sensibilización del PGD y sus Programas Específicos al Interior de la entidad.
• Implementación del PGD y sus Programas Específicos.
1.7.4 TECNOLÓGICOS
La necesidad principal se centra en el establecimiento de una política específica para la Gestión de Documentos
Electrónico, alineada con la Política de Gestión Documental General, en la que se establezcan los lineamientos
estructurales a desarrollar al interior del MINTIC en la materia; con un alcance claro, la enunciación de
responsables institucionales con sus roles respectivos, tiempos de validez que respondan a la dinámica
administrativa de la entidad y la asignación de un mecanismo de supervisión.
A partir de allí, se requiere lograr la implementación de lo conceptuado en dicha política, para lo cual, el Grupo
de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés junto con la Oficina de Tecnologías de
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Proceso de Gestión
Documental

Versión 3.0
Documental
Información del MINTIC, desarrollarán de manera particular y específica todos los elementos asociados,
pertinentes y/o necesarios en los Programas Específicos de Normalización de Formas y Formularios
Electrónicos y de Gestión de Documentos Electrónicos con base en fundamentos técnicos y normativos propios
de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), Sistemas de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo (SGDEA) y los Procesos de Gestión Documental, alineados a:
• Políticas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE y SGDEA).

• Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.
• Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.
• Revisión del cumplimiento técnico y normativo de las herramientas de GDE y GDEA con las que cuenta
la Entidad.
• Adquisición, diseño y/o desarrollo de plataformas automatizadas de Gestión Documental que cumplan
con los estándares técnicos y normativos.
• Actualización constante de las herramientas tecnológicas asociadas a la Gestión Documental.
• Gestión óptima del conocimiento generado.
Acorde con lo anteriormente descrito, se conformó una mesa técnica interdisciplinaria de Sistema de Gestión
de Documento Electronico de Archivo SGDEA, con participación de: Oficina Asesora de Planeación y Estudios
Sectorial – Grupo Interno de Trabajo de Transformación Organizacional, Oficina Jurídica, Oficina TI,
Subdirección Administrativa y de Gestión Humana y Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las
Relaciones con los Grupos de Interés, liderada por la subdirección administrativa que tendrá como objetivo la
definición y seguimiento de los aspectos operativos de la implementación. Está mesa técnica será también el
espacio para presentar estrategias de implementación del Sistema y sugerir lineamientos para desarrollar en
las diferentes etapas del proyecto.
La Mesa Técnica de SGDEA, inició la elaboración de un diagnóstico piloto, en el cual analizará una muestra
cualitativa de los procedimientos en los que actualmente la entidad está implementando en mayor medida
documentos electrónicos. Para ello se decidió utilizar la metodología de Marco de Referencia de Arquitectura
Empresarial, recomendado por el manual de Gobierno Digital, para la creación de un artefacto que permita
realizar la caracterización de todos los procedimientos del MINTIC, en la vigencia 2019, identificando con el
todos los registros y documentos electrónicos o susceptibles de serlos, y evaluarlos en cuanto a las condiciones
mínimas que requiere un documento electrónico
Posteriormente, y teniendo como base los resultados arrojados por el diagnostico se formulará un plan de
implementación del sistema SGDEA en donde se establecerán las actividades, las fases, los responsables, el
tiempo y los recursos necesarios para implementar el sistema.
Teniendo en cuenta lo anterior la entidad está adelantando los estudios y análisis de viabilidad para determinar
llevar a cabo un gestor documental que permita implementar en la entidad el manejo de documentos
electrónicos orientados a la política de cero papel que permite integrar todos los canales de comunicación firma
digital, automatización de procesos, unificación de canales.
1.7.5 GESTIÓN DEL CAMBIO

Todas las medidas relacionadas con la Gestión del Cambio específicas para la Gestión Documental se
unificarán a las estrategias, iniciativas, programas y planes que de manera general existan para la institución,
con el fin de lograr el trabajo articulado entre el área involucrada funcionalmente con la gestión del cambio de
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Proceso de Gestión
Documental

Versión 3.0
Documental
impacto institucional y las áreas generadoras de dichos cambios a nivel particular, de acuerdo con los
principios de armonización entre los sistemas de gestión.
En este caso, los procesos de modificación de la cultura y conductas organizacionales relacionadas con la
Gestión Documental se originan desde el Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las Relaciones con
los Grupos de Interés de forma individual y/o en compañía de un área específica de la que se desprenda una
necesidad específica, siempre con la asociación y apoyo del Grupo de Transformación Organizacional para la
implementación de los mecanismos de socialización, sensibilización y capacitación pertinentes, escogiendo
entre la utilización de los existentes o la elaboración de otros nuevos.
Los requerimientos para la Gestión del Cambio dentro del PGD y sus Programas Específicos, harán parte de
la metodología general de trabajo planteada en la sección de Requisitos Administrativos, específicamente a
la Gestión del Conocimiento; incluyendo como mínimo los siguientes aspectos:
• Definición de contenidos para socialización y/o capacitación.

• Selección de medios y canales de comunicación.
• Identificación los recursos necesarios (Humanos, técnicos, logísticos, etc.).
• Diseño y desarrollo de las herramientas de socialización y/o capacitación (Videos, presentaciones,
folletos, publicaciones, cartillas, etc.)
• Desarrollo de las actividades de socialización y/o capacitación.
• Consideración de mecanismos de evaluación de la efectividad general del ejercicio.
• Incorporación de nuevos contenidos al Plan de Capacitación institucional.
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Proceso de Gestión
Documental

Versión 3.0
Documental
Lineamientos para los

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procesos de Gestión
Documental
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Proceso de Gestión
Documental

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Documental
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL
La estructuración de los Procesos de Gestión Documental en el MINTIC obedece a la combinación entre los
aspectos normativos, técnicos y teóricos vigentes para el contexto colombiano, analizados y puestos en
práctica en función de la realidad administrativa, económica, operativa y misional de la Entidad; en procura de
la aplicación de los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia con los que deben
desarrollarse las actividades propias de las instituciones públicas.
En este sentido, el Decreto 1080 de 2015, en su Artículo 2.8.2.5.9, describe los procesos mínimos que debe
comprender la Gestión Documental para las entidades del sector público, con base en los cuales se construyen
a su vez los que rigen el desarrollo de la función archivística para el Ministerio, resaltando siempre la
participación conjunta de las instancias organizacionales involucradas en la generación, procesamiento, uso
y conservación de los documentos oficiales, así como la armonización entre los diferentes sistemas de gestión
institucionales; por ende, la creación, implementación y/o ejecución de las actividades propias de cada proceso
no se circunscriben solo a las responsabilidades del Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las
Relaciones con los Grupos de Interés, sino que también pueden hallar su origen en las responsabilidades
funcionales de otras áreas o instancias organizacionales, por lo que pueden ser encabezadas por cualquiera
de éstas unidades administrativas, contando con la delimitación de los roles pertinentes de acuerdo a lo
establecido en el numeral 1.5.3. Administrativos – 1.5.3.1 Conformación equipo de trabajo.
Los procesos que componen la Gestión Documental en la Entidad en cumplimiento al Decreto 1080 de 2015,
que se deben generar y/o actualizar, son:
1. Planeación
2. Producción documental
3. Gestión y trámite
4. Organización
5. Transferencias
6. Disposición de documentos
7. Preservación a largo plazo
8. Valoración
La clasificación de los procesos de Gestión Documental establecidos en el Decreto 1080 de 2015, se alinean
cada uno de los 8 (ocho) establecidos, de acuerdo al Manual de Implementación de un Programa de Gestión
Documental emanado por el AGN – 2014 y de igual forma, se interrelacionan con los procedimientos y/o
documentos relacionados y/o proyectos y/o instrumentos archivisticos y los programas específicos que
contribuyen al desarrollo y complemento de actividades de los mismos.
2.1. PLANEACIÓN
Definir el conjunto de actividades encaminadas a la Planeación Estratégica de la Gestión Documental

institucional y a la Planeación Documental propiamente dicha, teniendo en cuenta los aspectos relacionados
con la generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo,
legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de
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Proceso de Gestión
Documental

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Documental
procesos, análisis diplomático y su registro en sistema de gestión documental y/o sistema de gestión de
calidad2. Se establecen las metas, actividades y demás a corto, mediano y largo plazo.
• OBJETIVO
Formulación de los documentos que imparten las directrices generales asociadas a estrategia para el proceso,
incluyendo su formalización, socialización, seguimiento, control y actualización, los cuales configuran los
programas, planes, proyectos y procedimientos para el desarrollo de la función archivística en el MINTIC que
permiten alcanzar los objetivos trazados, alineados con el Plan Estratégico de la Entidad.
De igual Forma, establecer el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración

de los documentos de archivo de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico archivístico y tecnológico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,
análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental o Sistema de
Gestión de la calidad de la Entidad. 3
• ALCANCE
Formulación, elaboración, actualización y aprobación de los instrumentos archivísticos que establecen la
planeación estratégica de la Gestión documental de la Entidad transversales a los planes, proyectos, programas
y procedimientos del proceso de Gestión Documental implementado en el Modelo Integrado de Gestión (MIG)
en el macroproceso de apoyo.
Así mismo, comprende la formulación, elaboración, actualización y aprobación de los documentos internos y
externos transversales al Modelo Integrado de Gestión de la Entidad.
Tabla. 13. Planeación de la Gestión Documental

TIPO DE REQUISITO Administrativo X Legal X Funcional X Tecnológico X
DESCRIPCIÓN - ACTIVIDADES A L F T
• Elaboración, actualización, socialización, publicación, seguimiento y control del PGD siempre que se X X X X
requiera.
• Elaboración del Manual de Gestión Documental X
• Elaboración, actualización, socialización, publicación, seguimiento y control del PINAR siempre que se X X X X
requiera.
• Incluir en el manual de funciones del MinTIC, funciones archivísticas como fortalecimiento de la Gestión X X X
Documental.
• Subsanación y actualización el plan de tratamiento de riesgos cumplimiento del PINAR y riesgos X X
materializados.
Administración • Actualizar los riesgos del proceso en la Carpeta de Mejora siempre que se requiera. X X X
Documental • Creación, actualización y desarrollo de los programas específicos delineados en el PGD. X X X X
• Adelantar el proceso del manejo integral de archivos para la implementación de la Gestión Documental en
la Entidad.
• Establecer los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad en la Carpeta de mejora del proceso X X
Documental.
• Creación de los Planes de Mejora en la Carpeta de Mejora del proceso de Gestión Documental y en las de X X
los demás procesos involucrados, relacionados con la función archivística para su seguimiento conforme a
lo establecido en el PGD y el PINAR.
• Incluir en el Plan de Acción seguimiento por áreas del cumplimiento de la Gestión documental de la Entidad. X X
• Realización informes periódicos sobre la Gestión Documental en la Entidad. X
2 Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.2.5.9., literal a. Planeación.
3
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal a. Planeación
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Proceso de Gestión
Documental

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Documental

• Diagnóstico de las TRD y TVD por periodos y conservación del documento. X
• Elaborar la Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías adecuadas de derechos y X X
restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos asociados al Registro de Activos de
Información en cumplimiento de la Ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014).
• Actualización y publicación de Cuadros de Clasificación, Tabla de Retención Documental, Inventarios X
Documentales, Carta Descriptica, cadena de Valor, procedimientos y formatos siempre que se requiera
• Alineación de la Gestión Documental con la Política Ambiental de la Entidad X X
• Organización de las instalaciones físicas. X X
• Creación y/o actualización los procedimientos del proceso de acuerdo con las directrices impartidas en el X X
Manual Norma Fundamental del MINTIC siempre que se requiera.
• Elaboración de los planes de trabajo asociados a la implementación de los Instrumentos Archivísticos X X
enunciados en el Decreto 1080 de 2015.
• Alinear el proceso de gestión documental al Modelo de Responsabilidad Social Institucional. X X
• Concertación de objetivos en Gestión Documental para funcionarios y contratistas de la Entidad. X X
• Actualización y publicación de Cuadros de Clasificación, Tabla de Retención Documental, Inventarios X X
Directriz para la Documentales, Carta Descriptica, cadena de Valor, procedimientos y formatos siempre que se requiera
creación y • Elaboración de los planes de trabajo asociados a la implementación de los Instrumentos Archivísticos X X
diseño de enunciados en el Decreto 1080 de 2015.
documentos • Diseño, estructuración y normalización de formatos registrados en el MIG encauzado a la producción y X X
valoración de los documentos generados en la Entidad y su correspondiente automatización mediante la
generación de formularios en los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos.
• Establecer los lineamientos que permitan el cumplimiento de las etapas de gestión de los documentos X X
asegurando la debida gestión de acuerdo con: la creación, el mantenimiento, la difusión y la
administración4 independiente del medio que se crea garantizando la integridad, confidencialidad,
autenticidad, seguridad, protección de datos personales.
• Normalizar los lineamientos necesarios para la digitalización según lineamientos del AGN X X
• Diagnóstico del estado de Documento de requisitos funcionales y no funcionales X X
• Interoperabilidad de los sistemas - aplicativos de la Entidad X X
Sistema de
• Elaboración, actualización, socialización, publicación, seguimiento y control de la Política de Gestión X X
Gestión de
Documental siempre que se requiera, integrada con la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
Documentos
electrónicos de • Diseño, estructuración y normalización de formatos registrados en el MIG encauzado a la producción y X X
archivo (SGDEA) valoración de los documentos generados en la Entidad y su correspondiente automatización mediante la
generación de formularios en los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos.
• Establecer fases de implementación contenidas en el Diagnostico X X
• Alineación con Oficina TI – Manual General de Seguridad, sobre el control y mecanismos establecidos para X X
Mecanismos de
las firmas digitales otorgadas, de acuerdo con los procesos detectados y asignados, para garantizar el
autenticación
cumplimiento de los requisitos de Documento Electrónico.
Asignación de • Alineación con Oficina TI – Sistemas de Gestión Documental (Alfanet y Zaffiro) con TRD, Conservación de X X
metadatos documentos electrónicos (ciclo de vida) de los documentos recibidos y producidos en la Entidad.
Procedimientos y/o • Manual Norma Fundamental.
Documentos Relacionados • Política de Gestión Documental y de Gestión de Documentos Electrónicos.
• Política de seguridad
• Control de documentos
• Medición de equipos en condiciones ambientales de temperatura y humedad
• Seguimiento a planes de mejoramiento
• Administración de riesgos
• Indicadores de Gestión
• Manual de Funciones
Programas Específicos • Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.
Relacionados • Programa de Documentos Vitales o Esenciales.
4
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 7, literal a, b, c y d. Etapas de gestión de documentos
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Proceso de Gestión
Documental

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Documental

• Programa de Documentos Especiales.
2.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
• OBJETIVO
Ejecutar las Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato
y estructura, finalidad, área competente para trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados5.
• ALCANCE
Este proceso incluye las actividades comprendidas desde la creación o ingreso de los documentos a la Entidad,
pasando por su distribución y formalización en los sistemas de gestión; teniendo en cuenta además las
especificidades asociadas a la producción documental derivada de cada trámite, la cual se verá reflejada en los
procedimientos de cada área de la Entidad.
Tabla. 14. Producción Documental

Estructura de los • Elaboración del Manual de Gestión Documental X X X
documentos • Actualización Procedimiento de Gestión de Correspondencia Recibida. X X X
• Actualización Procedimiento de Gestión de Comunicaciones Enviadas. X X X
Forma de Producción • Unificación del registro, radicado y oficialización de comunicaciones independientemente del medio X X
o Ingreso de creación, ingreso o tipo de soporte en cumplimiento del acuerdo con la normatividad vigente.
Áreas Competentes • Almacenamiento de documentos electrónicos y administración de bases de datos de los registros. X
para el trámite • Integración de los sistemas de la Entidad que interactúan con el Sistema de Gestión documental de X
la Entidad.
• Gestión de los multicanales de atención a los grupos de interés. X X
• Política de Gestión Documental y Gestión de Documentos Electrónicos.
• Sistema Integrado de Conservación – SIC.
• Procedimiento de Gestión de Correspondencia Recibida.
Procedimientos y/o
• Procedimiento de Gestión de Comunicaciones Enviadas.
Documentos Relacionados
• Control de documentos
• Medición de equipos en condiciones ambientales de temperatura y humedad
• Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.
• Programa de Documentos Vitales o Esenciales.
Programas Específicos
Relacionados
• Programa de Reprografía.
2.3. GESTION Y TRAMITE
• OBJETIVO
5
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal b. Producción
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Proceso de Gestión
Documental

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Documental
Efectuar el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución, la

descripción, la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento
a los trámites hasta la resolución de los asuntos6.
• ALCANCE
Este proceso incluye las actividades que van desde el registro y distribución de los documentos vinculados a
un trámite, hasta la finalización de una o todas las etapas del mismo y su traslado para consolidación en el
expediente; teniendo en cuenta además las especificidades asociadas a la producción documental derivada de
cada trámite, la cual se verá reflejada en los procedimientos de cada área de la Entidad.
Tabla. 15. Gestión y Trámite

Registro de • Normalización de asuntos institucionales mediante la definición de Cuadros de Clasificación Documental X X X
documentos (CCD) y Tablas de Retención Documental (TRD).
• Parametrización de aplicaciones de Gestión de Documentos Electrónicos de acuerdo con los instrumentos X X X
archivísticos.
Distribución • Registro y/o radicado de comunicaciones de acuerdo con el trámite al que pertenecen. X X
• Distribución física y/o electrónica de comunicaciones oficiales. X X
Acceso y • Socialización de trámites y servicios para los grupos de interés. X X X
Consulta • Acuerdos de Servicio con Entidades Públicas para el direccionamiento de solicitudes recepcionadas por no X X X
competencia garantizando el trámite a las mismas
• Atención de consultas y solicitudes de acceso a los documentos. X X
• Definición y aplicación de perfiles de acceso a la información.
Control y • Seguimiento y control de comunicaciones oficiales, así como a la disponibilidad de expedientes en el X X
Seguimiento Archivo de Gestión.
• Publicación actualizada y de cara al ciudadano en cumplimiento con la Ley de Trasparencia (Ley 1712 de X X X
2014)
• Seguimiento y control de la atención oportuna de las PQRSD recibidas en la Entidad. X X X
• Medir la satisfacción en la atención a los grupos de interés para identificar falencias y proponer mejoras. X X
• Seguimiento y control de las herramientas de los canales de comunicación de cara a los grupos de interés. X X
• Política de Gestión Documental y de Gestión de Documentos Electrónicos.
• Política de publicación de la información
• Manual de Servicio al Ciudadano
Procedimientos y/o Documentos
• Procedimiento de Gestión de Correspondencia Recibida.
Relacionados
• Procedimiento de Gestión de Comunicaciones Enviadas.
• Procedimiento de Atención de Trámites y PQRSD (PQRSD).
• Procedimiento de Recepción de Carpetas para Creación de Expedientes.
• Procedimiento de Recepción de Documentos para Actualización de Expedientes.
• Crear Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías adecuadas de derechos y
Instrumentos
restricciones de acceso y seguridad
• Proyecto que contemple la solución integral de la gestión documental con el apoyo de las tecnologías de la
información. Gestor documental que integre: Canales de comunicación, sistemas de información de la
entidad, plataforma de gestión documental que permita el control documental en todas sus fases,
administración integral de los actuales archivos, todo ello orientado a la implementación del documento
Proyectos
electrónico de archivo para cumplir con la política Cero Papel, permitiendo reducir costos por administración
de archivos y arrendamientos, personal, espacios, riesgos por perdida de documentos, tiempos, etc., dando
una solución integral a la gestión documental de la entidad a largo plazo con criterios de sostenibilidad.
• Caracterización de los Grupos de Interés en 2do y 2er nivel.
6
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal c. Gestión y trámite.
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Proceso de Gestión
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Documental

Programas Específicos • Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.
Relacionados • Programa de Documentos Especiales.
2.4. ORGANIZACIÓN
• OBJETIVO
Desarrollar el conjunto de operaciones para declarar los documentos en el sistema de gestión documental,
clasificarlos, ubicarlos en el nivel adecuado, ordenarlos y describirlos adecuadamente en el sistema de Gestión
Documental del MINTIC7.
• ALCANCE
Este proceso incluye las actividades que inician desde la recepción de documentos en el Archivo para su
clasificación, ordenación, descripción en los Archivos de Gestión y Central, considerando otras actividades
propias de la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Este proceso se compone de los siguientes
subprocesos técnicos en la Entidad:
Tabla. 16. Organización

Clasificación • Actualización de las TRD (Tablas de Retención Documental) de acuerdo con los cambios que se den en X
la estructura de la Entidad.
• Capacitación a las Dependencias sobre la aplicación de las TRD X
• Establecer un diagnóstico sobre las TRD elaboradas en la Entidad para establecer la destinación final de X
los documentos desde el 2000 y su aplicabilidad.
• Establecer lineamientos con la Oficina TI sobre la migración de la información contenida en el Sistema de X
Gestión Documental al ambiente histórico. (metadatos)
Ordenación • Elaboración del Manual de Gestión Documental X
• Seguimiento y control de la conformación de expedientes virtuales, híbridos – promoción de la consulta X X
virtual.
Descripción • Actualización de las bases de datos del inventario oficial de archivo de la Entidad. X X
• Publicación de los Instrumentos archivísticos de la entidad de acuerdo con sus actualizaciones, en X X
cumplimiento de la Ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014) y los lineamientos establecidos por el AGN.
• Unificación de procedimientos existentes en el Modelo Integrado de Gestión. X X
• Cuadros de Clasificación Documental (CCD).
• Tablas de Retención Documental (TRD).
Procedimientos y/o
• Política de Gestión documental y de Gestión de Documentos Electrónicos.
Documentos Relacionados
• Procedimiento de Consulta, Préstamo y Devolución de Expedientes de Gestión.
2.5. TRANSFERENCIAS
• OBJETIVO
7
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal d. Organización.
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Documental
Realizar el conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases
de archivo, de acuerdo con las características exigidas por la normatividad vigente8.
• ALCANCE
Este proceso incluye las actividades de transferencia primaria y secundaria para documentos físicos y
electrónicos en los Archivos de Gestión y Central de la Entidad.
Tabla. 17. Transferencias
Preparación de la • Aplicación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) X
Transferencia • Verificar la organización de los expedientes a transferir y realizar los ajustes técnicos que se requieran. X X
• Unificar procedimientos a Procedimiento de Transferencias Documentales. X
• Plan de transferencias segundarias por periodos. X
Validación de la • Preparación de la documentación física de las Transferencias Primarias y Secundarias X
Transferencia • Elaboración del Formato ISAD-G Transferencias Secundarias X X
• Elaboración del FUID – Transferencias Primarias y Secundarias X X
• Socializar los soportes de las transferencias. X
Migración, refreshing • Realizar las transferencias primarias y secundarias de documentos físicos y electrónicos. X X
emulación o • Legalizar las trasferencias primarias de documentos trasladados por cambio de custodia al Archivo X X
conversión
Central.
Metadatos • Contar con el FUID e ISAD-G actualizados para facilitar la recuperación de la documentación X
• Cuadros de Clasificación Documental (CCD).
• Tablas de Valoración Documental (TVD).
Relacionados
• Sistema Integrado de Conservación.
• Procedimiento de Transferencias Documentales
2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
• OBJETIVO
Efectuar la Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal,
permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las
tablas de valoración documental del MINTIC9.
• ALCANCE
Este proceso incluye las actividades que comienzan con la selección de documentos de archivo conforme a los
períodos establecidos en las tablas de retención y valoración documental, para finalizar con la implementación
de las técnicas de disposición final consideradas en dichos instrumentos de acuerdo con las características de
la documentación.
8
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal e. Transferencia.
9
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal f. Disposición de documentos.
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Proceso de Gestión
Documental

Versión 3.0
Documental
Tabla. 18. Disposición de Documentos

Directrices • Eliminación de documentos teniendo en cuenta el aprovechamiento de los residuos y su deshecho seguro X X X X
Generales de acuerdo con el tipo de soporte del mismo.
• Procurar la realización de convenios con entidades u organizaciones para la optimización de recursos en X X X X
las actividades de eliminación de documentos.
• Aplicación de las técnicas de disposición final establecidas en las tablas de retención y valoración X X X X
documental
Conservación total, • Establecer un diagnóstico sobre las TRD elaboradas en la Entidad para establecer la destinación final de X X X X
Selección y los documentos desde el 2000 y su aplicabilidad.
microfilmación, y/o
digitalización
Eliminación • Garantizar que durante el proceso de eliminación de documentos no se pueda recuperar información de X X X X
los contenidos para mitigar el riesgo de acceso a datos confidenciales o privilegiados.
• Llevar registros estadísticos periódicos de sobre el desarrollo de las actividades de disposición de X X X X
documentos.
• Documentar las actividades de eliminación documental y publicar sus soportes de acuerdo con la X X X X
normatividad vigente.
• Política de seguridad.
• Tablas de Valoración Documental (TVD).
Relacionados
• Sistema Integrado de Conservación (SIC).
• Procedimiento de Transferencias Documentales
2.7. PRESERVACION A LARGO PLAZO
• OBJETIVO
Ejecutar el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar
su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento10.
• ALCANCE
Este proceso incluye las actividades iniciales de formulación, oficialización y socialización del Sistema Integrado
de Conservación (SIC), para luego considerar la preservación y conservación de los documentos de archivo
durante sus períodos de vigencia de gestión e intermedios, finalizando con la aplicación técnica de medidas de
preservación a largo plazo acordes con las características de los mismos.
Tabla. 19. Preservación a Largo Plazo
Sistema Integrado de • Diseño, actualización e implementación del SIC. X X X X
Conservación • Establecer y gestionar el Plan de Conservación Documental X X X X
• Socializar el SIC y los planes derivados. X X X X
Seguridad de la • Alineación con Oficina TI – Manual General de Seguridad, sobre el control y mecanismos X X X
Información establecidos para las firmas digitales otorgadas, de acuerdo con los procesos detectados y
asignados, para garantizar el cumplimiento de los requisitos de Documento Electrónico.
10
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal g. Preservación a largo plazo.
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• Alineación con Oficina TI – Sistemas de Gestión Documental (Alfanet y Zaffiro) con TRD, X X X
Conservación de documentos electrónicos (ciclo de vida) de los documentos recibidos y
producidos en la Entidad.
• Integración de los sistemas de la Entidad que interactúan con el Sistema de Gestión documental X X X
de la Entidad.
Requisitos para la • Establecer y gestionar el Plan de Preservación Digital de Información a largo plazo X X X
preservación y
conservación de los
documentos electrónicos
de archivo y técnicas de
preservación a largo plazo
Procedimientos y/o • Tablas de Valoración Documental (TVD).
Documentos Relacionados • Tablas de Retención Documental (TRD).
• Sistema Integrado de Conservación.
Relacionados
2.8. VALORACION
• OBJETIVO
Desarrollar el proceso permanente y continuo, en el que se planifican los documentos y por medio del cual se
determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del archivo y determinar su destino final definiendo su eliminación o conservación temporal o definitiva11.
• ALCANCE
Este proceso incluye las actividades que van desde la planificación de los documentos hasta la aplicación de
las medidas técnicas para su disposición final, desarrollándose de forma permanente y continua durante todo
su ciclo de vida.
Tabla. 20. Valoración
Directrices • Valorar la información que se produce y recibe en la entidad, identificando su procedencia para el X X X X
Generales establecimiento de los tiempos de permanencia de los documentos en las distintas fases de archivo.
• Establecer las directrices para la evaluación de la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos X X X X
de archivo.
• Crear y/o Actualizar las TRD. X X
• Completar el proceso de elaboración, ajustes, aprobación de las TVD por parte del AGN. X X
• Establecer los fondos acumulados por los periodos establecidos en las TVD. X X X X
• Procedimiento para determinar los criterios de valoración (unificación TRD-TVD) X X
Procedimientos y/o • Tablas de Valoración Documental (TVD).
Documentos Relacionados • Tablas de Retención Documental (TRD).
• Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención Documental.
Relacionados
11
Con base en: Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal h. Valoración.
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Fases de
3
Implementación del
Programa de Gestión
Documental (PDG)
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3. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD (PROGRAMA DESTION DOCUMENTAL)
En el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones realiza la implementación y seguimiento

del Programa de Gestión Documental (PGD) a corto, mediano y largo plazo, y es responsabilidad del Grupo
Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés, en conjunto con la Oficina
de Control Interno, y se constituye en los prerrequisitos de actividades permanentes y asignando
responsabilidades dentro de cada dependencia de la entidad.
3.1. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PDG)

Para la implementación del Programa de Gestión Documental, se establecen las siguientes fases de
cumplimiento de acuerdo con la descripción y actividades contempladas en el siguiente cuadro, de acuerdo a:
Tabla.21. Fases Implementación PGD
FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD
FASES DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES
FASE DE Tiene la finalidad de identificar las Verificar el cumplimiento de los prerrequisitos y se hace el análisis de las estrategias y
ELABORACIÓN condiciones para la implementación, recomendaciones identificadas en el diagnóstico y la metodología establecida para la
precisar los requisitos y roles, así como formulación del PGD, y posteriormente se convierte en actividades para alinearlas con el
garantizar la disponibilidad de recursos Plan de Acción Anual de la entidad.
Se realiza un proceso de validación con los requerimientos identificados normativos,
económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del cambio.
Se elabora un plan de trabajo que contenga un cronograma de tiempos, metas, hitos,
actividades, roles y responsabilidades.
Implementar roles claros establecidos para la formulación del PGD para garantizar el
cumplimiento de los compromisos concertados.
Se debe garantizar la disponibilidad del personal y de los recursos físicos, técnicos y
tecnológicos requeridos para la implantación del PGD.
Definir las estrategias de gestión del cambio, las competencias de uso de medios
tecnológicos y de confianza en el sistema de gestión documental.
FASE DE Comprende el desarrollo de actividades y Contar con el apoyo del área de comunicaciones de la entidad, desarrollando acciones
EJECUCIÓN Y estrategias que garanticen el éxito de la tendientes a la divulgación de los aspectos metodológicos propios de la implementación
PUESTA EN implementación del PGD en la entidad del PGD.
MARCHA Con acompañamiento de las coordinaciones de personal, contratación, Transformación
Organizacional coordinar la programación de las actividades de sensibilización y
capacitación que sirvan como mecanismos para la apropiación del PGD en cada uno de
los niveles de la entidad.
Disponer de estrategias que minimicen el impacto de la resistencia al cambio para la
adaptación a los nuevos escenarios
Desarrollar actividades contempladas en el plan de trabajo y garantizar su cumplimiento.
Diseñar y publicar materiales e instructivos físicos y virtuales que faciliten la compresión
de los procesos y actividades de la gestión documental.
FASE DE Proceso de monitoreo y análisis Validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo de
SEGUIMIENTO permanente del PGD que se traducirá en implementación del PGD en la entidad
acciones de revisión y evaluación de la Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de los recursos y aplicaciones
gestión documental dispuestos para la gestión documental.
Evaluar que los documentos hayan sido creados y organizados de acuerdo con las
necesidades de la entidad y que estén adecuadamente interrelacionados con los procesos
que les dan origen.
Realizar controles periódicos para la identificación de posibles cambios que afecten la
gestión documental de la entidad.
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FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD

FASES DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES
FASE DE MEJORA Esta Fase tiene como propósito mantener Tener en cuenta la política de gestión documental para promover el desarrollo y aplicación
los procesos y actividades de la gestión de acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultantes de la evaluación de la gestión
documental de la entidad en disposición documental y de los procesos de revisión, auditoria, autocontrol, análisis de datos,
continúa y permanente de innovación, recomendaciones y rendición de cuentas, entre otros.
desarrollo y actualización. Por ello
Establecer un plan de mejora orientado a reducir los riesgos identificados en los procesos
de gestión documental y proveer acciones relacionadas con los cambios significativos en
políticas, requisitos, recursos y necesidades de la entidad
3.2. PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD
La definición de los programas específicos como parte integral de Programa de Gestión Documental y su
implementación, se estructuran teniendo en cuenta los aspectos descritos en el Manual de Implementación de
un Programa de Gestión Documental – PGD de 2018, encontrándose inmersos en las fases de implementación
contempladas en el numeral 3.1. del presente documento, en donde los correspondientes planes de ejecución
se establecen en observancia de la siguiente metodología general de trabajo:
• Planeación de los programas específicos utilizando metodologías institucionales apropiadas para cada
caso, involucrando las áreas organizacionales que se requieran para el desarrollo de cada temática
de acuerdo con las funciones y responsabilidades propias de cada una de ellas.
• Documentación de la metodología, directrices y lineamientos de cada programa específico conforme
a los requerimientos del MIG.
• Planeación de los proyectos que se derivan de cada programa específico, manteniendo actualizada la
Carpeta de Mejora de Gestión Documental en el MIG.
Una vez se formulan y oficializan los documentos del Programa de Gestión Documental y sus programas
específicos, se consideran como parte fundamental de la Gestión Documental de la Entidad, así como sus
actualizaciones correspondientes, actividades para las que se deberán considerar de manera obligatoria los
siguientes criterios mínimos12:
Tabla. 22. Fases Implementación Programas Específicos del PGD

PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD
Programa Descripción Componentes mínimos
Programa de Describe las directrices enmarcadas a que la • Cumplir con las características de contenido estable, forma documental fija,
Normalización de producción de formatos, formularios y vínculo archivístico y equivalente funcional.
Formas y Formularios documentos electrónicos. • Crear de manera común y uniforme los formatos establecidos.
Electrónicos • Facilitar la interoperabilidad.
• Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 2609 de
2012.
• Reunir condiciones de pertenencia y calidad de la información contenida y clara
de las instrucciones para su diligenciamiento, consulta y preservación.
12
Con base en: Colombia. Archivo General de la Nación. Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD,
2014.
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Programa de Este programa incluye actividades de • Documentos indispensables el funcionamiento de la entidad.
Documentos Vitales o identificación, evaluación, recuperación, • Documentos requeridos para la continuidad del trabajo institucional en caso de un
Esenciales disponibilidad aseguramiento y preservación siniestro.
de los documentos. • Documentos necesarios para la reconstrucción de la información que permita
reanudar las actividades y la continuidad del objeto fundamental de la entidad.
• Documentos que evidencien las obligaciones legales y financieras.
• Documentos que posean valores permanentes para fines oficiales y de
investigación de la entidad.
• Controles de la eficacia de las medidas de protección instauradas.
• Medidas de seguridad para restringir el acceso a documentos que contengan
datos confidenciales.
• Pautas para la elaboración de copias fidedignas ubicadas en lugares diferentes a
las sedes de la entidad.
• Disposiciones orientadas a garantizar su protección y salvaguarda, evitando su
pérdida, adulteración, sustracción y falsificación.
Programa de Gestión Permite desarrollar acciones encaminadas a • Atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad
de Documentos garantizar durante todo el ciclo de vida de los • Cumplimiento de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo, tales
Electrónicos documentos electrónicos. como: diseño, creación, mantenimiento, difusión y administración.
• Facilidad de disponibilidad y uso en el desarrollo de las actividades de la entidad.
• Apoyo a la formulación de políticas y toma de decisiones de la entidad.
• Actividades que generen confianza y fiabilidad para la preservación de la memoria
institucional.
• Aseguramiento para que los documentos conserven sus características mediante
formatos físicos y mixtos.
• Transferencia documental dotada de medidas de seguridad que garantice su
autenticidad reproducción completa, así como la migración y emulación que
preserve sus propiedades de manera fidedigna y exacta al original.
Programa de Archivos Permite desarrollar los mecanismos para la • Evaluación rigurosa en la aplicación y distribución de recursos destinados a la
Descentralizados administración de los depósitos destinados adquisición y uso de depósitos, equipos, mobiliario, desarrollo tecnológico, entre
para la conservación de los archivos de otros.
gestión, central e histórico y aquellos que • Principios de racionalidad economía y productividad que garanticen en la
han sido dejados bajo la custodia de un adecuada operación de los archivos en todas sus facetas y niveles.
tercero.
Programa de Permite desarrollar la formulación de las • Realizar el diagnóstico del estado de los equipos de microfilmación.
Reprografía estrategias para la reproducción de • Describir el grado de avance de los proyectos de microfilmación y digitalización
documentos en soporte de microfilm y de documentos de la entidad.
digitalizado, así como para la captura y • Establecer las prioridades de microfilmación y/o digitalización de los documentos
presentación en formatos digitales del de la entidad.
contenido informativo más significativo de un • Proponer un cronograma de trabajo para la implementación del programa.
único documento original. • Precisar los requisitos técnicos e implementación para la digitalización
(conversión, atributos, calidad de imagen y resolución, comprensión, entre otros),
en consideración tanto de los procesos técnicos como de los atributos de los
documentos originales.
Programa de Permite realizar el tratamiento archivístico a • Identificar los tipos de documentos especiales con los que cuenta la Entidad.
Documentos los documentos cartográficos, fotográficos, • Definir y documentar los mecanismos técnicos para la intervención archivística de
Especiales sonoros, audiovisuales entre otros y cuyas los documentos especiales.
particularidades obliga adecuarse a las • Proponer un cronograma de trabajo para la implementación del programa.
características y exigencias no
convencionales establecidas por los
documentos tradicionales.
Plan Institucional de El Plan Institucional de capacitaciones está • Crear actividades de formación del talento humano dirigido a los responsables de
Capacitación alineado con el plan estratégico de recursos la gestión documental.
humanos establecidos por las
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coordinaciones de Personal, Transformación • Lograr que los funcionarios de la Entidad tengan el máximo nivel de comprensión
Organizacional y Contratación. y conocimiento de las funciones archivísticas y de sus beneficios.
• Explicar las políticas, procedimientos y procesos de la gestión documental.
• Describir de manera sencilla las actividades comprensibles para todas las
personas que tengan algún tipo de responsabilidad de la gestión documental.
• Sensibilizar sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y
la preservación a largo plazo.
• Levantamiento de las necesidades de mejoramiento de competencias y
habilidades en los procesos archivísticos para ser resueltos mediante el diseño y
desarrollo de las actividades de capacitaciones.
• Apoyar en la formación básica y avanzada en la gestión documental.
Programa de Auditoría El programa de auditorías y control se • Fortalecer en la cultura, el autocontrol y evaluación de los procesos archivísticos.
y Control encuentra en coordinación y apoyo de la • Formular un esquema que determine el grado de conformidad y cumplimiento de
Oficina de Control Interno. cada una de las actividades de los procesos de gestión documental.
• Identificar y reconocer las debilidades y áreas problemáticas para la aplicación de
acciones correctivas y preventivas.
• Medir el nivel de satisfacción de los servidores y la visibilidad e impacto de los
servicios ofrecidos por el área de archivo.
• Desarrollar acciones sostenidas de mejora continua para asegurar la calidad de
los procesos archivísticos de la entidad.
• Concertar un sistema de gestión de seguridad de la información y otros modelos
y estándares, las actividades orientadas al análisis, evolución y tratamiento de
riesgos asociados a la gestión de información de la entidad.
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Documental
4
Programas
Específicos
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4. PROGRAMAS ESPECIFICOS
De acuerdo a la actualización del diagnóstico integral de Archivos del 2016, los resultados obtenidos la
normatividad vigente relacionada con la Gestión Documental y el manejo integral de archivos emanada por el
Archivo General de la Nación y otros, y como parte integral de la implementación y puesta en marcha del
Programa de Gestión documental y de igual forma, adaptado a las necesidades reales de la entidad, se
establece en su implementación de manera trasversal los programas específicos enunciados en el Numeral
3.2. del presente documento.
Las Especificaciones Técnicas de cada Programa Específico es verificada en cada ejercicio de ejecución del
mismo, la cual es tomada de la normatividad archivística y referentes técnicos vigentes acorde a lo establecido
internamente en el MINTIC; éstas especificaciones no deben diferir de los documentos oficiales que las originan
porque son el parámetro a cumplir y allí no hay cabida a concebir requerimientos adicionales ni a la eliminación
de requerimientos, es lo que se debe cumplir mínimamente; por ello, las especificaciones técnicas son el
referente obligatorio incluido para la ejecución de cada Programa Específico.
Teniendo en cuenta lo anterior, y toda vez que para el desarrollo e implementación de los programas específicos
del programa de gestión documental se requiere de estrategias orientadas a la elaboración de planes,
proyectos e instrumentos archivísticos específicos, en el presente documento se determinan las actividades
generales que son incluidas dentro del Plan Institucional de Archivo donde se establecen las metas a corto,
mediano y largo plazo, como también los aspectos estratégicos relacionados con los mismos, determinando en
cada uno: Objetivo, Alcance, Justificación y beneficios, entre otros.
La implementación de los mismos conlleva a la actualización del proceso de Gestión Documental en el sentido
de los procedimientos, manuales, formatos, documentos internos, entre otros, creados en el modelo Integrado
de Gestión y publicados en la plataforma dispuesta por el Mintic para la consulta de los servidores de la Entidad.
De igual forma, la implementación de los Programas Específicos en el Programa de Gestión Documental

permite:
✓ Implementar medidas de control especificas en la Gestión Documental, identificando los riesgos en el
proceso en aras de ser mitigados y evitar la materialización de los mismos.
✓ Mejoramiento continuo de los procesos de Gestión Documental: Implementación de buenas prácticas
alineadas al modelo de Responsabilidad Social Institucional.
✓ Garantizar el acceso, consulta y control de la Gestión Documental, estableciendo fases de seguridad,
conservación, recuperación y disposición de la información.
✓ Conllevan a la clasificación eficiente de la documentación producida en la Entidad, contribuyendo al
mejoramiento en el manejo de la información optimizando cada proceso.
De acuerdo con el seguimiento y control realizado en la ejecución de las actividades planteadas, se

retroalimentará a la Alta Dirección el cumplimiento del mismo y se establecerán acciones de mejora de acuerdo
con los resultados obtenidos, garantizando con ello las metas establecidas a corto, mediano y largo plazo dentro
del Plan Estratégico de la Entidad y el Plan Institucional de Archivo (PINAR).
4.1. PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
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• Objetivo:
Crear, normalizar, implementar y controlar formas, formatos y formularios de manera electrónica de cara a los
grupos de interés, garantizando su autenticidad, identificación, clasificación, ordenación, distribución y
recuperación de los mismos, abarcando los diferentes soportes documentales generados en la Entidad,
proporcionando facilidad en los procesos de gestión documental, autenticidad como apoyo al Sistema Integrado
de Conservación (SIC)
• Alcance
Realizar un análisis y diagnóstico detallado del cómo se están produciendo los documentos en la Entidad
tomando como base todos los sistemas de información de la Entidad, he implementar las plantillas electrónicas
necesarias que cumplan con los lineamientos del Acuerdo 060 del AGN, entre otros. Aplica a todos los formatos,
formas o formularios producidos en la Entidad que hacen parte integral de las TRD y el SIC.
• Justificación
Garantiza y complementa la eficiencia administrativa en el Ministerio y el uso y apropiación de las Tecnologías
de la Información.
• Beneficios
Aporta a la racionalización de la producción documental, disminución de costos de almacenamiento e
implementación de la política cero papel; conformación y consulta del expediente virtual garantizando la
información emanada y recibida en la Entidad; interoperabilidad entre los sistemas, facilitan las actividades
archivísticas de la Gestión documental.
• Actividades y Responsables
Tabla. 23. Actividades y Responsables Programa específico de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos
ACTIVIDADES Y RESPONSABLES
PROGRAMA ESPECIFICO DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
Descripción
Documentos y/o actividades • Creación e implementación de plantillas (formas, formatos y formularios) en el Sistema de Gestión
Proyectos Documental de la Entidad (comunicación interna y externa) de forma uniforme y controlada.
• Establecer el esquema de metadatos.
• Mantener las Tablas de Retención Documental (TRD) actualizadas y su respectivo Cuadro de
Clasificación Documental (CCD)
• Garantizar que los documentos electrónicos generados cuenten con valor probatorio para la
entidad cumpliendo con los principios de: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
• Garantizar la interoperabilidad con los sistemas de información de la Entidad.
• Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
• Gestor Documental que integre los sistemas de gestión de la información.
• Manual de Gestión Documental
• Banco terminológico interno de la entidad.
• Metodología de implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónico de Archivo
(SGDEA)
• Normalización documental física y electrónica.
• Establecer planes de mejora y diligenciar la herramienta de seguimiento para los fines pertinentes.
Principales Involucrados • Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés.
• Oficina de Control Interno
• Grupo Interno de Trabajo de Transformación Organizacional.
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El programa de normalización de formas y formularios se realizará mediante desarrollos específicos en el

sistema de información documental, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales,
Oficina TI, en aras de fortalecer la política cero papel y diligenciar y gestionar documentos sin necesidad de ser
impresos y digitalizados.
4.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
• Objetivo
Identificar, evaluar, recuperar, disponer, asegurar y preservar los documentos vitales o esenciales producidos
por el MINTIC en el desarrollo de sus funciones que permitan la continuidad del desarrollo de su razón social.
• Alcance
Aplica a todos los documentos oficiales producidos por MINTIC, que se califiquen como vitales o esenciales
para la continuidad del desarrollo de su razón social, teniendo en cuenta los almacenados en inmuebles propios
y de terceros que le prestan servicios de almacenamiento de archivos, así como en la infraestructura tecnológica
propia y de terceros que contenga información electrónica de la Entidad.
• Justificación
El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, tiene la responsabilidad constitucional
de preservar y conservar la información dependiendo del medio que se recibe o produce en ejercicio de sus
funciones como cabeza del sector TIC, por lo cual se hace necesario identificar y priorizar la protección de los
mismos, que se consideren indispensables para el cumplimiento de su misión y que son considerados
patrimonio histórico del país.
• Beneficios
Categorizar y controlar la documentación producida, disminuyendo los riesgos de perdida de información
importante para la continuidad del desarrollo de su razón social; preservación de la memoria institucional y del
País; disminución de costos por reconstrucción, conservación de documentos vitales.
Tabla. 24. Actividades y Responsables Programa específico de documentos vitales o esenciales
PROGRAMA ESPECIFÍCO DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
Descripción
Documentos y/o actividades • Identificar los documentos vitales o esenciales en función de los criterios establecidos, inclusión en
y/o proyectos los activos de información de la Entidad e identificación en las TRD.
• Identificar los distintos repositorios físicos y electrónicos de información oficial del MINTIC, donde
se encuentran almacenados los documentos considerados vitales o esenciales.
• Generar listado de documentos vitales y esenciales, indicando su ubicación, para presentar al
Comité de MIG para su aprobación o actualización.
• Definir los mecanismos manuales y/o automatizados para dar cumplimiento a las especificaciones
técnicas en casos de prevención, emergencia, siniestro o desastre.
• Establecer la periodicidad pertinente para la realización de las actividades de ejecución,
seguimiento, control del programa, sin perjuicio de las validaciones y mediciones por razón de
situaciones de emergencia, desastre u otras que supongan afectaciones a la documentación.
• Identificar los backup de los servidores que soportan la información de la Entidad, planes de
contingencia y protección de la información implementados.
• Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).
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PROGRAMA ESPECIFÍCO DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
Descripción
• Armonizar el programa específico con las políticas de seguridad y otros de la Entidad.
• Inclusión de los programas en el plan de riesgos operativos relacionados con desastres y
emergencias hacia la seguridad de los activos de información en sus diferentes soportes y medir
los impactos que se generen por su perdida.
• Gestor Documental que integre los sistemas de gestión de la información.
• Metodología de implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónico de Archivo
(SGDEA)
• Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Servicios Administrativos.
• Comité de MIG (Especialmente los representantes de la Secretaría General, la Subdirección
Administrativa, Subdirección Financiera, Coordinación de Contratación y de la Oficina Asesora
Jurídica).
4.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
• Objetivo
Garantizar el ciclo de vida de los documentos electrónicos producidos en la Entidad, garantizando cumpliendo
con los principios de: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, alineados a los procesos y documentos
producidos por este medio acorde a los criterios y características establecidas en la normatividad vigente.
• Alcance
Aplica a todos los documentos oficiales producidos por MINTIC, que se clasifiquen como Documentos
Electrónicos para la continuidad del desarrollo de su razón social, teniendo en cuenta los almacenados en la
infraestructura tecnológica propia y de terceros que contenga información electrónica de la Entidad.
• Justificación
De acuerdo con lo establecido en las Políticas de desarrollo Administrativo y de mejoramiento continuo, se
establece la necesidad de establecer la implementación del programa de gestión de la información producida
en ambientes electrónicos, alineados a lo contemplado en la normatividad sobre la materia.
• Beneficios
Preservación de la información a largo plazo de acuerdo a los tiempos de retención de los mismos; interrelación
entre los sistemas de información de la Entidad; atención a PQRSD y trámites de manera oportuna y eficaz;
implementación política cero papel; incrementando así las mejoras ambientales entorno a los puestos laborales.
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Tabla. 25. Actividades y Responsables Programa específico de gestión de documentos electrónicos

PROGRAMA ESPECIFICO DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Descripción
Documentos y/o actividades • Diagnóstico del estado de los sistemas de información y producción de documentos de la Entidad.
Proyectos Fase de Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónico de Archivo (SGDEA)
✓ Identificar el flujo de la información de la Entidad
✓ Identificar las herramientas tecnológicas de donde se generan documentos
✓ Medios de conservación y preservación de la información
✓ Identificar si la información se encuentra definido como tipo documental y a qué serie,
subserie pertenece
• Establecer el esquema de metadatos.
• Incluir dentro del Manual de Gestión Documental el modelo de requisitos de documentos
electrónicos Desarrollar para su gestión.
• Establecer las funcionalidades detectadas en el diagnóstico de estado del SGDEA e
implementarlas. (ambiente prueba-producción)
• Realizar proyecto para integración de los sistemas – gestor documental. Identificación de
necesidades de las áreas
• Dar inicio a la implementación del SGDEA
• Adelantar el análisis y establecer los alcances del uso de firmas Electrónicas.
• Migración de los sistemas (servidores)
• Asegurar la información a través de los canales de comunicación
• Establecer e implementar lineamientos con Oficina TI para la preservación de los documentos
electrónicos y magnéticos – SIC
• Alineación de expediente hibrido (ambiente digital y físico)
• Oficina TI
• Comité de MIG (Especialmente los representantes de la Secretaría General, la Subdirección
Administrativa, Subdirección Financiera, Coordinación de Contratación y de la Oficina Asesora
Jurídica).
4.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
• Objetivo
Definir y controlar los mecanismos para la administración de los depósitos destinados para la conservación de
los archivos de gestión, central e histórico y aquellos que han sido dejados bajo la custodia de un tercero.
• Alcance
Aplica a todos los repositorios físicos y electrónicos de información oficial del MINTIC; teniendo en cuenta los
inmuebles propios, los inmuebles de terceros que le prestan servicios de almacenamiento de archivos, así como
la infraestructura tecnológica propia y de terceros en la que se almacene información electrónica de la Entidad.
• Justificación
En cumplimiento del Acuerdo 006 de 2014, Acuerdos 048, 049 y 050 de 2000 emanados por el Archivo General
de la Nación, se requiere actualizar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) permitiendo normalizar e
implementar lo contemplado en los mismos y de igual forma, las demás normas relacionadas con la
preservación documental.
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• Beneficios
Garantizar la conservación de la documentación dentro del tiempo establecido en las Tablas de retención
Documental cumpliendo con las condiciones técnicas mínimas requeridas para su preservación. De igual forma,
disminuir los riesgos jurídicos relacionados con la pérdida total o parcial de los documentos en la entidad.
Tabla. 26. Actividades y responsables Programa específico de archivos descentralizados
PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
Descripción
Documentos y/o actividades • Identificar los distintos repositorios físicos y electrónicos de información oficial del MINTIC, tanto
y/o proyectos en instalaciones e infraestructuras propias como de terceros.
• Establecer las características de los formatos y herramientas para capturar la información de las
validaciones y mediciones del cumplimiento de las especificaciones técnicas y/o normativas.
• Disponer de las herramientas y equipos necesarios para validar y medir el cumplimiento de las
especificaciones técnicas.
• Realizar mantenimiento y calibración a los equipos de medición.
• Establecer la periodicidad pertinente, sin perjuicio de las validaciones y mediciones y transferencias
extraordinarias por razón de situaciones de emergencia, desastre u otras que supongan
afectaciones a la documentación.
• Identificar la capacidad de almacenamiento en instalaciones e infraestructura tecnológica propia,
para documentos y expedientes oficiales; definiendo la adecuación, adquisición o alquiler de
repositorios adicionales para los casos que se requiera.
• Desarrollar las transferencias documentales secundarias, así como las validaciones y mediciones
del cumplimiento de las especificaciones técnicas; solicitando a los terceros proveedores de
servicios relacionados, informe del cumplimiento de las especificaciones técnicas y/o normativas,
en su defecto proceder a realizar la actividad en dichos repositorios.
• Armonizar el programa específico con las políticas de seguridad y otros de la Entidad.
• Inclusión de los programas en el plan de riesgos operativos relacionados con desastres y
emergencias hacia la seguridad de los activos de información en sus diferentes soportes y medir
los impactos que se generen por su perdida.
4.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA
• Objetivo
Evaluar, identificar, recuperar, conservar y preservar los documentos, aplicando técnicas para la producción
documental en la digitalización, captura de metadatos, control de calidad del archivo de gestión y los que se
encuentran en el fondo acumulado en el archivo central.
• Alcance
El programa de Reprografía debe ser implementado a las series documentales identificadas en el archivo de
gestión y el central.
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• Justificación
El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, tiene la responsabilidad constitucional
de preservar y conservar la información dependiendo del medio que se recibe o produce en ejercicio de sus
funciones como cabeza del sector TIC, por lo cual se hace necesario identificar y priorizar la protección de los
mismos, Teniendo en cuenta las nuevas tecnologías y de acuerdo a la necesidad de conservar, preservar y
consultar los documentos digitalmente se hace necesario procesar las series documentales y definir
lineamientos para la administración de los documentos a los que se le realice el proceso de reprografía.
• Beneficios
El Programa de Reprografía permite establecer y contar con documentos digitales, que contemple la descripción
para su reproducción, consulta y así protegerlos y conservándolos evitando el deterioro físico y biológico.
Tabla. 27. Actividades y Responsables Programa específico de reprografía
PROGRAMA DE REPROGRAFÍA
Descripción
Documentos y/o actividades • Identificar las series documentales a procesar de acuerdo a las Tablas de Valoración Documental
y/o proyectos – TVD y las Tablas de Retención Documental.
• Realizar el Plan de Transferencias Secundarias.
• Disponer de las herramientas y equipos necesarios para dar cumplimiento (escáner, pc, insumos).
• Preparar la documentación a intervenir incluyendo los documentos que se encuentran en libros
(clasificados, ordenados, foliados, sin ganchos entre otros).
• Digitalizar las series documentales de acuerdo a los lineamientos establecidos por la entidad y a
los tiempos de retención.
• Digitalizar los documentos con resolución a 200 Dpi (de acuerdo a lo establecido en los requisitos
mínimos de digitalización del AGN. 2017)
• Digitalizar los documentos de grandes formatos de manera manual para su posterior consulta.
• Realizar proceso de lectura a los materiales en soporte diferente al papel para mantener
actualizada la información (discos duros, CD, DVD, memorias).
• Conservar la información en las condiciones medioambientales de almacenamiento, temperatura
y ventilación de acuerdo a la normatividad vigente.
• Definir los campos a indexar para realizar la recuperación de la información.
4.6. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES
• Objetivo
Identificar las directrices para el tratamiento archivístico de los documentos fotográficos, cartográficos, sonoros,
audiovisuales, entre otros y cuyas particularidades obligan a adecuarse a las características y exigencias no
convencionales establecidas para los documentos tradicionales.
El programa documentos especiales permite identificar y procesar los documentos que se encuentran en el
archivo y que por sus características no convencionales requieren tratamiento especial, como son:
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Documental

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Documental
cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales. Igualmente requiere de realizarle las actividades
técnicas para la clasificación, ordenación, descripción, conservación y consulta, para facilitar el acceso a la
información.
• Alcance
El programa de documentos especiales será implementado para los documentos que se encuentran en el
archivo de gestión, archivo central y el Centro de documentación Técnica.
• Justificación
Actualmente la información del Ministerio que se encuentra disponible en otros medios, carece de condiciones
técnicas de almacenamiento, tratamiento técnico y descripción, por lo que se requiere realizar un tratamiento
especial para la intervención de esta información y así mismo tener una consulta oportuna y en óptimas
condiciones para su reproducción.
• Beneficios
El ministerio permite con la implementación de este programa contar con las condiciones óptimas de
almacenamiento, conservación, descripción y acceso de la información, evitando roturas, deterioro físico o
biológico del material.
Tabla. 28. Actividades y Responsables Programa específico de documentos especiales
PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES
Descripción
Documentos y/o actividades • Realizar el Plan de Transferencias Secundarias.
y/o proyectos • Identificar los documentos especiales tales como: Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y
audiovisuales.
Identificar las series documentales a procesar de acuerdo a las Tablas de Valoración Documental
– TVD y las Tablas de Retención Documental - TRD.
• Disponer de las herramientas y equipos necesarios para dar cumplimiento (escáner, pc, insumos).
• Preparar la documentación a intervenir planos, mapas, (clasificados, ordenados, foliados, sin
ganchos entre otros).
• Digitalizar las series documentales de acuerdo a los lineamientos establecidos por la entidad y a
los tiempos de retención.
• Digitalizar los documentos con resolución de mínimo 200 Dpi (de acuerdo a lo establecido en los
requisitos mínimos de digitalización del AGN. 2017)
• Digitalizar los documentos de grandes formatos de manera manual para su posterior consulta.
• Realizar proceso de lectura a los materiales en soporte diferente al papel para mantener
actualizada la información (discos duros, CD, DVD, memorias).
• Conservar la información en las condiciones medioambientales de almacenamiento, temperatura
y ventilación de acuerdo a la normatividad vigente.
• Definir los campos a indexar para realizar la recuperación de la información.
4.7. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN
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• Objetivo
Formar y sensibilizar a los funcionarios y colaboradores del MINTIC sobre el desarrollo de la función archivística
institucional, teniendo en cuenta los aspectos teóricos y normativos asociados, así como la gestión del
conocimiento documentado formalmente en la Entidad que se genera durante las actividades de ejecución de
la Gestión Documental.
• Alcance
Aplica a todos los funcionarios y colaboradores del MINTIC que tengan algún tipo de responsabilidad dentro del
ciclo de vida de los documentos producidos y/o recibidos por la Entidad y hace parte del Plan Institucional de
Capacitación.
• Justificación
Fortalecer la cultura archivística en la Entidad, siendo responsabilidad de todos los funcionarios y servidores el
cuidado en el manejo del acervo documental producido, garantizando el cumplimiento de la normatividad
vigente en la materia y la disminución de los hallazgos de auditorías internas y externas.
• Beneficios
Gestión del cambio; adquisición de conocimiento en Gestión Documental en todos los funcionarios y servidores
de la Entidad; cumplimiento de los lineamientos daos por la Alta Gerencia en Gestión Documental.
Tabla. 29. y Responsables Plan Institucional de Capacitación
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN
Descripción
Documentos y/o actividades • Identificar y clasificar los distintos grupos de interés y definir la población objeto de las
y/o proyectos capacitaciones, teniendo en cuenta también los planes de mejoramiento derivados de las auditorías
internas y externas.
• Identificar las necesidades de capacitación requeridas para cada uno de los grupos de interés
objetivo, previamente identificados; estableciendo los temas de capacitación.
• Definir los contenidos, los medios y herramientas a utilizar dentro para las jornadas de capacitación,
inducción, reinducción y/o socialización.
• Disponer de las herramientas, equipos y recursos necesarios para la realización de las actividades.
• Establecer la periodicidad pertinente para la realización de las actividades de ejecución,
seguimiento, control del plan, concertando con el área responsable de la estructuración anual del
Plan Institucional de Capacitación e incluir en el cronograma general de la entidad.
• Presentar informe de retroalimentación a las áreas involucradas para que se tomen las medidas
necesarias, de acuerdo con las responsabilidades funcionales de cada una.
Principales involucrados • Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés.
• Oficina de Tecnologías de la Información
• Grupo Interno de Trabajo de Transformación Organizacional
• Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Talento Humano
4.8. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL
• Objetivo
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Garantizar la realización de las actividades conservación y preservación de cualquier tipo de información,

independientemente del medio o tecnología con la que se elabore, manteniendo los atributos de unidad,
integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, de toda la documentación del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, desde el momento de su producción, a
través de su período de vigencia y hasta su disposición final, de acuerdo con las directrices establecidas en los
instrumentos archivísticos institucionales pertinentes.
• Alcance
Aplica para todas las instancias organizacionales del MINTIC, en las actividades de gestión de cualquier tipo
de información oficial, sin distinción del soporte de los documentos, abarcando su producción, trámite, vigencia
y disposición final, conforme a lo dispuesto en los instrumentos archivísticos pertinentes.
• Justificación
Alineación con el programa de auditorías internas del Ministerio que garanticen el cumplimiento de las metas y
objetivos trazados en el Programa de Gestión documental, que permita realizar seguimiento y control de las
políticas, programas, proyectos e instrumentos archivísticos y así implementar acciones de mejora sobre
aquellas falencias detectadas.
• Beneficios
Establecer los puntos de control necesarios que permitan minimizar los riesgos asociados a la Gestión
Documental; Fortalecer la cultura de AUTOCONTROL en las dependencias; contribuir al proceso de
mejoramiento continuo.
Tabla. 30. Programa de Auditoria y Control
PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL
Descripción
Documentos y/o actividades • Identificar los referentes técnicos y/o normativos con base en los cuales se realizarán las
y/o proyectos actividades de seguimiento y control.
• Establecer las características de los formatos y herramientas para capturar la información de las
validaciones y mediciones del cumplimiento de las especificaciones técnicas y/o normativas.
• Disponer de las herramientas y equipos necesarios para validar y medir el cumplimiento de las
especificaciones técnicas.
• Establecer la periodicidad pertinente, sin perjuicio de las validaciones y mediciones extraordinarias
por razón de situaciones de emergencia, desastre u otras que supongan afectaciones a la
documentación.
• Desarrollar las actividades de seguimiento y control; solicitando a los terceros proveedores de
servicios relacionados, informe del cumplimiento de las especificaciones técnicas y/o normativas,
en su defecto proceder a realizar la actividad en dichos repositorios.
• Presentar informe a las áreas involucradas para que se tomen las medidas necesarias, de acuerdo
con las responsabilidades funcionales de cada una.
Principales involucrados • Grupo Interno de Trabajo de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de Interés.
• Oficina de Tecnologías de la Información
• Grupo Interno de Trabajo de Transformación Organizacional
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5
Alineación PGD
con MECI, SGC
Y RSI
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5.1. ARMONIZACIÓN MECI – SGC – PGD
Debido a que en el MINTIC se desarrollan e impulsan los principios del MECI, el SGC y el PGD de manera
conjunta, el proceso de aplicación de todas las actividades derivadas se da de manera natural e intuitiva por
cada uno de los funcionarios que intervienen en la prestación de servicios, la realización de trámites y la
consolidación de los expedientes en lo que se ve reflejada la gestión de la institución.
Es así como se pueden establecer un sinnúmero de relaciones entre los distintos Sistemas de Gestión de la
entidad, por cuanto cada directriz que se genera desde alguno de ellos produce cambios automáticos
pertinentes en los demás; desde los formatos de control de las operaciones, hasta las políticas de gestión,
pasando por los procedimientos y las mejoras implementadas gracias a las actividades de seguimiento, todo
funciona de manera sistémica originando las mutaciones requeridas por la organización.
Figura No. 4. Armonización MECI – SGC- PDG
De este modo, se refleja en los Sistemas de Gestión de manera directa o indirecta la creación de los procesos
de manera articulada entre sí, considerando las relaciones entre áreas de gestión, modelos administrativos,
programas estratégicos e iniciativas de gobierno en las que se incluyen principalmente las siguientes instancias:
• Sistema de Gestión de Calidad (Desarrollado en el MINTIC a través del MIG)

• Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
• Programa de Gestión Documental (PGD)
• Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
• Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)
• Estrategias de Gobierno en Digital
• Estrategias de Atención a los Grupos de Interés
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Lo anterior con el propósito de complementar funciones, acciones y responsabilidades, aportando al

mejoramiento continuo de la entidad y encaminado a satisfacer las necesidades para así ampliar las
competencias individuales que desde las áreas y dependencias del MINTIC se complementan para
potencializar las fortalezas que coadyuvan al cumplimiento de la misión institucional.
La Gestión Documental se armonizará con los planes, programas e iniciativas de la entidad con el cumplimiento
de requisitos administrativos, legales, normativos y tecnológicos, desde la generación misma de las
herramientas asociadas con:
• Planes, programas y proyectos de Gestión Documental

• Procesos y procedimientos
• Instrumentos archivísticos
• Iniciativas para la simplificación de trámites y uso racional del papel.
• Políticas de gestión de documentos físicos y electrónicos.
• Políticas de preservación de la información.
• Indicadores de eficacia, eficiencia, transparencia, oportunidad, economía.
• Mejora continua.
Por tanto, formulación de todos los documentos, iniciativas y actividades asociadas con el desarrollo del
Programa de Gestión Documental del MINTIC se realizarán con observancia de su relación sistémica con las
demás Herramientas de Gestión Institucional.
5.2. ALINEACIÓN CON LA RESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONAL - RSI
El Modelo y la Política de Responsabilidad Social Institucional del Ministerio de Tecnologías de la Información

y las Comunicaciones se adoptó mediante Resolución No. 02034 del 18 de octubre de 2016, donde se definió
como la estrategia de excelencia gerencial que parte de la definición de compromisos y acciones explícitas para
gestionar su impacto económico, social, ambiental, del servicio al ciudadano y de relacionamiento con cada
grupo de interés, con el fin de alcanzar beneficios de manera socialmente responsable. Es así de la importancia
que se requiere armonizar y articular el Programa de Gestión Documental-PGD en el marco de las prácticas
justas de operación del Modelo de Responsabilidad Social Institucional, así:
• Con las políticas de buen gobierno en el marco de la responsabilidad social institucional -RSI.
• Con los Principios del Pacto Global en lo pertinente a la contribución en las “relaciones ambientales” y
“anticorrupción”.
• Con los Objetivos de Desarrollo Sostenible- ODS en lo pertinente a la contribución a “ODS 3 Salud y
Bienestar”, “ODS 9 Industria, innovación e infraestructura”, “ODS y el ODS 13 Acción por el clima”
• Con el Modelo de Responsabilidad Social Institucional en sus ámbitos social, económico, ambiental y de
servicio al ciudadano y sus (22) categorías y 74 susbcategorias.
• Con las materialidades de la norma ISO 26000:2010 en su materia fundamental prácticas justas de
operación/asunto 1. sobre prácticas justas de operación: anti-corrupción/ Asunto 4. Promover la
responsabilidad social en la cadena de valor.
• Con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad y su armonización con el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
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• Con los Estándares serie 200, 300 y 400 del GRI.
5.3. Alineación con las Políticas de Buen Gobierno
El Código de Buen Gobierno es el instrumento para fortalecer la implementación de normas de conducta,

directrices y lineamientos, mecanismos e instrumentos de gestión, que deben acoger la Alta Dirección y las
respectivas instancias internas para la toma de decisiones, promoviendo la Gobernabilidad y legitimidad de
su actuación. En el marco del modelo de Responsabilidad Social Institucional, en su articulación y contribución
en lo pertinente a las políticas de buen gobierno corporativo, así:
Tabla. 31. Alineación con las políticas de Buen Gobierno

Políticas Alineación
Código de Buen Gobierno Programa de Gestión Documental-PGD
Políticas de buen gobierno para la gestión
✓ Política de Calidad - Planeación
• Planeación estratégica de la gestión documental
✓ Políticas de Gestión Documental • Planeación documental
- Producción documental
✓ Política General de Seguridad y Privacidad de la Información. - Gestión y trámite
- Organización
- Transferencia
- Disposición de documentos
- Preservación a largo plazo
- Valoración
Políticas de Responsabilidad Social
✓ Política de Responsabilidad Social Institucional - Producción documental
- Organización
✓ Política de Responsabilidad Frente al Medio Ambiente - Transferencia
Políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión/MECI
✓ Política de Gestión Documental / Dimensión No. 3 Gestión con - Planeación
Valores para Resultados. • Planeación estratégica de la gestión documental
• Planeación documental
✓ Política de Gobierno Digital, Política de Seguridad Digital / - Producción documental
Dimensión No. 3 Gestión con Valores para Resultados. - Gestión y trámite
- Organización
✓ Política de Planeación Institucional/Dimensión No. 2 - Tranferencia
Direccionamiento Estratégico y Planeación / Política de - Disposición de documentos
Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos / - Preservación a largo plazo
Dimensión No. 3 Gestión de Valores para el Resultado / Política de - Valoración
Gestión de Conocimiento y la Innovación / Dimensión No. 6 Gestión
de Conocimiento y la Innovación
✓ Política de Planeación Institucional, Política Gestión Presupuestal y

Eficiencia del Gasto Publico / Dimensión No. 2 Direccionamiento
Estratégico y Planeación/Política de Integridad/Dimensión No. 1
Talento Humano / Política Servicio al Ciudadano, Participación
Ciudadana en la Gestión Pública / Dimensión No. 3 Gestión con
Valores para el Resultado
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5.4. Alineación con los Principios del Pacto Global.
El Pacto Global es un instrumento de libre adhesión para las empresas, sindicatos y organizaciones de la
sociedad civil, para aplicar los Diez (10) Principios que lo integran en sus estrategias y operaciones. El Mintic
se adhiere al Pacto Global para asumir voluntariamente el compromiso de ir implantando los diez Principios en
sus actividades cotidianas y rendir cuentas a la sociedad, con publicidad y transparencia. En el marco del
modelo de Responsabilidad Social Institucional, en su articulación y contribución en lo pertinente a las
“relaciones ambientales” y “anticorrupción”, estará dada por:
Tabla. 32. Alineación con los principios del Pacto Global

Principios Pacto Global Alineación
Programa de Gestión Documental-PGD
Relaciones Ambientales
Principio 7: Las empresas deberán mantener un enfoque - Planeación
preventivo que favorezca el medio ambiente. • Planeación estratégica de la gestión documental
Principio 8: Las empresas deben fomentar las iniciativas - Producción documental
que promuevan una mayor responsabilidad ambiental. - Gestión y trámite
- Organización
Principio 9: Las empresas deben favorecer el desarrollo y - Transferencia
la difusión de las tecnologías respetuosas con el medio - Disposición de documentos
ambiente - Preservación a largo plazo
- Valoración
Anticorrupción - Gestión y trámite
Principio 10: Las empresas deben trabajar contra la - Organización
corrupción en todas sus formas, incluyendo la extorsión y el - Transferencia
soborno. - Disposición de documentos
5.5. Alineación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS
Los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), también conocidos como Objetivos Mundiales, son un llamado
universal a la adopción de medidas para poner fin a la pobreza, proteger el planeta y garantizar que todas las
personas gocen de paz y prosperidad. Estos 17 Objetivos se basan en los logros de los Objetivos de Desarrollo
del Milenio, aunque incluyen nuevas esferas como el cambio climático, la desigualdad económica, la innovación,
el consumo sostenible, la paz y la justicia, entre otras prioridades.
A través de estos objetivos, los países han expresado firmemente que esta agenda es universal y
profundamente transformadora. Con esta agenda se dejan atrás viejos paradigmas donde unos países donan
mientras otros reciben ayuda condicionada. Esta agenda busca también expresar el principio de
responsabilidades comunes pero diferenciadas y construir una verdadera alianza para el desarrollo donde todos
los países participan.
En el marco del modelo de Responsabilidad Social Institucional, en su articulación y contribución en lo

pertinente con el Programa de Gestión Documental-PGD, estará dada por:
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Tabla. 33. Alineación con los objetivos de Desarrollo Sostenible - ODS

Alineación
Objetivos de Desarrollo Sostenible- ODS Programa de Gestión Documental-PGD
Salud y Bienestar
Objetivo 3: Garantizar una vida sana y promover el Contribuir al desarrollo sostenible con implementación de mecanismos de disposición y
bienestar de todos a todas las edades. preservación a largo plazo de documentos que no generen contaminación, esto con el
fin fundamental de garantizar una vida saludable y promover el bienestar para todos los
servidores del Mintic. Actividades de: Planeación, Producción documental, Gestión y
trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo
plazo y valoración.
Industria, innovación e infraestructura

Objetivo 9: Construir infraestructura flexible, promover la Contribuir al desarrollo sostenible con implementación de tecnología e innovación para
industrialización inclusiva y sostenible; y fomentar la la disposición y preservación a largo plazo de documentos que no generen
innovación. contaminación si no eficiencia energética, esto con el fin fundamental de garantizar, la
contribución a los niveles de productividad y un buen entorno organizacional para todos
los servidores del Mintic. Actividades de: Planeación, Producción documental, Gestión y
Acción por el Clima

Objetivo 13: Adoptar medidas urgentes para combatir el Contribuir al desarrollo sostenible con implementación de tecnología e innovación para
cambio climático y sus efectos. la disposición y preservación a largo plazo de documentos que no generen
contaminación si no eficiencia energética, esto con el fin fundamental de garantizar la
contribución a la prevención de la contaminación, al calentamiento del planeta, buen
entorno organizacional y buen uso del papel y conciencia ambiental de todos los
servidores del Mintic. Actividades de: Planeación, Producción documental, Gestión y
5.6. Alineación con el Modelo de Responsabilidad Social Institucional
En el marco del modelo de Responsabilidad Social Institucional se establecieron los ámbitos social, económico,
ambiental y de servicio al ciudadano y sus (22) categorías y 74 subcategorías.
La alineación del Programa de Gestión Documental-PGD es transversal y contribuye a medir el índice RSI, el
cual se establece de la siguiente manera:
Tabla. 34. Alineación con el Modelo de Responsabilidad Social Institucional

Alineación
Ámbito Categoría Subcategoría Programa de Gestión Documental -PGD.
- Planeación
Social (22) categorías (74) Subcategorías • Planeación estratégica de la gestión documental
Ambiental • Planeación documental
Económico - Producción documental
Servicio al - Gestión y trámite
Ciudadano - Organización
- Transferencia
- Valoración
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5.7. Alineación con materialidades de la norma ISO 26000:2010
En el marco de la norma ISO 26000:2010 las prácticas justas de operación hacen referencia a la necesidad
de que la organización tenga un comportamiento ético en sus relaciones con otras organizaciones, así como
con sus partes interesadas. Así mismo las prácticas justas de operación pueden ser una útil herramienta para
generar resultados socialmente favorables, por ejemplo, proporcionando liderazgo y promoviendo conductas
de responsabilidad social en la esfera de influencia de la organización
La articulación con esta materialidad se hará mediante la aplicación de la materia fundamental prácticas justas
de operación/asunto 1. sobre prácticas justas de operación: anti-corrupción/ Asunto 4. Promover la
responsabilidad social en la cadena de valor.
Para medir su índice, el Modelo de Responsabilidad Social Institucional establece el siguiente despliegue por
la materia fundamental de la norma ISO 26000:2010:
Tabla. 35. Alineación con la norma técnica ISO 26000:2010

Alineación
Ámbito Materia Fundamental/ISO 26000 Programa de Gestión Documental -PGD
- Planeación
• Planeación estratégica de la gestión documental
Prácticas justas de operación/asunto 1. - Producción documental
sobre prácticas justas de operación: anti- - Gestión y trámite
Económico corrupción/ Asunto 4. Promover la - Organización
Ambiental responsabilidad social en la cadena de - Transferencia
valor. - Disposición de documentos
- Valoración
5.8. Alineación con el Modelo Integrado de Gestión-MIG/ requisitos de la norma ISO 9001:2015 Sistema
de Gestión de la Calidad
La adopción de un sistema de gestión de la calidad es una decisión estratégica para una organización que le
puede ayudar a mejorar su desempeño global y proporcionar una base sólida para las iniciativas de desarrollo
sostenible.
Los beneficios potenciales para una organización de implementar un sistema de gestión de la calidad basado
en esta Norma Internacional son:
✓ la capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del
cliente y los legales y reglamentarios aplicables;
✓ facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente;
✓ abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos;
✓ la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de la
✓ calidad especificados.
Para contribuir a la medición del índice del Modelo de Responsabilidad Social Institucional establece el siguiente
despliegue de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015:
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Tabla. 36. Alineación con el Modelo Integrado de Gestión-MIG/ requisitos de la norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la
Calidad
Requisitos Norma Alineación
Ámbito ISO 9001:2015 Programa de Gestión Documental-PGD
7.5 Información documentada - Planeación
7.5.1 Generalidades • Planeación estratégica de la gestión documental
7.5.2 Creación y actualización • Planeación documental
7.5.3 Control de la información documentada - Producción documental
- Gestión y trámite
Económico - Organización
Ambiental - Transferencia
- Valoración
5.9. Alineación con los Estándares GRI/Informe de Sostenibilidad y el reporte de los Estándares GRI
(Global Reporting Initiative)
La elaboración de informes de sostenibilidad, promovida por los Estándares GRI, es una práctica que consiste
en la elaboración de informes públicos sobre los impactos económicos, ambientales, sociales y de servicio al
ciudadano gestionados desde el Modelo de Responsabilidad Social Institucional del MinTIC y, por ende, sus
contribuciones (positivas o negativas) al objetivo de desarrollo sostenible.
A través de este proceso, el MinTIC identifica sus impactos significativos en la economía, el medio ambiente y
la sociedad y los hacen públicos de conformidad con un Estándar aceptado a nivel mundial.
Los Estándares GRI crean un lenguaje común para las organizaciones y los grupos de interés, con el cual los
impactos económicos, ambientales y sociales de las organizaciones pueden ser comunicados y comprendidos.
Los Estándares se han diseñado para fomentar la comparabilidad y calidad de la información sobre estos
impactos y posibilitar una mayor transparencia y rendición de cuentas para las organizaciones.
La elaboración de informes de sostenibilidad basados en los Estándares GRI proporcionan una representación
equilibrada y razonable de las contribuciones positivas y negativas del MinTIC al cumplimiento del objetivo de
desarrollo sostenible.
La información generada y documentada es transversal al Programa de Gestión Documental – PGD, el cual

debe contribuir a los reportes de Pacto Global y Reportes de Sostenibilidad, de acuerdo con lo establecido en
los estándares temáticos de las series del GRI que aplican, así:
• Estándares Económicos Serie 200: La serie 200 de los Estándares GRI está compuesta por los Estándares
temáticos que informan de los impactos materiales de una organización en cuanto a temas económicos.
• Estándares Ambientales Serie 300: La serie 300 de los Estándares GRI está compuesta por los Estándares
temáticos que informan de los impactos materiales de una organización en cuanto a temas ambientales.
• Estándares Sociales Serie 400: La serie 400 de los Estándares GRI está compuesta por los Estándares
temáticos que informan de los impactos materiales de una organización en cuanto a temas sociales.
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Documental

Versión 3.0
Documental
NOTA: Los Estándares GRI para la elaboración de informes de sostenibilidad se han desarrollado y redactado
en inglés. Aunque se han hecho todos los esfuerzos posibles por garantizar que la traducción fuera precisa, el
texto en lengua inglesa es el que debe prevalecer en caso de dudas o discrepancias con respecto a la
traducción. La versión más reciente de los Estándares GRI en lengua inglesa y todas las actualizaciones de la
versión en inglés están publicadas en el sitio web de GRI (www.globalreporting.org).
Control de Cambios
Versión Fecha Descripción
2.0
Actualización del documento con los resultados de la actualización del
3.0 Diagnóstico Integral de Archivos 2018 y alineación con Responsabilidad
Social Institucional, Pacto Global, ODS e indicadores GRI
laboró Revisó Aprobó
Nombre Elvia Visbal Nombre
Nombre GTO
Cargo Coordinadora GITFRGI Cargo Cargo
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Manual Programa de Gestión

Bogotá, Noviembre de 2018

Documento aprobado en Sesión Virtual de Comité MIG No. 27

Manual Programa de Gestión

Manual Programa de Gestión

5.2. ALINEACIÓN LA RESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONAL – RSI ……………………….. 55

Manual Programa de Gestión

Figura No. 1. Grupos de Interés MinTIC …………………………………………………………………. 14

Manual Programa de Gestión

De acuerdo a lo establecido en Título V, articulo 21 de la Ley General de Archivo, el Decreto reglamentario

Manual Programa de Gestión

Manual Programa de Gestión

La obligatoriedad en la elaboración de Programa de Gestión Documental y sus Programas Específicos se

La responsabilidad y coordinación de la Gestión Documental de la Entidad, debido a la transversalidad que

Manual Programa de Gestión

Para el levantamiento de la información respectiva que sustenta el Programa de Gestión Documental de la

1.3. Conceptos Básicos en Gestión Documental

Manual Programa de Gestión

Manual Programa de Gestión

• Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Manual Programa de Gestión

Manual Programa de Gestión

• Unidad documental: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

1.4.1. Objetivo general

Diseñar y formalizar el Programa de gestión documental como instrumento archivístico en el Ministerio de

1.4.2. Objetivos específicos

• Diagnosticar el estado de la Gestión Documental del Min TIC

1.5. Política de Gestión Documental

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco de la eficiencia administrativa;

Manual Programa de Gestión

documental (físico y electrónico) establecidos en el marco normativo vigente y el Modelo Integrado de

• Planificar e implementar mecanismos y herramientas para el sistema de gestión documental (físico y

1.6. Público al cual está dirigido

Manual Programa de Gestión

Figura No. 1. Grupos de Interés MinTIC

Fuente: Elaboración propia

1.7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

• Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y archivístico

Manual Programa de Gestión

Manual Programa de Gestión

artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

• Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papeles en

Manual Programa de Gestión

gestión de documentos electrónicos.

✓ NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

* Marco de política de gestión documental:

* Normas para la implementación de procesos gestión documental: Normas generales

• Recursos del presupuesto de Funcionamiento

Manual Programa de Gestión

Prestar el servicio integral de 78131800 SERVICIOS DE TRANSPORTE ALMACENAJE

Fuente: Elaboración propia

Tabla. 2. Recursos PAA 2018

Tabla. 3. Recursos PAA 2019

Tabla. 4. Recursos PAA 2020

2020 11 meses $ 2.790.661.389 Vigencias futuras solicitadas mediante Registro No.

• Recursos por Ficha de Inversión de la Oficina TI reflejándose en el plan anual adquisiciones de

Dentro del Plan Anual de Adquisiciones (PAA), se encuentra contemplado como:

Tabla. 5. Recursos PAA Oficina TI

Manual Programa de Gestión

Fuente: Elaboración propia

Tabla. 6. Recursos PAA 2018

La obtención de recursos para el 2018 se obtienen de la ficha de inversión denominada Fortalecimiento de