Lista desplegable en Excel 2010

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Podemos crear una lista desplegable en Excel 2010 para facilitar la entrada
de datos a nuestra hoja o para limitar las entradas que puede proporcionar
un usuario reduciendo así la posibilidad de tener datos mal ingresados.

Listas desplegables en Excel

Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se

genera a partir de los valores ubicados en un rango de celdas. Los valores
de dicho rango de celdas son los que dan forma a las opciones de una lista.
Las listas desplegables se muestran dentro de una celda como una flecha
que nos permite elegir el valor deseado.

En la imagen superior, la lista desplegable de la celda A1 se creó tomando

los valores del rango C1:C12.

Crear una lista desplegable en Excel 2010

Para crear una lista desplegable en Excel 2010 a partir de un rango de

celdas, comenzamos por seleccionar la celda que contendrá la lista
desplegable que en nuestro ejemplo es la celda A1. Posteriormente vamos a
la ficha Datos y pulsamos el comando Validación de datos.
Encontrarás este comando dentro del grupo Herramientas de datos. Puedes
pulsar directamente el botón o desplegar el menú y seleccionar la primera
de las opciones tal como se muestra en la imagen superior. Esto abrirá el
cuadro de diálogo Validación de datos.

Criterio de validación y origen de datos

En el cuadro de diálogo Validación de datos especificaremos los detalles

sobre el criterio de validación y el origen de los datos. En primer lugar debes
elegir la opción Lista de todos los criterios de validación.
En el recuadro Origen debes especificar el rango de celdas que contiene los
valores que se convertirán en las opciones de la lista desplegable.

Finalmente pulsa el botón Aceptar y habremos creados una lista

desplegable en Excel 2010.

Eliminar una lista desplegable

Si tal vez colocaste la lista desplegable en una celda equivocada o

simplemente deseas eliminarla, debes seguir los siguientes pasos para
borrarla. Selecciona la celda que contiene la lista desplegable y pulsa el
botón Validación de datos y dentro de las opciones de criterios de
validación selecciona la opción Cualquier valor.
Al pulsar el botón Aceptar se habrá eliminado la lista desplegable de la
celda previamente seleccionada.

Las listas desplegables son de mucha utilidad en Excel al momento de crear

formularios que permitan la rápida captura de datos de parte de los
usuarios.

Cargar valores de lista

dinamicamente
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En esta ocasíón mostraré un método sencillo para poder cargar datos a una
lista de validación de manera dinámica. Este método te puede ayudar en
caso de que inicialmente quieras mostrar solamente algunos elementos de
la lista y sólo en caso de que el usuario seleccione la opción “Ver Todo” se
cargue la lista completa de elementos:
La función SI para cargar dinámicamente

La solución es muy sencilla y se logra utilizando la función SI. Solamente

sigue los siguientes pasos: Selecciona la celda donde estará la lista
validada y selecciona el comando Validación de datos dentro de la ficha
Datos, lo cual mostrará el cuadro de diálogo correspondiente:

Selecciona el criterio de validación Lista y en el campo de texto Origen

coloca la siguiente fórmula:

=SI($A$1="Ver Todo",$D$2:$D$11,$C$2:$C$5)
Esta función hará todo el trabajo. Si la celda A1 tiene el valor “Ver Todo”
cargará la lista completa que se encuentra en el rango D2:D11, de lo
contrario cargará el rango C2:C5 que es la versión corta de nuestra lista.

Lista de validación y función

BUSCARV
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Las listas de validación nos ayudan a controlar el tipo de información

ingresada en nuestra hoja de cálculo. Si combinamos esta funcionalidad con
la función BUSCARV podemos crear una tabla que cargue información
adicional.

Tengo la siguiente información sobre diferentes archivos Excel que se

encuentran en un servidor de la Intranet.
Necesito crear una tabla donde al seleccionar el nombre de uno de los
archivos se muestren sus datos específicos así como un vínculo directo a su
ubicación en la red. Para crear este tipo de tabla debemos seguir los
siguientes pasos.

Crear la lista de validación

Primero debemos crear la lista de validación con los nombres de los

archivos. Si no recuerdas cómo crear una lista de validación consulta el
artículo: Lista para validación de datos en Excel.

El siguiente paso es muy importante porque es donde obtendremos el valor

de las demás columnas de acuerdo al valor seleccionado en la lista de
validación y para ello utilizaremos la función BUSCARV.

Buscando valores con la función BUSCARV

Después de seleccionar un valor de la columna Archivo se deberán llenar

automáticamente el resto de columnas de la tabla. Así que empezaré por
mostrar el Tamaño del archivo seleccionado.

Recuerda que los datos se encuentran en el rango de celdas AA1:AE7 por lo

que a la función BUSCARV le pido encontrar el valor de la celda A2 dentro
dicho rango de datos y que como resultado devuelva el valor de la segunda
columna que es precisamente la columna Tamaño. El último argumento de
la función indica que la coincidencia en el nombre del archivo tiene que ser
exacta.

De la misma manera puedo crear la fórmula para las otras columnas de la

tabla. Observa la fórmula para obtener el nombre del Autor.

La función es prácticamente la misma y solamente cambia el tercer

argumento que es el número de columna dentro del rango de datos que
necesito me regrese la función.

La última columna necesita un trato especial porque quiero crear un

hipervínculo de manera que cuando se haga clic sobre él se abra el archivo
desde su ubicación en la red. Es por eso que la misma función BUSCARV la
coloco dentro de la función HIPERVINCULO de la siguiente manera:

Con esto han quedado configuradas todas las columnas pero nos hace falta
algo muy importante.  Seguramente te has fijado que al cargar una lista de
validación aparece sin ningún valor seleccionado.

Para este caso todas nuestras fórmulas devuelven un error porque no

encuentran un valor vacío dentro de la lista de nombres de archivo. La
solución es utilizar la función SI.ERROR para mostrar un mensaje diferente
al error #N/A.

Captura de errores con la función SI.ERROR

El uso de la función SI.ERROR para capturar los errores es muy sencillo,

solamente debemos incluir el resultado de la función BUSCARV como el
primer argumento de la función y el segundo argumento nos permite
especificar el texto a mostrar en caso de obtener un error.

En este ejemplo he colocado un guion medio “-“ como el texto a mostrar en

caso de que exista un error.

Finalmente sugiero crear una tabla de manera que al insertar una nueva fila
se cree automáticamente la lista de validación junto con las fórmulas de las
demás columnas.

Si lo deseas puedes descargar el archivo de trabajo.

Cómo actualizar una lista
desplegable en Excel
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Para actualizar una lista desplegable en Excel podemos utilizar fórmulas

que nos ayudarán a detectar cualquier cambio en el rango sobre el cual se
basa nuestra lista desplegable y por lo tanto se actualizarán
automáticamente sus elementos.

Supongamos la siguiente lista de productos que será incluida dentro de un

control de lista desplegable:

Crear fórmula para detectar rango

El primer paso es crear una fórmula que identificará el rango donde se

encuentran las celdas que contienen los elementos de nuestra lista. Para
ello utilizaré la función DESREF la cual devuelve como resultado una
referencia a un rango de celdas en base a ciertos parámetros de
configuración. Comenzaré por escribir la fórmula de la siguiente manera:

DESREF(A2,

El primer argumento de la función DESREF indica la celda donde iniciará el

rango de los elementos de la lista. Los siguientes dos argumentos de la
función DESREF permiten especificar el número de celdas que deseamos
movernos a partir de la celda inicial. Ya que no deseo tener un
“desfasamiento” de la celda A2 escribimos la fórmula de la siguiente
manera:

DESREF(A2, 0, 0,
El cuarto argumento de la función DESREF nos permite indicar el alto del
rango y por lo tanto es importante utilizar una función que nos indique el
número adecuado de elementos de la columna A. Para esto utilizaré la
función CONTARA que cuenta el número de celdas no vacías dentro de un
rango. Observa con detenimiento la manera en que utilizo la función
CONTARA como el cuarto argumento de la función DESREF:

DESREF(A2, 0, 0, CONTARA(A:A) - 1)

La función CONTARA tiene el argumento A:A que indica que debe tomar en
cuenta toda la columna A. De acuerdo a nuestro ejemplo, la columna A tiene
4 celdas no vacías que incluyen el título, por esta razón debo restar uno al
resultado de la función CONTARA para que me devuelva el número real de
elementos en la columna.

De esta manera la función DESREF nos ayuda a obtener el rango de celdas

que contienen los elementos que formarán parte de nuestra lista
desplegable en Excel. Este rango es totalmente dinámico ya que si
agregamos un nuevo elemento o eliminamos alguno otro se devolverá el
rango de elementos adecuado.

Crear la lista desplegable en Excel

Ahora que ya tenemos la fórmula que nos devolverá el rango de celdas

adecuado podemos iniciar con la creación de la lista desplegable.
Selecciona el comando Datos > Herramientas de datos > Validación de
datos. Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos y en la pestaña
Configuración selecciona la opción Lista y en el cuadro de texto origen pega
la fórmula que acabamos de construir en los pasos anteriores:
Al pulsar el botón Aceptar se habrá creado una nueva lista desplegable en
Excel cuyos elementos son los enlistados en la columna A:

Actualizar la lista desplegable en Excel

Para actualizar los valores de la lista desplegable será suficiente con

agregar un nuevo elemento en la columna A para que sea incluido
automáticamente dentro de la lista desplegable.
Lo mismo sucederá si eliminamos algún elemento de la columna A ya que
será excluido de la lista desplegable. La única condición es que todos los
valores de la columna A sean contiguos, es decir, que no existan celdas en
blanco entre ellos.

Artículos relacionados
Lista de validación de datos en Excel
Lista de validación y la función BUSCARV

Manejo de errores en Excel

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Los errores en Excel son comunes cuando trabajamos con fórmulas, pero
existen diferentes métodos para tratar con cada uno de ellos de manera que
podemos tomar una decisión adecuada al momento de detectar alguno de
ellos.

Una razón por la que generalmente deseamos tratar con los errores de
Excel es porque deseamos desplegar un mensaje personalizado en lugar de
permitir que Excel muestre sus códigos de error. En cualquier caso, el
primer paso que debemos dar es conocer si un valor es efectivamente un
error.

Funciones de información de errores

Existen algunas funciones de información que nos permiten saber si un

valor es efectivamente un error. Las funciones que nos ayuda en esta tarea
son: la función ESNOD, la función ESERR y la función ESERROR. Cada una
de estas funciones es diferente y a continuación explicaré las diferencias
entre ellas.

La función ESNOD solamente detecta los errores de tipo #N/A. La función

ESERR detecta todos los errores de Excel excepto el error de tipo #N/A.
Finalmente la función ESERROR detecta todos los errores de Excel. Observa
a continuación una tabla comparativa de cada una de estas funciones.

Este ejemplo comprueba que la única diferencia entre la función ESERR y

ESERROR es la evaluación que cada una hace sobre el tipo de error #N/A.

Decidir sobre un error en Excel

La mancuerna perfecta para las funciones de información de errores es la

función SI a través de la cual podremos decidir la acción a tomar en caso de
que exista un error. Considera la siguiente fórmula:

=SI(ESERROR(A1), "Error", A1)

Esta fórmula evalúa el valor de la celda A1 y en caso de que contenga un

error desplegará el mensaje “Error” de lo contrario mostrará el valor de la
celda A1.
De esta manera podemos saber cuando una celda contiene un error y en
base a ello tomar una decisión.

La función SI.ERROR

La combinación de fórmulas que acabo de mostrar para el manejo de

errores en Excel ha sido muy común entre los usuarios y es por eso que a
partir de la versión 2007 se incluyó la función SI.ERROR la cual es un
excelente remplazo para la combinación de la función SI y la función
ESERROR. Observa cómo puedo remplazar la fórmula del ejemplo anterior:

Opción 1: SI(ESERROR(A1), "Error", A1)

Opción 2: SI.ERROR(A1, "Error")

El resultado de ambas funciones será el mismo, pero será más rápido

introducir la segunda fórmula la cual utilizar la función SI.ERROR.

Es una buena práctica implementar un estrategia de manejo de errores en

Excel de manera que las personas que consulten la información no sean
distraídos ni confundidos por los códigos de error que devuelve la aplicación
al encontrar un error.