What is in Oracle Financials? 
 
 
 
22‐Dec‐2009 
 
Sharath 
 

 
 

What is in Oracle Financials?  
– Enterprise Resource Planning – Simple Guide   

The financial applications of the Oracle ERP suite of applications are the 
General Ledger and the sub‐ledgers. The financial applications discussed in 
this book include the following (the common shorthand abbreviation is shown 
in parentheses): 
 
General Ledger (GL) 
Accounts Payable (AP) 
Accounts Receivable (AR) 
Fixed Assets (FA) 
Projects (PA) 
 
In addition, the Inventory (INV), and Purchasing (PO) applications can make 
journal entries into the General Ledger, but these applications are more 
properly classified as manufacturing or distribution applications. 

The General Ledger provides the capability for multiple sets of books and 
supports complex enterprise organizations. The General Ledger hosts the sub‐
ledgers and provides the definition of the chart of accounts structure, a fiscal 
calendar, and a currency. Because the GL and FA applications can support 
multiple sets of books and the other financial applications can support 
multiple organizations, you can set up separate and fully functional 
accounting systems for each of your business organizations. 

5| P a g e  

 
 

General Ledger 
The General Ledger (GL) application is the foundation for a full‐featured 
accounting system. The GL receives journal entries from the Oracle subledgers 
and has an open interface for incoming journal entries from non‐Oracle 
systems. We discuss this application in detail in Chapter 11, “Using Oracle 
General Ledger.” Although not strictly part of the GL application, the 
Application Desktop Integrator (ADI for GL enables you to perform reporting, 
journal entry, and budgeting functions while using an Excel spreadsheet 
interface. The GL application provides you with the following major business 
functions: 

The capability to create, change, approve, reverse, and post manual and 
electronic actual, statistical, and budget journal entries 
The capability to create and update budgets 
The capability to establish budgetary control and online funds checking 
Accounting for multiple companies 
Consolidation of multiple sets of books 
Financial reporting writing through the Financial Statement Generator (FSG) 
and the Application Desktop Interface (ADI) 
Fiscal calendar and chart of accounts maintenance 
Currency transactions, conversion, translation, and revaluation 

5| P a g e  

 
 

Payables 
Use Oracle Payables (AP) to control and process your payments for purchases 
of goods and services, employee expense reports, taxes, rents, and so forth. 
The release 11i version of this application provides two user workbench 
environments for invoice and payment processing. The manual invoice entry 
screens can be set up for high‐speed data entry. The AP application is a 
subledger to the GL, and it is tightly integrated and shares data with the 
purchasing application. There are 20 general application steps and 27 specific 
AP steps to set up and configure the AP application in 11i, and we discuss the 
following features of AP in Chapter 12, “Using Oracle Payables”: 

The capability to set up and maintain supplier records 
Electronic and manual invoice entry 
Expense report processing 
The capability to create and maintain invoice holds and payment schedules 
Cash disbursements for checks and electronic transfers 
Accounting distributions 
Two‐, three‐, and four‐way invoice matching and validation with purchase 
orders and receipts 
Sales tax and VAT processing 
Expense and disbursements journal entries to GL 
Foreign currency transactions 
Bank transaction reconciliation 

Receivables 
Use the Oracle Receivables (AR) application to recognize revenue, process 
cash receipts, and collect money that is owed to you. A user workbench is 
provided for each of these three functions. In addition, there are manual and 
automatic versions of programs to support billing and cash receipt 
transactions. The AR application is a subledger to the GL, and it is closely 
integrated and shares data with the Order Management (OM) application. 
There are 53 setup steps to configure the release 11i AR application. You will 
find a discussion of these functions in Chapter 13, “Using Oracle Receivables”: 

The capability to set up and maintain customer records 
The capability to process cash receipt transactions 
The capability to support collection activities with call history, statements, 
and dunning letters 
The capability to create and maintain revenue and adjustment transactions 
Accounting distributions 
Revenue and cash receipt journal entries to GL 

5| P a g e  

 
 

Foreign currency transactions 
The capability to archive and purge 

Fixed Assets 
The Fixed Assets (FA) application can be set up to maintain asset records and 
process transactions using three workbenches for assets, mass additions, and 
tax. FA is a subledger to the GL. There are 32 setup steps to configure the 
release 11i FA application, and I discuss this application in Chapter 14, “Using 
Oracle Assets”: 

The capability to create, maintain, and retire fixed asset records 
Asset physical inventory 
The capability to compute and maintain depreciation calculations 
Depreciation and asset transaction journal entries to GL 
Tax accounting 
Capital budgeting 
Asset listings and construction in progress reports 

Projects 
The Oracle Projects solution provides a suite of highly integrated applications 
enabling your organization the capability to capitalize on global opportunities, and I 
discuss this application in Chapter 15, “Using Oracle Projects.” Oracle Projects 
(formerly known as Project Accounting) enables your organization to set up projects 
and tasks and assign related expenditures. Costs can be burdened and translated to 
Revenue, Billing, and Capital items when required. One of the major benefits of using 
Oracle Projects is the capability for a project‐oriented business to manage its projects 
with a proactive approach. Projects offers detailed online and standard reporting, 
including the following features: 

Defines projects and tasks (WBS) and enables the control of posting transactions to 
projects 
Cost and revenue budget entry and maintenance, tracks budget versions 
Records transactions in detail and tracks expenditures via Timecards, Expense 
Reports, Usages, Commitments, and Supplier Invoices; 
Interfaces these transactions between Oracle Applications 
Allocation functionality from costs within the Projects application (input/output) or 
General Ledger accounts (input) 
Capital project maintenance, CIP transactions, and the capability to interface assets to 
Oracle Assets 
Tracks customer contracts as Agreements, which are funded by projects 
Revenue and Invoice Generation with various methods, including Time and Materials, 
Cost Plus, and Percent Complete; 
Fully integrated with the General Ledger (Revenue) and Accounts Receivable 
(Invoices) modules 

5| P a g e  

 
 

Multi‐currency support for your customer invoices and expenditures 
Cross Charging, Inter Company, and Inter Project Billing 
Detailed audit trail when data is interfaced between Oracle Applications 
Reports cost and revenue  

5| P a g e