GESTIÓN

DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

• Código del Programa de Formación: 122121
• Nombre del Proyecto: Implementación de los procesos administrativos en empresas reales o
didácticas.
• Fase del Proyecto: Análisis
• Actividad de Proyecto: Procesar la información recolectada de las Mipymes
• Competencia:
o Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la
norma técnica y la legislación vigente.
o Procesar la Información de acuerdo con las necesidades de la organización.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
o Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias
asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organización y su entorno.
o Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones
de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis,
las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas
de gestión de la calidad.
o Identificar las necesidades de información de la unidad administrativa, aplicando la
metodología y normas vigentes de la organización.
o Recopilar la información, de acuerdo con el instrumento diseñado por la organización.
o Tabular la información recolectada, de acuerdo con técnicas para el procesamiento de datos
o Presentar los resultados de la información tabulada, de acuerdo con las políticas de la
organización.

• Duración de la Guía: 96 horas

2. PRESENTACIÓN

Procesar la información recolectada de las Mipymes.

Bienvenidos aprendices a la Fase de Análisis, en esta primera parte de su

proceso formativo usted logrará conocer un poco el manejo administrativo
en las pequeñas empresas y podrá identificar en ellas las necesidades de
mejora.

GFPI-F-019 V3
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Para lograr el aprendizaje requiere una mentalidad abierta y dispuesta para enfrentar el reto de formarse,
a partir de la experimentación y el trabajo continuo en ambientes reales o didácticos organizados en
equipos de trabajo; el proceso implica romper esquemas de pensamiento y actitud.

Recuerde que cada actividad en esta guía de aprendizaje, ha sido pensada y diseñada para desarrollar las
competencias que define el programa de formación.


3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Descripción de la(s) Actividad(es):

3.1. Actividades de Reflexión inicial













Imagen N° 1 Proyecto de vida. Recuperado de: https://goo.gl/shwqGa

3.1.1. Mapa de sueños

Observar el video Nuevos Negocios Rentables en Colombia México Perú 2017 – 2018 Recuperado
de:https://www.youtube.com/watch?v=uPfn1Kn7XCs

• De acuerdo al video observado, elabore un esquema de su proyecto de vida respondiendo a la
siguiente pregunta: ¿Cómo se proyecta financieramente en 10 años?

• Individualmente plasmar en un octavo de cartulina blanca (Collage) con recortes de revistas,
periódicos, dibujos, la respuesta a la pregunta formulada y complementar las imágenes con frases
que apoyen el tema.

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3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.























Imagen N° 2 Related Keywords & SuggestionsRecuperado de: https://goo.gl/378umx

3.2.1. La estructura organizacional

Observe el video que se presenta en el siguiente link:

https://www.youtube.com/watch?v=NpsflJIWNIg

a. Después de observar el video anterior ¿Determine como se encuentra organizado su núcleo
familiar?
b. Elabore el organigrama de su Institución Educativa y determine las funciones y responsabilidades
de cada uno de los actores presentados en él.
c. ¿Qué entiende por estructura organizacional?
d. Defina con sus palabras: liderazgo, planeación, trabajo en equipo, control y organización.

Socialice con sus compañeros e instructor en el ambiente de formación y recuerde guardar la evidencia de
la actividad realizada en el drive, portafolio del aprendiz en la carpeta evidencias de aprendizaje, fase
análisis.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

3.3.1. Identificar la función de las áreas o dependencias de una empresa, según su estructura
organizacional

A. Organizados en sus equipos de trabajo SENA, revisen el material de apoyo disponible en los siguientes
enlaces:

“Estructura y diseño organizacional”: https://es.slideshare.net/vilnya/estructura-y-diseo-organizacional-

12184648

“Analisis de las organizaciones”:https://es.slideshare.net/luismarlmg/estructura-organizacional-13045747

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B. Con su equipo de trabajo SENA organice los siguientes cargos, de acuerdo al organigrama presentado a
continuación, tenga en cuenta el material de apoyo revisado y las orientaciones del docente técnico:

Cargos organigrama:

- Revisor fiscal externo
- Coordinador de Servicios Generales
- Conserje
- Asistente de gerencia
- Coordinador Talento humano
- Gerente General
- Asesores comerciales
- Coordinador Comercial
- Recepcionista
- Guarda de seguridad

Imagen N° 4. Organigrama Vertical. Recuperado de https://goo.gl/fakYFD


3.3.2. Definición y clasificación de las empresas

Organizados en sus equipos de trabajo SENA, elaboren las siguientes actividades:

A. Con la orientación del docente técnico, revise el material de apoyo disponible en el siguiente enlace:
https://encolombia.com/economia/empresas/definicionyclasificaciondelaempresa/.

Con base en el material consultado, elabore un mapa conceptual donde presente de manera
resumida la definición de empresa y la clasificación de las mismas.

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3.3.3. Planeación estratégica

a. Con la orientación del docente técnico observen las presentaciones que se encuentran disponibles en los
siguientes enlaces:

https://es.slideshare.net/acarrillo742/planeacion-estratgica-4237594

https://es.slideshare.net/rey21do/la-planificacin-estratgica

b. De acuerdo con las presentaciones observadas, en equipos de

trabajo de 3 aprendices, respondan a los siguientes interrogantes.

- ¿Qué es la planeación estratégica?

- ¿Por qué la planeación estratégica contribuye al éxito de las empresas?

- ¿Cómo se estructura el plan estratégico?

Y posteriormente en mesa redonda en el ambiente de aprendizaje, el equipo de trabajo designará un relator

para que socialice las respuestas.

3.3.4. Sectores económicos de Colombia

A. Observe el video disponible en el siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=l0C3yoe-ogw.

Durante la sesión de aprendizaje el docente técnico profundiza los conceptos presentados y se aclaran
dudas.

B. De acuerdo con el video y las orientaciones brindadas por el docente técnico, elabore un mapa mental
donde presente los sectores económicos en Colombia.

3.3.5. Matriz FODA

A. Observe los siguientes videos:

- Cómo hacer un Análisis F.O.D.A. Ejemplo práctico https://www.youtube.com/watch?v=Sq4lVY65bjk

- Cómo hacer una F.O.D.A: https://www.youtube.com/watch?v=TBQ9UZl1KnI

B. A partir del punto anterior y con las explicaciones del docente técnico, realizar un análisis F.O.D.A de su
institución educativa; éstos resultados deben ser compartidos en conversatorio que se organice en el
ambiente de aprendizaje.

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3.3.6. Aplicar el procesamiento de la información en las diferentes áreas funcionales de la
empresa, teniendo en cuenta políticas de la organización.

En equipos de trabajo de 5 aprendices y haciendo uso de las diferentes herramientas de las tecnologías de
la información y la comunicación, textos bibliográficos y basados en la lectura del material de apoyo
dispuesto en la Black Board, deben consultar en el ambiente de aprendizaje, los conceptos allí mencionados
sobre los métodos de investigación y los instrumentos para la recolección de datos y gráficos así:


a. Realice la lectura que encuentra en el link: http://slideplayer.es/slide/4214079/

Con base en la lectura, elabore un glosario de términos teniendo en cuenta definición, objetivos,
elementos que intervienen en el proceso, componentes mínimos de un proyecto de investigación,
diseño de la investigación, tipos y métodos de investigación.

b. En equipos de trabajo Consulte el Material de Apoyo “Conceptos básicos de estadística” y
diligencie el siguiente cuadro.

Concepto Representación Grafica Aplicación

Pictograma

Grafico Lineal

Grafico Circular

Grafico de Barras

Entrevista

Encuesta

Lista de Chequeo

Cuestionario

Grupo Focal

Imagen. La investigación científica. Recuperado de :https://goo.gl/Jsd68m

c. Con apoyo del docente técnico realice el estudio de caso que se encuentra ubicado en el material de
apoyo en la plataforma BlackBoard. ACTIVIDAD No. 2 “Taller Distribución de Frecuencias” con el fin
de afianzar su saber sobre los conceptos de frecuencia absoluta, relativa y acumulativa, para datos

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agrupados bajo los conceptos matemáticos donde determine el rango, ancho de clase, intervalos,
nuevo rango y diferencia de rango.

d. Teniendo en cuenta las orientaciones dadas por el docente sobre “Medidas de Tendencia Central”,
realice los ejercicios propuesta en el documento que se encuentra en la blackboard Material de Apoyo:
“Actividad Medidas de Tendencia Central”.

e. Con base en la lectura del Material de Apoyo: “Muestreo”, analice que tipo de muestreo es el
apropiado para realizar en la fase de análisis del proyecto formativo. Teniendo en cuenta los ejercicios
socializados en el ambiente de aprendizaje desarrolle la “Actividad de Muestreo”.

Una vez realizadas las actividades planteadas en los puntos anteriores (c, d, e) deberán subir su
evidencia al portafolio virtual en el drive, carpeta evidencias de aprendizaje, fase de análisis.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento–Equipos SENA

Procesar la información recolectada de las Mipymes.

1. Con el propósito de identificar el estado actual en el que funcionan las Mipymes del sector,
realizar las siguientes actividades:

a. Determine la zona donde se hará el trabajo de campo con las Mipymes a las cuales se les aplicará
el instrumento diseñado que permitirá identificar los procesos administrativos. En cada barrio
podrán encontrar diferentes establecimientos comerciales tales como panaderías, tiendas,
misceláneas, droguerías entre otras.

b. Clasifique los diferentes tipos de negocios encontrados en el sector, teniendo en cuenta su

nombre o razón social, zona, barrio, actividad económica. Seleccione un método e
instrumento para la recolección de información pertinente.

Puede llevar a cabo las recomendaciones del docente técnico e instructor Sena para aplicar un censo
de las unidades productivas que hay en el sector más cercano a su residencia o institución educativa.

2. Diseñar un instrumento para el diagnóstico empresarial (entrevistas, encuestas, cuestionarios, o listas

de chequeo) que le permita recopilar la información necesaria con respecto a la gestión administrativa:
(gestión documental, publicidad, servicio al cliente, Seguridad y salud en el trabajo, responsabilidad
ambiental, producir documentos organizacionales, constitución legal, estructura organizacional,
organización de eventos) y contable (soportes, libros, inventarios, nómina, presupuesto, diseño de
documentos comerciales) recuerden que esta información es necesaria para el diagnóstico en las
Mipyme.

3. Aplicar el instrumento para recopilar la información necesaria en las Mipymes del sector (entrevista,
encuestas, cuestionarios o listas de chequeo).

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4. Para desarrollar las visitas a la Mipymes tenga en cuenta las siguientes
recomendaciones:

a. Portar el uniforme de diario estipulado por la Institución
Educativa para generar credibilidad a los empresarios.

Imagen. Centro de comercio Sena. Recuperado de https://goo.gl/5o7StM


b. Cada aprendiz debe descargar e imprimir la constancia de estudios desde la plataforma
sofiaplus, que los avala como aprendices del programa articulado con el SENA.

c. Organizar la información recolectada del instrumento de investigación en tablas y gráficos, que
determinen las medidas de tendencia central, frente a las necesidades encontradas en el área
de servicio al cliente, gestión documental, publicidad,
servicio al cliente, seguridad y salud en el trabajo,
constitución legal, estructura organizacional y
contabilidad. Analizar la información presentada e
interpretar los resultados. Debe aplicar norma técnica
a la presentación de tablas y gráficos (GTC 185).

d. Realizar la matriz F.O.D.A con su respectivo análisis y
estrategias para las Mipymes encuestadas, donde se
identifiquen las necesidades en los procesos
administrativos.

5. Con el desarrollo de esta actividad usted podrá determinar las debilidades en los diferentes procesos
administrativos en las microempresas del sector. De acuerdo con la información recolectada y teniendo
como base el conocimiento de estructura organizacional y clasificación de empresas, cada equipo de
trabajo SENA deberá plantear una idea de negocio que responda a las necesidades identificadas en la
investigación realizada.

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Para el planteamiento de la idea de negocio, tenga en cuenta lo siguiente:

a. La idea de negocio debe estar relacionada como mínimo con una de las seis (6) competencias técnicas
del programa de formación.

b. El nombre asignado a la idea de negocio debe ser creativo, corto y de fácil recordación.

c. Definir el objeto social de la unidad de negocio.

d. Justifique las razones por las cuáles su equipo de trabajo escogió la idea de negocio, teniendo en
cuenta las necesidades identificadas en las Mipymes encuestadas en el sector

6. Consolidar la información obtenida en un informe técnico elaborado en Word, aplicando la guía técnica
GTC 185 para la presentación de informes que contenga: Introducción, justificación, objetivos,
caracterización del sector, instrumento de investigación aplicado para la recolección de datos, análisis
estadístico con tablas y gráficos, matriz F.O.D.A y estrategias de las Mipymes, conclusiones y
recomendaciones del trabajo

7. Este informe, una vez revisado y aprobado por el docente técnico, será socializado como evidencia
final de la fase. Dicha evidencia debe ser subida al drive en el espacio “Evidencias de aprendizaje” y a
la plataforma BlackBoard.

Tenga en cuenta los siguientes aspectos para la presentación diagnostica a las Mipymes:
ü Presentación Personal.
ü Dominio de la temática por parte de todo el grupo.
ü Manejo adecuado del tono de voz, dominio del auditorio y manejo del tiempo.
ü Uso adecuado de las herramientas tecnológicas con las cuales apoya la sustentación.
ü Tener en cuenta la planeación de la logística de la actividad (disposición del ambiente, herramientas
tecnológicas, presentación de los grupos, ventilación, ambientación del lugar). Solicite al instructor
técnico Sena, la Lista de chequeo con la cual será evaluado el informe y en general la fase.


Ambiente Requerido:
Salón de audiovisuales o de informática con equipos para la presentación.
Mipymes de la comuna a intervenir
Aula regular para mínimo 35 aprendices

Materiales
Video beam, Computadores, Libros de consulta, Pliegos papel periódico. Hojas papel bond,
Marcadores, Papel bond, Fotocopias, Cuestionarios, Resaltadores, Lapiceros, Lápiz.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e
Instrumentos
de Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Analiza de manera crítica las situaciones pertinentes

que contribuyen a la resolución de problemas según Técnica:
Elaboración de mapa conceptual, los requerimientos de los contextos productivos y Representación
instrumentos para la recolección de sociales. conceptual
datos y tipos de gráficos.
Identifica los instrumentos de recolección de Instrumento:
información, establecidos por la organización. Lista de
chequeo
Revisa de manera responsable y objetiva la
información recolectada, teniendo como referentes
la exactitud y pertinencia.

Evidencias de Desempeño: Aplica el procedimiento para codificar y tabular la Técnica:
información, empleando las fuentes disponibles y Observación
Sustentación de la evidencia por de acuerdo con las necesidades de la organización.
medio de exposición magistral en el Instrumento:
ambiente de aprendizaje, haciendo Presenta el informe teniendo en cuenta los Lista de
uso de las herramientas tecnológicas resultados obtenidos y las normas técnicas vigentes. chequeo
disponibles.
Establece las prioridades de ejecución de


actividades y los recursos de acuerdo con las
políticas de la organización.
Evidencias de Producto:


Redacta documentos organizacionales aplicando las
Informe técnico, que consolide los Técnica:
normas gramaticales, de sintaxis y las de redacción.
datos obtenidos y analizados para el Valoración de

levantamiento del diagnóstico de las Producto
Elabora documentos organizacionales, aplicando las
Mipymes. Teniendo en cuenta la GTC
técnicas de digitación; las Normas Técnicas
185 Instrumento:
Colombianas vigentes.
Lista de

chequeo
Desarrolla actividades de autogestión orientadas

hacia el mejoramiento personal según los
requerimientos del proceso formativo.

Reconoce palabras y expresiones muy básicas que
se usan habitualmente relativas a sí mismo y a su
entorno.

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Reconoce vocabulario técnico básico, relacionado
con su área de formación específica.
Interpreta un texto sencillo y puede construir un
mapa conceptual basado en el mismo.

Comprende la idea principal en avisos y mensajes
breves, claros y sencillos en inglés técnico.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

GTC 185: Guía técnica Colombiana, para la producción de documentos organizacionales.

Formación Titulada: Tipo de formación orientado orientada al desarrollo de conocimientos técnicos,
tecnológicos de actitudes y de valores para la convivencia social, que le permiten a la persona desempeñarse
en una actividad productiva. Comprende las actividades de formación, entrenamiento y reentrenamiento
en temas específicos que se caracteriza por que las acciones de formación conducen al otorgamiento de un
título de formación profesional.

Ocupación: Conjunto de funciones laborales necesarias en la elaboración del mismo tipo de bienes y
servicios que requiere el sistema de producción, desarrollando procedimientos específicos, utilizando
tecnologías particulares y aplicando conocimientos comunes a un conjunto de procedimientos.

Competencia: El concepto de competencia surge de la necesidad de valorar no sólo el conjunto de los
conocimientos apropiados (saber) y las habilidades y destrezas (saber hacer) desarrolladas por una persona,
sino de apreciar su capacidad de emplearlas para responder a situaciones, resolver problemas y
desenvolverse en el mundo. Igualmente, implica una mirada a las condiciones del individuo y disposiciones
con las que actúa, es decir, al componente actitudinal y valorativo (saber ser) que incide sobre los resultados
de la acción.

Ambiente de aprendizaje: Entorno delimitado en el cual ocurren ciertas relaciones de trabajo formativo.
Criterios de Desempeño: "Resultados que una persona debe obtener y demostrar en situaciones reales de
trabajo, con los requisitos de calidad especificados para lograr el desempeño competente."

Criterios de Evaluación: Indicadores que señalan el nivel de logro que deben alcanzar los Alumnos durante
su proceso de aprendizaje y que permiten al Instructor emitir un juicio durante el proceso formativo o al
final del mismo.

Evidencias de conocimiento: manifestaciones ciertas y claras sobre el aprendizaje del aprendiz,
relacionadas con el saber y el comprender; saber que se debe hacer, cómo se debe hacer, por qué se debe
hacer y qué se debe hacer cuando las circunstancias cambian; esto incluye el conocimiento de hechos y
procesos, la comprensión de los principios y las teorías y las maneras de utilizar y aplicar el conocimiento en
situaciones cotidianas o nuevas.

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Evidencias de desempeño: pruebas del saber hacer, relativas al cómo el Aprendiz ejecuta (proceso) una
actividad y al resultado obtenido (producto), en donde pone en juego sus conocimientos, habilidades y
actitudes. Permite obtener información directa, de mejor calidad y más confiable, sobre la forma como el
aprendiz desarrolla el proceso técnico o tecnológico, para así, poder identificar los aprendizajes que posee
y los que aún debe alcanzar.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Organizado con norma APA:

González, Luisana (2012). Analisis de las organizaciones. Recuperado de

https://es.slideshare.net/luismarlmg/estructura-organizacional-13045747

Payano, Vilnya (2012).Estructura y diseño organizacional. Recuperado de

https://es.slideshare.net/vilnya/estructura-y-diseo-organizacional-12184648

Mejía, Jesús. N. (2014) Definición y Clasificación de las Empresas. Recuperado de

https://encolombia.com/economia/empresas/definicionyclasificaciondelaempresa/
Castro, Diego. (2014). Sectores económicos de Colombia. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=l0C3yoe-ogw

Carrillo, Allan (2010). La planificación estratégica. Recuperado de https://es.slideshare.net/rey21do/la-

planificacin-estratgica
Gallardo, Yoney(2016). Como hacer una matriz FODA. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=TBQ9UZl1KnI

Montero, Julián (2017).Cómo hacer un Análisis Foda. Ejemplo práctico. Recuperado de

https://www.youtube.com/watch?v=Sq4lVY65bjk

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Equipo de instructores Instructores de Centro de

Técnicos del Programa Articulación Gestión
con la 2018
Asistencia Administrativa Tecnológica de
Educación
Servicios
Media

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

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Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio

Autor (es) Equipo de instructores Instructores Centro de 2018 Ajuste de

Técnicos del Programa de Gestión actividades
Asistencia Administrativa Articulación Tecnológica
con la
de Servicios
Educación
Media

Revisado por: Liliana
Formadora de Ajuste de
Vargas Castaño 13/02/2018 actividades.
instructores
Revisado por: Eliana C.

Hleap B.
Formadora de 22/03/2018 Ajuste
Instructores de

actividades